Bài 2

Bài ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN Tóm tắt Lý thuyết tiết - Thực hành tiết Mục tiêu Sau học xong này, học viên thực thành thạo tác thao tác định dạng Các mục I Định dạng trang in II Định dạng đoạn văn (Paragraph) III Định dạng ký tự (Character) IV Định dạng khung viền Bài tập TH Bài tập làm thêm 2.1, 2.2, 2.3, 2.4, 2.5, 2.6, 2.7, 2.9, 2.10 2.8 I Định trang in dạng Thông thường, sau soạn thảo xong văn bản, người dùng tiến hành in văn giấy Nếu không tiến hành định dạng trang in trước soạn thảo, người dùng tốn nhiều thời gian cho việc dàn lại trang văn Do đó, việc định dạng trang in trước soạn thảo tiết kiệm cho người dùng thời gian lãng phí I.1 Thiết lập giá trị cho trang in Cần thiết lập trước số giá trị trang in (top, bottom, left and right) trước ghi tiến hành soạn thảo nội dung văn Màn hình thiết lập trang in I.1.1 Margin - Thay đổi lề trang in Chọn thực đơn File\Page Setup… Chọn trang Margins Trong trang này, ta thiết lập thông số cần điều chỉnh: Lề trái, lề phải, hướng trang in… I.1.2 Chọn trang in kích thước Chọn thực đơn File Ư Page Setup… Trong trang Paper, chọn Paper size Chú ý: Khi thay đổi trang in, cần ý đến tác động đến toàn văn Do đó, cần xác định rõ giá trị Apply to Chọn hướng giấy: In ngang hay in đứng Chọn thực đơn File Ư Page Setup… Trong trang Margin, chọn Portrait Landscape I.2 Header/Footer Header Footer vùng phía trên, trang văn Có thể chèn văn bản, hình ảnh vào Header, Footer như: Ngày tháng tạo văn bản, đánh số trang, logo, tên tập tin văn bản, đường dẫn chứa tập tin văn bản, tên tác giả… Thao tác với Header Footer cách chọn Header and Footer thực đơn View I.2.1 Định Header/Footer dạng Chọn thực đơn View Ư Header and Footer Chọn Switch between Header and Footer công cụ Header and Footer để di chuyển trỏ đến vùng Header/Footer Tạo thay đổi nội dung Header/Footer I.2.2 Thay đổi Header/Footer cho trang chẵn, trang lẻ Chọn thực đơn View Ư Header and Footer Chọn Page Setup công cụ Header and Footer, chọn tab Layout Choïn Different odd and even Choïn Show Previous hay Show Next công cụ Header and Footer để di chuyển trỏ đến vùng Header/Footer trang chẵn/lẻ Thay đổi, thiết lập nội dung Header/Footer I.2.3 Thay đổi Header/Footer cho phần văn Theo mặc định, Header/Footer đồng toàn văn Do đó, để thay đổi Header/Footer cho phần văn bản, bạn phải chèn thêm section vào văn Đặt trỏ trang cần tạo Header Footer (khác) Chọn thực đơn Insert Ư Break… Chọn Next page hộp thoại Break, nhấp OK Tiến hành thay đổi Header/Footer cho phần văn Chọn thực đơn View Ư Header and Footer Bỏ chọn Same as Privious công cụ Header and Footer Thay đổi, thiết lập nội dung Header/Footer section khác II Định dạng đoạn văn (Paragraph) Hình thức trình bày yếu tố quan trọng góp phần không nhỏ bên cạnh nội dung văn II.1 Canh lề đoạn văn Có loại canh lề Word: canh trái, canh giữa, canh phải canh hai bên Tùy theo trường hợp mà ta sử dụng canh lề tương ứng Các bước thao tác: Chọn đoạn văn mà cần canh lề Chọn thực đơn Format Ư Paragraph… Chọn giá trị Alignment cần thiết nhấp vào biểu tượng điều khiển công cụ II.2 Khoảng cách dòng đoạn - Line Spacing Cho phép thiết lập khoảng cách dòng đoạn văn, giá trị single, 1.5 lines, Double Các bước thao tác: Chọn đoạn văn mà cần điều chỉnh Chọn thực đơn Format Ư Paragraph… Chọn giá trị Line Spacing hộp thoại Paragraph II.3 Khoảng cách đoạn với Cũng khoảng cách dòng đoạn, ta thay đổi khoảng cách đoạn với Các bước thao tác: Chọn đoạn văn mà cần điều chỉnh Chọn thực đơn Format Ư Paragraph… Hiệu chỉnh giá trị Before, Alter hộp thoại Paragraph (Phần Spacing) Màn