Bài giảng Tin học văn phòng giới thiệu tới người đọc các kiến thức cơ bản về máy tính, soạn thảo cơ bản, bảng biểu, đồ họa, in ấn, trộn thư, khởi động và các thao tác với bảng tính excel, xử lý dữ liệu trong bảng tính, hàm trong excel, đồ thị, quản trị dữ liệu, lập trình VBA trong excel. Mời các bạn cùng tham khảo.
BÀI MỞ ĐẦU Giới thiệu phần mềm Microsoft Winword Soạn thảo văn công việc sử dụng nhiều quan, xí nghiệp nhu cầu cá nhân Từ thủa xa xưa người biết sử dụng máy móc vào việc soạn thảo văn (máy gõ chữ) Gõ đến đâu, văn in đến giấy Các cơng việc dịch chuyển văn bản, kỹ soạn thảo văn cịn thơ sơ, đơn giản Để tạo văn bản, đòi hỏi người soạn thảo phải có kỹ sử dụng máy gõ tốt (khơng máy tính bây giờ, học soạn thảo cách rõ ràng) Soạn thảo vậy, in ấn có vơ khó khăn Đó ngày xưa, mà cơng nghệ thơng tin cịn chưa phát triển Ngày nay, mà công nghệ thông tin phát triển rầm rộ, công nghệ thay đổi ngày, tốn, khó khăn người máy tính hố, việc soạn thảo văn máy tính trở thành cơng việc bình thường cho biết sử dụng máy tính Một phần mềm máy tính sử dụng rộng rãi Microsoft Word hãng Microsoft hay gọi phần mềm Winword Ra đời từ cuối năm 1980, đến phần mềm Winword đạt tới hoàn hảo lĩnh vực soạn thảo văn lĩnh vực văn phịng phần mềm Microsoft Office nói chung Có thể liệt kê đặc điểm bật phần mềm sau: - Cung cấp đầy đủ kỹ soạn thảo định dạng văn đa dạng, dễ sử dụng; - Khả đồ hoạ mạnh dần lên, kết hợp với công nghệ OLE (Objects Linking and Embeding) bạn chèn nhiều ngồi hình ảnh âm lên tài liệu word như: biểu đồ, bảng tính,.v.v - Có thể kết xuất, nhập liệu nhiều loại định dạng khác Đặc biệt khả chuyển đổi liệu Word với phần mềm khác Microsoft Office làm cho việc xử lý ứng dụng văn phòng trở nên đơn giản hiệu - Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML để chia sẻ liệu mạng nội bộ, mạng Internet Cách khởi động Có nhiều cách khởi động phần mềm Word Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích tiện dụng mà ta chọn cách sau để khởi động: Cách 1: Chọn lệnh Start Windows: Start | Programs | Microsoft Word Cách 2: Nháy kép chuột lên biểu tượng phần mềm Word nhìn thấy chỗ nào: tác vụ (task bar), hình Windows, vv Cách 3: Nếu muốn mở nhanh tệp văn vừa soạn thảo gần máy tính làm việc, chọn Start | Documents, chọn tên tệp văn (Word) cần mở Khi Word khởi động mở tệp văn vừa định Môi trường làm việc Sau khởi động xong, hình làm việc Word thường có dạng sau: Hệ thống bảng chọn Hệ thống công cụ Hệ thống cơng cụ Thanh trạng thái Thường mơi trường làm việc Word gồm thành phần chính: - Cửa sổ soạn thảo tài liệu: Là nơi để chế tài liệu Bạn gõ văn bản, định dạng, chèn hình ảnh lên Nội dung cửa sổ in máy in sử dụng lệnh in - Hệ thống bảng chọn (menu): chứa lệnh để gọi tới