DỰ ÁN TĂNG CƯỜNG CHẤT LƯỢNG NGUỒN NHÂN LỰC TRONG KHÁM CHỮA BỆNH TÀI LIỆU ĐÀO TẠO QUẢN LÝ ĐÀO TẠO LIÊN TỤC TẠI BỆNH VIỆN

BỘ Y TẾ CỤC QUẢN LÝ KHÁM CHỮA BỆNH DỰ ÁN TĂNG CƯỜNG CHẤT LƯỢNG NGUỒN NHÂN LỰC TRONG KHÁM CHỮA BỆNH TÀI LIỆU ĐÀO TẠO QUẢN LÝ ĐÀO TẠO LIÊN TỤC TẠI BỆNH VIỆN HÀ NỘI – THÁNG 3/2014 BỘ Y TẾ CỤC QUẢN LÝ KHÁM CHỮA BỆNH TÀI LIỆU ĐÀO TẠO QUẢN LÝ ĐÀO TẠO LIÊN TỤC TẠI BỆNH VIỆN HÀ NỘI – THÁNG 3/2014 CHỦ BIÊN PGS.TS Lương Ngọc Khuê THAM GIA BIÊN SOẠN GS Phạm Minh Đức BS Nguyễn Phiên TS Phạm Quốc Bảo ThS Phí Văn Thâm TS Nguyễn Mạnh Pha TS Phí Thị Nguyệt Thanh THƯ KÝ BIÊN SOẠN DS Đỗ Thị Dung ThS Bùi Quốc Vương LỜI GIỚI THIỆU Nguồn nhân lực định chất lượng dịch vụ y tế, đặc biệt với ngành y tế với đối tượng phục vụ sức khỏe người Do cán y tế phải học tập suốt đời hồn thành nhiệm vụ Trong lĩnh vực khám bệnh, chữa bệnh, bệnh viện môi trường học tập, cập nhật kiến thức kỹ thuật chuyên môn lý tưởng Trong văn hướng dẫn, Bộ Y tế xác định bệnh viện sở đào tạo liên tục quan trọng hàng đầu để nâng cao trình độ nguồn nhân lực y tế Thực số điều Luật Khám bệnh, chữa bệnh, Bộ Y tế ban hành thông tư số 22/2013/TT-BYT ngày 09 tháng năm 2013 hướng dẫn việc đào tạo liên tục cán y tế Đến hầu hết bệnh viện Trung ương có trung tâm đào tạo, bệnh viện, tỉnh, thành phố nhiệm vụ đào tạo liên tục triển khai mạnh mẽ nhằm tăng cường chất lượng đội ngũ cán y tế đáp ứng nhu cầu chăm sóc, bảo vệ sức khỏe nhân dân Tuy nhiên, bệnh viện, cán chủ yếu làm công tác điều trị nên nhiệm vụ đào tạo chưa quan tâm mức Công tác tổ chức, quản lý đào tạo liên tục cịn nhiều khó khăn Nhằm hỗ trợ cho việc quản lý hệ thống đào tạo liên tục vào nề nếp, Cục Quản lý Khám, chữa bệnh với giúp đỡ Dự án tăng cường chất lượng nguồn nhân lực hệ thống khám, chữa bệnh JICA (Nhật Bản) tổ chức biên soạn chương trình tài liệu quản lý đào tạo bệnh viện Tài liệu giúp tăng cường kiến thức kỹ quản lý đào tạo liên tục bệnh viện góp phần nâng cao chất lượng đội ngũ cán y tế Tài liệu chuyên gia, giáo sư, bác sỹ, có nhiều kinh nghiệm đào tạo y khoa Trung tâm phát triển nhân lực hỗ trợ hành nghề y tế thuộc Tổng hội Y học Việt Nam biên soạn Tài liệu Bộ Y tế thẩm định, ban hành để đáp ứng kịp thời nhu cầu quản lý công tác đào tạo liên tục ngành y tế Tuy nhiên dạng tài liệu mới, lần đầu biên soạn ngành y tế nên chúng tơi mong nhận góp ý bạn đọc để bổ xung hoàn thiện Mọi ý kiến xin gửi Cục quản lý Khám, chữa bệnh Bộ Y tế, xin trân trọng cảm ơn CỤC QUẢN LÝ KHÁM, CHỮA BỆNH, BỘ Y TẾ MỤC LỤC TRANG Bài 1.CÔNG TÁC QUẢN LÝ ĐÀO TẠO LIÊN TỤC TẠI BỆNH VIỆN Khái quát đào tạo liên tục y khoa giới 1.1 Sơ lược công tác đào tạo y khoa liên tục 1.2 Tổ chức công tác đào tạo liên tục 1.3 Tiêu chuẩn quốc tế đảm bảo chất lượng đào tạo liên tục Luật khám bệnh, chữa bệnh với công tác đào tạo liên tục 2.1 Đào tạo y khoa đào tạo đặc biệt 2.2 Các điều luật liên quan đến công tác đào tạo liên tục 2.3 Các điều luật liên quan đến thực hành nghề nghiệp 2.4 Các điều luật liên quan đến tổ chức, quản lý đào tạo nghề nghiệp Quy định Bộ Y tế đào tạo liên tục 3.1 Khái quát thông tư 22/2013 3.2.Một số nội dung thông tư số 22/2013 Bài KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO LIÊN TỤC TẠI BỆNH VIỆN 22 Sự cần thiết kế hoạch đào tạo liên tục Quy trình xây dựng kế hoạch đào tạo liên tục bệnh viện 2.1 Kế hoạch đào tạo liên tục năm 2.2 Kế hoạch đào tạo liên tục hàng năm Nội dung kế hoạch đào tạo liên tục năm 3.1 Yêu cầu cho kế hoạch tốt 3.2 Các nội dung