ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN VỀ ERP VÀ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TẠI CÁC CỬA HÀNG TIỆN LỢI CIRCLE K

Hồ Chí Minh, 10/2020Mã môn học: MAIS430306 Nhóm thực hiện: 04 Giảng viên hướng dẫn: Trần Kim Toại ĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN VỀ ERP VÀ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TẠI CÁC CỬA HÀNG TIỆN

Hồ Chí Minh, 10/2020

Mã môn học: MAIS430306 Nhóm thực hiện: 04

Giảng viên hướng dẫn: Trần Kim Toại

ĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN

VỀ ERP VÀ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TẠI CÁC CỬA HÀNG TIỆN LỢI CIRCLE K

KHOA KINH TẾ MÔN HỌC: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

DANH SÁCH THÀNH VIÊN THAM GIA

Học kỳ I, 2020-2021 Nhóm số: 04

Đề tài: ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN VỀ ERP VÀ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TẠI CÁC CỬA HÀNG TIỆN LỢI CIRCLE K ST

hợp thông tin vềchương 3

100%

hợp thông tinchương 1

100%

hợp thông tin mục2.3 + tổng hợp vàchỉnh sửa word

100%

hợp thông tin phần2.1 + 2.2

100%

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Phương pháp nghiên cứu 1

3 Mục tiêu nghiên cứu 1

4 Phạm vi nghiên cứu: 1

NỘI DUNG 3

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUỖI CỬA HÀNG BÁN LẺ CIRCLE K TẠI VIỆT NAM .3

1.1 Tầm nhìn 3

1.2 Sứ mệnh 3

1.3 Cam kết của Circle K 3

1.4 Sơ đồ tổ chức 4

CHƯƠNG II: CÔNG NGHỆ VÀ QUY TRÌNH HỆ THỐNG 8

2.1 Công nghệ 8

2.1.1 Công nghệ hỗ trợ vận hành 8

2.1.1.1 Về hình thức hoạt động 8

2.1.1.2 Hình thức thanh toán 8

2.1.1.3 Cách thức quản lý 10

2.1.2 Công nghệ hỗ trợ nhận diện thương hiệu 10

2.2 Quy trình hệ thống của Circle K 11

2.2.1 Qui trình mua hàng tại cửa hàng 11

2.2.2 Quy trình đặt hàng về kho của Circle K 11

2.3 Đội ngũ CNTT 12

2.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy nhân sự phòng CNTT 12

2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ 13

CHƯƠNG 3: MÔ HÌNH 5 ÁP LỰC VÀ 4 CHIẾN LƯỢC CỦA PORTER 15

3.1 Mô hình 5 áp lực của Porter 15

3.1.1 Áp lực cạnh tranh từ đối thủ hiện tại cùng ngành 15

3.1.2 Áp lực cạnh tranh từ phía khách hàng 16

3.1.3 Áp lực của các nhà cung ứng 17

3.1.4 Nguy cơ thâm nhập của các đối thủ tiềm năng 17

3.1.5 Sự đe dọa của các sản phẩm thay thế 18

3.2 Mô hình 4 chiến lược phát triển 19

3.2.1 Chiến lược chi phí thấp nhất 19

3.2.2 Chiến lược khác biệt hóa sản phẩm 20

3.2.3 Chiến lược tập trung 21

3.2.4 Chiến lược phản ứng nhanh 22

CHƯƠNG 4: ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ, ĐỀ XUẤT – KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP 23

