Bài giảng Tài liệu hướng dẫn sử dụng Powerpoint doThS. Nguyễn Đăng Tỵ biên soạn nhằm giúp cho các bạn biết được cách khởi động và thoát khỏi ứng dụng; tạo một trang báo cáo (slide); chèn các đối tượng vào slide; tạo liên kết động giữa các slide; in các slide ra máy in.
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG POWERPOINT TRUNG TÂM TIN HỌC ĐẠI HỌC KHXH & NV Giảng viên chính: ThS NGUYỄN ĐĂNG TỴ NỘI DUNG I KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI ỨNG DỤNG II TẠO MỘT TRANG BÁO CÁO (SLIDE) III CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO SLIDE IV TẠO LIÊN KẾT ĐỘNG GIỮA CÁC SLIDE V IN CÁC SLIDE RA MÁY IN I KHỞI ĐỘNG & THỐT Có nhiều cách khởi động ứng dụng môi trường Windows: Từ Shortcut Bar, chọn ứng dụng Microsoft PowerPoint Từ Menu Start, chọn Run, gõ lệnh Powerpnt [ [-s] ] Enter Từ Menu Start, chọn Program Files\Microsoft Office\Power point Tạo Icon Desktop liên kết với chương trình “c:\Program Files\Microsoft Office\ Office\Powerpnt.exe” 1.1 GIAO DIỆN I Khi khởi động, hình PowerPoint có dạng: Chọn “Blank Presentation” để tạo mới, “Open An Existing Presentation” để mở file có 1.2 GIAO DIỆN II Khi chọn “Blank Presentation”, hình với trang trắng xuất hiện: 1.3 CÁC THÀNH PHẦN MÀN HÌNH SLIDE Cơng cụ định dạng (Formatting) Cửa sổ mục lục Hệ thống chức (Menu) Cửa sổ nội dung Slide Cơng cụ vẽ hình (Drawing) 1.3.1 CÁCH SỬ DỤNG CÁC THANH CƠNG CỤ Hầu hết cơng cụ văn phịng Microsoft có cơng cụ thơng dụng nhất: Menu, Standard, Formatting Drawing, Menu luôn hiển thị 1.Thanh chức hệ thống (Menu): Thanh Menu bao gồm chức nhau: File: Các chức file (tập tin) như: Tạo file - New; Mở file có - Open; Lưu file lên đĩa - Save; Lưu file với tên khác – Save As; Đóng file làm việc - Close; Thiết lập kích thước trang – Page Setup; In file máy in – Print; Thoát khỏi ứng dụng – Exit Edit: Các chức soạn thảo / hiệu chỉnh như: Chép vào đệm – Copy; Dán văn – Paste; Xóa bỏ – Cut; Hủy bỏ thao tác – Undo; Lặp lại thao tác – Redo; Tìm kiếm – Find; Thay chuỗi – Replace; (Tiếp theo) View: Cách hiển thị file như: Normal - Xem trang; Slide Sorter - Sắp xếp trang; Slide Show - Trình chiếu; Ruler - Thước đo Quan trọng chức Toolbars - Hiển thị để chọn/bỏ công cụ Insert: Chèn thêm trang, hay đối tượng khác ký hiệu-Symbol ; Số trang-Slide number; Tranh ảnh-ClipArt; Chữ nghệ thuật-WordArt; Phim ảnh-Movies; Bảng-Table; Biểu đồChart; Format: Định dạng Slide, bao gồm đặt Font chữ-Font; Khoảng cách đoạn/dịng-Line Spacing; Gióng le à- Alignment; Đổi chữ hoa/thường - Change case; Chọn màu nềnBackground; Mẫu Slide-Template; Màu sắc -Color (Tiếp theo) Tools: Các công cụ hỗ trợ như: Sửa tự động-AutoCorrect; Phát sửa lỗi tả/văn phạm-Spelling & Grammar, Và tùy chọn khác-Options Slide Show: Bao gồm chức việc thiết lập hiệu ứng-Animation; Cách chuyển dịch Slide-Transition; Thao tác chiếu-Slide Action; Tạo nút chức năng-Action Buttons; Window: Các chức cách xếp cửa sổ hiển thị file Help: Hướng dẫn sử dụng công cụ tự động phát hiệu chỉnh văn – Detect & Repair (Tiếp theo) Thanh chuẩn (Standard): Bao gồm nút chức thay cho số thao tác chọn thực chức Menu Hình dạng