[r]
(1)DỰ ÁN PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊĐỒNG HỚI HỢP TÁC VIỆT NAM-THỤY SỸ
TRUNG TÂM PHỔ BIẾN KIẾN THỨC DỰ ÁN PTĐTĐH
5 Kỹ năng trình bày
Tháng 11, 2003
(2)KỸ THUẬT VÀ KỸ NĂNG TRÌNH BÀY
Trình bày chủ đề có hiệu quả, lôi ý đồng tình từ phía người nghe, tóm tắt khái niệm phức tạp bằng từ ngữ đơn giản kỹ trưởng nhóm
Trong tài liệu này, bạn học cách tạo sự đồng tình từ phía người nghe, trình bày chủ đề lơi khán giả làm cho họ
chấp nhận ý tưởng bạn
1 Lý thuyết giao tiếp
Quá trình giao tiếp bao gồm yếu tố sau đây:
• Người gửi: người gửi thơng điệp (ai)
• Người nhận: (những) người nhận thông điệp (những người nhận)
• Thơng điệp: nội dung mục đích (cái gì)
• Mã tín hiệu: ngơn ngữ mà thơng điệp gửi đi: từ
ngữ, hình ảnh…
• Kênh: Phương tiện mà bạn chọn lựa để gửi thông
điệp (bằng cách nào): diễn thuyết, viết, chiếu phim v.v
(3)2 Chuẩn bị Trình bày
Chuẩn bị tài liệu trình bày:
• Tài liệu cần phải chuẩn bị trước vài ngày để có thừoi gian kiểm tra lại tài liệu công cụ
trực quan trước trình bày
• Chiến lược trình bày phải phù hợp với đối tượng dự kiến: trị gia muốn nghe số, nhà khoa học muốn nghe lập luận chứng minh, thành viên cộng đồng muốn nghe vai trò trách nhiệm mức độ tham gia họ vào dự
án v.v
• Lập dàn cách có lơ-gíc ghi điểm phần trình bày bạn
• Phối hợp với dụng cụ trực quan, chẳng hạn phim
đèn chiếu, ảnh lớn, bảng trắng v.v
• Nếu bạn cảm thấy cần thiết, hay chủ đề trình bày mang sốđiểm quan trọng có tính chiến lược, cần chuẩn bị
một tài liệu tham khảo để phân phát
Xây dựng chiến lược trình bày
Nội dung:
• Để giáo dục, thông tin, thuyết phục, hay … giải trí?
• Có chi tiết (hữu ích) cần trình bày?
Phong cách:
• Mức độ thuật ngữ kỹ thuật?
(4)Cấu trúc :
Trực tiếp
(Dễ thực hơn)
Gián tiếp
(Thông dụng hơn)
Thông tin
Các kết
chính, kèm theo dẫn chứng
Dẫn chứng,
đến kết
Thuyết phục
Tranh luận , kèm theo dẫn chứng
Dẫn chứng dẫn
đến tranh luận
Chọn lựa cấu trúc phù hợp
Một phương pháp hữu ích sử dụng để xây dựng tài liệu trình bày bạn phân tích từ theo cấp độ Nói đơn giản, bạn cần xác định yêu cầu tổng thể mức cao nhất, sau phân loại yêu cầu thành phần nhỏ hơn, bạn đặt tiêu đề cho tờ chiếu Điều
đảm bảo tính liên tục chủđề phương tiện quan trọng giúp bạn điều chỉnh thời gian trình bày Bạn phân loại nội dung trình bày thành chủ đề đơn giản, trung bình phức tạp, bố trí thời gian trình bày khoảng 1,3,6 phút cho loại, đó, bạn cần chuẩn bị khoảng 15 tờ
chiếu khoảng trình bày
Phần giới thiệụ:
• Lơi quan tâm trình bày liên quan chủđề người nghe
• Xây dựng mối quan hệ tín nhiệm người nghe
(5)Thân bài:
• Hạn chế vịng phần điểm
• Điều chỉnh nội dung dựa theo khả nhu cầu người nghe
• Bố trí thời gian dựa chương trình
Kết luận:
• Tóm tắt điểm
• Lưu ý hạn chế
• Đưa hoạt động
Tạo dụng cụ trực quan để nâng cao hiệu phần trình bày bạn
Sử dụng phim đèn chiếu:
Các phim đèn chiếu thường dễ làm khơng tốn Bạn thay đổi trật tự điều chỉnh nhanh cách viết tay Phương pháp có độ tin cậy cao sử dụng công nghệđơn giản
Chiếu máy vi tính:
Chiếu máy vi tính thường có sức lơi trơng đại Tuy nhiên, sử dụng phương pháp thường hay gặp vấn đề có nhiều người sử dụng máy vi tính cách định dạng khác nhau, chương trình phần mền khác v.v Trong trường hợp này, phải chuẩn bị
(6)Các gợi ý sử dụng phim đèn chiếu slide (tờ
chiếu cho máy vi tính):
• Sử dụng dấu chấm đầu câu thay đoạn văn dài
• Đưa vào hình ảnh, biểu đồ vẽ
