TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT PHẦN MỀM TÀI CHÍNH CÔNG ĐOÀN CƠ SỞ

LIÊN ĐỒN LAO ĐỘNG TỈNH BẾN TRE CỘNG HỊA Xà HỘI CHỦ NGHĨAVIỆT NAM CƠNG ĐỒN GIÁO DỤC Độc lập - Tự - Hạnh phúc TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT PHẦN MỀM TÀI CHÍNH CƠNG ĐỒN CƠ SỞ TÀI LIỆU DO CƠNG ĐỒN GIÁO DỤC TỈNH BẾN TRE BIÊN SOẠN, LƯU HÀNH NỘI BỘ Bến Tre, ngày 27.12.2013 PHẦN THỨ NHẤT: HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT PHẦN MỀM KẾ TỐN CƠNG ĐỒN CƠ SỞ Quy trình cài đặt sau: Bước 1: tiến hành cài đặt gõ tiếng Việt Unikey, máy chưa cài đặt (chạy file unikey_40_rc2_32bit.exe thư mục “BoGo_Font_TiengVIet”), sau chọn bảng mã TCVN3 (ABC) Bước 2: tiến hành cài đặt Font TCVN3 (ABC), máy chưa cài đặt (file Font_TCVN3, thư mục “BoGo_Font_TiengVIet”) Bước 3: Chạy file Setup.exe thư mục “PhanMemKeToanCDCS_2013” để cài đặt chương trình vào C:\Program files (khuyến nghị: không nên chọn C:\Program files, mà nên chuyển sang ổ đĩa đó) Q trình cài đặt thường có thông báo sau: (Chú ý trước cài đặt cần đóng tất chương trình chạy máy tính chương trình diệt virus, word, exel …) Bấm OK Bấm nút để cài đặt Bấm Continue Bấm Yes với thông báo dạng Bấm Ignore với thông báo dạng Việc cài đặt thành cơng có thơng báo Bước 4: Coppy toàn thư mục “KetoanCDcoso08052013” vào thư mục cài đặt chương trình Bước 5: - Để đưa biểu tượng chương trình hình thực sau: bấm chuột phải file Ketoancongdoan.exe => chọn “Send to” => chọn “Desktop” Chú ý: Để chương trình hiển thị gõ phơng chữ tiếng Việt có dấu, u cầu máy tính phải cài đặt gõ tiếng Việt có hỗ trợ phơng chữ ABC theo TCVN3 Khi nhập chứng từ khai báo thông tin, bắt buộc phải chọn bảng mã TCVN3 PHẦN THỨ HAI HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN CĐCS A CÁC THAO TÁC BAN ĐẦU: I Các phím chức hay sử dụng: Xóa nội dung nhập Dùng phím F4 Hiển thị danh sách tham khảo Dùng phím F5 Nhập có nội dung giống nội dung Dùng phím F6 tương ứng chứng từ trớc Để coppy ô Dán sang ô khác II Các thao tác khai báo ban đầu Khai báo thông tin chung đơn vị Mục đích: khai báo thơng tin đơn vị sử dụng phần mềm phục vụ in chứng từ, sổ kế tốn, báo cáo tài a Khai báo tab Thơng tin đơn vị Dùng phím F8 Dùng phím F9 Vào thực đơn "Thông tin hệ thống"=> chọn "Nạp sửa thông tin chung đơn vị => khai báo thơng tin cần thiếtnhập trực tiếp vào Chó ý Loại đơn vị: CĐCS chọn loại: HCSNTW, HCSNĐP, Doanh nghiệp nhà nước, DN có VĐT NN, Doanh nghiệp khác; CĐ cấp sở chọn Cơ quan LĐLĐ quận huyện tương đương NÕu ®.v sư dơng phần mềm CĐCS