Chương 4: Xây dựng trình chiếu với Powerpoint Khởi động phần mềm powerpoint Có nhiều cách có thể khởi động được phần mềm Powerpoint. Tùy vào mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà bạn có thể chọn một trong các cách sau
Chương IV XÂY DỰNG TRÌNH CHIẾU VỚI POWERPOINT Làm việc Powerpoint làm việc tệp trình diễn (có phần mở rộng *.PPT) Mỗi tệp trình diễn bao gồm trình diễn (Slides) , chúng theo thứ tự Các trình diễn chứa nội dung thơng tin ta muốn trình bày KHỞI ðỘNG PHẦN MỀM POWERPOINT Có nhiều cách khởi động phần mềm Powerpoint Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích tiện dụng mà bạn chọn cách sau để khởi ñộng: Cách 1: Chọn lệnh Start Windows sau: Start | Progams | Microsoft Powerpoint phần mềm Cách 2: Nháy kép chuột lên biểu tượng Powerpoint cơng cụ, hình Windows; Cửa sổ Powerpoint xuất sau: * Cửa sổ phía gồm có dịng sau: 95 Theo thứ tự từ xuống dịng là: - Thanh tiêu đề: Hiện tên tệp trình diễn, ta chưa ñặt tên máy cho tên mặc nhận [Presentation1] [Presentation2] , Khi ta ñặt tên tên tệp , kiểu tệp ppt , ví dụ [Bai tt so1.ppt] - Thanh Menu: Các mục Powerpoint, kích chuột chọn mục xuất menu dọc chứa lệnh mục đó, ta kích chuột chọn lệnh menu dọc - Thanh công cụ: Bao gồm biểu tượng lệnh hay dùng ðể chọn lênh ta kích chuột vào biểu tượng - Thanh định dạng: Dùng để định dạng liệu, chọn Font chữ, cỡ chữ, dáng chữ, chỉnh lề văn bản, v.v - Thước: Bao gồm thước đo, lề trái, lề phải Có thể di chuột ñể thay ñổi lề trái phải * Cửa sổ phía chia phần sau: - Bên trái danh sách Slide - Ở vùng soạn thảo Slide - Bên phải Task pane (ngăn cơng việc, Ctrl + F1 để bật tắt) QUẢN LÝ TỆP TRÌNH DIỄN 2.1 Mở tệp trình diễn C1: Kích chuột vào biểu tượng New C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+N Toolbar C3: Vào menu File/New…, chọn bên Task Pane - Blank Presentation (bản trình diễn trắng), - From design template (lấy từ mẫu sẵn có) - From e xisting presentation (lấy từ tệp sẵn có) - Photo album 96 2.2 Mở tệp trình diễn có đĩa C1: Kích chuột vào biểu tượng Open C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O C3: Vào menu File/Open… Toolbar Chọn nơi chứa tệp Chọn tệp cần mở Bấm nút Open ñể mở tệp Bấm nút Cancel ñể hủy lệnh mở tệp 2.3 Ghi tệp trình diễn vào ổ đĩa (Save) C1: Kích chuột vào biểu tượng Save Toolbar C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S C3: Vào menu File/Save As… Có thể chọn khung Save as type là: Design template (*.pot) - ghi lại template (mẫu) trình diễn để áp dụng cho trình diễn khác PowerPoint Show (*.pps) – tạo tệp để trình chiếu mà khơng cho phép chỉnh sửa, in ấn Khai báo mục theo hộp thoại sau: Ghi tệp vào ổ ñĩa với tên khác (Save As) Khi ghi tệp với tên khác tệp cũ tồn tại, tệp ñược tạo có nội dung với tệp cũ Vào menu File/Save As Chọn nơi