Bài giảng Tài liệu hướng dẫn sử dụng Powerpoint doThS. Nguyễn Đăng Tỵ biên soạn nhằm giúp cho các bạn biết được cách khởi động và thoát khỏi ứng dụng; tạo một trang báo cáo (slide); chèn các đối tượng vào slide; tạo liên kết động giữa các slide; in các slide ra máy in.
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG POWERPOINT TRUNG TÂM TIN HỌC ĐẠI HỌC KHXH & NV Giảng viên chính: ThS. NGUYỄN ĐĂNG TỴ NỘI DUNG I. KHỞI ĐỘNG VÀ THỐT KHỎI ỨNG DỤNG II. TẠO MỘT TRANG BÁO CÁO (SLIDE) III. CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO SLIDE IV. TẠO LIÊN KẾT ĐỘNG GIỮA CÁC SLIDE V. IN CÁC SLIDE RA MÁY IN I. KHỞI ĐỘNG & THỐT Có nhiều cách khởi động một ứng dụng trong mơi trường Windows: 1. Từ Shortcut Bar, chọn ứng dụng Microsoft PowerPoint 2. Từ Menu Start, chọn Run, gõ lệnh Powerpnt [ [s] ] rồi Enter 3. Từ Menu Start, chọn Program Files\Microsoft Office\Power point 4. Tạo Icon trên Desktop liên kết với chương trình “c:\Program Files\Microsoft Office\ Office\Powerpnt.exe” 1.1. GIAO DIỆN I Khi mới khởi động, màn hình PowerPoint có d ạng: PowerPoint Chọn “Blank Presentation” để tạo mới, hoặc “Open An Existing Presentation” để mở file đã có 1.2. GIAO DIỆN II Khi chọn “Blank Presentation”, một màn hình với 1 trang trắng xuất hiện: 1.3. CÁC THÀNH PHẦN MÀN HÌNH SLIDE Cơng cụ định dạng (Formatting) Cửa sổ mục lục Hệ thống chức năng (Menu) Cửa sổ nội dung Slide Cơng cụ vẽ hình (Drawing) 1.3.1. CÁCH SỬ DỤNG CÁC THANH CƠNG CỤ Hầu hết các cơng cụ văn phịng của Microsoft đều có 4 thanh cơng cụ thơng dụng nhất: Menu, Standard, Formatting và Drawing, trong đó thanh Menu ln ln được hiển thị 1.Thanh chức năng hệ thống (Menu): Thanh Menu bao gồm các chức năng chính nhau: File: Các chức năng cơ bản về file (tập tin) như: Tạo mới 1 file New; Mở file đã có Open; Lưu file lên đĩa Save; Lưu file với tên khác – Save As; Đóng file đang làm việc Close; Thiết lập kích thước trang – Page Setup; In file ra máy in – Print; Thốt khỏi ứng dụng – Exit Edit: Các chức năng cơ bản trong soạn thảo / hiệu chỉnh như: Chép vào bộ đệm – Copy; Dán và văn bản – Paste; Xóa bỏ – Cut; Hủy bỏ thao tác – Undo; Lặp lại thao tác – Redo; Tìm kiếm – Find; Thay thế chuỗi – Replace; (Tiếp theo) View: Cách hiển thị file như: Normal Xem từng trang; Slide Sorter Sắp xếp các trang; Slide Show Trình chiếu; Ruler Thước đo Quan trọng nhất là chức năng con Toolbars Hiển thị để chọn/bỏ thanh công cụ Insert: Chèn thêm trang, hay các đối tượng khác ký hiệuSymbol ; Số trangSlide number; Tranh ảnhClipArt; Chữ nghệ thuậtWordArt; Phim ảnhMovies; BảngTable; Biểu đồChart; Format: Định dạng Slide, bao gồm đặt Font chữFont; Khoảng