Đang tải... (xem toàn văn)
Mời các bạn cùng tham khảo Bài giảng Nguyên lý kế toán - Bài 2: Chu trình kế toán để nắm chi tiết nội dung các kiến thức về chu trình kế toán hoàn chỉnh, từ khâu ghi nhận nghiệp vụ, phân tích nghiệp vụ dựa trên cơ sở các công thức kế toán, cách sử dụng tài khoản kế toán để ghi chép và xử lý thông tin kinh tế, tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính.
Bài 2: Chu trình kế tốn BÀI CHU TRÌNH KẾ TOÁN Hướng dẫn học Để học tốt này, sinh viên cần tham khảo phương pháp học sau: Học lịch trình mơn học theo tuần, làm luyện tập đầy đủ tham gia thảo luận diễn đàn Đọc tài liệu: Giáo trình Ngun lý kế tốn – NXB Tài – TS Phạm Thành Long – TS Trần Văn Thuận Sinh viên làm việc theo nhóm trao đổi với giảng viên trực tiếp lớp học qua email Trang Web môn học Nội dung Bài học giới thiệu chu trình kế tốn hồn chỉnh, từ khâu ghi nhận nghiệp vụ, phân tích nghiệp vụ dựa sở cơng thức kế tốn, cách sử dụng tài khoản kế toán để ghi chép xử lý thông tin kinh tế, tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài Mục tiêu Giúp sinh viên nắm quy trình nghiệp vụ kế tốn Giúp sinh viên phân tích nghiệp vụ kinh tế, biến động đối tượng kế tốn mối quan hệ với cơng thức kế tốn cơng thức kế tốn mở rộng Giúp sinh viên hiểu chất nắm cách sử dụng tài khoản kế toán việc ghi chép xử lý thông tin kinh tế ACC202_Bai2_v1.0013107218 33 Bài 2: Chu trình kế tốn Tình dẫn nhập Ơng Nguyễn Bình Minh vừa thành lập cơng ty TNHH AnCo hoạt động lĩnh vực đại diện sở hữu trí tuệ Cơng ty ơng nhỏ, có nhân viên chuyên tiếp nhận xử lí hồ sơ đăng kí quyền sở hữu trí tuệ với Cục Sở hữu trí tuệ Khách hàng công ty AnCo thường hãng Dược phẩm AnCo đại diện cho hãng Dược phẩm nộp đơn đăng kí nhãn hiệu dược phẩm Cục Sở hữu trí tuệ AnCo thay mặt hãng Dược phẩm làm thủ tục pháp lí nộp lệ phí quốc gia cho Cục Sở hữu trí tuệ Các hãng dược phẩm hoàn trả cho AnCo lệ phí quốc gia kèm theo phí dịch vụ đại diện sở hữu trí tuệ Khách hàng cơng ty AnCo thường hãng Dược phẩm Ông Minh muốn biết kế toán làm để ghi chép q trình hoạt động kinh doanh cơng ty 34 ACC202_Bai2_v1.0013107218 Bài 2: Chu trình kế tốn 2.1 Quy trình nghiệp vụ kế tốn Kế tốn bao gồm ba hoạt động bản: xác định, ghi chép truyền đạt kiện kinh tế tổ chức tới người quan tâm Để bắt đầu quy trình kế tốn, cơng ty phải xác định nghiệp vụ kinh tế liên quan tới hoạt động kinh doanh Các nghiệp vụ kinh tế doanh thu từ sản phẩm gà rán KFC, việc Mobifone cung cấp dịch vụ điện thoại, hay việc cơng ty Hịa Phát trả lương cho nhân viên Khi công ty Mobifone xác định nghiệp vụ kinh tế, họ ghi chép nghiệp vụ để đưa lịch sử hoạt động tài cơng ty Ghi chép bao gồm việc lưu giữ nhật ký ghi lại cách có hệ thống nghiệp vụ theo thứ tự thời gian, tính đơn vị đồng (VND) Mobifone phân loại tóm tắt nghiệp vụ kinh tế trình ghi chép Cuối cùng, Mobifone truyền đạt thơng tin thu thập tới người quan tâm thông qua báo cáo kế toán Loại báo cáo kế tốn thơng dụng báo cáo tài Để thơng tin tài báo cáo có nghĩa, Mobifone báo cáo