công cụ chuẩn đây: Lần lượt nút chức từ trái qua: Tạo file ppt; Mở file ppt có; Lưu file lên đĩa; Gửi Slide qua E-Mail; In Slide máy in; Kiểm tra lỗi tả-Spelling; Cắt/xóa văn bản; Sao chép vào đệm-Copy to Clipboard; Dán từ đệm vào Slide-Paste; Sao chép định dạng-Format Painter; Hủy bỏ thao tác làm-Undo; Làm lại thao tác hủy bỏ-Redo; Tạo liên kết-Hyperlink; Đường viền-Borders; Thêm bảng-Insert Table; Vẽ biểu đồ-Chart; Thêm trang trắng mới-New Slide; Mở rộng văn cửa sổ trái; Hiển thị sổ mục lục theo Font Slide; Phóng to/thu nhỏ-Zoom (Tiếp theo) Trong cửa sổ Slide Finder, đánh dấu chọn trang cách nhấn giữ phím Ctrl bấm trỏ mouse vào Slide cần chọn, sau nhấn nút Insert, Insert All để chèn tất trang 3.8 THÊM CÁC ĐỐI TƯỢNG KHÁC Có thể chèn thêm đối tượng (Object) mà nhắp đúp chuột vào ứng dụng tương ứng gọi tới để hiệu chỉnh (Edit) đối tượng đó; kết thúc ứng dụng lại quay trở hình soạn htảo PowerPoint Ví dụ, PhotoShop, Winword, Excel Worksheet, VideoClip, Wave Sound, Equation 3.0, PaintBrush Picture… Thao tác: Vào Menu Insert, chọn mục Objects Tiếp theo, chọn loại đối tượng cần chèn IV LIÊN KẾT CÁC ĐỐI TƯỢNG 4.1 LIÊN KẾT (Hyperlink) để ràng buộc thành phần đối tượng với số đối tượng khác thông qua kiện (Event Action) tác động lên thành phần (như rê chuột, bấm chuột…) Thao tác: Đánh dấu chọn đối tượng (hay thành phần đối tượng) Vào Menu Insert, chọn mục Hyperlink (tương tự: bấm mouse phải) Tiếp theo, chọn BookMark để chọn vị trí tài liệu hành Màn hình BookMark xuất nư Slide sau (Tiếp theo) Chọn trang liên kết, nhấn OK để chấp nhận Thành phần đánh dấu có màu mờ nhạt bình thường Khi trình chiếu, bấm trỏ trang liên kết (Tiếp theo) 4.2 THIẾT LẬP HÀNH VI ỨNG XỬ cho mục chọn (Action Settings) Có thể liên kết với ứng dụng khác thơng qua việc thiết lập kiện hay hành động ứng xử tương ứng nhấp chuột vào mục chọn Thao tác: - Chọn thành phần hay đối tượng - Vào Menu Slide Show, chọn mục Action Settings (hoặc nhấp chuột phải chọn Action Settings) - Chọn Hyperlink to - Chọn loại đối tượng cần liên kết (ví dụ, trình chiếu file PowerPoint khác thơng qua Other PowerPoint Presentation) (Tiếp theo) Chọn loại Hyperlink tương ứng rối nhấn nút OK V IN FILE RA MÁY IN Thao tác in File PowerPoint máy in đơn giản: Vào Menu File, chọn chức Print để in Một hộp thơng số in có dạng hình xuất (Tiếp theo) Print ranges: Phạm vi Slide cần in Có thể in tất trang (All), in Slide (Current slide), Slide chọn (Slide) – ví dụ, in Slide từ đến 15 từ 25 đến 31 ghi 8-15, 25-31 Copies: Số cần in Ví dụ, cần in giảng chọn số cần in Print what: In nào? Có thể in Slide tờ giấy (Slides), nhiều Slide trang (Handout), cần cho biết số lượng Slide trang in (Slides per page), đồng thời cho biết thứ tự in Slide (Order) theo hàng (Horizontal) hay theo cột (Vertical) Để trang in vừ vặn với khổ giấy đặt, đánh dấu vào mục Scale to fit paper MỤC LỤC •NỘI DUNG BÀI GIẢNG I KHỞI ĐỘNG & THOÁT 1.1 GIAO DIỆN I 1.2 GIAO DIỆN II 1.3 CÁC THÀNH PHẦN MÀN HÌNH SLIDE 1.3.1 Cách sử dụng công cụ 1.3.2 Một số lưu ý 1.4 TRÌNH CHIẾU THỬ MỘT BÁO CÁO TRONG Q TRÌNH SOẠN THẢO 1.5 MỘT VÍ DỤ VỀ BÁO CÁO KHOA HỌC 1.6 KẾT THÚC