chọn loại: HCSN TƯ; HCSN địa phương; Doanh nghiệp nhà nước; DN có VĐT nước ngoài; DN khác; Nếu đ.v sử dụng Cơ quan LĐLĐ quận huyện, CĐ TCTy chọn Cơ quan L§L§ qn, hun, tương đương b Khai báo tab "Thiết lập chế độ kế Không cần thay đổi lựa chọn mặc tốn" định chương trình (Kiểu nhập chứng từ "Đơn giản"-Hình dưới) c Tab "Thơng tin in sổ sách, báo cáo": Nếu người dùng muốn thay đổi dịng đề ký để đóng dấu "Báo cáo tốn" vào tab nhập đề ký1, đề ký 2, đề ký Nạp danh sửa sách đơn vị phịng ban: Mục đích: Khai báo đơn vị thường xuyên phát sinh thu, chi CĐCS cấp trực tiếp quản lý tài (nếu có) Hỗ trợ nhập chứng từ, in sổ kế toán chi tiết theo đơn vị NhËp tên đơn vị thông tin liên quan" Bấm nút “Nạp mới” Nạp danh sách đối tượng quản lý Mục đích: Khai báo cá nhân, đối tượng thường xuyên giao dịch, khoản tạm giữ, quỹ XH, khoản đầu tư tài Hỗ trợ nhập chứng từ nhanh, in sổ kế toán chi tiết theo đối tượng Chọn thực đơn "Danh sách tham khảo"=> chọn "Nạp sửa danh sách đơn vị, phòng ban" => bấm "Nạp mới" => Nhập tên ĐV, Mã ĐV, địa chỉ, tên NH, số TKNH, Loại đơn vị => Bm "Ghi a" Chọn Loại ĐV "Đơn vị khác"; Nếu CĐCS cấp chọn loại CĐCS: HCSN TW, HCSN ĐP, Doanh nghip NN, DN có VĐT nước ngoài; DN khác; Bm nỳt Ghi đĩa” Chọn thực đơn "Danh sách tham khảo"=> chọn "Nạp sửa danh sách đối tượng quản lý" => Bấm "Nạp mới" => Chọn Loại đối tượng, nhập tên đối tượng, tắt => Bấm "Ghi đĩa" (Hình dưới) Chọn loại đối tượng Bấm "Nạp mới" Nạp sửa danh sách ngân hàng kho bạc Mục đích: Khai báo Tài khoản số hiệu tài khoản tiền gửi kho bạc hay NH đơn vị sử dụng phần mềm Phục vụ cho nhập nhanh Ctừ NH, In sổ chi tiết TGNH theo tài khoản tin gi Nhập tên đối tượng, chữ tắt Bấm "Ghi đĩa" để lưu lại Chn thc n "Danh sách tham khảo"=> chọn "Nạp sửa danh sách ngân hàng, kho bạc" => Bấm "Nạp mới" => Nhập tên NH (KB), loại tiền, số TK => Bấm "Ghi đĩa" Nhập tên NH, KB nơi mở TK, loại tiền, số hiệu TK, chữ tắt, chọn mẫu UNC Bấm "Nạp mới" Nạp Sửa số dư đầu năm (lần sử dụng phần mềm) Mục đích: Nhập số dư đầu năm sổ kế toán: Quỹ Tiền mặt, Tiền gửi NH, Dư cấp dưới, Nguồn kinh phí, quỹ XH Bấm “ Ghi đĩa” Chọn thực đơn "Kế toán"=> chọn "Nạp sửa số dư đầu năm"=> Chọn sổ cần khai báo số dư đầu kỳ => Nhập số dư thông tin cần thiết => Bấm "Ghi đĩa": Căn số dư cuối kỳ năm trước sổ kế toán tiền mặt, TGNH , báo cáo toán để nhập số dư đầu kỳ sổ Số dư nguồn kinh phí số dư cuối kỳ trước báo cáo toán thu, chi ngân sách cơng đồn đơn vị BÊm "NhËp míi" BÊm "Ghi ®Üa" Chọn loại sổ cần nhập s Nhập ô sáng màu; Các ô "tên đối