liệu ghi chép theo quy chuẩn định Ví dụ, Mobifone cộng dồn tất nghiệp vụ cung cấp dịch vụ giai đoạn định ghi tổng số vào báo cáo tài cơng ty Người ta gọi liệu liệu báo cáo dạng tính gộp Bằng cách báo cáo liệu ghi chép dạng tính gộp, quy trình kế tốn đơn giản hóa vơ số nghiệp vụ khiến chuỗi hoạt động trở nên dễ hiểu có nghĩa Một yếu tố quan trọng việc truyền đạt nghiệp vụ kinh tế khả phân tích diễn giải thơng tin báo cáo kế tốn viên Việc phân tích cần phải sử dụng tỉ số, tỉ lệ phần trăm, đồ thị biểu đồ để nhấn mạnh xu hướng mối liên hệ tài tiêu biểu Diễn giải bao gồm việc giải thích cơng dụng, ý nghĩa, hạn chế liệu báo cáo Xác định Ghi chép Truyền đạt Lựa chọn kiện kinh tế (nghiệp vụ) Ghi chép, phân loại tóm tắt Lập báo cáo kế tốn; Phân tích diễn giải cho người sử dụng Hình 2.1: Các hoạt động quy trình kế tốn Quy trình kế tốn bao gồm chức ghi sổ Ghi sổ thường bao gồm việc ghi chép nghiệp vụ kinh tế, phần quy trình kế tốn Kế tốn tồn q trình xác định, ghi chép truyền đạt kiện kinh tế 2.2 Phân tích nghiệp vụ kinh tế phương trình kế tốn Phương trình kế tốn Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu Phương trình kế tốn mở rộng Tài sản = Nợ phải trả + Vốn góp – Rút vốn + Doanh thu – Chi phí ACC202_Bai2_v1.0013107218 35 Bài 2: Chu trình kế tốn Sử dụng phương trình kế tốn Mục đích nghiên cứu: Phân tích ảnh hưởng nghiệp vụ kinh tế tới phương trình kế tốn Nghiệp vụ (nghiệp vụ kinh tế) kiện kinh tế doanh nghiệp kế toán viên ghi chép Nghiệp vụ bên bên ngồi doanh nghiệp Nghiệp vụ bên bao gồm kiện kinh tế công ty công ty khác Chẳng hạn như, KFC mua gà từ nhà cung cấp, trả tiền thuê cửa hàng tháng cho chủ nhà, bán gà rán cho khách hàng Nghiệp vụ bên kiện kinh tế diễn hoàn tồn nội cơng ty Đối với KFC, nghiệp vụ bên việc sử dụng gà để rán, sử dụng dụng cụ để nấu nướng dọn dẹp Các công ty tiến hành nhiều hoạt động nghiệp vụ kinh doanh Ví dụ thuê nhân viên, trả lời điện thoại, trò chuyện với khách hàng, đặt hàng hàng hóa Một vài hoạt động số dẫn tới nghiệp vụ kinh doanh: nhân viên nhận tiền công nhà cung cấp giao hàng hóa theo đơn đặt hàng Cơng ty phải phân tích kiện để xem liệu chúng có ảnh hưởng tới thành phần phương trình kế tốn khơng Nếu có, cơng ty ghi chép giao dịch Sự kiện Mua máy tính Thảo luận thiết kế sản phẩm với khách hàng tiềm Tiêu chuẩn Tình hình tài cơng ty (tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu) có bị thay đổi khơng? Ghi chép/Khơng ghi chép Có Khơng Trả tiền th cửa hàng Có Hình 2.2: Quá trình xác định nghiệp vụ Mỗi nghiệp vụ có tác động kép tới phương trình kế tốn Ví dụ, tài sản tăng lên, tương ứng (1) tài sản khác giảm đi, (2) khoản nợ phải trả cụ thể tăng lên, (3) vốn chủ sở hữu tăng lên Cũng có hai đối tượng bị ảnh hưởng Ví dụ, tài sản tăng 10.000.000đ, tài sản khác giảm 6.000.000đ đồng thời khoản nợ phải trả tăng 4.000.000đ Bất thay đổi khoản thuộc nợ phải trả trái quyền chủ sở hữu có tác động tương tự Phân tích nghiệp vụ Những ví dụ sau nghiệp vụ kinh doanh công ty kinh doanh dịch vụ tin