Tập bài giảng Quản lý dự án phần mềm cung cấp cho người đọc một số kiến thức cơ sở của quản lý dự án phần mềm, tính tổng thể của dự án, thời gian thực hiện dự án, chi phí của dự án, nguồn nhân lực của dự án, phối hợp về mặt thông tin,... Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.
Bài giảng: Quản lý dự án phần mềm CHƯƠNG MỘT SỐ KIẾN THỨC CƠ SỞ MỤC ĐÍCH Hiểu khái niệm về: Dự án gì, Quản lý dự án nào? Nắm nội dung quản lý dự án Kiến thức, kỹ cần thiết cho Quản lý dự án GIỚI THIỆU CHUNG Quản lý dự án lĩnh vực kiến thức mang tính kinh nghiệm, có ý nghĩa quan trọng nhiệm vụ hàng ngày nhà quản lý hay cá nhân có tham vọng trở thành nhà quản lý Để hiểu rõ làm chủ kiến thức, nội dung xung quanh nhiệm vụ, hoạt động quản lý dự án, cụ thể dự án công nghệ thông tin (CNTT), trước tiên, bạn cần phải trang bị kiến thức nhằm khai thông khái niệm, thuật ngữ quản lý dự án CNTT NỘI DUNG 1.1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN: DỰ ÁN, DỰ ÁN CNTT, QUẢN LÝ DỰ ÁN 1.1.1 Dự án gì? Theo quan điểm chung dự án lĩnh vực hoạt động đặc thù, nhiệm vụ cần phải thực theo phương pháp riêng, khuôn khổ nguồn lực riêng, kế hoạch tiến độ cụ thể nhằm tạo sản phẩm Từ cho thấy, dự án có tính cụ thể, mục tiêu rõ ràng xác định để tạo sản phẩm Theo PMBOK® Guide 2000, p.4, dự án “một nỗ lực tạm thời cam kết để tạo sản phẩm dịch vụ nhất” Theo cách định nghĩa này, hoạt động dự án tập trung vào đặc tính: Nỗ lực tạm thời: dự án có điểm bắt đầu kết thúc cụ thể Dự án kết thúc đạt mục tiêu dự án dự án thất bại Sản phẩm dịch vụ nhất: điều thể có khác biệt so với sản phẩm, dịch vụ tương tự có kết dự án khác Tóm lại định nghĩa câu: Dự án chuỗi công việc (nhiệm vụ, hoạt động), thực nhằm đạt mục tiêu đề điều kiện ràng buộc phạm vi, thời gian ngân sách 1.1.2 Các thuộc tính dự án Dự án có mục đích, kết rõ ràng: Tất dự án thành công phải có kết xác định rõ ràng nhà chung cư, hệ thống mạng quan bạn, Bài giảng: Quản lý dự án phần mềm hệ thống mạng cáp truyền hình, … Mỗi dự án bao gồm tập hợp nhiệm vụ cần thực hiện, nhiệm vụ cụ thể thực thu kết độc lập tập hợp kết tạo thành kết chung dự án Các kết theo dõi, đánh giá hệ thống tiêu chí rõ ràng Nói cách khác, dự án bao gồm nhiều hợp phần khác quản lý, thực sở đảm bảo thống tiêu thời gian, nguồn lực (chi phí, nguồn nhân lực) chất lượng Thời gian tồn dự án có tính hữu hạn: Dự án sáng tạo Giống thực thể sống, dự án trải qua giai đoạn: hình thành, phát triển kết thúc hồn thành Nó khơng kéo dài mãi, dự án kết thúc hoàn thành, kết dự án chuyển giao, đưa vào khai thác sử dụng, tổ chức dự án giải tán Sản phẩm, kết dự án mang tính độc đáo, lạ: Khác với q trình sản xuất liên tục, có tính dây chuyền, lặp lặp lại, kết dự án sản phẩm sản xuất hàng loạt, mà có tính mới, thể sức sáng tạo người Do đó, sản phẩm dịch vụ thu từ dự án nhất, khác biệt so với sản phẩm loại Tuy nhiên, nhiều dự án, tính thường khó nhận Vì vậy, dự án cần phải tạo giá trị chẳng hạn thiết kế khác nhau, môi trường triển khai khác nhau, đối tượng sử dụng khác … Từ cho thấy dự án hồn tồn giống khơng tạo giá trị mới, thể có đầu tư trùng lặp, gây lãng phí, tình trạng phổ biến dự án nói chung, dự án Cơng nghệ thơng tin (CNTT) nói riêng Dự án liên quan đến nhiều bên: Dự án có tham gia nhiều bên hữu quan nhà tài trợ (chủ đầu tư), khách hàng (đơn vị thụ hưởng), nhà tư vấn, nhà thầu (đơn vị thi công, xây dựng) nhiều trường hợp có quan quản lý nhà nước dự án sử dụng nguồn vốn có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước Tùy theo tính chất dự án yêu cầu nhà tài trợ mà tham gia thành phần có khác Để thực thành công mục tiêu dự án, nhà quản lý dự án cần trì thường xuyên mối quan hệ với phận quản lý khác Dự án thường mang tính khơng chắn: Hầu hết dự án địi hỏi quy mơ tiền vốn, vật liệu lao động lớn để thực khoảng thời gian giới hạn Đặc biệt dự án CNTT, nơi mà công nghệ thay đổi sau 18 tháng (quy luật Moore), thời gian đầu tư vận hành kéo dài thường xuất nguy rủi ro cao Môi trường tổ chức, thực hiện: Quan hệ dự án tổ chức quan hệ chia sẻ nguồn lực khan đội ngũ lập yêu cầu hệ thống, kiến trúc sư, lập trình, kiểm định chất lượng, đào tạo - chuyển giao … Đồng thời, dự án cạnh tranh lẫn tiền vốn, thiết bị Đặc biệt, số trường hợp thành viên ban quản lý dự án có “2 thủ trưởng” nên khơng biết phải thực mệnh lệnh cấp trực tiếp mà hai mệnh lệnh có tính mâu thuẫn Từ đó, thấy rằng, mơi trường quản lý dự án có nhiều mối quan hệ phức tạp động 1.1.3 Dự án CNTT CNTT = Phần cứng + Phần mềm, tích hợp phần cứng, phần mềm người Dự án CNTT = dự án liên quan đến phần cứng, phần mềm, mạng Thí dụ dự án CNTT: Dự án xây dựng hệ thống tính cước chăm sóc khách hàng Bài giảng: Quản lý dự án phần mềm Bưu điện Tỉnh/Thành, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh 1.1.4 Quản lý Dự án gì? Phương pháp quản lý dự án lần đầu áp dụng lĩnh vực quân Mỹ vào năm 50 kỷ trước Các lực lượng thúc đẩy phát triển phương pháp quản lý dự án là: Nhu cầu thực tế cho thấy khách hàng ngày “khắt khe, khó tính” với hàng hóa, dịch vụ, dẫn tới gia tăng độ phức tạp quy trình tổ chức, quản lý