Bài giảng Tin học văn phòng - Trường ĐH công nghiệp Quảng Ninh

Bài giảng Tin học văn phòng - Trường ĐH công nghiệp Quảng Ninh sẽ giới thiệu tới các bạn những thao tác cơ bản trong việc sử dụng tin học văn phòng như: Định dạng văn bản; bảng biểu; chèn đối tượng vào văn bản; trình bày tài liệu;... Mời các bạn cùng tìm hiểu và tham khảo nội dung thông tin tài liệu.

Bộ Công Thương Trường ĐH công nghiệp Quảng Ninh  Bài giảng Quảng Ninh, 2013 Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng Mục Lục Tuần 1: Giới thiệu chung Màn hình làm việc 2 Thao tác với File 3 Sao chép cắt dán văn Tuần 2: Định dạng văn Định dạng kí tự Trình bày tài liệu 2.1 Canh chỉnh đoạn văn 2.2 Tạo khung đoạn văn 2.3 Danh sách dạng số kí hiệu (Bullet, Numbering) 2.4 Tạo chữ lớn đầu đoạn (Drop cap) 10 2.5 Chia cột báo (Column) 10 Tuần 3: Bảng biểu 12 Tạo bảng 12 Các thao tác bảng 13 Tuần 4: Chèn đối tượng vào văn 15 Chèn ký tự đặc biệt 16 Chèn tranh ảnh 17 Chèn công thức toán học: 18 Chèn đồ thị, biểu đồ: 18 Tuần 5: Trình bày tài liệu 20 Thiết lập trang văn 20 Đánh số trang văn bản, tạo tiêu đề đầu trang cuối trang 21 Tạo viền trang văn 23 Tạo mục 24 Tuần 6: Một số kỹ thuật giúp soạn thảo nhanh Trộn in ấn văn 25 Di chuyển nhanh đến trang văn 25 Tìm kiếm thay văn 25 Autocorrect /Autotext 27 Style 29 Trộn văn 31 Xem tài liệu trước in 32 In văn 33 Tuần 7: Các tùy biến MS Word 35 Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phịng Tuần 1: Giới thiệu chung Màn hình làm việcMS - Word Thao tác với File Sao chép, cắt dán (copy, cut, paste) Màn hình làm việc  Vùng Ribbon  Vùng tiếp để soạn thảo văn Điểm chèn nội dung Khoảng cách từ điểm chèn nội dung đến đầu trang phía bên trái gọi Margin (canh lề) Văn gõ lấp đầy từ trái qua phải từ xuống dưới; hết dòng trỏ tj chuyển xuống dòng Để bắt đầu đoạn ấn Enter Trường hợp muốn gõ văn thấp thay đầu trang ta gõ phím Enter Nếu muốn thụt đầu dịng nhấn phím TAB  Canh lề trang văn (khoảng cách văn so với lề trái, phải, trên, dưới) Chọn thẻ Page Layout; chọn nút Margins Để chọn định dang khác so với mẫu gợi ý ta chọn Custom Margins; xuất hộp thoại (xhht) Thông thường ta chọn Top (lề trên): 2cm; Bottom (lề dưới): 2cm; Left (lề trái): 2cm; Right (lề phải): 2cm Tuần Nội dung Tìm hiểu hình Excel Các thao tác tạo lập trang bảng tính Quản lý WorkBook WorkSheet Tìm hiểu hình Excel Màn hình Excel với thành phần sau: Office Button Nút Office Button thực thi chức năng: Tạo workbook (New), mở workbook có sẵn (Open), lưu (Save), lưu với tên file (Save As), in (Print), gửi (Send) đóng (Close) 40 Ribbon Ribbon vùng phía Gồm tab: Home, Insert, Page, Layouts, Formulas, Data, Review View Mỗi tab chia thành nhóm Mỗi nhóm tập hợp tính thiết kế để thực thi chức mà bạn sử dụng trình làm việc chỉnh sửa bảng tính Excel Các tính phổ biến hiển thị vùng Ribbon Để xem tính nhóm, kích mũi tên phía góc bên phải nhóm Thanh cơng cụ mini Đây công cụ hiển thị bạn bơi đen đoạn văn hay kích phải vào văn Nó hiển thị cơng cụ định dạng phổ biến Font, Size Font Color Các thao tác tạo lập trang bảng tính 2.1 Thao tác với tệp bảng tính Nút Office Nhấn chuột vào nút Office góc bên trái cửa sổ New: mở File (CTRL + N) Open: mở File lưu (CTRL + O) Save: lưu file (CTRL + S) Save As: lưu thành file Print: In (CTRL + P) Recent Document: file văn mở gần 2.2 Nhập liệu gọi ô hành, ô