cách đoạn/dịngLine Spacing; Gióng le à Alignment; Đổi chữ hoa/thường Change case; Chọn màu nền Background; Mẫu nền SlideTemplate; Màu sắc Color (Tiếp theo) Tools: Các cơng cụ hỗ trợ như: Sửa tự độngAutoCorrect; Phát hiện và sửa lỗi chính tả/văn phạmSpelling & Grammar, Và các tùy chọn khácOptions Slide Show: Bao gồm các chức năng cơ bản về việc thiết lập hiệu ứngAnimation; Cách chuyển dịch SlideTransition; Thao tác khi chiếuSlide Action; Tạo nút chức năngAction Buttons; Window: Các chức năng về cách sắp xếp các cửa sổ hiển thị file Help: Hướng dẫn sử dụng và công cụ tự động phát hiện và hiệu chỉnh văn bản – Detect & Repair. (Tiếp theo) 2. Thanh chuẩn (Standard): Bao gồm các nút chức năng thay thế cho một số thao tác chọn và thực hiện các chức năng con của Menu. Hình dạng của thanh cơng cụ chuẩn như dưới đây: Lần lượt các nút chức năng từ trái qua: Tạo mới file ppt; Mở file ppt đã có; Lưu file lên đĩa; Gửi Slide qua EMail; In Slide ra máy in; Kiểm tra lỗi chính tảSpelling; Cắt/xóa văn bản; Sao chép vào bộ đệmCopy to Clipboard; Dán từ bộ đệm vào SlidePaste; Sao chép định dạngFormat Painter; Hủy bỏ các thao tác đã làmUndo; Làm lại thao tác đã hủy bỏRedo; Tạo liên kếtHyperlink; Đường viềnBorders; Thêm bảngInsert Table; Vẽ biểu đồChart; Thêm trang trắng mớiNew Slide; Mở rộng văn bản cửa sổ trái; Hiển thị của sổ mục lục theo Font của Slide; Phóng to/thu nhỏ Zoom (Tiếp theo) Trong cửa sổ Slide Finder, có thể đánh dấu chọn các trang bằng cách nhấn và giữ phím Ctrl rồi lần lượt bấm trỏ mouse vào Slide cần chọn, sau đó nhấn nút Insert, hoặc Insert All để chèn tất cả các trang. 3.8. THÊM CÁC ĐỐI TƯỢNG KHÁC Có thể chèn thêm các đối tượng mới (Object) mà khi nhắp đúp chuột vào nó thì ứng dụng tương ứng sẽ được gọi tới để hiệu chỉnh (Edit) đối tượng đó; và khi kết thúc ứng dụng thì lại quay trở về màn hình soạn htảo của PowerPoint. Ví dụ, PhotoShop, Winword, Excel Worksheet, VideoClip, Wave Sound, Equation 3.0, PaintBrush Picture… Thao tác: Vào Menu Insert, chọn mục Objects. Tiếp theo, chọn loại đối tượng cần chèn IV. LIÊN KẾT CÁC ĐỐI TƯỢNG 4.1. LIÊN KẾT (Hyperlink) để chỉ một sự ràng buộc giữa một thành phần của đối tượng này với một số đối tượng khác thông qua một sự kiện (Event hoặc Action) tác động lên thành phần đó (như rê chuột, bấm chuột…) Thao tác: Đánh dấu chọn đối tượng (hay 1 thành phần của đối tượng). Vào Menu Insert, chọn mục Hyperlink (tương tự: bấm mouse phải). Tiếp theo, chọn BookMark để chọn một vị trí trong tài liệu hiện hành. Màn hình BookMark xuất hiện nư trong Slide sau (Tiếp theo) Chọn một trang liên kết, rồi nhấn OK để chấp nhận. Thành phần đã đánh dấu có màu