4.1 Chi phí đầu tư 23

4.2 Lợi thế cạnh tranh 23

4.3 Đánh giá đầu tư hiệu quả 24

4.4 Đề xuất – Kiến nghị 24

4.5 Giải pháp 25

4.5.1 Đào tạo nguồn nhân lực 25

4.5.2 Áp dụng Cloud ERP 25

4.5.3 Chuyển đổi số hóa digital transformations 26

4.5.4 Ứng dụng AI, blockchain, IoT vào kinh doanh trong doanh nghiệp 26

KẾT LUẬN 29

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Do nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao của xã hội cũng như nhu cầu của con ngườingày càng cao, do đó để đáp ứng được yêu cầu khách hàng thì phải luôn đổi mới vàhoàn thiện hơn Hiện nay, với sự phát triển không ngừng của từng phân khúc kháchhàng, kéo theo đó là sự lớn mạnh của các cửa hàng tiện lợi, các hệ thống bán lẻ haysiêu thị Chính vì vậy, việc quản lý sao cho chặt chẽ thống nhất là nhu cầu cấp thiếtcủa các chuỗi cửa hàng tiện lợi Lĩnh vực quản lý hiện nay đang có nhu cầu rất lớn vì

số lượng hàng hóa được nhập vào cũng như bán ra ở từng cửa hàng trong chuỗi là rấtnhiều và phức tạp nên đòi hỏi được sự chính xác, kịp thời Chính vì nhu cầu như vậy,nên nhóm chúng em tập trung vào nghiên cứu vào ứng dụng hệ thống thông tin ERPvào cụ thể chuỗi cửa hàng tiện lợi Circle K

2 Phương pháp nghiên cứu

Thu thập thông tin qua các trang mạng điện tử, báo đài, sách vở và các nguồnthông tin khác để tìm ra lý thuyết về hệ thông ERP cũng như áp dụng vào Circle K.Tìm hiểu, trải nghiệm thực tế ngay tại chính cửa hàng Circle để phân tích, đánhgiá một cách khách quan có hiệu quả nhất

Phân tích, tổng hợp, trình bày thông tin một cách nhất quán, có hệ thống, dễ đọc

dễ hiểu

3 Mục tiêu nghiên cứu

Nghiên cứu và trình bày về hệ thống quản lý thông tin ERP và thực tế áp dụngvào cửa hàng tiện lợi Circle K

Nghiên cứu về hoạt động của hệ thống ERP: hình thức và cách thức hoạt động.Tìm kiếm những đặc điểm, ưu điểm, khuyết điểm để từ đó đưa ra đánh giá vàgiải pháp thiết thực cho công ty

4 Phạm vi nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống ERP và chuỗi cửa hàng tiện lợi Circle K

Không gian nghiên cứu: Việt Nam

Địa điểm nghiên cứu: Tại các cửa hàng Circle K ở Hồ Chí Minh.Thời gian nghiên cứu: 2 tuần

NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUỖI CỬA HÀNG BÁN LẺ

CIRCLE K TẠI VIỆT NAM

1.1 Tầm nhìn

Công ty Circle K được thành lập vào năm 1951 tại bang Texas, Mỹ Với cửahàng chính thức tại Việt Nam được khai trương vào ngày 20 tháng 12 năm 2008, đạidiện là công ty Vòng tròn đỏ, đơn vị mua nhượng quyền của Circle tại Việt Nam Vớilĩnh vực kinh doanh chính là cửa hàng bán lẻ các mặt hàng như: các loại lương thực,thực phẩm, thiết bị viễn thông, đồ điện gia dụng, hàng may mặc, mỹ phẩm ; Sản xuấtmón ăn, thức ăn chế biến sẵn

Hệ thống cửa hàng Circle K tại Việt Nam hướng tới tầm nhìn trong tương lai sẽthành chuỗi cửa hàng tiện lợi được ưa chuộng nhất trên cả nước

1.2 Sứ mệnh

Không giống với những cửa hàng tiện lợi khác mà hệ thống Circle K tại ViệtNam có những chuẩn mực nhất định Circle K luôn đặt nhu cầu của khách hàng là mộttrong những ưu tiên hàng đầu Với sứ mệnh đó là mang đến một không gian thânthiện, mua sắm tin cậy dành cho khách hàng ở mọi nơi Bạn sẽ được thưởng thứcnhững món ăn phong phú với mức giá thành phải chăng, đặc biệt dịch vụ của Circle Kluôn luôn đa dạng và nhanh chóng

1.3 Cam kết của Circle K

Cam kết của Circle K được gói gọn trong 4 chữ F:

- Fresh: tươi ngon

- Fast: nhanh chóng

- Friendly: thân thiện

- Full: đầy đủ

Cam kết về dịch vụ: Nhân viên tại Circle K luôn tạo được sự nhiệt tình,thân thiệncởi mở với khách hàng.

