GIÁO TRÌNH VĂN THƯ
www.Updatesofts.com www.updatesofts.com Giáo trình Văn thư www.Updatesofts.com Bài mở đầu Công tác văn thư phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt Cũng điều mà công tác văn thư Sở Giáo dụcĐào tạo, tổ chức ngày quan tâm nhiều Đặc biệt công cải cách hành Nhà nước, công tác văn thư trọng tâm tập trung đổi Cuốn sách biên soạn nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, tham khảo quan, tổ chức công việc hàng ngày, đồng thời sử dụng làm giáo trình giảng dạy học sinh, sinh viên hệ quy chức trường trung học chuyên nghiệp cao đẳng Trong trình biên soạn, tác giả trọng đến phương châm khoa học, đại, thiết thực, đầy đủ, xác, ngắn gọn Hy vọng phần đáp ứng yêu cầu cán quan, tổ chức vịêc giảng dạy, học tập nhà trường Tuy nhiên thực tiễn lý luận công tác văn thư phong phú, giáo trình tránh thiếu sót, mong đóng góp độc giả để sách ngày tốt Mục tiêu chung môn học 1.1 Về kiến thức: trang bị cho học sinh kiến thức công tác văn thư như: khái niệm công tác văn thư, văn đi, văn đến, văn nội bộ, văn mật, lập hồ sơ từ học sinh hiểu công tác văn thư quan, tổ chức, doanh nghiệp, quan thương mại www.Updatesofts.com 1.2 Về kỹ năng: hướng dẫn cho học sinh nắm vững thao tác để thực nghiệp vụ công tác văn thư tổ chức giải quản lý văn đi, văn đến, văn nội bộ, văn mật, lập hồ sơ, tổ chức lao động khoa học công tác văn thư 1.3 Về thái độ: học sinh sau trường với tư cách người thư ký văn phòng đảm nhiệm những yêu cầu, nhiệm vụ quản lý văn phục vụ công tác quản lý lÃnh đạo, đồng thời có trách nhiệm việc tổ chức, xếp cách khoa học tài liệu loại hồ sơ cho lÃnh đạo quan Mục tiêu cụ thể 2.1 Về kiến thức - Hiểu khái niệm, đặc điểm, nội dung văn thư công tác văn thư - Hiểu mục đích việc thực nghiệp vụ công tác văn thư quan, tổ chức, doanh nghiệp 2.2 Về kỹ - Thực thao tác nghiệp vụ công tác văn thư: + Tổ chức, giải quản lý văn đi, văn đến, văn nội bộ, văn mật, + Biết lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan - Biết cách tổ chức lao động khoa học công tác văn thư quan - Vận dụng kiến thức lý luận công tác văn thư vào thực tiễn Việt Nam www.Updatesofts.com 2.3 Về thái độ - Học sinh hiểu rõ vị trí, vai trò, ý nghĩa công tác văn thư c¬ quan, tỉ chøc - Sau trêng, häc sinh có trách nhiệm việc thực chức năng, nhiệm vụ giao Đối tượng nghiên cứu công tác văn thư Công tác văn thư môn khoa học nghiên cứu vấn đề lý luận quy định hành Nhà nước công tác văn thư Đối tượng nghiên cứu công tác văn thư bao gồm: - Những vấn đề lý luận thực tiễn công tác văn thư; - Nghiệp vụ nội dung tổ chức giải quản lý loại văn đi, văn đến, văn nội văn mật; - Quản lý sử dụng dấu, công tác lập hồ sơ Phương pháp phương tiện dạy học 4.1 Phương pháp dạy giáo viên - Phương pháp nêu vấn đề, giải thích, phân tích, chứng minh (có sử dụng trang thiết bị giáo dục đại); - Phương pháp vấn đáp, so sánh, thực hành, thực tế; - Phương pháp đóng vai trò, xử lý tình 4.2 Phương pháp học học sinh - Học sinh nghe giảng, đọc giáo trình tài liệu tham khảo - Tham gia thảo luận lớp, làm tập, thực hành, tìm hiểu thực tế 4.3 Phương tiện dạy học www.Updatesofts.com chiếu - Thiết bị trình chiếu: Máy tính xách tay, overhead, projecter, phông - Tài liệu, bìa hồ sơ để học sinh thực hành lập hồ sơ - Con dấu để học sinh đóng dấu - Sổ đăng ký văn đi, đến, nội văn mật - Văn phòng phÈm: phÊn, b¶ng, giÊy A4, thíc, bót KiĨm tra đánh giá - Kiểm tra vấn đáp trắc nghiệm sau bài, hệ số - Kiểm tra viết sau phần sau chương trọng tâm, đảm bảo đầu điểm, hệ số - Thi hết môn, thi trắc nghiệm kết hợp với thi viết - Kết học tập học sinh đánh giá, xếp loại qua điểm trung bình chung lần kiểm tra điểm kiểm tra học kỳ Cấu trúc chương trình môn học Với thời lượng 120 tiết, nội dung giáo trình biên soạn thành chương: Bài mở đầu (1 tiết) Chương I: Những vấn đề công tác văn thư (10 tiết) Chương II: Tổ chức giải quản lý văn (16 tiết) Chương III: Tổ chức giải quản lý văn đến (24 tiết) Chương IV: Tổ chức giải quản lý văn nội bộ- văn mật (10 tiết) Chương V: Quản lý sử dụng dấu (6 tiết) www.Updatesofts.com ChươngVI: Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan (30 tiết) Chương VII: Tổ chức lao động khoa học trang thiết bị công tác văn thư (13 tiết) Điều kiện đảm bảo chất lượng môn học Môn Nghiệp vụ văn thư môn học chuyên ngành đóng vai trò quan trọng chương trình đào tạo ngành Thư ký văn phòng thương mại Vì vậy, trước học môn này, học sinh cần học môn có kiến thức bổ trợ như: Chính trị, Pháp luật đại cương, Văn hành học sau môn Nghiệp vụ thư ký Văn phòng www.Updatesofts.com Chương Những vấn đề công tác văn thư Mục tiêu Học sinh hiểu mục tiêu, đối tượng nghiên cứu nội dung môn học; - Học sinh biết vận dụng kiến thức công tác văn thư vào thực tế - Qua việc tiếp nhËn nh÷ng kiÕn thøc lý luËn häc sinh sÏ cã suy nghĩ thái độ mực nghề nghiệp, nhiệm vụ đảm nhận sau trường I Khái niệm, đặc điểm, nội dung yêu cầu công tác văn thư Khái niệm công tác văn thư Văn thư vốn từ gốc Hán, để tên gọi chung loại văn cá nhân, gia đình, dòng họ lập (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả.) văn quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh) để phụ vụ cho quản lý, điều hành công việc chung Thuật ngữ sử dụng phổ biến triều đại phong kiến Trung Hoa vµ du nhËp vµo níc ta tõ thêi Trung cổ Đặc biệt, triều Nguyễn sử dụng phổ biến quan nhà nước Cơ quan giúp việc vua công tác công văn, giấy tờ gọi văn thư phòng www.Updatesofts.com Ngày văn đà quan Đảng, Nhà nước, tổ chức trị- -xà hội, tổ chức kinh tế (sau gọi chung quan, tổ chức quan), dùng để ghi chép truyền đạt thông tin phục vụ cho lÃnh đạo, đạo điều hành mặt công tác Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý chúng soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơNhững công việc gọi chung công tác văn thư đà trở thành thuật ngữ quen thuộc cán bộ, viên chức quan, tổ chức Vậy định nghĩa công tác sau: Công tác văn thư khái niệm dùng để toàn công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức Đặc điểm công tác văn thư 2.1 Công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật Để làm tốt công tác này, đòi hỏi phải nắm vững lý luận phương pháp tiến hành nghiệp vụ có liên quan kỹ thuật soạn thảo văn bản, lập hồ sơ phương pháp truyền thống ứng dụng công nghệ thông tin 2.2 Công tác văn thư mang tính chất trị cao Bởi nội dung công tác văn thư nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý, tức phục vụ cho việc ban hành chủ trương, sách, chương trình, kế hoạch công tác, tổ chức điều hành thực nhiệm vụ trị Đảng, Nhà nước nói chung quan, tổ chức nói riêng 2.3 Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức quan, tổ chức Phần lớn cán bộ, viên chức công việc hàng ngày mình, nhiều làm việc có liên quan tới văn bản, tức đà làm phần việc công tác văn thư Ví dụ: LÃnh đạo quan hàng ngày phải duyệt ký văn bản, chuyên viên, thư ký giúp việc phải soạn www.Updatesofts.com thảo, giải văn bản; cán văn thư chuyên trách phải làm nhiệm vụ tiếp nhận, chuyển giao văn bản, vào sổ văn đi, đến, theo dõi việc giải văn bảnChính vậy, quan, tổ chức người làm công việc nói làm công tác văn thư (hoặc công tác công văn, giấy tờ) Có thể gọi người cán làm công văn, giấy tờ Hiện nay, thuật ngữ cán văn thư dùng phổ biến quan, tổ chức cụm từ dùng để cán bộ, viên chức chuyên trách làm số phần việc công tác văn thư soạn thảo văn quy định, hướng dẫn công tác văn thư; đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực nghiệp vụ văn thư quan, đơn vị; tiếp nhận, chuyển giao văn bản; đăng ký văn đi, đến; quản lý sổ sách sở liệu đăng ký; bảo quản, sử dụng dấu quan, tổ chứcbất kỳ quan có người bố trí làm công việc Họ thuộc ngạch công chức xếp hạng theo quy định Nhà nước cán văn thư, chuyên viên văn thư 2.4 Công tác văn thư ngành hay lĩnh vực hoạt động riêng biệt Nhà nước hay tổ chức trị, trị - xà hội, mà công việc cụ thể đen xen liên quan đến văn gắn liền với hoạt động quản lý quan, tổ chức Điều hoàn toàn khác với công tác lưu trữ, ngành hoạt động nhà nước rộng xà hội Tuy nhiên, để làm tốt công tác văn thư, cần có quản lý đạo thống tổ chức chuyên môn nghiệp quan, tổ chức nói riêng, phạm vi toàn quốc nói chung Nội dung Công tác văn thư bao gồm nội dung đây: 3.1 Quy trình soạn thảo ban hành văn www.Updatesofts.com - Thảo văn - Lấy ý kiến phận có liên quan (Đối với văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn Thông tư liên tịch, nghị định ) - Duyệt thảo, việc sửa chữa, bổ sung thảo đà duyệt - Đánh máy, nhân - Kiểm tra văn trước ký ban hành - Ký văn 3.2.Quy định kỹ thuật trình bày văn - Cỡ giấy - Kiểu trình bày - Căn lề - Phông chữ - Cỡ chữ - Vị trí thành phần thể thức 3.3 Quản lý văn - Quản lý văn đến - Quản lý văn - Lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức; nộp lưu trữ Nhà nước 3.4 Quản lý sử dụng dấu - Các loại dấu - Quản lý dấu