Đề tài: Bài toán quản lý thư viên

Tham khảo luận văn - đề án ''đề tài: bài toán quản lý thư viên'', công nghệ thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN  BÀI TẬP NHĨM ĐỀ TÀI: BÀI TỐN QUẢN LÝ THƯ VIỆN MƠN THỰC HÀNH: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN Giáo viên hưỡng dẫn: Vũ Mỹ Hạnh Lớp: TIN20A1-HN Nhóm thực hiện- Nhóm 2: 10 11 Nguyễn Thị Thao- Nhóm trưởng Nguyễn Thị Thủy Nguyễn Sỹ Tiến Nguyễn Hải Long Nguyễn Tiến Thành Nguyễn Duy Tuyên Hoàng Thị Ngân Trương Khánh Linh Hà Văn Trung Bùi Đúc Trung Tô Vân Trường Chử Kim Vinh Lời mở đầu: Từ trước tới nay, thư viện dù lớn hay nhỏ hoạt động dựa theo cách thủ công người phụ trách Nhưng xu nay, phát triển mạnh mẽ ngành công nghệ thông tin dẫn đến việc đòi hỏi đời hệ thống để trợ giúp người việc quản lý Thông qua lĩnh vực phân tích thiết kế hệ thống thơng tin giúp việc quản lý đơn giản nhanh chóng Xuất phát từ nhu cầu thực tế cần có hệ thống trợ giúp quản lý việc xuất nhập, thao tác khâu thư viện.Chúng em thực đề tài “Quản lý thư viện sách” mục tiêu để tìm hiểu sâu lĩnh vực phâp tích thiết kế hệ thống thơng tin Xin chân thành cảm ơn nhiệt tình giúp đỡ truyền đạt cho chúng em nhiều kiến thức môn Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin để chúng em có đầy đủ khả thực tốt đề tài Đây đề tài đầu tay nên khó tránh khỏi cịn nhiều sai sót, khuyết điểm mong thơng cảm, hết lịng góp ý cho chúng em ưu, khuyết điểm để giúp chúng em hồn thiện tốt sau Chúng em xin chân thành cảm ơn cô!!! MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU……………………………………………………… PHẦN I KHẢO SÁT HỆ THỐNG Quản Lý Thư Viện-Nhóm Page CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VẤN ĐỀ Phát họa vấn đề…………………………………………………………………… Mục đích………………………………………………………… CHƯƠNG II: KHẢO SÁT HỆ THỐNG VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG THƯ VIỆN Nhiệm vụ, cấu tổ chức hệ thống……………………………………… Phân tích quy trình, chức trạng hệ thống………………… Yêu cầu phi chức năng……………………………………………………… 16 PHẦN II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG CHƯƠNG I.THIẾT KẾ SƠ ĐỒ Sơ đồ chức nghiệp vụ……………………………… 17 Sơ đồ ngữ cảnh………………………………… 18 Sơ đồ luồng liệu………………… 18 3.1 Mức 1……………………………………… 20 3.2 Mức 2…………………………………… 21 CHƯƠNG II MƠ HÌNH ERD Mô tả thực thể……………… 24 Xác định thực thể……………………… 25 Các mối liên hệ………………………… 27 Mơ hình ERD……………………………… 31 Chuyển mô hình ERD thành mơ hình quan hệ…… 32 CHƯƠNG III CHUẨN HÓA LƯỢC ĐỒ QUAN HỆ Chuẩn hóa lược đồ………………………… 33 Cơ sở liệu quan hệ………………………………… 37 PHẦN III THIẾT KẾ CHƯƠNG II THIẾT KẾ GIAO DIỆN Thiết kế Menu……………… 38 Thiết kế Form……………………… 42 Thiết kế Report…………………… 52 Quản Lý Thư Viện-Nhóm Page Thiết kế sở liệu 52 CHƯƠNG II THIẾT KẾ Ô XỬ LÝ .56 ĐÁNH GIÁ…………………… .65 PHẦN I KHẢO SÁT CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT Phát họa