nhập liệu lệnh thực hiện, dấu + phía góc phải gọi điểm Fillhand Khi nhập xong liệu nhấn phím Enter sử dụng phím di chuyển hành 41 để kết thúc nhập liệu cho ô *Các loại liệu: - Dữ liệu dạng văn (text): Một ô nhận kiểu văn ta bắt đầu nhập vào chữ A Z, a z Nếu cần nhập số dạng văn , trước hết ta nhập dấu nháy đơn (') theo sau số Ví dụ: '39,800 - Dữ liệu dạng số (Number): Một có kiểu số ta nhập vào số Ô chứa số tự động canh phải.Ví dụ 973, 908.37, 0.72, - Dữ liệu dạng công thức: Công thức phải bắt đầu dấu “=” dấu “+” Sau biểu thức tính tốn Giá trị trả kết biểu thức tính - Dữ liệu dạng ngày, giờ: Dạng thức nhập mm/dd/yy hay dd/mm/yy 2.3 Sao chép, dịch chuyển, sửa, xóa liệu  Sao chép, dịch chuyển: sử dụng lệnh Copy, Cut, Paste: Tương tự Word Lệnh Paste Special: cho phép chọn cách thức chép chép định dạng cơng thức ghi chú…hay toàn toàn liệu định dạng * Sao chép cơng thức: Khi chép địa ô tham gia công thức thay đổi tương ứng theo cột (nếu chép hàng) theo hàng (sao chép cột) (địa tương đối), muốn địa ô không thay đổi chép ta phải sử dụng địa tuyệt đối Sau nhập công thức sử dụng Fillhand để chép sang ô lại Cách sử dụng tham chiếu tương đối, tham chiếu tuyệt đối - Các ô tham chiếu công thức nhập theo địa ô hiểu tham chiếu tương đối có nghĩa cơng thức chép địa thay đổi tương ứng 42 - Khi chép công thức địa khơng thay đổi gọi tham chiếu tuyệt đối Quy ước: Khi sử dụng địa tuyệt đối ta thêm dấu $ trước hàng, cột Ví dụ: E5: Là địa tương đối; $E$5: Là địa tuyệt đối  Sửa: - Di chuyển ô hành ô cần sửa - Ấn phím F2 (hoặc nhấn đúp vào ô cần sửa nhấn lên cơng thức) - Sửa xong nhấn phím Enter  Xóa: - Chọn vùng cần xố - Home\ Clear, xuất menu con: + All: Xố tồn nội dung, định dạng, thích + Formats: Xố định dạng + Content (hoặc nhấn phím Delete): Chỉ xố nội dung + Comments: Chỉ xố thích Quản lý Workbook WorkSheet 3.1 Thao tác với Workbook a, Tạo workbook - Kích nút Office button - Chọn New\ Blank workbook\create b, Mở workbook có sẵn: 43 Nhấn nút Office, chọn Open Trong hộp thoại Open, đường dẫn đến nơi lưu trữ tập tin chọn tên tập tin cần mở nhấn nút Open c, Lưu Workbook: Nhấn chuột vào nút Office góc bên trái cửa sổ Save: lưu file (CTRL + S) Save As: lưu thành file d, Đóng Workbook: Nhấn nút Office, sau chọn Close 3.2 Thao tác với WorkSheet a, Chèn thêm worksheet: Chọn tab Home, nhóm Cells\ Insert\ Insert sheet b, Sao chép, dịch chuyển worksheet:  Nhấp phải chuột lên sheet, chọn Move or Copy chọn vị trí đặt vùng Before sheet, chọn Creat a copy, nhấn OK để hoàn thành  Nếu dịch chuyển WorkBook ta việc Kéo tên Sheet đến vị trí thả chuột, chép nhấn thêm phím Ctrl Kéo hình c, Đổi tên worksheet: Nhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên sheet tab, chọn Rename, nhập vào tên nhấn phím ENTER d, Xóa worksheet: Chọn Sheet muốn xóa chọn nhóm Home - chọn nhóm Cells \Delete\Delete sheet e, Ẩn/ worksheet: Ẩn worksheet cách nhấp phím phải chuột lên tên sheet, sau chọn Hide để giấu Khi cần làm việc trở lại với sheet này, bạn nhấp phím phải chuột lên Sheet tab, chọn Unhide, chọn tên sheet nhấn nút OK hiển thị hình f, chèn ơ, cột, hàng vào bảng tính - Chọn nhóm Home 44 - Chọn Insert \ Insert cell (chèn ô), Insert sheet rows(chèn hàng), Insert sheet columns (chèn cột) g, Ẩn/ cột, dòng - Nhấn chuột phải vào cột, dòng cần ẩn/ - Chọn hide/ unhide 45 TUẦN Nội dung: Định