kế hoạch đào tạo liên tục Nội dung hoạt động đào tạo liên tục năm Thực kế hoạch đào tạo liên tục 5.1 Thảo luận để thống kế hoạch 5.2 Thông báo kế hoạch nhân lực 5.3 Giám sát thực công tác đào tạo liên tục 5.4 Cập nhật kế hoạch hàng năm 5.5 Kế hoạch triển khai khóa học Kế hoach đào tạo cán công chức, viên chức 6.1 Đào tạo công chức, viên chức Bộ Y tế 6.2 Đào tạo công chức, viên chức địa phương Bài TỔ CHỨC THỰC HIỆN KHÓA ĐÀO TẠO LIÊN TỤC TẠI BỆNH VIỆN 37 Các bước lập kế hoạch cho khóa đào tạo liên tục 1.1 Xác định chủ đề đào tạo/tiêu đề khoá học 1.2 Lựa chọn học viên 1.3 Xác định mục đích mục tiêu khố đào tạo 1.4 Chọn lựa nội dung khoá đào tạo 1.5 Chọn lựa phương pháp đào tạo 1.6 Chọn địa điểm thời gian tổ chức khoá đào tạo 1.7 Chọn lựa phương pháp đánh giá 1.8 Chọn lựa giảng viên 1.9 Dự toán kinh phí tìm nguồn tài trợ 1.10 Xác định phương pháp giám sát sau đào tạo Phát triển chương trình, thời khố biểu thử nghiệm chương trình 2.1 Các cấu phần chương trình 2.2 Một thí dụ chương trình khố đào tạo liên tục Các bước triển khai khoá đào tạo liên tục bệnh viện 3.1 Chuẩn bị nguồn lực 3.2 Tiến hành khoá đào tạo Bài QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH, TÀI LIỆU ĐÀO TẠO LIÊN TỤC 53 Chương trình đào tạo liên tục 1.1 Mở đầu 1.2 Xây dựng chương trình đào tạo liên tục 1.3 Yêu cầu chương trình đào tạo liên tục 1.4 Quy trình xây dựng chương trình sau 1.5 Nội dung chương trình đào tạo liên tục y tế 1.6 Các nội dung việc quan lý chương trình đào tạo liên tục Tài liệu đào tạo liên tục 2.1 Biên soạn tài liệu 2.2 Sách cho giảng viên 2.3 Sử dụng tài liệu có sẵn 2.4 Quản lý tài liệu dạy học đào tạo liên tục Thẩm định, phê duyệt chương trình tài liệu đào tạo liên tục 3.1 Một số quy định chung 3.2 Quy trình thẩm định chương trình tài liệu đào tạo liên tục Bài ĐÁNH GIÁ VÀ GIÁM SÁT ĐÀO TẠO LIÊN TỤC 68 Đánh giá đào tạo liên tục 1.1 Đánh giá kết học tập học viên khóa đào tạo liên tục 1.2 Đánh giá đào tạo liên tục bệnh viện Giám sát đào tạo liên tục 2.1 Khái niệm 2.2 Mục đích giám sát 2.3 Phân biệt hoạt động giám sát với kiểm tra, theo dõi, tra 2.4 Phương pháp, hình thức, phương thức giám sát 2.5 Giám sát viên 2.6 Phạm vi nội dung giám sát đào tạo 2.7 Quy trình giám sát 2.8 Xây dựng công cụ giám sát 2.9 Lập kế hoạch giám sát 2.10 Viết báo cáo kết giám sát Bài QUẢN LÝ, LƯU TRỮ HỒ SƠ ĐÀO TẠO LIÊN TỤC 91 Đại cương quản lý hồ sơ đào tạo liên tục bệnh viện 1.1 Khái niệm : 1.2 Tầm quan trọng việc lưu giữ, bảo quản : 1.3 Trách nhiệm quản lý hồ sơ 1.4 Phân loại hồ sơ 1.5 Thời hạn bảo quản hồ sơ 1.6 Ban giao, tiêu hủy hồ sơ Danh mục hồ sơ quản lý đào tạo liên tục bệnh viên 2.1 Hồ sơ pháp lý 2.2 Hồ sơ đề nghị cấp mã số đào tạo liên tục gồm 2.3 Hồ sơ quản lý lớp học gồm 2.4 Hồ sơ quản lý chất lượng đào tạo 2.5 Hồ sơ quản lý tài Yêu cầu quản lý hồ sơ đào tạo liên tục bệnh viện 3.1 Thu thập tài liệu, văn 3.2 Phân loại văn 3.3 Lập file lưu trữ 3.4 Rút hồ sơ, cho “mượn” tài liệu 3.5 Bàn giao, tiêu hủy hồ sơ 3.6 Xây dựng quy trình thực quản lý hồ sơ Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý hồ sơ đào tạo liên tục 4.1 Những cơng việc tin học hóa 4.2 Xây dựng sở liệu (CSDL) Hướng dẫn tập ứng dụng PHẦN PHỤ LỤC 102 Thông tư 22/2013/TT-BYT ngày 9/8/2013 Bộ Y tế Quyết định 492/QĐ-BYT ngày 17/2/2012 Bộ Y tế Quyết định 493/QĐ-BYT ngày 17/2/2012 Bộ Y tế 4.Công văn số 1853/BYT-K2ĐT ngày 7/4/2009, Bộ Y tế Công văn số 2585/BYT-K2ĐT ngày 27/4/2010, Bộ Y tế Công văn số BYT/K2ĐT ngày