Đang tải... (xem toàn văn)
Chương 2 Một số thao tác cơ bản thuộc bài giảng Excel 2010. Cùng nắm kiến thức trong chương này thông qua việc tìm hiểu các nội dung sau: chọn các dãy ô, cột và hàng; xóa nội dung ô bằng delete và clear; lệnh undo, redo và lặp lại thao tác; chèn một đối tượng vào bảng tính; tạo ảnh nền cho bảng tính; đặt tên vùng; chức năng copy, cut và paste;...
CHƯƠNG MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN 2.1 CHỌN CÁC DÃY Ơ, CỘT VÀ HÀNG • • • Chọn ô: click chuột di chuyển trỏ đến ô muốn chọn Chọn dãy ô liên tiếp: Cách 1: click chuột vào ô đầu tiên nhấn giữ di chuột đến ô cuối Cách 2: click chuột vào đầu tiên giữ phím Shift click chuột vào ô cuối (hoặc dùng phím mũi tên di chuyển đến ô cuối cùng) Chọn dãy ô không liên tiếp: chọn vùng giữ phím Ctrl chọn vùng • • Dãy ô liên tiếp Dãy ô không liên tiếp 2.1 CHỌN CÁC DÃY Ơ, CỘT VÀ HÀNG • • Chọn cột hàng: click chuột vào tên cột tên hàng Chọn cột hàng liên tiếp: • • Cách 1: click chuột vào tên cột hàng nhấn giữ di chuột đến tên cột hàng cuối Cách 2: click chuột vào tên cột hàng giữ phím Shift click chuột vào tên cột hàng cuối Tên cột Tên hàng 2.1 CHỌN CÁC DÃY Ô, CỘT VÀ HÀNG • Chọn dãy cột hàng không liên tiếp: click chuột vào tên cột hàng nhấn giữ phím Ctrl click chuột vào tên cột hàng • Chọn bảng tính: click chuột vào giao tên cột tên hàng nhấn tổ hợp phím Ctrl+A • Hủy chọn: click chuột vào ô Chọn bảng tính 2.2 XĨA NỘI DUNG Ơ BẰNG DELETE VÀ CLEAR • • Xóa Delete: Chọn chứa liệu cần xóa nhấn phím Delete (Del) có nội dung liệu xóa • • Xóa Clear: Chọn chứa liệu cần xóa Home Editing Clear chọn lệnh xóa phù hợp: Clear All: xóa tất (nội dung, định dạng, thích, Hyperlink) Clear Formats: xóa định dạng Clear Contents: xóa nội dung Clear Comments: xóa thích Clear Hyperlinks: xóa siêu liên kết Remove Hyperlinks: hủy bỏ siêu liên kết liệu ô • • • • • • • • 2.3 LỆNH UNDO, REDO VÀ LẶP LẠI THAO TÁC • Lệnh Undo (Ctrl + Z): trở kết có trước sửa đổi hành động • Lệnh Redo (Ctrl + Y): quay lại hành động bị hủy bỏ lệnh Undo • Lệnh Repeat (Ctrl + Y F4): thực lặp lại lệnh (thao tác) sau Lệnh Undo Lệnh Redo Lệnh Repeat 2.4 CHÈN MỘT ĐỐI TƯỢNG VÀO BẢNG TÍNH Trên Ribbon chọn thẻ Insert • Nhóm Illustrations: • • • • • Pictute: chèn ảnh tồn máy ClipArt: chèn ảnh có sẵn office Shapes: chèn đối tượng đồ họa SmartArt: chèn đối tượng đồ họa nâng cao Screenshot: chèn ảnh chụp hình 2.4 CHÈN MỘT ĐỐI TƯỢNG VÀO BẢNG TÍNH Trên Ribbon chọn thẻ Insert • Nhóm Text: • Nhóm Symbols: Equation: chèn cơng thức tốn học Symbol: chèn ký tự đặc biệt • • • • • TextBox: chèn hộp văn Header & Footer: chèn tiêu đề tiêu đề cho trang in WordArt: chèn chữ nghệ thuật Signature Line: chèn dòng chữ ký điện tử Object: chèn đối tượng nâng cao • • 2.5 TẠO ẢNH NỀN CHO BẢNG TÍNH Trên