dạng bảng tính In ấn bảng tính Định dạng bảng tính Định dạng bảng tính thao tác tạo dạng thể liên quan đến hình thức trình bày liệu bảng tính như: font chữ, màu nền, đường kẻ, kích thước cột dịng, vị trí liệu trong phạm vi ô Ta định dạng trước sau nhập liệu a/ Sử dụng công cụ định dạng - Chọn phạm vi cần thực định dạng - Chọn biểu tượng thẻ Home b/ Sử dụng thẻ định dạng - Chọn phạm vi cần thực định dạng Trên thẻ Home * Chọn thẻ Font để định dạng Font chữ + Font: Dáng Font chữ + Font Style: Kiểu chữ: (Italic: Nghiêng; Bold: Đậm, Bold Italic: Đậm nghiêng) + Size: Cỡ chữ + Underline: Dòng kẻ chân chữ (none: Khơng có) + Color: Màu chữ + Effects: Hiệu ứng (Strikethrough: Dấu gạch bá, Superscript: Chỉ số trên, Subscript: Chỉ số dưới) * Chọn thẻ Alignment: Canh biên liệu ô Mục Text Alignment: Canh văn ô 46 Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng Tuần 6: Một số kỹ thuật giúp soạn thảo nhanh Trộn in ấn văn Nội dung: Di chuyển nhanh đến trang văn Tìm kiếm thay văn Autocorrect /Autotext Style Trộn văn Xem văn trước in In văn Di chuyển nhanh đến trang văn Để di chuyển nhanh tới trang văn word bạn làm sau: - Trên thẻ Home click chuột vào nút Find chọn Gogo click Replace chọn thẻ Goto, xhht sau: - Khung Go to what: chọn dạng đối tượng chuyển trỏ đến - Nhập số trang cần di chuyển đến hộp text Enter page number Tìm kiếm thay văn Tìm kiếm văn bản: giúp bạn định vị chuỗi ký tự đoạn văn dài 25 Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng - Trên thẻ Home click chuột vào nút Find chọn Find click chuột vào nút Replace chọn Find, xhht: - Gõ từ hay cụm từ cần tìm kiếm vào hộp Find what sau nhấn nút Find Next Word định vị trường hợp text tìm, từ bật sáng Tìm thay văn bản: - Trên thẻ Home click chuột vào nút Replace chọn Replace, xhht: - Nhập từ, cụm từ cần tìm vào hộp text Find what - Nhập từ, cụm từ cần thay vào hộp text Replace with - Nếu thay tất trường hợp ta nhấn nút Replace All, sau thay song word xuất hộp thoại thông báo số từ thay - Nếu thay hay vài trường hợp nhấn nút Find Next, word tìm từ, trường hợp sửa ta nhấn nút lệnh Replace, trường hợp bỏ qua ta nhấn nút lệnh Find Next - Nhấn nút Cancel thực xong công việc 26 Khoa Cơng nghệ thơng tin Bài giảng Tin Văn Phịng - Nếu muốn xóa tất từ hay cụm từ tìm để trống hộp Replace with nhấn nút lệnh Replace All Autocorrect /Autotext Autocorrect Chức giúp word hiệu chỉnh lại gõ sai thành gõ tạo hiệu ứng viết tắt Để sử dụng tính này, trước hết bạn cần bật AutoCorrect lên: - Nhấn Microsoft Office Button, sau chọn Word Options - Trong hộp thoại Word Options, chọn Proofing khung bên trái - Nhấn nút AutoCorrect Options Trong hộp thoại xuất hiện, chọn thẻ AutoCorrect - Đánh dấu chọn mục Replace text as you type - Nhấn OK hai lần để đóng hộp thoại lại Tạo mục AutoCorrect riêng bạn - Trong thẻ Insert, nhóm Symbols, nhấn nút Symbol, chọn More Symbols - Ở hộp thoại Symbol xuất hiện, bạn nhấn vào thẻ Symbols hay Special Characters tùy ý 27 Khoa Công nghệ thơng tin Bài giảng Tin Văn Phịng Chọn biểu tượng hay ký tự đặc biệt mà bạn muốn đưa vào mục AutoCorrect - Nhấn nút AutoCorrect Biểu tượng bạn chọn xuất hộp With - Trong mục Replace, bạn gõ ký tự mà Word tự động chuyển sang biểu tượng hay ký tự đặc biệt mà bạn chọn - Nhấn nút Add - Nhấn OK - Nhấn Close để đóng hộp thoại Symbol lại Autotext Trong Word 