Bài giảng Phần 2: MS Word - ThS. Nguyễn Đăng Tỵ

Bài giảng Phần 2: MS Word của ThS. Nguyễn Đăng Tỵ gồm có 5 chương trình bày về khởi động và giao diện, nhập văn bản thô, định dạng văn bản, chèn các đối tượng, in văn bản trong MS Word. Đây là bài giảng hữu ích với các bạn quan tâm tới lĩnh vực Tin học văn phòng.

PHẦN II: MS WORD ThS. Nguyễn Đăng Tỵ Trung tâm Tin học  Trường Đại học KHXH & NV   NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHỞI ĐỘNG VÀ GIAO DIỆN CHƯƠNG 2: NHẬP VĂN BẢN THÔ CHƯƠNG 3: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN CHƯƠNG 4: CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG  CHƯƠNG 5: IN VĂN BẢN TÀI LIỆU THAM KHẢO CHƯƠNG 1: KHỞI ĐỘNG VÀ GIAO DIỆN §1.1 Khởi Động Winword Có nhiều cách khởi động một ứng dụng trong mơi trường Windows: Cách 1: \Start\Program Files\Microsoft Office\Microsoft Word  Cách 2: \Start\Run\ (viết vào WinWord rồi  Cách 3: Bấm nút trái chuột vào biểu tượng W trên thanh Shortcut bar Cách 4: Bấm đúp chuột trái vào biểu tượng (Icon) Microsoft Word Cách 5: Mở Window Explorer (hoặc nhắp đúp chuột trái vào biểu  tượng My Computer); chọn ổ đĩa và thư mục làm việc; nhắp đúp  chuột trái vào File văn bản Word cần sửa Và một số cách khác §1.2 Giao Diện Sau khi khởi động, màn hình soạn thảo văn bản có dạng  như hình  trong trang sau: § 1.2: (Tiếp theo) Hình 1.2.1 Giao diện màn hình soạn thảo văn bản của Windword § 1.3: (Tiếp theo) §1.3 Các Thanh Cơng Cụ (Tool bars) 1.3.1. Thanh thực đơn (Menu) Để thực hiện các chức năng chính (Menu) hay chức năng con (PopUp),  hãy  nhấn  tổ  hợp  phím  Alt+phím  được  gạch  chân  trong  chức  năng)! File: Bao gồm các chức năng về tập tin như: Tạo mới văn bản (New  Document); Mở  file đã có sẵn  để xem / sửa / In (Open); Ghi file lên  đĩa (Save); Ghi văn bản với tên khác (Save As); Thiết lập khổ giấy,  trang in, lề …(Page Setup); In văn bản (Print)… Edit:  Bao  gồm  các  chức  năng  để  soạn  thảo  văn  bản  như:  Xóa  phần  văn  bản  đã  được  đánh  dấu:  Cut  (Ctrl­X);  Chép  văn  bản  vào  bộ  đệm:  Copy (Ctrl­C); Chép từ bộ  đệm ra văn bản:  Paste (Ctrl­V);  Tìm kiếm dãy chữ :  Find (Ctrl­F); Tìm và thay thế các chữ thành  chữ khác: Replace (Ctrl­H) … View:  Gồm  các  chức  năng  xem  văn  bản:  hiện/tắt  thanh  cơng  cụ  (ToolBars);  Phần đầu và cuối mỗi trang (Header & Footer) … § 1.3: (Tiếp theo) Insert:  Chèn  thêm  các  đối  tượng  vào  văn  bản  như:  chèn  ký  hiệu  (Symbol); chèn hình  ảnh  (Picture); chèn chữ kiểu  (WordArt); Bảng  (Table); đánh số trang (Page Number) … Format: Định dạng văn bản, như: Đặt Font chữ (Font); điều chỉnh các  đoạn  (Paragraph);  đánh  số  hay  ký  hiệu  đề  mục  (Bullets  &  Numbering); Chia cột (Columns); định mốc (Tabs); đổi chữ to/nhỏ  (Change Case); viền chữ (Border & Shading) … Tools: Các cơng cụ hỗ trợ kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp (Spelling  & Grammar); thiết lập một số thông số hệ thống (Options) … Table:  Các  chức  năng  về  bảng  trong  văn  bản,  bao  gồm:  Thêm  bảng,  cột, dòng (Insert Table / row / column); Xóa cột / dòng (Delete row /  column); Gộp cột (Merge Cells)… 1.3.2.  