Mal kbàc, lién quan dén viéc giàng day tin hpc ùng dung va gàn ly thuyé't vdi thue tién, chùng tòi manb dan de xuàt phuong àn: Nhà trudng làm chù dàu tu va giao cho Khoa Luu trù hpc va[r]
(1)DÀO TAO U N HOC CHO SINH VIÉN
NGÀNH LIAI TRÙf HOC VA QUÀN IR! VÀN PHÒNG
ThS Le Tuàh Hùng*
Dào tao lin hoc eung càp cho ngudi hpc nhimg kia'n ihire nhàl dinb ve kboa hoc xir ly ibóng tin bang may linh dièn tir; nhOmg nguyén tàc, phuong phàp va ky nang sir dung may tinh dién tir de thire hian mdt lae nghièp dd
Trong xu the phat trién eiia kboa hpc va cdng nghe hian dai, tin hoc - kboa hpc ve xù ly tbdng tin nhanb ehdng va chinh xac dira Xxtn nén làng eiia may tinh dién tir dà, dang va ngày hd trp hiau qua mpi mal eiia ddi song xà bòi Diéu ddi bòi ddi ngù can bd làm cdng lae vàn ihu - luu irOf ndi riang va cịng lae van pbdng nói chung (sau day gpi chung eàn bd vàn pbdng) pbài dupe tao bàn ve tin hoc dàm bào càc yau càu nhu biét sir dung may tinh va mang; sir dung thànb ihao cac ebuong trinh umg dung ve van pbdng Bài via't tàp irung vào hai nói dung chinh sau day:
- Thiir nhàl cac yau càu ve ky nàng sir dimg may linh ciia eàn bị vàn pbdng bièn va thue irang nói dung chuong irình tao lin hpc cho sinb vièn ngànb Luu trOr hpc va Quàn tri vàn pbdng
- Tbu hai nbùmg de xuàl ve ndi dung ehirong irinb tao che sinb vièn ngànb Luu trir hpc va Quàn tri vàn pbdng
1 Cac yéu càu ve ky nàng sir dung may tinh ciìa can bó vdn phòng Chung la déu biét ràng bién tin hoc dà bò trp rat nbiéu càc tàc nghièp va quàn ly cita còng tàc vàn tbu - luu trOr ndi rièng va cdng tàc vàn pbdng ndi chung
(2)- Trong còng tàc vàn tbu, tin hpc bò trp viéc soan thào vàn bàn (tal càc càc vàn bàn ciia càc co quan, lo chiirc hièn déu dupe soan thào bang may linh dian tir); giài quyét càc vàn de lian quan dén quàn ly vàn bàn (quàn ly vàn bàn di, vàn bàn dén, vàn bàn luu bành nói bó); chuyén giao vàn bàn; xir ly vàn bàn
- Trong cóng lae luu irQ', tin hpc dà bị trp tich euc vice quàn ly, thó'ng ka va tra lim lai liéu luu trir; làp càc pbóng bào biém lai liau luu iru"; phue vu kbai tbàc va sir dung lai lieu luu trir
- Trong còng tàc vàn pbdng, tin hpc eung cap cho càc nhà quàn tri cóng cu de ed the theo ddi càc qua trinh giài quyét cdng viéc; tbu thàp, xir ly, eung càp va truyén dal tbdng lin mot càcb nhanb ehdng vàhièu qua
Nhu vày, ed nghla de làm td't còng tàc vàn pbdng ndi chung ddi hòi ngudi eàn bd pbài ed nhOmg kién tbiire nbat dinb ve tin hoc va nhimg ky nàng co bàn lian quan dén vice sir dung may tinh dién tir Hian nay, ddi vdi càc co quan va càc tó chire, yau càu ve trinh dị tin hoc cùa ền bó vàn phdng thudng tàp trung vào nbOmg nói dung co bàn nhu sau:
- Su dung thành thao ehuang trinh soan thào vàn bàn (MS Word) Còng viéc cùa ền bó vàn pbdng càc ca quan va 16 chu'c hièn chù yéu lian quan dén vàn bàn Do dị, ngudi ền bị vàn pbdng pbài biét sir dung may tinh kbòng chi de soan thào ma phài biét trinh bay mpt vàn bàn cho diing theo càc yau càu ve the tbiire, ve ndi dung ma nhà nude dà quy dinh