Ribbon chọn thẻ Page Layout • Tại nhóm Page Setup chọn lệnh Background xuất hộp thoại Sheet Background: chọn ảnh Open 2.6 ĐẶT TÊN VÙNG Bước 1: Chọn vùng cần đặt tên Bước 2: Thực lệnh đặt tên vùng Cách 1: Formulas Defined Names Define Name Cách 2: Formulas Defined Names Name Manager New Cách 3: Click phải chuột Define Name Bước 3: Nhập thông tin hộp thoại New Name Name: nhập tên vùng vào hộp Scope: phạm vi sử dụng Comment: nhập thích cho vùng cần OK • • • • • • 10 2.9 CHÈN THÊM HÀNG, CỘT VÀ Ô b Chèn cột Bước 1: Chọn vị trí muốn chèn thêm cột phía bên trái Bước 2: Thực lệnh chèn cột • • Cách 1: Home Cells Insert Insert Sheet Columns Cách 2: Click phải chuột Insert 20 2.9 CHÈN THÊM HÀNG, CỘT VÀ Ơ c Chèn Bước 1: Chọn vị trí muốn chèn thêm ô trống Bước 2: Thực lệnh chèn ô Cách 1: Home Cells Insert Insert Cells Cách 2: Click phải chuột Insert Bước 3: Lựa chọn lệnh phù hợp Shift cells right: chèn đẩy ô sang bên phải Shift cells down: chèn đẩy ô xuống Entire row: chèn dòng Entire column: chèn cột Bước 4: Kết thúc OK: thực chèn ô Cancel: hủy việc chèn ô • • • • • • • • Shift cells right Shift cells down 21 2.10 XĨA HÀNG, CỘT VÀ Ơ a Xóa hàng Bước 1: Chọn nhiều hàng cần xóa Bước 2: Thực lệnh xóa hàng Cách 1: Home Cells Delete Delete Sheet Rows Cách 2: Click phải chuột Delete • • b Xóa cột Bước 1: Chọn nhiều cột cần xóa Bước 2: Thực lệnh xóa cột Cách 1: Home Cells Delete Delete Sheet Columns Cách 2: Click phải chuột Delete • • 22 2.10 XĨA HÀNG, CỘT VÀ Ơ c Xóa Bước 1: Chọn ô cần xóa Bước 2: Thực lệnh xóa ô Cách 1: Home Cells Delete Delete Cells Cách 2: Click phải chuột Delete Bước 3: Lựa chọn lệnh phù hợp Shift cells left: xóa đẩy sang bên trái Shift cells up: xóa đẩy lên Entire row: xóa dịng Entire column: xóa cột Bước 4: Kết thúc OK: thực xóa Cancel: hủy việc xóa • • • • • • • • Shift cells left Shift cells up 23 2.11 THAY ĐỔI ĐỘ RỘNG CỘT, CHIỀU CAO HÀNG • Giá trị độ rộng cột từ 255 (ký tự), mặc định 8.43 ký tự • Giá trị chiều cao dòng từ 409 (point), mặc định 12.75 point a Điều chỉnh kích thước hàng, cột chuột • Đưa trỏ chuột đến bên tên hàng bên phải tên cột • Xuất ký hiệu điều chỉnh nhấn giữ di chuột đến kích thước cần Ký hiệu Ký hiệu điều chỉnh điều chỉnh chiều cao độ rộng hàng cột 24 2.11 THAY ĐỔI ĐỘ RỘNG CỘT, CHIỀU CAO HÀNG b Điều chỉnh kích thước hàng, cột lệnh Bước 1: Chọn hàng cột cần điều chỉnh kích thước Bước 2: Home Cells Format Bước 3: Chọn lệnh phù hợp: Row Height… nhập giá trị quy định chiều cao hàng AutoFit Row Height: chiều cao dòng tự động theo liệu Column Width… nhập giá trị quy định độ rộng cột AutoFit Column Width: độ rộng cột tự động theo liệu Default Width… quy định lại kích thước mặc định • • • • • 25 2.12 TĂNG TỐC VIỆC NHẬP DỮ LIỆU CÓ DẠNG ĐẶC BIỆT a Điền liệu tự động theo mẫu có