Bài giảng Chương 2: Khởi tạo dự án – Lê Thị Tú Kiên giúp người học nắm được tầm quan trọng của các mối liên kết với hệ thống thông tin; tạo văn bản yêu cầu xây dựng hệ thống phần mềm; đánh giá tính khả thi về kỹ thuật, kinh tế và tổ chức; thực hiện tính phân tích khả thi; các dự án được lựa chọn trong các cơ quan tổ chức..
Chương 2: Khởi tạo dự án Giới thiệu chương: Khởi tạo dự án thời điểm mà quan hay tổ chức tạo đánh giá mục tiêu mong muốn việc xây dựng một hệ thống phần mềm Bước quy trình xác định xem dự án đem lại lợi ích cho doanh nghiệp, tạo văn yêu cầu xây dựng hệ thống phần mềm (system request) để cung cấp thông tin hệ thống cần xây dựng Tiếp theo, nhà phân tích thực phân tích tính khả thi để xác định tính khả thi kỹ thuật, kinh tế tổ chức hệ thống phần mềm Nếu thích hợp, hệ thống chọn dự án xây dựng phần mềm bắt đầu Mục tiêu chương bao gồm: • Hiểu tầm quan trọng mối liên kết với hệ thống thông tin • Có thể tạo văn u cầu xây dựng hệ thống phần mềm (system request) • Hiểu cách đánh giá tính khả thi kỹ thuật, kinh tế tổ chức • Có thể thực tính phân tích khả thi • Hiểu cách dự án lựa chọn quan tổ chức Nội dung chương bao gồm: Xác định dự án Phân tích tính khả thi Lựa chọn dự án Nhu cầu xây dựng phần mềm (Business need) - Một dự án xác định người quan tổ chức xác định nhu cầu xây dựng hệ thống phần mềm - Nhu cầu xây dựng phần mềm xuất phát từ phòng ban từ phòng CNTT, từ ban đạo quan tổ chức, từ chun gia tư vấn bên ngồi Một số ví dụ nhu cầu phát triển phần mềm: hỗ trợ chiến dịch tiếp thị mới, tiếp cận với loại khách hàng mới, cải tiến giao tiếp với nhà cung cấp, thị phần bị giảm, mức độ dịch vụ khách hàng kém, gia tăng cạnh tranh Những lợi ích đem lại từ việc phát triển phần mềm (Business value) - Bao gồm lợi ích hữu hình lợi ích vơ hình - Lợi ích hữu hình (Tangible benefits) định lượng đo lường dễ dàng Ví dụ, giảm phần trăm chi phí vận hành, tiết kiệm 500000 đơla tiền dịch vụ - Lợi ích vơ hình (Intangible benefits) tin tưởng hệ thống cung cấp lợi ích quan trọng đo lường Ví dụ, cải thiện dịch vụ khách hàng vị cạnh tranh tốt Bản yêu cầu xây dựng hệ thống - Khi người chủ trì dự án (project sponsor) nhận thấy nhu cầu phát triển phần mềm lợi ích mà đem lại quan trọng lúc dự án thức bắt đầu Trong hầu hết quan tổ chức, dự án yêu càu xây dựng hệ thống (system request) - Đề xuất xây dựng hệ thống văn trình bày lý cần phải xây dựng hệ thống lợi ích mà đem lại cho quan tổ chức Ghi chú: Người chủ trì dự án (Project sponsor) người nhận nhu cầu cần thiết phải xây dựng hệ thống người mong muốn hệ thống xây dựng thành công Người chủ trì dự án tham gia vào suốt trình phát triển hệ thống để đảm bảo dự án ln hướng Người chủ trì dự án người thuộc vào phịng ban quan tổ chức phòng tiếp thị, phịng kế tốn hay phịng tài chính, người thuộc lĩnh vực CNTT Bản yêu cầu xây dựng hệ thống thường bao gồm phần: - Project name: tên dự án - Project sponsor: Tên người chủ trì dự án - Business need: Lý xây dựng hệ thống - Business Requirements (Functionality): Mơ tả chức hệ thống - Business Value: Những lợi ích mà hệ thống đem lại - Special issues or constraints: Một số điều ý đặc biệt dự án cần phải hoàn thành trước thời hạn cụ thể hay điều đội dự án cần ý chúng ảnh hưởng đến chất lượng hệ thống Phân tích khả thi - Khi nhu cầu xây dựng hệ thống chức nghiệp vụ xác định, phân tích khả thi thực để giúp quan tổ chức xác định xem có nên tiến hành dự án hay khơng - Phân tích khả thi giúp quan tổ chức xác định rủi ro liên quan đến dự án cần phải giải dự án phê duyệt 10 Gán giá trị cho chi phí lợi ích - Đây cơng việc khó khăn cần phải thực chúng sở quan trọng để hội đồng phê duyệt dự án định dự án có thực hay khơng - Chiến lược tốt để ước tính chi phí lợi ích dựa vào người có hiểu biết rõ chúng Ví dụ, chi phí lợi ích liên quan đến cơng nghệ dự án nên đánh giá cơng ty CNTT chuyên gia tư vấn bên ngoài, nhân viên quan tổ chức đánh giá chi phí lợi ích liên quan đến nghiệp vụ dự đoán bán hàng, mức độ đặt đơn hàng, v.v - Các nhà phân tích dựa đánh giá dự án khác để đánh giá chi phí lợi ích cho dự án dự định phát triển - Các chi phí lợi ích vơ hình nên gán giá trị dựa lợi ích hay chi phí hữu hình có liên quan mật thiết với chúng 16 Xác định dịng tiền chi phí lợi ích theo thời gian - Phân tích chi phí lợi ích thường số năm (từ ba đến năm năm) để hiển thị dòng tiền theo thời gian - Ví dụ slide bảng thống kê chi phí lợi ích dự án năm năm 17 Xác định giá trị tương lai - Việc tính tốn giá trị chi phí lợi ích tương lai dựa tiêu chuẩn - Mạng giá trị (NPV) sử dụng để so sánh giá trị dòng tiền tương lai với chi phí đầu tư cần thiết để thực dự án - Việc tính tốn NPV cẩn phải sử dụng tỉ lệ tăng trưởng chi phí hay lợi ích (Đọc thêm cách tính tốn NVP sách) 18 Xác định lợi tức từ đầu tư (ROI) - Xác định lợi tức từ đầu tư (ROI) việc tính tốn số tiền mà tổ chức nhận lại so với số tiền họ đầu tư - Giá trị ROI cao có nghĩa lợi ích vượt xa chi phí (nhanh hồn vốn) 19 Xác định thời điểm hịa vốn - Tìm năm mà hệ thống có lợi ích lớn chi phí (tìm thời điểm hệ thống bắt đầu sinh lời) Áp dụng cơng thức hịa vốn cách sử dụng số liệu từ năm - Điều giúp hiểu trước hệ thống tạo giá trị thực cho tổ chức - Thời gian hồn vốn lâu rủi dự án lớn 21 Vẽ đồ thị điểm hịa vốn - Biểu diễn chi phí lợi ích dự án theo năm đồ thị đường thẳng - Điểm cắt hai đường thẳng chi phí lợi ích điểm hịa vốn 22 Đánh giá khả thi quan tổ chức - Có nhiều yếu tố quan tổ chức tác động đến dự án đánh giá tính khả thi quan tổ chức khó khăn - Mục đích phân tích khả thi quan tổ chức để trả lời câu hỏi: Nếu xây dựng nó, họ có sử dụng khơng? - Một cách để đánh giá tính khả thi tổ chức dự án hiểu mục tiêu dự án phù hợp với mục tiêu kinh doanh/nghiệp vụ Chiến lược phát triển dự án phù hợp với chiến lược kinh doanh/nghiệp vụ công ty dự dự án rủi ro 23 Cách thứ hai để đánh giá tính khả thi tổ chức tiến hành phân tích người liên quan với dự án Những người liên quan với dự án người, nhóm tổ chức ảnh hưởng tới (hoặc bị ảnh hưởng bởi) hệ thống cần xây dựng Đó người quan trọng việc giới thiệu hệ thống mới, họ người chủ trì dự án, người dùng hệ thống nhà quản lý quan tổ chức 24 Lựa chọn dự án - Hội đồng phê duyệt dự án định dự án phê duyệt hay bị từ chối, cần đề nghị bổ sung thông tin để xem xét tiếp - Hội đồng phê duyệt dự án cân nhắc nhiều yếu tố trước dự án chọn 25 26 27 28 29 30 Viết yêu cầu xây dựng hệ thống cho tập lớn nhóm bạn 31 ... nghiệp vụ dự đoán bán hàng, mức độ đặt đơn hàng, v.v - Các nhà phân tích dựa đánh giá dự án khác để đánh giá chi phí lợi ích cho dự án dự định phát triển - Các chi phí lợi ích vơ hình nên gán giá... khả thi • Hiểu cách dự án lựa chọn quan tổ chức Nội dung chương bao gồm: Xác định dự án Phân tích tính khả thi Lựa chọn dự án Nhu cầu xây dựng phần mềm (Business need) - Một dự án xác định người... cần xây dựng Đó người quan trọng việc giới thiệu hệ thống mới, họ người chủ trì dự án, người dùng hệ thống nhà quản lý quan tổ chức 24 Lựa chọn dự án - Hội đồng phê duyệt dự án định dự án phê