II TẠO MỘT SLIDE 2.1.CHỌN BỐ CỤC Ý NGHĨA, CÁCH DÙNG MỖI DẠNG LAYOUT 2.2 TRÌNH BÀY CÁC THÀNH PHẦN CỦA SLIDE 2.2.1 Các thao tác soạn thảo bản 2.2.2 Đặt Font, Size, Style, màu chữ cho slide 2.3 TẠO SLIDE DẠNG TỔ CHỨC ĐƠN VỊ 2.4 SỬ DỤNG MÀU NỀN THEO MẪU (Template) 2.5 BẢNG MÀU HỆ THỐNG 2.6 TẠO HIỆU ỨNG CHO SLIDE III CHÈN THÊM CÁC ĐỐI TƯỢNG 3.1.THÊM HÌNH VẼ (Drawing) VÀO Slide 3.1.1 Thêm đối tượng có hình dạng nhiều góc cạnh 3.1.2 Đoạn thẳng, hình chữ nhật, Oval, hộp văn 3.1.3 Vẽ chữ nghệ thuật (WordArt) 3.1.4 Chèn hình tranh ảnh (ClipArt) 3.2 CHÈN THÊM KÝ TỰ ĐẶC BIỆT (Sybol) 3.3 CHÈN THÊM Slide MỚI 3.4 CHÈN THÊM BẢNG BIỂU (Table) 3.5 THÊM ĐỒ THỊ (Chart) VÀO SLIDE 3.6 THÊM ẢNH, ÂM THANH, PHIM 3.7 THÊM Slide TỪ FILE PowerPoint 3.8 THÊM CÁC ĐỐI TƯỢNG KHÁC IV LIÊN KẾT CÁC ĐỐI TƯỢNG V IN FILE RA MÁY IN • THE END GREAT SUCCESS ! BÀI TẬP Bài 1: Tạo Slide dạng Title Slide, Font chữ: VNI-Times, Size Title 29, Subtitle có Font: VNI-Helve-Condense, Size 23, In đậm, Nghiêng gạch chân, Có màu sắc khác cho số từ Đặt số (Subscript) số mũ (Superscript) trang sau Bài 2: Tạo Slide dạng sơ đồ tổ chức (Organization Chart), thể cấu tổ chức Trường, hay quan cơng tác Bài 3: Tạo Slide có dạng cột (Two column text) Bài 4: Tạo Slide có chèn hình vẽ loại AutoShape: hình có góc cạnh thêm văn vào hình (Tiếp theo) Bài 5: Tạo Slide có nhiều đối tượng khác nhau, xếp thẳng hàng bên trái, bên phải, Chia khoảng đối tượng (ví dụ trang tài liệu này) Thực quay đối tượng góc quay Thiết lập bóng theo kiểu chiều cho đối tượng Bài 6: Tạo Slide trắng, thiết lập màu nền, màu chữ, … cho riêng Slide Bài 7: Tạo Slide trắng, bổ sung vào số đối tượng hình ảnh, âm … thiết lập hiệu ứng trình chiếu (Animation) theo hiệu ứng khác (Tiếp theo) Bài 8: Tạo Slide dạng thêm đối tượng khác nhau, kể văn vào Slide Thiết lập phương thức hiển thị cho Slide (Slide Transition) Bài 9: Tạo số Slide khác Thiết lập liên kết qua lại lẫn Slide (Hyper link) Bài 10: Tạo phần mục lục cho giảng Bài 11: Thực in thử Slide máy in với số lượng Slide trang khác CÁCH SỬ DỤNG CÁC THANH CÔNG CỤ Hầu hết cơng cụ văn phịng Microsoft có cơng cụ thơng dụng nhất: Menu, Standard, Formatting Drawing, Menu ln ln hiển thị 1.Thanh chức hệ thống (Menu): Thanh Menu bao gồm chức nhau: File: Các chức file (tập tin) như: Tạo file - New; Mở file có - Open; Lưu file lên đĩa - Save; Lưu file với tên khác – Save As; Đóng file làm việc Close; Thiết lập kích thước trang – Page Setup; In file máy in – Print; Thoát khỏi ứng dụng – Exit Chỉ số : H2O Phần mũ : M3 ... Đặt kiểu dáng-Style (Bold-Đậm, Italic-Nghiêng, Underline-Gạch chân, Shadow-Có bóng mờ); Căn trái-Left Alignment; Căn giữa-Center; Căn phải-Right; Đánh số/ký hiệu đề mục-Bullets & Numbering; Thanh... đồ tổ chức > 2.4 SỬ DỤNG MÀU NỀN THEO MẪU (Template) Microsoft PowerPoint có 44 mẫu thiết kế sẵn tương đối đẹp Các mẫu áp dụng có tác dụng tất trang báo cáo Sử dụng mẫu cách: - Đặt trỏ mouse vào... tượng khác ký hiệu-Symbol ; Số trang-Slide number; Tranh ảnh-ClipArt; Chữ nghệ thuật-WordArt; Phim ảnh-Movies; Bảng-Table; Biểu đồChart; Format: Định dạng Slide, bao gồm đặt Font chữ-Font; Khoảng