Tài liệu Chuẩn đoán tổ chức docx

Chapter Organizational Change & Development Ch n oán T ch c Nguy n H u Lam, Ph.D Center for Excellence in Management Development (CEMD) Email: lam@ueh.edu.vn Web Site: www.cemd.ueh.edu.vn nh ngh a Ch n oán m t trình c ng tác gi a thành viên t ch c v i nhà t v n OD thu th p nh ng thơng tin thích h p, phân tích chúng, rút nh ng k t lu n cho ho ch nh hành ng can thi p a nh ng hi u bi t h th ng v t ch c t ó nh ng can thi p c th c phát tri n M t nh ng c tính khác bi t rõ ràng c a OD tr ng vào vi c ch n oán tr c can thi p Ch ng 5: Ch n oán T ch c Nguy n H u Lam, Ph.D Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn Chapter Organizational Change & Development nh ngh a M c ích c a ch n ốn nh m ph i bày nh ng nguyên nhân th c s c a v n i m trung tâm: Các t ch c th ng lãng phí th i gian gi i quy t tri u ch ng c a m t v n sâu h n Ch n ốn th ng liên quan t i “Mơ hình Yt ”c at v n Ch ng 5: Ch n oán T ch c S C n thi t nh ng Mơ hình Ch n ốn Ch n ốn c thi t k ph i bày, làm rõ nh ng nguyên nhân c a v n mà t ch c mu n gi i quy t M t s mô hình ho c khn kh c n thi t nh m b o m r ng t t c nh ng quan tâm c gi i quy t T t c mơ hình th hi n nh ng n gi n hóa th c ti n th ng tr ng vào nh ng c tính c th ó h n nh ng c tính khác Ch ng 5: Ch n oán T ch c Nguy n H u Lam, Ph.D Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn Chapter Organizational Change & Development S C n thi t nh ng Mơ hình Ch n ốn Mơ hình: B t k m t t p h p nh ng khái ni m nh ng quan h n! l c th hi n m t h th ng ho c gi i thích hi u qu c a M t khn kh t ch c Ng∀n ng a vi c l i m t s tiêu chí quán tr ng c a d li u mà có th nh ng nguyên nhân quan tr ng c a v n Môn h c ch y u th hi n Mơ hình h th ng m - m t nhi u quan i m v t ch c Ch ng 5: Ch n oán T ch c T ch c nh ngh a M t t ch c c xem nh m t n v k# thu t xã h i có m c ích Nó bao g∃m nhi u ng i th c hi n nh ng nhi m v khác nhau, s% d ng nh ng ngu∃n l c t o nh ng l i ích (s n ph m hay d ch v ) cho nh ng bên th ba M t t ch c c xem xét nh m t h th ng m& bao g∃m nh ng b ph n có liên quan v i liên quan n nh ng l c l ng bên Phát tri n t ch c i t ch c Ch c mô t nh m t s ti n hóa hay thay ng 5: Ch n ốn T ch c Nguy n H u Lam, Ph.D Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn Chapter Organizational Change & Development T ch c C u trúc c a t ch c Là vi c th hi n t ch c thành nh ng ph n có liên quan n (C u trúc) Vi c xác nh nh ng h th ng nh ng th t c (t ch c c a trình) Nh ng m i liên h xã h i (nh ng nguyên t∋c th c khơng th c qui nh s lãnh o h p tác) Ch ng 5: Ch n oán T ch c T ch c Các nhân t nh h ng t i t ch c M c tiêu nhi m v (s m ng) Nhân viên (s l ng ch t l ng) Nh ng ngu∃n l c v t ch t Nh ng y u t thu c v môi tr ng (kinh t , xã h i, sinh thái…) Ch ng 5: Ch n oán T ch c Nguy n H u Lam, Ph.D Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn Chapter Organizational Change & Development T ch c nh m t H th ng Là m t t ch c, m t công ty m t n v kinh t c l p, m c tiêu c a thu c l i nhu n b ng vi c bán hàng hóa d ch v • Nó m t th c th v t ch t khái ni m • Nó có b ph n ph thu c l(n t ng tác qua l i v i (Các phòng ban, ng i, máy móc…) • Nó t∃n t i m t môi tr ng t ng tác v i mơi tr ng ó • Nó có m t tình tr ng c mong i (n∀ng l c l i nhu n) Ch ng 5: Ch n oán T ch c T ch c nh m t H th ng H TH NG ÓNG H TH NG M ng c a Ph i t ng tác v i mơi tr ng s ng sót; liên t c thay i thích ng v i mơi tr ng T qu n, khép kín l p v i th gi i bên ngồi Có t t c nh ng th mà c n – mà khơng l y t bên S d ng nh ng ngu n l c bên bên ng th i cung c p nh ng ngu n l c cho mơi tr ng bên ngồi Nh ng nghiên c u ban u t p trung vào nh ng h th ng bên nh v y, ví d : khoa h c qu n tr , k thu t công nghi p… Có th vơ ph c t p; hi u su t bên ch m t v n ( ôi không quan tr ng) V n qu n lý ch y u v n hành m t cách trôi ch y, t hi u su t cao thông qua thi t k bên Nh ng h th ng ph i t ng tác v i mơi tr ng bên ngồi t n t i phát tri n nh ng h th ng m Không ph thu c vào môi tr Ch ng 5: Ch n oán T ch c Nguy n H u Lam, Ph.D Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn Chapter Organizational Change & Development T ch c nh m t H th ng M M t t ch c nh m t h th ng t v i mơi tr ng c a ng tác • Nó m t h th ng m& • Nó thích ng • Nó m t h th ng s n xu t Ch ng 5: Ch n oán T ch c T ch c nh m t H th ng M U VÀO (Nh ng ngu n l c) Q TRÌNH CHUY N MƠI TR T THƠNG TIN NGUN V T LI U TRANG THI T B NHÂN T H TR TI N CON NG I N NG L NG I U RA (S n ph m) NG CH C Nhân l c S N PH M D CH V NH NG Ý T NG Quá trình V tl c Ph n h i c a ng Ch i tiêu dùng ng 5: Ch n oán T ch c Nguy n H u Lam, Ph.D Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn Chapter Organizational Change & Development T ch c nh m t H th ng M Xã h+i T nhiên Công ngh− Kinh t! Các nhà Các nhà c∋nh tranh c∋nh tranh Quá trình qu n lý %i m c óa rúc ut nh C∀ V# ∃i Các nhà Các nhà cung (ng cung (ng l u i T& a hó i!n Ch Các Các nhà )∗u tt nhà )∗u Khách hàng Khách hàng Quá trình kinh doanh Quá trình h tr Các ngu n l c Chính ph Chính ph Các giá tr chu n m c Nh ng quan tâm l i ích Ng ii Ng lao )+ng lao )+ng Công chúng Công chúng Truy,n thông Truy,n thông NGOs NGOs Ch ng 5: Ch n oán T ch c Ti p c n H th ng Phân tích T ch c Xác nh ranh gi i khái ni m c a h th ng Nh n d ng b ph n c a h th ng Xác nh b ph n c a môi tr ng Xác nh t ng tác h th ng Kh i u phân tích v n Ch ng 5: Ch n oán T ch c Nguy n H u Lam, Ph.D Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn Chapter Organizational Change & Development Giá tr c a Ti p c n H th ng B ng vi c ti p c n doanh nghi p nh m t h th ng s t ng tác v i mơi tr ng c a nó, sau ó vi c phân tích v n , ODP có th b o m khơng b) sót: Ch ng 5: Ch n ốn T ch c Phân tích t ng qt v T ch c nh m t H th ng T ch c m t h th ng s n su t Nó t ng tác v i mơi tr ng, thu hút nh ng u vào