ghi tệp Gõ tên cho tệp Bấm nút Save ñể ghi tệp 24/11/2007 Giới thiệu PowerPoint 2003 Bấm nút Cancel ñể hủy lệnh ghi tệp 2.4 Ghi tệp trình diễn với tên khác 97 - Khi ghi tệp với tên khác tệp cũ tồn tại, tệp ñược tạo có nội dung với tệp cũ - Vào menu File/Save As Sau khai báo mục tương tự mục 3.1 RA KHỎI POWERPOINT C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4 C2: Kích chuột vào nút Close góc bên phải cửa sổ làm việc PowerPoint C3: Vào menu File/Exit Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa xuất Message Box, chọn: Yes: ghi tệp trước thoát, No: khơng ghi tệp, Cancel: huỷ lệnh QUẢN LÝ CÁC SLIDE 4.1 Thêm Slide ðể thêm Slide vào trình diễn ta làm theo cách sau: C1: Ấn tổ hợp phím Ctrl+M C2: Nút New Slide công cụ Formatting C3: Vào menu Insert/New Slide… Slide ñứng sau slide Nếu muốn thêm slide giống hệt slide nội dung ñịnh dạng: Vào menu Insert/Duplicate Slide Chọn kiểu slide Task Pane Ta chọn kiểu slide Task pane 4.2 Xoá Slide ðể xóa slide ta kích chuột trái chọn slide cần xóa bấm nút Delete bàn phím 4.3 Thay ñổi thứ tự slide ðể thay ñổi thứ tự slide ta kích chuột trái vào slide, giữ di đến vị trí nhả chuột CHỌN NỀN (BACKGROUND) CHO SLIDE Vào menu Format/Background có hộp thoại sau: 98 Áp dụng cho tất slide Khung xem trước Áp dụng cho slide Hủy không áp dụng Chọn cho slide Xem trước slide thực trước áp dụng GÕ VĂN BẢN TRÊN SLIDE * Trên slide: nhập ký tự vào hộp văn (text box) * Các ký tự textbox ñịnh dạng công cụ Formatting qua menu Format/Font tương tự Word * Có thể tạo thêm text box (menu Insert/Text box) ñặt chúng vị trí mong muốn cách di chuột vào viền text box, nhấn giữ trái chuột di ñến vị trí * Chèn ký tự đặc biệt vào text box: - ðặt trỏ chuột nơi muốn chèn ký tự ñặc biệt - Vào menu Insert/Symbol Khi xuất hộp thoại, ta khai báo mục sau: Chọn Font chứa ký tự ñặc biệt, khung bên liệ t kê ký tự ñặc biệt font vừa chọn Chọn ký tự ñặc biệt nhấnnút Insert ñể chèn vào văn * Tạo ñề mục - Bullets and Numbering ðể cho trình chiếu hiệu ta cần tạo ñề mục với Bullets and Numbering Chọn mục Format Bullets and Numbering… Khi xuất hộp thoại, ta chọn kiểu thích hợp CHỌN MẪU (TEMPLATE) BẢN TRÌNH DIỄN Powerpoint cung cấp nhiều mẫu slide ñịnh dạng sẵn nhiều lĩnh vực báo cáo khác như: báo cáo tài chính, báo cáo doanh thu cơng ty; giới thiệu sản phẩm mới; trình diễn khố đào tạo;… Bạn nên sử dụng tối đa mẫu có sẵn vào slide đa dạng mẫu mã thiết kết công phu, hợp lý 99 ðể chọn ta vào menu Format/Slide Design xuất hộp thoại sau: Chọn kiểu Template, Ấn nút App ly Cách khác để chọn mẫu cho trình diễn ta chọn mục Slide Design task pane, sau chọn mẫu phù hợp TRÌNH DIỄN (CONT) SLIDE 8.1 Xem Slide Có thể xem slide theo kiểu: Normal View, Slide Sorter View, Slide Show Ta chọn kiểu thơng qua Menu View kích chuột