sẵn Bước 1: nhập giá trị khởi đầu Bước 2: đưa trỏ vào góc bên phải ô (Fill handle), trỏ chuyển thành hình dấu “” Nhấn giữ kéo chuột theo hàng dọc hàng ngang 26 2.12 TĂNG TỐC VIỆC NHẬP DỮ LIỆU CÓ DẠNG ĐẶC BIỆT a Điền liệu tự động theo mẫu có sẵn • Danh sách số AutoFill có sẵn: Các giá trị khởi đầu Chuỗi sau mở rộng 9:00 10:00, 11:00, 12:00 Mon Tue, Wed, Thu Monday Tuesday, Wednesday, Thursday Jan Feb, Mar, Apr, … January February, March, April, … Text1 text2, text3, text4, 1st Period 2nd Period, 3rd Period, 4th Period, 27 2.12 TĂNG TỐC VIỆC NHẬP DỮ LIỆU CÓ DẠNG ĐẶC BIỆT b Tự tạo thêm mẫu AutoFill Bước 1: Hiển thị hộp thoại CustomList • • Trên Ribbon chọn thẻ File Options Advance Tại mục Create lists for use in sorts and fill sequences Edit Custom Lists… xuất hộp thoại: Bước 2: Tạo danh sách • • • • Chọn NEW LIST Nhập danh sách hộp List entries Add: nhập danh sách; Delete: xóa danh sách OK: đóng hộp thoại, chấp nhận danh sách 28 2.12 TĂNG TỐC VIỆC NHẬP DỮ LIỆU CÓ DẠNG ĐẶC BIỆT c Điền liệu theo quy luật Bước 1: Nhập giá trị khởi đầu vào ô thứ Bước 2: Nhập giá trị theo quy luật vào ô thứ hai Bước 3: Chọn hai ô, nhấn giữ kéo chuột theo hàng dọc hàng ngang 29 2.12 TĂNG TỐC VIỆC NHẬP DỮ LIỆU CÓ DẠNG ĐẶC BIỆT d Sử dụng chức AutoCorrect File Options Proofing AutoCorrect Options xuất hộp thoại (1) Tích chọn để bật chức (2) Gõ cụm từ viết tắt (3) Gõ đoạn văn (4) Nhập vào danh sách 30 2.13 SỬ DỤNG LỆNH FILL Bước 1: Chọn ô chứa liệu (hay công thức) chép tất ô cần chép liệu đến Bước 2: Home Editing Fill chọn hướng phù hợp: Down: chép liệu từ xuống Right: chép liệu từ phải sang Up: chép liệu từ lên Left: chép liệu từ trái sang • • • • 31 2.13 SỬ DỤNG LỆNH FILL • Home Editing Fill Series: chép liệu theo quy luật Series in: điền liệu Rows: theo hàng Columns: theo cột Type: kiểu Linear: cấp số cộng Growth: cấp số nhân Date: kiểu thời gian Date unit: thời gian Day: ngày Weekday: tuần Month: tháng Year: năm • • • • • • • • • • • • Giá trị bước nhảy Giá trị kết thúc 32 2.13 SỬ DỤNG LỆNH FILL 33 2.14 LƯU TỆP DƯỚI DẠNG PDF Cách 1: • File Save As Cách 2: • File Save & Send Create PDF/ XPS Document Create PDF/XPS Chọn kiểu PDF Chọn chế độ chuẩn Mở sau lưu 34 ... xóa Bước 2: Thực lệnh xóa cột Cách 1: Home Cells Delete Delete Sheet Columns Cách 2: Click phải chuột Delete • • 22 2. 10 XĨA HÀNG, CỘT VÀ Ơ c Xóa Bước 1: Chọn cần xóa Bước 2: Thực... Feb, Mar, Apr, … January February, March, April, … Text1 text2, text3, text4, 1st Period 2nd Period, 3rd Period, 4th Period, 27 2. 12 TĂNG TỐC VIỆC NHẬP DỮ LIỆU CÓ DẠNG ĐẶC BIỆT b Tự tạo thêm... phải chuột Insert 20 2. 9 CHÈN THÊM HÀNG, CỘT VÀ Ô c Chèn Bước 1: Chọn vị trí muốn chèn thêm ô trống Bước 2: Thực lệnh chèn ô Cách 1: Home Cells Insert Insert Cells Cách 2: Click phải chuột