tượng", "tài khoản NH" bấm phím F5 chọn Lu ý nhập số dư đầu kỳ Các sổ cần chi tiết theo Đơn vị, đối tượng, số dư TGNH đơn vị, đối tượng, tài khoản TGNH nhập dịng (mỗi lần nhập-ghi đĩa dịng) Sổ khơng có số dư khơng nhập Đảm bảo tổng số dư nợ = Tổng số dư có (Dư TM+Dư TGNH+Dư TƯ+Dư CĐCS cấp có=Dư nguồn kinh phí + Dư tạm giữ + Dư quỹ XH) III- Các nút lệnh: Các Nút lệnh Nút "Kết thúc": Nút "Nhập CT": Đóng chương trình sau sử dụng Nhập tất loại chứng từ kế toán: Thu tiền mặt, chi tiền mặt, thu TGNH kho bạc, chi TGNH kho bạc Nút "Tra cứu": Nút "In sổ KT" Nút "Tài sản" Tra cứu, tìm kiếm chứng từ nhập In sổ kế toán Nhập thẻ tải sản cố định, dụng cụ lâu bền; Theo dõi trình tài sản Nút "T.Hợp BC": Dùng để nhập, duyệt báo cáo tài cấp dưới; Lập báo cáo thu, chi CQ sử dụng phần mềm; Tổng hợp báo cáo gửi cấp Nút "Máy tính": Máy tính q trình nhập chứng từ, nhập báo cáo Ô màu vàng Thay đổi niên độ kế toán B-NHẬP CHỨNG TỪ PHÁT SINH HÀNG NGÀY: 1- Cửa sổ hình nhập chứng từ: Tất loại chứng từ nhập nút lệnh "Nhập CT" Cửa sổ sau: Bấm In để in CT Chọn loại nghiệp vụ Bấm Nhập Chọn nghiệp vụ phù hợp Bấm Ghi đia Nhập ngày phát sinh Nhập nội dung ô theo thực tế phát sinh (Một số bấm phím F5 để chọn: Người nhận tiền, nộp tiền, đơn vị nhận tiền, tài khoản nhận tiền, mục lục NSCĐ …) Quy trình nhập chứng từ: Bấm nút "Nhập mới" => 2.Nhập ngày tháng phát sinh => Chọn loại nghiệp vụ phát sinh => Chọn nghiệp vụ=> 5.Nhập ô cần thiết => bấm nút "Ghi đĩa" để lưu lại => Bấm In để in phiếu Chọn loại nghiệp vụ nhập chứng từ: Người sử dụng phải chọn loại nghiệp vụ: - Thu tiền mặt - Chi tiền mặt - Thu tiền gửi ngân hàng, kho bạc - Chi tiền gửi ngân hàng, kho bạc Chọn nghiệp vụ nhập chứng từ: Ứng với loại nghiệp vụ, phải chọn nghiêp vụ phù hợp, cụ thể: a Ứng với Thu tiền mặt Thu tiền gửi ngân hàng, kho bạc có nghiệp vụ: - Thu ngân sách CĐ: gồm thu kinh phí chun mơn chuyển sang, đồn phí tổ cơng đồn đồn viên đóng, thu khác (Mục 22 đến 24 quy định số 1445.QĐ-TLĐ Tổng Liên đoàn nội dụng phạm vi thu, chi CĐCS) - Nhận kinh phí cấp cấp (khơng phân biệt cấp kinh phí, đồn phí hay cấp hỗ trợ, chương trình tự áp mục 25 ngầm định, ) - Rút tiền gửi ngân hàng, kho bạc nhập quỹ: không phân biệt nguồn - Thu quỹ XH: phản ánh thu ủng hộ bão lụt, thiên tai…không toán NSCĐ - Thu hồi tạm ứng: nhập nghiệp vụ thu lại tiền tạm ứng cho nội dung hoạt động đó, số tiền ln số tạm ứng Sau lập phiếu thu để hoàn tạm ứng, kế toán đồng thời lập phiếu Chi tiền mặt-nghiệp vụ chi NSCĐ để chi số tiền thực tế chi - Thu hồi cho vay, đầu