Tin học dành cho người đi xin việc - Sổ tay tin học văn phòng: Phần 1

Việc độc giả cầm trên tay tài liệu Tin học dành cho người đi xin việc - Sổ tay tin học văn phòng đã khẳng định độc giả đang và sẽ quan tâm đến việc làm thế nào để học hỏi nhiều hơn các kiến thức, kỹ năng sử dụng chương trình ứng dụng về tin học dành cho người đi xin việc. Phần 1 của tài liệu gồm các nội dung chính sau: Kiến thức về hệ điều hành Windows - người đi xin việc cần nắm vững, kiến thức về tin học văn phòng Microsoft Office, các kiến thức về PowerPoint 2003,... Mời các bạn cùng tham khảo.

HÀ THÀNH-TRÍ VIỆT ^ y O f f Ì C ° ể (bièn soạn) (biènsịận) SĨ TA Y TIỊNHỌC DANH CH O sổ TAY TIN HỌC DÀNH CHO NGƯỜI ĐI XIN VIỆC HÀ THÀNH - TRÍ VIỆT (Biên soạn) SỔTAYMHỌtCDÀMCHO NGlíỊĩBIXDỈYlịC « NHÀ XUẤT BẢN VĂN HĨA - THƠNG TIN LỜI IVĨI ĐẦU Ngày nay, khơng thể khơng cơng nhận vai trị lớn Cơng nghệ thơng tin, đóng vai trị quan trọng lĩnh vực sống Việc độc giả cầm tay sách “S ổ tay tin hoc d n h cho người đ i x ỉn việc” khẳng định độc giả quan tâm đến việc làm để học hỏi nhiều kiến thức, kỹ sử dụng chương trinh ứng dụng tin học dành cho người xin việc Nhóm biên soạn hy vọng trang bị nhanh cho người xin việc kiến thức tin học cần thiết để người học ứng dụng tốt công việc minh Người biên soạn Chiíửng1 REỄKIHỨC \TỀ hệ điểu h m WIM0WS - MƯỜI ĐI m VIỆC CM NẮMVửiĩG I KHỎI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI WIN XP Giống hệ điều hành khác, hệ điều 'hành WinXP khởi động hệ điều hành windows trước Bạn việc nhấn nút Power Case ngồi đợi Tuy nhiên máy bạn thiết lập chế độ hình khỏi động Welcome có nhiều User bạn phải lựa chọn User trước vào hình Desktop Để khỏi Windows bạn thực theo cách sau: Vào StartXTurn Off Computer hộp thoại Turn Off Computer xuất cho phép bạn chọn lựa chức như: khởi động lại máy(Restart), tắt máy(Turn Ofí), tắt tạm thời(Stand by) Tum off Computer Minh hoạ hộp thoại Turn off Computer Để thoát khỏi hộp thoại Turn off Computer bạn nhấn nút Cancel II sử DỤNG WINDOWS XP Windows XP có nhiều tính với giao diện hồn tồn mói Dưới số thơng tin giúp bạn làm quen với hệ điều hành Giao diện (Intertace) Màu sắc hình (Desktop) Trong trường hỢp cài đặt mới, Windows XP có hình trơhg trải với biểu tượng Thùng Rác (Recycle Bin) Đê làm biểu tưỢng "My Computer", "My document" quen thuộc, bạn làm sau: Bấm chuột phải lên Desktop -> Properties -> chọn tab "Desktop" -> nhấn vào nút "Customize Desktop" -> bỏ dấu chọn vào hộp kiểm tra (check box) đằng trước tên biểu tượng -> nhấn OK để ghi lại -> nhấn "Apply" để thực thay đổi Giao diện Windows tạo theo chủ đề (theme) khác Chủ đề mặc định Windows XP màu xanh da trời (Blue) Tuy nhiên, ngồi cịn có thêm hai theme khác màu xanh ô-liu (Olive green) màu trắng bạc (Silver) Bấm chuột phải lên Desktop -> Properties -> chọn tab "Appearance" -> chuyển giá trị bên dưối "Color scheme:" thành kiểu màu tùy ý -> nhấn Apply Đe font chữ rõ nét đẹp Windows XP (đặc biệt với hình phang LCD), bạn nên sử dụng kiểu thể "Clear Type"; Tại