Thanh  chuẩn  (Standard)  bao  gồm  các  nút  chức  năng  để  thực  hiện  nhanh  một  chức  năng  mà  không  cần  thông  qua  hệ  thống  Menu, như tạo mới văn bản; mở file văn bản  đã có; Ghi văn bản  lên đĩa, In văn bản, và các nút chức năng soạn thảo khác … § 1.3: (Tiếp theo) 1.3.3. Thanh định dạng (Formatting): Bao gồm các nút chức năng định  dạng văn bản như: đặt  Font chữ; kích thước chữ (Size); kiểu chữ  (Style);  căn  lề  (Alignment);  đánh  số  đề  mục  các  đoạn  (Bullets  &  Numbering);  1.3.4.  Thanh  cơng  cụ  vẽ  hình  (Drawing):  Bao  gồm  các  nút  chức  năng  cho phép chèn hình  ảnh (Picture), chữ nghệ thuật (WordArt), hộp  văn  bản  (Text  box),  hình  chữ  nhật,  đoạn  thẳng,  hình  bầu  dục  (Oval), hoặc các hình vẽ khác (Autoshapes),  Và một số thanh công cụ khác,  Để  hiển  thị  hoặc  tắt  thanh  công  cụ,  hãy  bấm  chuột  vào  chức  năng  View, chọn mục  Toolbars rồi  đánh dấu chọn hoặc bỏ chọn thanh  công cụ tương ứng Trong số các thanh cơng cụ kể trên, thanh  Menu ln ln được hiển  thị, khơng cho phép tắt. Tuy nhiên, có thể thay đổi hệ thống  Menu  thơng qua chức năng \View\Toolbars\Customize CHƯƠNG 2: NHẬP VĂN BẢN THƠ §2.1 Bộ Gõ Tiếng Việt (Keyboard Program) Để nhập  được văn bản có dấu tiếng Việt (nói riêng) hay văn bản có  ký  tự  khơng  phải  latin  (nói  chung  –   tiếng  Nga,  tiếng  Trung  hoặc Ả rập  ) thì phải có một chương trinh thường trú trong nhớ   RAM  thực  hiện  việc  nhận  các  cặp  phím  gõ  vào  và  chuyển  đổi  thành (cặp) ký tự tương  ứng. Ví dụ, nếu gõ vào A và số 1  thì có  thể đổi thành cặp ký tự Á (mã VNI for WIN) và với Font chữ thích  hợp (VNI­Times) sẽ hiển thị thành chữ Á 2.1.1. Một số bảng mã ký tự thơng dụng: Mỗi ký tự (character) được mã hóa bằng một con số cụ thể, số  đó gọi  là mã ký tự. Ví dụ, chữ A có mã là 65, B­66, C­67   Bảng quy  ước  mã  số  của  các  ký  tự  được  gọi  là  bảng  mã  ký  tự.  Có  nhiều  quy  ước  mã  khác  nhau  nên  có  nhiều  bảng  mã  khác  nhau.  Bảng  quy  ước  mã   trên  của  Microsoft  được  gọi  là  bảng  mã  ASCII  (American Standard Codes for International Interchanges). Bảng mã  phục vụ cho việc biểu diễn và lưu trữ văn bản 2.1 Bộ gõ tiếng Việt: (Tiếp theo)   Chữ  cái  tiếng  Việt  có  nhiều  bảng  mã  khác  nhau.  Một  số  bảng  mã  thông dụng cho tiếng Việt là: VNI for DOS : Mỗi ký tự chiếm 1 bytes ABC hay TCVN3 : Mỗi ký tự chiếm 1 bytes VNI for WIN : Các ký tự tiếng Việt có dấu chiếm 2 bytes UNICODE : Mỗi ký tự chiếm 2 bytes 2.1.2. Chương trình gõ dấu tiếng Việt VKNT.EXE: Thơng  thường  chương  trình  này  được  đặt  trong  thư  mục  \Program  Files\VietKey2000 của ổ đĩa cài đặt hệ điều hành. Cho phép gõ dấu  tiếng Việt theo 2 cách khác nhau (TELEX và VNI) và chọn lựa 1  trong nhiều bảng mã lưu trữ khác nhau,  đồng thời có cơng cụ hỗ  trợ  cho  phép  chuyển  đổi  văn  bản  từ  1  bảng  mã  sang  1  bảng  mã  bất kỳ khác. Muốn gõ  được văn bản tiếng Việt cần nạp chương  trình này vào bộ nhớ bởi thao tác: \ Start \ Run (gõ vào  \Program Files\VietKey2000\VKNT) rồi OK Và, chọn cách gõ dấu (VNI / TELEX) và bảng mã lưu trữ (Hướng dẫn sử dụng chương trình VietKey)! 