tư tài chính: Phản ánh nghiệp vụ thu lại tiền gốc cho vay, đầu tài tài (bán cổ phần cổ phiếu CĐ mua CP hóa DN …) - Thu khoản phải trả (tạm giữ): Cấp chuyển tiền khen thưởng, tạm giữ đối tượng đó… - Thu cấp nộp lên: Nghiệp vụ phát sinh đ.vị sử dụng phần mềm Cơ quan LĐLĐ quận huyện, tương đương CĐCS có sở thành viên CĐCS, sở thành viên có lập báo cáo QT thu, chi NSCĐ - Thu giảm chi NSCĐ: Phản ánh khoản thu giảm chi NSCĐ chi quá, chi nhầm (Mục 27-25) b Ứng với Chi tiền mặt Chi tiền gửi ngân hàng, kho bạc có nghiêp vụ: - Chi ngân sách cơng đồn: nội dung phát sinh chủ yếu CĐCS, với nội dung chi từ mục chi 27 đến mục chi 35 quy định 1445.QĐ-TLĐ thu, chi CĐCS - Nộp cấp trên: khơng phân biệt kinh phí, đồn phí (chương trình tự áp mục ngầm định 37) - Nộp tiền mặt vào ngân hàng, kho bạc: không phân biệt nguồn - Chi quỹ XH: Các nghiệp vụ chi chuyển tiền quỹ XH từ thiện thu cho đơn vị, cá nhân (khơng đưa vào tốn) - Chi tạm ứng: Phản ánh xuất tiền tạm ứng cho cá nhân đơn vị để chi hoạt động cơng đồn - Cho vay, đầu tư tài chính: Phản ánh khoản tạm ứng, cho vay, đầu tư tài chính… (các khoản cho vay, đầu tư tài phải có ý kiến đồng ý CĐ cấp trực tiếp văn bản) - Chi hoàn trả khoản tạm giữ: Chi khen thưởng cấp chuyển tiền, hồn trả khoản tạm giữ khác (khơng đưa vào toán) - Cấp cho cấp dưới: Nghiệp vụ phát sinh đ.vị sử dụng phần mềm Cơ quan LĐLĐ quận, huyện tương đương CĐCS có sở thành viên CĐCS, sở thành viên có lập báo cáo tốn thu, chi ngân sách cơng đồn - Chi giảm thu ngân sách cơng đồn: P.á khoản chi giảm thu ngân sách cơng đồn thu q kinh phí, đồn phí phải hồn trả lại - Chuyển tiền tài khoản tiền gửi (chỉ PS chi ngân hàng, KB): Nhập chứng từ chuyển tiền tài khoản tiền gửi đ.v: từ tài khoản NH sang KB, KB sang NH, gửi không kỳ hạn sang gửi có kỳ hạn… C- TRA CỨU, TÌM KIẾM CHỨNG TỪ: Để tra cứu, tìm kiếm chứng từ: Sử dụng nút "Tra cứu" cửa sổ chương trình, dùng nút "Tìm đến" nhập chứng từ (tác dụng nhau) Người sử dụng dễ ràng tra cứu chứng từ nhập cách chọn hay số ô điều kiện cửa sổ tra cứu Việc tra cứu không gây ảnh hưởng đến số liệu, chứng từ hay báo cáo nhập D- IN SỔ KẾ TOÁN Để in sổ kế toán sử dụng nút lệnh "In sổ KT" Cửa sổ đặt lệnh in hình dưới: BÊm nót in để in hình Chọn thời gian in 1.Chọn loại sổ cần in Chọn điều kiện khác tùy loại sổ Bấm vào nút hình máy in để in máy in Nếu muốn ghi file, bấm nút hình thư Xem trang trước, trang sau Các sổ bắt buộc in: Sổ quỹ tiền mặt đồng Việt Nam: Điều kiện in In theo tháng Sổ tiền gửi đồng Việt Nam (nếu có): In theo