Đang tải... (xem toàn văn)
Bài giảng Quản lý dự án - Chương 4: Hoạch định và lập tiến độ dự án thông tin đến người học gồm bốn nội dung đó là hoạch định dự án, công cụ hoạch định và lập tiến độ, điều chỉnh tiến độ dự án, điều hòa nguồn lực.
15/8/2014 Chương 4: HOẠCH ĐỊNH VÀ LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN Hoạch định dự án Công cụ hoạch định lập tiến độ Điều chỉnh tiến độ dự án Điều hòa nguồn lực GV: NGUYEN Thi Duc Nguyen, PhD SUCCESS! Select a dream Use your dream to set a goal Create a plan Consider resources Enhance skills and abilities Spend time wisely Start! Get organized and go (Roger E Allen and Stephen D Alllen, Winnie-the-Pooh on Success) CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 15/8/2014 HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN CHU TRÌNH CỦA MỘT DỰ ÁN CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 15/8/2014 GIỚI THIỆU VỀ HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN HOẠCH ĐỊNH Là chức quản lý Là trình dự báo vấn đề, ảnh hưởng kiện xảy nỗ lực kiểm soát chất/ xu hướng thay đổi định hành động để đạt kết quả/mục tiêu mong muốn HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN Quá trình định trước hành động thực môi trường dự báo để hoàn thành mục tiêu dự án HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN NẾU KHÔNG HOẠCH ĐỊNH? Khơng thể kiểm sốt Khó đối phó với thay đổi mơi trường Bạn làm gì, nếu: • Muốn lập nhóm thi Robocon? • Muốn tở chức tham quan nhà máy? • Lập nhóm Sinh viên NCKH? • Tở chức đêm văn nghệ cho Khoa? NỘI DUNG HOẠCH ĐỊNH: CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD oCái gì? Ai? oKhi nào? Thế nào? oBằng gì? Thời gian? oChi phí? … https://fb.com/tailieudientucntt 15/8/2014 MỤC ĐÍCH CỦA HOẠCH ĐỊNH Phân tích Phạm vi, cách thực công việc, nguồn tài nguyên cần thiết Dự báo Các khó khăn, phịng ngừa rủi ro Thiết lập nguồn lực Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực sẵn có Phối hợp kiểm soát Cơ sở hợp tác đối tác dựa ước tính & kiểm sốt thời gian/ chi phí Cung cấp liệu Lưu trữ cho dự án tương lai TẠI SAO CẦN HOẠCH ĐỊNH? Đảm bảo đạt mục tiêu Đảm bảo trình tự cơng việc Xác định thời gian, chi phí, yêu cầu chất lượng Nâng cao hiệu sử dụng nguồn lực Giúp việc kiểm soát theo dõi Tăng cường giao tiếp/ phối hợp Khuyến khích, động viên Huy động vốn Cung cấp liệu Hầu hết khó khăn dự án gặp phải thiếu kế hoạch lập kế hoạch không CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 15/8/2014 LỢI ÍCH CỦA VIỆC HOẠCH ĐỊNH Lợi ích nhà thầu Biết rõ công việc, tránh thực bừa bãi Ngăn ngừa tổn thất tiền bạc Dự báo cung cấp lao động Đảm bảo thông báo công bố, giao hàng hạn, nơi, số lượng Hỗ trợ việc điều phối thầu phụ Xác định rõ giai đoạn khác dự án Cung cấp tiêu chuẩn đo lường công việc Cung cấp thông tin cho việc kiểm sốt hợp đồng tương lai LỢI ÍCH CỦA VIỆC HOẠCH ĐỊNH Lợi ích khách hàng Biết thời gian cần thiết để xây dựng Xem xét hiệu vốn đầu tư theo tiến triển dự án 10 CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 15/8/2014 LỢI ÍCH CỦA VIỆC HOẠCH ĐỊNH Lợi ích kiến trúc sư/ kỹ sư Dự báo tốc độ tiến triển hoạt động dựa thơng tin nhà thầu cung cấp 11 LỢI ÍCH CỦA VIỆC HOẠCH ĐỊNH Lợi ích đối tác liên quan Đối tác liên quan: nhà tư vấn, nhà thầu phụ, chuyên gia, nhà cung cấp, quan địa phương Biết giai đoạn dự