vào nút góc bên trái hình: Normal View Slide Show Slide Sorter View 8.2 Trình diễn Slide Trình diễn trình thể nội dung slide ñã thiết kế ñược tệp trình diễn lên tồn hình Có nhiều cách để thực trình diễn slides: * C1: Ấn phím F5 để trình diễn từ slide Shift+F5 để trình diễn từ slide * C2: Vào menu View/Slide Show * C3: Vào menu Slide Show/View Show * Khi trình diễn, muốn: Nhảy đến slide khác không liền kề: Nháy chuột phải, chọn Go to slide Sử dụng bút ñánh dấu mục cần lưu ý: Nháy chuột phải, chọn Pointer Options * Muốn chuyển ñến slide trình diễn, bạn nhấn trái chuột nhấn phím Enter; * ðể khỏi chế độ trình diễn (show), ấn phím Esc 100 CHÈN HÌNH ẢNH, ÂM THANH, ðỒ THỊ VÀO SLIDE VÀ TẠO LIÊN KẾT 9.1 Chèn hình ảnh vào slide Chèn ảnh vào slide Vào menu Insert/Picture Chèn ảnh từ kho ảnh Microsoft Office Chèn ảnh từ tệp ảnh ổ ñĩa Chèn chữ nghệ thuật Lưu ý: Ảnh, đồ thị chèn vào slide cách copy trực tiếp từ chương trình khác Word, Excel, Sử dụng cơng cụ Drawing chèn vào slide đối tượng ảnh, text box: Trên Powerpoint, ta phải dùng ñến cơng cụ Drawing để đưa văn (thơng qua Textbox) đưa khối hình vẽ lên Slide Cách sử dụng công cụ giống hệt sử dụng chúng phần mềm Word 9.2 Chèn âm ñoạn phim Chèn âm ñoạn phim Vào menu Insert/Movies and Sounds Chèn ñoạn phim: từ CSDL Office, từ tệp ổ ñĩa Chèn âm thanh: từ CSDL Office, từ tệp ổ ñĩa 9.3 Chèn ñồ thị Chèn ñồ thị vào slide Vào menu Insert/Chart Một ñồ thị mặc ñịnh với bảng liệu Sửa bảng liệu để có ñồ thị mong muốn Chọn kiểu ñồ thị 100 80 Chọn ñịnh dạng tiêu ñề, giải, 60 40 20 1st Qtr 2nd Qtr East West 3rd Qtr North 4th Qtr Sửa Menu nháy chuột phải vào vùng trống đồ thị Lưu ý: Có thể vẽ ñồ thị Excel copy dán vào slide 101 9.4 Chèn bảng Vào menu Insert/Table Thêm cột vào: bên trái, bên phải Thêm hàng vào: bên trên, bên Xóa cột Xóa hàng Nhập Chia ô Nhập số cột Nhập số hàng Menu bấm nút Table công cụ Tables and Borders 9.5 Tạo liên kết Có thể liên kết tới ñối tượng tệp, trang Web, ñịa Email Slide khác tệp trình diễn Cách tạo liên kết sau: - Chọn chữ ñối tượng (vd: ảnh) ñể làm liên kết - Ấn Ctrl+K (hoặc chọn Menu Insert / Hyperlink nút Insert Hyperlink Khi có hộp thoại sau: Chọ n đ ích liên kết đến tệp h oặc trang web Chọ n ñ ích liên kết ñến s lide ch ính trìn h d iễn 10 TẠO HIỆU ỨNG ðỘNG CHO CÁC ðỐI TƯỢNG TRÊN CÁC SLIDE (ANIMATION EFFECT) Một ñiểm mạnh Powerpoint khả thiết lập hiệu ứng ñộng (Animation effect) Với hiệu ứng này, thơng tin slide sinh ñộng hơn, hấp dẫn thu hút người theo dõi Tuy nhiên có mặt thuận mặt nghịch nó, ta khơng nên lạm dụng vào hiệu ứng hoạt hoạ này, tránh trường hợp người xem cảm thấy nhàm chán 10.1 Tạo hiệu ứng ñộng ðể tạo hiệu ứng ñộng ta chọn mục sau: Menu Slide Show/Custom Animation → xuất bên Task Pane cửa sổ sau: 102 Chọn chữ ñối tượng cần tạo hiệu