sản xuất chất lượng sản phẩm, dịch vụ Kiến thức người không ngừng phát triển tự nhiên, xã hội, kinh tế, kỹ thuật … Quản lý dự án “ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ kỹ thuật vào hoạt động dự án để thỏa mãn yêu cầu dự án.” (PMI2, Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), 2000, p.6) Xét theo khía cạnh khác, quản lý dự án trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực giám sát trình phát triển dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành thời hạn, phạm vi ngân sách duyệt đạt yêu cầu định kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, dịch vụ, phương pháp điều kiện tốt cho phép 1.1.5 Mục tiêu quản lý dự án Mục tiêu quản lý dự án nói chung hồn thành công việc dự án theo yêu cầu kỹ thuật chất lượng, phạm vi ngân sách duyệt theo tiến độ thời gian cho phép Ba yếu tố: thời gian, nguồn lực (cụ thể chi phí, nguồn nhân lực …) chất lượng có quan hệ chặt chẽ với Tầm quan trọng mục tiêu khác dự án, thời kỳ dự án, tựu chung, đạt tốt mục tiêu thường phải “hy sinh”, hai mục tiêu Cụ thể, trình quản lý dự án thường diễn hoạt động đánh đổi mục tiêu Đánh đổi mục tiêu dự án việc hy sinh mục tiêu để thực tốt mục tiêu ràng buộc không gian thời gian Nếu công việc dự án diễn theo kế hoạch khơng phải đánh đổi mục tiêu Tuy nhiên, nhiều nguyên nhân khách quan, chủ quan cơng việc dự án thường có nhiều thay đổi nên đánh đổi kỹ quan trọng nhà quản lý dự án 1.1.6 Tác dụng quản lý dự án Phương pháp quản lý dự án điều phối nỗ lực cá nhân, tập thể; đòi hỏi hợp tác chặt chẽ, kết hợp hài hòa nguồn lực hạn hẹp nên chất là: Liên kết tất hoạt động, công việc dự án Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó nhóm quản lý dự án với khách hàng nhà cung cấp đầu vào cho dự án Tăng cường hợp tác thành viên rõ trách nhiệm thành viên tham gia dự án Tạo điều kiện sớm phát khó khăn, vướng mắc phát sinh điều chỉnh kịp thời trước thay đổi điều kiện không dự đoán Tạo điều kiện cho việc Bài giảng: Quản lý dự án phần mềm đàm phán bên liên quan việc giải bất đồng cục Tạo sản phẩm dịch vụ có chất lượng cao Tuy nhiên, phương pháp quản lý dự án có mặt hạn chế Những mâu thuẫn chia nguồn lực đơn vị; quyền lực trách nhiệm nhà quản lý dự án số trường hợp không thực đầy đủ; vấn đề hậu dự án điểm cần khắc phục với phương pháp quản lý dự án CNTT 1.2 CÁC GIAI ĐOẠN CỦA MỘT DỰ ÁN, VÒNG ĐỜI DỰ ÁN (CÁC LĨNH VỰC QUẢN LÝ TRONG DỰ ÁN) Dự án thực thể thống nhất, thời gian thực xác định có độ bất định định nên tổ chức, đơn vị thường chia dự án thành số giai đoạn để quản lý thực Mỗi gian đoạn đánh dấu việc thực hay nhiều công việc Tổng hợp giai đoạn gọi chu kỳ hay vòng đời dự án Chu kỳ dự án xác định thời điểm bắt đầu, thời gian thực thời điểm kết thúc dự án Chu kỳ dự án xác định công việc thực giai đoạn tham gia thực Nó cơng việc cịn lại giai đoạn cuối thuộc không thuộc phạm vi dự án Thơng qua chu kỳ dự án nhận thấy số đặc điểm: Mức chi phí yêu cầu nhân lực thường thấp bắt đầu dự án, tăng cao vào thời kỳ phát triển, giảm nhanh dự án bước vào giai đoạn kết thúc Xác suất hoàn thành dự án thành cơng thấp mức độ rủi ro cao dự án bắt đầu thực Xác suất thành công tăng lên dự án bước qua giai đoạn sau Khả ảnh hưởng nhà tài trợ tới đặc tính cuối sản phẩm dự án tới chi phí cao vào thời kỳ bắt đầu giảm mạnh dự án tiếp tục giai đoạn sau Vòng đời dự án xác định giai đoạn mà dự án phải trải qua tính từ lúc bắt đầu kết thúc dự án Các giai đoạn thường có chế tự hồn thiện kiểm sốt quản lý thơng qua cơng việc giám sát, đánh giá Điển hình, chuyển tiếp giai đoạn thường có điểm mốc đánh dấu kết chuyển giao cụ thể, kèm theo phê duyệt, tán thành nhà tài trợ trước bước sang giai đoạn Vòng đời phát triển dự án (Systems Development Life Cycle - SDLC) khung làm việc dùng để mô tả giai đoạn trình phát triển trì hệ thống SDLC nhóm giai đoạn dự án Các giai đoạn dự án thay đổi tùy theo dự án, tổ chức lãnh vực kinh doanh, thường chia thành giai đoạn sau: Giai đoạn xây dựng ý tưởng: Xây dựng ý tưởng việc xác định tranh toàn cảnh mục tiêu, kết cuối dự án phương pháp thực dẫn tới kết Xây dựng ý tưởng dự án bắt đầu hình thành dự án Khảo sát - tập hợp số liệu, xác định yêu cầu, đánh giá rủi ro, dự tính nguồn lực, so sánh lựa chọn dự án, … công việc triển khai cần quản lý gian đoạn Quyết định lựa chọn dự án định chiến lược dựa mục đích, nhu cầu mục tiêu lâu dài tổ chức, doanh nghiệp Trong giai đoạn nội dung xét đến mục đích yêu cầu dự án, tính khả thi, lợi nhuận tiềm năng, mức độ chi phí, mực độ rủi ro ước lượng nguồn lực cần thiết Đồng thời cần làm rõ ý tưởng dự án Bài giảng: Quản lý dự án phần mềm cách phác thảo kết phương pháp thực điều kiện hạn chế nguồn lực Phát triển ý tưởng dự án khơng cần thiết phải lượng hóa hết tiêu phải ngắn gọn, diễn đạt sở thực tế Đối với dự án CNTT, tính hệ thống khả tương hợp có vai trò quan trọng, dựa tảng kiến trúc CNTT nhà nước quy định Kiến trúc có vai trò hướng dẫn việc xây dựng dự án cho chúng kết nối, tương hợp với nhau, tạo mạng quốc gia liên thông, thống chế kết nối, chia sẻ cung cấp dịch vụ Kết thúc giai đoạn phê