2007 nút AutoText theo chế độ ngầm định chưa có sẵn cơng cụ mà phải lơi trước Bấm nút Office Button, chọn Word Options > Customize Trong phần Choose commands from : tìm Commands Not in the Ribbon Kéo cuộn xuống , theo thứ tự chữ tìm tới chọn AutoText > bấm Add Khi quay lại hình Word bạn thấy biểu tượng AutoText 28 Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phịng Bơi đen đoạn văn bạn muốn đưa để dùng AutoText , vài từ , đoạn văn bản, bảng biểu thứ Bấm vào nút AutoText , chọn dòng cuối Save Selection to AutoText Gallery bấmAlt-F3 cửa sổ Create New Building Block mở Bạn cần gõ tên đoạn AutoText mục Name mục phải tùy biến bấm OK để hoàn tất Để chèn đoạn văn mà bạn đưa vào AutoText bạn cần bấm tên AutoText Hoặc bấm nút AutoText chọn đoạn văn bạn cần Bạn đưa thêm nội dung xóa cách bấm nút AutoText bấm chuột phải vào đoạn văn lưu chọn thuộc tính bên Style Trong trình định dạng văn bản, để tiết kiệm thời gian cơng sức bạn tạo kiểu định dạng (Style) cho đoạn bất kỳ, sau chép kiểu định dạng đến đoạn khác Đây hình thức giúp cho văn bạn có thống kiểu chữ, kích cỡ chữ, cách thức định dạng … Cách tạo Style: Đặt điểm chèn trỏ chuột vị trí đoạn cần định dạng 29 Khoa Cơng nghệ thơng tin Bài giảng Tin Văn Phịng Chọn thẻ Home, khung Style Danh sách mẫu định dạng Khi bạn áp dụng kiểu định dạng nào, muốn quay trở lại kiểu mặc định bạn đầu nhấn nứt Nếu bạn muốn tạo kiểu định dạng cho riêng click vào biểu tượng more xhht, chọn save selection as a new quick style Để chỉnh sửa kiểu style bạn click phải chuột vào kiểu định dạng đó, chọn Modify, xhht: 30 Khoa Cơng nghệ thơng tin Bài giảng Tin Văn Phịng Name: khung đặt đên cho kiểu định dạng Style type: chọn cách thức định dạng cho đoạn hay cho ký tự Style based on: hộp chọn kiểu định dạng mẫu Style for following paragraph: lựa chọn kiểu định dạng cho đoạn - Formatting: lựa chọn font chữ, kiểu, kích cỡ… - Kết thúc trình click nút OK - Để loại bỏ kiểu định dạng chọn Clear Formatting - Trộn văn Là kết hợp tệp văn để sản sinh loạt tài liệu khác Các bước thực hiện: - B1: tạo tệp tin Main word - B2: tạo tệp tin nguồn liệu Excel với cột có tên tương ứng (chú ý tên cột không nên viết dấu tiếng việt, phải bắt đầu liệu cell A1) 31 Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phịng Tệp liệu bạn tạo Word, nhiên thể excel bạn có lợi bảng liệu có hỗ trợ nhiều phép tính hàm phức tạp - B3: mở tệp tin main chính: chọn Maillings\Start Mail Merge\Step by Step Mail Merge Wizard… - B4: bấm chọn Step by Step Mail Merge Wizard… ô Mail Merge chọn option Letters, bấm Next: Starting document - B5: đánh dấu tích Use the current document, bấm Next: Select recipients - B6: đánh dấu tích mục Use an existing list  Chọn Browse  Tìm chọn file liệu exel ngồn\ chọn Open  Chọn sheef chứa liệu tạo\ok  Chọn ok click Next: Write your letter - B7: đặt trỏ vào vị trí cần chèn, click More items… chọn trường tương ứng chọn insert/close  Tiếp tục chèn hết trường vào văn bấm chọn Next: Preview letters  Tiếp tục chọn Next: Complete the merge Hoàn tất trình trộn văn Xem tài liệu trước in Để xem trước trang văn trước in giấy trình bày phù hợp chưa, word cung cấp cho ta chức Print Preview để nhìn tồn trang văn trước in Thao tác hình vẽ: Trên Ribbon xuất thẻ Print Preview: 32 Khoa Công nghệ thông tin In văn Thiết lập trang in Bài giảng Tin Văn Phòng