1.4 Sơ đồ tổ chức

Mô tả chức năng nhiệm vụ:

- Giám đốc

Chức năng:

+ Điều hành mọi hoạt động của công ty

+ Chịu trách nhiệm xác nhận báo cáo tài chính đã được lập phản ánh trung thực

và hợp lý tình hình, kết quả hoạt động kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ của công tytrong từng năm tài chính đồng thời phù hợp với các chuẩn mực kế toán áp dụng, Chế

Độ Kế Toán Doanh Nghiệp Việt Nam hiện hành và các qui định pháp luật có liênquan

+ Thực hiện các dự toán, ước tính một cách thận trọng

+ Công bố các chuẩn mực kế toán áp dụng phải tuân thủ các vấn đề trọng yếuđược công bố và giả trình trong báo cáo tài chính

Bộ phận phát triển mặt bằng

Bộ phận bán hàng Bộ phận đào tạo

Chịu trách nhiệm trong việc bảo vệ tài sản của công ty, có các biện pháp để ngănchặn và phát hiện các hành vi gian lận và các hành vi khác có ảnh hưởng đến công ty.

- Bộ phận nhân sự

+ Xây dựng bộ máy tổ chức công ty và quản lý nhân sự phù hợp, đáp ứng vớiyêu cầu hoạt động và phát triển kinh doanh của công ty

+ Xây dựng qui chế làm việc của toàn thể nhân viên trong công ty

+ Xây dựng, qui hoạch cán bộ để phát triển nguồn nhân sự, có kế hoạch đào tạo,bồi dưỡng nghiệp vụ… nhằm phục vụ cho việc đề bạt, bổ nhiệm cán bộ lãnh đạo, việc

bố trí, điều động, phân công cán bộ, nhân viên, công nhân đáp ứng yêu cầu của từng vịtrí công tác trong công ty

+ Chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân viên khi công ty có nhu cầu

+ Phát triển đội ngũ nhân viên, xây dựng hệ thống nhân viên vững về chuyênmôn, mạnh về tinh thần

+ Xây dựng một đội ngũ nhân viên kế thừa vững vàng, sáng tạo

+ Quản lý lao động, tiền lương công nhân viên

+ Tạo dựng nền văn hóa công ty, đưa công ty vào nề nếp, ổn định

- Bộ phận tài chính kế toán

+ Do kế toán trưởng điều hành, quản lý toàn bộ tài chính của Công ty và cónhiệm vụ hoạch toán, phân bổ chi phí, tổng hợp, quyết toán theo Luật kế toán đã banhành Đồng thời hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện tốt công tác kế toán theođúng chế độ của Nhà nước

+ Lập báo cáo sản xuất, báo cáo tài chính đúng kỳ

+ Theo dõi tình hình thu chi của công ty, tính toán hiệu quả hoạt động của côngty

+ Tham mưu cho giám đốc về hiệu quả kinh tế, hiệu quả sử dụng vốn trong quátrình hoạt động kinh doanh.

+ Làm tốt công tác cân đối phục vụ kinh doanh bằng cách tận dụng mọi nguồnvốn nhàn rỗi, trách không bị chiếm dụng vốn, đảm bảo phát lương, thưởng cho nhânviên đầy đủ, kịp thời

- Bộ phận tiếp thị và quản lý ngành hàng

+ Hoạch định chiến lược, triển khai thực hiện các công việc tiếp thị

+ Nghiên cứu thị trường ngành bán lẻ và đối thủ cạnh tranh

+ Thu nhập và lưu trữ hình ảnh dữ liệu của các sản phẩm thu được nguồn lợi lớntrên thị trường

+ Thực hiện các công tác quản cáo (báo đài, internet)