2.2 Hệ thống Font chữ: (Tiếp theo) §2.2 Hệ Thống Font Chữ Font là cách hiển thị ký tự trên màn hình hay giấy in. Với mỗi bảng  mã thì phải có các Font chữ để hiển thị tương ứng Các  Font  chữ  tiếng  Việt  ứng với  bảng mã  VNI  for DOS  có tên  bằng  tiếng Việt như: Halong, ThanhHoa, VinhAn hoặc VNI­DOS Sample  Font v.v Các Font chữ tiếng Việt ứng với bảng mã VNI for Windows có tên bắt  đầu bằng chữ “VNI­”. Ví dụ, VNI­Times, VNI­Duff, VNI_Fato  Các Font chữ tiếng Việt ứng với bảng mã ABC hay TCVN3 có tên bắt  đầu bằng 3 ký tự “.VN”. Ví dụ, .VNTime, .VNTimeH, .VNArial  Các Font chữ tiếng Việt ứng với bảng mã UNICODE là các Font hệ  thống như Arial, Microsoft Sans Serif, Times New Roman §2.3 Cách Bỏ Dấu Tiếng Việt 1. Kiểu gõ TELEX: dùng chữ cái làm dấu cho ngun âm: S – sắc. F – huyền. R – hỏi. X – Ngã. J – Nặng. AA – Â. AW – Ă,  2.3 Cách bỏ dấu tiếng Việt : (Tiếp theo) Ví dụ, Gõ dòng chữ: Cộng Hồ Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Theo kiểu TELEX là: Coongj Hoaf Xax Hooij Chur Nghiax Vieetj Nam DDoocj laapj – Twj do – Hanhj phucs 2. Kiểu gõ VNI: Dùng số làm dấu: 1 – Sắc. 2 – Huyền. 3­ Hỏi. 4 – Ngã. 5 – Nặng. 6 – dấu nón chữ Â, Ê, Ơ.  7 – dấu móc chữ ơ và ư. 8 – dấu chữ Ă. 9 – dấu gạch ngang chữ Đ Ví dụ, Gõ dòng chữ: Cộng Hồ Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Theo kiểu VNI là: Co65ng Hoa2 Xa4 Ho65i Chu3 Nghi4a Vie65t Nam D9o65c la65p – Tu75 do – Ha5nh phu1c Hãy chọn các gõ TELEX hay VNI phù hợp với thói quen của mình 2.4 Ngun tắc nhập văn bản : (Tiếp theo) §2.4 Một Số Ngun Tắc Nhập Văn Bản . Nhập văn bản từ đầu đến cuối 1 cách bình thường (Ví dụ 1. )  Khơng dùng khoảng trắng ở đầu dòng cũng như để định cột,  Nếu có dạng cột thì dùng 1 phím tab §2.5 Một Số Thao Tác Cơ Bản 1. Đánh dấu chọn văn bản (Mark hoặc Select text; quen gọi là “bơi đen”): Cách 1 (bằng mouse): Nhanh nhưng đơi khi khó kiểm sốt . Bấm mouse vào vị trí đầu (hoặc cuối) của phần văn bản muốn chọn.   Bấm + giữ + kéo (Drag) mouse cho tới vị trí cuối (hoặc đầu tương  ứng) của phần văn bản muốn chọn.  Cách 2: (bằng phím): Chậm nhưng chắc chắn . Đặt con trỏ màn hình (cursor) vào vị trí đầu (hay cuối) phần văn bản  Nhấn và giữ phím Shift, đồng thời sử dụng phím mũi tên         để  bơi đen phần văn bản muốn chọn 2. Chép vào bộ đệm (Copy to clipboard): \Edit\Copy hoặc Ctrl­C Hoặc bấm vào nút này CHƯƠNG 3: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN §3.1 Định Dạng 1 Phần Văn Bản (đã được bơi đen) 3.1.1. Đặt Font / Size / Style / Màu chữ / Màu nền: Cách 1: Bằng Menu: \ Format \ Font \ Font  Cách 2: Dùng phím nóng (Hot key):  Ctrl­] : Tăng kích thước chữ Ctrl­[ : Giảm kích thước  chữ . Ctrl­B : In đậm (Bold) Ctrl­I : In nghiêng (Italic) . Ctrl­U : Gạch chân(Underline) Ctrl­+ : In chỉ số (Subscript)  Ctrl­Shift +  : In phần mũ (Superscript). Ví dụ, H2O, M3… 3.1. 