năm 2012, Bộ Y tế (GV LS) Thông tư 139/TT-BTC ngày 21/9/2010, Bộ Tài Thơng tư 123/TT-BTC ngày 17/6/2009 , Bộ Tài Bài CƠNG TÁC QUẢN LÝ ĐÀO TẠO LIÊN TỤC Ở BỆNH VIỆN MỤC TIÊU Sau học xong học viên có khả năng: Khái quát công tác đào tạo liên tục y khoa giới Trình bày nội dung Luật khám bệnh, chữa bệnh liên quan đến công tác đào tạo y khoa liên tục Nêu nội dung Bộ Y tế công tác đào tạo liên tục lĩnh vực y tế Tôn trọng, nghiêm túc thực quy định nhà nước lĩnh vực đào tạo liên tục y khoa NỘI DUNG Khái quát đào tạo y khoa liên tục giới 1.1 Sơ lược công tác đào tạo y khoa liên tục Đào tạo y khoa liên tục (tiếng anh Continuing Medical Education viết tắt CME) q trình cán y tế khơng ngừng cập nhật kiến thức tiến lĩnh vực chăm sóc sức khỏe Đào tạo y khoa liên tục định nghĩa “hoạt động xác định rõ ràng để phát triển chuyên môn cán y tế dẫn tới việc cải thiện chăm sóc cho bệnh nhân CME bao gồm tất hoạt động học tập mà cán y tế mong muốn thực để thường xuyên, liên tục nâng cao lực chun mơn mình…” Khái niệm đào tạo liên tục nước ta đưa vào ngành y tế từ năm 1990, với giúp đỡ dự án hỗ trợ hệ thống đào tạo nhân lực y tế (còn gọi 03/SIDA-Thụy Điển), Bộ Y tế hướng dẫn tỉnh triển khai mạnh mẽ công tác đào tạo lại, đào tạo liên tục Từ năm 2008, thông tư số 07/2008/TT-BYT, Bộ Y tế định nghĩa “ Đào tạo liên tục khoá đào tạo ngắn hạn, bao gồm: đào tạo bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ; cập nhật kiến thức y khoa liên tục; đào tạo chuyển giao kỹ thuật; đào tạo theo nhiệm vụ đạo tuyến khóa đào tạo chun mơn nghiệp vụ khác lĩnh vực y tế.” Ngày nhằm thay đổi thái độ cán y tế, tổ chức y tế giới đưa thuật ngữ phát triển nghề nghiệp liên tục (Continuing Hồn tồn khơng Một chút 10 Rất nhiều Cụ thể tơi thích nội dung: Nhận xét chung bạn buổi học hơm gì? - Tuyệt vời - Rất tốt - Tốt - Trung bình - Kém Các nhận xét khác: PHIẾU HỎI Ý KIẾN HỌC VIÊN II -Tên khóa ĐTLT: - Ngày tháng: - Giảng viên: Mục tiêu khóa học Có Khơng - Có giải thích đầy đủ khơng? - Có đề cập lại suốt khóa học khơng? - Có xem lại kết thúc khóa học khơng? Nhận xét: Bạn thấy có đủ thời gian hội để đặt câu hỏi thảo luận nhóm khơng? Những lợi ích mà bạn nghĩ thu từ khóa học này? - Kiến thức thích hợp với cơng việc tơi - Các phương pháp, kỹ năng, kỹ thuật cụ thể áp dụng cho cơng việc - Thay đổi thái độ giúp đỡ công việc Theo bạn nghĩ điểm mạnh, khóa học gì? Đánh giá bạn tài liệu bạn nhận gì? Bạn giới thiệu khóa học cho người khác khơng? - Nếu có, cho ai? - Nếu khơng, sao? Những thay đổi quan trọng bạn khuyến nghị để cải thiện chương trình tương lai? 85 Xin bổ sung nhận xét khác mà bạn muốn khía cạnh khóa học (giảng viên, tài liệu, chủ đề đề cập, sở vật chất, phương tiện hỗ trợ nghe nhìn) Đánh giá tổng thể bạn khóa học 10 Tuyệt vời Tốt Đạt Không đạt Tùy chọn: Bạn ghi khơng ghi tên địa Tên: Nơi làm việc: Các tập đánh giá đào tạo liên tục Bài tập Liệt kê công việc mà người quản lý ĐTLT bệnh viện phải làm để đánh giá kết học tập học viên khóa ĐTLT tổ chức bệnh viện Bài tập Xây dựng kế hoạch công cụ đánh giá cấp độ khóa đào tạo liên tục bệnh viện Bài tập Xây dựng kế hoạch công cụ đánh giá cấp độ khóa đào tạo liên tục bệnh viện Bài tập Xây dựng kế hoạch công cụ đánh giá cấp độ khóa đào tạo liên tục bệnh viện tháng đầu năm 2013 Bài tập Xây dựng kế hoạch cơng cụ đánh giá cấp độ khóa đào tạo liên tục bệnh viện năm 2013 Các tập giám sát đào tạo liên tục Bài tập Sở Y tế tỉnh Vĩnh Phúc giáo cho Bệnh viện đa khoa tỉnh tổ chức lớp đào tạo Quản lý Điều dưỡng cho 30 học viên Cử nhân điều dưỡng bệnh viện đa khoa chuyên khoa tỉnh Lớp học khai mạc ngày 22/06/2013 học 10 ngày 86 Bạn cử làm Trưởng nhóm giám sát khóa đào tạo Quản lý Điều dưỡng Bệnh viện đa khoa tỉnh Bạn có tuần lễ để thành viên nhóm chuẩn bị cho giám sát ? Bạn nhóm giám sát cần phải nghiên cứu văn bản, hồ sơ, tài liệu để chuẩn bị cho giám sát Xin liệt kê, báo cáo trước lớp Bài tập Bạn cử làm Trưởng nhóm giám sát lớp đào tạo Quản lý Điều dưỡng Bệnh viện đa khoa Vĩnh Phúc (xem tập 1) Giả thiết Bạn nhóm giám sát nghiên cứu tài liệu có đủ thơng tin lớp đào tạo Quản lý Điều dưỡng Bệnh viện đa khoa Vĩnh Phúc ? Liệt kê vấn đề mà theo Bạn thành viên nhóm giám sát thấy cần đưa vào nội dung giám sát Bệnh viện đa khoa Vĩnh Phúc Bài tập Bạn cử làm Trưởng nhóm giám sát lớp đào tạo Quản lý Điều dưỡng Bệnh viện đa khoa Vĩnh Phúc (xem tập 1) Kết thúc tập số 2, Bạn nhóm giám sát xác định nội dung cần giám sát lớp đào tạo Quản lý Điều dưỡng Bệnh viện đa khoa Vĩnh Phúc ? Bạn thành viên nhóm giám sát chọn số nội dung giám sát đề xuất hoạt động công cụ giám sát cho nội dung TT Nội dung giám sát Hoạt động giám sát Công cụ giám sát Bài tập Bạn cử làm Trưởng nhóm giám sát lớp đào tạo Quản lý Điều dưỡng Bệnh viện đa khoa Vĩnh Phúc (xem tập 1) 87 Kết thúc tập số 3, Bạn nhóm giám sát xác định nội dung, Hoạt động giám sát công cụ giám sát lớp đào tạo Quản lý Điều dưỡng Bệnh viện đa khoa Vĩnh Phúc ? Dựa vào mẫu gợi ý Phần (trang 7), Bạn thành viên nhóm giám sát lập Kế hoach giám sát lớp đào tạo Quản lý Điều dưỡng Bệnh viện đa khoa Vĩnh Phúc ?? Trình bày Kế hoạch giám sát trước lớp 88 Bài QUẢN LÝ, LƯU TRỮ HỒ SƠ ĐÀO TẠO LIÊN TỤC TẠI BỆNH VIỆN MỤC TIÊU Sau học xong học viên có khả năng: Nêu danh mục hồ sơ quản lý đào tạo liên tục bệnh viện Trình bày yêu cầu quản lý hồ sơ đào tạo liên tục bệnh viện Nêu số ứng dụng công nghệ thông tin quản lý hồ sơ xây dựng CSDL đào tạo liên tục bệnh viện Lập hệ thống quản lý hồ sơ đào tạo liên tục đơn vị đào tạo thuộc bệnh viện công tác NỘI DUNG Đại cương quản lý hồ sơ đào tạo liên tục bệnh viện 1.1- Khái niệm : Hồ sơ đào tạo liên tục (HS ĐTLT) toàn văn bản, tài liệu, kế họach, chứng từ, báo cáo… liên quan đến công tác đào tạo liên tục bệnh viên tiến hành Các văn quan quản lý cấp trên, lãnh đạo bệnh viện, lãnh đạo trung tâm đào tạo ban hành để đạo, quản lý công tác đào tạo; giảng viên, người quản lý, giám sát lớp học, người cung cấp dịch vụ hậu cần cho lớp đào tạo soạn thảo trình thực nhiệm vụ giao Theo quy định thông tư 22/2013/TT-BYT đào tạo liên tục, Trung tâm đào tạo phận quản lý đào tạo liên tục (ở bệnh viện chưa thành lập trung tâm) có trách nhiệm tập hợp, quản lý, lưu giữ tất loại văn bản, tài liệu hồ sơ Do tài liệu đời nhiều thời điểm khác nhau, số hạn chế, thiếu cán chuyên trách… nên nhìn chung việc thu thập, lưu giữ, bảo quản HS ĐTLT cơng việc khó khăn, phức tạp, cần thực trình lâu dài, liên tục Lãnh đạo bệnh viện cần lựa chọn người có tinh thần trách nhiệm cao, trung thực, thận trọng tỷ mỷ chu thực công việc này; đồng thời có giao phân cơng nhiệm vụ rõ ràng văn 89 1.2 Tầm quan trọng việc lưu giữ, bảo quản : Hồ sơ đào tạo liên tục ghi lại trình đào tạo đơn vị, giúp cho việc khảo cứu tư liệu, triển khai hoạt động quan trọng như: - Xây dựng, triển khai, điều chỉnh kế hoạch đào tạo - Tổng kết đánh giá trình đào tạo, xây dựng, phát triển chiến lược đào tạo - Phục vụ cho đoàn kiểm tra, tra, giám sát, kiểm