+ Tổ chức sự kiện làm công tác quan hệ công chúng

+ Giám sát và thực hiện công tác xây dựng hình ảnh công ty qua hình ảnh, logo,bài viết, báo chí…

- Bộ phận phát triển mặt bằng

+ Quản lý, nghiệm thu các công trình nhà cho thuê

+ Quản lý các thiết bị nhằm hỗ trợ cho công tác bán hàng tại cửa hàng

+ Thiết kế các mô hình sắp xếp trong cửa hàng

+ Tìm kiếm địa điểm mới cho các cửa hàng của công ty

+ Trang bị trang thiết bị cho cửa hàng

+ Lắp đặt, trang trí thiết kế cho các cửa hàng công ty

+ Bảo trì, sửa chữa thiết bị nếu bị hư hao

- Bộ phận bán hàng

+ Xây dựng, triển khai kế hoạch bán hàng nhằm đạt mục tiêu doanh số đã hoạchđịnh.

+ Quản lý, điều hành hoạt động chuyên nghiệp tại các cửa hàng

+ Đề xuất các chính sách bán hàng, dịch vụ nhằm nâng cao hiệu quả hoạt độngcủa doanh nghiệp

+ Hỗ trợ cho bộ phận tiếp thị và quản lý ngành hàng nhằm thúc đẩy hoạt độngbán hàng và phát triển thương hiệu

+ Đề xuất chính sách, chế độ cho đội ngũ nhân viên tại các cửa hàng

+ Đề xuất những phương pháp tiếp cận khách hàng đến bộ phận tiếp thị và quản

lý ngành hàng

 Bộ phận đào tạo

+ Xây dựng chính sách và qui trình đào tạo theo đối tượng cụ thể

+ Xây dựng chương trình đào tạo theo đối tượng cụ thể

+ Biên soạn tài liệu đào tạo và tài liệu hướng dẫn

+ Quản lý hoạt động đào tào

+ Hợp tác đào tạo với đối tượng trong và ngoài nước của công ty

+ Thực hiện đào tạo theo từng dạng đối tựong cụ thể

CHƯƠNG II: CÔNG NGHỆ VÀ QUY TRÌNH HỆ THỐNG

xã hội là một bước tiến Khách có thể đặt hàng qua Now, Gofood để được giao hàng tậnnơi

- Circle K ứng dùng EPR do tập đoàn Manugistics cung cấp nhằm đảm bảo cungcấp những xác phẩm đúng yêu cầu cho từng cửa hàng và đúng thời gian

- LEMON: phần mềm kế toán hỗ trợ các công việc kế toán

2.1.1.2 Hình thức thanh toán

Máy tính tiền POS:

Với trình độ phát triển công nghệ trong ngành, hiện nay, POS đã không còn xa lạ.POS (viết tắt của Point Of Sale – hay Máy tính tiền cảm ứng) là sự kết hợp tuyệt vời củamáy tính tiền và máy tính cá nhân Sự phát triển của POS là sự kết hợp các kinh nghiệmđúc rút từ máy tính tiền thông thường và phần mềm hiện đại trên giao diện kiểu cửa sổ -các phím bấm được thể hiện trực tiếp trên màn hình, đơn giản trong thao tác và dễ sửdụng khi tìm kiếm Nhưng điều này chỉ thực hiện được trên phần cứng phát triển hoànhảo Đó là công nghệ màn hình Touch-Screen - thao tác trực tiếp trên màn hình, khôngcần bàn phím hoặc chuột Bên cạnh đó, hệ thống POS còn có EPOS (hệ thống điện tử

mở rộng của POS system, giúp kết nối POS system với các hệ thống của Back office (kếtoán, kho, planning ) với những chức năng mạnh mẽ về quản lý, thống kê, hệ thống hoáquy trình hoạt động ) và EFTPOS (Electronic Fund Transfer POS, cung cấp các khảnăng thanh toán trực tuyến Tức là trả tiền bằng các loại thẻ thanh toán của ngân hàng.)Một hệ thống Pos bao gồm:

POS hardware: là một máy tính với màn hình, case, main, cpu, ram, hdd …

được thiết kế gọn trong 1 khối màn hình cảm ứng, giúp tiết kiệm không gian vàchuyên nghiệp trong các khâu thao tác và xử lý

POS Software: là phần mềm quản lý bán hàng được lập trình dựa trên nhu cầu

thực tế của từng điểm bán lẻ và siêu thị mini…tương thích với các thiết bị và phầncứng máy bán hàng cảm ứng Phần mềm cơ bản sẽ có những tính năng bán hàng, quản

lý thu chi, quản lý kho và báo cáo thống kê các số liệu cần thiết

POS items: là các thiết bị kèm theo hỗ trợ bán hàng, bao gồm: (Tùy theo quy mô

cửa hàng mà bạn có thể thêm hoặc bỏ qua những thiết bị không cần thiết)

Thiết bị đọc mã vạch: Chắc bạn không còn xa lạ gì với những dải mã vạch trắng

đen trên mỗi sản phẩm Thiết bị đọc mã vạch giúp bạn nhận diện sản phẩm và truyxuất giá bán của sản phẩm một cách nhanh chóng

Thiết bị hiển thị: hiện thông tin mã hàng, số tiền…cho khách hàng Thiết bị hiển

thị chỉ cần thiết khi bạn sử dụng những chiếc máy bán hàng cầm tay hay những máybán hàng đời cũ, còn với những máy bán hàng cảm ứng hiện đại ngày nay có kíchthước màn hình lớn đã đáp ứng được yêu cầu này

Màn hình phụ: Màn hình hiển thị này thường được thấy trong các cửa hàng lớn

hoặc siêu thị nhằm đưa tin thông báo chiến dịch sale trong cửa hàng, hay đơn giản làquảng cáo thúc đẩy doanh số bán hàng cho sản phẩm nào đó

Đầu đọc thẻ: quét thẻ nhân viên, thẻ vip khách hàng…

Ngăn kéo đựng tiền: lưu trữ tiền chuyên dụng, từng khay ngăn nắp.

Máy in hoá đơn: in 1 liên tính tiền giao khách hàng, in 2 hoặc 3 liên để lưu trữ

đối chiếu

Máy in mã vạch và giấy in mã vạch.

Thiết bị kiểm kho

Ngoài ra, công nghệ in ấn ngày nay có thể đáp ứng tất cả mọi nhu cầu, từ hóa đơnnhanh đến bản in thử credit card, và từ check validation đến nhãn khuyến mãi Hóa đơn,

nhãn hàng, nhãn giá hay mã vạch đều được in cực nhanh chóng và sắc nét.Ngay gần cửa hàng hoặc thậm chí ngay trong các cửa hàng, trung tâm mua sắm, siêu thị,

… đề có các máy ATM của các ngân hàng có uy tín, ví dụ như của Citibank,Vietcombank, Sacombank,…

2.1.1.3 Cách thức quản lý

Để có thể vận hành được hoạt động tốt, nhất là đối với các chuỗi cửa hàng bán lẻcủa chuỗi cửa hàng tiện lợi như Circle K, các doanh nghiệp đòi hỏi phải biết quản trị rấttốt Với nhu cầu đó, công nghệ thông tin có thể hỗ trợ đắc lực Các phần mềm vănphòng thông thường, bao gồm cả phần mềm kế toán đã được sử dụng rộng rãi Hơn thếnữa, ở Việt Nam, công ty Giải pháp Phần mềm ITG Việt Nam đã hợp tác với một sốhãng để cho ra đời giải pháp phần mềm cho ngành phân phối bán lẻ, giúp doanh nghiệpquản lý bán hàng (bán lẻ tại các siêu thị, cửa hàng, ), quản lý khách hàng (thẻ khuyếnmãi, thẻ giảm giá, thẻ VIP, …), quản lý mua hàng – cung ứng, quản lý kho hàng (khocửa hàng, kho phân phối, kho công ty), quản lý sản xuất (nếu có), quản lý Tài chính kếtoán, quản lý nhân sự – tính lương (lương doanh số, lương văn phòng, lương sản xuất

