PHÂN TÍCH HỆ THỐNG - CHƯƠNG 2

Mô Tả Hệ Thống 1. Mục Tiêu 2. Kiến thức cơ bản cần có để học chương này 3. Tài liệu tham khảo liên quan đến chương 4. Nội dung: II.1. TÌM HIỂU CÁC YÊU CẦU CỦA TỔ CHỨC II.2. CÁC PHƯƠNG PHÁP ÐIỀU TRA (INVESTIGATION METHODES) II.3. BÁO CÁO ÐIỀU TRA (SURVEY REPORT) II.4. PHÂN TÍCH, TỔNG HỢP KẾT QUẢ ÐIỀU TRA THÍ DỤ TỔNG QUÁT: VẤN ÐỀ QUẢN LÝ MUA BÁN HÀNG HÓA 5. Vấn đề nghiên cứu của chương kế tiếp Nói chung hệ thống là phức tạp, để tìm hiểu bản chất của nó, biểu diễn nó...

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG Chương II Mơ Tả Hệ Thống Mục Tiêu Kiến thức cần có để học chương Tài liệu tham khảo liên quan đến chương Nội dung: II.1 TÌM HIỂU CÁC YÊU CẦU CỦA TỔ CHỨC II.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP ÐIỀU TRA (INVESTIGATION METHODES) II.3 BÁO CÁO ÐIỀU TRA (SURVEY REPORT) II.4 PHÂN TÍCH, TỔNG HỢP KẾT QUẢ ÐIỀU TRA THÍ DỤ TỔNG QUÁT: VẤN ÐỀ QUẢN LÝ MUA BÁN HÀNG HÓA Vấn đề nghiên cứu chương Nói chung hệ thống phức tạp, để tìm hiểu chất nó, biểu diễn cách xác, địi hỏi phải có thời gian phương pháp Do q trình tiếp cận thường chia nhiều pha, pha có mối liên hệ lẫn khơng phải theo thứ tự tuyến tính mà theo kiểu mơ hình thác nước đổ hay mơ hình xoắn ốc Kết cần đạt sau giai đoạn phải có hồ sơ phân tích tổ chức (cịn gọi mơ tả hệ thống) để từ làm sở cho việc tiến hành bước mơ hình hóa II.1 TÌM HIỂU CÁC YÊU CẦU CỦA TỔ CHỨC II.1.1 Các yêu cầu hệ thống II.1.2 Các yêu cầu người dùng (users requirements) II.1.3 Các yêu cầu kỷ thuật (Technical requirement) Ðể phát triển hệ thống phải dựa yêu cầu tổ chức thành phần tham gia vào đề án phát triển hệ thống Có thể phân chia yêu cầu thành nhóm chính:  Các u cầu hệ thống  Các yêu cầu người dùng  Các yêu cầu kỷ thuật Những yêu cần thường mâu thuẫn Vai trị người phân tích hệ thống phải biết dung hòa yêu cầu II.1.1 Các yêu cầu hệ thống  Hệ thống phải phù hợp với mục tiêu, chiến lược tổ chức: Những thay đổi nhỏ phát triển tổ chức có ảnh hưởng lớn yêu cầu hệ thống thông tin Bởi vậy, trình phát triển hệ thống, yêu cầu cần kiểm tra thường xuyên để phù hợp với chiến lược chung  Hệ thống thông tin phải tạo trợ giúp định Hệ thống phải tinh lọc từ liệu tạo thơng tin hữu ích Kết hợp với khả phân tích, tổng hợp người có trách nhiệm, hệ thống thơng tin đóng vai trị quan trọng việc làm sở để phận lãnh đạo dựa vào mà ban hành định hợp lý  Hệ thống phải không gây tác hại cho tổ chức khác (chẳng hạn mơi trường bên ngồi)  Hệ thống phải trả lại đầu tư (Return on investment): Một hệ thống thông tin cần lợi nhuận mà mang lại, định đầu tư, chi phí phát triển chi phí vận hành phải dựa phân tích tài  Hệ thống phải tiết kiệm tài nguyên nhân lực: tài nguyên nhân lực thay đổi ảnh hưởng đến số lượng nhân viên, kỹ khối lượng công việc nhân viên Trong nhiều trường hợp cấu trúc nguồn nhân lực không thay đổi, khối lượng công việc yêu cầu kỹ nhân viên phải nâng cao  Hệ thống phải trợ giúp quản lý điều hành: Việc cung cấp thông tin chi tiết, tạo báo cáo nhanh, xác giúp người lãnh đạo có định giúp cho cơng việc quản lý, điều hành uyển chuyển hiệu  Hệ thống phải cải thiện truyền thông thông tin (Improving information communication) Ðó việc tối ưu hóa luồng thơng tin bao gồm: việc chuẩn bị thông tin, việc cập nhật cho nhanh chóng hợp lý, việc kết xuất thơng tin phải có chất lượng, đầy đủ kịp thời Sản phẩm thông tin kết cuối hệ thống thông tin Chúng ta cần phải ý đặc biệt tới yêu cầu sản phẩm thơng tin phân tích cẩn thận Những yêu cầu thường xuyên so sánh với chiến lược tổng quát phát triển