định chất lượng đào tạo - Là sở pháp lý xem xét, truy cứu trách nhiệm, giải trình khiếu nại… Như hồ sơ đào tạo liên tục chứa tài liệu vô quan trọng, ghi chép lại diễn biến trình đào tạo, định kịp thời, tình xử lý cụ thế, sở pháp lý cần thiết, đồng thời chứng tỏ minh bạch, cơng sức, thành tích tập thể, cá nhân đơn vị công tác đào tạo liên tục nói riêng hoạt động nói chung tồn bệnh viện 1.3- Trách nhiệm quản lý hồ sơ Trong máy quản lý đào tạo liên tục, lãnh đạo đơn vị đào tạo phải có văn phân cơng người có trách nhiệm quản lý hồ sơ; tránh tình trạng giao chung chung cho phận quản lý mà khơng có tên người cụ thể Văn phải quy định rõ trách nhiệm cán phân công việc thu thập, lưu giữ, quản lý bàn giao hồ sơ cho vừa tiện lợi việc sử dụng vừa truy cứu, truy tìm văn trường hợp 1.4 Phân loại hồ sơ HS ĐTLT thường có nhiều loại, phức tạp nên cần có phân loại nhằm giúp cho việc tập hợp, quản lý, sử dụng dễ dàng Có nhiều cách phân loại: - Phân loại theo thời điểm ban hành: Theo thứ tự ngày, tháng, năm ban hành - Phân loại theo tính chất hồ sơ: hồ sơ giáo viên, hồ sơ học viên, hồ sơ tài chính, kế hoạch… - Phân loại theo hoạt động: Hoạt động đào tạo (từng lớp đào tạo); hoạt động xây dựng chương trình, tài liệu, hoạt động tập huấn giảng viên, cán quản lý… Thông thường, cần áp dụng tổng hợp nhiều cách phân loại để quản lý, nên phân chia theo lĩnh vực : 90 - Các văn pháp quy: Bao gồm định tổ chức, nhân sự, phê duyệt kế hoạch, chương trình tài liệu, chứng chỉ… - Các hoạt động chuyên môn: Các hoạt động mở lớp đào tạo, hoạt động xây dựng chương trình, tài liệu, hoạt động tập huấn giảng viên… - Văn tài chính… Trong lĩnh vực lại tập hợp xếp theo hoạt động nhỏ theo thứ tự thời gian ban hành… 1.5 Thời hạn bảo quản hồ sơ Khơng có quy định chung thời gian bảo quản, lưu giữ cho loại hồ sơ Tuy nhiên thời gian quản lưu giữ cần đủ để đáp ứng yêu cầu chung quản lý, công tác lập kế hoạch, xây dựng phát triển đơn vị lâu dài Vì nhóm hồ sơ có yêu cầu thời gian lưu giữ khác Trong số hướng dẫn cấp quản lý (Bộ Y tế, Bộ Tài chính….) hồ sơ lớp học, khóa học yêu cầu tối thiểu năm; hồ sơ tài yêu cầu tối thiểu năm Các hồ sơ pháp lý, quản lý chứng chỉ/ giấy chứng nhận… cần có thời gian lưu giữ lâu dài, vĩnh viễn 1.6 Bàn giao, tiêu hủy hồ sơ Nhiều loại tài liệu HSĐTLT cần có thời gian bảo quản lâu dài người quản lý thay đổi theo nhu cầu cơng tác, nên cần có quy định bàn giao, quy định rõ trách nhiệm cá nhân có thay đổi nhân Thủ trưởng đơn vị cần ban hành quy định cụ thể việc bàn giao, tiêu hủy hồ sơ theo dõi việc thực Cần định kỳ kiểm tra công tác lưu trữ, tránh để thất lạc lâu mà không phát hiện, không quy trách nhiệm cho cá nhân cụ thể để có biện pháp khắc phục kịp thời Hết thời hạn lưu giữ, cần có định tiêu hủy hồ sơ lập hội đồng tiêu hủy Quyết định tiêu hủy cần ghi rõ tên, số hiệu văn bản, ngày tháng ban hành, người ký ban hành, trích yếu …Quyết định tiêu hủy hồ sơ danh mục hồ sơ tiêu hủy, cần thông báo công khai Khi tiêu hủy hồ sơ cần lập biên ghi rõ tình trạng, số bản, người thực hiện, biện pháp thực hiện… Biên tiêu hủy hố sơ định tiêu hủy kèm theo danh mục hồ sơ tiêu hủy cần lưu trữ lâu dài Danh mục hồ sơ quản lý đào tạo liên tục bệnh viên Thông tư 22/2013 văn hướng dẫn quy định nhiều loại tài liệu HSĐTLT bệnh viện; phân chia thành nhóm sau : 2.1 Hồ sơ pháp lý : 91 - Quyết định thành lập bệnh viện, thành lập đơn vị (trung tâm) đào tạo liên tục - Quyết định tổ chức, nhân đơn vị đào tạo liên tục - Quyết định giao nhiệm vụ mã số đào tạo liên tục cho bệnh viện - Kế hoạch đào tạo liên tục ( dài hạn hàng năm) bệnh viện - Quyết định thành lập Hội đồng thẩm định chương trình, tài liệu đào tạo liên tục - Quyết định ban hành chương trình, tài liệu đào tạo liên tục - Quyết định ban hành, quản lý chứng chỉ/ Giấy chứng nhận đào tạo liên tục bệnh viện - Văn hợp tác chuyên môn đào tạo bệnh viện với đơn vị, tổ chức nước - Các văn pháp lý khác 2.2 Hồ sơ đề nghị cấp mã số đào tạo liên tục gồm: Thông tư 22 quy định danh mục hồ sơ cấp mã đào tạo liên tục gồm tài liệu sau: - Bản thuyết minh lực chuyên môn bệnh viện; - Chương trình đào tạo; - Tài liệu dạy - học tương ứng với chương trình đào tạo; - Danh sách lý lịch tóm tắt (trích ngang) giảng viên, phù hợp cấu trình độ; - Phương án tổ chức quản lý đào tạo liên tục, rõ tên lãnh đạo phụ trách, cán chuyên trách hội đồng; - Bản thuyết minh sở vật chất, sở thực hành, trang thiết bị phục vụ đào tạo liên tục 2.3 Hồ sơ quản lý lớp học gồm : - Kế hoạch mở lớp, lãnh đạo đơn vị phê duyệt - Chương trình, tài liệu đào tạo sử dụng cho lớp học - Giấy triệu tập, thông báo tuyển sinh - Danh sách học viên - Danh sách giảng viên, trợ giảng - Kết học tập (điểm kiểm tra, thi) có chữ ký, xác nhận giảng viên - Danh sách học viên cấp chứng 92 - Báo cáo thu chi tài lớp học ( tóm tắt) - Báo cáo tổng kết lớp - Các văn khác: Biên giám sát, phản hồi học viên… 2.4 Hồ sơ quản lý chất lượng đào tạo - Quy định tiêu chuẩn chất lượng - Văn quy định tổ chức nhân sự, hệ thống đảm bảo chất lượng - Các văn kiểm định chất lượng: Kế hoạch, định thành lập đoàn/ tổ kiểm định biên làm việc, báo cáo kết quả, kết luận đoàn/ tổ kiểm định chất lượng - Chứng nhận chất lượng đơn vị đào tạo liên tục - Văn giám sát, ghi nhận ý kiến phản hồi kiến nghị giải - Các văn khác liên quan 2.5 Hồ sơ quản lý tài - Các văn quy định chế độ thu chi đào tạo liên tục bệnh viện: nghị định, thông tư, văn hướng dẫn - Quy chế chi tiêu nội - Chứng từ thu chi, giải ngân - Các hợp đồng đào tạo, xây dựng chương trình, tài liệu - Quyết tốn hoạt động - Văn khác Yêu cầu quản lý hồ sơ đào tạo liên tục bệnh viện Việc quản lý hồ sơ phức tạp khơng có quy trình áp dựng cho tất loại hồ sơ Tuy có bước sau đây: - Thu thập tài liệu - Phân loại - Lập file lưu trữ - Rút hồ sơ, cho “mượn” - Bàn giao hồ sơ 3.1 Thu thập tài liệu, văn bản: Các văn cần thu thập gồm: 93 - Những văn ban hành từ trước thành lập phận đào tạo: Quyết định thành lập bệnh viện, thông tư thị, công văn hướng dẫn Bộ ngành, kế hoạch trung hạn, dài hạn đơn vị… có liên quan đến công tác đào tạo liên tục - Các văn ban hành trình đào tạo chương trình, tài liệu, hồ sơ giáo viên, học viên, văn chứng chỉ, văn tài chính… 3.2 Phân loại văn Có thể thực phân loại theo hướng dẫn mục I, II theo quy định riêng đơn vị cho đầy đủ, tránh thất lạc thuận tiện sử dụng 3.3 Lập file lưu trữ : - Căn phân loại để lập file với số lượng file đủ để quản lý Nếu nhiều file tốn diện tích bảo quản khó khăn cho việc sử dụng Có thể lập thành hệ thống: Hồ sơ “đến” Hồ sơ “đi”; hệ thống lại gồm nhóm tài liệu văn pháp quy/ văn quy phạm pháp luật, công văn, thư từ… - Cũng lập file theo cơng việc: Từng khóa đào tạo, đợt kiểm định chất lượng, xây dựng chương trình, tài liệu… Tuy nhiên người quản lý cần quán việc phân loại thực hiện, tuân thủ tính logic việc phân loại, lưu giữ, quản lý - Tài liệu file nên mã hóa xếp theo thứ tự ngày tháng để dễ tìm kiểm Hết năm nên đóng file