…) Sự phát triển của thương mại điện tử cũng đã hỗ trợ không nhỏ cho các doanhnghiệp thực hiện việc nộp thuế qua mạng, đăng kí mua hàng, liên hệ với các nhà cungcấp,…

2.1.2 Công nghệ hỗ trợ nhận diện thương hiệu

Internet trở nên phổ biến, thương mại điện tử phát triển, các doanh nghiệp bán lẻ

có thể phát huy khả năng marketing một cách thoải mái, từ việc thăm dò ý kiến kháchhàng cho đến giới thiệu doanh nghiệp… Nếu có thể tận dụng tốt sự phát triển của côngnghệ thông tin, các doanh nghiệp có thể đưa thương hiệu của mình trở nên phổ biến và

dễ dàng nhận biết, ghi nhớ hơn đối với mọi người, từ đó đẩy mạnh được doanh thu củadoanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp bán lẻ đã xây dựng website riêng cho mình như BigC,Coopmart, FamilyMart… hay tạo trang riêng trên các mạng xã hội như Circle K,Shop&Go… tham gia facebook Tác động của các hình thức này là không nhỏ, nhất làtrong việc đưa hình ảnh doanh nghiệp đến gần với người tiêu dùng hơn

Mặc dù vậy, cũng chính bởi sự phát triển của Internet và các rủi ro của thương mạiđiện tử mà doanh nghiệp có thể bị hạ thấp uy tín do những bài báo hoặc bình luậnmang tính tiêu cực về doanh nghiệp, hoặc do những vấn đề phát sinh xảy ra trong quátrình thực hiện thương mại điện tử với khách hàng, đối tác.

2.2 Quy trình hệ thống của Circle K

2.2.1 Qui trình mua hàng tại cửa hàng

Bước 1: Khách vào cửa hàng và lấy sản phẩm từ kệ.

Bước 2: Hệ thống tính tiền tự động Các mặt hàng được quản lý dựa trên mã vạch có sẵn trên sản phẩm, khi tính tiền nhân viên bán hàng chỉ cần scan mã vạch

bằng máy Scan vào hệ thống POS, tự động hệ thống sẽ xuất hiện số tiền hàng mà

khách đã mua trên màn hình máy tính

Bước 3: Nhân viên sẽ nhập số tiền hàng thực tế mà khách đưa, Enter thì hệ

thống sẽ xuất hiện số tiền thừa của khách Nhận thanh toán bằng tiền mặt, và sử dụng

cả Visa Card, Master Card, hay USD

Bước 4: Phiếu tính tiền được in ra, khách hàng nhận phiếu và mang theo cùng

với hàng hóa

*Trường hợp có sai sót: Thu ngân không cho phép tự ý xóa các nghiệp vụ đã

ghi nhận, hệ thống sẽ ghi lại tất cả các thao tác thực hiện

* Trường hợp khách trả hàng:

Khách hàng có thể trả lại hàng (hàng bị hư do nhà sản xuất), khi xuất trình Billtính tiền đối với sản phẩm đó đi kèm với lý do trả hàng

Sau khi khách hàng trả hàng xong, xuất Phiếu trả hàng gồm 3 liên: 1 liên gửi

khách hàng, 1 liên lưu trên hệ thống, 1 liên gửi kèm theo Bill thanh toán tiền, gửi lêncho bộ phận kế toán

Chỉ cửa hàng trưởng mới được phép làm lệnh trả hàng trên hệ thống

Hệ thống sẽ tự động tính toán doanh thu và hàng hóa

Việc kiểm tra thường do ban kiểm tra hàng tồn kho tiến hành bao gồm: trợ lý cửahàng, bộ phận mua hàng, bộ phận kế toán Khi kiểm tra xong sẽ đối chiếu số lượngtrên thực tế với số liệu trên sổ sách, để có hướng điều chỉnh kịp thời