2. Đổi chữ hoa / chữ thường / chữ hoa đầu từ / đầu câu: Cách 1:  Bằng Menu: \ Format \ Change case \  Cách 2: Dùng phím nóng: Shift­F3 đến khi đạt loại chữ mong muốn 3.1. 3. Đặt vị trí và khoảng cách giữa các chữ cho 1 phần văn bản: \ Format \ Font \ Character Spacing \  Chọn Position để đặt vị trí in văn bản. Có 3 vị trí: Normal – Bình thường. Raised – Cao lên. Lowered – Thấp xuống 3.1.3: (Tiếp theo)  Chọn Spacing để đặt khoảng cách giữa các chữ. Có 3 giá trị: Normal – Bình thường. Expanded – Giãn ra. Condensed – Nén lại Trong cả 2 trường hợp vị trí và khoảng cách cần cho biết số điểm  cần cao thêm hay thấp xuống và tỷ lệ giãn hay ép chữ bởi mục  BY 3.1.4. Đóng khung phần văn bản đã bơi đen: \ Format \ Borders & Shading \   Chọn Borders để tạo viền cho phần văn bản đã chọn  Chọn Shading  để tạo bóng cho phần văn bản đã chọn  Chọn Page Borders để đặt viền cho cả trang văn bản §3.2 Định Dạng Cho Các Đoạn Văn Bản Đoạn (Paragraph) bao gồm nhiều câu và được kết thúc bởi dấu xuống  dòng 3.2.1. Đặt vị trí bắt đầu các dòng văn bản của (các) đoạn: Mũi  tên  trái  phía  trên  của  thước  kẻ  dùng  để  đặt  vị  trí  bắt  đầu  của  dòng đầu tiên trong (các) đoạn. Mũi tên trái phía dưới để đặt vị trí  bắt đầu cho các đòng tiếp theo 3.2.1: (Tiếp theo) Mũi tên dưới phía phải của thước kẻ dùng để đặt vị trí cuối của mỗi  dòng trong (các) đoạn.  Như vậy, chiều dài của các dòng có thể dài hoặc ngắn hơn dòng mặc  định được đặt bởi các lề cho cả trang 3.2.2. Căn lề cho văn bản của (các) đoạn (Alignment): Dùng phím nóng: Ctrl­L: viết thẳng lề trái. Ctrl­R: Viết thẳng lề phải Ctrl­E: Viết vào giữa dòng. Ctrl­J: Làm thẳng lề 2 bên 3.2.3. Đặt khoảng cách giữa các đoạn và giữa các dòng trong đoạn: \ Format \ Paragraph \  Before: Số chấm điểm giãn theo chiều cao trước mỗi đoạn After: Số chấm điểm giãn theo chiều cao sau mỗi đoạn Line Spacing: tỷ lệ giãn dòng trong (các) đoạn 3.2.4. Chia (các) đoạn thành các cột: (Ví dụ 3.) \  Format  \  Columns  \  Cho  biết  số  cột  cần  chia  và  đánh  dấu  vào  mục  “Line between” nếu muốn có dòng kẻ chi giữa các cột 3.2.5.: (Tiếp theo) 3.2.5. In chữ đầu đoạn trên nhiều dòng (Drop Cap): \ Format \ Drop Caps \ Cho biết số dòng cần in và OK 3.2.6. Đặt các mốc định cột (Tabs): \  Format  \  Tabs  \  (xác  định  vị  trí  định  cột  –  Position,  loại  định  cột  –  Style; và cách lấp đầy ký tự trước dấu định cột ­ Leaders) 3.2.7. Đánh số hoặc đặt ký hiệu đầu (mỗi) đoạn (Bullets & Numbering): \ Format \ Bullets & Numbering \ Chọn Numbered để đánh số thứ tự đề mục và tiểu đề mục Chọn Bulleted để đánh ký hiệu cho các đoạn 3.2.8. Sao chép định dạng   (Format Painter) ­ Bơi đen 1 phần văn bản đã được định dạng ­ Bấm mouse