TOM TAT LUAN VAN TO CHUC QUAN LY HO SO TAI LIEU

MỞ ĐẦU Hồ sơ, tài liệu sản phẩm phản ánh trực tiếp trình hoạt động, phát triển quan, tổ chức Hồ sơ, tài liệu tài sản giá trị chứa đựng thơng tin, liệu cần thiết làm chứng cứ, công cụ quan trọng đáng tin cậy phục vụ đắc lực cho lãnh đạo công tác quản lý, điều hành Để giữ gìn phát huy giá trị hồ sơ, tài liệu cơng tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu quan, tổ chức phải thực tốt Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dương quan thuộc Sở Lao động – Thương binh Xã hội tỉnh Bình Dương có chức giải số sách lao động – việc làm tỉnh như: Tư vấn giới thiệu việc làm, đào tạo nghề, giải sách bảo hiểm thất nghiệp Hiện nay, tính đặc thù hoạt động DVVL, nên việc quản lý hồ sơ bảo hiểm thất nghiệp Trung tâm thực tốt Nhưng bên cạnh đó, tồn hạn chế, bất cập cần khắc phục hoàn thiện như: Hồ sơ, tài liệu hành Trung tâm phân tán phịng chun mơn, chưa thu thập, bảo quản tập trung nơi, chưa quản lý thống nhất, Do việc lập hồ sơ, tài liệu quản lý hành chưa thực tốt, nên vấn đề quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu chưa thực theo quy định hành… Thêm vào đó, Trung tâm sử dụng phần mềm quản lý văn Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương cung cấp việc quản lý hồ sơ điện tử thực bước đầu, cần có giải pháp thiết thực hiệu Với vai trò người trực tiếp giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ, tài liệu hành Trung tâm, sau học xong chương trình cao học ngành Quản trị văn phịng, tơi nhận thấy: Để nâng cao hiệu khắc phục hạn chế việc tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm cần tăng cường biện pháp quản trị quản lý Chính vậy, tơi định chọn vấn đề “Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dương” để làm luận văn tốt nghiệp Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU 1.1 Một số khái niệm dùng luận văn 1.1.1 Khái niệm hồ sơ, tài liệu a) Khái niệm tài liệu Trong phạm vi đề tài khái niệm tài liệu hiểu theo định nghĩa Khoản 2, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011 sau: Tài liệu vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, vẽ thiết kế, đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ in; ấn phẩm vật mang tin khác b) Khái niệm hồ sơ Hồ sơ thuật ngữ dùng phổ biến cơng tác hành văn phịng công tác lưu trữ Trong đề tài này, tác giả tiếp cận khái niệm hồ sơ theo định nghĩa Khoản 10, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011 sau: Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân 1.1.2 Khái niệm lập hồ sơ Theo quy định Khoản 11, Điều Luật Lưu trữ năm 2011: Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định 1.1.3 Khái niệm tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu a) Khái niệm tổ chức, quản lý * Khái niệm tổ chức Trong đề tài tác giả sử dụng từ “Tổ chức” theo nghĩa động từ để tiếp cận vấn đề định nghĩa sau: Tổ chức cách xếp, bố trí, điều khiển người hay công việc, hoạt động theo quy định hành * Khái niệm quản lý Trong luận văn này, từ quản lý hiểu sau: Quản lý biện pháp chủ thể quản lý, bao gồm việc đặt nguyên tắc, yêu cầu, quy trình, phương pháp để tác động kiểm soát đối tượng quản lý theo mục tiêu định b) Khái niệm tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu định hướng, biện pháp quan, nhằm quản lý tốt hồ sơ, tài liệu theo quy định hành 1.2 Cơ sở lý luận tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu 1.2.1 Nguyên tắc yêu cầu quản lý hồ sơ, tài liệu a) Nguyên tắc quản lý tập trung, thống toàn hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động quan theo quản lý Nhà nước: b) Nguyên tắc quản lý tập trung, thống nghiệp vụ văn thư, lưu trữ: c) Các yêu cầu mặt tổ chức thực nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất: 1.2.2 Các biện pháp tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu a) Phổ biến quy định hành quản lý hồ sơ, tài liệu cho đối tượng liên quan - Đối với Lãnh đạo quan: - Đối với lãnh đạo Phịng Tổ chức Hành chính: - Đối với cán phụ trách văn thư, lưu trữ quan: - Đối với lãnh đạo nhân viên phận phịng, ban chun mơn: b) Ban hành phổ biến văn quan quản lý hồ sơ, tài liệu Trên sở hệ thống văn quy định chung Nhà nước quản lý hồ sơ, tài liệu quan cần ban hành riêng hệ thống văn quy định cơng tác này, để cụ thể hóa quy định chung cho phù hợp với quan Đây nội dung, nhiệm vụ quan trọng góp phần đưa cơng tác văn thư, lưu trữ nói chung quản lý hồ sơ, tài liệu vào nề nếp, ổn định, thống tồn quan c) Phân cơng giao nhiệm vụ cho phận, cá nhân việc quản lý hồ sơ, tài liệu - Đối với lãnh đạo Phịng Tổ chức Hành chính: - Đối với phận, cá nhân phụ trách công tác quản lý hồ sơ, tài liệu: - Đối với phận, cá nhân phịng chun mơn: d) Tổ chức phổ biến, hướng dẫn nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu cho đối tượng liên quan - Đối với Lãnh đạo Phòng Tổ chức Hành lãnh đạo phận quản lý hồ sơ, tài liệu: - Đối với phận, cán phụ trách công tác quản lý hồ sơ, tài liệu: - Đối với toàn thể cán bộ, nhân viên thuộc phịng ban chun mơn: đ) Đảm bảo điều kiện, sở vật chất cho việc quản lý hồ sơ, tài liệu: Trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu, việc đảm bảo điều kiện, sở vật chất đảm bảo yếu tố như: bìa, hộp, tủ, giá, kho lưu trữ, phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ, … Các yếu tố phải đảm bảo theo quy định hành Nhà nước e) Tổ chức việc kiểm tra, đánh giá kết quản lý hồ sơ, tài liệu Việc kiểm tra, đánh giá công tác quản lý hồ sơ, tài liệu thường lãnh đạo Phịng Tổ chức Hành cán bộ, nhân viên phân công phụ trách thực Các nội dung