vấn đề Quản Lý Thư Viện-Nhóm Page  Hệ thống thư viện • Mượn sách tay • Lưu trữ liệu giấy tờ  Nhược điểm • Xử lý số liệu chậm, khơng xác • Tra cứu nhiều thời gian • Lưu trữ khó khăn, khơng kịp thời  Cần phải có hệ thống quản lý thư viện • Nhằm giúp cho q trình mượn nhanh chóng dễ dàng • Xử lý , lưu trữ thong tin nhanh chóng hiệu Thư viện trường Đại học quản lý khoảng hàng trăm ngàn đầu sách tạp chí,phục vụ cho sinh viên trường Sinh viên mượn sách đọc chổ nhà Để phục vụ độc giả nhanh, gọn xác, thư viện cần tin học hóa cơng việc quản lý danh mục sách quản lý độc giả Mục đích Hiện nhu cầu nghiên cứu trung tâm trường học lớn Vì công tác quản lý thư viện vấn đề trọng điểm việc cung cấp tài liệu cho học sinh, sinh viên Nhưng đa phần thư viện áp dụng mơ hình tổ chức khơng hợp lý vào việc quản lý thư viện Việc độc giả gặp phải nhiều khó khăn khâu từ việc làm thẻ thư viện, lựa chọn sách phù hợp với nhu cầu đến việc mượn sách đă làm cho nhiều người không thấy lợi ích từ hoạt động thư viện Việc thư viện tạo điều kiện học viên tiếp xúc dễ dàng dịch vụ mnh nâng cao hiệu học tập học viên Xuất phát từ vấn đế cần thiết phải xây dựng mơ hình tổ chức thư viện hợp lý (phụ thuộc vào quy mô trường) Nhưng trước hết phải đánh giá trạng trường CHƯƠNG II: KHẢO SÁT HỆ THỐNG VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG THƯ VIỆN Quản Lý Thư Viện-Nhóm Page Nhiệm vụ,chức năng, cấu tổ chức hệ thống thư viện 1.1 Nhiệm vụ,chức tổ chức hệ thống thư viện Chức năng: Trung tâm Thơng tin Thư viện có chức đảm bảo việc thu thập, lưu trữ phổ biến, cung cấp thông tin khoa học y tế công cộng, hỗ trợ khai thác hiệu nguồn thông tin phục vụ cho công tác giảng dạy học tập NCKH cán bộ, giảng viên, sinh viên nhà trường bạn đọc bên ngồi có quan tâm Nhiệm vụ cụ thể: Bổ sung-trao đổi, phân tích-xử lý, bảo quản loại hình tài li ệu, xây d ựng, hồn thiện hệ thống tra cứu, tìm kiếm phù hợp, hướng dẫn bạn đọc truy cập, khai thác kho tư liệu cách hiệu Cung cấp dịch vụ thư viện chất lượng cao, cụ thể sau: o Dịch vụ mượn trả, mượn liên thư viện o Hỗ trợ tra cứu trực tuyến, trực tiếp qua thư điện tử o Cung cấp thông tin theo yêu cầu o Đào tạo:   o Đào tạo định kỳ: Định kỳ hàng tuần có buổi hướng dẫn miễn phí cho bạn đọc có nhu cầu chủ đề khác nhau: Các kỹ tìm kiếm bản; Hướng dẫn tìm kiếm, đánh giá nguồn tin YTCC; Hướng dẫn tra cứu số sở liệu định như: HINARI, PubMed, EBSCO; Hướng dẫn viết thư mục tài liệu tham khảo cho nghiên cứu khoa học Đào tạo cho sinh viên nhập học: Tham gia phối hợp với phòng Quản lý sinh viên và/ BM Tin học giảng dạy cho sinh viên nhập học kiến thức sử dụng thư viện Các dịch vụ photocopy, cho thuê giáo trình o Đảm bảo việc truy cập thơng suốt tới nguồn thông tin đa dạng o Hỗ trợ môi trường học tập, nghiên cứu thuận lợi cho bạn đọc Mở rộng hợp tác quốc tế, phát triển hội đào tạo