nh t nh t mơi tr ng chuy n hóa thành nh ng u cho môi tr ng Vi c t t i tình tr ng mong i c a ph thu c vào hi u su t c a vi c th c hi n trình s n xu t kinh doanh c a t ch c Ch ng 5: Ch n oán T ch c Nguy n H u Lam, Ph.D Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn Chapter Organizational Change & Development Phân tích t ng quát v T ch c nh m t H th ng phân tích m t h th ng, i u c n thi t thi t l p nh ng quan h gi a h th ng môi tr ng c a Mơi tr ng c a t ch c t m t h th ng & c p cao h n c t o thành b&i nh ng h th ng c a B n h th ng ch y u mơi tr ng phân tích t ch c nh m t h th ng, i u c n thi t thi t l p nh ng quan h gi a t ch c v i nh ng h th ng bên Ch ng 5: Ch n oán T ch c Các b ph n liên quan & ph thu c l n t ch c Mơi tr ng ó h th ng v n hành ph c t p mà m t t ch c nh m t t ng th có th khơng có kh n∀ng thích ng v i nh ng s ph c t p vi c theo u i t t i tình tr ng mong i c a Vì th , h th ng phân chia thành b ph n (các h th ng con) nh ng h th ng chun mơn hóa vi c thích ng v i m t vài bi n c a môi tr ng N u m t nhi m v c th v(n ph c t p, h th ng ti p t c c phân chia nhi u l n n a hình thành tồn b th b c c a h th ng Ch ng 5: Ch n oán T ch c Nguy n H u Lam, Ph.D Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn Chapter Organizational Change & Development H th ng T ch c M t H th ng Chuy n i Nh m t h th ng s n xu t, doanh nghi p ph thu c vào môi tr ng c a vi c cung c p nh ng u vào t ch c chuy n hóa t o u n l t u l i ph thu c vào s ch p nh n c a môi tr ng hay không u vào t môi tr ng u môi tr ng vào h th ng khác môi tr ng Ch ng 5: Ch n oán T ch c Các H th ng M Các h th ng khác r t nhi u v m c m& v i môi tr ng bên ngồi c a Nói chung, t ch c khơng hồn tồn ki m sốt c hành vi c a b nh h &ng b&i nh ng áp l c c a môi tr ng Phân tích cách th c m c nh h &ng c a mơi tr ng bên ngồi t i t ch c có th giúp gi i thích m t s hành vi bên c a Ch ng 5: Ch n ốn T ch c Nguy n H u Lam, Ph.D Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn 10 Chapter Organizational Change & Development Mơ hình H th ng M Môi tr ∗u vào Thông tin ng l ng !∀# #∃ i ng Quá trình chuy/n )∃i ∗u Thành t xã h i Thành t công ngh Hàng hóa D ch v Ý t ng Ph n h%i Ch ng 5: Ch n oán T ch c Các Thu c tính c a H th ng Y!u t& c∀u trúc Y!u t& b&i c nh Chính th(c hố Qui mơ Chun mơn hố Công ngh− c a t∃ ch(c Tiêu chu n hóa Mơi tr ng Th( b c quy,n l c M0c tiêu chi!n l 5 V#n hoá + ph(c t∋p c T p trung hóa Tính chun nghi−p Các h− s& nhân s Ch ng 5: Ch n oán T ch c Nguy n H u Lam, Ph.D Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn 11 Chapter Organizational Change & Development Các Thu c tính c a H th ng Ba b ph n có liên quan v i h th ng t ch c nào: iv ib tk u vào • Con ng i, n∀ng l v i h th ng ng, v t ch t ho c ngu∃n l c khác • Q trình chuy n Q trình chuy n n i u vào thành u u • K t qu c a s chuy n Ch i c a h th ng a vào môi tr ng ng 5: Ch n oán T ch c Các Thu