cần kiểm tra như: nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu, tập trung vào khâu lập hồ sơ, danh mục hồ sơ công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu Đối tượng kiểm tra đơn vị, cá nhân có trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm g) Xử lý vi phạm đổi mới, chỉnh sửa biện pháp quản lý công tác quản lý hồ sơ, tài liệu khơng cịn phù hợp - Đối với trường hợp vi phạm thực công tác quản lý hồ sơ, tài liệu thì: Lãnh đạo quan đưa hình thức xử lý vi phạm phù hợp theo mức độ tính chất cơng việc theo quy định hành pháp luật Nội dung, hình thức xử lý vi phạm thực quản lý hồ sơ, tài liệu cần đưa vào văn quy định thực công tác quản lý hồ sơ, tài liệu kế hoạch công tác đầu năm quan h) Đào tạo bồi dưỡng nhân thực công tác quản lý hồ sơ, tài liệu Đối với công tác quản lý hồ sơ, tài liệu việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho lãnh đạo, nhân viên giúp nâng cao chất lượng công việc đưa công tác hoạt động thống nhất, quy định góp phần nâng cao hiệu cung cấp xử lý thông tin cách chuyên nghiệp Ngoài ra, với việc đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ tinh thần, thái độ làm việc nhân viên khơng phần quan trọng, có tinh thần thái độ làm việc tích cực người thực tốt nghiệp vụ Vì vậy, nhân thực cơng tác quản lý hồ sơ, tài liệu phải bồi dưỡng, đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ nâng cao tinh thần, thái độ làm việc tích cực 1.2.3 Vai trò, tầm quan trọng việc quản lý hồ sơ, tài liệu a) Đối với Nhà nước Quản lý hồ sơ, tài liệu Nhà nước bảo vệ bí mật quốc gia, bảo quản an tồn tài liệu lưu trữ quốc gia Đây trình bảo vệ tài sản chứa đựng thơng tin gốc có giá trị pháp lý cao phản ánh trực tiếp quản lý, điều hành Nhà nước qua giai đoạn phát triển mặt: trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, nghiên cứu khoa học nhằm phục vụ nhu cầu đáng b) Đối với quan - Quản lý hồ sơ, tài liệu công cụ để kiểm soát, bảo quản chặt chẽ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện để bảo vệ bí mật thơng tin văn bản, góp phần giữ gìn bí mật quan, đơn vị, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ c) Đối với đơn vị, phận - Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu giúp đơn vị, phận thực tra tìm thơng tin tài liệu phục vụ hoạt động chun mơn cách nhanh chóng Trong hoạt động đơn vị, phận cần thực công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan để hồn chỉnh cho phơng lưu trữ quan hồ sơ, tài liệu lĩnh vực chuyên môn d) Đối với cán bộ, nhân viên Quản lý hồ sơ, tài liệu giúp nâng cao hiệu suất làm việc cán bộ, nhân viên, chúng tiền đề để công việc cá nhân nhanh chóng, xác hiệu quả: Trong q trình giải cơng việc, cá nhân phải dựa pháp lý có (quy định, quy phạm hành) để thực công việc 1.2.4 Trách nhiệm tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu a) Trách nhiệm người đứng đầu quan Trong trình đạo, điều hành người đứng đầu quan phải tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu tồn quan thơng qua việc ban hành quy định công tác sở quy định Nhà nước quan cấp Người đứng đầu quan phân cơng cho lãnh đạo Phịng Tổ chức Hành phụ trách để trực tiếp tổ chức thực quản lý hồ sơ, tài liệu trình hoạt động quan Trong trình thực hiện, người đứng đầu quan phải có trách nhiệm đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá kết thực công tác quản lý hồ sơ, tài liệu tập thể cá nhân thực b) Trách nhiệm Phịng Tổ chức Hành Phịng Tổ chức Hành đơn vị có trách nhiệm trực tiếp thực quy định quản lý hồ sơ, tài liệu quan c) Trách nhiệm Trưởng phòng chun mơn Trưởng phịng chun mơn có trách nhiệm tổ chức thực hiện, hướng dẫn nhân viên phịng công tác lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Xây dựng tham mưu cho Trưởng phịng Tổ chức Hành việc xây dựng danh mục hồ sơ tài liệu chuyên mơn phịng Thực phổ biến, hướng dẫn quy định chung Nhà nước quan quản lý hồ sơ, tài liệu cho cán bộ, nhân viên phòng d) Trách nhiệm cán bộ, nhân viên Đối với tất cán bộ, nhân viên quan phải có trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu thông qua việc thực lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Trong hồ sơ lập cán bộ, nhân viên phải xếp văn bản, tài liệu cách khoa học để dễ quản lý, tra cứu phục vụ thuận lợi cho công việc hàng ngày Mỗi cá nhân phối hợp thực quản lý hồ sơ, tài liệu phòng cách đầy đủ, rõ ràng khoa học đề xuất trang thiết bị (hộp đựng hồ sơ, tủ, kệ, …) để thực tốt công tác cá nhân phòng 1.3 Những quy định pháp lý hành quản lý hồ sơ, tài liệu 1.3.1 Văn Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước quy định công tác quản lý hồ sơ, tài liệu Nội dung công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu thể văn quy định Chính phủ; Bộ Nội vụ; quan quản lý Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành Trong đó, Luật lưu trữ năm 2011 ngày 11/11/2011 Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ thơng qua thức có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng năm 2012; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ pháp lý cao cho việc triển khai thực công tác lưu trữ Cùng với Luật Lưu trữ có hàng loạt văn Luật Chính phủ, Bộ Nội vụ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành để cụ thể hóa công tác quản lý hồ sơ, tài liệu, cụ thể: a) Định nghĩa hồ sơ, tài liệu b) Yêu cầu hồ sơ c) Quy định lập hồ sơ thu nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan d) Quy định tổ chức khoa học hồ sơ, tài liệu đ) Quy định tiêu hủy hồ sơ, tài liệu e) Quy định kho lưu trữ chuyên dụng g) Quy định trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu h) Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử i) Các quy định bảo quản, giữ gìn bí mật thông tin tài liệu 1.3.2 Văn hướng dẫn địa phương quy định công tác văn thư – lưu trữ Quyết định số 41/2014/QĐ-UBND ngày 20 tháng 11 năm 2014 Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương ban hành quy định công tác văn thư địa bàn tỉnh Bình Dương; Quyết định số 01/2014/QĐ-UBND ngày 13 tháng 01 năm 2014 Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương ban hành quy định cơng tác lưu trữ địa bàn tỉnh Bình Dương; Chỉ thị số 03/2013/CT-UBND ngày 08 tháng năm 2013 Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh Bình Dương Tiểu kết chương Như vậy, tồn chương tác giả tập trung tìm hiểu vấn đề lý luận pháp lý liên quan đến tổ chức quản lý, hồ sơ tài liệu, cụ thể: Một là, khái niệm hồ sơ, tài liệu; lập hồ sơ; tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Hai là, trình bày sở lý luận nguyên tắc, yêu cầu, biện pháp, vai trò, tầm quan trọng trách nhiệm tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Ba là, trình bày quy định pháp lý hành quản lý hồ sơ, tài liệu Những sở lý luận tảng để tác giả tìm hiểu thực trạng tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm trình bày cụ thể chương Chương CÁC BIỆN PHÁP VÀ KẾT QUẢ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VIỆC LÀM TỈNH BÌNH DƯƠNG 2.1 Khái quát chung Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dương 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dương thành lập từ năm 1981, tiền thân Trung tâm xúc tiến việc làm tỉnh Sông Bé Trung tâm đơn vị nghiệp công lập chịu quản lý trực tiếp, toàn diện Sở Lao động Thương binh Xã hội tỉnh Bình Dương, đồng thời chịu đạo, hướng dẫn kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ Cục Việc làm thuộc Bộ Lao động Thương binh Xã hội, Trung tâm Quốc gia Dịch vụ việc làm, Tổng Cục Đường kiểm tra, giám sát quan Nhà nước có thẩm quyền Trung tâm có trụ sở tại: Số 369, đại lộ Bình Dương, Hịa Lân, phường Thuận Giao, thành phố Thuận An, tỉnh Bình Dương có 03 chi nhánh đặt 03 huyện, thị (Dĩ An, Tân Định, Tân Uyên) Hiện nay, Trung tâm hoạt động theo Nghị định số 196/2013/NĐ-CP ngày 21/11/2013 Chính phủ quy định thành lập hoạt động Trung tâm DVVL; Quyết định số 2026/QĐ-UBND ngày 25/8/2014 UBND tỉnh Bình Dương việc đổi tên Trung tâm Giới thiệu việc làm thành Trung tâm DVVL tỉnh Bình Dương Trải qua trình hoạt động gần 40 năm, Trung tâm không ngừng lớn mạnh phát triển qua thời kỳ 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Trung tâm thực chức nhiệm vụ, quyền hạn theo Quyết định số 2028/QĐ-SLĐTBXH ngày 16/12/2014 Sở Lao động – Thương binh Xã hội việc ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức hoạt động Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dương a) Chức Trung tâm có chức tư vấn học nghề, việc làm, sách pháp luật lao động cho người lao động người sử dụng lao động; giới thiệu việc làm, cung ứng tuyển dụng lao động theo yêu cầu người sử dụng lao động; giới thiệu, cung ứng lao động cho đơn vị, doanh nghiệp cấp phép đưa người lao động Việt Nam làm việc nước ngồi theo hợp đồng; thu thập, phân tích, dự báo cung ứng thông tin thị trường lao động; tổ chức đào tạo, tập huấn nâng cao lực tìm kiếm việc làm đào tạo kỹ năng, dạy nghề khác theo quy định pháp luật; tuyên truyền, phổ biến sách, pháp luật lao động, việc làm; giải sách BHTN địa bàn tỉnh b) Nhiệm vụ Trung tâm thực 04 nhiệm vụ chủ yếu sau: Tư vấn, giới thiệu việc làm, thực dịch vụ công lao động quan hệ lao động; Thông tin thị trường lao động, điều tra cung – cầu lao động; Đào tạo nghề theo nhu cầu lao động; Thực công tác BHTN c) Quyền hạn - Ký kết hợp đồng để thực nhiệm vụ theo quy định; - Khai thác thông tin lao động, việc làm dạy nghề; - Yêu cầu người sử dụng lao động cung cấp thơng tin tình trạng việc làm người lao động Trung tâm giới thiệu cung ứng lao động; - Thu phí theo quy định pháp luật; - Tự chủ phần tài theo quy định pháp luật; - Tuyển dụng, sử dụng, quản lý viên chức người lao động theo quy định 2.1.3 Cơ cấu tổ chức máy quản lý Trung tâm hoạt động theo chế tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách: - Ban giám đốc: Trung tâm có 01 Giám đốc 03 Phó Giám đốc - Bộ máy tổ chức gồm 07 phòng chuyên môn 03 chi nhánh: Tổng số nhân viên Trung tâm 138 cán bộ, nhân viên 2.2 Khái quát số lượng ý nghĩa loại hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dương 2.2.1 Số lượng loại hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Trung tâm Trải qua trình hoạt động, Trung tâm hình thành lên khối lượng hồ sơ, tài liệu định lĩnh vực sau: Hành chính, Kế tốn tài liệu phản ánh công tác chuyên môn Tư vấn giới thiệu việc làm; Thông tin thị trường lao động; Đào tạo nghề; Giải sách BHTN Hồ sơ, tài liệu hình thành trình hoạt động Trung tâm bao gồm hồ sơ, tài liệu từ Chính phủ, Bộ Lao động - Thương binh Xã hội, Cục Việc làm, Trung tâm Quản lý Lao động nước, Trung tâm Quốc gia Dịch vụ việc làm, Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Lao động - Thương binh Xã hội, Bộ Giao thông vận tải, Sở Giao thông vận tải, doanh nghiệp địa bàn tỉnh khối lượng lớn hồ sơ, tài liệu Trung tâm sản sinh Trung tâm đơn vị nghiệp giải sách an sinh xã hội tỉnh Vì hồ sơ, tài liệu hình thành trình hoạt động chủ yếu tập trung vào lĩnh vực lao động - việc làm Trung tâm thực giải cho người lao động doanh nghiệp Thành phần hồ sơ, tài liệu hình thành Trung tâm chủ yếu gồm 02 khối là: Khối hồ sơ, tài liệu hành khối hồ sơ, tài liệu chun mơn, cụ thể sau: a) Hồ sơ, tài liệu hành b) Hồ sơ, tài liệu chuyên môn - Hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực tư vấn, giới thiệu việc làm; - Hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực thông tin thị trường lao động; - Hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực đào tạo nghề; - Hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực giải sách BHTN 2.2.2 Ý nghĩa loại hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dương a) Hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Trung tâm phục vụ cho hoạt động quản lý * Hồ sơ, tài liệu hình thành trình hoạt động Trung tâm trước hết phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý, đạo điều hành lãnh đạo Trung tâm Căn vào thông tin tài liệu, lãnh đạo nắm khái quát hoạt động theo giai đoạn phát triển, từ đề xây dựng sách, chiến lược phát triển hiệu * Hồ sơ, tài liệu chứng chứng minh cho hiệu hoạt động Trung tâm kết công tác cán bộ, nhân viên Mỗi phịng, cá nhân q trình làm việc phải đảm trách nhiệm vụ riêng hệ thống mục tiêu chung Vì hồ sơ, tài liệu đầy đủ, chân thực chứng phản ánh hiệu làm việc, trách nhiệm cụ thể thuộc ai, đơn vị Khi lãnh đạo giao việc cho phịng, cá nhân đảm trách hồ sơ, tài liệu thể việc thực thi nhiệm vụ đó, kết cơng việc phịng, cá nhân chịu trách nhiệm trước lãnh đạo * Hồ sơ, tài liệu chứng minh quan hệ công tác Trung tâm với quan quản lý Nhà nước có liên quan hay mối quan hệ hợp tác với tổ chức doanh nghiệp tỉnh, cá nhân thực giao kết hợp đồng đào tạo nghề, cung ứng dịch vụ 10 * Hồ sơ, tài liệu hình thành trình hoạt động Trung tâm góp phần quan trọng cơng tác quản lý ngành Lao động - Thương binh Xã hội ngành Bảo hiểm xã hội tỉnh nhà nói riêng nước nói chung sách BHTN b) Hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Trung tâm phục vụ cho hoạt động tuyên truyền, góp ý sửa đổi quy định sách lao động, việc làm * Phục vụ cho hoạt động tuyên truyền sách pháp luật Nhà nước tỉnh lao động, việc làm, BHTN: Hồ sơ, tài liệu cơng cụ để Trung tâm thực tốt chức năng, nhiệm vụ tuyên truyền sách pháp luật Nhà nước lao động, việc làm, BHTN * Phục vụ cho hoạt động góp ý, sửa đổi bổ sung văn quy phạm pháp luật lao động, việc làm: Hồ sơ, tài liệu Trung tâm phản ánh trình triển khai thực sách pháp luật Nhà nước lao động, việc làm cách cụ thể áp dụng tỉnh Bình Dương Do đó, hồ sơ, tài liệu chứng chứng minh cho quy định pháp luật lĩnh vực lao động, việc làm phù hợp, với đối tượng người lao động, doanh nghiệp, địa phương hay chưa c) Hồ sơ, tài liệu hình thành trình hoạt động Trung tâm chứng công cải cách hành Trung tâm Hồ sơ, tài liệu Trung tâm phản ánh trình hoạt động Trung tâm theo giai đoạn Đây kinh nghiệm để Trung tâm nghiên cứu xây dựng mô hình hoạt động hiệu góp phần cung cấp liệu, kết sách lao động, việc làm cho tỉnh làm ban hành đề án theo giai đoạn Tất hồ sơ, tài liệu phản ánh phương án, cách thức hoạt động giúp Trung tâm tìm giải pháp hoạt động hiệu tối ưu Những hồ sơ, tài liệu minh chứng cho trình học hỏi, rút kinh nghiệm áp dụng tiến cơng nghệ, q trình cải cách hành cơng tác d) Hồ sơ, tài liệu hình thành trình hoạt động Trung tâm phục vụ cho hoạt động chuyên môn nghiệp vụ 11 * Giúp Trung tâm hoàn thành tốt nghiệp vụ chuyên môn theo hướng đổi phát triển, bao gồm: công tác tư vấn, giới thiệu việc làm, đào tạo nghề, thơng tin thị trường lao động sách BHTN 2.3 Các biện pháp tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dương 2.3.1 Phổ biến quy định hành quản lý hồ sơ, tài liệu cho đối tượng liên quan - Đối với lãnh đạo quan: Thực văn đạo quan cấp gửi đến, tham gia lớp tập huấn quản lý hồ sơ, tài liệu Cục Việc làm; Ủy ban nhân dân tỉnh; Sở Thông tin Truyền thông tổ chức dành cho đối tượng lãnh đạo đơn vị 2.3.2 Ban hành phổ biến văn quan quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm chưa có văn quy định hướng dẫn riêng Trung tâm quản lý hồ sơ, tài liệu; chưa ban hành đầy đủ văn quy định công tác văn thư, lưu trữ; chưa có quy trình, quy chế văn thư, lưu trữ Điều dẫn đến tình trạng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm không thống đơn vị, gây khó khăn cho cơng tác kiểm tra, kiểm sốt 2.3.3 Phân công giao nhiệm vụ cho phận, cá nhân việc quản lý hồ sơ, tài liệu Việc phân công giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm tập trung khâu văn thư văn bản: “Kế hoạch cơng tác năm”, “Bảng phân cơng nhiệm vụ Phịng Tổ chức Hành chính” hàng năm Cán giao nhiệm vụ quản lý công tác 02 nhân viên văn thư (đồng thời kiêm nhiệm thêm số cơng việc khác) Trung tâm chưa có văn bản, rõ ràng phân công trách nhiệm, nhiệm vụ phận, cá nhân làm công tác quản lý hồ sơ, tài liệu Điều dẫn đến công tác quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm không quán, rõ ràng quy trình lẫn việc phân công, phân cấp quản lý cá nhân phụ trách thực 2.3.4 Tổ chức phổ biến, hướng dẫn nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu cho đối tượng liên quan Hàng năm, Trung tâm tổ chức phổ biến, hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn; đào tạo, bồi dưỡng kiến thức, kỹ cán làm công tác quản lý hồ sơ, tài liệu toàn thể cán bộ, nhân viên Trung tâm cử cán tham gia 12 lớp tập huấn, bồi dưỡng ngắn hạn nghiệp vụ Cục Việc làm địa phương tổ chức, lớp tin học Sở Thông tin Truyền thông tổ chức Đồng thời, Trung tâm cử cán học mời giảng viên chuyên ngành Trường giảng dạy Trung tâm 2.3.5 Đảm bảo điều kiện, sở vật chất cho quản lý hồ sơ, tài liệu a) Trung tâm chưa có kho Lưu trữ quan Kể từ thành lập đến nay, Trung tâm chưa có kho Lưu trữ quan, chưa có kế hoạch kinh phí đầu tư cho