cho cán bộ, c hội m rộng nguồn tin, bổ sung vốn tài liệu, phát triển sở vật chất 1.2 Cơ cấu tổ chức hệ thống thư viện Cơ cấu tổ chức Thư viện sách khu dành cho người (từ học sinh,sinh viên,tiến sĩ,giáo sư, người cao tuổi,… ) có nhu cầu việc tìm hiểu thơng tin khoa học kỹ thuật, thẩm mỹ,… từ tới chun sâu tìm cho thể lọai sách phù hợp với nhu cầu chun mơn cần tìm hiểu với hình thức chính: đọc chỗ mượn nhà để nghiên cứu khoảng thời gian ngắn theo qui định riêng thư viện cụ thể Yêu cầu quản lý việc nhập xuất chung Quản Lý Thư Viện-Nhóm Page nguồn sách thư viện khó, cịn thêm phải quản lý việc cho mượn sách ngày khách hàng có thẻ thư viện khách vãng lai Vì cần chương trình quản lý để giúp nhân viên dễ dàng cơng việc Việc phân công quản lý thư viện thực sau: Bộ phận quản lý: Gồm người: Chủ nhiệm(hiệu trưởng nhà trường) phó chủ nhiệm thư viện  Chủ nhiệm( hiệu trưởng nhà trường) thư viện có nhiệm vụ điều hành toàn hoạt động thư viện  Phó chủ nhiệm có nhiệm vụ quản lý nhân viên thư viện, quản lý sở vật chất có thư viện Bộ phận nghiệp vụ gồm:  Trưởng ca người chịu trách nhiệm hoạt động ngày tất kho công việc thư viện Quản lý việc giao ca nhân viên thư viện  Nhân viên thu ngân: nhân viên thư viện người chịu trách nhiệm thu chi kho riêng biệt giao dịch khách hàng  Bộ phận quản kho: Có nhiệm vụ mua sách, nhận hàng từ nhà cung cấp (nhà xuất bản) hay nguồn khác Hủy (bán) đầu sách bị hư hỏng, sách cũ nát Quản lý danh mục sách,quản lý đầu sách Phân loại sách,phân loại tác gi ả, phân loại nhà cung cấp Kiểm kê, thống kê sách có thư viện Có trách nhi ệm kiểm tra giúp khách chọn loại sách cần việc xếp bảo quản sách, thu dọn sách khách mượn đọc xong thư viện  Bộ phận quản lý sách: Quản lý việc mượn –trả sách Hướng dẫn, làm thủ tục cho độc giả mượn – trả sách.Phân loại thể loại sách Quản lý tình trạng sách trước sau độc giả mượn- trả sách Làm nhiệm vụ quản lý sách có thư viện, cơng việc lập mã số sách quản lý sách :Khi có yêu cầu mua sách, phận bổ sung tài liệu mua sách về, tiến hành xử lý sách,viết fic cho sách Sau lưu trình xử lý vào kho liệu hệ thống sách là: “Hồ sơ quản lý sách”, đưa fic vào hộp fic để độc giả tra cứu sách chuyển sách kho sách Báo cáo tình hình mượn –trả sách phận nghiên cứu- kiểm kê  Bộ phận quản lý độc giả: Có nhiệm vụ quản lý độc giả Cấp thẻ cho độc gi ả mới, hủy thẻ độc giả hết hạn Quản lý tài khoản độc gi ả.Phân loại đôc gi ả Quản lý tham số quy định loại độc giả Giúp độc giả tìm sách mà họ cần mượn Giải thắc mắc độc giả nội quy- quy định thư viện Thống kê lượt độc giả tới mươn sách ngày Xử lý đọc giả vi phạm Quản Lý Thư Viện-Nhóm Page  Bộ phận nghiên cứu-kiểm kê: Có nhiệm vụ nhận báo cáo từ kho việc nhập sách mới, loại sách hư cũ nát không cần sử dụng Thống kê tình trạng sách thư viện Thống kê nhà xuất bản,nhà cung cấp sách Thống kê sách nhập Thống