c tính c a H th ng Các ranh gi i giúp phân bi t gi a h th ng môi tr ng; th ng c xác nh m t cách tùy ti n i v i h th ng xã h i Ph n h∃i Thông tin liên quan t i vi c th c hi n c a h th ng K t c c nh (Equifinality) Có nhi u cách th c gi ng S∋p ng i n nh ng k t qu t, liên k t S phù h p gi a Ch u vào trình chuy n i ng 5: Ch n oán T ch c Nguy n H u Lam, Ph.D Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn 12 Chapter Organizational Change & Development Ch n oán H th ng c a T ch c Ba c p phân tích: • T ch c • Nhóm • Cá nhân Có th x y t i c c p &m tc p ó Ch ng 5: Ch n ốn T ch c Mơ hình Ch n ốn ∗u vào C∀u trúc ngành C p T ch c Các thành t& Thi!t k! ∗u C∀u trúc Chi!n l Công ngh− c H− th&ng HR Ch H− th&ng )o l ng V#n hóa Mơi tr ng t∃ng quát ho c ch∗ x y Hi−u qu C a T∃ ch(c ng 5: Ch n oán T ch c Nguy n H u Lam, Ph.D Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn 13 Chapter Organizational Change & Development Nh ng khía c nh c a trình qu n lý ∋t ) c nhi,u nh∀t nh ng ngu n l c có h∋n ∋t ) c nh ng m0c tiêu c a t∃ ch(c Làm vi−c v%i Cân b1ng thông qua nh ng gi a hi−u qu ng i khác Ch ng 5: Ch n ốn T ch c hi−u su∀t Vai trị c a Qu n lý C p cao v i Hi u qu c a T ch c Môi tr Nh Nh S S ng Bên ng c2 h+i ng )e do∋ khơng ch3c ch3n s4n có c a nh ng ngu n l c CEO, +i qu n lý c∀p cao Môi tr Xác ).nh s( m∋ng, m0c tiêu th(c Ch5n m0c tiêu & chi!n l c hành )+ng ng Bên Nh ng )i/m m∋nh Nh ng )i/m y!u N#ng l c )6c bi−t Phong cách lãnh )∋o Th c hi−n kh( Ch Thi!t k! t∃ ch(c Hi−u qu c a k!t qu D∋ng c∀u trúc IT & h− th&ng ki/m sốt Cơng ngh− s n xu∀t Chính sách v, ngu n nhân l c V#n hóa c a t∃ ch(c M&i quan h− t∃ ch(c Nh ng ngu n l c Hi−u su∀t ∋t ) c m0c tiêu Nh ng nhân v t h u quan Giá tr c∋nh tranh ng 5: Ch n oán T ch c Ngu%n: Daft (1992:39) Nguy n H u Lam, Ph.D Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn 14 Chapter Organizational Change & Development Nh ng M c tiêu c a T ch c M t t ch c có th c nh ngh+a nh “m t s t p h p m i ng i làm vi c chung v i nh m t cm tm c ích chung” (Schermerhorn, Hunt & Osbom: 1991, 288) T ch c có th c xem xét nh th c th c a m c tiêu; theo u i s t hoàn thi n theo th i gian b ng nhi u cách khác Nh ng m c tiêu c theo u i b&i t ch c • • Nhi u ph ng di n th ng mâu thu(n v i nh ng ph n nh t nh Là chung i v i cá nhân t ch c Các m c tiêu t ch c bao g∃m: • • Nh ng m c tiêu xã h i: ph n ánh ý nh óng góp c a t ch c cho xã h i thi t l p n n t ng cho vi c trình bày s m ng c a t ch c Nh ng m c tiêu h th ng: liên quan n i u ki n bên t ch c mà c mong i t∀ng kh n∀ng t∃n t i c a t ch c ó Ch ng 5: Ch n oán T ch c Nh ng M c tiêu c a T ch c M!i m t t ch c có m t m c ích, th ng c trình bày b ng trình bày s m ng c a cơng ty; m c tiêu c phát tri n ph m vi s m ng ó Có r t nhi u l+nh v c k t qu mà m c tiêu nên cc th hóa: M!i m t m c tiêu ph i tiêu khác (s g∋n k t) Ch c ph i h p v i nh ng m c ng 5: Ch n oán T ch c Nguy n H u