ứng Bấm nút Add Effect chọn mục sau: - Entrance: gồm hiệu ứng làm xuất - Emphasis: gồm hiệu ứng làm nhấn mạnh - Exit: gồm hiệu ứng làm biến - Motion Paths: làm ñối tượng chạy theo ñường có dạng chọn Chọn số hiệu ứng cần thiết Muốn bỏ hiệu ứng chọn danh sách ấn nút Remove 10.2 Thay ñổi xuất hiệu ứng ñối tượng Chọn hiệu ứng danh sách xuất mục bên Task Pane sau: 103 Ta chọn mục để thay ñổi xuất hiệu ứng: * Start: Chọn thời điểm xuất - On Click: kích chuột - With Previous: hiệu ứng trước - After Previous: sau hiệu ứng trước * Direction: Chọn hướng xuất * Speed: Chọn tốc ñộ thực * Effect Optio: thêm âm hiệu ứng xuất * Timing: hiệu ứng xuất sau sau khoảng thời gian ấn ñịnh * Re-Oder: Tăng giảm thứ tự xuất 10.3 Tạo hiệu ứng ñộng chuyển slide ðể tạo hiệu ứng ñộng chuyển slide ta chọn mục sau: Menu Slide Show/Slide Transition Cửa sổ xuất bên Task Pane sau: Có thể chọn mục ñể tạo hiệu ứng ñộng chuyển slide sau: * Trong mục Apply to selected slides: Chọn kiểu hiệu ứng ñộng, mặc ñịnh áp dụng cho slide * Modify transition: thay ñổi hiệu ứng ñộng - Speed: Chọn tốc ñộ thực hiệu ứng - Sound: Chọn âm chuyển slide * Advance slide: Chuyển sang slide - On mouse click: Chuyển sang slide kích chuột - Automatically after: Tự ñộng chuyển sang slide sau khoảng thời gian * Apply to All Slides: Áp dụng cho tất slide 104 11 SLIDE MASTER Slide Master thiết kế template, chứa thông tin template bao gồm: font chữ, vị trí kích thước text box, thiết kế phối màu ðể Slide Master cần chọn mục sau: Menu View/Master/Slide Master Trên Slide Master thực thêm bớt đối tượng định dạng: font, vị trí, kích thước; chèn ảnh, biểu tượng; … Những thiết kế Slide Master ñược áp dụng cho ñối tượng tương ứng tất slide trình diễn ðể Slide Master ta chọn mục: menu View/Master/Slide Master Click to edit Master title style • Click to edit Master text styles – Second level • Third level – Fourth level » Fifth level 12 TẠO CÁC LIÊN KẾT VÀ NHÓM CÁC ðỐI TƯỢNG 12.1 Tạo liên kết ðể tạo liên kết ta thực bước sau: Chọn chữ ñối tượng (vd: ảnh) ñể làm liên kết Ấn Ctrl+K (hoặc Menu Insert Hyperlink ) Khi hộp thoại Insert Hyperlink xuất hiện: 105 Chọn mục sau: - Existing File or Web Page: Chọn đích liên kết đến tệp trang Web - Places in this Document: Chọn đích liên kết đến slide trình diễn - Create New Document: Chọn đích liên kết đến slide trình diễn - E-mail Address: Chọn đích liên kết ñến ñịa E-mail 12.2 Nhóm ñối tượng ðể nhóm đối tượng thành khối ta thực mục sau: - Chọn ñối tượng (Shift + Left click) - Nháy chuột phải chúng, chọn mục Grouping/Group ðể bỏ nhóm đối tượng ta thực mục sau: Grouping/Ungroup 13 ðỊNH TRANG IN VÀ BẢN TRÌNH DIỄN 13.1 Tạo tiêu đề đầu trang cuối trang (header and footer) ðể tạo tiêu ñề ñầu trang cuối trang ta chọn mục sau: View/Header and Footers