Bai giang Access phan Report

[r]

CHƯƠNG : THIẾT KẾ BÁO CÁO- REPORT I - TỔNG QUAN VỀ REPORT:

1 Báo cáo dùng làm gì:

- Report dùng để trình bày kết xuất cột/trường chứa liệu lên trang hình để xem hay in, Trên Report tổ chức, xếp, đặt, bố trí cột/trường theo yêu cầu với hỗ trợ thiết kế Access - Báo cáo xây dựng nguồn liệu bảng truy vấn,

một câu lệnh SQL dạng biểu mẫu

2 Các loại Report:

Tuỳ theo Chức kết hiển thị, phân loại Report sau:

- Báo cáo dạng cột (columnar): báo cáo dạng trình bày theo dạng cột kèm theo phần nhãn cột liệu bên trái, dòng tương ứng với trường liệu

- Báo cáo dạng hàng (Tabular): Báo cáo trình bày liệu theo dạng bảng bao gồm nhiều hàng nhiêu cột

- Báo cáo dạng nhóm/ Tổng (Group/Total): Báo cáo dạng tổ chức liệu thành nhóm, nhóm trình bày liệu theo dạng Tabular Người sử dụng nhóm liệu theo cấp tính tốn giá trị tổng cho nhóm giá trị tính tổng cho tồn nhóm - Báo cáo dạng biểu đồ ( Chart)

- Báo cáo dạng nhãn ( Label Report) - Báo cáo dạng phụ

3 Các chếđộ hiển thị của báo cáo

Báo cáo có thểđược trình bày theo chếđộ sau - Report design: Chếđộ thiết kế báo cáo

- Layout PreView: Chếđộ trình bày liệu báo cáo - Print PreView: Chếđộ xem hình thức báo cáo trước in ấn

4 Các cách tạo Report

- Tạo Report : Auto Report tựđộng - Tạo Report: Report Wizard trợ giúp - Tạo Report: Design View tự thiết kế

Trên thực tế, thiết kế ta thường kết hợp trợ giúp tự

thiết kế thêm

II - CÁC PHẦN TRÊN MỘT REPORT:

Các thành phần Report theo thứ tự bao gồm:

Report Header: Phần đầu báo cáo chứa tiêu đề Page Header: Phần đầu trang

Group Header: Phần đầu nhóm (báo cáo dạng main – sub, dạng group)

Detail: Phần chi tiết report chứa liệu cột/trường làm báo cáo

Group footer: Phần cuối nhóm (báo cáo dạng main – sub, dạng group)

Report Footer: Phần cuối Report

III - TẠO BÁO CÁO SỬ DỤNG CÔNG CỤ AUTO REPORT VÀ REPORT

WIZARD

- Click biểu tượng Report cửa sổ

database ( chọn View/Report) - Chọn New

- Chọn bảng Truy vấn làm nguồn liệu báo cáo

- Chọn AutoReport Columnar: Nếu muốn báo cáo hiển thị dạng cột - AutoReport Tabular: Nếu muốn báo

cáo hiển thị dạng hàng - Chọn OK Lưu Báo cáo

IV - CÁC BƯỚC THIẾT KẾ REPORT BẰNG WIZARD Thực hiện

- Bước 1 D.click dòng lệnh create report by using wizard xuất hộp thoại Wỉzard Chọn Table/Query nguồn liệu cho Report khung Tables/Queries Chọn trường (Field) Table/Query khung Available Fields chuyển qua khung Selected Fields (các trường hiển thị Form) next

Các trường đẵ chọn làm

- Bước Chọn “By ” của bảng để quy định bảng làm “bảng chính” việc thể liệu Click next

- Bước 3 Thiết lập nhóm liệu trường hợp ta tạo Report mà nguồn lấy từ Query nguồn lúc Access khơng tự động tác nhóm cột thành – phụ mà ta phải tự tạo ra.Ta thêm cột làm nhóm(Group) liệu cho Report(thướng trường khóa tạo báo cáo) Click next

- Bước Tùy chọn xếp liệu theo field muốn, Click nút Summary Options tạo cơng thức tính tốn Lựa chọn hàm tính tốn cần sử dụng (cho field dạng số ) Click next

- Bước 5 : Chọn cách trình bày báo cáo xuất ngồi (Layout)

Click next

Sắp

Tính Check vào

- Bước Chọn kiểu trình bày cho Report (tùy ý) click next

- Bước 7 : Đặt tên cho report (Sử dụng tiếng Việt không dấu không nên có khoảng trắng) Click finish

- Bước 8 : Chuyển truy vấn dạng design để hoàn chỉnh hình thức

Trong báo cáo thường phải sắp xếp phân nhóm dữ liệu thực hiện thêm một số thao tác sau:Vào menu View → chọn Sorting and Grouping :

Chỉ định trường sắp xếp: Chọn trường/ hay biểu thức cần xếp cột

Field/Expresion

Chọn kiểu sắp xếp tại cột Sort Order: Tăng dần ( Ascending) , giảm dần

(Descending)

Chọn nút ngắt trang (Pages Break) vẽ vào phần cuối

Tạo cột Số thứ tự (STT) Sử dụng nút Label nút TextBox vẽ vào phần Detail (phần chi tiết Report) để tạo có thểCopy(Ctrl_C) cột gần dán kế bên Paste (Ctrl_V)để tạo nhanh

Trong khung Textbox nhập =1 d.click textbox chọn thẻ Data

thiết lập : Control Source: =1;

Running Sum: chọn sau:

Over Group tạo số thứ tự theo nhóm mẫu tin

Ovre All: tạosố thứ tự cho tất mẫu tin

No: không tạo số thứ tự

V - BÁO CÁO CÓ THAM SỐ

1 Khái niệm

Báo cáo có tham số báo cáo có thêm chức lọc liệu trước xem hay báo cáo

Để thực hiện chức làm theo ba cách sau: - Cách 1: Thiết lập tham số Report

- Cách 2: Thiết lập tham số lọc Macro điều kiện - Cách 3: Thiết lập tham số cách lập trình VBA

2 Cách làm như sau:

- Ví dụ: Hãy thiết kế báo cáo có dạng sau, người sử dụng chọn lớp để xem báo cáo in tồn danh sách sinh viên lớp

- Bước 2: Thiết kế Form có dạng sau:

- Bước 3: Thiết lập tham số Report sau, mở Report chếđộ thiết kế (Design View) vào thuộc tính Report Properties hoặc Click vào nút công cụ xuất số sau:

- Tại Record Source tạo tham số sau:

Tạo nút label

Tạo nút lệnh có trợ giúp

Tạo nút Combobox

- Sau lưu Form lại thực sau:

- Trên Form ta chọn lớp cần xem danh sách sinh viên ví dụ lớp:

C04C1A