án, công việc thực 12 CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 15/8/2014 CHI PHÍ CỦA VIỆC HOẠCH ĐỊNH Lĩnh vực CP Hoạch định/ Tổng CP dự án (%) Ngành công nghiệp hóa dầu Những dự án thường xuyên thay đổi thiết kế, địi hỏi nhà hoạch định làm việc tồn phần công trường Những dự án công nghiệp phức hợp Những dự án xây dựng phức tạp Những dự án thiết kế với thay đổi sau hợp đồng 2–4 1–2 0.5 13 13 AI LẬP KẾ HOẠCH? Kế hoạch thiết lập Cho Mục đích Bởi Phạm vi kế hoạch Phạm vi c.trình Phạm vi t.gian Đơn vị t.gian Mức độ chi tiết K h c h H n g Chính phủ Chính quyền địa phương DN nhà nước GĐ dự án Hoạch định quản lý Tổng quan dự án Chương trình dự án phác thảo Toàn dự án Tháng Thấp DN tư nhân GĐ dự án Hoạch định tài Tổng quan dự án Chương trình dự án phác thảo Tồn dự án Tháng Thấp N h Nhà quản lý dự án Nhà QLDA Phối hợp thiết kế xây dựng Thiết kế, cung cấp tài liệu, ký hợp đồng, xây dựng, bảo trì, chuyển giao Đại cương chi tiết chung Thiết kế dự án xây dựng Tuần Thấp – Trung bình Nhà thầu NV nhà thầu Kế hoạch mời thầu Kế hoạch công việc Các hoạt động chi tiết Đánh giá kế hoạch mời thầu Chương trình xây dựng Giai đoạn xây dựng Tuần Trung bình Kỹ thuật NV nhà thầu Kế hoạch hợp đồng Kế hoạch công việc Nhà thầu Nhà thầu phụ Đại diện KT NV nhà thầu Kế hoạch nguồn lực Công việc, hạng mục c.trình, NVL… Chương trình ngắn hạn – 10 tuần Ngày Trung bình – Cao Đốc cơng Đội trưởng thi cơng NV nhà thầu Chi tiết bố trí cơng trình/nguồn lực Cơng việc, nhân lực, giám sát sử dụng Chương trình hàng tuần 1–2 tuần Nửa ngày Q u ả n L ý CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD Cao 14 14 https://fb.com/tailieudientucntt 15/8/2014 CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN Xác định mục tiêu Làm chi tiết thiết kế dự án Xác định công việc Tổ chức Kế hoạch nguồn lực tài Lập tiến độ Kế hoạch kiểm soát 15 XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU Tiêu chuẩn SMART: Cụ thể (Specific) Đo (Measurable) Phân công (Assignable) Thực tiễn (Realistic) Hạn chế thời gian (Time-bound) 16 CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 15/8/2014 XÁC ĐỊNH CÔNG VIỆC Xác định phạm vi dự án Xác định mơ tả hoạt động dự án Mô tả kết dự án Dự tính thời gian, ngân sách nguồn lực cần thiết khác Xác định tiêu chuẩn nghiệm thu dự án Cơng cụ: Cấu trúc phân tích cơng việc hay cấu trúc phân việc -WBS (Work Breakdown Structure) 17 XÁC ĐỊNH CÔNG VIỆC CẤU TRÚC PHÂN VIỆC (WBS) WBS dạng sơ đồ khối Dự án A A1 A2 B A3 C An 18 CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 15/8/2014 XÁC ĐỊNH CÔNG VIỆC CẤU TRÚC PHÂN VIỆC (WBS) WBS dạng liệt kê 1.0.0 Dự án 1.1.0 Công tác A 1.1.1 A1 1.1.2 A2 1.1.3 … 1.2.0 Công tác B 1.2.1 B1 1.2.2 B2 1.2.3 … 1.3.0 Công tác C 1.3.1 C1 1.3.2 … => WBS công quan trọng sở cho tất bước lập kế hoạch kiểm soát 19 XÁC ĐỊNH CÔNG VIỆC CẤU TRÚC PHÂN VIỆC (WBS) Mục đích WBS phương pháp xác định có hệ thống công việc dự án cách chia nhỏ dự án thành công việc nhỏ dần với mục đích: Tách dự án thành công việc chi tiết, cụ thể Xác định tất cơng việc Cho phép ước tính nguồn lực, thời gian, chi phí yêu cầu kỹ thuật khác cách hệ thống Phân chia trách nhiệm thực cụ thể, hợp lý 20 CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 10 15/8/2014 VÍ DỤ: SƠ ĐỒ MẠNG 89 BÀI TẬP Xác định EO, LO, LS sơ đồ mạng dự án sau: E A C CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD F B H J G I https://fb.com/tailieudientucntt 45 15/8/2014 BÀI TẬP A,8 C,3 b) c) d) G,5 E,6 B,10 H,3 a) D,7 F,7 Xác định đường găng ? Xác định thời gian hồn thành dự án? Cơng tác B D thực trễ hay khơng? Nếu có trễ ngày? Chuyển sơ đồ CPM thành sơ đồ Gantt 91 91 PHƯƠNG PHÁP PERT Thời gian lạc quan a thời gian hồn thành cơng tác điều kiện tốt Thời gian bi quan b thời gian hoàn thành công tác điều kiện xấu Thời gian thực m thời gian hồn thành cơng tác điều kiện bình thường a≤m≤b 92 CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 46 15/8/2014 PHÂN PHỐI BETA Xác suất Xác suất xảy ‘a’ 1% a Xác suất xảy ‘b’ 1% m b 93 93 PHƯƠNG PHÁP PERT (tt) Thời gian kỳ vọng te te = a 4m b te = 2a 3b Nếu xác định m Phương sai thời gian thực công tác tij b-a s = 2 ij Phương sai toàn công tác s = s ij2 CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 94 47 15/8/2014 PHÂN PHỐI BETA-tt At the 99.7% level 1% 1% a m te b s = (b - a)/6 ij PHÂN PHỐI BETA-tt At the 95% level 5% 5% a m te b s = (b - a)/3.3 ij CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 48 15/8/2014 PHÂN PHỐI BETA-tt At the 90% level 10% 10% a m te b s = (b - a)/2.6 ij PHƯƠNG PHÁP PERT (tt) Các bước thực phương pháp PERT Vẽ sơ đồ mạng Tính tij σij2 công tác Dùng phương pháp CPM với tij = te để xác định công tác găng đường găng Xác định khả hoàn thành dự án thời gian mong muốn • S – thời gian tối thiểu để hoàn thành dự án điều kiện trung bình • D – thời gian hồn thành dự án mong muốn • σ2 – phương sai tất công tác găng Z= D-S s = D-S s ij 98 CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 49 15/8/2014 THỰC HIỆN PHƯƠNG PHÁP PERT (tt) dạng toán: Biết thời gian mong muốn hồn thành dự án D > tính xác suất hồn thành dự án: Từ D -> tính Z Z= (D - ) s 2 -> tra bảng phân phối chuẩn để xác định p% Biết p%, tính thời gian mong muốn hoàn thành dự án: Từ p% -> tra bảng tìm Z -> tính D D=S+Z*s THỰC HIỆN PHƯƠNG PHÁP PERT Khi D = S Z = p = 0,50 Trên thực tế p = 0.25 - 0.50 Việc hoàn thành dự án xem bình thường Nếu p < 0.25: khơng bình thường Nếu p > 0.50: dự án hồn thành trễ dự định gây lãng phí CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 50 15/8/2014 PHƯƠNG PHÁP PERT (tt) Các thông tin mà phương pháp PERT cung cấp: Thời gian hoàn thành dự án Xác suất hoàn thành dự án thời gian cho sẵn Đường găng công tác găng Nếu công tác găng bị kéo dài, tổng thời gian hồn thành dự án bị kéo dài Các công tác không găng thời gian dự trữ tương ứng Nhà quản lý dự án sử dụng tạm nguồn tài nguyên chúng để xúc tiến toàn dự án Biết tiến độ thực chi tiết thời gian bắt đầu kết thúc công tác 102 CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 51 15/8/2014 VÍ DỤ: SƠ ĐỒ MẠNG/ PERT 103 ĐIỀU CHỈNH TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 104 CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 52 15/8/2014 ĐIỀU CHỈNH SƠ ĐỒ MẠNG THEO THỜI GIAN Khi thời gian mong muốn D nhỏ S???? Các biện pháp rút ngắn thời gian đường găng S: Bố trí thực cơng tác song song thay nối tiếp Phân phối lại tài nguyên: tăng nhân công, tăng lao động, tăng công suất máy… Thay đổi biện pháp kỹ thuật Vấn đề: làm rút ngắn S với chi phí tăng lên nhỏ nhất??? Rút ngắn tiến độ => chi phí tăng lên => Cân đối thời gian chi phí 105 ĐIỀU CHỈNH SƠ ĐỒ MẠNG THEO THỜI GIAN (TT) Các bước thực rút ngắn thời gian S: Ước tính thời gian CP điều kiện bình thường/ rút ngắn Tìm đường găng chuẩn tính tổng CP cơng tác găng Tính chi phí rút ngắn đơn vị thời gian cho tất công tác sơ đồ mạng CP rút ngắn – CP chuẩn CP rút ngắn đơn vị = Tgian chuẩn – Tgian rút ngắn Lựa chọn công tác đường găng mà chi phí rút ngắn đơn vị thời gian nhỏ Cắt giảm thời gian thực công tác theo yêu cầu phạm vi tối đa cho phép Kiểm tra lại đường găng: • • CuuDuongThanCong.com Nếu đường găng cũ cịn tồn tại: lặp lại bước Nếu khơng phải tìm đường găng lặp lại bước GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 106 53 15/8/2014 ĐIỀU CHỈNH TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 107 ĐIỀU CHỈNH TIẾN ĐỘ DỰ ÁN – BT 4.5 108 CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 54 15/8/2014 ĐIỀU CHỈNH SƠ ĐỒ MẠNG THEO THỜI GIAN (TT) Quy trình kéo dài thời gian hoàn thành dự án: Xác định đường găng cơng tác găng Tính chi phí kéo dài thời đoạn tất công tác Trước tiên kéo dài thời gian công tác không nằm đường găng với chi phí kéo dài lớn Kiểm tra lại đường găng Nếu đường găng cũ tồn tại: lặp lại bước Nếu xuất đường găng kéo dài cơng tác đường găng có chi phí lớn lặp lại bước 109 ĐIỀU HÒA NGUỒN LỰC 110 CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 55 15/8/2014 PHÂN BỔ NGUỒN LỰC Khối lượng nguồn lực Khái niệm: trình tính tốn tổng khối lượng nguồn lực công tác dự án thời đoạn thực dự án Mục đích: có hiểu biết chung nhu cầu mà dự án sử dụng nguồn lực công ty Cách xác định nguồn lực: nguồn lực xác định dựa định mức sẵn có dựa kinh nghiệm vận hành 111 ĐIỀU HÒA KHỐI LƯỢNG NGUỒN LỰC 112 CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 56 15/8/2014 RÀNG BUỘC LIÊN QUAN ĐẾN NGUỒN LỰC 113 PHÂN BỔ NGUỒN LỰC (TT) Cân nguồn lực Khái niệm: trình lập thời gian biểu cho công tác cho việc sử dụng nguồn lực cân suốt trình thực dự án Việc cân thực cách dịch chuyển công tác thời gian dự trữ cho phép chúng Mục đích: • Giảm độ dao động việc huy động nguồn lực • Việc sử dụng nguồn lực đặn dẫn đến CP thấp • Việc triển khai dự án ổn định • Giảm bớt cơng sức/ nỗ lực quản lý 114 CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 57 15/8/2014 PHÂN BỔ NGUỒN LỰC (TT) Các bước thực Từ sơ đồ mạng chuyển sang sơ đồ ngang theo phương thức triển khai sớm Vẽ sơ đồ khối lượng nguồn lực Chọn nguồn lực dao động nhiều Dịch chuyển cơng tác có sử dụng nguồn lực thời gian dự trữ chúng để cân việc sử dụng nguồn lực suốt dự án Vẽ lại sơ đồ khối lượng cho tất nguồn lực Chọn nguồn lực lặp lại bước 115 PHÂN BỔ NGUỒN LỰC (TT) 116 CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 58 15/8/2014 Questions? 117 CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 59 ... nước GĐ dự án Hoạch định quản lý Tổng quan dự án Chương trình dự án phác thảo Tồn dự án Tháng Thấp DN tư nhân GĐ dự án Hoạch định tài Tổng quan dự án Chương trình dự án phác thảo Tồn dự án Tháng... - tij = TFij Thời gian dự trữ an toàn Thời gian dự trữ tự Sij ( 2) = LO j - LOi - tij Sij (3) = EO j - EOi - tij Thời gian dự trữ độc lập Sij ( 4) = EO j - LOi - tij 79 CÁC THÔNG SỐ TRÊN... https://fb.com/tailieudientucntt 49 15/8/20 14 THỰC HIỆN PHƯƠNG PHÁP PERT (tt) dạng toán: Biết thời gian mong muốn hồn thành dự án D > tính xác suất hồn thành dự án: Từ D -> tính Z Z= (D - ) s 2 -> tra bảng