duyệt chủ trương thực dự án (ý tưởng) Giai đoạn phát triển: Là giai đoạn chi tiết xem dự án cần thực nào, nội dung chủ yếu giai đoạn tập trung vào công tác thiết kế lập kế hoạch Đây giai đoạn chứa đựng công việc phức tạp dự án Nội dung chủ yếu bao gồm: + Thành lập nhóm dự án, xác định cấu trúc tổ chức + Lập kế hoạch tổng thể + Phân tích, lập bảng chi tiết cơng việc – WBS + Lập kế hoạch tiến độ thời gian + Lập kế hoạch ngân sách + Lập kế hoạch nguồn lực cần thiết + Lập kế hoạch chi phí + Xin phê chuẩn thực tiếp Kết thúc giai đoạn này, tiến trình dự án bắt đầu Thành cơng dự án phụ thuộc lớn vào chất lượng chuẩn bị kỹ lưỡng kế hoạch giai đoạn Giai đoạn thực hiện: Là giai đoạn quản lý tổ chức triển khai nguồn lực bao gồm công việc cần thiết xây dựng phịng ốc, hệ thống, lựa chọn cơng cụ, mua sắm trang thiết bị, lắp đặt … Đây giai đoạn chiếm nhiều thời gian nỗ lực Những vấn đề cần xem xét giai đoạn yêu cầu kỹ thuật cụ thể nhằm so sánh, đánh giá lựa chọn công cụ thiết bị, kỹ thuật lắp ráp, mua thiết bị chính, phát triển hệ thống Kết thúc giai đoạn này, hệ thống xây dựng kiểm định, hệ thống chuyển sang giai đoạn vận hành, đưa vào khai thác thử nghiệm Giai đoạn kết thúc: Trong giai đoạn kết thúc chu kỳ dự án, cần thực công việc cịn lại hồn thành sản phẩm, bàn giao hệ thống, cơng trình tài liệu liên quan; đánh giá dự án, giải phóng nguồn lực Dưới số việc cụ thể: + Hoàn chỉnh lập kế hoạch lưu trữ hồ sơ liên quan đến dự án + Kiểm tra lại sổ sách kế toán, tiến hành bàn giao báo cáo + Thanh toán + Đối với phát triển, xây dựng hệ thống cần chuẩn bị bàn giao sổ tay hướng dẫn lắp đặt, quản trị sử dụng + Bàn giao dự án, lấy chữ ký khách hàng việc hồn thành + Bố trí lao động, giải công ăn việc làm cho người tham gia dự án Bài giảng: Quản lý dự án phần mềm + Giải phóng bố trí lại thiết bị Các dự án thường bao gồm số quy trình liên kết với Các quy trình lặp lặp lại diễn giai đoạn vịng đời dự án tác động lẫn Hình 1-1 mô tả mối quan hệ quy trình Cả quy trình quản lý dự án hoạt động giai đoạn vòng đời dự án, quy trình hoạt động có mức độ khác tùy theo giai đoạn Chẳng hạn lặp lại trình khởi tạo tiến hành phần đầu gian đoạn nhằm tập trung vào yêu cầu mục tiêu nghiệp vụ giai đoạn Các quy trình là: Khởi tạo: Sự cấp phép cho dự án hay giai đoạn Lập kế hoạch: Sàng lọc mục tiêu dự án lựa chọn phương án hành động tốt để đạt mục tiêu Thực thi kế hoạch: Quản lý, phân bổ nguồn lực để thực kế hoạch Kiểm soát: Là giai đoạn giám sát xem xét mức độ tiến hành sở nguyên tắc nhằm xác định điểm khác biệt so với kế hoạch đề để thực hoạt động cần thiết nhằm hiệu chỉnh, đảm bảo dự án hướng, đáp ứng mục tiêu dự án ban đầu Kết thúc: Đạt ký kết hoàn tất từ nhà tài trợ đưa dự án giai đoạn đến kết thúc theo thứ tự Lập kế hoạch Khởi tạo Kiểm sốt Thực Kết thúc Hình 1.1: Các quy trình giai đoạn phát triển dự án Bảng 1-1: Các công việc giai đoạn vịng đời dự án Mục đích XÁC ĐỊNH Các hoạt động giai đoạn Tìm hiểu Mục đích, mục tiêu để có đánh Trình bày vấn đề giá khởi Đáng giá rủi ro đầu Kế hoạch & ước tính Tiến hành Tài liệu mốc điểm Quản Ý tưởng Dự án (Người dùng thông lý qua) dự Yêu cầu người dùng án Bảng Rủi ro Kế hoạch Khởi đầu (Các thành viên thông qua) Hiến chương dự án (Người dùng thông qua) Bài giảng: Quản lý dự án phần mềm PHÂN TÍCH Hệ thống Giao diện người dùng làm Các điều khoản hợp đồng Xem xét Kế hoạch cuối Thiết kế ban đầu THIẾT KẾ THỰC HIỆN Đặc tả Chức (Người dùng thông qua) Đề xuất thực (Người dùng thông qua) Các phần Quyết định xây hệ dựng/Mua thống, Hệ Thiết kế Xem xét kỹ thống lưỡng làm việc Lắp ráp Lập trình thành Xây dựng/Mua Khách phần hàng hóa Kiểm thử phần Báo cáo tình hình Đặc tả Thiết kế (Thơng qua kiểm thử) Kế hoạch kiểm thử Chấp nhận Ước tính xem xét lại (Thơng qua Chất lượng) Thiết kế Thành phần (Thông qua kiểm thử) Kế hoạch Kiểm thử Hệ thống (Thông qua kiểm thử) Các Thành phần kiểm thử (Thông qua kiểm thử) Tài liệu sử dụng Làm việc, Tích hợp Hệ thống Kiểm tra chất lượng kỹ hiệu chỉnh sai sót Hệ thống làm việc KIỂM THỬ CHẤP NHẬN Sự chấp Qui trình Chấp nhận nhận khach hàng Kiểm thử Chấp nhận (Người dùng thông qua) VẬN HÀNH Cài đặt Cài đặt rộng rãi rộng rãi Chuyển đổi hoàn Đào tạo, Hỗ trợ, Xem thành xét Hệ thống có dùng? (Người dùng) KIỂM THỬ HỆ THỐNG Kiểm thử Hệ thống Báo cáo (Thông qua Chất lượng) Báo cáo (Người Dùng thông qua) Báo cáo Đào tạo Kế hoạch Hỗ trợ (Người dùng thông qua) Xem xét Báo cáo hoàn thành dự án 1.3 CÁC BÊN THAM GIA TRONG MỘT DỰ ÁN Các bên tham gia (liên quan) tất có liên quan bị ảnh hưởng hoạt động dự án, cụ thể: Có lợi ích nghiệp vụ kết dự án Liên quan trực tiếp tới dự án Đóng góp nguồn lực cho dự án Các bên liên quan dự án có lợi ích, nhu cầu ưu tiên khác Họ có quan điểm khác việc dự án cố gắng hồn thành Do đó, việc xác định bên liên quan dự án sớm tốt, đặc biệt giai đoạn xây dựng ý tưởng Bài giảng: Quản lý dự án phần mềm Xem qua bên liên quan chưa lộ diện rủi ro lớn đến việc tổ chức thực dự án Thông thường, dự án, bên tham gia bao gồm: Nhà tài trợ: + Chịu trách nhiệm cuối thành công dự án Nhà tài trợ có trách nhiệm ký kết