tháng, chi tiết cho TK tiền gửi Sổ thu, chi ngân sách cơng đồn CĐCS In theo kỳ toán sở: Sổ tạm ứng, cho vay, đầu tư tài (nếu có) In theo kỳ toán, chi tiết đối tượng 10 Sổ theo dõi phải trả, tạm giữ (nếu có) In theo kỳ tốn, chi tiết đối tượng Các sổ khác không bắt buộc: In tùy theo yêu cầu quản lý đơn vị, Công đoàn cấp trực tiếp E-LẬP BÁO CÁO GỬI CẤP TRÊN I- Cách lập báo cáo Cơng đồn sở: Cơng đồn sở cần lập báo cáo sau gửi cơng đồn cấp trên: + B07-Báo cáo tốn thu chi ngân sách cơng đồn + B14 -Báo cáo dự tốn thu, chi ngân sách cơng đồn Để lập báo cáo sử dụng nút lệnh: "T.Hợp BC" Lập báo cáo B07- Báo cáo toán thu chi ngân sách cơng đồn: Thao tác: Tại cửa sổ chương trình chọn nút "T.Hợp BC" => bấm nút "Nhập mới" => Chọn tên BC B07-Báo cáo , kỳ báo cáo => bấm nút "Dữ liệu KT" => bấm nút "Ghi đĩa" (Hình dưới) S.d nút T.Hợp BC Bấm nút "Dữ liệu KT" Bấm nút "Nhập mới" Chọn tên BC, kỳ Bấm nút "In" để in Bấm nút "Ghi đĩa" để lưu lại Bấm nút hình máy in để in Lập báo cáo B14-Báo cáo dự toán thu, chi ngân sách cơng đồn: Thao tác: Tại cửa sổ chương trình chọn nút "T.Hợp BC" => bấm nút "Nhập mới" => Chọn tên BC B14-Báo cáo , kỳ báo cáo => bấm nút "Dữ liệu KT" => 11 nhập trực tiếp số liệu ước thực hiện, dự toán vào cột tương ứng=> bấm nút "Ghi đĩa" (hình dưới) Bấm nút "Dữ liệu KT" Bấm "In" để in hình Bấm "Ghi đĩa” Chọn tên BC, kỳ Nhập trực tiếp tiêu Bấm hình máy in để in II Cách lập báo cáo CĐCS có sở thành viên Cơng đồn cấp sở Quy trình tổng hợp sau: Lập báo cáo thu chi quan sử dụng phần mềm nhập báo cáo CĐCS cấp chế độ "Nhập BC cấp dưới" => Bấm nút "Chuyển chế độ" để chuyển sang chế độ Tổng hợp BC gửi cấp trên" => Lập Sổ tổng hợp toán báo cáo Tổng hợp toán gửi cấp Lập báo cáo thu, chi ngân sách cơng đồn quan sử dụng phần mềm: a Lập B07-báo cáo thu, chi ngân sách cơng đồn quan CĐCS có sở thành viên: Thao tác lập B07-Báo cáo tốn thu, chi ngân sách cơng đồn khoản mục I phần E 12 b Lập báo cáo thu, chi ngân sách cơng đồn quan LĐLĐ quận, huyện tương đương (mẫu B08) đơn vị sử dụng phần mềm Cơ quan LĐLĐ quận huyện, cơng đồn tổng cơng ty, CĐ giáo dục huyện : Thao tác: Tại cửa sổ chương trình chọn nút "T.Hợp BC" => bấm nút "Nhập mới" => Chọn tên BC: B08-Báo cáo tổng hợp toán thu chi ngân sách cơng đồn, kỳ báo cáo => bấm nút "Dữ liệu KT" => bấm nút "Ghi đĩa" (các hình dưới) Bấm nút “Nhập mới” Bấm nút “Dữ liệu KT” Chọn BC B08-B.c tổng hợp…, kỳ Bấm nút “Ghi đĩa” Chú ý lập báo cáo thu, chi (B08) quan sử dụng phần mềm: + Kiểm tra số dư đầu kỳ khớp với cuối kỳ trước + Đối chiếu