chức Word làm việc Bạn phải dùng chuột để mở mục chọn này, đơi sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới mục chọn - Hệ thống công cụ: bao gồm nhiều công cụ, công cụ bao gồm nút lệnh để phục vụ nhóm cơng việc Ví dụ: soạn thảo văn bản, bạn phải sử dụng đến công cụ chuẩn Standard công cụ định dạng Formating; vẽ hình cần đến cơng cụ Drawing để làm việc - Thước kẻ: gồm thước (ruler) bao viền trang văn Sử dụng thước bạn điều chỉnh lề trang văn bản, thiết lập điểm dịch (tab) cách đơn giản trực quan - Thanh trạng thái: giúp bạn biết vài trạng thái cần thiết làm việc Ví dụ: bạn làm việc trang mấy, dòng bao nhiêu, v.v Tạo tài liệu Làm việc với word làm việc tài liệu (Documents) Mỗi tài liệu phải cất lên đĩa với tệp tin có phần mở rộng DOC Thường tệp tài liệu bạn cất vào thư mục C:\My Documents đĩa cứng Tuy nhiên, bạn thay đổi lại thơng số làm việc với Word Thông thường sau khởi động Word, hình trắng xuất Đó tài liệu mà Word tự động tạo Tuy nhiên để tạo tài liệu mới, bạn sử dụng cách sau: - Mở mục chọn File | New ; - Nhấn nút New cơng cụ Standard; - Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N Ghi tài liệu lên đĩa Để ghi tài liệu làm việc lên đĩa, bạn chọn cách sau: - Mở mục chọn File | Save ; - Nhấn nút Save cơng cụ Standard; - Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S Sẽ có hai khả xảy ra: Nếu tài liệu mới, hộp thoại Save As xuất hiện, cho phép ghi tài liệu tệp tin mới: Hãy xác định thư mục (Folder)- nơi chứa tệp tin gõ tên tệp tin vào mục File name: (ví dụ vanban1 nhấn nút Save để kết thúc việc ghi nội dung tài liệu Nếu tài liệu bạn ghi vào tệp, lệnh cất tất thay đổi tài liệu ghi lại lên đĩa Mở tài liệu tồn đĩa Tài liệu sau soạn thảo Word lưu đĩa dạng tệp tin có phần mở rộng DOC Để mở tài liệu Word có đĩa, bạn chọn cách sau đây: - Mở mục chọn File | Open; - Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+O Hộp thoại Open xuất hiện: Hãy tìm đến thư mục nơi chứa tệp tài liệu cần mở đĩa, chọn tệp tài liệu, cuối nhấn nút lệnh để tiếp tục Tệp tài liệu mở hình Word Mặt khác, bạn thực mở nhanh tệp tài liệu làm việc gần cách mở mục chọn File sau: Tiếp theo nhấn chuột lên tên tệp tài liệu cần mở Thốt khỏi mơi trường làm việc Khi khơng làm việc với Word, bạn thực theo cách sau: - Mở mục chọn File | Exit - Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4 CHƯƠNG 1: SOẠN THẢO CƠ BẢN 1.1 Một số thao tác soạn thảo 1.1.1 Nhập văn Nhập văn khâu qui trình soạn thảo tài liệu Thơng thường lượng văn (Text) tài liệu nhiều, bạn tiếp cận nhiều tính nhập văn tốt, lẽ làm tăng tốc độ chế tài liệu a Sử dụng gõ tiếng Việt Chính phủ khuyến cáo sử dụng gõ phông chữ Unicode Với hệ thống việc trao đổi thông tin trở nên đơn giản nhiều Phần mềm tiếng