hồn tất tài liệu lập kế hoạch yêu cầu thay đổi + Đồng thời cho phép nhóm quản lý dự án sử dụng nguồn lực, bảo vệ cố vấn cho nhóm quản lý dự án + Trong q trình thực dự án, nhà tài trợ có thêm trách nhiệm xem xét lại tiến trình chất lượng, cắt băng khai trương, khánh thành, ký công bố điều lệ dự án Nhà quản lý dự án (giám đốc dự án): + Làm việc với đối tượng liên quan để định nghĩa dự án + Lập kế hoạch, xếp lịch trình dự thảo ngân sách hoạt động dự án với đội ngũ ban đầu; huy nhóm dự án thực thi kế hoạch + Giám sát hiệu hoạt động thực hoạt động hiệu chỉnh + Thường xuyên thông báo cho nhà tài trợ đối tượng liên quan dự án: đưa yêu cầu trình bày thay đổi phạm vi + Đóng vai trị người trung gian nhóm dự án đối tượng liên quan Nhà quản lý chức năng: Các nhà quản lý chịu ảnh hưởng hoạt động hay kết dự án + Kiểm sốt đóng góp nguồn lực cho dự án (con người, trang thiết bị …) + Có thể có yêu cầu trái ngược với kết dự án + Trong số trường hợp cấp nhà quản lý dự án Khách hàng: Trong trường hợp nhà tài trợ đơn vị triển khai sản phẩm dự án nhà tài trợ khách hàng Đối tượng có nhiệm vụ sau: + Nhận đầu dự án + Thanh toán cho đầu dự án + Xác định nhu cầu cho đầu dự án + Có thể nhiều công ty hay cá nhân với đặc điểm yêu cầu trái ngược Nhà cung cấp: Một dự án thường bao gồm nhiều hạng mục khác nhau, có hạng mục xem xét yêu tố khả thi, nhà tài trợ định mua Nhà cung cấp có trách nhiệm cung cấp thiết bị, sản phẩm hay dịch vụ cần thiết phục vụ cho hoạt động dự án thơng qua hình thức hợp đồng, để đảm bảo dự án đạt mục tiêu đề 1.4 ẢNH HƯỞNG CỦA MÔI TRƯỜNG ĐẾN CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ DỰ ÁN 1.4.1 Quản lý vĩ mơ Quản lý vĩ mơ cịn gọi quản lý nhà nước dự án bao gồm tổng thể Bài giảng: Quản lý dự án phần mềm biện pháp vĩ mô tác động đến yếu tố trình hình thành, thực kết thúc dự án Trong trình triển khai dự án, nhà nước ln theo dõi chặt chẽ, định hướng chi phối hoạt động dự án nhằm đảm bảo cho dự án đóng góp tích cực gián tiếp hay trực tiếp vào phát triển kinh tế - xã hội Những công cụ quản lý vĩ mơ nhà nước bao gồm sách, kế hoạch, quy hoạch sách tài chính, tiền tệ, tỷ giá, lãi suất, sách đầu tư, sách thuế, … 1.4.2 Quản lý vi mô hoạt động dự án Quản lý dự án tầm vi mô quản lý hoạt động cụ thể dự án Nó bao gồm nhiều khâu cơng việc lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát, … hoạt động dự án Quản lý dự án bao gồm hàng loạt vấn đề quản lý thời gian, chi phí, nguồn nhân lực, chất lượng, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán, … Quá trình quản lý thực suốt giai đoạn từ chuẩn bị đầu tư đến giai đoạn vận hành kết dự án Theo đối tượng quản lý, quản lý dự án bao gồm lĩnh vực cần xem xét, nghiên cứu là: Lập kế hoạch tổng thể: Lập kế hoạch cho dự án trình tổ chức dự án theo trình tự logic, chi tiết hóa mục tiêu dự án thành công việc cụ thể hoạch định chương trình thực cơng việc nhằm đảm bảo lĩnh vực quản lý khác dự án kết hợp cách xác đầy đủ Quản lý phạm vi: Là việc xác định phạm vi, giám sát việc thực mục đích, mục tiêu dự án, xác định cơng việc thuộc dự án cần phải thực hiện, cơng việc nằm ngồi phạm vi dự án Quản lý thời gian: Là việc lập kế hoạch, phân phối giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hồn thành dự án Nó rõ công việc phải kéo dài bao lâu, bắt đầu, kết thúc toàn dự án kéo dài bao lâu, phải hoàn thành Quản lý chi phí: Là trình dự tốn kinh phí, giám sát thực chi phí theo tiến độ cho cơng việc tồn dự án Cụ thể tổ chức, phân tích số liệu, báo cáo thơng tin chi phí Quản lý chất lượng: Là trình triển khai giám sát tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực dự án, đảm bảo chất lượng kết dự án phải đáp ứng mong muốn nhà tài trợ (chủ đầu tư) Quản lý nguồn nhân lực: Là trình hướng dẫn, phối hợp nỗ lực thành viên tham gia dự án vào việc hồn thành mục tiêu dự án Nó cho thấy việc sử dụng lực lượng lao động dự án hiệu đến đâu? Quản lý thông tin (truyền thơng): Là q trình bảo đảm dịng thơng tin thơng suốt, nhanh chóng xác thành viên dự án với cấp quản lý, tổ nhóm quản lý dự án Thơng qua quản lý thơng tin trả lời câu hỏi: cần thông tin dự án? mức độ chi tiết? nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họ cách nào? Quản lý rủi ro: Là việc nhận diện nhân tố rủi ro dự án, sử dụng phương pháp định tính, định lượng để xác đinh tính chất, mức độ rủi ro có kế hoạch đối phó quản lý loại rủi ro Bài giảng: Quản lý dự án phần mềm Quản lý hợp đồng hoạt động mua sắm: Là trình lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa dịch vụ; thương lượng với họ, quản lý hợp đồng điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ nhằm giải vấn đề: cách cung cấp hàng hóa, vật liệu cần thiết cho dự án? tiến độ cung cấp, chất lượng cung cấp đến đâu? Lập kế hoạch tổng thể: - Lập kế hoạch - Thực kế hoạch - Quản lý thay đổi Quản lý phạm vi: - Xác định phạm vi dự án - Lập kế hoạch phạm vi - Quản lý phạm vi thay đổi Quản lý thời gian: - Xác định cơng việc - Dự tính thời gian - Quản lý tiến độ Quản lý chi phí: - Lập kế hoạch nguồn lực - Tính tốn chi phí, lập dự tốn - Quản lý chi phí