Chế độ xem Xem trang tiếp sau trang xem Kết thúc trình xem click nút Close Print Preview In văn Quá trình in văn thực sau: Xuất hộp thoại: 33 Xem trang trước trang xem Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng Loại máy in sử dụng In toàn tài liệu Nhập số lượng in In trang hiệ hành In số trang nhập hộp text Chọn in Kết thúc trình click OK Thao tác với Tab 34 Khoa Công nghệ thơng tin Bài giảng Tin Văn Phịng Tuần 7: Các tùy biến MS Word Nội dung: Menu_Options Để điều chỉnh tùy biến word ta làm sau: Nhấn nút office chọn word option, xhht Trên thẻ Popular Yêu cầu word hiển thị hướng dẫn tính Nếu thường xuyên viết macro, bạn đánh dấu để hiển thị menu Developer tên Ribbon Trên thẻ Display 35 Nếu chọn, mở tài liệu word đính kèm theo email, sổ word tự động phóng to tối đa mà bạn khơng phải công click nút Maximize Khoa Công nghệ thông tin Trong q trình đọc tài liệu bạn tơ sáng số dịng, khơng muốn người khác thấy dòng in Bạn bỏ chọn mục Bài giảng Tin Văn Phòng Chọn phần cần in tài liệu Trên thẻ Proofing: 36 Hiển thị hay dấu định dạng để dánh dấu phần tài liệu dấu xuống dịng, dấu tab… Khoa Cơng nghệ thông tin Nếu bỏ dấu word cho phép bạn thêm vào tạo từ điểm để bổ xung Bài giảng Tin Văn Phòng Nhấn nút để thêm vào từ điển khác phù hợp với ngôn ngữ bạn sử dụng 37 Xuất không dòng gạch đỏ từ bạn chưa đánh xong từ Word kiểm tra không kiểm tra từ vực Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng Trên thẻ Save Bạn đánh dấu kiểm dòng “Save AutoRecover…” xác định thời gian (tính phút) Word tự động lưu văn Điều cần thiết hệ thống xảy cố word bị đóng lại bất ngờ, lần sau mở, word tự động hiển thị file lưu dự phòng Trên thẻ Advanced 38 Khoa Cơng nghệ thơng tin Bài giảng Tin Văn Phịng Trong thẻ Advanced có nhiều tùy chọn chia làm nhiều nhóm chức rõ ràng Dưới số tùy chọn cần quan tâm: - Trong phần Display, bạn tăng số lượng dòng “Show this number…” để xác định số lượng file mở hiển thị menu Home - Trong phần Cut copy and paste, bạn xác định cách xếp hình so với chữ bạn thường áp dụng cho việc chèn hình dịng “Insert/paste picture as” - Trong phần word, bấm phím Insert bật/tắt chế độ ghi đè (overwrite) Chế độ ghi đè thường sử dụng nên bạn thấy không cần thiết sử dụng chức này, bạn tận dụng phím Insert để dán nội dung từ clipboard Bạn cần đánh dấu kiểm dòng “Use the insert key for paste” phần Cut, copy, and paste - Trước sửa đổi tài liệu, bạn nên backup file word để sau sử dụng lại cần Để word tự động làm điều này, bạn đánh dấu kiểm dòng “Always create backup copy” phần Save - Cũng phần Save, bạn đánh dấu kểm dòng “copy remotely stored files…” Điều có ý nghĩa bạn làm việc với file lưu trữ mạng file chép vào đĩa, bạn lưu lại thay đổi, nội dung file mạng cập nhật 39 ... chọn văn (Selection) - Chọn toàn văn ấn CTRL + A - Ấn tổ hợp phím SHIFT + phím dịch chuyển trỏ Khoa Công nghệ thông tin Bài giảng Tin Văn Phòng Tuần 2: Định dạng văn Định dạng kí tự Trình bày văn. .. Recent Document: file văn mở gần Sao chép cắt dán văn  Sao chép: Tạo văn giống với văn nhập Thao tác: - Chọn văn chép - Ấn tổ hợp phím CTRL + C - Dịch trỏ đến vị trí cần chép đến - Ấn tổ hợp phím... dụ: MID (Quảng Ninh, 2,6) = uảng N 4) Hàm lấy độ dài xâu ký tự - Tên hàm: LEN - Cú pháp: LEN(Text) - Chức năng: Trả độ dài chuỗi văn Text Ví dụ: LEN (Quảng Ninh) = 10 5) Hàm đổi chuỗi văn sang