Tham khảo tài liệu ''ms access - bài 8: thay đổi thông tin trong bảng trong phần trước, bạn đã học'', công nghệ thông tin, tin học văn phòng phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả
MS Access - Bài 8: Thay đổi thông tin bảng Trong phần trước, bạn học cách sử dụng chế độ Datasheet view để nhập thông tin cho bảng Chế độ Datasheet view cho phép bạn sửa thông tin có sẵn nhanh chóng dễ dàng Bạn thực theo bước sau: Lựa chọn trường muốn thay đổi Nhấn phím F2 Sử dụng phím mũi tên để di chuyển qua nội dung trường, thực thay đổi theo yêu cầu Nhấn phím điều hướng để Access lưu lại thay đổi di chuyển tới trường khác Bạn sử dụng chuột để soạn thảo nhanh Trong trường hợp này, muốn thay đổi trường, kích chuột vào trường Sau thực bước phía Tìm thơng tin Nếu có nhiều ghi bảng, bạn nhận thấy khó để tìm thấy ghi cụ thể bàn phím Để giúp bạn nhanh chóng tìm ghi đó, Access cho phép bạn tìm để xác định liệu tên hay số điện thoại Để tìm kiếm bảng cho liệu cụ thể, lựa chọn Find từ menu Edit Access hiển thị hộp thoại Find and Replace hình Hình 1: Tab Find hộp thoại Find and Replace Trong hộp Find What, bạn nhập liệu muốn tìm kiếm vào Có thể nhập nhiều từ vào hộp tên, số điện thoại hay tên thành phố Bạn sử dụng ký tự đại diện để mở rộng việc tìm kiếm Ví dụ, bạn tìm kiếm số điện thoại có mã vùng 212, thành phố có tên bắt đầu chữ A Access cung cấp số lượng lớn ký tự đại diện để bạn sử dụng việc tìm kiếm Bảng liệt kê ký tự đại diện có sẵn Ký tự Ý nghĩa * Tương ứng với chuỗi ký tự ? Tương ứng với ký tự đơn # Tương ứng với số đơn Ghép ký tự đơn bên dấu [] ngoặc Ghép ký tự đơn không kể ! ký tự rõ (Sử dụng với dấu ngoặc) Ghép nhiều ký tự đơn vùng (Sử dụng với dấu ngoặc) Bảng 1: Các ký tự đại diện sử dụng tìm kiếm Có thể bạn quen thuộc với khái niệm dấu gộp Hầu hết người quen ký tự đại diện dấu (*) dấu (?) Dấu (?) sử dụng thay cho ký tự đơn Dấu (*) sử dụng để đánh dấu số cho ký tự, sử dụng nơi đặc tả tìm kiếm Do vậy, để tìm kiếm từ br kết thúc ed, bạn sử dụng sau: br*ed Trong trường hợp này, tìm kiếm bạn cho kết phù hợp với từ breed, branded hay bruised Nếu sử dụng dấu ngoặc, dấu chấm than (!), dấu trừ (-) đặc tả, bạn mở rộng tìm kiếm Dấu ngoặc cho phép bạn mở rộng danh sách ký tự chấp nhận Ví dụ, đặc tả tìm kiếm từ bold bond là: bo[ln]d Bạn khơng thể tìm từ Boyd ký tự khơng chấp nhận Bạn sử dụng dấu than để đảo ngược trình Ví dụ, muốn tìm nhiều từ khơng kể chữ l n vị trí thứ 3, bạn sử dụng cách sau: bo[!ln]d Lúc này, Access tìm thấy từ Boyd, khơng thấy từ bold hay bond Sử dụng dấu trừ (-) để xác định phạm vi bao gồm từ Để minh họa trường hợp này, đặc tả sau tìm kiếm nhiều từ với chữ c tới n vị trí thứ 4: hea[c-n]* Nếu sử dụng hộp Look In, kéo danh sách xổ xuống, bạn rõ nơi tìm kiếm cần hướng dẫn Có lựa chọn sẵn có, tìm trường hành tồn bảng Rõ ràng, việc giới hạn tìm kiếm trường thời cho kết nhanh Bạn sử dụng hộp thoại Find để xác định phần bảng muốn tìm kiếm Nếu kích chuột vào mũi tên bên phải hộp Match, chọn để tìm kiếm vùng sau: Bất kỳ phần thuộc trường Tất