hệ thống II.1.2 Các yêu cầu người dùng (users requirements) Những người dùng người thường xuyên sử dụng hệ thống thông tin để quản lý tổ chức họ Họ người hiểu biết hệ thống thông tin (từ nguồn thông tin, yêu cầu người quản lý tới thiếu sót hệ thống) họ người chủ tương lai hệ thốâng Bởi yêu cầu họ cần phải đặc biệt lưu tâm phát triển hệ thống thông tin Thường yêu cầu họ hệ thống là:  Hệ thống phải dễ dàng truy xuất (Easy access): truy xuất liệu lúc dễ dàng vận hành  Hệ thống phải có tính hệ thống (The system): phải có tính phân cấp, từ người dùng dễ dàng nắm sườn toàn hệ thống Hơn hệ thống phải chắn ổn định, có khả cung cấp thông tin mà người dùng cần thiết, dễ dàng bảo hành cải tiến, nhanh chóng lỗi cần phải điều chỉnh  Về mặt giao diện (Interface): Hệ thống phải phù hợp với kiểu làm việc người dùng, ổn định, dễ dàng điều khiển liệu, độc lập uyển chuyển, có khả cho người dùng tiếp cận nhiều cách khác II.1.3 Các yêu cầu kỷ thuật (Technical requirement) Các yêu cầu kỷ thuật cần phải tính đến thiết kế hệ thống thơng tin, có số điểm quan trọng cần lưu ý sau:  Hệ thống phải xử lý với khối lượng lớn thơng tin Do thiết bị công nghệ thông tin phải phù hợp dung lượng thơng tin mà xử lý Cần ý hàng ngày thông tin tăng thêm không ngừng, nên cần phải quan tâm đặc biệt đến vấn đề  Hệ thống phải xử lý xác (Accuracy): Ðây yêu cầu thiết yếu, xử lý sai sót dẫn tới tác hại khơng lường, ảnh hưởng tới ổn định tổ chức Tính xác cao địi hỏi nơi lúc  Hệ thống phải giải vấn đề phức tạp (Complexity): Tính phức tạp xử lý cần phải tính đến mơ tả chúng Các kết tính tốn thơng tin xử lý mặt nguyên lý Tuy nhiên tính phức tạp hệ thống chưa giải vấn đề phức tạp, đòi hỏi phải nghiên cứu nghiêm túc để hiểu biết xác, để tìm giải pháp thích hợp Rõ ràng hệ thống, chun gia cơng nghệ thơng tin (cụ thể người phân tích hệ thống) người dùng từ góc độ khác có yêu cầu khác Khả người phân tích thể chổ khả thu thập ý tưởng đánh giá chúng từ khía cạnh khác nhau, thành phần có khả biết lĩnh vực họ mà thơi II.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP ÐIỀU TRA (INVESTIGATION METHODES) II.2.1 Phỏng vấn (Interview) II.2.2 Ðiều tra câu hỏi II.2.3 Quan sát thực tế II.2.4 Nghiên cứu tài liệu Hầu hết khó khăn gặp phân tích hệ thống bắt nguồn từ trình điều tra khảo sát Một số người nhận thức khơng xác q trình điều tra kết thúc sau câu hỏi hệ thống hệ thống tương lai trả lời xong Sự thật, tất thơng tin phản ánh tình trạng phải thu thập, sau cần nhiều thời gian cơng sức để phân tích nhằm định thông tin cần quan tâm để thu thập chúng Trong phần bàn đến số phương pháp điều tra thường gặp II.2.1 Phỏng vấn (Interview) Các vấn đề cần quan tâm người tiến hành vấn: Cuộc vấn: Trước lúc vần:  Chuẩn bị danh sách chủ đề mà bạn muốn hỏi  Cần biết nên vấn ai: người có trách nhiệm, người hiểu biết lĩnh vực cần quan tâm Nên thông qua lãnh đạo để chọn người vấn  Nên liên hệ trực tiếp với người vấn (hoặc thông qua thư ký người đó) để có hẹn đồng ý với thời gian, địa điểm báo trước mục đích vấn      Trong trình vấn: Phải giới thiệu bắt đầu vấn Tạo mối khơng khí thoải mái, thân thiện cho vấn Chăm lắng nghe, ghi nhận, không nên cho nhận xét Biết cách hướng dẫn, điều hành vấn để tránh lan man Làm chủ vấn Dùng ngôn ngữ nghiệp vụ, tránh dùng ngôn ngữ tin học (kể người vấn sử dụng hệ thống thông tin) Kết thúc vấn:  Tóm tắt điểm vấn, nhằm có xác nhận xác  Chuẩn bị cho hợp tác để lại lối thoát mở cho hai bên  Không nên tạo đối thoại dài chuẩn bị nhiều câu hỏi để hỏi Các ngữ cảnh mà thực vấn thường khó khăn khơng