mờ nhạt hơn bình thường. Khi trình chiếu, nếu bấm trỏ và nó thì trang liên kết sẽ được hiện ra (Tiếp theo) 4.2. THIẾT LẬP HÀNH VI ỨNG XỬ cho mục chọn (Action Settings) Có thể liên kết với một ứng dụng khác thông qua việc thiết lập sự kiện hay hành động ứng xử tương ứng khi nhấp chuột vào mục được chọn Thao tác: Chọn thành phần hay đối tượng Vào Menu Slide Show, chọn mục Action Settings (hoặc nhấp chuột phải và chọn Action Settings) Chọn Hyperlink to. Chọn loại đối tượng cần liên kết (ví dụ, một trình chiếu 1 file PowerPoint khác thơng qua Other PowerPoint Presentation) (Tiếp theo) Chọn loại Hyperlink tương ứng rối nhấn nút OK V. IN FILE RA MÁY IN Thao tác in File PowerPoint ra máy in khá đơn giản: Vào Menu File, chọn chức năng Print để in. Một hộp thơng số in có dạng như hình dưới đây xuất hiện (Tiếp theo) Print ranges: Phạm vi Slide cần in. Có thể in tất cả các trang (All), hoặc chỉ in Slide hiện tại (Current slide), hoặc chỉ những Slide được chọn (Slide) – ví dụ, chỉ in các Slide từ 8 đến 15 và từ 25 đến 31 thì ghi 815, 2531 Copies: Số bản cần in. Ví dụ, cần in 3 bộ bài giảng này thì chọn số bản cần in là 3 Print what: In như thế nào? Có thể in mỗi Slide trên một tờ giấy (Slides), nhiều Slide trên 1 trang (Handout), khi đó cần cho biết số lượng Slide trên 1 trang in (Slides per page), đồng thời cho biết thứ tự in các Slide (Order) là theo hàng (Horizontal) hay theo cột (Vertical). Để các trang được in vừ vặn với khổ giấy đã đặt, hãy đánh dấu vào mục Scale to fit paper MỤC LỤC •NỘI DUNG BÀI GIẢNG I. KHỞI ĐỘNG & THỐT 1.1. GIAO DIỆN I 1.2. GIAO DIỆN II 1.3. CÁC THÀNH PHẦN MÀN HÌNH SLIDE 1.3.1. Cách sử dụng các thanh cơng cụ 1.3.2. Một số lưu ý 1.4. TRÌNH CHIẾU THỬ MỘT BÁO CÁO TRONG Q TRÌNH SOẠN THẢO 1.5. MỘT VÍ DỤ VỀ BÁO CÁO KHOA HỌC 1.6. KẾT THÚC II. TẠO MỘT SLIDE 2.1.CHỌN BỐ CỤC. Ý NGHĨA, CÁCH DÙNG MỖI DẠNG LAYOUT 2.2. TRÌNH BÀY CÁC THÀNH PHẦN CỦA SLIDE 2.2.1 Các thao tác soạn thảo cơ bản 2.2.2 Đặt Font, Size, Style, màu chữ cho slide 2.3. TẠO SLIDE DẠNG TỔ CHỨC ĐƠN VỊ 2.4. SỬ DỤNG MÀU NỀN THEO MẪU (Template) 2.5. BẢNG MÀU HỆ THỐNG 2.6. TẠO HIỆU ỨNG CHO SLIDE III. CHÈN THÊM CÁC ĐỐI TƯỢNG 3.1.THÊM HÌNH VẼ (Drawing) VÀO Slide 3.1.1 Thêm đối tượng có hình dạng nhiều góc cạnh 3.1.2 Đoạn thẳng, hình chữ nhật, Oval, hộp văn bản 3.1.3 Vẽ chữ nghệ thuật (WordArt) 3.1.4 Chèn hình tranh ảnh (ClipArt) 3.2. CHÈN THÊM KÝ TỰ ĐẶC BIỆT (Sybol) 3.3. CHÈN THÊM Slide MỚI 3.4. CHÈN THÊM BẢNG BIỂU (Table) 3.5 THÊM ĐỒ THỊ (Chart) VÀO SLIDE 3.6. THÊM ẢNH, ÂM THANH, PHIM 3.7. THÊM Slide TỪ FILE PowerPoint 3.8. THÊM CÁC ĐỐI TƯỢNG KHÁC IV. LIÊN KẾT CÁC ĐỐI TƯỢNG V. IN FILE RA MÁY IN •THE