Phần 2 giáo trình “Văn thư” cung cấp cho người học các kiến thức: Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu; quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng. Mời các bạn cùng tham khảo.
Chương LẬP HÒ S VÀ NỘP LƯU HÒ s , TÀI LIỆU VÀO LƯU TR Ử C QUAN Lập hồ sơ công việc sau hoàn thành nhiệm vụ giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan việc làm đương nhiên cán bộ, công chức, viên chức, vấn đề quy định nhiều văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn quan có thẩm quyền Ngay từ năm 60 kỷ XX, Điều 21 Điều lệ Công tác công văn giấy tờ Công tác lưu trữ ban hành theo Nghị định số 142/CP ngày 28-9-1963 Hội đồng Chính phủ (nay Chính phủ) ghi rõ: “cản bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ cán bộ, nhân viên làm công tác chuyên môn khác có làm cơng việc liên quan đến cơng văn, giấy tờ phải lập hị sơ cơng việc làm”* Cho đến nhiều văn quy phạm văn hướng dẫn quan Đảng, Nhà nước có thẩm quyền nhắc lại điều Tại Điều Luật Lưu trữ số 01/2011/QH11 ngày 11 tháng 11 năm 2011 quy định rõ: “Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ vé công việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan" 6.1 Lập hồ sơ 6.1.1 Khái niệm, vị tri, tác dụng cùa lập hồ sơ 6.1 ỉ Khái niệm a Hồ sơ Khái niệm “Hồ s ' có nhiều văn quy phạm, văn huớng dẫn, từ điển, giáo trình, đề cập đến như: Những văn kiện chủ yéu Đảng Nhà nước công tác công vftn, giắy tờ công tác lưu trữ, Cục Lưu trữ xuất bản, Hà Nội 1982, trang 50 152 Từ điển Lưu trữ Việt Nam Cục Lưu trữ nhà nước in năm 1992 giải thích thuật ngữ hồ sơ sau: “Hồ sơ tập gồm toàn (hoặc một) tài liệu có liên quan với van để, việc, đoi tượng cụ thể có đặc điếm ve thể loại vê tác giả , hình hành trình giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan cá nhân Một hồ sơ gồm nhiều đơn vị bảo quản Mỗi đơn vị bảo quản đặt tờ bìa khơng dày q cm Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư, Văn hợp số 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 Bộ Nội vụ Nghị định công tác văn thư định nghĩa sau: “Hồ sơ tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có (hoặc so) đặc điếm chung như: tên loại văn bản; quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian đặc điểm khác, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ cùa quan tỏ chức cùa cá nhàn PGS Vương Đình Quyền, ừong Lý luận phương pháp công tác văn thư đưa khái niệm hồ sơ sau: “ Hồ sơ tập văn (hoặc văn bản) có liên quan vẩn để, việc hay người hình thành trình giải vấn để, việc đỏ kết hợp lại cỏ nhũng điểm giống hình thức loại văn bán, tác giá, thời gian ban hành" Theo tác giả, khái niệm hồ sơ khái niệm phân loại, phân loại văn hình thành ừong hoạt động quan, cá nhân theo vấn đề, việc đặc điểm khác văn Giáo tìn h Nghiệp vụ công tác văn thư Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội xuất năm 2009 khái niệm hồ sơ định nghĩa: “Hồ sơ tập văn (hoặc một) văn tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tiĩọng cụ thể có (hoặc số) đặc điểm chung như: tên loại văn bản, quan, tổ chức 153 ban hành văn bản, thời gian đặc điểm khác, hình thành trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức nâng, nhiệm vụ quan to chức cá nhân Luật Lưu trữ năm 2011, thuật ngữ hồ sơ giải thích sau: “Hồ sơ tập tài liệu cỏ liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ cùa quan, tồ chức, cá nhân Như khái niệm hồ sơ nêu chưa có đồng nội hàm cách diễn đạt Vỉ vậy, để thống ta sử dụng hồ sơ theo khái niệm nêu ừong văn quy phạm pháp luật cao Luật Lưu trữ Theo khái niệm chung hồ sơ quan, tổ chức ừình hoạt động thường hình thành loại hồ sơ sau: - Hồ sơ công việc: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề việc có đặc trưng như: tên loại, tác giả hình thành q trình giải cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ cùa quan, đơn vị - Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn mặt công tác nghiệp vụ định dùng làm pháp lý, tra cứu giải công việc quan, tổ chức, cá nhân - Hồ sơ nhân sự: tập văn bản, tài liệu có liên quan cá nhân (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh ) b.Lập hồ sơ Cùng với khái niệm “Hồ sct' khái niệm “Lập hồ s ' có nhiều định nghĩa sau: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ Cơng tác văn thư; Văn hợp số 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 Bộ Nội vụ Nghị định công tác văn thư định nghĩa khái niệm lập hồ sơ sau: “Là việc tập hợp, 154 xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải cơng việc thành hị sơ theo ngun tắc phương pháp định” Từ điển Lưu trữ Việt Nam Cục Lưu trữ nhà nước in năm 1992 lập hồ sơ giải thích sau: “ Là q trình tập hợp, xếp cơng văn giấy tờ thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp qui định" Theo tác giả Vương Đình Quyền Lý luận phương pháp công tác văn thư NXB Chính trị Quốc gia xuất năm 2007 định nghĩa lập hồ sơ sau: “Là tập hợp văn hình thành trình giải công việc quan, tổ chức, cá nhãn theo vấn đề, việc theo đặc điểm khác văn bản, đồng thời xếp biên mục chúng theo phương pháp khoa học” Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội năm 2009 định nghĩa khái niệm lập hồ sơ: “Là trình tập hợp, xếp văn bản, tài liệu thành hồ sơ trình theo dõi, giải công việc theo nguyên tắc phương pháp qui định” Luật Lưu trữ năm 2011 giải thích thuật ngữ lập hồ sơ sau: “Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc quan, tỏ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Như khái niệm Lập hồ sơ nêu chưa có đồng nội hàm cách diễn đạt Vì vậy, khái niệm hồ sơ, để thống ta sử dụng theo khái niệm nêu văn quy phạm pháp luật cao Luật Lưu trữ 6.1.1.2 Vị trí việc lập hồ sơ - Lập hồ sơ khâu quan ữọng cuối công tác văn thư, giải xong công việc chưa lập hồ sơ coi nhu chưa hồn thành cơng việc - Lập hồ sơ mắt xích gắn liền cơng tác vàn thư vởi cống tác lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ 155 6.1.1.3 Tác dụng việc lập hồ sơ - Đối với cán bộ, công chức trinh giải công việc cần lập đầy đủ hồ sơ để có khoa học đề xuất ý kiến giải công việc, nâng cao hiệu suất chất lượng công tác - Đối với quan, đom vị làm tốt việc lập hồ sơ quản lý công việc quan, đom vị, quản lý chặt chỗ tài liệu, giữ gỉn bí mật - Lập hồ sơ tốt xây dựng nề nếp khoa học cơng tác văn thư; ưánh tình ưạng nộp lưu tài liệu bó, gói vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho cán lưu trữ tiến hành nội dung nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên cứu 6.1.2 Yêu cầu cùa hồ sơ lộp 6.1.2.1 Hồ sơ lập phải phản ảnh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị; cơng việc mà nhân chủ trì giải Văn bản, tài liệu hỉnh thành ưong trình hoạt động quan, đơn vị gồm nhiều loại: Loại quan, đơn vị sản sinh ra, loại cấp ứên gửi xuống, cấp gửi lên, ngang cấp gửi đến Mục đích loại khác nhau: Loại để thi hành, giải quyết; có loại để chi đạo, hướng dẫn; có loại để báo cáo để biết, để tham khảo Vỉ vậy, cần phải lựa chọn loại tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đom vị để lập hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác trước mắt công tác nghiên cứu lâu dài sau Những loại không phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị, loại gửi đến để biết khơng cần lập hồ sơ 6.1.2.2 Văn bản, tài liệu hồ sơ phải đầy đủ, hồn chinh, có giá trị pháp lý, cỏ mối liên hệ chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biển vấn đề, việc trình tự giải cơng việc Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu vấn đề, việc, người cụ thể Khi thu thập đầy đủ tài liệu phải xếp theo trình tự định, bảo đảm mối liên hệ 156 chặt chẽ văn bản, tài liệu với nhau, nhằm phản ánh tìn h phát sinh, phát triển kết thúc vấn đề, việc người Ví dụ: - Lập hồ sơ hội nghị bao gồm: công văn triệu tập, danh sách đại biểu tham dự, chương trình hội nghị, diễn văn khai mạc, báo cáo hội nghị, tham luận, nghị quyết, diễn văn bế mạc biên hội nghị, băng ghi âm, ghi hình - Lập hồ sơ cán bao gồm: sơ yếu lý lịch bổ sung lý lịch qua năm; văn bằng, chứng chi đào tạo, bồi dưỡng, định liên quan đến tuyển dụng, điều động, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, xếp lương, nghỉ hưu 6.1.3 Phương pháp lập hồ sơ 6.1.3.1 Phương pháp lập danh mục hồ sơ a Khái niệm danh mục hồ sơ Định nghĩa 01: “Danh mục hồ sơ bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến phải lập năm văn thư quan, đơn vị ngành kèm theo số thứ tự thời hạn bảo quản moi hồ sơ xây dựng theo chế độ qui định” (Cục Lưu trữ nhà nước Từ điển “Lưu trữ Việt Nam Tr.25) Định nghĩa 02: “Danh mục hồ sơ kê tên hồ sơ mà quan, đcm vị lập năm cỏ ghi thời hạn bảo quản tên người lặp” (Vương Đinh Quyền Lý luận phương pháp cơng lác van thư Nxb Chính trị Quốc gia HN 2007 Tr 369) Định nghĩa 03: “Danh mục hồ sơ thống kê (dự kiến) hồ sơ mà quan, đơn vị cần lập thcri gian định (thường năm)" (Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Nghiệp vụ công tác văn thư H.2009 Tr 116) Như khái niệm Danh mục hồ sơ nêu ừên chưa có đồng nội hàm cách diễn đạt Để có khái 157 niệm “Danh mục hồ s ứ ' diễn đạt ngắn gọn, đầy đủ, dễ hiểu, dễ thực hiện, khái niệm hiểu sau: Danh mục hồ sơ bảng kê hệ thống hồ sơ dự kiến hình thành trình hoạt động quan, tổ chức năm kèm theo sổ thứ tự, ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập thời hạn bảo quản moi hồ sơ b Tác dụng Danh mục hồ sơ - Góp phần nâng cao ý thức ừách nhiệm cá nhân ứong quan, tổ chức việc lập hồ sơ chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; - Giúp cho quan, tổ chức chủ động việc tổ chức lập hồ sơ quản lý hồ sơ, tài liệu giai đoạn văn thư chặt chỗ khoa học; - Quản lý hoạt động quan, tổ chức cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ; - Là để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ phục vụ sử dụng c Căn lập Danh mục hồ sơ Muốn lập danh mục hồ sơ xác, khoa học cần vào văn sau; - Chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị công việc cán bộ, nhân viên ừong quan; - Quy chế làm việc quan, tổ chức ; quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tồ chức; - Chương trình, kế hoạch công tác quan, đơn vị; - Danh mục hồ sơ năm trước (nếu có); - Bảng thời hạn bảo quản tài liệu mục lục hồ sơ quan, tổ chức (nếu có) d Nội dung lập Danh mục hồ sơ * Xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ 158 - Khung đề mục Danh mục hồ sơ xây dựng theo cấu tổ chức theo lĩnh vực hoạt dộng quan, tổ chức Căn tình hỉnh thực tế quan, tổ chức để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, đảm bảo việc lập hồ sơ đầy đủ, xác thuận tiện Những quan, tổ chức có cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ đơn vị phân định rõ ràng áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cấu tổ chức Những quan, tổ chức có cấu tổ chức phức tạp, khơng ổn định, khơng rõ ràng xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động - Nếu theo cấu tổ chức lấy tên đom vị quan, tổ chức; theo lĩnh vực hoạt động lấy tên lĩnh vực hoạt động chủ yếu quan, tổ chức làm đề mục lớn (các phần) cùa Danh mục hồ sơ - Trong đề mục lớn bao gồm đề mục nhỏ vấn đề thuộc chức nhiệm vụ đom vị - khung đề mục theo cấu tổ chức; vấn đề phạm vi lĩnh vực hoạt động - khung đề mục theo lĩnh vực hoạt động - Trong đề mục nhỏ, hồ sơ xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí tầm quan trọng hồ sơ 159 M ầu Danh mục hồ sơ: TÊN CQ, TC CẢP TRÊN TÊN C QUAN, T ỏ CHỨC CỘNG HOÀ XẪ HỘI CHỦ NGHIa v iệ t n a m Đ ộc lập - Tự - Hạnh phúc DANH MỤC HỒ s CỦA (Tên quan, tổ chức) Năm (Ban hành kèm theo Quyết định số ngày tháng năm cùa ) Số vả ký hiệu HS Tên đề mục tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Đơn vị/ người lập hồ sơ Ghi (1) (2) (3) (4) (5) I.TÊN ĐỀ MỤC LƠN Tên đề mục nhỏ - Tiêu đề hồ sơ Bản danh mục hồ sơ c ó _ hồ sơ, bao gồm: - hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; - hồ sở bảo quản có thời hạn CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ {Chữ ký, dấu) Họ tên Hướng dẫn cách ghi: * Số thứ tự hồ sơ đánh liên tục toàn Danh mục, số 01 * Đánh số, ký hiệu đề mục hồ sơ - Các đề mục lớn đánh số liên tục bàng chữ số La Mã - Các đề mục nhỏ (nếu có) đề mục lớn đánh số riêng bảng chữ số Ả-rập 160 - số hồ sơ đánh liên tục phạm vi đề mục lớn, số 01; ký hiệu hồ sơ bao gồm số thứ tự đánh chữ số Ả rập ký hiệu (bằng chữ viết tắt) đề mục lớn Chữ viết tắt đề mục lớn Danh mục hồ sơ quan, tổ chức quy định cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ * Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ đom vị người lập - Xác định hồ sơ cần lập ừong năm, đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ dựa lập Danh mục hồ sơ; đặc biệt chương trình kế hoạch nhiệm vụ công tác năm quan, tổ chức đom vị, nhiệm vụ công việc cụ thể cá nhân ừong đơn vị - Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng phải khái quát nội dung văn bản, tài liệu sỗ hinh thành trình theo dõi, giải cơng việc Sau số mẫu tiêu đề hồ sơ tiêu biểu Tên loại văn - nội dung - thời gian - tác giả: Áp dụng hồ sơ chương tìn h , kế hoạch, báo cáo cơng tác thường kỳ quan, tổ chức Ví dụ 1: Chương trình kế hoạch, báo cáo cơng tác năm Đài Truyền hình Việt Nam Ví dụ 2: Kế hoạch, báo cáo thực kế hoạch sản xuất nông nghiệp vụ Đông - Xuân năm Sở Nông nghiệp Phát triển nơng thơn tỉnh Thái Bình Tên loại văn - tác giả - nội dung - thời gian: Áp dụng hồ sơ chương trình, kế hoạch, báo cáo chun đề Ví dụ: Chương trình, kế hoạch, báo cáo Bộ Nội vụ thực cải cách hành cơng năm Tập lưu (quyết định, thị, công văn V.V ) - thời gian - tác già' Áp dụng hồ sơ tập lưu văn quan Ví dụ: Tập lưu cơng văn q I năm Tổng cục Thuế 161 Cột 5: Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn ghi phần nơi nhận văn Cột 6: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận lưu Cột 7: Ghi số lượng phát hành Cột 8: Ghi điểm cần thiết khác n sỗ đăng ký văn mật Mầu sổ đăng ký văn mật giống sổ đăng ký văn (loại thường), phần dùng để đăng ký văn có bổ sung cột “Mức độ mật” sau cột “Tên loại trích yếu nội dung văn bản” (cột 3) Việc đăng ký văn mật thực tương tự văn (loại thường) theo hướng dẫn khoản 2, mục Icủa Phụ lục này; riêng cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” “Tuyệt mật”) văn bản; văn độ “Tuyệt mật” chi ghi vào cột trích yếu nội dung sau phép người có thẩm quyền PHỤ LỤC vm BÌ VẢN BẢN (Kèm theo Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 thảng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ) M ầu bỉ văn a) Hình dạng kích thước Bì văn phải in sẵn, có hình chữ nhật Kích thước tối thiểu loại bỉ thông dụng cụ thể sau: - Loại 307mm X 220mm: dùng cho văn trình bày giấy khổ A4 vào bỉ dạng để nguyên khổ giấy; - Loại 220mm X 158mm: dùng cho vỗn tìn h bày giấy khổ A4 vào bì dạng gấp làm phần nhau; 351 V - Loại 220mm X 109mm: dùng cho vàn trinh bày giấy khổ A4 vào bỉ dạng gấp làm phần nhau; - Loại 158mm X 115mm: dùng cho văn trình bày giấy khổ A4 vào bỉ dạng gấp làm phần b) Mầu trình bảy Mẫu trình bày bi văn minh họa theo hỉnh vẽ TÊN C QUAN, TÒ CHỨC (1), (8) ĐC: Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội (2) ĐT: (+84 4) x x x x x x x Fax: (+84 4) XXXXXXX (3) E-Mail: Website: (4) Số: (5) Kính g i: (6) (7) (7) H ướng dẫn trình bày viết bì (1): Tên quan, tổ chức gửi văn (2): Dịa quan, tổ chức (néu càn) (3): Sổ điện thoại, số Fax (nếu cần) (4): Địa E-Mail, Website quan, tổ chức (nếu có) (5): Ghi số, ký hiệu văn có phong bì (6): Ghi tên quan, tổ chức đcm vị, cá nhân nhận văn (7): Địa chi quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn (8): Biểu tượng quan, tổ chức (nếu có)./ 352 PHỤ LỤC IX SỔ CHUYỂN GIAO VẢN BẢN ĐI (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNVngày 22 tháng 11 năm 2012 cùa Bộ Nội vụ) M ầu sỗ Sổ chuyển giao văn cho quan khác cho đơn vị, cá nhân quan, tổ chức phải in sẵn, kích thước: 210mm X 297mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bla trang đầu sổ chuyển giao văn đến, khác tên gọi “Sổ chuyển giao văn đi" b) Phần đăng ký chuyển giao văn Phần đăng ký chuyển giao văn trình bày trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (21 Omra X 297mm) theo chiều dài (297mm X 21 Omm), bao gồm 05 cột theo mẫu sau: Ngày chuyển Số, ký hiệu văn Nơi nhận văn Ký nhận Ghi (1) (2) (3) (4) (5) H ướng dẫn ghi Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn đi; ngày 10 tháng 1, thỉ phải thêm số trước, ví dụ: 03/01, 27/7,31/12 Cột 2: Ghi số ký hiệu văn Cột 3: Nơi nhận văn Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn trường hợp chuyển giao văn nội quan, tố chức; 353 Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn trường hợp chuyển giao văn cho quan, tổ chức đơn vị, cá nhân khác Cột 4: Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 5: Ghi điểm cần thiết khác số lượng bản, số lượng bỉ./ PHỤ LỤC X SỔ GỬI VẢN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 thảng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ) Mấu sổ Sổ gửi văn bưu điện phải in sẵn, kích thước: 210mm X 297mm 148mm X 210mm a) Bìa trang đầu Bỉa trang đầu sổ đuợc trình bày tương tự bỉa trang đầu sổ chuyển giao văn đến, chi khác tên gọi “Sổ gửi văn bưu điện” b) Phần đăng ký gửi văn bưu diện Phần đăng ký gửi văn bưu điện trình bày ừang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm X 297mm) theo chiều dải (297mm X 210mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau: Ngày chuyển (1) 354 Ký nhận Số, ký hiệu văn Nơi nhận văn Số lượng bì dấu bưu điện Ghi (2) (3) (4) (5) (6) Hướng dẫn ghi Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm gửi văn bưu điện; ngày 10 tháng 1, thỉ phải thêm số trước, ví dụ: 03/01,27/7, 31/12 Cột 2: Ghi sổ ký hiệu văn Cột 3: Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn bản, ví dụ: UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Cột 4: Ghi số lượng bì văn gửi Cột 5: Chữ ký nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn dấu bưu điện (nếu có) Cột 6: Ghi điểm cần thiết khác./ PHỤ LỤC XI SỔ s DỤNG BẢN LƯU (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 thảng 11 năm 2012 cùa Bộ Nội vụ) Mấu sổ Sổ sử dụng lưu phải in sẵn, kích thước: 210mm X 297mm a) Bỉa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bỉa trang đầu sổ chuyển giao văn đến, chi khác tên gọi “Sổ sử dụng lưu” b) Phần đăng ký sử dụng lưu Phần đăng ký sử dụng lưu trlntti bày trang giấy khổ A3 (420mm X 297mm), bao gồm 06 cột theeo mẫu sau: 355 Tên loại Họ Số/ký tên trích Ngày hiệu ngày yếu nội người tháng tháng văn dung sử văn dụng (1) (2) (3) (4) Hồ sơ số (5) Người cho Ký Ngày phép nhận trả sử dụng (6) (7) (8) Ghi (9) Hướng dẫn ghi Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm phục vụ yêu cầu sử dụng lưu; ngày 10 tháng 1, thỉ phải thêm số trước, vỉ dụ: 05/02/2011, 21/7/2011, 31/12/2011 Cột 2: Ghi họ tên, đơn vị công tác người sử dụng lưu Cột 3: Ghi số ký hiệu; ngày, tháng, năm văn Cột 4: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Cột 5: Ghi số, ký hiệu cùa tập lưu văn xếp theo thứ tự đăng ký văn thư, ví dụ: số: CV-01/2011 (tập lưu cơng văn số 01 năm 2011) Cột 6: Chữ ký người sử dụng lưu Cột 7: Ghi ngày, tháng, năm mà người sử dụng (người mượn) phải trả lại lưu Cột 8: Ghi họ tên người duyệt cho phép sử dụng bàn lưu Cột 9: Ghi điểm cần thiết ữả, ngày tháng trả (nếu người sử dụng trả muộn thời hạn cho phép)./ 356 PHỤ LỤC x n MÀU DANH MỤC HỒ s (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ) TÊN CQ, TC CẢP TRÊN TÊN C QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XẴ HỘI CHỦ NGHĨA V IỆT NAM Độc If p - T ự - H ạnh phúc DANH M ỤC HỒ s C Ủ A (tên quan, tổ chức) Năm (Ban hành kèm theo Quyết định s ố ngày tháng năm ) Số ký hiệu HS Tên đề mục tiêu đề hồ sơ Thòi hạn bảo quản Đơn vị/ người lập hồ sơ Ghi (1) (2) (3) (4) (5) I TÊN ĐÈ MỤC LỚN Tên đề mục nhỏ Tiêu đề hồ sơ Bản Danh mục hồ sơ c ó (1) hồ sơ, bao gồm: (2) hồ Sơ bảo quản vĩnh viễn; (2) hồ sơ bảo quản có thời hạn QUYỀN HẠN, CHỨC v ụ CỦA NGƯỜI KỶ (chữ ký, dấu) Họ tên 357 Hướng dẫn sử dụng: Cột 1: Ghi số ký hiệu hồ sơ (theo hướng dẫn Điểm d Khoản Điều 13 Thông tư này) Côt 2: Ghi số thứ tự tên đề mục lớn, đề mục nhỏ; tiêu đề hồ sơ (theo hướng dẫn Điểm d Khoản Điều 13 Thông tư này) Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ: vĩnh viễn thời hạn số năm cụ thể; Cột 4: Ghi tên đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ; Cột 5: Ghi thông tin đặc biệt thời hạn bảo quản, người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật V.V (1) Ghi tổng số hồ sơ có Danh mục (2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản cỏ thời hạn Danh mục./ PHỤ LỤC x n i MỘT SỐ LOẠI TIÊU ĐỀ HÔ s TIÊU BIÊU (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 cùa Bộ Nội vụ) Tên loại văn - nội dung - thời gian - tác giả: áp dụng hồ sơ chương trình, kế hoạch, báo cáo cơng tác thường kỳ quan, tổ chức Ví dụ 1: Chương trinh kế hoạch, báo cáo công tác năm 2011 Đài Truyền hỉnh Việt Nam Ví dụ 2: Kế hoạch, báo cáo thực kế hoạch sản xuất nông nghiệp vụ Đông - Xuân năm 2010- 2011 Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn tinh Thái Binh Tên loại v in - tác giả - nội dung - thòi gian: áp dụng hồ sơ chương trình, kế hoạch, báo cáo chun đề 358 Ví dụ: Chương trình, kế hoạch, báo cáo Bộ Nội vụ thực cải cách hành cơng năm 2011 T ệp lưu (quyết định, thị, công văn v.v ) - thòi gian tác giả: áp dụng hồ sơ tập lưu văn quan Ví dụ: Tập lưu cơng văn quý I năm 2011 Tổng cục Thuế Hồ sơ hội nghị (hội thảo) - nội dung - tác giả (cơ quan tổ chức Ctf quan chủ trì) - địa điểm - thòi gian: áp dụng hồ sơ hội nghị, hội thảo Ví dụ 1: Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác năm 2011 Tổng Cơng ty Bưu Viễn thơng Việt Nam Ví dụ 2: Hồ sơ Hội thảo SARBICA “Xác định giá trị loại hủy tài liệu” Cục Lưu trữ Nhà nước Việt Nam tổ chức Hà Nội từ 25-26/01/1995 Hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời gian: áp dụng loại hồ sơ việc Ví dụ 1: Hồ sơ Liên hoan Truyền hình tồn quốc Đài THVN tổ chức TP Hạ Long từ 10-16/01/2005 Ví dụ 2: Hồ sơ cấp phép mở mạng cung cấp, sử dụng dịch vụ viễn thơng tin học năm 2010 Ví dụ 3: Hồ sơ việc nâng lương năm 2010 (nếu ừong năm có nhiều đợt nâng lương đợt nâng lương lập hồ sơ) Hồ sơ - tên người: áp dụng hồ sơ nhân Ví dụ: Hồ sơ Nguyễn Văn A./ 359 PHỤ LỤC XIV MẪU MỤC LỤC HỔ Sơ, TÀI LIỆU NỘP Lưu (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ) TÊN ĐƠN VỊ (nộp lưu tài liệu) M ỤC LỤC HỒ S , TÀI LIỆU N ộ p LƯU Năm 20 Hộp/ cặp số số, ký hiệu HS Tiêu đề hồ sơ Thời gian TL Thòi hạn bảo quản Số tờ Ghi chủ 0) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Mục lục g m : hồ sơ (đơn vị bảo quản) Viết c h ữ : hồ sơ (đơn vị bảo quản) Trong cỏ: hồ sơ (đom vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn; hồ sơ (đom vị bảo quản) bảo quản có thời hạn ngày tháng năm 20 Ngưòi lập (Ký ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh) Htrớng dẫn cách ghi cột: Cột 1: Ghi số thứ tự hộp cặp tài liệu giao nộp Cột 2: Ghi sổ ký hiệu hồ sơ bìa hồ sơ Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ bỉa hồ sơ Cột 4: Ghi thời gian sớm muộn văn bản, tài liệu hồ sơ Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ bìa hồ sơ Cột 6: Ghi tổng số tờ tài liệu có ữong hồ sơ Cột 7: Ghi thông tin cần ý nội dung hỉnh thức văn có hồ sơ./ 360 PHỤ LỤC XV MÂU BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU (Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ) TÊN CQ, TC CÁP TRÊN TÊN C QUAN, TỎ CHỨC C Ộ N G H Ò A XẪ H Ộ I C H Ủ N G H lA v iệ t n a m Độc lập - T ự - Hạnh phúc , ngày tháng năm 20 BIÊN BẢN v ề việc giao nhận tài liệu Căn Thông tư số /2012/TT-BNV ngày tháng năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; Căn c ứ (Danh mục hồ sơ năm Ke hoạch thu thập tài liệu .), Chúng gồm: BÊN GIAO: (tên đom vị giao nộp tài liệu), đại diện là: - Ông (b ): Chức vụ công tác/chức danh: BÊN NHẬN: (Lưu trữ quan), dại diện là: - Ông (b ): Chức vụ công tác/chức danh: Thống lập biên giao nhận tài liệu với nội dung sau: Tên khối tài liệu giao n ộ p : Thời gian tài liệ u : 361 Số lượng tài liệu: - Tổng số hộp (cặp): - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản); Quy mét giá: nét Tỉnh trạng lài liệu giao n ộ p : — Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo Biên lập thành hai bản; bên giao (đơn vị /cá nhân) giữ bản, bên nhận (Lưu trữ quan) giữ bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký tên ghi rõ họ tên) 362 ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký tên ghi rõ họ tên) GIÁO TRÌNH VĂN THƯ NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG Địa chỉ: số 175 Giảng Võ - Hà Nội Điện thoại: 04 38515380; Fax: 04 38515381 Email: info@.nxblaodong.com.vn Website: www.nxblaodong.com.vn Chịu trách nhiệm xuất bản: VÔ THỊ KIM THANH Biên tập: Mai Thị Thanh Hằng Thiết kế bìa: Hoasach jsc Trình bày sửa in: Hoasach jsc LIÊN KÉT XUẮT BẢN Công ty CP Hoa Sách Địa chi: số 32, ngõ 353/38, đường An Dương Vương, Phú Thượng, Tây Hồ, Hà Nội In 300 cuốn, khổ 16x24cm, Công ty CP Hoa Sách - ĐB Số xác nhận ĐKXB: 4539-2016/CXBIPH/07-315/LĐ Số định: 1382/QĐ-NXBLĐ ngày 19 tháng 12 năm 2016 Mã ISBN: 978-604-59-7345-5 In xong nộp lưu chiểu quý I năm 2017 ... thành trình hoạt động năm đem vị tổ chức thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ (20 12) , Thông tư số 07 /20 12/ TT-BNV ngày 22 tháng 12 năm 20 12 “Hướng dẫn quản lý văn lập... Hướng dẫn số 822 / HD-VTLTNN ngày 26 tháng năm 20 15 “Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng Dương Văn Khảm 20 15), Từ điển tra cứu Nghiệp vụ Quản trị văn phòng -Văn thư-Lưu trữ... định số 110 /20 04/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 20 04 Chính phủ cơng tác văn thư, Văn hợp số 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm 20 14 Bộ Nội vụ Nghị định công tác văn thư định nghĩa sau: “Hồ sơ tập văn bản,