tab "Appearance" bên -> nhấn vào nút "Effects" -> chuyển giá trị "Use the following method to smooth the edge of the screen fonts" thành "Clear type" -> nhấn "Apply" Tuy nhiên, bạn khơng thích màu sắc sặc sỡ, Windows XP cho phép sử dụng giao diện truyền thôhg Windows 2000 Điều cịn làm tăng hiệu suất cho máy có cấu hình thấp: Bấm chuột phải lên Desktop -> Properties -> chọn tab "Themes" -> đổi giá trị bên "Theme:" thành "Windows Classic" -> nhấn Apply để thực thay đổi Tượng tự vậy, nhấn vào "Switch to Classic View" chuyển diện mạo "Control Panel" sang kiểu cũ Widnows 2000 Start Menu Task Bar Start Menu điểm mối Windows XP chia thành hai mảng theo chiều dọc Mảng bên phải có biểu tượng tính tương tự Start Menu Windows 2000 Mảng bên trái chia thành phần: - Phần bên trên, nơi có hai biểu tưỢng mặc định "Internet Explorer" "Outlook Express" danh sách ứng dụng phổ biến Để thêm biểu tượng vào làm sau: Bấm chuột vào "All programs" (cũng phần dưói mảng bên trái này) -> bấm chuột phải vào biểu tưỢng ứng dụng -> chọn "Pin to Start menu" Để bỏ biểu tượng khỏi phần này, bấm chuột phải chọn "Upin from S tart menu" (hoặc "Remove from this list" "Internet Explorer" "Outlook Express") - Phần mảng bên trái danh sách (theo mặc định 6) ứng dụng dùng (Tương tự "My recent documents", đốĩ với ứng dụng) Kích cỡ sơ" lượng ứng dụng hiển thị thay đổi dễ dàng: Bấm chuột phải vào chỗ trống S tart Menu -> Properties -> nhấn vào Customize -> thay đổi thông sô" mục Tại đây, bạn đổi Start Menu sang kiểu truyền thống phiên trước Windows Ngồi thuộc tính giốhg phiên trưốc Windows, Task Bar Windows XP có thêm điểm mói; - Giấu biểu tượng khơng hoạt động (Hide inactive icons): không biểu tưỢng (nằm cuốỉ Task Bar) trình thường trú hiên khơng hoạt động - Nhóm nút cửa chương trình tương tự (Group simlar task bar buttons; ỉưii bạn mở nhiều cửa sô lúc Task Bar tự động nhóm nút cửa sổ thành một, giúp việc quản lý cửa sô tiện lợi - Khóa vị trí Task Bar (Lock task bar): Task Bar bị khóa, việc thay đổi kích thước di chuyển Task Bar đến cạnh khác hình khơng thực Điều ngăn ngừa việc bạn nhỡ tay khiến Task Bar tự nhiên "biến mất" thay đổi hình dạng Để sử dụng (hoặc loại bỏ) tính (cũng tất tính truyền thống khác Task Bar), bạn rứiấn chuột phải vào chỗ trốhg Task Bar chọn Properties, thay đổi thông sô"rồi nhấn OK Apply Tài khoản (Account) Tương tự phiên trưốc, Windows XP hệ điều hành hỗ trỢ nhiều người dùng Mỗi người dùng cần có tài khoản, bao gồm tên tài khoản passvvord (nếu cần) Sau cài đặt, theo mặc định có tài khoản "Administrator" "Guest" (Tuy nhiên, "Guest" đặt chế độ không hoạt động - Disabled) Sơ" lượng tài khoản tạo khơng hạn chế, tùy theo lượng người sử dụng máy Người dùng tùy biến thơng tin hệ điều hành account mà khơng làm ảnh hưởng đến account người khác Thông tin account (bao gồm: giao diện, màu sắc Windows, văn bản, danh sách trang web ưa thích ) lưu thư mục có tên trùng với tên account bên thư mục "Documents and Settings" ổ đĩa mà Windows XP đươc cài đăt 10 