END GREAT SUCCESS ! BÀI TẬP Bài 1: Tạo Slide dạng Title Slide, Font chữ: VNITimes, Size của Title là 29, Subtitle có Font: VNIHelve Condense, Size là 23, In đậm, Nghiêng và gạch chân, Có màu sắc khác nhau cho một số từ. Đặt chỉ số (Subscript) và số mũ (Superscript) như trang sau Bài 2: Tạo Slide dạng sơ đồ tổ chức (Organization Chart), thể hiện cấu tổ chức của Trường, hay của cơ quan mình đang cơng tác Bài 3: Tạo Slide có dạng 2 cột (Two column text) Bài 4: Tạo Slide có chèn các hình vẽ loại AutoShape: các hình có góc cạnh và thêm văn bản vào trong hình (Tiếp theo) Bài 5: Tạo Slide có nhiều đối tượng khác nhau, sắp xếp thẳng hàng về bên trái, bên phải, chính giữa. Chia đều khoảng các giữa các đối tượng này (ví dụ trang 2 của tài liệu này). Thực hiện quay các đối tượng đi một góc quay nào đó. Thiết lập bóng theo kiểu 3 chiều cho đối tượng Bài 6: Tạo Slide trắng, thiết lập màu nền, màu chữ, … cho riêng Slide này Bài 7: Tạo Slide trắng, bổ sung vào đó một số đối tượng hình ảnh, âm thanh … thiết lập các hiệu ứng khi trình chiếu (Animation) theo các hiệu ứng khác nhau (Tiếp theo) Bài 8: Tạo Slide dạng bất kỳ và thêm các đối tượng khác nhau, kể cả văn bản vào trong Slide. Thiết lập phương thức hiển thị cho Slide (Slide Transition) Bài 9: Tạo một số Slide khác nhau. Thiết lập các liên kết qua lại lẫn nhau giữa các Slide (Hyper link) Bài 10: Tạo phần mục lục cho bài giảng Bài 11: Thực hiện in thử các Slide ra máy in với số lượng Slide trên mỗi trang là khác nhau CÁCH SỬ DỤNG CÁC THANH CƠNG CỤ Hầu hết các cơng cụ văn phịng của Microsoft đều có 4 thanh cơng cụ thơng dụng nhất: Menu, Standard, Formatting và Drawing, trong đó thanh Menu ln ln được hiển thị 1.Thanh chức năng hệ thống (Menu): Thanh Menu bao gồm các chức năng chính nhau: File: Các chức năng bản về file (tập tin) như: Tạo mới 1 file New; Mở file đã có Open; Lưu file lên đĩa Save; Lưu file với tên khác – Save As; Đóng file đang làm việc Close; Thiết lập kích thước trang – Page Setup; In file ra máy in – Print; Thốt khỏi ứng dụng – Exit Chỉ số : H2O Phần mũ : M3 ... 2.4 SỬ DỤNG MÀU NỀN THEO MẪU (Template) Microsoft PowerPoint có 44 mẫu nền thiết kế sẵn tương đối đẹp. Các mẫu nền này khi được áp dụng? ? thì nó có tác dụng? ? trên tất ... nghĩa riêng, do đó nó có cách sử? ? dụng? ? riêng. Tùy từng ngữ cảnh của? ?bài? ?viết mà chọn loại bố cục cho phù hợp Để chọn một trong số 12 bố cục của PowerPoint? ?chỉ cần bấm trỏ Mouse... năngAction Buttons; Window: Các chức năng về cách sắp xếp các cửa sổ hiển thị file Help:? ?Hướng? ?dẫn? ?sử? ?dụng? ?và công cụ tự động phát hiện và hiệu chỉnh văn bản – Detect & Repair. (Tiếp theo)