học tháng hoạt động (đơn vị tính 1.000đ) Nghiệp vụ (1) Chủ sở hữu đầu tư vốn Ông Nguyên định mở công ty cung cấp dịch vụ tin học với tên gọi ĐTN Co,.Ltd Ngày 1/9/2012, ông đầu tư 15.000 tiền mặt vào công ty Nghiệp vụ làm tài sản vốn chủ sở hữu tăng lên lượng Phân tích bản: Tài sản dạng tiền mặt tăng 15.000 vốn chủ sở hữu dạng vốn đầu tư tăng 15.000 Phân tích phương trình kế tốn: (1) 36 Tài sản = Tiền mặt = 15.000 = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu Vốn đầu tư + 15.000 ACC202_Bai2_v1.0013107218 Bài 2: Chu trình kế tốn Ta nhận thấy phương trình kế toán cân Lưu ý vốn đầu tư chủ sở hữu không đại diện cho doanh thu, khoản không xét đến xác định thu nhập rịng Do cần phải rõ tăng lên tổng tài sản khoản đầu tư (vốn góp tăng lên) khơng phải doanh thu Nghiệp vụ (2) Mua thiết bị tiền mặt ĐTN chi 7.000 tiền mặt để mua thiết bị máy tính Nghiệp vụ làm tổng tài sản tăng giảm lượng cấu trúc tài sản có thay đổi Tiền mặt giảm 7.000, Thiết bị tăng 7.000 Tác động cụ thể nghiệp vụ tác động tổng hợp hai nghiệp vụ đầu là: Phân tích bản: tiền mặt giảm 7.000 thiết bị tăng 7.000 Phân tích phương trình kế toán: Tài sản Tiền mặt = Thiết bị Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu = Vốn đầu tư 15.000 (2) (7.000) Số dư 8.000 15.000 7.000 + 7.000 = + 15.000 Ta nhận thấy tổng tài sản 15.000 Vốn ông Nguyên giữ nguyên mức 15.000, với lượng vốn đầu tư ban đầu Nghiệp vụ (3) Mua chịu văn phòng phẩm ĐTN mua giấy số đồ dùng khác trị giá 1.600 dự kiến đủ dùng vài tháng từ công ty ANP ANP đồng ý cho ĐTN toán vào tháng 10/2012 Nghiệp vụ khoản mua chịu Tài sản tăng lên nhờ lợi ích kỳ vọng tương lai việc sử dụng giấy đồ dùng đem lại nợ phải trả tăng lên khoản khoản mua chịu cơng ty ANP Phân tích bản: Văn phòng phẩm tăng 1.600 nợ phải trả tăng 1.600 Phân tích phương trình: Tài sản Tiền mặt = VPP Thiết bị 8.000 Vốn chủ sở hữu = Vốn đầu tư 15.000 1.600 8.000 + 7.000 (3) Số dư Nợ phải trả + 1.600 16.600 1.600 + 7.000 = = 1.600 + 15.000 16.600 Tổng tài sản 16.600 Con số tổng 1.600 nợ phải trả 15.000 vốn chủ sở hữu Nghiệp vụ (4) Cung cấp dịch vụ trả tiền mặt Khách hàng mua dịch vụ bảo trì hệ thống máy tính ĐTN trả 1.200 tiền mặt Nghiệp vụ đại diện cho hoạt động tạo doanh thu ĐTN Nên nhớ doanh thu làm tăng vốn chủ sở hữu Phân tích bản: Tiền mặt tăng 1.200 doanh thu (cụ thể doanh thu từ dịch vụ) tăng 1.200 ACC202_Bai2_v1.0013107218 37 Bài 2: Chu trình kế tốn Phân tích phương trình: Tài sản Tiền mặt VPP 8.000 1.600 (4) 1.200 Số dư 9.200 = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu Vốn đầu tư Thiết bị = 7.000 1.600 Doanh thu 15.000 1.200 + 1.600 + 7.000 17.800 = 1.600 + = 15.000 + Doanh thu DV 1.200 17.800 Hai vế phương trình cân 17.800 Doanh thu từ dịch vụ xét đến xác định thu nhập ròng ĐTN Xin lưu ý trình bày chi tiết tài khoản doanh thu chi phí riêng biệt ví dụ Do đó, doanh thu (và chi phí, đề cập sau) tóm tắt cột Doanh thu cột Chi phí Tuy nhiên, việc theo dõi tên danh mục (tài khoản) quan trọng ta cần đến chúng lập báo cáo