Để làm việc với account (tạo mới, thay đổi passvvord, ảnh ), cần vào Control Panel, sau nhấn đúp chuột vào biểu tượng "User Accounts" Các kiểu tài khoản Trong Windows XP có hai loại tài khoản "Computer Administrator" "Limited" Thực tế hai mức độ sử dụng máy khác Một tài khoản "Limited" cho phép người chủ làm việc sau: - Thay đổi loại bỏ passvvord - Thay đổi giao diện, màu sắc hệ điều hành (theme and desktop settings) - Xem thông tin thư mục chia sẻ (Shared Documents) - Xem sửa thơng tin tạo Người chủ tài khoản "Computer Administrator" làm tất điều và; - Tạo thay đổi xóa bỏ tài khoản - Thực thay đổi mang tính hệ thơng - Cài đặt tất loại phần mềm xem thông tin ỏ máy Đăng nhập lúc (Fast User Switchỉng) Đây tính mói có Windows XP Tính cho phép nhiều account đăng nhập (log on) thòi điểm (ở phiên Windows trưóc, để log on với account mới, account cũ cần phải khỏi hệ thốhg (log out) trước) Để làm điều này, bạn cần nhấn chuột vào Start -> chọn "Log off' -> chọn tiếp "Switch User", lúc hình chào mừng (Welcome) người khác 11 đăng nhập vào account họ Tuy nhiên, nhiều account chạy song song làm giảm hiệu suất máy Tính "Fast User Switching" có tác dụng với máy tính độc lập khơng áp dụng với việc đăng nhập vào domain Đe loại bỏ tính này, bạn làm sau: nhấn đúp chuột vào biểu tượng "User Accounts" "Control Panel" -> chọn "Change the way users log on or off' -> bỏ dấu chọn đằng trước "Use Fast User Switch" -> nhấn "Apply Optỉons" Như nói trên, tài khoản có tên "Admistrator" tạo mặc định hệ điều hành Tuy nhiên, khởi động máy, tài khoản khơng lên hình Đê log on vào account "Administrator", cần nhấn tơ hỢp phím Ctrl + Alt + Delete hai lần hình Welcome Mật (password) Mặc dù phần không bắt buộc tài khoản, mật có ý nghĩa việc bảo vệ riêng tư người dùng Có thể tạo mật tạo account, tạo sau Vối hệ thống sử dụng ổ đĩa có định dạng NTFS, sau mật tạo, Windows XP gỢi ý việc "Make private" (riêng tư hóa) cho thơng tin account Điều khiến thơng tin tài khoản tuyệt đối an tồn với người dùng (có tài khoản "Limited") khác Bản thân người có tài khoản "Administrator" cần phải làm sô" thao tác định xem thơng tin account "riêng tư hoá" Tuy nhiên, lập password, việc ghi nhớ quan trọng Windows XP cho phép tạo gợi ỷ (Hint) để trường hỢp qn nhớ lại (Chú ý khơng ghi thân mật vào phần gỢi ý này) Ngồi ra, Windows XP cịn có tiện ích tạo đĩa mềm thay đổi password (passoword reset disk) đề phịng trường hỢp mật 12 Chọn Create new => Microst Document => OK PowerPoint chèn vào Slide đối tượng fide Word trơng bạn nhập văn bản, tạo bảng, định dạng giốhg hệt Microsoft Word i SKí « ỈW< Để chèn bảng đôi tượng Word ta chọn Table => Insert => Table để mở hộp thoại Insert Table 190 Insert Toble m Table áie — ':í Nunto- of Ếolunms: Number of rows; ịi B ^ AutoPlt behavior Auto đ Fixed cokmn wdth: ã o AutoEit to contents ' o AotoPlttọwin^w •: 1Autoporrĩiat, Tablestyler T^steGrtđ Ị~1 Reinember dimenstons fof new tables I OK ][ J Chọn số tương ứng cho Number of columns (sô" cột) Number