Quản lý chất lượng: - Lập kế hoạch chất lượng - Đảm bảo chất lượng - Quản lý chất lượng Quản lý nguồn nhân lực: - Lập kế hoạch nhân lực, tiền lương - Tuyển dụng, đào tạo - Phát triển nhóm Quản lý thông tin: - Lập kế hoạch quản lý thông tin - Xây dựng kênh quy chế chia sẻ thông tin - Báo cáo tiến độ Quản lý hoạt động cung ứng, mua bán: - Kế hoạch cung ứng - Lựa chọn nhà cung cấp, tổ chức đầu thầu - Quản lý hợp đồng, tiến độ cung ứng Quản lý rủi ro: - Xác định rủi ro - Đánh giá mức độ rủi ro - Xây dựng kế hoạch quản lý, phịng ngừa Hình 1-2 Lĩnh vực quản lý dự án 1.5 CÁC KIẾN THỨC, KỸ NĂNG CẦN THIẾT TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN Phần lớn kiến thức cần thiết để quản lý dự án kiến thức riêng ngành QLDA Ngoài ra, Người quản trị dự án cịn phải có kiến thức kinh nghiệm trong: Quản lý tổng quát Lãnh vực ứng dụng dự án Các kỹ cần thiết nhà quản lý dự án: Kỹ lãnh đạo: Lãnh đạo kỹ để nhà quản lý dự án đạo, định hướng, khuyến khích phối hợp thành viên nhóm thực dự án Đây kỹ quan trọng Nó địi hỏi nhà quản lý dự án có phẩm chất cần thiết, có quyền lực định để thực thành công mục tiêu dự án Kỹ lập kế hoạch kiểm soát dự án: Nhà quản lý dự án phải người chịu trách nhiệm kế hoạch tổng thể trước nhà tài trợ khách hàng Vì vậy, nhà quản lý dự án phải có kỹ lập lịch trình dự án xác định tiêu chí để đánh giá cơng việc hoàn thành Đồng thời, nhà quản lý dự án phải biết thiết lập quy trình hệ thống để đánh giá kiểm sốt mức độ thành cơng bảng kế hoạch 10 Bài giảng: Quản lý dự án phần mềm tiện thông tin đại chúng thông báo tờ thông tin đấu thầu trang Web đấu thầu nhà nước, Bộ, ngành, địa phương khoảng thời gian định theo quy định pháp luật đấu thầu hành trước ngày phát hành hồ sơ mời thầu Đấu thầu hạn chế: Là hình thức đấu thầu mà bên mời thầu mời số hữu hạn nhà thầu có đủ kinh nghiệm lực tham gia Hình thức cần xem xét, lựa chọn trường hợp sau: + Trên thị trường có số nhà thầu đáp ứng yêu cầu gói thầu + Do nguồn vốn sử dụng yêu cầu phải đấu thầu hạn chế + Do tình hình cụ thể gói thầu mà việc đấu thầu hạn chế có lợi Chỉ định thầu: hình thức chọn trực tiếp nhà thầu đáp ứng yêu cầu gói thầu để thương thảo hợp đồng Khi định thầu xong phải xác định nội dung sau: lý định thầu; kinh nghiệm lực mặt kỹ thuật, tài nhà thầu đề nghị định thầu; giá trị khối lượng người có thẩm quyền cấp có thẩm quyền phê duyệt làm định thầu Chào hàng cạnh tranh: hình thức áp dụng cho gói thầu mua sắm hàng hóa có giá trị tỷ đồng Mỗi gói thầu phải có chào hàng nhà thầu khác sở yêu cầu chào hàng Bên mời thầu Việc gửi chào hàng thực cách gửi trực tiếp, fax, đường bưu điện phương tiện khác Mua sắm trực tiếp: áp dụng trường hợp bổ sung hợp đồng cũ thực xong (dưới năm) hợp đồng thực có nhu cầu tăng thêm số lượng hàng hóa khối lượng cơng việc mà trước tiến hành đấu thầu, phải đảm bảo không vượt mức giá đơn giá hợp đồng ký trước Trước ký hợp đồng, nhà thầu phải chứng minh có đủ lực kỹ thuật tài để thực gói thầu Mua sắm đặc biệt: hình thức áp dụng ngành đặc biệt mà khơng có qui định riêng khơng thể đấu thầu 10.3.3 Tổ chức đấu thầu Quy trình đấu thầu bao gồm nội dung chuẩn bị đấu thầu, tổ chức đấu thầu, xét thầu, thẩm định phê duyệt hồ sơ trúng thầu, công bố trúng thầu, thương thảo hợp đồng ký kết hợp đồng: 182 Bài giảng: Quản lý dự án phần mềm Hình 10-1 Sơ đồ nghiệp vụ tổng quát trình đấu thầu Chuẩn bị đấu thầu: giai đoạn lên kế hoạch đấu thầu cho gói thầu lập hồ sơ mời thầu cho gói thầu 183 Bài giảng: Quản lý dự án phần mềm Hình 10-2 Sơ đồ nghiệp vụ thông báo mời thầu, nhận hồ sơ dự thầu đóng thầu Thực đấu thầu: bao gồm giai đoạn thông báo mời thầu, nhận hồ sơ dự thầu, đóng thầu, mở thầu, xét thầu Các giai đoạn thể hình vẽ 10-3 đây: 184 Bài giảng: Quản lý dự án phần mềm Hình 10-3 Sơ đồ tổng quát giai đoạn thực đấu thầu Kết thúc đấu thầu: sau chọn nhà thầu thực gói thầu, cơng ty nhà thầu trúng thầu thương thảo để hoàn thiện hợp đồng ký hợp đồng Khi lập hợp đồng thầu, nhà thầu phải nộp tiền Bảo lãnh thực hợp đồng để bảo đảm trách nhiệm thực hợp đồng ký Thông tin hợp đồng thầu gồm: mã hợp đồng, tên gói thầu, giá gói thầu ký hợp đồng, ngày khởi cơng, ngày hồn thành, điều kiện thực hiện, ngày ký, địa điểm ký, người lập hợp đồng, đại diện bên A (Người có thẩm quyền công ty), đại diện bên B (Nhà thầu trúng thầu) Hình 10-4 Sơ đồ nghiệp vụ giai đoạn kết thúc đấu thầu 185 Bài giảng: Quản lý dự án phần mềm 10.3.4 Xác định loại hợp đồng Có loại hợp đồng sau: Hợp đồng trọn gói: hợp đồng theo giá khốn gọn, áp dụng cho gói thầu đựơc xác định rõ số lượng, yêu cầu chất lựơng thời gian Hợp đồng chìa khóa trao tay: hợp đồng bao gồm tồn cơng việc thiết kế, cung cấp thiết bị, vật tư xây lắp gói thầu thực thơng qua nhà thầu Chủ nhiệm có trách nhiệm giám sát q trình thực nghiệm thu bàn giao nhà thầu hoàn thành Hợp đồng có điều chỉnh giá: hợp đồng áp dụng cho gói thầu mà thời điểm ký kết hợp đồng không đủ điều kiện xác định xác số lượng khối lượng có biến động lớn giá sách Nhà nước thay đổi hợp đồng có thời gian thực 12 tháng 10.3.5 Quản lý cấp vốn cho gói thầu Cơng tác cấp vốn