số thu cấp (mục 44) + Đối chiếu số cấp cấp + Đối chiếu số cấp cho cấp (mục 43) Khi chỉnh sửa chứng từ nhập, nội dung sửa không tự động cập vào báo cáo thu, chi (B08) quan Cần bấm sửa trích "Dữ liệu KT" trở lại để cập nhật Nhập báo cáo cơng đồn cấp (CĐCS thành viên CĐCS cấp dưới) Ở chế độ "nhập BC cấp dưới" (màu tím), nhập báo cáo đơn vị cấp (hình dưới): 13 ChÕ ®é nhập BC cấp Bấm phím F5 chọn đơn vị cần nhập Bấm Nhập Chọn loại BC B07, kỳ BC Ghi đĩa để lưu lại NhËp sè liƯu chi tiÕt cđa b¸o c¸o (Sè duyệt cho đơn vị) Lu ý nhp bỏo cỏo tốn cơng đồn cấp dưới: - Phải nhập đầy đủ báo cáo tất đơn vị cơng đồn cấp trực tiếp quản lý (kể các đơn vị khơng có báo cáo tốn) - Phải kiểm tra nhập tiêu: + Số nhập vào chương trình số duyệt cho cấp + Số dư đầu kỳ: Khớp với số dư cuối kỳ trước + Số nộp cấp trực tiếp số cấp cấp khớp với số từ phần kế tốn tự động chuyển sang + Tính cân đối số liệu báo cáo: Cộng thu, cộng chi, dư cuối kỳ - Báo cáo đơn vị chưa có báo cáo tốn (có số dư, số nộp, số cấp…) cần bấm chọn để xác định đ.v chưa có BC tốn Tổng hợp BC gửi cấp trên: Sau lập Báo cáo thu, chi quan cấp nhập báo cáo CĐCS, sở thành viên xong, bấm nút "Chuyển chế độ" sang chế độ "Tổng hợp BC gửi cấp trên" (màu vàng) để lập báo cáo sổ tổng hợp toán gửi cấp sau: Bấm nút Chuyển chế 14 Bấm T.hợp BC để tổng hợp Bấm Nhập Bấm ghi đĩa Chọn loại sổ, BC cần tổng hợp, Chọn kỳ TH BC a CĐCS có sở thành viên: Cần lập B25-Báo cáo tổng hợp toán thu-chi NSCĐ sở thành viên, S84-Sổ tổng hợp toán thu, chi ngân sách cơng đồn gửi cấp (thao tác hình trên) b Cơ quan LĐLĐ quận, huyện, tương đương, CĐ TCTy: Cần lập B08- Báo cáo tổng hợp toán thu, chi ngân sách cơng đồn S84-Sổ tổng hợp tốn thu, chi ngân sách cơng đồn gửi cấp (thao tác hình trên) Chú ý: Khi phát sai sót quay trở lại sửa báo cáo cấp dưới, Báo cáo tổng hợp không tự động cập nhật số liệu sửa Cần bấm nút "sửa" bấm "T.hợp BC" lại để cập nhật số liệu III- Gửi báo cáo qua email: Người sử dụng muốn gửi báo cáo cho Cơng đồn cấp qua email, thao tác sau: Chọn Báo cáo cần gửi phần T.Hơp BC => bấm nút “Gửi file BC” => máy thông báo “Đã chuyển xong … cần coppy file gửi cấp trên” Người sử dụng gắn kèm file theo thông báo vào email gửi Cơng đồn cấp (Hình dưới): Chọn BC cần gửi Bấm nút gửi gile BC Đính kèm file vào email gửi cấp F- NHẬP TÀI SẢN CỐ ĐỊNH, DỤNG CỤ LÂU BỀN (nếu có): Để nhập tài sản, theo dõi trình tài sản cố định, dụng cụ lâu bền sử dụng nút lệnh "Tài Sản" Căn để nhập số liệu kiểm kê thực tế sổ tài sản kỳ trước Nhập tài sản đầu kỳ tăng kỳ: Mỗi tài sản nhập vào thẻ tài sản Cách nhập thẻ tài sản hình dưới: 15 Bấm nút Nhập Các ô chọn TS ®· nhËp Danh s¸ch c¸c TS ®· nhËp NhËp đơn vị Bấm ghi đĩa để lưu Bấm phím F5 để chọn mà loại TS phù hợp Số lượng TS đà nhập Nhập Năm nhập tài sản, quy cách, Năm SX, Năm đưa vào sử dụng Nhập ngày tháng tăng, nội dung, SL tăng, n giỏ tng, số đà hao mòn ến thời điểm nhập TS Lưu ý chọn mã loại tài sản: TSCĐ chọn mã loại từ đến (trong loại đất, TS vơ hình), Dụng cụ lâu bền chọn mã loại Tính hao mịn TSCĐ: Vào thực đơn Tài sản cố định => chọn "Tính hao mịn tài sản cố định => Bấm nút "Nhập mới" => Bấm nút "Ghi đĩa" => Bấm In cần 16 Nhập Tài sản giảm năm: 2.BÊm nót "Sưa" 4.Bấm nút "Ghi đia" Chọn TS ghi giảm Nhập ngày giảm, nội dung giảm, SL giảm In sổ tài sản: Người sử dụng in sổ tài sản nút "In sổ KT" Ghi chú: Tùy khả người sử dụng chương trình, yêu cầu quản lý tài sản CĐ cấp mà sử dụng không sử dụng phần theo dõi tài sản G- QUẢN LÝ CÁC THƯ MỤC VÀ FILE CỦA CHƯƠNG TRÌNH, SAO LƯU, KHƠI PHỤC DỮ LIỆU, CHUYỂN DỮ LIỆU QUA EMAIL I- Quản lý thư mục File chương trình: Thư mục chứa chương trình: Khi sử dụng Windows Explore, tồn chương trình nằm thư mục D:\KetoanCDcoso2011 Trong chứa thư mục con: Data, Luudulieu, Report file chạy chương trình "Ketoancongdoan.exe" (hình dưới) Thư mục "Data": chứa toàn liệu nhập, bao gồm file: - File HT20xx.MDB: chứa thơng tin nhập: Thủ trưởng đơn vị, kế tốn, Danh sách đơn vị phòng ban, Danh sách đối tương, Danh sách ngân hàng kho bạc …; Mỗi năm chương trình tạo file riêng - File TCCD20xx.MDB: chứa chứng từ nhập (Thu TM, chi TM, Thu TGNH kho bạc, Chi TGNH, kho bạc); Mỗi năm chương trình tạo file riêng 17 - File VTTS.MDB: Chứa thẻ tài sản, dụng cụ lâu bền nhập nút Tài sản; File dùng chung cho tất năm - Các file sysmem sysmem2 nhớ vị trí liệu chương trình (khi chạy chương trình, đường dẫn vị trí liệu hiển thị phía hình) Các file xóa cần copy chương trình sang vị trí khác máy khác để sử dụng - Các file HTgoc.MDB, HTTKgoc.MDB, TCCDgoc.MDB, VTTSgoc.MDB file gốc ban đầu chương trình bắt buộc phải có để chương trình tạo file liệu tương ứng từng năm Thư mục "Luudulieu": - Đây thư mục chương trình tự động tạo chạy chương trình để lưu liệu dự phòng (lưu file HT20xx.MDB, TCCD20xx.MBD, VTTS.MDB từ thư mục Data thêm để dự phòng) - Trường hợp file liệu tương ứng thư mục Data bị hỏng, bị xóa, bị virus, chương trình khơi phục lại liệu lấy từ thư mục Thư mục "Report": - Thư mục "Report": nơi chứa tất mẫu chương trình dùng để in như: Mẫu phiếu thu, mẫu phiếu