of rows (sô" hàng), Fixed column width (độ rộng cột) click vào nút OK PovverPoint chèn bảng trống Word vào đốì tượng Word trình diễn bạn 191 Khi bạn chọn đối tượng Word, tuỳ chọn menu công cụ Word xuất PovverPoint, cho phép bạn nhập liệu định dạng giống sử dụng Microsoít Word Đổ trở lại menu công cụ chuẩn PovverPoint, click bên đối tưỢng Word Double click đối tượng để trở lại menu công cụ Word để chỉnh sửa thêm Định dạng bảng Word Với bảng Word nhúng, bạn áp dụng tất tuỳ chọn định dạng có hiệu lực PovverPoint Microsr Word Điều giúp cho bạn có thêm nhiều chức linh hoạt việc tạo bảng phức tạp điệu nghệ Thanh công cụ Word Tables and Borders chứa nhiều tuỳ chọn mà phiên PowerPoint khơng có Bảng liệt kê nút bô sung chức chúng Các nút công cụ Word Tables and Borders Chức n ă n g N út Tên Mở hộp thoại Table AutoPormat, bạn áp dụng kiểu Table AutoPormat định dạng đặc biệt có sẵn bảng Change Chuyển hưóng văn theo chiều i!iL Text thẳng đứng nằm ngang Direction Sort Sắp xếp văn bảng theo ì\ Asending thứ tự tăng từ A đến z Sort Sắp xếp văn bảng theo ii Decending thứ tự giảm từ z đến A Tự động tính tổng sơ"trong bảng Auto Sum 192 Sử dụng tính định dạng tự động Bạn chọn mẫu bảng định dạng đặc biệt cho bảng chẳng hạn đường, font chữ màu hộp thoại Table AutoPormat cách click vào nút AutoFormat hộp thoại Insert click vào nút Table AutoFormat công cụ Tables and Borders Hộp thoại Word Table AutoFormat xuất TabltAutoPormal g Al table stỵles - j^abế»stvtesi da$sic4 Tabie Colorfull Table CoiorfiJ2 Tabie CoiorfJ3 Tabte Columns ỉ TaNe Cokjnns Table CoiutTirg Tabie Ccẩjmns5 Tabte Conterrpordry TsbieEleoant TabteGrid Pr®víev» Jan Feb Klar Total 15 17 24 60 Appíjf ỉpecii) íormats to 0Headngro»*#* Rrst caluínn 1% |,M tro * ( - t ■-« L « tc o * # n n i t* nnj te ỂrS., 198 L tnlầ- ov Thanh menu công cụ tuỳ biến cho Microsoft Graph Lúc menu bao gồm mục menu Data Chart Mặt khác, công cụ cung cấp tuỳ chọn khác; - Chart Objects: Cho phép bạn chọn đốì tượng biểu đồ mà bạn muốn định dạng sử dụng, chẳng hạn plot area, vùng biểu đồ (Chart area), hộp thích, trục hình thức biểu diễn biểu đồ - Pormat: Mở hộp thoại Pormat cho đôl tượng chọn - Import File; Mở hộp thoại Import File để từ bạn nhập file khác, chẳng hạn bảng tính Excel vào biểu đồ - View Datasheet: Hiển thị đóng bảng liệu * Chú ý: Trong PowerPoint bạn phải double click vào biểu đồ để làm hiển thị menu Chart tuỳ chọn công cụ biểu đồ Chọn dạng biểu đồ PowerPoint cung cấp nhiều dạng biểu đồ cho hầu hết file trình diễn có hình ảnh mà bạn muốh tạo Ngồi ra, ứng với dạng biểu đồ, PowerPoint cung cấp thêm dạng phụ Các dạng phụ cung cấp biến thể khác sở dạng biểu đồ định, chẳng hạn lựa chọn khác dựa sở dạng 3D PovverPoint có dạng biểu đồ sau: - Column: Có dạng cột thẳng đứng để so sánh giá trị loại liệu Các dạng biểu đồ Column (cột), bar (thanh) line (đường) thuận tiện cho việc so sánh số" liệu qua chu kỳ thịi gian tháng, q - Bar: Có dạng đường ngang để so sánh giá trị liệu - Line: Có dạng đường, vói điểm mốc