lựa chọn dạng: Cấp vốn định kỳ: Chia dự án thành giai đoạn để cấp vốn, giai đoạn chia thành nhiều khoảng thời gian để cấp Mỗi giai đoạn có ngày bắt đầu, ngày kết thúc Chỉ lập kế hoạch cấp vốn cho giai đoạn tại, hết giai đoạn lập kế hoạch cấp vốn cho giai đoạn Cấp vốn theo giá cố định: Chia việc cấp vốn thành giai đoạn theo kiện cấp dự án bắt đầu, dự án kết thúc, hạng mục bắt đầu, … với số tiền xác định theo kế hoạch cấp vốn Cấp vốn theo bút toán: Cũng chia việc cấp vốn thành giai đoạn theo kiện dự án hình thức cấp vốn theo giá cố định khác biệt trước số tiền cấp Số tiền cấp nhà thầu yêu cầu dựa tính tốn chi phí phát sinh sau lần cấp trước đến thời điểm cấp vốn 10.4 QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG CUNG CẤP Nội dung quản lý hợp đồng Bảo đảm thực hợp đồng Bảo hành Điều chỉnh hợp đồng Thanh toán hợp đồng Giám sát thực hiện, nghiệm thu, lý hợp đồng 10.4.1 Nội dung quản lý hợp đồng Quản lý hợp đồng trình lựa chọn, thương lượng, quản lý hợp đồng điều hành việc mụa bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ…cần thiết cho dự án Quản lý hợp đồng nhằm đảm bảo thực nhà thầu đáp ứng yêu 186 Bài giảng: Quản lý dự án phần mềm cầu giao kèo theo hợp đồng Hợp đồng văn có tính pháp lý cao nhất, nhà làm hợp đồng phải chịu trách nhiệm pháp lý việc lập quản lý hợp đồng Nhiều giám đốc dự án phớt nờ giao ước (covenant) hợp đồng, điều dẫn tới hậu nghiêm trọng 10.4.2 Bảo đảm thực hợp đồng Nhà thầu trúng thầu phải thực biện pháp bảo đảm thực hợp đồng trước hợp đồng có hiệu lực, trừ lĩnh vực đấu thầu cung cấp dịch vụ tư vấn hình thức tự thực Giá trị bảo đảm thực hợp đồng quy định hồ sơ mời thầu tối đa 10% giá hợp đồng; trường hợp để phòng ngừa rủi ro cao giá trị bảo đảm thực hợp đồng phải cao không 30% giá hợp đồng phải người có thẩm quyền cho phép Thời gian có hiệu lực bảo đảm thực hợp đồng phải kéo dài chuyển sang thực nghĩa vụ bảo hành (nếu có) Nhà thầu không nhận lại bảo đảm thực hợp đồng trường hợp từ chối thực hợp đồng sau hợp đồng có hiệu lực 10.4.3 Bảo hành Hợp đồng có nội dung mua sắm hàng hóa, xây lắp phải quy định bảo hành Thời hạn bảo hành, mức tiền bảo hành nội dung khác bảo hành quy định hợp đồng phải theo quy định pháp luật 10.4.4 Điều chỉnh hợp đồng Việc điều chỉnh hợp đồng áp dụng hình thức hợp đồng theo đơn giá, hình thức hợp đồng theo thời gian thực theo quy định sau đây: Trường hợp Nhà nước thay đổi sách thuế, tiền lương ảnh hưởng trực tiếp đến giá hợp đồng điều chỉnh theo sách kể từ thời điểm sách có hiệu lực; Trường hợp có khối lượng, số lượng tăng giảm trình thực hợp đồng phạm vi hồ sơ mời thầu không lỗi nhà thầu gây việc tính giá trị tăng giảm phải vào đơn giá hợp đồng; Trường hợp giá nhiên liệu, vật tư, thiết bị nêu hợp đồng Nhà nước kiểm soát có biến động lớn ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hợp đồng phải báo cáo người có thẩm quyền xem xét, định Việc điều chỉnh hợp đồng áp dụng thời gian thực hợp đồng theo hợp đồng ký phải người có thẩm quyền xem xét, định Cơng tác xem xét bao gồm phân tích ảnh hưởng thay đổi đến phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng hàng hóa hay dịch vụ cung cấp Giá hợp đồng sau điều chỉnh không vượt dự tốn, tổng dự tốn giá gói thầu kế hoạch đấu thầu duyệt, trừ trường 187 Bài giảng: Quản lý dự án phần mềm hợp người có thẩm quyền cho phép Trường hợp có phát sinh hợp lý cơng việc ngồi phạm vi hồ sơ mời thầu chủ đầu tư thỏa thuận với nhà thầu ký hợp đồng để tính tốn bổ sung cơng việc phát sinh báo cáo người có thẩm quyền xem xét, định Trường hợp thỏa thuận không thành nội dung cơng việc phát sinh hình thành gói thầu tiến hành lựa chọn nhà thầu theo quy định đấu thầu 10.4.5 Thanh toán hợp đồng Giá hợp đồng điều khoản cụ thể toán ghi hợp đồng sở để chủ đầu tư toán cho nhà thầu 10.4.6 Giám sát thực hiện, nghiệm thu, lý hợp đồng 10.4.6.1 Giám sát thực hợp đồng Giám sát thực hợp đồng thực theo nội dung sau đây: Chủ đầu tư chịu trách nhiệm giám sát nhà thầu việc thực hợp đồng Cá nhân giao nhiệm vụ giám sát thực hợp đồng phải bảo đảm công tâm, trung thực, khách quan, có đủ lực, kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn để thực nhiệm vụ phải chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư trước pháp luật việc thực nhiệm vụ 10.4.6.2 Nghiệm thu hợp đồng Nghiệm thu hợp đồng thực theo nội dung sau đây: Việc nghiệm thu phần hay toàn hợp đồng phải tiến hành phù hợp với nội dung hợp đồng ký kết Cá nhân tham gia vào trình nghiệm thu phải bảo đảm công tâm, trung thực, khách quan, có đủ lực, kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật việc thực nhiệm vụ 10.4.6.3 Thanh lý hợp đồng Công tác lý hợp đồng phải thực xong thời hạn quy định hợp đồng (theo quy định nhà nước 45 ngày kể từ chủ đầu tư nhà thầu hoàn thành nghĩa vụ theo hợp đồng) Nội dung lý hợp đồng bao gồm: Xác minh sản phẩm để xác định tất cơng việc hồn thành thỏa mãn yêu cầu hay không Thực thủ tục hành để cập nhật vào hồ sơ liên quan, đơn vị kế toán, nhằm phản ánh kết cuối Lưu trữ thông tin phục vụ cho dự án tương lai 188 Bài giảng: Quản lý dự án phần