hình định dạng đoạn văn Ví dụ minh họa Spacin g Befor e Alter Line spacing II.4 Định lề trái phải đoạn văn Ta dời lề trái phải đoạn văn để thay đổi vùng hiển thị đoạn Mô tả: Left Margin, Right Margin: Canh lề trái, phải trang in First Line Indent: Canh lề dòng đoạn văn Hanging Indent: Canh lề trái dòng lại (trừ dòng đầu tiên) đoạn văn Right Indent: Canh lề phải đoạn văn II.4.1 Các thao tác định lề đoạn văn Như phần trước viết, ta định lề trái phải đoạn văn hộp thoại Paragraph gọi từ thực đơn Format Ta định dạng lề đoạn văn thông qua thước (Ruler) • Các bước thao tác Chọn đoạn văn cần định dạng Nhấp kéo rê biểu tượng canh lề đến vị trí Ví dụ: Người ta chưa biết xác quan thuộc Chính phủ Ấn Độ chia sẻ mã nguồn Điều sáng tỏ sau Microsoft hoàn tất thảo luận với quan chức nước Rajiv Nair, Chủ tịch Microsoft Ấn Độ tỏ dè dặt: ''Chúng xem xét ý định chia sẻ mã nguồn hệ điều hành'' Tuy nhiên, số nguồn tin khác cho biết người khổng lồ phần mềm thảo luận với Chính phủ phương thức chia sẻ mã nguồn II.4.2 Định dạng Tab Tab dùng để đánh dấu canh lề cho nhóm từ văn Microsoft Word cung cấp nhiều loại tab khác (gồm loại tab bản) : Left Tab : Center Tab Có cách để định vị trí tab : Right Tab : Decimal Tab Định vị trí Tab bằng: Format Ư Tab Chọn đoạn văn cần đặt tab đặt trỏ dòng để định tab cho dòng Chọn thực đơn Format Ư Tab Nhập vị trí cần định tab Tab stop position Chọn giá trị Alignment (canh lề tab) cho tab Có giá trị: Left, Center, Right, Decimal, Bar Nhấp Set Chọn Ok Màn hình định dạng Tab Định vị trí Tab cách kéo, rê tab trực tiếp thước Chọn đoạn văn cần đặt tab đặt trỏ dòng để định tab cho dòng Nhấp chuột vào ô Tab Indicator để thay đổi dạng tab (hình vẽ) (*) Tab Indicator Nhấp chuột thước vị trí cần đặt tab Lặp lại tiếp tục bước (*) cần thiết [ Ví dụ: II.5 Định dạng Drop Cap Quy định dạng hiển thị ký tự đầu văn nằm nhiều dòng đoạn • Các bước thực Đặt trỏ đầu đoạn văn cần thực Chọn thực đơn Format Ư Drop Cap… Chọn Font chữ cho chữ cần Drop Cap Có thể thay đổi giá trị Lines to drop: Số dòng mà chữ Drop Cap chiếm chỗ Màn hình Drop Cap Ví dụ: II.6 Định dạng Bullets and Numbering Microsfot Word cho phép người dùng tạo danh sách Bullets Numbering dùng để liệt kê ý văn II.6.1 Bullets Bullets ký hiệu đứng trước mục danh sách liệt kê, phân biệt thứ tự II.6.2 Numbering Numbering : Thay ký hiệu, Numbering sử dụng số (1, 2, 3, …), mẫu tự …(a, b, c… - A, B, C, … - i, ii, iii, - I, II, III,…) Duøng Numbering có phân biệt thứ tự ý văn Các bước thao tác Chọn hay nhiều đoạn văn muốn định dạng Chọn thực đơn Format Ư Bullets and Numbering… Tại hình Bullets and Numbering, chọn kiểu Bullet hay Numbering cần thiết Ví dụ: Tin học văn phòng gồm phần: Microsoft Word a Các khái niệm b Định dạng văn Microsoft PowerPoint Microsoft Excel Hồ sơ bao gồm:  Sơ yếu lý lịch  Đơn xin việc  Giấy khám sức khỏe  Bằng tốt nghiệp III Định dạng ký tự (Character) Văn tập hợp nhóm từ, đó, việc định dạng nhóm từ có ý nghóa lớn việc soạn thảo Đây thao tác trình soạn thảo III.1 Định dạng ký tự hay nhóm từ Quy định dạng trình bày ký tự hay nhóm từ: font chữ, kích thước, màu sắc, vị trí khoảng cách ký tự Microsoft Word hỗ trợ nhiều font chữ khác Ta thay đổi font chữ, kích thước, màu sắc để nhấn mạnh ý văn thông qua việc thể ký tự, nhóm từ Ví dụ: Đây dịng văn bình thường, font chữ = Times New Roman Đây phần in nghiêng, nghiêng v m Đây dòng văn bình thờng , font chữ = Vn Aristote III.1.1 Màn hình định dạng ký tự Định dạng ký tự hay nhóm từ Có thể thao tác trực tiếp với điều khiển định dạng - Trên định dạng có số định dạng Chọn ký tự hay nhóm từ cần định