cho giá trị liệu 199 - Pie: Dạng biểu đồ có hình giơng bánh tròn, phản ánh tỷ lệ phần trăm thành phần tập hợp Hãy sử dụng biểu đồ dạng bánh bạn quan tâm đến phần đóng góp đơn vị tổng thể, chẳng hạn bạn muốh xem mặt hàng chiếm tổng số doanh thu năm - XY (Scatter): Dạng biểu đồ phân tán giúp bạn dễ dàng so sánh tập hỢp giá trị - Area: Dạng biểu đồ hình khơi cho biết khuynh hướng giá trị phạm vi - Doughnut: Dạng biểu đồ hình vành khuyên cho phép ta thể nhiều loại giá trị - Radar: Dạng biểu đồ giống hình đa vói dấu hiệu cho điểm liệu - Suríace: Dạng biểu đồ tạo bề mặt không gian ba chiều giúp người xem phân tích xu hướng biến thiên giá trị - Bubble: Dạng biểu đồ nhằm so sánh ba tập hỢp giá trị thể bong bóng hình trịn - Stock: Đây dạng biểu đồ thường dùng để minh hoạ cho biến động giá hàng ngày loại chứng khốn Nhìn vào biểu đồ này, người ta biết giá chứng khốn vào thịi điểm đóng cửa thị trường ngày (tại điểm mốc) giao động giá ngày hơm (đoạn thẳng đứng qua điểm mốc) - Cylinder: Một dạng biểu đồ hình cột giơng ơhg xi lanh - Cone: Dạng biểu đồ hình nón - Paramid: Dạng biểu đồ hình kim tự tháp Nếu mn tạo biểu đồ dạng cột 3D (dạng mặc định PovverPoint) bạn không cần phải chọn dạng biểu đồ Nhưng muôn dùng dạng biểu đồ khác, bạn phải chọn trước nhập liệu thực sửa đổi khác 200 Để áp dụng dạng biểu đồ theo bước sau: Trong Microsoft Graph chọn Chart => Chart Type từ menu => Hộp thoại Chart Type xuất ; S U ndadlyp** ; Cuttorâ Typts I 'íwttỵp»_: wĩ i i M i ỉ |Ị i l H lị ^tin* o Pm l^XVẹim ãSỈSScSi ierõn * ■• ' •1 ■" -w u ~ -~- Stf M dBÍauỀdMrt Ìrrprwt'irdHoM~^B»>»Sini^ i‘Q Z C ^ ị Trên thẻ Standard Types chọn dạng biểu đồ thích hỢp từ danh sách Chart Type, dạng biểu đồ dạng phụ xuất hộp Chart sub-type Click vào hình ảnh dạng sub-type mà bạn cần Hộp văn cung cấp thông tin chi tiết sub-type Để xem trước dạng biểu đồ, click giữ nguyên phím chuột nút Press and Hold to View Sample a«f»JerdTypef } j ?>arttype: Sampte: ||£C Hộp thoại Chart Option xuất Trong hộp thoại Chart Options bạn thiết lập tuỳ chọn cho dạng biểu đồ dùng Biểu đồ dạng cột 3D coi ví dụ để tìm hiểu thẻ hộp thoại Tuy nhiên bạn lưu ý bạn chọn dạng biểu đồ khác tuỳ chọn thẻ khác Tạo tiêu đề cho biểu đồ Trên thẻ Titles bạn nhập tiêu đề cho biểu đồ trục Category, Value Series Mẫu xuất bên phải cho bạn xem trước thay đổi diễn với biểu đồ Tiêu đề biểu đồ tiêu đề Slide Nếu bạn tạo tiêu đề cho biểu đồ, có hai tiêu đề khác nhau, Slide thân biểu đồ 203 Định dạng giá trị trục(axe) Trên thẻ Axes bạn chọn khơng chọn mục Category (X ) axis, Series (Y) axis Value (Z) axis Nếu trục khơng có sẵn bạn khơng thể chọn Trong ví dụ này, trục Category hiển thị liệu bạn nhập vào ô hàng thứ bảng liệu Trục giá trị hiển thị loạt sô" dựa theo giá trị bạn nhập vào bảng liệu Clidii Optỉons Định dạng Gridline (lưới) Trong thẻ Gridlines bạn chọn hiển thị khơng hiển thị Gridline phụ cho trục có Cbart Optỉons glB9)or5irW niK QtiỊny J Scn»5Ítì«OT'— aiEast ■ w*«t OMwrSn- ■North 1-B ỉ^?w 9b«nd aridlimsỊi: 1ft 2nd 3r