vào nút chức năng có hình cây chổi vẽ ­ Bơi “chổi” lên phần văn bản cần định dạng (*) Để chép  định dạng cho nhiều phần văn bản thì nhắp  đúp chuột vào  cây chổi vẽ CHƯƠNG 4: CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG  §4.1 Chèn ký hiệu / ký tự đặc biệt (Symbol) Ký hiệu (symbol) là các ký tự có cách hiển thị (Font) đặc biệt. Các ký  hiệu khoa học có tên Font là Symbol. Các ký hiệu được thể hiện  bằng hình ảnh là các Font chữ như Webbdings hay Wingdings Thao tác chèn ký hiệu: \ Insert \ Symbol Chọn Font chữ thích hợp. Chọn 1 ký tự rồi nhấn nút Insert. Thao tác  này có thể được lặp lại nhiều lần cho đến khi nhấn nút Close §4.2 Chèn bảng (Table) \ Table \ Insert \ Table Xác định số cột và số dòng của bảng. Một số thao tác với bảng:  Tab : Chuyển sang ơ tiếp theo. Shift Tab : Chuyển về ơ trước      : Chuyển về ơ trước : Về ơ sau      : Chuyển lên ơ trên : Xuống ơ dưới \ Table \ Insert \ Rows: Thêm dòng  \ Table \ Insert \ Columns: Thêm cột \ Table \ Delete \ Rows: Xóa dòng  \ Table \ Delete \ Columns: Xóa cột 4.3 Chèn ảnh: (Tiếp theo)  §4.3 Chèn hình ảnh (Picture) \ Insert \ Picture \ ClipArt Chọn lĩnh vực ảnh (Categoria), chọn ảnh rồi nhấn nút Insert ClipArt Cách  định  dạng  cho  ảnh:  Đường  viền  (Color  and  Lines).  Độ  sáng  (Brightness). Độ tương phản (Contrast). Bố cục ảnh (Layout) §4.4 Chèn chữ nghệ thuật (WordArt) \ Insert \ Picture \ WordArt Chọn kiểu WordArt (WordArt style) \ Viết vào văn bản (có chọn Font và  kích thước chữ) §4.5 Chèn hình vẽ (Drawing) Chọn cơng cụ để vẽ hình trên thanh cơng cụ Drawing. Xác định vị trí  và kích thước hình vẽ trên văn bản. Các cơng cụ vẽ hình trong  mục AutoShapes dùng để vẽ các hình có góc cạnh khác nhau  Mục Draw chứa các thao tác sắp xếp và biến đổi hình vẽ (xoay / lật  hình, gộp hình…). Để thêm văn bản vào hình, hãy nhp chuột phải  vào hình (có góc cạnh) rồi chọn mục Add text §4.6 Chèn các đối tượng khác (Object) CHƯƠNG 5: IN VĂN BẢN §5.1 In tồn bộ văn bản §5.2 In một số trang trong văn bản TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình tin học ứng dụng, Trường ĐHKHXH & NV  Microsoft Word 2000 Microsoft Excel 2000 ... Cách 1: StartProgram FilesMicrosoft OfficeMicrosoft Word Cách 2: StartRun (viết vào WinWord rồi  Cách 3: Bấm nút trái chuột vào biểu tượng W trên thanh Shortcut bar Cách 4: Bấm đúp chuột trái vào biểu tượng (Icon) Microsoft Word Cách 5: Mở Window Explorer (hoặc nhắp đúp chuột trái vào biểu ... (Brightness). Độ tương phản (Contrast). Bố cục ảnh (Layout) §4.4 Chèn chữ nghệ thuật (WordArt)  Insert  Picture  WordArt Chọn kiểu WordArt (WordArt style)  Viết vào văn bản (có chọn Font và  kích thước chữ)... cần cao thêm hay thấp xuống và tỷ lệ giãn hay ép chữ bởi mục  BY 3.1.4. Đóng khung phần văn bản đã bơi đen:  Format  Borders & Shading    Chọn Borders để tạo viền cho phần văn bản đã chọn  Chọn Shading  để tạo bóng cho phần văn bản đã chọn  Chọn Page Borders để đặt viền cho cả trang văn bản