- Su dung bang tinh dién tu (MS Excel) Bang tinh dièn tir cdng cu rat bum bieu giùp cho ền bd vàn phịng kbịng nhirng qn ly, tinh toàn càc sd lieu ma edn ed thè irinb bay càc bang bièu, càc bào cào vdi dò chàn thue va chinh xàe cao
(3)mot vàn de dd Diéu ddi bdi eàn bó vàn phdng phài biét sir dung thànb thao chuong trinh MS PowerPoint
- Biét su dung mot so càc mg dung cùa mang may tinh Trong mdt xa bịi ihịng lin va dàc biét cóng cupe cài càcb hành chinh, budng idi Chinh pbii dién tir hièn nay, mang may tinh còng cu quan irpng nhàl cho phép càc co quan, lo churc ed thè quàn ly, truyén dàn va eung càp, tbu thàp ihòng lin mot càcb nhanb ehóng chinh xàe va biéu qua
- Biét su dung mang Internet de khai thàe càc thóng tin Internet bién dupe coi mot kho thóng tin kbịng vdi rat nhiéu càc thóng tin hiìii ieb kbịng ehi phue vu cho boat dòng hàng ngày cùa càc co quan lo chiire ma cùa tìmg cà nhàn Bón canb dd, mdt sd ung dung cùa Internet bién vi du nhu tbu dièn tir (email) eung dang dàn dupe cóng nhàn nhu nhimg giao dìcb chinh tbure cùa càc co quan lo chiirc
- Biét phịng ehóng va diét virus Cùng vdi nbihig umg dung bién dai va hiau qua ma mày tinh dièn tir eung càp ibi vàn de bào mai dù liau va phdng ehdng virus dang vàn de gay dau dàu cho càc nhà qn ly Ngudi ền bị vàn phdng eiing eàn phài ed kién tbùre ve phdng ehóng va dièl virus de dàm bào an toàn cho tbdng lin quàn ly va cho cà he tbdng tbdng lin cùa co quan, tò ebùrc
Cd thè ndi day nbùmg yau càu co bàn ddi vdi mòi mdt eàn bO vàn phdng dièu kién cùa xà bòi thóng tin va cóng cupe cài càch hành chinh hièn
2 Thue trang chuong trinh tao tin hpc cho sinh vìén ngành Luu trù hpc va Quàn tri van phòng
(4)'Tin hpc 90 bàn" vdi ihdi lupng don vi hoc trinh, tirorng duong 60 tiél (theo khung chuong trinh cu) va lin ehi, tuong duong vói 45 lièi (theo khung chuong trinh mdi) Trong giai doan này, sinh vian
àuge hpc nhung kién thùrc co bàn nhàl ve cbuomg trinh xir ly vàn bàn
Microsoft Word, bang tinh Excel va kién thùrc trinh chiéu bang phàn mém Power Point Tir càc sd nau tran, ehi xét ve mal binh thùrc dà Ihà'y vdi sd gid hpc 60 tiét (theo khung chuong trinh cu) va sàp idi day 45 lièi, tuong duong vdi tin chi (theo khung chuong trinh mdi) cho mot lugmg kién ibu-c dò so cùa Microsolf Office ihi vice hoc cùa sinh vian tran Idp chi nhu "cuoi ngua xem boa" Ban canh dd, lupng sinh vian khà ddng, binh quàn khoàng 80 sinb vian mot Idp nan dàn dén linh trang sinh vian thiéu mày de hpc, ibuc hành va vièe kbòng dupe giao vian thue hành chi dàn mot càcb ky luòng mot diéu rat de biéu
Sinh vian sau hồn tal nói dung hpc phàn ve tin hoc co bàn chi co the sir dung dupe d mure trung binh chuong trinh soan thào vàn bàn (MS Word) va bau hét kbòng the dànb mày vàn bàn mot càcb thành thao (gd vàn bàn theo yèu càu 10 ngdn) Vdi càc noi dung kbàc, ky nàng thue bành edn han che hon