Hộp thoại sau ñây xuất hiện: 106 - Date and time: Thêm ngày - Update automatically: Tự ñộng cập nhật ngày, - Fixed: Cố đình ngày - Silde number: Thêm số thứ tự Slide - Footer: Thêm tiêu ñề cuối trang - Don’t show on title slide: Không hiển thị lựa chọn slide tiêu ñề - Aplly to All: Áp dụng cho tất slide - Apply: Áp dụng cho slide 13.2 ðịnh dạng trang ðể ñịnh trang in ta vào menu File/Page Setup, có hộp thoại sau: - Slides sized for: Chọn mục đích sử dụng Slide - Width: Chiều rộng - Height: Chiều cao - Number slides from: ñánh số Slide bắt ñấu từ - Orientation / Slides Hướng slide chế ñộ View: Normal, Sorter, Show + Chọn Portrait: Xoay dọc + Landscape: Xoay ngang - Orientation / Notes, handouts & outline: Hướng trình diễn chế độ View: Notes, Handouts, Outline + Chọn Portrait: Xoay dọc + Landscape: Xoay ngang 13.3 In trình diễn ðể in trình diễn ta chọn menu File/Print (Ctrl+P), có hộp thoại sau: 107 - Trong mục Printer: Name tên máy in, Properties chọn thông số máy in: khổ giấy in (chọn A4), ñộ phân giải,… - Trong mục Printer range: All In tất cả, Current slide In slide tại, Slides In slide ñược nhập vào - Trong mục Printer what: Chọn chế ñộ in: Slides, Handouts, Notes Pages, Outline View - Number ò copies: Số in - Slides per page: Số slide/1 trang BÀI TẬP CHƯƠNG IV Tạo trình diễn giới thiệu trường khoa bạn ñang học tập Sử dụng Template, Slide ñầu tiên chọn kiểu Title slide, slide thứ có kiểu Title and Text slide thứ có kiểu Title and 2- column text Tạo hiệu ứng động chuyển slide Trình chiếu thử Sử dụng mẫu Template phù hợp ñể xây dựng tệp trình diễn để giới thiệu Powerpoint 2003 Sử dụng Template, Slide ñầu tiên chọn kiểu Title slide, slide thứ có kiểu Title and Text có chèn biểu đồ, slide thứ có kiểu Title and Text có chèn hình ảnh Tạo hiệu ứng động chuyển slide Trình chiếu thử Sử dụng mẫu Template phù hợp ñể xây dựng tệp trình diễn để giới thiệu q trình học tập bạn Thiết lập Header and Footer Chọn Master Slide, định dạng để áp dụng cho tất slide:Vị trí, kích thước text box phần Title, Body, Header and Footer Font chữ, kích thước chữ text box, mức ñề mục 108 ... ñề, giải, 60 40 20 1st Qtr 2nd Qtr East West 3rd Qtr North 4th Qtr Sửa Menu nháy chuột phải vào vùng trống đồ thị Lưu ý: Có thể vẽ ñồ thị Excel copy dán vào slide 101 9 .4 Chèn bảng Vào menu Insert/Table... diễn (show), ấn phím Esc 100 CHÈN HÌNH ẢNH, ÂM THANH, ðỒ THỊ VÀO SLIDE VÀ TẠO LIÊN KẾT 9.1 Chèn hình ảnh vào slide Chèn ảnh vào slide Vào menu Insert/Picture Chèn ảnh từ kho ảnh Microsoft Office... KHỎI POWERPOINT C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4 C2: Kích chuột vào nút Close góc bên phải cửa sổ làm việc PowerPoint C3: Vào menu File/Exit Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa xuất Message Box, chọn: Yes: ghi