chi, chứng từ ngân hàng, mẫu sổ kế tốn, báo cáo tài … - Trường hợp file mẫu bị hỏng, bị xóa, bị virus, mẫu bị hỏng khơng in File chạy chương trình "Ketoancongdoan.exe" - File Ketoancongdoan.exe file chạy chương trình Bấm đúp trực tiếp vào file chương trình chạy - Để đưa biểu tượng chạy chương trình hình Windows: bấm chuột phải file Ketoancongdoan.exe => chọn sent to => chọn Desktop II- Cách lưu liệu, khôi phục liệu: Sao lưu liệu: - Ngồi liệu chương trình ghi vào thư mục Data tự động lưu thêm vào thư mục "Luudulieu", người sử dụng cần Sao lưu liệu backup để lưu thêm vị trí khác máy để dự phịng, đảm bảo an tồn cho liệu - Thao tác lưu sau: Vào thực đơn "Quản lý file liệu tài chính" => chọn "Sao lưu liệu Backup" => bấm "Tiếp tục" máy hỏi quyền quản trị => Chọn ổ đĩa D E => Bấm chuột phải ổ D E chọn New -> chọn Folder để tạo thư mục => Sửa tên thư mục thành Luuketoancongdoan bấm đúp thư mục để mở => Bấm nút "Save" để lưu Khôi phục liệu liệu nhập bị mất: - Các liệu nhập vào chương trình bị file thư mục Data bị virus, bị xóa, bị hỏng + File HT20xx.MDB bị hỏng thông tin hệ thống, danh sách đơn vị phòng ban, danh sách đối tượng, … + File TCCD20xx.MDB hỏng chứng từ, báo cáo nhập + File VTTS.MDB hỏng thẻ tài sản nhập (nếu có) - Để khơi phục liệu bị thao tác theo cách sau: + Cách 1: Khôi phục liệu thư mục Backup: Khi thực việc "Sao lưu liệu backup" (trên) khơi phục liệu bị sau: Vào thực đơn "Quản lý file liệu tài chính" => Chọn "Khơi phục liệu thư mục backup" => bấm "Tiếp tục" máy hỏi quyền quản trị =>Bấm "Có" máy thơng báo "đã tìm thấy file liệu backup…" … 18 + Cách 2: Chọn Khôi phục file TCCD20xx.MDB Khôi phục file VTTS.MDB Khôi phụ file HT20xx.MDB tùy vào liệu file bị Ví dụ: File TCCD2011 bị hỏng gây chứng từ báo cáo năm 2011 nhập, thao tác khôi phục sau: Vào thư mục "Quản lý file dư liệu tài chính" => Chọn "Khơi phục file TCCD20xx.MDB" => Bấm "Tiếp tục" có thơng báo kiểm tra quyền quản trị => Chọn file danh sách file => Bấm nút "Khôi phục" III Chuyển liệu qua email: Để gửi liệu qua email, người sử dụng chương trình cần thực việc nén tồn thư mục chứa chương trình thành file nén (u cầu máy tính phải có phần mềm nén winRAR winzip) Thao tác: Sử dụng Windowns Explore => Bấm chuột phải thư mục chương trình (D:\KetoanCDcoso2011) => chọn Add to “KetoanCDcoso2011.rar” “KetoanCDcoso2011.zip” Khi máy tính tạo file nén có tên KetoanCDcoso2011.rar KetoanCDcoso2011.zip Người sử dụng gửi email cho người nhận (cấp trên) đính kèm file nén CƠNG ĐỒN GIÁO DỤC TỈNH BẾN TRE 19