Giai doan Ihu hai, sinb vian dupe liép can vdi chuong trinh tin hoc ling dung (bay edn gpi lin hoc nàng cao) Trong vài nàm ird lai day, dupe HU cho phép cùa Trudng Dai hoc Khoa hpc Xà bòi va Nhàn vàn Dai hpc Qude già Ha Nói, Kboa Luu trù hpc va Quàn tri vàn phòng dà tién hành cài dal chuong trinh umg dung tin hpc còng càc vàn tbu - luu trù" chay trón nén Lotus Note de giàng day cho sinh vièn nàm cuòi Day mot chuong trinh ma vào thdi diém dd dang dugc Cuc Vàn tbu - Luu trù Nhà nude trién khai cài dàt cho càc co quan va lo chirc ed nhu càu Cd thè ndi, vào thdi diém dd, dà'y mot chù truong rat dung dàn cùa lànb dao Trudng va Khoa Sinh vian càc khoà dupe tao ve tin hpc umg dung, trudng dà khdng bd ngò vdi càc chuong trinh ùmg dung cùa co quan noi hp ve còng làc Tuy nhién, qua thdi gian, chuong trinh ùmg dung dà bòc lo nhiéu ban che va cho dén nay, nhiéu co quan dà kbòng edn sir dung nùa
(5)ràng bau hét sinh vièn Khoa Luu trù hpc va Quàn tri vàn phdng trudng déu ed thè nhanb ehdng tiép eàn dupe vdi cóng viéc thue té nhung mot nbùmg diém yéu cùa hp trinh dp lin hpc Chi nhùng sinh vian ed diéu kién va y thire hpc iham lin hpc d càc co so tao ban ngồi trudng bồe tu hoc tịt d nhà ibi ed Ihé dàp ùng dupe càc yau càu nau tran Tham chi dàp ùng idi bdi hp dà dupe irang bi nhùng kién thùe khà hoàn chinh ve cdng làc vàn ihu, luu trù va còng tàc vàn phdng Ddi vdi nhimg sinh vièn ndi trèn, lin hoc thue su irò thành cdng cu giùp hp thue hièn ed biéu qua càc cịng viac cùa minh Ngồi nhùng sinh vièn dd ra, bau bèi càc sinh vièn cùa Khoa trudng déu gap khd khan néu d nhirng co quan noi hp mudn ve còng tàc ed tò ebùc ibi tuyén ve lin hpc (vi du: Cuc Luu trù va Vàn phòng Trung uong Dàng)
3 De xuàt ve nói dung chuong trinh tao chu sinh vièn ngành Luu trù hpc va Quàn trj vàn phòng
3.1 Dèi vài hpc phàn tin hpc cahàn
Dira trèn càc yèu càu ve trinh dò tin hpc nhu dà nèu d tran, ền é vào nói dung ebuong trinh tao tin hoc vàn phòng hian nay, chung tịi da xl nói dung chuong trinh tao tin hpc co bàn cho sinh vièn ngành Luu trù hpc va Quàn tri vàn phòng bao gòm nhùng kién tbiire va ky nàng nhu sau:
- Cac khai nìém co ban ve tin hpc bao g ^ : + Kbài nièm ve co sd mày linh;
+ Chùc nàng, boat ddng cùa càc thànb phàn phàn eumg; + Chùc nàng, boat dòng cùa càc phàn mém;
+ Kbài nièm mò binh mang mày linh;
+ Mòi trudng làm vièe va sir dung mày tinh an tồn; + Vàn de bào mal cóng ngbé thóng lin
- Sii dung he diéu hành va quàn ly mang may tinh, bao góm: + Cidi thièu ve he diéu hành va he diéu hành Windows;
(6)+ Quan ly càc chùc nàng cùa diéu bành Control Panel; + Quàn ly tep, tbu miie Windows;
+ Quàn ly càc thiél bi phàn cùmg, cài dàt driver; + Quàn ly càc chuong trinh phàn mém ùng dung; + Virus va càc bièn phàp pbdng trành
- Soan thào vàn bàn (MS Word), bao góm:
+ Chùc nàng va giao dièn Winword;
+ Soan thào tiéng Viat Winword;
+ Khai thàe càc chùc nàng soan thào, dinb dang Winword; + Chèn va xù ly càc ddi tuong dò boa, biéu dò, bang biéu ; + Xù ly va dinb dang càc vàn bàn dai: chù tbich, muc lue header and footer, autotext, ;
+ Tròn tài lieu (Mail Merge); + Quàn ly in àn va dinb dang trang
- Su dung bang tinh dién tu (MS Excel), bao góm: + Chùc nàng va giao dien Excel;
+ Xù ly va dinh dang (cells), so bang tinh (Workseets); + Cóng thùe va barn Excel;