Lam, Ph.D Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn 15 Chapter Organizational Change & Development Nh ng nh ngh a C n b n Ch c n ng c b n c a t ch c xã h i, liên quan n vi c t o s n ph!m d ch v cho khách hàng Chúng ta ai? Lý t n t∋i? M C ÍCH Nh ng ý Chúng ta nh3m t%i )i,u gì? M C TIÊU Là vi c trình bày m c ích mà k t qu c a có th #c o l ng M c tiêu v n hành m c tiêu mà b n thân #c th hi n mà có th o l ng #c S M7NG CHI N L nh ∀ng sau nh ng quy t M t k ho ch hành nh hành ng Nh ng ) )∋t t%i? c ng nh∀m u t nh ng ngu n l c Cách th(c )/ )∋t t #c ) c m0c tiêu m c tiêu m c ích dài h n c a t ch c C nh∀m phát tri n nh ng n ng l c tr ng tâm Ngu∃n: Minzberg (1983); Jones (1995) Ch ng 5: Ch n oán T ch c Nh ng M c tiêu c a T ch c HI U QU T o nh ng l#i ích #c u c u, ịi h∃i ( áp ng, th∃a mãn s m ng #c ng ý) HI U SU8T T o nh ng k t qu v i chi phí th p nh t (N ng su t) LINH HO7T Có kh n ng thích ng m t cách nhanh chóng i v i nh ng thay i bên l%n bên RÕ RÀNG MINH B7CH Làm vi c v i nh ng c u trúc trình rõ ràng d& hi u 9NG VIÊN B trí nhân viên theo kh n ng mong mu n cá nhân c a h , trao cho h cơng vi c có ý ngh∋a, khuy n khích h th c hi n t t & h#p tác Ch ng 5: Ch n oán T ch c Nguy n H u Lam, Ph.D Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn 16 Chapter Organizational Change & Development Nh ng Tiêu chí Quan tr&ng Hi−u qu c a t∃ ch(c L i ích c a thành viên Ch ng 5: Ch n oán T ch c Nh ng Câu h∋i B trí Quan tr&ng Nh ng thành t thi t k có phù h p v i nh ng u vào hay không? Nh ng thành t thi t k có nh t quán v i n i b hay khơng? Chúng có phù h p h! tr l(n hay không? Ch ng 5: Ch n oán T ch c Nguy n H u Lam, Ph.D Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn 17 Chapter Organizational Change & Development u vào Môi tr ng t ng qt • Nh ng áp l c bên ngồi có th nh h &ng tr c ti p ho c gián ti p t i vi c t t i nh ng m c tiêu c a t ch c • Các y u t tr , kinh t , xã h i, công ngh , môi tr ng… C u trúc ngành • Nh ng áp l c bên ngồi (mơi tr ng nhi m v ) có th nh h &ng tr c ti p t i t ch c • Khách hàng, nhà cung ng, nh ng ng i nh p ngành, m c c nh tranh gi a nhà c nh tranh hi n h u Ch ng 5: Ch n oán T ch c Nh ng Thành t Thi t k T ch c M c ích, m c tiêu Chi n l c Cách th c m t t ch c s% d ng nh ng ngu∃n l c c a (con ng ngh ) t t i trì l i th c nh tranh i, kinh t , ho c công C u trúc M c cách th c mà ngu∃n l c s quan tâm t t nhi m v c t p trung vào vi c hồn Cơng ngh Cách th c m t t ch c chuy n i u vào thành s n ph m ho c d ch v Các h th ng ngu%n nhân l c Nh ng c ch cho vi c n l a, phát tri n, ánh giá th &ng thành viên t ch c Các h th ng o l ng Các ph ng pháp thu th p, ánh giá, cung c p thông tin v ho t nhân nhóm t ch c ng c a cá V n hóa t ch c • Nh ng gi • nh c b n, nh ng giá tr , chu n m c c chia s, b&i thành viên t ch c Th hi n c “k t c c” c a thi t k t ch c “n n t ng” ho c “ràng bu c” i v i s thay i Ch ng 5: Ch n oán