kê sách nhập, thống kê tình trạng mượn sách thư viện Thống kê sách thư viện Thống kê sách lý In báo cáo thống kê sách, độc giả vi phạm, thống kê hoạt động thư viên cho  Bộ phận kế toán: Thực điều chỉnh đưa giá tiền cho mượn cho loại sách cụ thể báo cho quầy thu ngân thu ngân biết để thực cho Việc mát sách, lạm thu tiền khách,biển thủ phát xử lý nhờ có rạch rịi người, phận nhờ vào số liệu xác phiên giao dịch(ca), mà phận quản lý thu từ quầy thu ngân tài liệu lưu trữ qui định Mỗi nhân viên tùy theo nhiệm vụ xem báo cáo liên quan đến cơng việc, mà khơng xem chương trình người khác 1.3 Đối tượng tham gia vào việc mượn- trả sách Độc giả: người tới thư viện mượn sách Tham gia trực tiếp vào việc mượn- trả sách Thủ thư: Thủ thư người quản lí, giữ gìn phát triển vốn tài liệu để phục vụ nhu cầu đọc, tìm hiểu độc giả Ngồi chức nhiệm vụ chung, tùy theo mục đích, quy mơ mà thư viện có thêm chức năng, nhiệm vụ riêng phục vụ đối tượng người đọc khác Công việc thủ thư :  Lựa chọn tài liệu, tiếp nhận dạng (loại) tài liệu mới, phân loại tài liệu theo danh mục theo loại hình tài liệu  Tổ chức xếp bảo quản loại hình tài liệu theo trật tự định  Xây dựng trì sở liệu phục vụ cho mục đích tìm kiếm tài liệu dễ dàng, thuận lợi  Tiến hành trang bị chuyên biệt cho diện tích sử dụng thư viện, ln ln giữ gìn cho sở vật chất - kĩ thuật tình trạng tốt  Giới thiệu vốn tài liệu thư viện, hướng dẫn sử dụng thư viện, nghiên cứu nhu cầu đọc, nhu cầu tin tức để việc phục vụ tốt nhu cầu học tập, nghiên cứu giải trí đối tượng độc giả  Kiểm tra, kiểm soát việc mượn sách, đọc sách bạn đọc Quản Lý Thư Viện-Nhóm Page Phân tích quy trình,chức hệ thống 2.1 Quy trình hệ thống Hệ thống thư viện gồm quy trình 2.1.1 Nhập sách Theo định kỳ khoảng tháng lần thư viện bổ sung sách cho kho Để nhập sách, thư viện có phận tìm hiểu, xem xét nhu cầu, phải nắm loại sách cần thiết (đã, đang, phát hành) để từ liên hệ với nhà xuất cần thiết (có loại sách xuất nhà xuất riêng) cung cấp cho thư viện Nguồn sách nhập với hình thức: • • Đơn đặt hàng: Hợp đồng mua bán thư viện nhà xuất Giấy thỏa thuận mua bán trao tặng thư viện cá nhân muốn đóng góp sách Sách nhập phân loại, định giá (cho mượn, tiền chân) cho nhập vào kho riêng biệt theo thể loại Các báo cáo liên quan đến nhập hàng thể qua phiếu mua sách Sau Chủ nhiệm thông qua, thư viện tiến hành làm hợp đồng với nhà xuất Hóa đơn gửi lại cho phận kế toán tốn sau thư viện nhập sách Trong trường hợp sách nhập không đạt yêu cầu, thư viện gửi lại sách cho nhà xuất theo điều khoản có hợp đồng Sau sách mau phận kho phân loại sách In báo cáo nhập sách Quản Lý Thư Viện-Nhóm Page Thư viện sách PHIẾU MUA SÁCH Số:…………………… Ngày:……………… Người cung cấp:…………………………………………………………… Địa chỉ:…………………………………………………………………… Số điện thoại:……………………………………Số Fax:………………… STT Tên sách Tên tác giả Thể loại