Bài giảng Phần 2: MS Word của ThS. Nguyễn Đăng Tỵ gồm có 5 chương trình bày về khởi động và giao diện, nhập văn bản thô, định dạng văn bản, chèn các đối tượng, in văn bản trong MS Word. Đây là bài giảng hữu ích với các bạn quan tâm tới lĩnh vực Tin học văn phòng.
PHẦN II: MS WORD ThS Nguyễn Đăng Tỵ Trung tâm Tin học Trường Đại học KHXH & NV NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHỞI ĐỘNG VÀ GIAO DIỆN CHƯƠNG 2: NHẬP VĂN BẢN THÔ CHƯƠNG 3: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN CHƯƠNG 4: CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG CHƯƠNG 5: IN VĂN BẢN TÀI LIỆU THAM KHẢO CHƯƠNG 1: KHỞI ĐỘNG VÀ GIAO DIỆN §1.1 Khởi Động Winword Có nhiều cách khởi động ứng dụng môi trường Windows: Cách 1: \Start\Program Files\Microsoft Office\Microsoft Word Cách 2: \Start\Run\ (viết vào WinWord Cách 3: Bấm nút trái chuột vào biểu tượng W Shortcut bar Cách 4: Bấm đúp chuột trái vào biểu tượng (Icon) Microsoft Word Cách 5: Mở Window Explorer (hoặc nhắp đúp chuột trái vào biểu tượng My Computer); chọn ổ đĩa thư mục làm việc; nhắp đúp chuột trái vào File văn Word cần sửa Và số cách khác §1.2 Giao Diện Sau khởi động, hình soạn thảo văn có dạng hình trang sau: § 1.2: (Tiếp theo) Hình 1.2.1 Giao diện hình soạn thảo văn Windword § 1.3: (Tiếp theo) §1.3 Các Thanh Công Cụ (Tool bars) 1.3.1 Thanh thực đơn (Menu) Để thực chức (Menu) hay chức (PopUp), nhấn tổ hợp phím Alt+phím gạch chân chức năng)! File: Bao gồm chức tập tin như: Tạo văn (New Document); Mở file có sẵn để xem / sửa / In (Open); Ghi file lên đĩa (Save); Ghi văn với tên khác (Save As); Thiết lập khổ giấy, trang in, lề …(Page Setup); In văn (Print)… Edit: Bao gồm chức để soạn thảo văn như: Xóa phần văn đánh dấu: Cut (Ctrl-X); Chép văn vào đệm: Copy (Ctrl-C); Chép từ đệm văn bản: Paste (Ctrl-V); Tìm kiếm dãy chữ : Find (Ctrl-F); Tìm thay chữ thành chữ khác: Replace (Ctrl-H) … View: Gồm chức xem văn bản: hiện/tắt công cụ (ToolBars); Phần đầu cuối trang (Header & Footer) … § 1.3: (Tiếp theo) Insert: Chèn thêm đối tượng vào văn như: chèn ký hiệu (Symbol); chèn hình ảnh (Picture); chèn chữ kiểu (WordArt); Bảng (Table); đánh số trang (Page Number) … Format: Định dạng văn bản, như: Đặt Font chữ (Font); điều chỉnh đoạn (Paragraph); đánh số hay ký hiệu đề mục (Bullets & Numbering); Chia cột (Columns); định mốc (Tabs); đổi chữ to/nhỏ (Change Case); viền chữ (Border & Shading) … Tools: Các công cụ hỗ trợ kiểm tra lỗi tả ngữ pháp (Spelling & Grammar); thiết lập số thông số hệ thống (Options) … Table: Các chức bảng văn bản, bao gồm: Thêm bảng, cột, dòng (Insert Table / row / column); Xóa cột / dịng (Delete row / column); Gộp cột (Merge Cells)… 1.3.2 Thanh chuẩn (Standard) bao gồm nút chức để thực nhanh chức mà không cần thông qua hệ thống Menu, tạo văn bản; mở file văn có; Ghi văn lên đĩa, In văn bản, nút chức soạn thảo khác … § 1.3: (Tiếp theo) 1.3.3 Thanh định dạng (Formatting): Bao gồm nút chức định dạng văn như: đặt Font chữ; kích thước chữ (Size); kiểu chữ (Style); lề (Alignment); đánh số đề mục đoạn (Bullets & Numbering); 1.3.4 Thanh cơng cụ vẽ hình (Drawing): Bao gồm nút chức cho phép chèn hình ảnh (Picture), chữ nghệ thuật (WordArt), hộp văn (Text box), hình chữ nhật, đoạn thẳng, hình bầu dục (Oval), hình vẽ khác (Autoshapes), Và số cơng cụ khác, Để hiển thị tắt công cụ, bấm chuột vào chức View, chọn mục Toolbars đánh dấu chọn bỏ chọn công cụ tương ứng Trong số công cụ kể trên, Menu luôn hiển thị, không cho phép tắt Tuy nhiên, thay đổi hệ thống Menu thông qua chức \View\Toolbars\Customize CHƯƠNG 2: NHẬP VĂN BẢN THƠ §2.1 Bộ Gõ Tiếng Việt (Keyboard Program) Để nhập văn có dấu tiếng Việt (nói riêng) hay văn có ký tự khơng phải latin (nói chung – tiếng Nga, tiếng Trung Ả rập ) phải có chương trinh thường trú nhớ RAM thực việc nhận cặp phím gõ vào chuyển đổi thành (cặp) ký tự tương ứng Ví dụ, gõ vào A số đổi thành cặp ký tự Á (mã VNI for WIN) với Font chữ thích hợp (VNI-Times) hiển thị thành chữ Á 2.1.1 Một số bảng mã ký tự thông dụng: Mỗi ký tự (character) mã hóa số cụ thể, số gọi mã ký tự Ví dụ, chữ A có mã 65, B-66, C-67 Bảng quy ước mã số ký tự gọi bảng mã ký tự Có nhiều quy ước mã khác nên có nhiều bảng mã khác Bảng quy ước mã Microsoft gọi bảng mã ASCII (American Standard Codes for International Interchanges) Bảng mã phục vụ cho việc biểu diễn lưu trữ văn 2.1 Bộ gõ tiếng Việt: (Tiếp theo) Chữ tiếng Việt có nhiều bảng mã khác Một số bảng mã thông dụng cho tiếng Việt là: VNI for DOS : Mỗi ký tự chiếm bytes ABC hay TCVN3 : Mỗi ký tự chiếm bytes VNI for WIN : Các ký tự tiếng Việt có dấu chiếm bytes UNICODE : Mỗi ký tự chiếm bytes 2.1.2 Chương trình gõ dấu tiếng Việt VKNT.EXE: Thơng thường chương trình đặt thư mục \Program Files\VietKey2000 ổ đĩa cài đặt hệ điều hành Cho phép gõ dấu tiếng Việt theo cách khác (TELEX VNI) chọn lựa nhiều bảng mã lưu trữ khác nhau, đồng thời có cơng cụ hỗ trợ cho phép chuyển đổi văn từ bảng mã sang bảng mã khác Muốn gõ văn tiếng Việt cần nạp chương trình vào nhớ thao tác: \ Start \ Run (gõ vào \Program Files\VietKey2000\VKNT) OK Và, chọn cách gõ dấu (VNI / TELEX) bảng mã lưu trữ (Hướng dẫn sử dụng chương trình VietKey)! 2.2 Hệ thống Font chữ: (Tiếp theo) §2.2 Hệ Thống Font Chữ Font cách hiển thị ký tự hình hay giấy in Với bảng mã phải có Font chữ để hiển thị tương ứng Các Font chữ tiếng Việt ứng với bảng mã VNI for DOS có tên tiếng Việt như: Halong, ThanhHoa, VinhAn VNI-DOS Sample Font v.v Các Font chữ tiếng Việt ứng với bảng mã VNI for Windows có tên bắt đầu chữ “VNI-” Ví dụ, VNI-Times, VNI-Duff, VNI_Fato Các Font chữ tiếng Việt ứng với bảng mã ABC hay TCVN3 có tên bắt đầu ký tự “.VN” Ví dụ, VNTime, VNTimeH, VNArial Các Font chữ tiếng Việt ứng với bảng mã UNICODE Font hệ thống Arial, Microsoft Sans Serif, Times New Roman §2.3 Cách Bỏ Dấu Tiếng Việt Kiểu gõ TELEX: dùng chữ làm dấu cho nguyên âm: S – sắc F – huyền R – hỏi X – Ngã J – Nặng AA – Â AW – Ă, 2.3 Cách bỏ dấu tiếng Việt : (Tiếp theo) Ví dụ, Gõ dịng chữ: Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự – Hạnh phúc Theo kiểu TELEX là: Coongj Hoaf Xax Hooij Chur Nghiax Vieetj Nam DDoocj laapj – Twj – Hanhj phucs Kiểu gõ VNI: Dùng số làm dấu: – Sắc – Huyền 3- Hỏi – Ngã – Nặng – dấu