mềm TÓM TẮT NỘI DUNG CHƯƠNG Trong chương này, bạn trang bị kiến thức công tác mua sắm quản lý mua sắm dự án CNTT: Xác định danh mục mua sắm Thủ tục mua sắm (lập kế hoạch đấu thầu): Phân chia hạng mục vào gói thầu Xây dựng kế hoạch đấu thầu Lựa chọn nhà cung cấp: Một số kỹ thuật công cụ hoạch định trang thiết bị Giới thiệu đấu thầu Tổ chức đấu thầu Xác định loại hợp đồng Quản lý cấp vốn cho gói thầu Quản lý hợp đồng cung cấp: Nội dung quản lý hợp đồng Bảo đảm thực hợp đồng Bảo hành Điều chỉnh hợp đồng Thanh toán hợp đồng Giám sát thực hiện, nghiệm thu, lý hợp đồng BÀI TẬP KẾT THÚC CHƯƠNG Phạm vi dự án vượt q kinh phí mục mua đắt so với dự liệu ban đầu Lượng dư thừa vượt tổng kinh phí cho dự án Giám đốc dự án nên làm gì? A Khơng thay đổi kinh phí B Tiếp cận đối tượng liên quan dự án để tăng kinh phí C Giảm chi phí phạm vi để khơng vượt q kinh phí D Điều chỉnh mục kinh phí để thu hút chi phí vượt q Quy trình để thay đổi điều khoản hợp đồng ………… hệ thống quản lý thay đổi dự án A Không liên quan tới C Tương tự B Là đầu vào D Tích hợp với Các đánh giá sau hợp đồng quan trọng vì: A Chúng yêu cầu mặt pháp lý nhiều quyền hạn xét xử B Thù lao gắn liền với hiệu nhà thầu C Chúng xác lập sở lịch sử cho lựa chọn nhà thầu 189 Bài giảng: Quản lý dự án phần mềm D Hầu hết hợp đồng u cầu chúng Các gói cơng việc mơ tả trong: A Cấu trúc chi tiết công việc B Quy định công việc C Bảng kê công việc D Kế hoạch dự án cơng việc Chi phí th phòng dùng cho họp dự án ví dụ minh họa cho loại chi phí nào? A Chi phí tất yếu B Chi phí cố định C Chi phí biến động D Chi phí khơng dự kiến Bạn nhận hóa đơn từ nhà thầu hợp đồng giá cố định với lịch trình phải trả gắn liền với việc hồn tất mốc quan trọng Điều quan trọng để duyệt A Các hoạt động tiếp diễn B Số dùng hết C Cơng việc hồn tất D Theo lịch trình Sự tương ứng, thay đổi hợp đồng yêu cầu phải trả ………của quản lý hợp đồng A Sản phẩm C Chức B Công cụ D Đầu vào Một số nhà cung cấp dự án bạn cố gắng tham gia kiểm tra chấp thuận bạn Giám đốc kiểm tra chấp thuận từ chối thực mã (code) cho biết không thực chức đầy đủ để kiểm tra Điều góp phần vào khó khăn này? (Chọn 3) A Hợp đồng khơng rõ ràng tiêu chí hồn tất B Kế hoạch nhà cung cấp không duyệt đầy đủ C Tiến trình nhà cung cấp khơng giám sát đầy đủ D Nhà cung cấp tuân theo quy trình xây dựng khác Giám đốc dự án trải qua bất đồng nhà cung cấp đội dự án Bằng việc điều tra tình hình, giám đốc dự án thấy nhà tài trợ tăng giá ban đầu trí hợp đồng nhu cầu thị trường Phương hướng hành động tốt để giải xung đột này? A Giải thích thỏa thuận giá hợp đồng ảnh hưởng gây dự án, đồng thời thông báo cho đối tượng liên quan dự án B Giải thích với nhà cung cấp họ vi phạm hợp đồng bạn lập kế hoạch tìm kiếm hành động pháp lý 190 Bài giảng: Quản lý dự án phần mềm C Thảo luận với nhà cung cấp quy trình thực trật tự thay đổi để tăng giá D Thảo luận với nhà cung cấp thỏa thuận giá ảnh hưởng dự án, u cầu trình tự thay đổi đồng thời thơng báo cho đối tượng liên quan dự án 10 Một cơng ty định khơng cạnh tranh gói thầu Lý giám đốc đưa hội hoàn tất dự án khung thời gian dự định mong manh Đây chiến lược giải rủi ro nào? E Chấp thuận rủi ro F Tránh rủi ro G Chuyển giao rủi ro H Giảm thiểu rủi ro 191 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ tài liệu Quản lý dự án Cục Ứng dụng CNTT, Bộ Bưu chính, Viễn thơng [2] A Guide to The Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, USA, 1996 192 MỤC LỤC CHƯƠNG MỘT SỐ KIẾN THỨC CƠ SỞ .1 1.1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN: DỰ ÁN, DỰ ÁN CNTT, QUẢN LÝ DỰ ÁN .1 1.1.1 Dự án gì? 1.1.2 Các thuộc tính dự án 1.1.3 Dự án CNTT 1.1.4 Quản lý Dự án gì? .3 1.1.5 Mục tiêu quản lý dự án 1.1.6 Tác dụng quản lý dự án 1.2 CÁC GIAI ĐOẠN CỦA MỘT DỰ ÁN, VÒNG ĐỜI DỰ ÁN (CÁC LĨNH VỰC QUẢN LÝ TRONG DỰ ÁN) 1.3 CÁC BÊN THAM GIA TRONG MỘT DỰ ÁN 1.4 ẢNH HƯỞNG CỦA MÔI TRƯỜNG ĐẾN CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ DỰ ÁN .8 1.4.1 Quản lý vĩ mô .8 1.4.2 Quản lý vi mô hoạt động dự án 1.5 CÁC KIẾN THỨC, KỸ NĂNG CẦN THIẾT TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN 10 CHƯƠNG TÍNH TỔNG THỂ CỦA DỰ ÁN 14 2.1 TRIỂN KHAI KẾ HOẠCH DỰ ÁN 16 2.1.1 Giới thiệu 17 2.1.2 Cấu trúc phân việc 18 2.1.3 Các yếu tố kế hoạch dự án toàn diện 25 2.2 THỰC THI KẾ HOẠCH 28 2.2.1 Giám sát trì .29 2.2.2 Giám sát dự án cách đặn .30 2.3 KIỂM SOÁT CÁC THAY ĐỔI TỔNG THỂ 31 2.3.1 Nguyên tắc quản lý thay đổi .32 2.3.2 Vị trí quy trình kiểm sốt quy trình dự án 34 2.3.3 Kỹ thuật kiểm soát 36 CHƯƠNG PHẠM VI HOẠT ĐỘNG CỦA DỰ ÁN .40 3.1 KHỞI THẢO 40 3.1.1 Ràng buộc tam giác 41 3.1.2 Tam giác thép IT .41 3.1.3 Ma trận trách nhiệm 43 3.1.4 Tính tăng trưởng dự án .44 3.1.5 Kế hoạch dự án tích hợp .45 3.2 LẬP KẾ HOẠCH .46 3.2.1 Thảo quy định phạm vi dự án .46 3.2.2 Thảo điều lệ dự án 49 3.2.3 Thảo bảng kê công việc (Statement Of Work - SOW) .51 3.3 QUY ĐỊNH VÀ KIỂM SOÁT PHẠM VI DỰ ÁN 55 3.3.1 Các yếu tố quy định phạm vi 55 3.3.2 Mở rộng phạm vi 56 3.3.3 Kiểm soát thay đổi 56 3.3.4 Thay đổi kế hoạch 57 3.3.5 Kiểm soát phạm vi 57 CHƯƠNG THỜI GIAN THỰC