tài phần sau Nghiệp vụ (5) Mua chịu quảng cáo VTV gửi hóa đơn quảng cáo trị giá 250 cho ĐTN việc tốn hỗn lại sang ngày khác Nghiệp vụ làm tăng nợ phải trả giảm vốn chủ sở hữu Các đối tượng cụ thể có liên quan nợ phải trả chi phí (cụ thể chi phí quảng cáo) Tác động nghiệp vụ tới phương trình sau: Phân tích bản: Nợ phải trả tăng 250, vốn chủ sở hữu giảm 250 chi phí quảng cáo Phân tích phương trình: Tài sản = Tiền mặt VPP Thiết bị 9.200 1.600 7.000 + = 1.600 (5) Số dư Nợ phải trả Vốn chủ sở hữu Vốn đầu tư Doanh thu 15.000 1.200 Chi phí 250 9.200 + 1.600 17.800 + 7.000 = = 1.850 250 + 15.000 + 1.200 – Chi phí QC 250 17.800 Hai vế phương trình cân 17.800 Vốn chủ sở hữu giảm ĐTN thực chi tiêu Các khoản chi phí khơng thiết phải toán tiền mặt thời điểm phát sinh Sau ĐTN trả nợ, Khoản phải trả Tiền mặt giảm [xem Nghiệp vụ (8)] Chi phí quảng cáo khoản chi phí (chứ khơng phải tài sản) cơng ty tận dụng lợi ích từ quảng cáo Chi phí quảng cáo xét đến xác định thu nhập ròng Nghiệp vụ [6] Cung cấp dịch vụ trả tiền mặt phần phần lại cho khách hàng nợ ĐTN cung cấp dịch vụ lập trình cho khách hàng với giá 3.500 Khách hàng trả 1.500 tiền mặt nợ lại 2.000 Nghiệp vụ làm tài sản vốn chủ sở hữu tăng lượng 38 ACC202_Bai2_v1.0013107218 Bài 2: Chu trình kế tốn Phân tích bản: Ba khoản cụ thể bị ảnh hưởng: Tiền mặt tăng 1.500, khoản phải thu tăng 2.000 USD, doanh thu từ dịch vụ tăng 3.500 Phân tích phương trình: Tài sản Tiền mặt Phải thu 9.200 (6) 1.500 Số dư 10.700 = VPP Thiết bị 1.600 7.000 Nợ phải trả + = 1.850 Vốn chủ sở hữu Vốn đầu tư Doanh thu Chi phí 15.000 1.200 250 2.000 + 2.000 Doanh thu DV 3.500 + 1.600 + 7.000 = 1.850 + 21.300 15.000 + 4.700 – 250 21.300 ĐTN tạo doanh thu cách cung cấp dịch vụ cơng ty có doanh thu 3.500 Công ty nhận 1.500 tiền mặt khoản phải thu tăng 2.000 Khoản phải thu đại diện cho cam kết khách hàng trả 2.000 cho ĐTN tương lai Sau ĐTN nhận số tiền lại, tiền mặt tăng khoản phải thu giảm [xem Nghiệp vụ (9)] Nghiệp vụ [7] Thanh tốn chi phí Trong tháng 9/2012, ĐTN tốn chi phí sau tiền mặt: th mặt 600, tiền lương cho nhân viên 900, tiền điện nước 200 Những khoản toán làm tiền mặt giảm 1.700, khoản chi phí cụ thể (chi phí thuê mướn, chi phí tiền lương chi phí điện nước) làm vốn chủ sở hữu giảm lượng tương đương Tác động nghiệp vụ tới phương trình sau: Tài sản Tiền mặt + 10.700 Phải thu + 2.000 = VPP + 1.600 Thiết bị Nợ phải trả = 7.000 + + 1.850 Vốn chủ sở hữu Vốn đầu tư + Doanh thu 15.000 – 4.700 Chi phí 250 (7) (1.700) 600 Chi phí 900 200 Số dư 9.000 + 2.000 19.600 1.600 + 7.000 = = 1.850 + 15.000 + 4.700 – 1.950 19.600 Hai vế phương trình cân 19.600 Ba dịng bảng phân tích thể ba loại chi phí phát sinh khác Nghiệp vụ [8] Thanh toán Khoản phải trả ĐTN tốn hóa đơn quảng cáo với VTV trị giá 250 tiền mặt Trước cơng ty ghi chép hóa đơn khoản tăng lên nợ phải trả khoản giảm vốn chủ sở hữu ACC202_Bai2_v1.0013107218 39 Bài 2: Chu trình kế tốn Phân tích bản: Hoạt động tốn hóa đơn mua chịu tiền mặt làm giảm 250 tài sản tiền mặt 