Việt chúng tơi giới thiệu giáo trình Vietkey với kiểu gõ Telex Máy tính bạn phải gài đặt phần mềm để có gõ phông chữ kèm Khi hình bạn xuất biểu tượng chữ V bạn gõ tiếng Việt Nếu biểu tượng xuất chữ E (kiểu gõ tiếng Anh), bạn phải nhấn chuột lên biểu tượng lần nhấn tổ hợp phím nóng Alt + Z để chuyển chế độ gõ tiếng Việt Qui tắc gõ tiếng Việt sau: Gõ Được chữ Gõ Được dấu aa â f Huyền aw ă s Sắc oo ô j Nặng ow r Hỏi w x Ngã Ví dụ: Muốn gõ từ: “ Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam” Bạn phải bật tiếng Việt gõ lên tài liệu sau: “Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam” * Nếu gõ z, từ tiếng Việt bị bỏ dấu b Sử dụng bàn phím Bật tiếng Việt (nếu bạn muốn gõ tiếng Việt) sử dụng thao tác soạn thảo thông thường để soạn thảo tài liệu là: - Các phím chữ a, b, c, z; - Các phím số từ đến 9; - Các phím dấu: ‘ , > < ? [] {}… - Sử dụng phím Shift để gõ chữ in hoa số dấu; - Sử dụng phím Caps Lock để thay đổi kiểu gõ chữ in hoa chữ thường; - Sử dụng phím Enter để ngắt đoạn văn bản; - Sử dụng phím Tab để dịch điểm Tab; - Sử dụng phím Space Bar để chèn dấu cách; - Sử dụng phím mũi tên: ←↑↓→ để dịch chuyển trỏ tài liệu; - Sử dụng phím Page Up Page Down để dịch chuyển trỏ đầu cuối trang hình; - Phím Home, End để đưa trỏ đầu cuối dịng văn bản; - Phím Delete để xố ký tự văn đứng kề sau điểm trỏ; - Phím Backspace để xố ký tự đứng kề trước điểm trỏ 1.1.2 Thao tác khối văn Mục cung cấp kỹ thao tác khối văn bao gồm : chép, cắt dán, di chuyển khối văn Giúp làm tăng tốc độ soạn thảo văn a Sao chép Sao chép khối văn trình tạo khối văn từ khối văn có sẵn Phương pháp áp dụng bạn cần phải gõ lại đoạn văn giống hệt gần giống với đoạn văn có sẵn tài liệu mặt nội dung định dạng (chúng ta tìm hiểu khái niệm định dạng phần tiếp theo) Cách làm sau: Bước 1: Lựa chọn (bôi đen) khối văn cần chép Để lựa chọn khối văn bạn làm sau: - Di chuột khoanh vùng văn cần chọn; - Dùng phím mũi tên ←↑↓→ kết hợp việc giữ phím Shift để chọn vùng văn Chọn đến đâu bạn thấy văn bơi đen đến Bước 2: Ra lệnh chép liệu cách: - Mở mục chọn Edit | Copy ; - Nhấn nút Copy công cụ Standard; - Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + C; Bước 3: Dán văn chọn lên vị trí cần thiết Bạn làm sau: Đặt trỏ vào vị trí cần dán văn bản, lệnh dán cách sau: - Mở mục chọn Edit | Paste ; - Nhấn nút Paste cơng cụ Standard; - Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + V Bạn thấy đoạn văn dán vào vị trí cần thiết Bạn thực nhiều lệnh dán liên tiếp, liệu dán liệu lần lệnh Copy gần b Di chuyển khối văn Với phương pháp chép văn bản, sau chép đoạn văn đoạn văn cũ tồn vị trí Nếu muốn chép đoạn văn nơi khác đoạn văn cũ xoá (tức di chuyển khối văn đến vị trí khác), phương pháp giúp làm điều Có thể