Đây là tài liệu tin học căn bản, giúp cho các bạn tìm hiểu thêm chức năng, và cách sử dụng tin học một cách hiệu quả.
n v h c o ih u V CHƯƠNG 1: KHỞI ĐỘNG WORD, MÔ TẢ MÀN HÌNH I Khởi động Word Cách : Kích Start – Programs – Microsoft Office – Microsoft Office Word 2003 Cách : Kích đúp vào biểu tượng Desktop Cách : Kích đúp vào file word có đĩa II Mơ tả hình Word Sau khởi động, hình Microsoft Word xuất với cửa sổ thành phần sau: Thanh tiêu đề Thanh Menu lệnh Các công cụ c o ih n v h Thanh thước u V Vùng soạn thảo Thanh cuộn ngang Thanh trạng thái Thanh cuộn dọc Title Bar (thanh tiêu đề): Thanh chứa tên tập tin văn Menu Bar (thanh thực đơn): Thanh chứa lệnh Word Mỗi mục Menu Bar ứng với Menu Popup (thực đơn dọc) Toolbars (các công cụ): Thanh công cụ chứa số biểu tượng thể số lệnh thông dụng phần mềm MS Word Ghi chú: Muốn ẩn/hiện cơng cụ ta kích View – Toolbar sau click đánh dấu bỏ dấu check mục tương ứng - Standard (thanh công cụ chuẩn): chứa biểu tượng thực chức thông dụng ghi văn vào đĩa, mở văn bản, in văn n v h Ví dụ: Muốn lưu văn soạn thảo lên đĩa, biểu tượng - menu click Formatting (thanh định dạng): chứa biểu tượng dùng cho việc định dạng văn như: chọn font chữ, cỡ font, lề c o ih Status Bar (thanh trạng thái): hiển thị tình trạng cửa sổ như: số thứ tự trang hành, tổng số trang, vị trí trỏ (dịng, cột) Thanh nằm dòng cuối cửa sổ u V Ghi chú: Để ẩn/hiện trạng thái, thực bước sau: Vào menu Tools/Options, sau chọn thẻ View bỏ/đánh dấu mục Status bar, click OK Ruler (thước): dùng để canh chỉnh lề định vị Tab cho văn Ghi chú: - Để ẩn/hiện thước ta thực hiện: vào menu View bỏ/chọn mục Ruler - Để thay đổi đơn vị đo (Inches, Centimeters, Millimeters, Points, Picas) thước, ta thực hiện: Tools - Options - General, vào hộp Measurement units để chọn đơn vị cần thay đổi Vùng soạn thảo: Nơi nhập văn thực định dạng III Điều chỉnh vùng soạn thảo văn 1) Các chế độ để hiển thị văn Để tiện quan sát hiệu chỉnh văn bản, Word cung cấp số chế độ hiển thị như: Normal, Web Layout, Print Layout, OutLine Layout, Reading Layout Trong chế độ Print Layout chế độ xem văn tương đối tổng quát chế độ mặc định hệ thống Ghi chú: Để chuyển từ chế độ hiển thị sang chế độ hiển thị khác ta có cách sau: Cách : vào menu View – Chọn chế độ muốn dùng Cách : góc cuối – trái cửa sổ soạn thảo có nút lệnh tương với chế độ hiển thị, nhắp chuột vào nút để chọn chế độ cần ứng hiển thị n v h 2) Phóng to/thu nhỏ vùng soạn thảo (Zoom) Nút lệnh Zoom cuối cơng cụ chuẩn cho phéo phóng to/thu nhỏ vùng soạn thảo văn bản, nhằm điều chỉnh tầm nhìn để quan sát văn cho thuận tiện Chế độ có tác dụng hình, khơng ảnh hưởng đến độ lớn văn in giấy c o ih 3) Xem trước in (Print Preview) u V Đây chế độ xem tài liệu trước in, thao tác quan trọng cần in văn soạn thảo Trên hình Print Preview bạn quan sát trước cấu trúc trang in với tài liệu để in khơng bị lãng phí giấy, đồng thời thu kế ý muốn Để vào hình Print Preview dùng cách sau: Cách : Vào menu File – Print Preview Cách : nhắp nút lệnh Print Preview công