cơng tác lưu trữ quan, chưa có cán lưu trữ thực lưu trữ hồ sơ chung mà hồ sơ, tài liệu phịng phịng tự lưu giữ, bảo quản dẫn đến công tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành Trung tâm chưa thực b) Cơ sở vật chất, trang thiết bị công nghệ thông tin chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu công tác quản lý hồ sơ, tài liệu - Đối với việc ứng dụng phần mềm vào nghiệp vụ công tác văn thư: - Đối với việc ứng dụng phần mềm vào công tác lưu trữ: 2.3.6 Tổ chức việc kiểm tra, đánh giá kết quản lý hồ sơ, tài liệu Đối với việc kiểm tra công tác quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm chưa thực cách chuyên sâu quy trình nghiệp vụ Theo đó, tất cán bộ, nhân viên quản lý hồ sơ, tài liệu theo ý chủ quan để phục vụ công tác cá nhân chưa có thống chung Bên cạnh đó, quan quản lý văn thư, lưu trữ địa phương quan quản lý cấp hàng năm chưa thực kiểm tra, đánh giá hoạt động quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Trung tâm thực chế độ báo cáo công tác văn thư, lưu trữ theo biểu mẫu Nhà nước gửi Sở chủ quản theo đánh giá chủ quan Trung tâm 2.3.7 Xử lý vi phạm đổi mới, chỉnh sửa biện pháp quản lý a) Xử lý vi phạm Trung tâm chưa có văn bản, quy định cụ thể để xử lý vi phạm cơng tác Việc lãnh đạo Phịng Tổ chức Hành khơng kiểm tra, đánh giá khơng thể nắm tập thể, cá nhân có làm quy định hay khơng vi phạm vi phạm đâu, vi phạm b) Đổi mới, chỉnh sửa biện pháp quản lý hồ sơ, tài liệu * Đổi mới, chỉnh sửa biện pháp quản lý từ phía lãnh đạo Trung tâm: 13 Về bổ sung nhân sự: Lãnh đạo phê duyệt bổ sung chế độ phụ cấp cho cán phụ trách văn thư, lưu trữ; phê duyệt kế hoạch bổ sung nhân Trong năm 2020, lãnh đạo Trung tâm quan tâm đến công tác tuyển dụng, bổ sung thêm nhân cho Phịng Tổ chức Hành 2.4 Kết việc quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dương 2.4.1 Kết quản lý hồ sơ, tài liệu hành a) Kết quản lý hồ sơ, tài liệu Văn thư quan đơn vị b) Công tác tổ chức lập danh mục hồ sơ hành c) Cơng tác tổ chức lập hồ sơ hành d) Công tác tổ chức bảo quản hồ sơ, tài liệu hành 2.4.2 Kết quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn a) Quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn b) Công tác tổ chức lập danh mục hồ sơ chuyên môn c) Công tác tổ chức lập hồ sơ chuyên môn d) Công tác tổ chức bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn 2.5 Nhận xét, đánh giá 2.5.1 Ưu điểm - Trung tâm quan tâm phổ biến, áp dụng quy định hệ thống văn quy định chung Nhà nước công tác quản lý HSTL (cử học, tổ chức tập huấn, …) - Nhân thực công tác quản lý HSTL có trình độ học vấn cao (hầu hết trình độ Đại học), chun mơn - Các đơn vị Trung tâm có phối hợp thực công tác quản lý HSTL cung cấp thơng tin cho phịng TCHC - Trung tâm quan tâm đầu tư sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật CNTT phục vụ quản lý hồ sơ tài liệu chuyên môn BHTN (xây dựng thêm kho, nâng cấp phần mềm, có kế hoạch mua sắm trang thiết bị hàng năm) 2.5.2 Hạn chế - Trung tâm chưa có hệ thống văn quy định hướng dẫn công tác quản lý HSTL; - Nhân phụ trách cơng tác quản lý HSTL cịn thiếu, kiêm nhiệm nhiều việc; - Trung tâm chưa có kho Lưu trữ quan; 14 - Điều kiện sở vật chất, trang thiết bị CNTT chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu công tác quản lý HSTL, tập trung cho khối HSTL BHTN; - Trung tâm chưa thực thống nghiệp vụ quản lý HSTL, chưa quản lý tập trung thống HSTL đầu mối PTCHC; - Trung tâm chưa có kế hoạch kiểm tra, đánh giá kết thực công tác quản lý HSTL 2.5.3 Nguyên nhân hạn chế - Nhận thức chưa đầy đủ lãnh đạo, cán bộ, nhân viên Trung tâm vai trò công tác quản lý hồ sơ, tài liệu - Do Lãnh đạo Trung tâm Phòng Tổ chức Hành chưa quan tâm ban hành văn đạo, hướng dẫn, quy định, quy chế cụ thể công tác văn thư, lưu trữ - Việc tuyển dụng nhân quản lý hồ sơ, tài liệu gặp khó khăn lương thấp, ứng viên trẻ tuổi không muốn gắn bó cơng việc - Lãnh đạo cho Trung tâm đơn vị hành nghiệp nên HSTL mang tính chất vụ Mỗi phịng nhiệm vụ chun mơn nên việc lưu HSTL phịng chun mơn để phịng tự bảo quản thuận lợi nắm rõ HSTL - Trung tâm thiếu phần mềm, thiếu trang thiết bị, chưa có kế hoạch chống ẩm mốc, mối mọt, kệ giá chưa thống để phục vụ quản lý HSTL chung cho quan - Trung tâm chưa thực thống nghiệp vụ quản lý HSTL, chưa quản lý tập trung thống HSTL đầu mối phòng Tổ chức Hành Trung tâm chưa có kế hoạch kiểm tra, đánh giá kết thực công tác quản lý HSTL Tiểu kết chương Qua khảo sát thực trạng công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dương cho thấy cơng tác quan tâm đạo, thực với kết định dựa kinh nghiệm chủ quan cá nhân thực công tác theo cách khác Bên cạnh đó, Trung tâm cịn hạn chế nhiều việc thực nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu như: chưa đánh giá giá trị hồ sơ, tài liệu; chưa xác định thời hạn bảo quản nên cơng tác cịn tràn lan, chưa đáp ứng yêu 15 cầu tra cứu thông tin nhanh chóng, hiệu thống liệu thơng tin lẫn nghiệp vụ cơng tác Vì vậy, đứng góc độ quản lý cần phải hồn thiện cơng tác theo quy trình ngun tắc quản lý tập trung, thống toàn quan 16 Chương GIẢI PHÁP TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VIỆC LÀM TỈNH BÌNH DƯƠNG 3.1 Nhóm giải pháp quản lý 3.1.1 Xây dựng, ban hành văn quy định hướng dẫn công tác quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm cần xây dựng, ban hành thêm văn sau: Quy chế quản lý công tác văn thư – lưu trữ; Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hàng năm; Bộ Quy trình cơng tác văn thư; Bộ Quy trình cơng tác lưu trữ; Bảng danh mục hồ sơ; Nội quy quản lý