Bài giảng Tin văn phòng: Bài 4 Cơ sở dữ liệu trong Excel do ThS. Thiều Quang Trung biên soạn cung cấp kiến thức về Khái niệm cơ sở dữ liệu, sắp xếp, lọc dữ liệu, các hàm cơ sở dữ liệu, tổng hợp số liệu,...
BÀI CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG EXCEL GV: Th.S Thiều Quang Trung Bộ môn Khoa học Trường Cao đẳng Kinh tế đối ngoại Nội dung • Khái niệm sở liệu • Sắp xếp, lọc liệu • Các hàm CSDL • Tổng hợp số liệu GV Thiều Quang Trung Khái niệm Cơ sở liệu Excel CSDL Excel tổ chức dạng bảng gồm có dịng cột Các cột gồm chứa liệu kiểu gọi trường (Field) Dòng đầu bảng chứa tiêu đề cột gọi tên trường (Field name) Dòng thứ hai trở chứa thông tin trường gọi ghi (Record) GV Thiều Quang Trung Khái niệm CSDL Excel Để Excel nhận biết CSDL cách dễ dàng vùng CSDL phải tách biệt hẳn với phần khác bảng tính dịng trắng cột trắng Giữa dòng tên trường ghi khơng có dịng trắng GV Thiều Quang Trung Khái niệm CSDL Excel Field name (Tên trường) STT Họ tên Lớp Điểm trung bình Đinh Thu Hương TVP1 8.5 Lê Quốc Trung 9.0 Lý Thái Hùng TVP1 TVP2 Trần Quang Dũng TUD 8.0 7.5 Record (Bản ghi) GV Thiều Quang Trung Sắp xếp CSDL Sắp xếp nhanh: Click chuột vào ô trường muốn xếp Click vào nút Sort Ascending để xếp tăng dần Click vào nút Sort Descending để xếp giảm dần GV Thiều Quang Trung Sắp xếp CSDL Sắp xếp liệu theo nội dung nhiều cột: Click chuột vào ô bảng CSDL bơi đen dịng cần xếp Thực lệnh Data/Sort , hộp thoại sau xuất hiện: GV Thiều Quang Trung Sắp xếp CSDL Sort by: Click chọn tên trường cần xếp Sort on: Click chọn giá trị trường cần xếp Order: Thứ tự ưu tiên trường Nhấn để bắt đầu xếp GV Thiều Quang Trung Lọc liệu Lọc tự động Đưa chuột trỏ đến ô vùng CSDL đánh dấu vùng CSDL liệu định lọc Thực lệnh Data/Filter/Auto Filter, Excel tự động chèn nút mũi tên vào bên phải tên trường CSDL GV Thiều Quang Trung Lọc liệu Lọc nâng cao Lọc nâng cao phương pháp dùng để lọc ghi với điều kiện lọc phức tạp Để sử dụng lọc nâng cao bắt buộc phải dùng vùng tiêu chuẩn để lọc liệu Các bước tiến hành : - Tạo vùng tiêu chuẩn - Đánh dấu vùng CSDL - Thực lệnh Data/Advanced Filter GV Thiều Quang Trung 10 Lọc liệu nâng cao Vùng tiêu chuẩn so sánh gián tiếp: Được tạo theo nguyên tắc sau: Có dịng, dịng đầu ghi tiêu đề tiêu chuẩn đặt tên không nên trùng với tên trường tồn CSDL Dòng thứ trở ghi tiêu chuẩn lọc công thức kiểm tra giá trị logic ứng với mẫu tin Kết ô vừa nhập xuất TRUE FALSE tuỳ theo giá trị mẫu tin GV Thiều Quang Trung 18 Lọc điều kiện gián tiếp • Lọc theo giới tính nữ, điểm tốn >=5 ? Điều kiện lọc =AND(D2=“Nữ",F2>=5) • Lọc theo giới tính nam điểm toán >=8 ? Điều kiện lọc =OR(D2=“Nam",F2>=8) GV Thiều Quang Trung 19 Các hàm sở liệu Excel • • • • • • DSUM DAVERAGE DCOUNT DMAX DMIN DGET GV Thiều Quang Trung 20 Hàm DSUM • Cú pháp: DSUM(database, field, criteria) • Chức năng: Tính tổng giá trị trường “field” bảng CSDL (database) thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn (criteria) • Ví dụ: Tính tổng gía trị học bổng lớp K3 dành cho học sinh nữ ? =DSUM(A1:J12,"Học bổng",L1:M2) Với L1:M2 vùng tiêu chuẩn: Lớp Giới tính K3 GV Thiều Quang Trung Nữ 21 Hàm DAVERAGE • Cú pháp: DAVERAGE(database, field, criteria) • Chức năng: Tính trung bình cộng số trường “field” bảng CSDL thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn GV Thiều Quang Trung 22 Hàm DCOUNT • Cú pháp: DCOUNT(database, field, criteria) • Chức năng: Đếm số lượng ghi chứa giá trị số trường “field” bảng CSDL thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn Có thể bỏ qua tham số “field” • Ví dụ: Đếm số học sinh sinh năm 1994 =DCOUNT(A1:J12,,L7:M8) Với L7:M8 vùng tiêu chuẩn gián tiếp chứa công thức: =YEAR(E2)=1994 E2 ô chứa năm sinh mẫu tin CSDL GV Thiều Quang Trung 23 Hàm DMAX • Cú pháp: DMAX(database, field, criteria) • Chức năng: Hàm trả giá trị lớn trường “field” bảng CSDL thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn • Ví dụ: Tìm ngày sinh nhỏ nữ sinh ? =DMAX(A1:J12, “Ngày sinh",M1:M2) Với M1:M2 vùng tiêu chuẩn trực tiếp chứa Giới tính "Nữ" GV Thiều Quang Trung 24 Hàm DMIN • Cú pháp: DMIN(database, field, criteria) • Chức năng: Hàm trả giá trị nhỏ trường “field” bảng CSDL thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn • Ví dụ: Tìm ngày sinh lớn nữ sinh ? =DMIN(A1:J12, “Ngày sinh",M1:M2) Với M1:M2 vùng tiêu chuẩn trực tiếp chứa Giới tính "Nữ" GV Thiều Quang Trung 25 Hàm DGET • Cú pháp: DGET(database, field, criteria) • Chức năng: Hàm trả giá trị tìm trường “field” bảng CSDL thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn • Ví dụ: Tìm tên học sinh có ngày sinh nhỏ nhất? =DGET(A1:J12, "Tên",M10:M11) Với M10:M11 vùng tiêu chuẩn gián tiếp chứa cơng thức =MAX(E2:E12), E2:E12 liệu trường "Ngày sinh" GV Thiều Quang Trung 26 Tổng hợp số liệu theo nhóm • Subtotal chức cho phép người sử dụng tổng hợp số liệu theo nhóm • Ví dụ: nhóm danh sách theo giới tính đếm số lượng mẫu tin cho nhóm GV Thiều Quang Trung 27 Tổng hợp số liệu theo nhóm GV Thiều Quang Trung 28 Tổng hợp số liệu theo nhóm • Các bước thực hiện: – Sắp xếp trường muốn nhóm lại theo chiều tăng (hoặc giảm) Ví dụ xếp lại trường Giới tính – Thực lệnh Data/Subtotal, hộp hội thoại Subtotal xuất sau: GV Thiều Quang Trung 29 Tổng hợp số liệu theo nhóm • At Each Change in: Click vào nút mũi tên phía bên phải để chọn trường cần tạo nhóm tổng hợp • Use Function: Chọn hàm cần tính tốn/thống kê • Add Subtotal to: Chọn trường cần tính tốn/thống kê • Click chọn vào Replace current subtotals để thay bảng tổng hợp có trước • Click chọn vào Page break between groups muốn nhóm tính tốn/ thống kê nằm trang • Click chọn vào Summary below data để đưa dịng tính tốn/thống kê vào phía ghi GV Thiều Quang Trung 30 Tổng hợp số liệu theo nhóm • Nếu muốn huỷ tính Subtotal thực Data/ Subtotal…,click vào nút Remove All GV Thiều Quang Trung 31 GV Thiều Quang Trung 32 ... vào phía ghi GV Thiều Quang Trung 30 Tổng hợp số liệu theo nhóm • Nếu muốn huỷ tính Subtotal thực Data/ Subtotal…,click vào nút Remove All GV Thiều Quang Trung 31 GV Thiều Quang Trung 32 ... Anh Nữ 18/12/1993 4. 5 7.5 250000 K1 00171 Tran Van Tam Nam 08/11/1993 4. 5 4. 5 40 0000 K1 00177 Pham Thi Trinh Nữ 15/11/19 94 8.5 200000 K2 00183 Nguyen Thi Tuyet Nữ 15/10/19 94 8.5 4 150000 K2 00189... bước tiến hành : - Tạo vùng tiêu chuẩn - Đánh dấu vùng CSDL - Thực lệnh Data/Advanced Filter GV Thiều Quang Trung 10 Lọc nâng cao Mục Action bao gồm : − Filter the list, in-place: Click chọn