lập file - Các file xếp theo thứ tự người quản lý tự quy theo nguyên tắc dễ tìm kiếm tránh thất lạc Nên điện tử hóa danh mục file hồ sơ theo mã hóa để tiện tra cứu, tìm kiếm 3.4 Rút hồ sơ, cho “mượn” tài liệu - Về nguyên tắc, không rút gốc khỏi hồ sơ lưu trữ; người quản lý hồ sơ cung cấp photo hợp lệ (trừ trường hợp đặc biệt phục vụ tra, kiểm tra có yêu cầu lãnh đạo bệnh viện) Trường hợp rút gốc, cần có biên giao nhận, ghi rõ lý do, thời gian rút, tình trạng văn rút … có chữ ký bên - Hết thời hạn cho muợn, hồ sơ phải hoàn lại nguyên trạng, nhập lại file, vị trí - Trường hợp thất lạc, rách nát phải lập biên báo cáo kịp thời cho thủ trưởng đơn vị để có biện pháp khơi phục, xử lý 3.5 Bàn giao, tiêu hủy hồ sơ : 94 Khi người quản lý vắng, chuyển đổi công tác, lãnh đạo bệnh viện cần cử người người thay thế, tiếp quản bàn giao Người quản lý hồ sơ không tự ý bỏ nhiệm vụ chưa có người tiếp quản - Cần có bàn giao tỷ mỷ hồ sơ người quản lý người đến nhận bàn giao số lượng file, cách bố trí xếp, tình trạng hồ sơ… - Việc bàn giao tiến hành thực tế văn - Chỉ người đến nắm vững hệ thống hồ sơ ký vào biên bản, người quản lý cũ rời bỏ công việc; phải sẵn hỗ trợ giúp đỡ, trả lời câu hỏi yêu cầu - Việc tiêu hủy hồ sơ thực theo yêu cầu nêu mục 1.6 3.6 Xây dựng quy trình thực quản lý hồ sơ Phương pháp khoa học áp dụng việc quản lý hồ sơ xây dựng, ban hành hệ thống SOP ( SOP chữ viết tắt tiếng Anh Standard Operating Procedure- tạm dịch quy trình chuẩn) thao tác chuẩn cần thực xếp theo thứ tự logic; cho người làm cơng việc tn thủ Trong công việc người ta lập hệ thống SOP nhằm tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, quán, hiệu suất cao SOP áp dụng nhiều lĩnh vực bao gồm công việc hành Để xây dựng SOP, cần liệt kê đủ thao tác cần thực cách ngắn gọn, xếp theo logic; sau người liên quan thảo luận đến thống nhất, thừa nhận viết thành văn SOP sau phê duyệt để nơi thích hợp, thuận tiện để người dễ theo dõi, làm theo Người đứng đầu phận phê duyệt ban hành SOP Hàng năm hay sau giai đoạn SOP bổ sung cập nhật SOP đơn giản thường nêu làm ví dụ SOP “pha trà” với thao tác cần thiết bắt buộc : Tráng ấm nước sôi, cho trà vào ấm; tráng trà nhanh nước sôi giây loại bỏ tráng; thêm nước sôi vào ấm, để phút, rót chén… Đối với việc quản lý hồ sơ đào tạo liên tục, nên viết ban hành SOP cho công việc để người có liên quan thống thực Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý hồ sơ đào tạo liên tục Ngày nay, công nghệ thông tin ứng dụng rộng rãi, làm giảm nhẹ nhiều khâu quản lý hồ sơ 95 4.1 Những cơng việc tin học hóa: - Lập danh mục hố sơ theo nhóm quản lý - Danh sách giảng viên, học viên - Quản lý chứng - Quản lý học viên sau tốt nghiệp - Quản lý chương trình tài liệu - Thơng báo tuyển sinh, đăng ký học tập online - Quản lý đào tạo từ xa ( E- lerning) 4.2 Xây dựng sở liệu (CSDL) 4.2.1 Khái niệm lợi ích - Khái niệm: sở liệu hệ thống thông tin, số liệu, tư liệu tập hợp theo bố cục định trình bày website để người chia sẻ, sử dụng - Lợi ích: ngồi việc làm nhẹ nhàng, thuận lợi cho công tác quản lý nêu mục 1, sở liệu cịn mang lại lợi ích đặc biệt quan trọng chia sẻ nguồn thông tin kết nối từ sở đào tạo khác việc tiếp nhận phản hồi từ học viên sau khóa học cập nhật thơng tin từ nhà quản lý Các sở đào tạo bệnh viện tham khảo, sử dụng chương trình tài liệu từ sở bạn học tập kinh nghiệm quản lý, tổ chức đào tạo, thông tin đội ngũ giảng viên thông qua sở liệu Các sở đào tạo bệnh viện