• Điều chỉnh cỡ chữ tuỳ theo độ lớn phòng Phòng rộng cần phơng chữ lớn
• Khơng sử dụng phơng chữ khó đọc
• Khơng định dạng văn theo chiều dọc
• Sử dụng màu nhẹđể tránh việc người nghe ý đến hình thức nội dung
• Sử dụng đồ thị thay cho bảng thống kê số liệụ
• Sử dụng kiểu khn mẫu
• Sử dụng tối đa 60 từ tờ chiếu (hoặc 30 từ tiếng Anh)
• Chú ý đặt tờ chiếu vị trí trật tự
Tài liệu tham khảo:
Việc chuẩn bị tài liệu để tham khảo quan trọng bạn khơng có đủ thời gian để sâu vào vấn đề bạn muốn người nghe có tài liệu mà bạn trình bày, giúp người nghe tự ghi lúc trình bày giúp cho việc điều chỉnh sử dụng sau Ngoài ra, việc phát tài liệu tham khảo cịn thể tính chun nghiệp giúp củng cố thêm phần trình bày bạn Tài liệu tham khảo cần phải
(7)Áp phích:
Áp phích thường có tác dụng minh hoạ giúp củng cố phần trình bày bạn Khơng nên đặt áp phích phịng họp
để tránh việc người nghe bị phân tán mà nên đặt bên ngồi
để người nghe xem giải lao, trước sau phần trình bày Áp phích thường bao gồm biểu đồ, tranh
ảnh với câu thích ngắn cần cung cấp nhiều chi tiết phần trình bày bạn Đối với câu thích, cần lưu ý khơng nên q màu mè
Kiểm tra phịng họp:
• Kiểm tra phịng họp hai trước trình bày
• Địa điểm có đủ lớn để sử dụng dụng cụ trực quan nhưđèn chiếu hay khơng?
• Màn hình có đủ lớn để người ngồi sau đọc?
• Vị trí bạn lúc trình bày nào: bệđứng, sau bàn? ngồi hay đứng?
• Hệ thống âm hoạt động tốt khơng?
• Tài liệu trình bày bạn sẵn sàng đầy đủ chưa?
• Các văn phịng phẩm khác (bút, bút viết bảng) đầy đủ
chưa?
Cần kiểm tra việc lắp đặt thử trước thiết bị sử
dụng trình bày trước họp Rất khó chịu nói câu phần trình bày bạn phải dừng lại để
(8)3 Thuyết trình
• Cần nhớ người nghe đứng phía bạn Khi tham dự
họ cho bạn thấy họ quan tâm đến đề tài bạn trình bày
• Khi nói, cần ý tốc độ Bạn cần đánh giá hiệu thông điệp mà bạn trình bày Sử dụng phim đèn chiếu/slide
để xác đinh tốc độ
• Người nghe tiếp thu số ý tưởng Chọn lựa tách riêng điểm quan trọng tiếp tục củng cố
điểm
• Khơng chán khán giả bạn cúi đầu
đọc từ viết chuẩn bị từ trước
• Phát huy tối đa kỹ truyền thơng bạn: - Nhìn vào khán giả lúc trình bày
- Trình bày cách sinh động, không thái
- Sử dụng động tác phù hợp để nâng cao khả truyền đạt bạn
• Tránh sử dụng đại từ “tơi”
• Khiếu hóm hỉnh quan trọng, có yếu tố rủi ro Có thể
sử dụng số tài liệu vui, tránh gây xúc phạm khán giả
• Sử dụng số hoạt động, số trò chơi tạo hội
để xây dựng mối quan hệ tốt với khán giả
(9)Gợi ý trường hợp gặp phải vấn đề:
• Làm trường hợp bị điện?
- Thay đổi trật tự trình bày, tổ chức vài hoạt động nhóm có điện trở lại
- Xem thử thách chia sẻ chuyện vui với khán giả, ví dụ yêu cầu Giám đốc Nhà máy điện trình bày với khán giả cách giải vấn đề
nào, trường hợp ơng ta có mặt
• Làm trường hợp đèn chiếu hay máy vi tính bị
hỏng?
- Cho nghỉ giải lao sớm
- Cố gắng giải trục trặc giải lao
- Chuyển qua sử dụng dụng cụ trực quan khác (bảng kẹp giấy, tài liệu tham khảo, bảng viết)
4 Trả lời câu hỏi
Lắng nghe cẩn thận toàn câu hỏi
Tìm thời gian để suy nghĩ cách nói bạn trả lời sau giải lao câu hỏi quan trọng, cần trả lời đầy đủ
Trung thực vấn đề bạn chưa biết, đừng
nói dối
(10)Muốn biết thêm thông tin tài liệu:
ELECTROWATT-INFRA VIETNAM
Dự án Phát triển Đô thịĐông Hới
19 Quang Trung – Đồng Hới, Quảng Bình ĐT: 052 821 378; Fax: 052 821 374
Email: ewedh@dng.vnn.vn
Dự án Phát Triển Đô thịĐồng Hới