nón chữ Â, Ê, Ơ – dấu móc chữ – dấu chữ Ă – dấu gạch ngang chữ Đ Ví dụ, Gõ dịng chữ: Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự – Hạnh phúc Theo kiểu VNI là: Co65ng Hoa2 Xa4 Ho65i Chu3 Nghi4a Vie65t Nam D9o65c la65p – Tu75 – Ha5nh phu1c Hãy chọn gõ TELEX hay VNI phù hợp với thói quen 2.4 Nguyên tắc nhập văn : (Tiếp theo) §2.4 Một Số Nguyên Tắc Nhập Văn Bản Nhập văn từ đầu đến cuối cách bình thường (Ví dụ ) Khơng dùng khoảng trắng đầu dịng để định cột, Nếu có dạng cột dùng phím tab §2.5 Một Số Thao Tác Cơ Bản Đánh dấu chọn văn (Mark Select text; quen gọi “bôi đen”): Cách (bằng mouse): Nhanh đơi khó kiểm sốt Bấm mouse vào vị trí đầu (hoặc cuối) phần văn muốn chọn Bấm + giữ + kéo (Drag) mouse vị trí cuối (hoặc đầu tương ứng) phần văn muốn chọn Cách 2: (bằng phím): Chậm chắn Đặt trỏ hình (cursor) vào vị trí đầu (hay cuối) phần văn Nhấn giữ phím Shift, đồng thời sử dụng phím mũi tên để bơi đen phần văn muốn chọn Chép vào đệm (Copy to clipboard): \Edit\Copy Ctrl-C Hoặc bấm vào nút CHƯƠNG 3: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN §3.1 Định Dạng Phần Văn Bản (đã bôi đen) 3.1.1 Đặt Font / Size / Style / Màu chữ / Màu nền: Cách 1: Bằng Menu: \ Format \ Font \ Font Cách 2: Dùng phím nóng (Hot key): Ctrl-] : Tăng kích thước chữ Ctrl-[ : Giảm kích thước chữ Ctrl-B : In đậm (Bold) Ctrl-I : In nghiêng (Italic) Ctrl-U : Gạch chân(Underline) Ctrl-+ : In số (Subscript) Ctrl-Shift + : In phần mũ (Superscript) Ví dụ, H2O, M3… 3.1 Đổi chữ hoa / chữ thường / chữ hoa đầu từ / đầu câu: Cách 1: Bằng Menu: \ Format \ Change case \ Cách 2: Dùng phím nóng: Shift-F3 đến đạt loại chữ mong muốn 3.1 Đặt vị trí khoảng cách chữ cho phần văn bản: \ Format \ Font \ Character Spacing \ Chọn Position để đặt vị trí in văn Có vị trí: Normal – Bình thường Raised – Cao lên Lowered – Thấp xuống 3.1.3: (Tiếp theo) Chọn Spacing để đặt khoảng cách chữ Có giá trị: Normal – Bình thường Expanded – Giãn Condensed – Nén lại Trong trường hợp vị trí khoảng cách cần cho biết số điểm cần cao thêm hay thấp xuống tỷ lệ giãn hay ép chữ mục BY 3.1.4 Đóng khung phần văn bôi đen: \ Format \ Borders & Shading \ Chọn Borders để tạo viền cho phần văn chọn Chọn Shading để tạo bóng cho phần văn chọn Chọn Page Borders để đặt viền cho trang văn §3.2 Định Dạng Cho Các Đoạn Văn Bản Đoạn (Paragraph) bao gồm nhiều câu kết thúc dấu xuống dịng 3.2.1 Đặt vị trí bắt đầu dịng văn (các) đoạn: Mũi tên trái phía thước kẻ dùng để đặt vị trí bắt đầu dịng (các) đoạn Mũi tên trái phía để đặt vị trí bắt đầu cho địng 3.2.1: (Tiếp theo) Mũi tên phía phải thước kẻ dùng để đặt vị trí cuối dòng (các) đoạn Như vậy, chiều dài dịng dài ngắn dịng mặc định đặt lề cho trang 3.2.2 Căn lề cho văn (các) đoạn (Alignment): Dùng phím nóng: Ctrl-L: viết thẳng lề trái Ctrl-R: Viết thẳng lề phải Ctrl-E: Viết vào dòng Ctrl-J: Làm thẳng lề bên 3.2.3 Đặt khoảng cách đoạn dòng đoạn: \ Format \ Paragraph \ Before: Số chấm điểm giãn theo chiều cao trước đoạn After: Số chấm điểm giãn theo chiều cao sau đoạn Line Spacing: tỷ lệ giãn dòng (các) đoạn 3.2.4 Chia (các) đoạn thành cột: (Ví dụ 3.) \ Format \ Columns \ Cho biết số cột cần chia đánh dấu vào mục “Line between” muốn có dịng kẻ chi cột 3.2.5.: (Tiếp theo) 3.2.5 In chữ đầu đoạn nhiều dòng (Drop Cap): \ Format \ Drop Caps \ Cho biết số dòng cần in OK 3.2.6 Đặt mốc định cột (Tabs): \ Format \ Tabs \ (xác định vị trí định cột – Position, loại định cột – Style; cách lấp đầy ký tự trước dấu định cột - Leaders) 3.2.7 Đánh số đặt ký hiệu đầu (mỗi) đoạn (Bullets & Numbering): \ Format \ Bullets & Numbering \ Chọn Numbered để đánh số thứ tự đề mục tiểu đề mục Chọn Bulleted để đánh ký hiệu cho đoạn 3.2.8 Sao chép định dạng (Format Painter) - Bôi đen phần văn định dạng - Bấm mouse vào nút chức có hình chổi vẽ - Bơi “chổi” lên phần văn cần định dạng (*) Để chép định dạng cho nhiều phần văn nhắp đúp chuột vào chổi vẽ CHƯƠNG 4: CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG §4.1 Chèn ký hiệu / ký tự đặc biệt (Symbol) Ký hiệu (symbol) ký tự có cách hiển thị (Font) đặc biệt Các ký hiệu khoa học có tên Font Symbol Các ký hiệu thể hình ảnh Font chữ Webbdings hay Wingdings Thao tác chèn ký hiệu: \ Insert \ Symbol Chọn Font chữ thích hợp Chọn ký tự nhấn nút Insert Thao tác lặp lại nhiều lần nhấn nút Close §4.2 Chèn bảng (Table) \ Table \ Insert \ Table Xác định số cột số dòng bảng Một số thao tác với bảng: Tab: Chuyển sang ô Shift Tab : Chuyển ô trước : Chuyển ô trước : Về ô sau : Chuyển lên ô : Xuống ô \ Table \ Insert \ Rows: Thêm dòng \ Table \ Insert \ Columns: Thêm cột \ Table \ Delete \ Rows: Xóa dịng \ Table \ Delete \ Columns: Xóa cột 4.3 Chèn ảnh: (Tiếp theo) §4.3 Chèn hình ảnh (Picture) \ Insert \ Picture \ ClipArt Chọn lĩnh vực ảnh (Categoria), chọn ảnh nhấn nút Insert ClipArt Cách định dạng cho ảnh: Đường viền (Color and Lines) Độ sáng (Brightness) Độ tương phản (Contrast) Bố cục ảnh (Layout) §4.4 Chèn chữ nghệ thuật (WordArt) \ Insert \ Picture \ WordArt Chọn kiểu WordArt (WordArt style) \ Viết vào văn (có chọn Font kích thước chữ) §4.5 Chèn hình vẽ (Drawing) Chọn cơng cụ để vẽ hình cơng cụ Drawing Xác định vị trí kích thước hình vẽ văn Các cơng cụ vẽ hình mục AutoShapes dùng để vẽ hình có góc cạnh khác Mục Draw chứa thao tác xếp biến đổi hình vẽ (xoay / lật hình, gộp hình…) Để thêm văn vào hình, nhp chuột phải vào hình (có góc cạnh) chọn mục Add text §4.6 Chèn đối tượng khác (Object) CHƯƠNG 5: IN VĂN BẢN §5.1 In tồn văn §5.2 In số trang văn TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình tin học ứng dụng, Trường ĐHKHXH & NV Microsoft Word 2000 Microsoft Excel 2000 ... Font Cách 2: Dùng phím nóng (Hot key): Ctrl-] : Tăng kích thước chữ Ctrl-[ : Giảm kích thước chữ Ctrl-B : In đậm (Bold) Ctrl-I : In nghiêng (Italic) Ctrl-U : Gạch chân(Underline) Ctrl-+ : In... như: Xóa phần văn đánh dấu: Cut (Ctrl-X); Chép văn vào đệm: Copy (Ctrl-C); Chép từ đệm văn bản: Paste (Ctrl-V); Tìm kiếm dãy chữ : Find (Ctrl-F); Tìm thay chữ thành chữ khác: Replace (Ctrl-H) …... định dạng (Format Painter) - Bôi đen phần văn định dạng - Bấm mouse vào nút chức có hình chổi vẽ - Bơi “chổi” lên phần văn cần định dạng (*) Để chép định dạng cho nhiều phần văn nhắp đúp chuột vào