khai thác sử dụng tài liệu Để xây dựng quy trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu, Trung tâm cần áp dụng hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO theo hướng dẫn Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 15/3/2014 Thủ tướng Chính phủ việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quan, tổ chức thuộc hệ thống hành Nhà nước 3.1.2 Tổ chức phổ biến, hướng dẫn thực văn quy định công tác quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm cần phải thường xuyên quán triệt, triển khai trực tiếp tới toàn thể lãnh đạo, nhân viên phận phòng, chi nhánh; cập nhật lên Website, zalo, facebook thuộc Trung tâm gửi email tới cán bộ, nhân viên; đưa nội dung yêu cầu công tác vào họp định kỳ (tháng, quý) tổ chức họp để triển khai Đồng thời, Phòng Tổ chức Hành phải cử cán hướng dẫn thực để phịng chun mơn, chi nhánh hiểu phối hợp thực tốt công việc liên quan đến hoạt động quản lý hồ sơ, tài liệu 3.1.3 Bố trí đào tạo nhân làm cơng tác quản lý hồ sơ, tài liệu a) Bố trí bổ sung thêm nhân thực công tác quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm cần phải có vị trí nhân chun trách quản lý hồ sơ, tài liệu giai đoạn văn thư (nhân viên văn thư) giai đoạn lưu trữ (nhân viên lưu trữ) Ngồi việc bố trí hợp lý nhân sự, Trung tâm cần quan tâm đến chế 17 độ đãi ngộ cán trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ, tài liệu (nhân viên văn thư, lưu trữ) b) Đào tạo, tổ chức tập huấn nhân phụ trách công tác quản lý hồ sơ, tài liệu Hàng năm, Trung tâm cần cử cán trực tiếp quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm (tài liệu hành tài liệu chun mơn) dự lớp tập huấn cấp địa phương tổ chức; đồng thời tổ chức 01 lớp tập huấn quản lý hồ sơ, tài liệu cho toàn thể cán Trung tâm (từ lãnh đạo đến cán chuyên môn) Đặc biệt, nhân làm công tác quản lý hồ sơ, tài liệu phải tham gia lớp bồi dưỡng, nâng cao trình độ tin học, ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác để đại hóa cơng tác chun mơn 3.1.4 Tăng cường kiểm tra, tổng kết công tác quản lý hồ sơ, tài liệu hàng năm Trung tâm cần phối hợp với quan quản lý cấp việc tổ chức kiểm tra đánh giá; mặt khác Trung tâm cần phải tự xây dựng kế hoạch kiểm tra định kỳ hàng quý, năm đột xuất để từ kịp thời rút kinh nghiệm, sửa chữa thiếu sót cho năm tiếp theo, đảm bảo việc thực hoạt động quản lý hồ sơ, tài liệu thống toàn quan Trung tâm cần xây dựng nội dung để kiểm tra cơng tác quản lý hồ sơ, tài liệu Phịng Tổ chức Hành phịng chun mơn 3.1.5 Xây dựng, thực chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật công tác quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm cần xây dựng chế độ khen thưởng, kỷ luật rõ ràng tập thể, cá nhân công tác quản lý hồ sơ, tài liệu thông qua việc: đưa nội dung vào kế hoạch hoạt động đầu năm Trung tâm kế hoạch hoạt động phòng; quy định vào quy chế văn thư, lưu trữ hàng năm; đưa vào quy định xét nâng lương trước thời hạn Thông qua việc kiểm tra, đánh giá tổng kết kết thực nội dung công tác quản lý hồ sơ, tài liệu phòng, cá nhân chịu trách nhiệm hàng năm, lãnh đạo Trung tâm biết tập thể, cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ để xét khen thưởng xét nâng lương trước thời hạn; ngược lại với tập thể, cá nhân khơng hồn thành nhiệm vụ bị kỷ luật, trừ điểm thi đua năm 3.1.6 Đảm bảo sở vật chất, trang thiết bị công nghệ 18 a) Thành lập kho Lưu trữ quan, đầu tư sở vật chất Trung tâm cần thành lập kho Lưu trữ quan để đảm bảo bảo quản hết toàn khối hồ sơ, tài liệu kể từ thành lập đến khối hồ sơ, tài liệu bổ sung cho khoảng 20 đến 50 năm tiếp theo, phù hợp với phương án lưu trữ tài liệu kết hợp trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị hàng năm nhằm giảm tải “gánh nặng” cho kho lưu trữ Kho lưu trữ quan Phịng Tổ chức Hành quản lý nhằm thống tồn hồ sơ, tài liệu hành chun môn b) Ứng dụng công nghệ thông tin, phần mềm vào công tác quản lý hồ sơ, tài liệu * Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản, tài liệu Lãnh đạo Trung tâm cần phải xây dựng kế hoạch, phương án đầu tư, trang bị phương tiện máy móc kỹ thuật phục vụ số hóa văn Trung tâm cần quản lý lưu văn phần mềm hỗ trợ để quản lý hồ sơ, tài liệu có hệ thống dễ dàng tra cứu hơn, tiết kiệm thời gian, nhân lực hạn chế số lượng văn giấy ngày gia tăng Trung tâm cần nghiên cứu thực phương án ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ, tài liệu, có 02 phương án sau: - Phương án 1: Trung tâm xây dựng hoàn toàn phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu riêng Trung tâm - Phương án 2: Tham mưu nâng cấp phần mềm quản lý văn tỉnh nâng cấp phần mềm lưu trữ bảo hiểm thất nghiệp Trung tâm xây dựng Trong trình nghiên cứu, tác giả nhận thấy Trung tâm nên tận dụng nguồn lực sẵn có, đội ngũ cán công nghệ thông tin Trung tâm Như vậy, phương án hiệu tối ưu mà Trung tâm nên nghiên cứu thực là: - Đối với công tác văn thư: Trung tâm tự xây dựng phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc khâu văn thư riêng cho Trung tâm để chủ động quản lý đảm bảo an toàn liệu ổn định, lâu dài - Đối với công tác lưu trữ hồ sơ: Trung tâm cần mở rộng phạm vi áp dụng phần mềm lưu trữ BHTN để áp dụng toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan 19 * Trung tâm cần thực việc quản lý văn hồ sơ điện tử theo quy định Nhà nước địa phương Trung tâm cần tổ chức tập huấn, hướng dẫn cụ thể có quy định trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ giấy tài liệu điện tử cách thống Trung tâm cần phải thực theo quy định quản lý văn hồ sơ điện