Tập Năm xuất Số lượng Đơn giá Ghi Tổng số Ghi số tổng số tiền chữ…………………………………………… Ngày… Tháng… Năm 20… Kế toán trưởng Cửa hàng trưởng Quản lý sách Chức quản lý sách làm nhiệm vụ quản lý sách có thư viện, cơng việc lập mã số sách quản lý sách :Khi có yêu cầu mua sách, phận bổ sung tài liệu mua sách về, tiến hành xử lý sách,viết fic cho sách Sau l ưu q trình xử lý vào kho liệu hệ thống sách là: “Hồ sơ quản lý sách”, đưa fic vào hộp fic để độc giả tra cứu sách chuyển sách kho sách 2.1.2 Quản Lý Thư Viện-Nhóm Page 10 Quản Lý Thư Viện-Nhóm Page 50 Thiết kế Report Thư viện Mã độc giả BÁO CÁO VỀ TÌNH ĐỌC GIẢ THÁNG 11/2012 Tên độc giả Ngày sinh Lý vi phạm Hình thức xủa phạt Ngày tháng năm Người báo cáo Thư viện Mã sách BÁO CÁO VỀ TÌNH HÌNH SÁCH THÁNG 11/2012 Tên sách Tác giả Nhà xuất Số lượng Ngày tháng năm Người báo cáo Thiết kế sở Dữ liệu Bảng DANG NHAP Quản Lý Thư Viện-Nhóm Page 51 Bảng SACH Bảng CUNGCAP Quản Lý Thư Viện-Nhóm Page 52 Bảng DOCGIA Bảng SACH Sơ đồ liên kết Quản Lý Thư Viện-Nhóm Page 53 CHƯƠNG II THIẾT KẾ Ô XỬ LÝ Quản Lý Thư Viện-Nhóm Page 54 Ơ xử lí Thêm sách Quản Lý Thư Viện-Nhóm Page 55 Ơ xử lí Tìm kiếm sách Quản Lý Thư Viện-Nhóm Page 56 Ơ xử lí Sửa thơng tin sách Quản Lý Thư Viện-Nhóm Page 57 Ơ xử lí Thêm độc giả Quản Lý Thư Viện-Nhóm Page 58 Ơ xử lí Tìm kiếm độc giả Ơ xử lí Sửa thơng tin độc giả Quản Lý Thư Viện-Nhóm Page 59 Ơ xử lí Xóa độc giả Quản Lý Thư Viện-Nhóm Page 60 Ơ xử lí Kiểm mượn sách Quản Lý Thư Viện-Nhóm Page 61 Ơ xử lí Kiểm tra trả sách Quản Lý Thư Viện-Nhóm Page 62 ĐÁNH GIÁ Quản Lý Thư Viện-Nhóm Page 63 Ưu điểm • • • • Vận dụng đầy đủ mạnh công nghệ Thể ý tưởng ban đầu Có tập trung làm việc, tranh luận để xây dựng tốt đề tài đến mức Biết khắc phục khó khăn q trình làm việc Khuyết điểm • • • Cịn nhiền thiếu sót q trình tìm hiểu chi tiết đề tài Tự phân công người phần không thống trước cách trình bày dẫn đến việc chỉnh sửa nhiều lần Có thể có nhiều lỗi khơng đáng có khơng thống từ xuống, lỗi trình bày… Đánh giá Do thời gian có hạn khả ccó hạn chế với kinh nghiệm làm đề tài chưa có nhiều nên chúng em đă gặp nhiều khó khăn chắn có nhiều thiếu sót Rất mong bạn góp ý cho chúng em để chúng em hồn thành tốt đề tài Quản Lý Thư Viện-Nhóm Page 64 ... 1.7 Quản lý danh mục Quản Lý Thư Viện-Nhóm Page 40 Thiết kế From 2.1 Quản lý độc giả Quản Lý Thư Viện-Nhóm Page 41 2.2 Quản lý nhà cung cấp 2.3 Quản lý nhân viên Quản Lý Thư Viện-Nhóm Page 42 Quản. .. hóa liệu từ Thẻ quản lý sách Quản Lý Thư Viện-Nhóm Page 33 Quản Lý Thư Viện-Nhóm Page 34 Quản Lý Thư Viện-Nhóm Page 35 Quản Lý Thư Viện-Nhóm Page 36 Cơ sở liệu quan hệ Quản Lý Thư Viện-Nhóm Page... Quản lý chức đăng nhập hệ thống Quản Lý Thư Viện-Nhóm Page 38 1.3 Quản lý việc nhập xuất thư viện 1.4 Quản lý quầy, phiếu giao ca, phiếu mượn thư viện Quản Lý Thư Viện-Nhóm Page 39 1.5 Quản lý