HIỆN DỰ ÁN 63 193 4.1 XÁC ĐỊNH CÁC HÀNH ĐỘNG 64 4.1.1 Hành động theo nỗ lực hay thời đoạn .64 4.1.2 Xác lập mốc quan trọng .65 4.1.3 Các dự án theo lịch trình so với dự án theo nguồn lực 65 4.1.4 Thành lập nguyên tắc ước lượng thời gian 67 4.2 ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN CHO CÁC HÀNH ĐỘNG (XÂY DỰNG ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN) 68 4.2.1 Các kỹ thuật ước lượng thời gian .68 4.2.2 Một số hướng dẫn trợ giúp ước lượng thời gian cho dự án CNTT 71 4.2.3 Một số phương pháp ước lượng khác 73 4.3 TRIỂN KHAI LỊCH TRÌNH .75 4.3.1 Các thành phần giá trị thu 75 4.3.2 Chi phí 76 4.3.3 Biểu đồ theo dõi Gantt 76 4.3.4 Tính tốn giá trị thu 77 4.4 KIỂM SỐT LỊCH TRÌNH .78 4.4.1 Sử dụng thông tin cập nhật lịch trình dự án 78 4.4.2 Cập nhật lịch trình 78 CHƯƠNG CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN 83 5.1 LẬP KẾ HOẠCH VỀ NGUỒN TÀI NGUYÊN .83 5.1.1 Nguyên tắc ước lượng chi phí 84 5.1.2 Chi phí nguyên vật liệu 85 5.1.3 Chi phí sở vật chất 85 5.2 ƯỚC TÍNH CHI PHÍ 86 5.2.1 Ước lượng quy 86 5.2.2 Ước tính sử dụng kết chào thầu 87 5.2.3 Thông tin lịch sử hay sở liệu dự án 87 5.2.4 Ước lượng theo giai đoạn 88 5.2.5 Ước lượng theo tham số .89 5.2.6 Ước lượng lên 90 5.2.7 Ước lượng xuống 91 5.2.8 Độ tin cậy ước lượng .92 5.3 DỰ TỐN NGÂN SÁCH CHO CÁC CHI PHÍ (KẾ TOÁN DỰ ÁN) .94 5.4 KIỂM SỐT CHI PHÍ .95 5.4.1 Theo dõi kinh phí qua tiêu 95 5.4.2 Kiểm sốt - điều chỉnh phí 96 5.4.3 Tiến hành cập nhật kinh phí .97 CHƯƠNG CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN 103 6.1 XÁC ĐỊNH CHẤT LƯỢNG CỦA DỰ ÁN 105 6.2 ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG 107 6.2.1 Biến động chất lượng 107 6.2.2 Tầm quan trọng biến động 109 6.2.3 Phân tích nguyên nhân sâu xa 109 6.2.4 Thủ tục quản lý chất lượng dự án .109 6.2.5 Kiểm định chất lượng .111 6.2.6 Kế hoạch kiếm thử (Testing Plan): 112 6.3 KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN 113 194 6.3.1 Biểu đồ .113 6.3.2 Phân tích Pareto (Pareto Analysis) 114 6.3.3 Quản lý cấu hình .116 6.3.4 Định luật Parkinson 117 CHƯƠNG NGUỒN NHÂN LỰC CỦA DỰ ÁN 122 7.1 XÁC ĐỊNH CƠ CẤU TỔ CHỨC 122 7.1.1 Các dạng tổ chức 122 7.1.2 Chức cấu trúc tổ chức 123 7.1.3 Biểu đồ tổ chức .124 7.1.4 Các đối tượng liên quan dự án 125 7.2 TỔ CHỨC ĐỘI DỰ ÁN 126 7.2.1 Lãnh đạo tổ chức 126 7.2.2 Các kỹ cần thiết .129 7.2.3 Các chi tiết xây dựng đội dự án 130 7.2.4 Hậu cần cho đội dự án 130 7.2.5 Xây dựng hỗ trợ đội dự án 130 7.3 TRIỂN KHAI ĐỘI HÌNH 131 7.3.1 Giai đoạn hình thành 132 7.3.2 Giai đoạn nảy sinh mâu thuẫn 133 7.3.3 Giai đoạn hòa giải 133 7.3.4 Giai đoạn thực 134 7.3.5 Một vài kinh nghiệm phát triển đội dự án 134 CHƯƠNG PHỐI HỢP VỀ MẶT THÔNG TIN 141 8.1 XÁC ĐỊNH THÔNG TIN – THIẾT KẾ KẾ HOẠCH TRAO ĐỔI THÔNG TIN 141 8.1.1 Yêu cầu trao đổi thông tin 142 8.1.2 Lập kế hoạch truyền thông – kế hoạch trao đổi thông tin 144 8.2 PHÂN PHỐI THÔNG TIN - XÁC ĐỊNH CÁC KÊNH TRAO ĐỔI THÔNG TIN .146 8.3 BÁO CÁO HIỆU QUẢ DỰ ÁN 149 8.4 TỔNG HỢP THÔNG TIN QUẢN LÝ 150 8.4.1 Báo cáo kết thúc dự án .151 8.4.2 Nghiệm thu thức kết dự án .151 8.4.3 Các học rút 152 CHƯƠNG CÁC RỦI RO CỦA DỰ ÁN 157 9.1 XÁC ĐỊNH RỦI RO 158 9.1.1 Nhận biết rủi ro .158 9.1.2 Chiến lược quản lý rủi ro 159 9.1.3 Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro 162 9.2 ĐỊNH LƯỢNG RỦI RO 164 9.2.1 Bản chất rủi ro 164 9.2.2 Tỷ lệ rủi ro – Thành công 165 9.2.3 Phân tích định tính 166 9.2.4 Phân tích định lượng .167 9.2.5 Báo cáo ảnh hưởng 169 9.2.6 Đánh giá rủi ro 171 9.3 GIẢM THIỂU RỦI RO (KẾ HOẠCH ĐỐI PHÓ RỦI RO) 171 9.3.1 Các biện pháp đối phó 171 9.3.2 Kế hoạch dự phòng (Contingency Planning) 172 195 9.4 KIỂM SOÁT RỦI RO 173 CHƯƠNG 10 VIỆC MUA SẮM TRONG DỰ ÁN 176 10.1 XÁC ĐỊNH DANH MỤC MUA SẮM (LẬP KẾ HOẠCH MUA SẮM) .178 10.2 THỦ TỤC MUA SẮM (LẬP KẾ HOẠCH ĐẤU THẦU) 179 10.2.1 Phân chia hạng mục vào gói thầu 179 10.2.2 Xây dựng kế hoạch đấu thầu 179 10.3 LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP 180 10.3.1 Một số kỹ thuật công cụ hoạch định trang thiết bị .180 10.3.2 Giới thiệu đấu thầu 181 10.3.3 Tổ chức đấu thầu 182 10.3.4 Xác định loại hợp đồng 186 10.3.5 Quản lý cấp vốn cho gói thầu 186 10.4 QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG CUNG CẤP .186 10.4.1 Nội dung quản lý hợp đồng 186 10.4.2 Bảo đảm thực hợp đồng 187 10.4.3 Bảo hành 187 10.4.4 Điều chỉnh hợp đồng 187 10.4.5 Thanh toán hợp đồng 188 10.4.6 Giám sát thực hiện, nghiệm thu, lý hợp đồng 188 TÀI LIỆU THAM KHẢO 192 MỤC LỤC 193 196 ... dự án như: Các khái niệm bản: dự án, dự án CNTT, quản lý dự án? Dự án Các thuộc tính dự án Phân biệt dự án CNTT Khái niệm quản lý dự án Mục tiêu quản lý dự án Tác dụng quản lý dự án. .. động 1.1.3 Dự án CNTT CNTT = Phần cứng + Phần mềm, tích hợp phần cứng, phần mềm người Dự án CNTT = dự án liên quan đến phần cứng, phần mềm, mạng Thí dụ dự án CNTT: Dự án xây dựng hệ thống... án Các giai đoạn dự án, vòng đời dự án? giai đoạn quản lý dự án quy trình tổ chức thực lặp lặp lại giai đoạn dự án Các bên tham gia dự án? 11 Bài giảng: Quản lý dự án phần mềm Ảnh hưởng môi