dạng Chọn thực đơn Format Ư Font • Trang Font: Cho phép thay đổi định dạng font chữ, kiểu thể (in đậm, in nghiêng, in đậm nghiêng), kích thước font chữ, màu chữ, gạch hiệu ứng khác: • H2O, Ax + Bx + C = • Trang Character Spacing: Thay đổi giá trị như: • Scale: Scale = 200 • Spacing - Thay đổi khoảng cách ký: • Position (Raised) = • Trang Text Effects: Tạo hiệu ứng cho nhóm từ: Chọn giá trò Animations Marching Red Ants Las Vegas Light, … Position=Normal S p a c i n g = Position (Lower) = III.2 Sử Format Painter dụng Như nói phần trên, ta định dạng ký tự, nhóm từ Microssoft Word thông qua thao tác định dạng Nhưng ta có nhóm từ, đoạn văn định dạng trước đó, ta muốn sử dụng định dạng cho phần khác văn mà không cần phải lặp lại bước thao tác Microsoft Word cung cấp cho ta cách để nhanh chóng thực điều thông qua Format Paint Format Paint nằm công cụ chuẩn Ư Biểu tượng Format Paint cơng cụ Các bước thao tác: • Chọn phần văn định dạng • Nhấp vào nút Format Paint công cụ chuẩn, biểu tượng Format Paint nhấn chìm xuống (hình trên) • Nhấn rê chuột qua phần văn cần chép định dạng III.3 Dấu ngắt (break) Dấu ngắt dùng để chấm dứt vùng (section),một trang hay cột văn Vùng (section) phần văn có chung định dạng trang số thứ tự trang, header footer, định dạng cột báo Vùng nhiều trang Màn hình chèn dấu ngắt Chèn dấu ngắt • Đưa trỏ đến vị trí muốn chèn dấu ngắt • Chọn thực đơn Insert – Break , xuất hình • Để chèn ngắt trang, chọn Page break dùng phím Ctrl-Enter • Để chèn ngắt cột, chọn Column break • Để chèn ngắt vùng sang trang mới, chọn Next page • Để chèn ngắt vùng không sang trang mới, chọn Continuous • Để chèn ngắt vùng vùng bắt đầu trang lẻ tiếp theo, chọn Odd page • Để chèn ngắt vùng vùng bắt đầu trang chẵn tiếp theo, chọn Even page IV Định dạng khung viền Khung viền dùng để trang trí hay làm bật đoạn văn IV.1 Định dạng khung viền cho trang in Cho phép người dùng tạo khung viền cho trang in hay đoạn văn Thường sử dụng để tạo khung cho trang in Chọn thực đơn Format Ư Border and Sharing… Chọn Apply to để xác định tầm ảnh hưởng Page Border văn Khi chọn chức Option, hình Border and Shading Options hiển thị Tại hình này, ta thay đổi khoảng cách cạnh khung viền với phần nội dung văn bên Hộp thoại Border Shading Ví dụ: IV.2 Định dạng khung viền cho đoạn văn Giống tạo khung viền cho trang tin, ta tạo khung viền hay đoạn văn dùng để nhấn mạnh đoạn văn văn Để định dạng khung, đoạn văn bản: Chọn khối văn cần định dạng Chọn thực đơn Format Ư Border and Sharing… để chọn khung cho khối văn bản, chọn trang Border Để chọn cho khối văn bản, chọn trang Shading Ví dụ minh họa khung, đoạn văn V Định dạng cột báo Hướng dẫn thao tác định dạng cột báo Chức sử dụng người dùng muốn phân văn thành hay nhiều cột Màn hình định dạng cột Các bước thao tác Chọn đoạn văn cần phân cột Chọn thực đơn Format Ư Columns… + Number of columns : Số cột cần phân chia + Line between: Nếu chọn, có đường kẻ cột + Equal column width: Nếu chọn, kích thước cột Ví dụ: ... Header and Footer để di chuyển trỏ đến vùng Header/Footer Tạo thay đổi nội dung Header/Footer I .2. 2 Thay đổi Header/Footer cho trang chẵn, trang lẻ Chọn thực đơn View Ư Header and Footer Chọn Page... ký hiệu đứng trước mục danh sách liệt kê, phân biệt thứ tự II.6 .2 Numbering Numbering : Thay ký hiệu, Numbering sử dụng số (1, 2, 3, …), mẫu tự …(a, b, c… - A, B, C, … - i, ii, iii, - I, II,... kích thước font chữ, màu chữ, gạch hiệu ứng khác: • H2O, Ax + Bx + C = • Trang Character Spacing: Thay đổi giá trị như: • Scale: Scale = 20 0 • Spacing - Thay đổi khoảng cách ký: • Position (Raised)