trường Bắt đầu trường Có thể xác định thêm việc tìm kiếm cách kích chuột vào nút More Kết việc mở rộng hộp thoại Find and Replace hiển thị hình Hình 2: Mở rộng tab Find hộp thoại Find and Replace Vùng sẵn có hộp thoại cho phép bạn xác định rõ mục đích việc tìm kiếm phải hướng dẫn Sử dụng mục Search kéo danh sách xổ xuống, bạn định Up (lên trên) (về phía bắt đầu bảng), Down (xuống dưới) (phía cuối bảng), All Bạn giới hạn việc tìm kiếm cách tích vào hộp bên cạnh Chúng có tác dụng cho phép Access tìm kiếm xác chữ hoa – chữ thường hay tìm kiếm theo định dạng Sau định rõ tiêu chuẩn tìm kiếm, kích chuột vào nút Find Next để hiển thị kết lần tìm kiếm Nếu lần tìm kiếm khơng chứa liệu cần tìm, tiếp tục tìm kiếm cách kích chuột vào nút Find Next Chú ý: Đơi khó để sửa trường hộp thoại Find rõ Khi thực muốn sửa chữa, tắt hộp thoại thực thay đổi Khi bạn muốn tìm kiếm kết phù hợp với dẫn tìm kiếm, nhấn tổ hợp phím SHIFT + F4 Cách nhanh việc ấn nút Find sử dụng nút Find Next Thay thông tin Khi làm việc với liệu, có lúc bạn cần tìm trường sau thay đổi nội dung Ví dụ, số điện thoại thay đổi, bạn cần tìm cập nhật số điện thoại Tùy chọn Replace từ menu Edit có liên quan tới nút Find, cho phép bạn khơng tìm kiếm thơng tin mà cịn thay với thông tin khác Để bắt đầu với nút Replace, chọn Replace từ menu Edit nhấn tổ hợp phím CTRL + H Bạn thấy hộp thoại Find and Replace hiển thị hình Hình 3: Tab Replace hộp thoại Find and Replace Lưu ý hộp thoại Replace giống với hộp thoại Find hình Trong hộp Find What, nhập liệu bạn muốn tìm, sử dụng giống tìm kiếm (bao gồm ký tự đại diện) phần trước Trong hộp Replace With, nhập liệu dùng để thay cho thông tin hộp Find What Bạn sử dụng ký tự đại diện hộp Replace With Sử dụng mục Look In danh sách xổ xuống, cho Access nơi bạn tìm kiếm (các trường thời toàn bảng) Mục Match danh sách thả xuống thực chức giống thực việc tìm kiếm đơn giản Kích chuột vào nút More hiển thị nút điều khiển giống hình Sau điền vào thơng tin thay đầy đủ, kích chuột vào Find Next để tìm kiếm kết chuỗi Find What Khi Access định vị kết quả, hiển thị kết hình Sau bạn muốn thay kết đó, kích chuột vào nút Replace Nếu không muốn thay đổi kết đó, bạn kích vào nút Find Next để bỏ qua tiếp tục tìm kiếm đến kết Nếu bạn chắn muốn thay đổi tất liệu cần tìm kiếm bảng mà khơng phải kích vào Replace nhiều lần, kích vào Replace All Khi Access tự động thay tất bước Ngân NT (Theo Learn Access) ... sau thay đổi nội dung Ví dụ, số điện thoại thay đổi, bạn cần tìm cập nhật số điện thoại Tùy chọn Replace từ menu Edit có liên quan tới nút Find, cho phép bạn khơng tìm kiếm thơng tin mà cịn thay. .. Find hình Trong hộp Find What, nhập liệu bạn muốn tìm, sử dụng giống tìm kiếm (bao gồm ký tự đại diện) phần trước Trong hộp Replace With, nhập liệu dùng để thay cho thông tin hộp Find What Bạn sử... thực thay đổi Khi bạn muốn tìm kiếm kết phù hợp với dẫn tìm kiếm, nhấn tổ hợp phím SHIFT + F4 Cách nhanh việc ấn nút Find sử dụng nút Find Next Thay thông tin Khi làm việc với liệu, có lúc bạn