2.2.2 Quy trình đặt hàng về kho của Circle K

-Nhà cung cấp sẽ chào hàng, đồng thời gửi bảng báo giá cho bộ phận Tiếp thị vàquản lý ngành hàng Bảng báo giá phải thể hiện đầy đủ chi tiết, rõ ràng, thể hiện đầy đủcác thông tin về chất lượng, số lượng, phương thức giao…

-Bộ phận Tiếp thị và quản lý ngành hàng xem xét các mặt hàng, cân nhắc lựa chọnnhà cung cấp để đảm bảo Công ty có thể tiếp cận được những nguồn cung cấp có chấtlượng và giá cả hợp lý nhất Sau đó sẽ gửi Đề nghị mua hàng cho Giám đốc điều hànhphê duyệt Sau khi được đồng ý, bộ phận này sẽ tạo mã hàng trên hệ thống, xác định giámua và giá bán

-Bộ phận bán hàng đã lặp sẵn một kế hoạch đặt hàng (Schedule order) đối với từngnhà cung cấp Đến ngày đặt hàng Bộ Phận Bán Hàng lập Đơn Đặt Hàng (Purchaseorder) gửi cho nhà cung cấp trước 13h, sau 13h sẽ tính vào ngày hôm sau Do đặt điểm

mô hình hoạt động của doanh nghiệp là doanh nghiệp bán lẻ, nên quá trình đặt hàng diễn

ra liên tục trong tuần Thường thứ 2,4,5,6 sẽ đặt hàng Sau một ngày nhà cung cấp phảigiao hàng Trong trường hợp các cửa hàng bán hết lượng hàng trong kho, nhưng chưađến thời điểm đặt hàng (Schedule order), thì cũng không được đặt hàng mà chỉ có thểnhận hàng chuyển từ các cửa hàng khác Một khi lượng hàng ở các cửa hàng đều khanhiếm thì phải chấp nhận mất đi lượng doanh thu bán hàng trong khoản thời gian đó Khichuyển kho hàng hóa từ Cửa hàng này qua Cửa hàng khác, trên hệ thống POS chỉ nhập

số lượng, mặt hàng, tên cửa hàng chuyển, cửa hàng nhận

2.3 Đội ngũ CNTT

2.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy nhân sự phòng CNTT

2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ

- Phụ trách hệ thống mạng: Đảm bảo hạ tầng CNTT, hệ thống kết nối internet,

wifi, các ứng dụng, máy chủ, domain server, database server, mail server, webserver,

ftp server, file server, camera, phần mềm và các tài nguyên hệ thống… hoạt động ổn

định phục vụ cho công việc tại cửa hàng

- Thiết bị ngoại vi: theo dõi và bảo trì các thiết bị máy móc, lên kế hoạch mua

hoặc xử lí những máy móc, đảm bảo các thiết bị hoạt động tốt nhất

- Phụ trách hệ thống máy chủ, máy trạm: Chịu trách nhiệm về tất cả các vấn

đề liên quan đến hoạt động an ninh mạng – truyền thông của cửa hàng Backup dữ liệu

định kỳ, đánh giá, dự phòng các sự cố rủi ro Kiểm tra, giám sát việc chấp hành các

quy định, cấp quyền sử dụng Thống kê, tổng hợp các loại rủi ro, các trường hợp lỗi

trong hệ thống công nghệ thông tin, đề xuất hướng phòng ngừa, xử lý và khắc phục

Cài đặt, bảo trì, quét virus, vệ sinh định kỳ các hệ thống máy chủ, máy trạm …

Thiết bị ngoại vi

Phụ trách hệ thống máy chủ, máy trạm

Tổ trưởng triển khai ứng dụng

Phụ trách hệ thống website-cổng thông tin điện tử

Phụ trách hệ thống

cơ sở dữ liệu

Phụ trách hệ thống các phần mềm quản lý, ứng dụng

Phụ trách đào tạo