tử Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư 3.2 Nhóm giải pháp thực nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu 3.2.1 Xây dựng Bảng danh mục hồ sơ Phịng Tổ chức Hành chủ thể chịu trách nhiệm việc xây dựng danh mục hồ sơ Để có xây dựng danh mục hồ sơ xác, đầy đủ Phịng Tổ chức Hành cần phải đáp ứng yêu cầu sau: Một là, cán xây dựng danh mục hồ sơ phải am hiểu hệ thống lý luận phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu loại hồ sơ, tài liệu Trung tâm Hai là, trước lập danh mục hồ sơ cán thực cần phải tìm hiểu, tập hợp vào văn ban hành, cụ thể: Quyết định ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Trung tâm; Kế hoạch hoạt động năm Trung tâm; Kế hoạch hoạt động phịng chun mơn; Bảng phân cơng nhiệm vụ Ban giám đốc; Bảng phân công nhiệm vụ cụ thể cán bộ, nhân viên; Các văn quan cấp giao liên quan đến việc thực lĩnh vực chuyên môn Trung tâm theo giai đoạn cụ thể Như vậy, để xây dựng danh mục hồ sơ nhanh chóng, hiệu Phịng Tổ chức Hành cần xây dựng danh mục dự kiến lấy ý kiến góp ý từ tất cán bộ, nhân viên Trung tâm để bổ sung hoàn thiện 3.2.2 Tổ chức lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu Sau xây dựng bảng danh mục hồ sơ, tài liệu Trung tâm, Phịng Tổ chức Hành tiến hành hướng dẫn phịng chun mơn thực lập hồ sơ hành sở loại hồ sơ liệt kê bảng danh mục hồ sơ Vào cuối năm, theo u cầu Phịng Tổ chức Hành tất cán lãnh đạo nhân viên phòng trực thuộc Trung tâm phải thực giao nộp quy định thời gian thành phần hồ sơ, tài liệu 20 3.2.3 Tổ chức chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ Để hồ sơ, tài liệu quan vào nề nếp, quản lý khoa học Giám đốc Trung tâm người có vai trị định cách thức thực lẫn đầu tư kinh phí cho cơng tác Về cách thức thực hiện: Để lý khối hồ sơ, tài liệu quan Trung tâm cần lựa chọn hai cách thực sau: Thứ nhất, Phịng Tổ chức Hành tổ chức hướng dẫn để phịng chun mơn tự thực chỉnh lý hồ sơ, tài liệu đơn vị toàn quan Thứ hai, Trung tâm thuê đơn vị chuyên thực dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ Tuy nhiên, vào nguồn nhân lực khối lượng cơng việc Phịng Tổ chức Hành phương án thứ khó thực 3.2.4 Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị Phòng Tổ chức Hành tham mưu, xây dựng hồ sơ tiêu hủy tài liệu lưu trữ gồm văn cụ thể: Quyết định thành lập Hội đồng; Danh mục tài liệu hết giá trị, tờ trình thuyết minh tài liệu hết giá trị; … Công tác tiêu hủy tài liệu khối tài liệu hành Trung tâm cần vào quy định Nhà nước tiêu hủy tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Riêng khối hồ sơ hưởng bảo hiểm thất nghiệp, lãnh đạo Trung tâm phải tham mưu Cục Việc làm xây dựng phương án bảo quản tiêu hủy tài liệu khối hồ sơ hưởng bảo hiểm thất nghiệp người lao động cho kế hoạchh lưu trữ lâu dài 3.3 Tăng cường trách nhiệm tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dương 3.3.1 Đối với quan quản lý cấp Trung tâm - Cục Việc làm tham mưu Bộ Lao động - Thương binh Xã hội nghiên cứu, xây dựng văn hướng dẫn, đạo thực thống công tác quản lý hồ sơ, tài liệu toàn hồ sơ, tài liệu hệ thống 63 Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh/ thành nước riêng với khối hồ sơ hưởng BHTN người lao động nay, để từ tạo hành lang pháp lý, định hướng nghiệp vụ cho Trung tâm Dịch vụ việc làm thực tốt công tác - Sở LĐ-TB&XH: phối hợp với Cục Việc làm Chi cục VT-LT tỉnh thực mở lớp tập huấn quản lý HSTL Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ yêu cầu báo cáo, có kiểm tra đánh giá 21 3.3.2 Đối với Ban Giám đốc Trung tâm Đây người đóng vai trị then chốt, định trực tiếp việc đưa biện pháp thực định cải thiện công tác quản lý HSTL Lãnh đạo Trung tâm cần: Quan tâm tạo điều kiện mặt để CBNV PTCHC phát huy lực, làm việc hiệu quả; Nâng cao vị trí, vai trị PTCHC phịng chun mơn, CBNV Trung tâm; Triển khai thực nghiêm quy định chung Nhà nước công tác quản lý HSTL, đạo xây dựng kế hoạch công tác quản lý HSTL từ đầu năm; Xây dựng hệ thống văn quy định, hướng dẫn công tác quản lý HSTL riêng Trung tâm; Chỉ đạo thực biện pháp tuyên truyền, tập huấn nghiệp vụ với toàn thể CBNV; Quy định rõ ràng trách nhiệm toàn thể CBNV phải thực nhiệm vụ liên quan đến quản lý HSTL; Thực công tác thi đua khen thưởng, nâng lương trước thời hạn hàng năm tiêu chí thực quản lý HSTL đánh giá thi đua khen thưởng cuối năm 3.3.3 Đối với Phịng Tổ chức Hành a) Đối với lãnh đạo Phịng Tổ chức Hành * Nâng cao trách nhiệm lãnh đạo phịng TCHC vơ quan trọng Bởi họ người đóng vai trị trực tiếp tổ chức thực hiện, cụ thể hóa về: đạo lãnh đạo, quy định công tác quản lý HSTL, tham mưu lãnh đạo biện pháp, cách thức thực phù hợp thực tế, cụ thể: - Tổ chức thực phổ biến văn quy định quản lý HSTL tới toàn thể CBNV - Tham mưu BGĐ xây dựng ban hành văn quy định cụ thể công tác quản lý HSTL Trung tâm - Tham mưu đầu tư kinh phí thực xây dựng kho Lưu trữ CQ - Phân cơng bố trí thêm cán thực - Đưa nội dung thực quản lý HSTL vào quy chế phối hợp, kế hoạch hoạt động đầu năm - Hàng năm định kỳ tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá Tham mưu, xây dựng hình thức, tiêu chí khen thưởng, kỷ luật - Bản thân lãnh đạo PtCHC phải trau dồi học hỏi, cải thiện kiến thức lực làm việc Tiếp thu ý kiến đóng góp từ nhân viên 22 * Trách nhiệm lãnh đạo Phòng Tổ chức Hành việc quản lý quy trình, đối tượng kết sử dụng hệ thống quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử Trung tâm: - Tham mưu Ban giám đốc công tác phân công nhân Phịng Tổ chức Hành kết hợp nhân phụ trách cơng nghệ thơng tin để chịu trách nhiệm việc theo dõi, kiểm tra vận hành ngày hệ thống quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử b) Đối với nhân viên thực công tác văn thư, lưu trữ * Là người trực tiếp thực nghiệp vụ quản lý HSTL họ phải người am hiểu nắm bắt quy định cơng tác Do đó, để xứng đáng với vai trò tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo họ cần thực hiện: - Tham mưu cho lãnh đạo PTCHC quy định công tác QLHSTL; - Nhân viên văn thư thực hướng dẫn nghiệp vụ văn thư - Nhân viên lưu trữ thực hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ - Thành thạo thao tác máy tính - Tự giác, thường xuyên trau dồi học hỏi, tiếp thu tiến nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ - Tạo mối quan hệ hỗ trợ, hợp tác với phịng chun mơn * Trách nhiệm nhân viên lưu trữ việc quản lý hệ thống quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử Trung tâm nay: Phải kiểm tra, quản lý phần mềm nghiệp vụ xem liệu có ổn định phần mềm hoạt động tốt hay không Thực báo cáo lãnh đạo Phịng Tổ chức Hành kết sử dụng, cập nhật thông tincũng thay đổi hệ thống trình sử dụng 3.3.4 Đối với phịng chun mơn trực thuộc Trung tâm Các cán bộ, nhân viên phịng chun mơn người trực tiếp tiếp xúc thực nhiệm vụ chun mơn, họ nắm bắt đầy đủ loại văn bản, giấy tờ hồ sơ công việc loại hồ sơ cụ thể phịng Bên cạnh đó, q trình giải văn đến phịng họ người trực tiếp sản sinh hồ sơ công việc Do đó, q trình giải cơng việc cá nhân phịng chun mơn phải thực công việc: 23 - Thực “lập hồ sơ công việc” đầy đủ, thành phần thời gian quy định từ đầu năm; - Giữ gìn, lưu hồ sơ cơng việc phịng chun mơn cẩn thận an toàn; - Phối hợp với cán bộ, nhân viên Phịng Tổ chức Hành cơng tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu - Đặc biệt, cán phụ trách công nghệ thông tin giao chịu trách nhiệm vận hành hệ thống quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử cần phải: Tham mưu, phối hợp chặt chẽ với phịng Tổ chức Hành chun mơn cơng nghệ thông tin; hàng ngày theo dõi, kiểm tra tổng thể tình trạng vận hành hệ thống xử lý kịp thời xảy cố; thực hướng dẫn cán lưu trữ thực hiện: Sao lưu liệu nhiều nhiều thiết bị lưu trữ khác nhau; cài phần mềm diệt virus chuyên dụng quét virus thường xuyên cho liệu để tránh virus phá hoại thiết bị lưu trữ bị hư hỏng Tiểu kết chương Từ thực trạng tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dương, tác giả đề xuất số giải pháp như: Thứ nhất, nhóm giải pháp quản lý công tác quản lý hồ sơ, tài liệu gồm: Xây dựng, ban hành văn quy định hướng dẫn công tác quản lý hồ sơ, tài liệu; Tổ chức phổ biến, hướng dẫn thực văn quy định cơng tác quản lý hồ sơ, tài liệu; Bố trí đào tạo nhân làm công tác quản lý hồ sơ, tài liệu; Tăng cường kiểm tra, tổng kết hoạt động công tác quản lý hồ sơ, tài liệu hàng năm; Xây dựng chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật công tác quản lý hồ sơ, tài liệu; Hoàn thiện sở vật chất, trang thiết bị cơng nghệ Thứ hai, nhóm giải pháp thực nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Thứ ba, trách nhiệm tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dương, bao gồm trách nhiệm đối tượng liên quan: quan quản lý cấp Trung tâm, Ban Giám đốc Trung tâm, lãnh đạo Phịng Tổ chức Hành chính, nhân viên thực công tác văn thư, lưu trữ, phịng chun mơn trực thuộc Trung tâm 24 KẾT LUẬN Ngày nay, hầu hết quan, tổ chức, doanh nghiệp nhận thấy tầm quan trọng việc quản lý tốt hồ sơ, tài liệu Quản lý hồ sơ, tài liệu nhiệm vụ vô quan trọng, thiếu hoạt động quản lý văn phịng nói riêng hoạt động quản lý tồn thể quan, tổ chức nói chung nhằm đảm bảo phục vụ khai thác, sử dụng hiệu quả, cung cấp thơng tin theo hệ thống cách xác, đầy đủ kịp thời cho nhà quản lý Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dương đơn vị nghiệp đã, tiếp tục trên đường góp sức chung tay thực thắng lợi chủ trương, sách an sinh xã hội lĩnh vực lao động - việc làm, góp phần ổn định kinh tế, xã hội tỉnh Bình Dương thời gian tới Để thực tốt chức năng, nhiệm vụ xu hội nhập việc nghiên cứu, tìm hiểu giải pháp nâng cao hiệu hoạt động lĩnh vực cơng tác có cơng tác quản lý hồ sơ, tài liệu góp phần tạo nên thành công hiệu hoạt động quan Hồ sơ, tài liệu Trung tâm khơng có ý nghĩa phục vụ cơng tác chun mơn Trung tâm mà cịn có ý nghĩa việc đề chủ trương, sách, đề án phát triển lao động - việc làm Tỉnh, Ngành Lao động - Thương binh & Xã hội nước Vì vậy, việc nâng cao chất lượng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Dịch vụ làm tỉnh Bình Dương, nhằm đảm bảo hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu cung cấp thông tin cách thống phục vụ cho hoạt động quản lý tất yếu Mặt khác, Trung tâm cần phải tiến hành cập nhật kịp thời thông tin liên quan đến công tác áp dụng tiến khoa học, công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ, tài liệu Đề tài nghiên cứu hy vọng góp phần giải hạn chế việc quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dương nói riêng tài liệu tham khảo cho hệ thống Trung tâm Dịch vụ việc làm nước nói chung./ 25 ... chất cho quản lý hồ sơ, tài liệu a) Trung tâm chưa có kho Lưu trữ quan Kể từ thành lập đến nay, Trung tâm chưa có kho Lưu trữ quan, chưa có kế ho? ??ch kinh phí đầu tư cho cơng tác lưu trữ quan, ... lập kho Lưu trữ quan, đầu tư sở vật chất Trung tâm cần thành lập kho Lưu trữ quan để đảm bảo bảo quản hết to? ?n khối hồ sơ, tài liệu kể từ thành lập đến khối hồ sơ, tài liệu bổ sung cho khoảng... tâm; Kế ho? ??ch ho? ??t động năm Trung tâm; Kế ho? ??ch ho? ??t động phòng chuyên môn; Bảng phân công nhiệm vụ Ban giám đốc; Bảng phân công nhiệm vụ cụ thể cán bộ, nhân viên; Các văn quan cấp giao liên quan