cụ chuẩn - - CHƯƠNG 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ FILE VĂN BẢN I Kỹ thuật quản lý file văn 1) Tạo văn Cách : Dùng lệnh File – New, chọn biểu tượng Blank Document Cách : Click biểu tượng New Blank Document Standard Cách : Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N 2) Mở văn có đĩa Bước : Nhắp menu File – Open (hoặc click biểu tượng tổ hợp phím Ctrl+O) để mở hộp thoại Open Standard, nhấn n v h Bước : Chọn thư mục chứa file cần mở c o ih Bước : Chọn file cần mở u V Bước : Nhấp vào để mở file Ghi chú: - Mở file cần khôi phục liệu bị mất: Thỉnh thoảng trình làm việc, cố kỹ thuật (chẳng hạn điện đột xuất) bạn chưa kịp lưu văn Đến khởi động lại bạn thấy Word cửa sổ Document Recovery để giúp bạn khơi phục phần liệu chưa kịp lưu Đây tính Auto Save MS Word - Giảm nguy bị liệu: Word tự động lưu văn bạn 10 phút lần, điều nhằm giúp bạn phục hồi văn 10 phút cuối hệ thống có cố Nếu muốn giảm quãng thời gian bạn thực bước sau: o Bước : Nhắp menu Tools – Options… o Bước : Chọn thẻ Save o Bước : Tại mục SaveRecover infor every bạn giảm số phút o Bước : OK n v h c o ih 3) Lưu file u V Là thao tác cần thiết để lưu lại văn vào đĩa Lưu file có trường hợp lưu lần đầu, lưu cập nhật, lưu file với tên khác Lưu file lần đầu Bước : Nhắp menu File – Save (hoặc nhắp biểu tượng hợp phím Ctrl + S) Xuất cửa sổ công cụ, dùng tổ Bước : Xác định vị trí cần lưu Bước : Nhắp vào để lưu file Bước : Đặt tên file n v h Lưu cập nhật: để tránh trường hợp liệu có cố xảy ra, khoảng 10 phút bạn nên lưu cập nhật lần Thao tác: File – Save Lưu với tên khác: c o ih Bước : Nhắp vào menu File – Save As… Bước : Chọn lại vị trí tên cần lưu Ghi chú: Khi lưu văn bản, bạn cài mã (Password) bảo vệ Thao tác, sổ Save As ta lựa chọn: mật cửa Bước : nhắp nút Tools cửa sổ As, xuất menu Popup Save Bước : Chọn Security Options… xuất cửa sổ Nhập mật mã để mở file password to mật mã để chỉnh nội dung file Password to modify (có thể nhập 2) Sau nhập xong word yêu cầu nhập lại lần để xác nhận mật mã open u V bạn cho xác Bước : OK 4) Đóng file Cách : nhắp nút close góc phải hình Cách : nhắp menu File – Close II Trình tự kỹ thuật để tạo file văn Để tạo file văn bản, thực bước sau (chỉ mang tính tương đối): Bước : mở file Bước : Chọn font, size thích hợp Bước : Nhập văn thô Bước : Cài đặt trang in Bước : Định dạng văn (Định dạng ký tự, định dạng đoạn,…) Bước : Trang trí văn (chèn, nhúng Object,…) III n v h Một số Kỹ thuật soạn thảo văn Khi bạn gõ văn từ bàn phím, văn tương ứng xuất vị trí trỏ soạn thảo đứng vùng soạn thảo Nếu hết lề (chạm biên phải trang) word tự động cuộn chữ xuống dòng Giữa hai từ cách khoảng trắng Các dấu ngắt câu (phẩy, chấm, hai chấm, chấm hỏi, chấm than,…) phải có khoảng trắng bên phải c o ih Nhập xong đoạn nhấn phím Enter để kết thúc đoạn Phím enter gọi dấu kết thúc đoạn (Paragraph mark) Ghi chú: u V - Nếu bạn muốn xuống dòng mà chưa kết thúc đoạn nhấn phím Shift + Enter - Để nhìn thấy ký tự Enter bạn thực hiện: nhấn vào biểu tượng công cụ Show/hide IV Kỹ thuật di chuyển trỏ soạn thảo văn Trong lúc soạn thảo, bạn cần di chuyển trỏ soạn thảo đến vị trí văn cách nhanh chóng, bạn thực cách sau: - Chuyển nhanh trỏ đầu dịng hành: gõ phím Home - Chuyển nhanh trỏ cuối dịng hành: gõ phím End - Chuyển nhanh trỏ đầu file: gõ tổ hợp phím Ctrl+Home (đè phím Ctrl, gõ phím Home) - Chuyển nhanh trỏ cuối file: gõ tổ hợp phím Ctrl+End (đè phím Ctrl, gõ phím End) - Lật tới trang giấy: nhắp nút lệnh Next Page (góc cuối phải cửa sổ), gõ tổ hợp phím Previous page Ctrl+Page Down Next page - Lật ngược trang giấy: nhắp nút lệnh Previous Page (góc cuối phải cửa sổ), gõ tổ hợp phím Ctrl+Page Up - Khi văn có nhiều trang (chẳng hạn luận văn), để chuyển đến trang định ta dùng lệnh Go to: Bước : Vào menu Edit – Go To (hoặc F5, Ctrl + G), xuất n v h c o ih Bước : Trong mục Go to what, chọn Page Bước : Trong ô Enter page number, nhập số thứ tự trang muốn chuyển đến Bước : Gõ phím Enter u V V Các kỹ thuật khối văn Giới thiệu: Khối phần văn chọn có màu ngược với màu Thao tác chọn khối: có nhiều cách chọn khối Cách : Dùng bàn phím Di chuyển trỏ đến vị đầu khối (hoặc cuối khối) đè (giữ) phím Shift dùng phím di chuyển trỏ (các phím mũi tên, Home, End, Page Up, Page Down) để mở rộng khối đến vị trí cuối khối (vị trí đầu khối) Cách : Dùng chuột Nhắp chuột vào vị trí đầu khối (hoặc cuối khối) kéo rê (đè nút trái kéo chuột) để mở rộng khối đến vị trí cuối khối (hoặc đầu khối) Cách : Chọn hàng hay nhiều hàng - Rà chuột mé lề trái hàng, chuột có hình dạng mũi tên - Nhắp chuột để chọn hàng - Nếu chọn nhiều hàng nhắp, giữ kéo rê (drag) chuột Ghi chú: - Sau chọn khối, lệnh thực (chẳng hạn định dạng) có hiệu lực cho khối chọn - Cùng khối chọn, áp dụng nhiều lệnh liên tiếp cho khối đó, - Khi thơi khơng chọn khối nữa, cần nhắp chuột bên ngồi khối chọn VI Thao tác chép khối– (Copy & Paste) Bước : Chọn khối phần văn muốn chép n v h Bước : Vào menu Edit – Copy (hoặc nhắp nút lệnh Ctrl+C) Bước : Nhắp chuột vị trí đích Bước : Vào menu Edit – Paste (hoặc nhắp nút kện Ctrl+V) Copy công cụ, Paste công cụ, Ghi chú: Để chép nhiều lần khối, thực bước 1, lần Sau lặp lại bước 3, nhiều lần vị trí đích khác c o ih Ví dụ: Gõ chữ Bất ngờ, sau thực thao tác copy gõ thơ sau: Bất ngờ… Bất ngờ đến – bất ngờ Bất ngờ em chẳng hiểu nói – lạ thay? Bất ngờ thể heo may u V Trời mùa hạ mà bay lạnh Bất ngờ thể chân đê Bỗng dưng cánh dế ngủ khì chẳng reo Bất ngờ thể tim yêu Bỗng dưng phải đón chiều chia tay Bất ngờ người đó, tơi bao năm dan díu bổng dững dưng… 10 ...CHƯƠNG 1: KHỞI ĐỘNG WORD, MƠ TẢ MÀN HÌNH I Khởi động Word Cách : Kích Start – Programs – Microsoft Office – Microsoft Office... Cách : Kích đúp vào biểu tượng Desktop Cách : Kích đúp vào file word có đĩa II Mơ tả hình Word Sau khởi động, hình Microsoft Word xuất với cửa sổ thành phần sau: Thanh tiêu đề Thanh Menu lệnh... chưa kịp lưu văn Đến khởi động lại bạn thấy Word cửa sổ Document Recovery để giúp bạn khôi phục phần liệu chưa kịp lưu Đây tính Auto Save MS Word - Giảm nguy bị liệu: Word tự động lưu văn bạn 10