T ch c Nguy n H u Lam, Ph.D Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn 18 Chapter Organizational Change & Development u Vi c th c hi n c a t ch c N∀ng su t S th)a mãn c a nhân v t có liên quan Ch ng 5: Ch n ốn T ch c S(p x p, B trí Ch n ốn bao g m vi c hi u bi t t ng b ph n mơ hình và−./0− ó− ánh giá cách th c s p x p y u t c a nh h ng chi n l c v i v i u vào Hi u qu c a t ch c d ng nh cao có m t s s∋p t t t Ch ng 5: Ch n oán T ch c Nguy n H u Lam, Ph.D Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn 19 Chapter Organizational Change & Development Khuôn kh cho Phân tích T ch c Phân tích Bên Phân tích bên Chi!n l Con ng c i C∀u trúc Các h− th&ng Ch V#n hóa Th c hi−n ng 5: Ch n ốn T ch c Khn kh cho Phân tích T ch c H− th&ng cơng vi−c (Q trình/ Th t c) Chính sách ngu n nhân l c Chú tr5ng vào bên Ch Chú tr5ng vào bên ng 5: Ch n oán T ch c ng Hi−u qu (k!t qu ) C∀u hình (S khác bi−t/ Chun mơn hố) Mơi tr C∀u trúc H tr t: bên ngồi Mơi tr ∗u vào Q trình chuy/n )∃i S tham gia c a Quy,n l c nhân (T qu n) viên ng ∗u Chú tr5ng vào bên Nguy n H u Lam, Ph.D Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn 20 Chapter Organizational Change & Development Mô hình c a Qu n tr Hi n ;C TÍNH Mơ hình truy,n th&ng T T ng n c T MONG L>C L ng nh t CH C M ng Ph thu c l%n I C=A NL NG LAO Phát tri n cá nhân a d ng v n hố 9NG CƠNG VI C B i cá nhân N i Mơ hình th! k< 21 C8U TRÚC áp ng An toàn TH TR a B i NG i Tồn c u L I TH Chi phí i Th i gian L#i nhu n Khách hàng V n H i CHÚ TR?NG NGU≅N L>C Thông tin, tri th c QU N LÝ / GIÁM SÁT ng qu n tr Nh ng ch p nh n CH8T L #c Nhi u t ch c NG Không nh #ng b LÃNHΑ 7O c oán Ngu n c m h ng ChNgu∃n: W F Cascio Managing Human Resources McGraw-Hill, 1995 ng 5: Ch n oán T ch c B i c nh cho th c hi n m t t ch c “M i” 6c tính t∃ ch(c M∋ng quan h− MΧng KΒ n#ng c a cá nhân Làm vi c theo àm phán Linh ho∋t a nhi m v a d∋ng L(ng nghe, thơng c m Tồn c∗u Truy n t a v n hóa 6c tính c a t∃ ch(c i C u trúc theo Qu n lý môi tr ng i Phát tri n h th ng ng viên Qu n lý l c l #ng lao H th ng Qu n lý xung H i nh p a biên gi i ng t Phát tri n liên minh Qu n lý biên gi i H ct p Quan h v i nhân v t h u quan áp ng v i òi h∃i a ph ng Ngu∃n: Ancona, at al., (2003) “Organizational Behavior & Processes: Managing for the Future.” Ch ng 5: Ch n oán T ch c Nguy n H u Lam, Ph.D Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn 21 Chapter Organizational Change & Development H th ng qu n lý h p nh t cho vi c th c hi n t h o 1.0 Các thông s c a h th ng S(p x p H th ng Tiêu) i m rõ ràng (T m nhìn, S m ng, M c tiêu) 5.0 Ho ch nh (M c tiêu) H th ng làm vi c Liên t c hoàn thi n 7.0 N ng l c Cán b 8.0 Các k t q a 4.0 Lãnh) o 3.0 Nhu c u c a khách hàng 9.0 6.0 H th ng & Q trình 2.0 D li u phân tích (H th ng thông tin qu n lý) Ch ng 5: Ch n oán T ch c Nguy n H u Lam, Ph.D Email: lam@ueh.edu.vn Website: www.cemd.ueh.edu.vn 22