thực theo hai cách sau: Cách 1: Bước 1: Lựa chọn khối văn cần di chuyển; Bước 2: Ra lệnh cắt văn cách sau: - Mở mục chọn Edit | Cut ; - Nhấn nút Cut công cụ Standard; - Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + X Văn chọn bị cắt đi, chúng lưu nhớ đệm (Clipboard) máy tính Bước 3: Thực lệnh dán văn (Paste) giới thiệu vào vị trí định trước Cách 1: Bước 1: Lựa chọn khối văn cần di chuyển; Bước 2: Dùng chuột kéo rê vùng văn chọn thả lên vị trí cần di chuyển đến Phương pháp gọi kéo - thả (drag and drop) 1.1.3 Thiết lập Tab Tab công cụ sử dụng nhiều việc nhập văn Ngoài khả dịch chuyển điểm trỏ theo bước nhẩy, mục giới thiệu cách sử dụng Tab cho việc tạo văn hiển thị dạng cột Bài toán đặt ra: tạo bảng liệu sau: STT Họ tên Địa Nguyễn Văn Quang 123, Tây Sơn Hồ Hải Hà 68, Nguyễn Du Dương Quốc Toản 23/10Nguyễn Trãi Nguyễn Anh Đức 32/7 Nguyễn Trãi Các bước làm sau: Bước 1: Định nghĩa khoảng cách cho cột bảng hộp thoại Tab sau: Mở bảng chọn Format | Tab , hộp thoại Tab xuất hiện: - Hộp Default tab stops: để thiết lập Bước nhẩy ngầm định Tab Hình Bước nhẩy ngầm định 0.5 cm (tức nhần phím Tab, trỏ dịch đoạn 0.5 cm hình soạn thảo) Bạn thay đổi giá trị Bước nhảy ngầm định Tab hình soạn thảo Word cách gõ giá trị số ( đơn vị cm) vào hộp này; - Bảng có cột, cột bắt đầu vị trí có khoảng cách cố định đến lề trái trang văn mà ta phải thiết lập sau Giả sử cột STT cách lề trái 1cm, cột Họ tên cách lề trái cm, cột Địa cách lề trái cm Khi phải thiết lập thơng số hộp thoại Tab sau: Hộp Tab stop position: gõ (gõ khoảng cách từ cột STT đến mép lề trái trang văn bản; mục Alignment- chọn lề cho liệu cột (cột STT): Left - canh lề liệu bên trái cột, Rightcanh lề bên phải cột, Center - lề cột, chọn Center Chọn xong nhấn nút Set Tương tự khai báo vị trí Tab cho cột lại: Họ tên (3) cột Địa (8) Đến hộp thoại Tab có dạng: Cuối nhấn nút Ok để hoàn tất việc thiết lập tab cho cột sử dụng chúng nút Clear- để xoá bỏ điểm Tab chọn; nút Clear All - để xố bỏ tồn điểm tab thiết lập hộp thoại) Bước 2: Cách sử dụng điểm Tab vừa thiết lập để tạo bảng liệu Các vị trí tab vừa thiết lập! Khi trỏ nằm đầu dòng văn bản, nhấn Tab để nhập liệu cột STT Nhập xong nhấn Tab, trỏ chuyển đến vị trí tab (vị trí cột họ tên) nhập tiếp liệu Họ tên Nhập xong nhấn Tab để nhập liệu cột Địa Làm tương tự với dịng tiếp theo, bạn tạo bảng liệu yêu cầu Đặc biệt, cần dùng chuột xử lý thước kẻ nằm ngang (Vertical Ruler) bạn thiết lập điều chỉnh điểm tab vừa Cách làm sau: Để tạo điểm tab cho cột STT (có khoảng cách 1cm, lề giữa), nhấn chuột trái lên vị trí cm thước kẻ nằm ngang Một điểm Tab có khoảng cách 1cm, lề trái (Left) thiết lập sau: Muốn thay đổi lề cho điểm tab (Center), làm sau: Nhấn kép chuột lên điểm tab vừa thiết lập, hộp thoại Tab xuất Tiếp theo chọn lề cho điểm tab chọn hộp thoại mục Alignment Center 10 Bài tập thực hành Bài 1: ĐÀI TRUYỀN HÌNH CÁP HÀ NỘI CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM BAN TỔ CHỨC Độc lập- Tự – Hạnh phỳc DANH SÁCH VẬN ĐỘNG VIÊN THAM DỰ GIẢI ĐUA XE ĐẠP CÚP TRUYỀN HÌNH 2012 CHẶNG ĐUA THÁI NGUYÊN- HÀ NỘI Giờ Họ tên STT Xuất phát Đến đích Trần Văn Quang 7:10:00 11:10:10 Nguyễn Thu Hà 7:10:00 11:11:10 Lê hải Nam 7:10:00 10:45:40 Nguyễn Thị Hơng 7:10:00 10:47:05 Phạm Ngọc Thanh 7:12:00 11:12:55 Trần Văn Quang 7:12:00 11:34:00 Nguyễn Thu Hà 7:12:00 11:15:10 Lê hải Nam 7:12:00 12:00:10 Nguyễn Thị Hương 7:14:00 11:10:00 7:14:00 10:34:00 10 Phạm Ngọc Thanh YÊU CẦU Tính thành tích: Cao nhất: Trung bình: Thấp nhất: Xếp hạng vận động viên (Sử dụng hàm: Average, Max, Min, Rank ) 172 Thành tích Xếp hạng Bài BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THCS ĐỐNG ĐA Độc lập- Tự – Hạnh phỳc -KẾT QUẢ THI HỌC KỲ I Niờn khoỏ 2011-2012 STT 10 11 12 13 Họ tên Nguyễn thuỳ Anh Cao Đức Anh Nguyễn Xuân Chi Cao Minh Hiền Nguyễn thuỳ Anh Cao Đức Anh Nguyễn Xuân Chi Cao Minh Hiền Nguyễn thuỳ Anh Cao Đức Anh Nguyễn Xuân Chi Cao Minh Hiền Nguyễn Xuân Chi năm sinh 1984 1985 1984 1985 1984 1985 1984 1985 1985 1984 1985 1984 1985 Các môn thi Toán Văn Ng.ngữ 6 6 6 8 3 7 7 8 7 Điểm TB Xếp hạng Yêu cầu - Tính điểm trung bình: (Tốn + Văn + Ng.ngữ) /3, làm tròn hai chữ số thập phân - Xếp hạng: kém, trung bình, khá, giỏi, xuất sắc, sử dụng câu lệnh IF 173 Bài CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự – Hạnh phỳc -BẢNG TIỀN THƯỞNG STT 10 11 12 Họ tên Nguyễn thuỳ Anh Cao Đức Anh Nguyễn Xuân Chi Cao Minh Hiền Nguyễn thuỳ Anh Cao Đức Anh Nguyễn Xuân Chi Cao Minh Hiền Nguyễn thuỳ Anh Cao Đức Anh Nguyễn Xuân Chi Cao Minh Hiền Nguyễn Xuân Chi LCB 500000 450000 250000 350000 220000 300000 320000 400000 550000 150000 350000 220000 300000 Ngày công 25 24 20 22 15 24 15 22 29 23 25 24 25 Cột tiền thưởng tính sau: - Nếu ngày cơng >=20 thưởng 10% LCB - Nếu ngày cơng từ 15 đến 20 thưởng 8% LCB - Nếu ngày cơng 15 thưởng 5% LCB Cột tổng lĩnh = LCB + Thưởng (Sử dụng hàm If) 174 Thưởng Tổng lĩnh Bài BẢNG TÍNH LƯƠNG THÁNG Hệ số tính lương: Họ tờn Cao Đức Anh Nguyễn Xuân Chi GT GC bậc LG N.Côn g G.Côn g 250 22 200 290 23 208 242 21 200 310 28 210 333 24 189 410 28 296 230 24 208 290 26 190 Loạ i Cao Minh Hiền Nguyễn thuỳ Anh Cao Đức Anh Nguyễn Xuân Chi Cao Minh Hiền Nguyễn thuỳ Anh Tổng lương Bình quân lương Lương cao Lương thấp LC B Thưởng PCG C T.ứn T.Lĩn g h 1500 1500 1500 1500 1500 1500 1500 1500 Yêu cầu: Nhập hệ số tính lương ô K5 200 Lập công thức sau: - Loại : Nếu N.Công >26 G.Công =208 loại A, Nếu G.Công =200 loại B; Nếu G.Công 8.0 : Giỏi - 6.5