cịn có thẻ hợp tác việc tổ chức khóa đào tạo qua hệ thống e-lerning Qua thông tin từ nguồn sở liệu, học viên lựa chọn khóa học, sở đào tạo chất lượng bệnh viện khác nước, trao đổi với sở đào đăng ký dự học từ xa tham đầy đủ công việc quan, đơn vị cơng tác Có thể nói nhiều lợi ích lớn lao có thơng qua việc khai thác sử dụng sở liệu đào tạo liên tục bệnh viện 4.2.2 Tổ chức khai thác - Tổ chức sở liệu Các thông tin thu cần sàng lọc, chỉnh lý đảm bảo tính xác Sau trình bày trang web cho tịên tra cứu dễ tìm kiếm 96 Định kỳ cần tổ chức rà soát, bổ sung, cập nhật thơng tin: Các chương trình, tài liệu ban hành, quyệt định thay đổi tổ chức nhân - Khai thác sở liệu: Trang web sở liệu bệnh viện đưa lên mạng internet để phổ biến chia sẻ thông tin rộng rãi Hướng dẫn tập ứng dụng Bài tập: Học viên xây dựng hồ sơ quản lý đào tạo liên tục bệnh viên Hướng dẫn: Giảng viên nên định hướng vào công việc cụ thể học viên phải thực sau học xong chương trình này; đơn vị triển khai, học viên tham gia chưa đầy đủ, chưa tham gia để giao chủ đề thực hàng cho học viên Trong phạm vi học yêu cầu học viên lập nhóm hồ sơ quản lý đào tạo liên tục bệnh viên Bài học nêu nhóm hố sơ Có thể chia (ngẫu nhiên) học viên thành nhóm bốc thăm để chọn tên nhóm hồ sơ Học viên xem lại tồn phần lý thuyết, ơn lại kiến thức phân khái niệm, phân loại, hồ sơ, yêu cầu quản lý Trên sở thực lập danh mục hồ sơ, xây dựng mẫu biểu, quy trình quản lý thực cơng việc cụ thể (SOP) Nhóm trình bày thảo luận tập thể Giảng viên nhận xét đánh giá CÂU HỎI LƯỢNG GIÁ Câu Lưu trữ Hồ sơ tài liệu ĐTLT có cần thiết khơng? Nêu vài trường hợp cụ thể ? Câu Tại phải có quy định bàn giao hồ sơ ĐTLT? Câu XD CSDL ĐTLT có lợi ích Câu Anh chi cho biết tóm tắt việc lưu trữ HSĐTLT bệnh viện nơi anh chi công tác thực ? Câu Kể tên nhóm hồ sơ quản lý đào tạo liên tục thường có bệnh viện a b c d 97 e Câu Phân tích khâu quy trình quản lý hồ sơ đào tạo liên tục BV Câu Nêu tài liệu cần có hồ sơ cấp mã đào tạo liên tục theo Thông tư 22/2013/TT-BYT Câu Bổ sung cho đủ tên tài liệu cịn thiếu cần có hồ sơ quản lý lớp học a b c d Danh sách học viên e Danh sách giảng viên, trợ giảng f g h Báo cáo thu chi tài lớp học ( tóm tắt) i k Các văn khác: Biên giám sát, phản hồi học viên… Câu Nêu phân tích tóm tắt lợi ích việc tin học hóa quản lý đào tạo liên tục việc xây dựng CSDL Câu 10 Sau khóa học, anh chị có dự định để cải tiến công tác quản lý hồ sơ đào tạo liên tục đơn vị 98 PHỤ LỤC Thông tư 22/2013/TT-BYT ngày 9/8/2013 Bộ Y tế Hướng dẫn việc đào tạo liên tục cho cán y tế Quyết định 492/QĐ-BYT ngày 17/2/2012 Bộ Y tế việc cấp mã chứng nhận đào tạo liên tục cho đơn vị tham gia công tác đào tạo liên tục cán y tế Quyết định 493/QĐ-BYT ngày 17/2/2012 Bộ Y tế việc ban hành quy định tiêu chuẩn đảm bảo chất lượng đơn vị đào tạo liên tục cán y tế Công văn số 1853/BYT-K2ĐT ngày 7/4/2009 Bộ Y tế hướng dẫn xây dựng chương trình tài liệu đào tạo liên tục Công văn số 2585/BYT-K2ĐT ngày 27/4/2010 Bộ Y tế việc ban hành chương trình đào tạo sư phạm y học Công văn số BYT/K2ĐT ngày Bộ Y tế việc Ban hành chương trình đào tạo giảng viên lâm sàng Thông tư 139/TT-BTC ngày 21/9/2010 Bộ Tài Quy định việc lập dự tốn, quản lý sử dụng kinh phí từ ngân sách nhà nước dành cho công tác đào tạo, bồi dưỡng cán công chức Thông tư 123/TT-BTC ngày 17/6/2009 Bộ Tài Quy định nội dung chi, mức chi xây dựng chương trình, giáo trình mơn học ngành đào tạo Đại học, cao đẳng trung cấp chuyên nghiệp 99