+ Chèn va xù ly càc ddi tuong boa, biéu Excel; + Quàn ly dù lieu Excel: Ipc, tim kiém ;
+ Quàn ly in àn va dinb dang trang
- Ky nàng trinh dién (MS PowerPoint), bao góm: + Chùc nàng va giao dién PowerPoint;
+ Phài trién mot phièn trinh dièn theo màu ed san (Tempiale); + Tbié'l kémòt phièn trinh dién vdi Slide Master;
+ Xù ly va dinh dang càc ddi tupng lext, binh ành, biéu dò, hoa .; + Tao càc biéu ùmg chuyén dói va biéu ùmg dòng;
(7)- Cu so dùr liéu (MS Access), bao góm: + Cìiùe nàng va giao dién Access; + Xày dimg bang co sd dù liéu; + Truy vàn dù liéu Query;
+ Tbié'l ké giao dién Form va Subform; + Thiél ké bào cào va in àn
- Càc ùmg dung mang LAN va Internet, bao góm: + Tóng quan mang Internet;
+ Su dung biéu qua dich vu Web;
+ Khai thàe, tim kiém thóng lin biéu qua trèn Internet;
+ Ky nàng su dung dich vu email: Webmail va trinh duyèt thu dién tu;
+ Khai thàe càc ùmg dung cùa mang LAN: chia sé tài nguyèn phàn cirng phàn mém ;
+ Bào mài va an toàn tran mang
Nèu dupe trang bi nhùng kién thùe va ky nàng néu trèn, chàc chàn sinb vièn sé rat de dàng vice tiép eàn vdi càc ebuong trinh tin hpc ùng dung còng làc vàn thu - luu trù ndi riang va càc cịng tàc kbàc nói chung Tuy nhian, ed mpt vàn de dal vdi nói dung tao nhu Iran, thdi lupng dànb cho sé khdng pbài 60 tiét (theo khung chwong trinh cu) boàe tin chi (theo khung chuong trinh mdi) nùa ma rò ràng phài làng lan tuong ùng Day vàn de ma Nhà trudng va Kboa Luu trù hpc va Qn tri vàn phịng ền phài nghicn éu va chinh sua cho phù bop
3.2 Dói vài hpc phàn tin hpc ùng dung cóng tàc vàn thu-hni trù
(8)dijng này, càn dàu tu nhiéu hon nùa cho phàn ly luàn Cu thè phài làm ró cho ngudi hoc nhùng nói dung co bàn sau:
- Vai trd cùa cdng nghe tbdng tin cdng làc vàn tbu - luu trù Lich su ùng diing cdng ngbé thóng tin còng tàc vàn thu -Iiru trù va nbihig hoc kinh nghiém
- Quy trinh trién khai ùng dung cịng nghe thóng tin cóng tàc vàn tbu- luu trù
Chùng la déu biét ràng thue té bién nay, ebuong trinh ùmg dung cóng nghe thóng lin còng tàc vàn thu - luu trù lai càc ca quan déu khóng ddng nhàt Mịi mot co quan, theo khà nàng lai chinh, iihu càu quàn ly va thue trang tị chùc cùa ed thè trién khai nhihig chuong trinh ùng dung kbàc Vi vày, néu de ngudi hpc chi hoc mot chuong trinh ùng dung cu the ma khòng trang bi ve mal ly luàn ihi rat ed the sé gay khd khan cho hp sau trudng ve còng tàc lai nhùng co quan khòng trién khai chuong trinh gidng nhu vày; boàe sé rat bd ngo néu co quan chua ed chuong trinh ùng dung va ihù trudng co quan yéu càu hp phài trién khai thue bién
Co the ndi, nhùmg vàn de néu irén nhùng noi dung rat càn thiél de mot sinh vièn sau tot nghièp ve còng tàc lai càc co quan, lo chùc hoàn toàn ed the tu vàn cho lànb dao va tu trién khai dupe mot chuong trinh ùng dung cịng ngbé thóng tin cóng tàc vàn thu - luu trù phù hpp vdi thue tién cùa co quan
(9)vàn phòng cùa càc Khoa va Bó trudng; ben canh dd, chùng Idi de xuàl su dung md binh làm co sd de sinh vién co diéu kién thue tàp nhùng hp dà hpc ve ùng dung lin hpc cóng tàc vàn phịng