thể đốn trước Tuy nhiên, vấn nguồn thơng tin hệ thống hệ thống tương lai Có hai lý do việc vấn sai:  Người tiến hành vấn hiểu sai người dùng nói  Những truyền đạt người tiến hành vấn người vấn không tốt II.2.2 Ðiều tra câu hỏi Ðây phương pháp đơn giản, phù hợp với số lĩnh vực khơng thích hợp phân tích viên thiếu kinh nghiệm Nội dung phương pháp lập bảng câu hỏi phương thức trả lời tương ứng, yêu cầu người điều tra điền vào trả lời, sau thu thập kết phân tích Chính bảng câu hỏi - trả lời nên:   Trình bày mục đích việc điều tra: xây dựng hệ thống thơng tin Câu hỏi phải rõ ràng để người điều tra dễ dàng lựa chọn phương án trả lời  Có dạng câu hỏi: Dạng đóng: có số phương án lựa chọn trả lời Dạng mở: cho phép người điều tra trả lời khác với lựa chọn (ghi thêm vào)  Nếu cần quản lý việc điều tra máy tính mẫu câu hỏi phải có hình thức hợp lý để dễ dàng nạp vào máy tính  Ghi thời hạn thu hồi (gửi lại điều tra)  Nếu không cần bảo mật thơng tin cần liên hệ nên u cầu ghi tên, địa người điều tra để cần liện lạc, trao đổi II.2.3 Quan sát thực tế Ngạn ngữ có câu: “Trăm nghe khơng thấy” Quan sát thực tế xem xét việc làm thực tế tổ chức nào, việc luân chuyển thông tin tổ chức Phương pháp bổ sung thêm kết điều tra phương pháp khác, cố thêm dự đốn người phân tích hệ thống II.2.4 Nghiên cứu tài liệu Là phương pháp nghiên cứu thông qua vật chứng (báo biểu, báo cáo, ), chủ trương, thông tư, qui định, phương pháp để có thơng tin quan trọng, thơng tin mang tích pháp lý địi hỏi Trong thực tế nhiều qua nghiên cứu phát điểm thiếu xác, chặt chẽ hệ thống Kết luận: Rõ ràng phương pháp có điểm mạnh điểm yếu phù hợp với hồn cảnh cụ thể Có ngun lý tổng quát là: thông tin mà bạn thu thập môi trường hoạt động tổ chức nhiều bạn hiểu xác II.3 BÁO CÁO ÐIỀU TRA (SURVEY REPORT) Tất báo cáo phải viết cách khoa học Mỗi báo cáo phải nêu tên dự án, tác giả nó, địa chỉ, lần tiếp xúc số Tiếp theo mục lục với mục sau:  Các mục tiêu tổ chức;  Mối liên hệ nội thành phần tổ chức;  Các chi tiết hệ thống tại;  Các vật chứng (thơng tư, định, biểu bảng, ); Từ đánh giá hệ thống khía cạnh: cấu trúc thành phần, xử lý, hiệu hoạt động tổ chức Ðề xuất hệ thống tương lai dự đốn sơ chi phí lợi nhuận Các khuyến cáo, khung thời gian kế hoạch cho phát triển hệ thống         Những điểm sau cần đưa vào thêm phần kết luận báo cáo: Các vật chứng cho hệ thống có phù hợp không? Người dùng xem lại đồng ý với quan điểm nào? Những người dùng hỏi ý kiến phân tích viên ghi địa liên hệ xác chưa? Tất báo cáo nghiên cứu triệt để chưa? Những yêu cầu chức cần nghiên cứu sau? Tất yêu cầu xem lại chưa? Những giải pháp thiết kế thay giải pháp nào? Những thay đổi có đề án gì? II.4 PHÂN TÍCH, TỔNG HỢP KẾT QUẢ ÐIỀU TRA Ðặc điểm thông tin thu thập qua báo cáo là:  Hổn độn, chưa có cấu trúc  Chưa quán  Trùng lắp Từ để có hiểu biết tổ chức cách có hệ thống cần phải trình bày lại cách đầy đủ, rõ ràng xác Về phương diện lý thuyết, báo cáo điều tra nên viết ngôn ngữ người dùng (không cần thiết không dùng ngôn ngữ kỷ thuật) Những phần kỷ thuật cho thiết kế nên đặt vào phần phụ lục Cách trình bày phải:  Từ tổng qt đến chi tiết (có tính phân cấp)  Có đánh giá, nhận xét Có thể bổ sung nội dung hay hình thức định, thơng tư, biểu bảng, sơ đồ (nếu có) Sự mơ tả sử dụng số hay kết hợp cơng cụ phân tích hệ thống sau (tùy vào vấn đề cần trình bày):  Văn có cấu trúc Văn có cấu trúc sử dụng ngơn ngữ tự nhiên trình bày tổ hợp hình thức: tuần tự, lựa chọn lặp Dạng tuần tự: liệt kê thao tác Thí dụ:     Nạp Lấy Tính Chuyển Dạng lựa chọn:  Nếu: