Sherelyn Ogden - Trưởng bộ phận Bảo quản, Hiệp hội lịch sử Minnesota Hầu hết các cơ quan đều có những nhu cầu về công tác bảo quản, đòi hỏi cần phải có nhiều hoạt động để thực hiện nhu cầu đó. Nhưng các nguồn lực của 1 cơ quan thường bị giới hạn nên không thể thực hiện được tất cả các hoạt động. Vì vậy, việc xác định hoạt động nào là quan trọng nhất để chúng được ưu tiên thực hiện là điều thiết yếu đối với mỗi cơ quan. Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên...
Sắp xếp hoạt động bảo tồn theo thứ tự ưu tiên Sherelyn Ogden - Trưởng phận Bảo quản, Hiệp hội lịch sử Minnesota Hầu hết quan có nhu cầu cơng tác bảo quản, địi hỏi cần phải có nhiều hoạt động để thực nhu cầu Nhưng nguồn lực quan thường bị giới hạn nên thực tất hoạt động Vì vậy, việc xác định hoạt động quan trọng để chúng ưu tiên thực điều thiết yếu quan Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên trình định hoạt động có tác động đáng kể nhất, hoạt động quan trọng hoạt động khả thi Các hệ thống đánh giá quản lý nguy ngày phát triển Chúng phát triển từ nhu cầu bảo quản sưu tập lịch sử tự nhiên lớn phong phú, thân chúng lại tạo cách tiếp cận thực tiễn sưu tập Hiện tại, cách đơn giản nhân viên hầu hết quan, quan nhỏ, việc thực xếp hoạt động bảo quản theo thứ tự ưu tiên xem xét cẩn thận tiêu chí cụ thể, tính tốn yếu tố phù hợp có liên quan đến sưu tập đưa đánh giá mặt giá trị trước đến kết luận Các tiêu chí ưu tiên tiêu chí sau hữu ích xếp hoạt động bảo tồn theo thứ tự ưu tiên: - Tiêu chí thứ tác động Sự tác động phạm vi mà hoạt động giúp cải tiến việc bảo quản sưu tập quan Pamela Darling miêu tả hoạt động có khả tác động lớn sách hướng dẫn bà kế hoạch bảo quản cho thư viện hoạt động tạo cải tiến to lớn điều kiện tài liệu, giảm đáng kể tỷ lệ hao mòn tăng đáng kể tính hiệu hoạt động bảo quản có tiết kiệm phần không nhỏ thời gian, công sức tiền bạc Để đánh giá tác động, cần xem xét số câu hỏi: Việc thực hoạt động định cải thiện tình trạng bảo quản sưu tập tới mức độ nào? Tác động trực tiếp hoạt động lớn đến đâu tác động phụ gì? Tác động hoạt động lớn mức độ ưu tiên cao - Tính khả thi hoạt động cần lưu ý đến Các hoạt động khác lượng thời gian nguồn lực cần thiết để thực chúng Một số hoạt động thực dễ dàng hoạt động khác lại không khả thi Các yếu tố cần xem xét bao gồm mức độ chuyên môn nhân viên (khả quản lý kỹ thuật), yếu tố tài (các nguồn vốn, chi phí vật chất chi phí dịch vụ, chi phí thực khả kêu gọi tài trợ) thay đổi mặt thủ tục sách (nếu cần đưa thay đổi này) Tính khả thi mặt chế hoạt động cần xem xét sở thực tế Nếu khả thực hoạt động thấp, khó ưu tiên cho dù tác động lớn - Một tiêu chí cần xem xét tính cấp thiết hoạt động Bà Darling cho hoạt động coi cấp thiết việc trì hỗn thực hoạt động gây nên nhiều rắc rối khiến cho hội bị bỏ lỡ Nếu trường hợp tất yếu tố khác hoạt động cần thực ưu tiên Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ưu tiên: Việc sử dụng, lưu kho, tình trạng giá trị tài liệu sưu tập yếu tố quan trọng cần xem xét chúng có ảnh hưởng đến việc xếp ưu tiên - Mức độ mục đích sử dụng tài liệu có ý nghĩa quan trọng Các tài liệu ln trưng bày có yêu cầu khác với vật lưu kho Các vật thường xuyên dùng cho mục đích nghiên cứu có yêu cầu khác so với vật đem sử dụng Các tài liệu sử dụng mạnh tay nguy hư hại cao cần quan tâm - Nơi chứa lưu giữ sưu tập có ảnh hưởng quan trọng Những tài liệu bảo quản điều kiện môi trường hay thùng chứa tồi, dễ bị trộm cắp, phá hoại, hoả hoạn thiên tai khác nằm nhóm có nguy cao - Những vấn đề trở nên đặc biệt đe doạ tài liệu tình trạng bảo quản yếu mà tình trạng chí cịn làm tăng thêm nguy rủi ro cho tài liệu dễ bị hư hại Những hoạt động giảm nhẹ nguy ưu tiên thực - Ngồi ra, yếu tố cần tính đến giá trị tài liệu Bản chất giá trị tài liệu (giá trị tiền tệ, giá trị nội hàm, giá trị liên tưởng, giá trị thư mục), tính quý hiếm, nguồn gốc xuất xứ tầm quan trọng chúng quan cần phải xem xét - Thời hạn bảo quản hình thức bảo quản tài liệu yếu tố quan trọng mà ta cần lưu ý Những ưu tiên cho việc thực Đối với quan, ưu tiên cho việc thực phải ưu tiên hàng đầu Chúng hoạt động ưu tiên cao có khả thực thi Để định hoạt động đó, ta nên cân nhắc lúc tiêu chí tác động tính khả thi hoạt động Theo bà Pamela Darling, cơng cụ hữu ích cho việc bảng kẻ ô hình (đã đơn giản hố) Tác động tính khả thi hoạt động thể bảng trang sau Bà Darling giải thích hoạt động có tác động lớn, thực thi mà gặp cản trở đặt khung số 1, cịn hoạt động có ảnh hưởng lớn khó thực nằm khung Những hoạt động dễ thực có tác động nhỏ nằm khung số hoạt động khó thực ảnh hưởng nằm khung số Bà Darling lý giải hoạt động khung số nên ưu tiên nhiều nhất, chúng dễ thực có ảnh hưởng quan trọng Những hoạt động khung số để lại sau hay chí bỏ qua việc thực chúng địi hỏi phải nỗ lực nhiều, hiệu không đáng kể Nhiều hành động nằm khung số loại bỏ hiệu thấp, số hoạt động đáng quan tâm chúng dễ thực Những hoạt động khung số địi hỏi cân nhắc kỹ lưỡng có khó khăn, đáng thực chúng cho hiệu cao Lưu ý Sắp xếp hoạt động theo thứ tự ưu tiên vấn đề khó khăn việc hoạch định kế hoạch bảo quản Việc hoạch định đòi hỏi nhiều kỹ người việc nắm bắt động lực có tổ chức quan Khơng đâu mà yếu tố thể rõ ràng việc xếp ưu tiên Bạn cần phải mang hết khả giao tiếp thảo luận ý kiến xếp ưu tiên bạn với đồng nghiệp Bạn cần phải lắng nghe vấn đề phòng ban khác phải biết chọn lựa điều phục vụ tốt cho lợi ích tồn quan khơng phải phục vụ cho lợi ích phịng ban bạn hay cho lĩnh vực chun mơn Về lâu dài, đáp ứng mong muốn bạn Khi thực hiện, bạn cần phải vừa nhà thương thuyết khéo léo, vừa phải người bán hàng giỏi, hầu hết giao tiếp người với nhau, khiếu hài hước bạn giúp trình trở nên dễ dàng .. .Các tiêu chí ưu tiên tiêu chí sau hữu ích xếp hoạt động bảo tồn theo thứ tự ưu tiên: - Tiêu chí thứ tác động Sự tác động phạm vi mà hoạt động giúp cải tiến việc bảo quản sưu tập quan... Thời hạn bảo quản hình thức bảo quản tài liệu yếu tố quan trọng mà ta cần lưu ý Những ưu tiên cho việc thực Đối với quan, ưu tiên cho việc thực phải ưu tiên hàng đầu Chúng hoạt động ưu tiên cao... mức độ ưu tiên cao - Tính khả thi hoạt động cần lưu ý đến Các hoạt động khác lượng thời gian nguồn lực cần thiết để thực chúng Một số hoạt động thực dễ dàng hoạt động khác lại không khả thi Các