250 nợ phải trả (khoản phải trả VTV) Phân tích phương trình: Tài sản = Nợ phải trả + Thiết = bị Tiền mặt Phải thu VPP 9.000 2.000 1.600 (8) (250) Số dư 8.750 7.000 1.850 Vốn chủ sở hữu Vốn đầu tư Doanh thu + 15.000 + 4.700 Chi phí – 1.950 Chi phí (250) + 2.000 1.600 + 7.000 = 19.350 1.600 + 15.000 + = 4.700 – 1.950 19.350 Ta nhận thấy việc toán khoản nợ phải trả có liên quan tới khoản chi tiêu ghi chép từ trước không làm ảnh hưởng tới vốn chủ sở hữu Công ty ghi chi phí Nghiệp vụ (5) khơng ghi lại Nghiệp vụ [9] Khách hàng tốn hóa đơn mua chịu tiền mặt ĐTN nhận 600 tiền mặt từ khách hàng trước mua chịu dịch vụ [xem Nghiệp vụ (6)] Việc làm thay đổi cấu trúc tài sản không làm thay đổi tổng tài sản Phân tích bản: Tiền mặt tăng 600, khoản phải thu giảm 600 Phân tích phương trình: Tài sản (9) Số dư = Tiền mặt Phải thu VPP 8.750 2.000 1.600 7.000 600 (600) 1.600 + 7.000 9.350 + 1.400 Nợ phải trả + Thiết bị = 19.350 Vốn chủ sở hữu Vốn đầu tư Doanh thu Chi phí 15.000 4.700 1.950 4.700 – 1.950 1.600 = 1.600 + 15.000 = + 19.350 Lưu ý việc thu khoản phải thu phát sinh bán chịu dịch vụ ghi chép trước khơng ảnh hưởng tới vốn chủ sở hữu ĐTN ghi chép khoản thu nhập Nghiệp vụ (6) ghi lại Nghiệp vụ (10) Chủ sở hữu rút tiền mặt Ông Nguyên rút 1.300 tiền mặt từ cơng ty để sử dụng cho mục đích cá nhân Nghiệp vụ làm tài sản vốn chủ sở hữu giảm lượng 1.300 Phân tích bản: Tiền mặt giảm 1.300 khoản Rút vốn chủ sở hữu tăng 1.300 hay vốn chủ sở hữu giảm 1.300 Phân tích phương trình: Tài sản Tiền mặt + 9.350 Phải thu + 1400 = VPP + 1.600 Thiết bị Nợ phải trả = 7.000 + + 1.600 Vốn chủ sở hữu Vốn đầu tư – 9.350 Doanh thu – 4.700 Chi phí 1.950 1.300 + 1.400 18.050 40 + 15.000 (10) (1.300) Số dư Rút vốn CSH 1.600 + 7.000 = = 1.600 + 15.000 – 1.300 + 4.700 – 1.950 18.050 ACC202_Bai2_v1.0013107218 Bài 2: Chu trình kế tốn Ta nhận thấy việc chủ sở hữu rút tiền mặt có tác động ngược chiều với việc chủ sở hữu đầu tư Rút vốn chủ sở hữu khơng phí Chi phí phát sinh nhằm mục đích kiếm doanh thu Rút vốn khơng tạo doanh thu Đó giảm đầu tư Cũng giống vốn đầu tư chủ sở hữu, rút vốn chủ sở hữu không xét đến xác định thu nhập rịng Tóm tắt nghiệp vụ Hình 2.2 tóm tắt nghiệp vụ tháng 9/2012 ĐTN để biểu diễn tác động tổng hợp chúng tới phương trình kế tốn Nó số nghiệp vụ ảnh hưởng cụ thể nghiệp vụ Tài sản Tiền mặt + Phải thu = + VPP + Thiết bị Nợ phải trả = + (1) 15.000 Vốn đầu tư – Vốn chủ sở hữu Rút vốn Doanh CSH + thu – Chi phí 15.000 (2) (7.000) 7.000 (3) (4) + 1.600 1.600 1.200 1.200 (5) 250 250 (6) 1.500 (7) (900) 900 (600) 600 (200) 200 (8) (250) (9) 600 2.000 3.500 (250) (600) (10) (1.300) SD 9.350 1.300 + 1.400 1.600 + 7.000 = 1.600 + 15.000 18.050 = – 1.300 + 4.700 – 1.950 18.050 Hình 2.2-2: Bảng tóm tắt nghiệp vụ ĐTN Hình 2.2-2 phản ánh số thực tế quan trọng: (1) Mỗi nghiệp vụ phân tích dựa ảnh hưởng tới: a) ba thành phần phương trình kế tốn b) khoản cụ thể thành phần (2) Hai vế phương trình phải ln ln cân Báo cáo tài Mục đích nghiên cứu: Hiểu bốn báo cáo tài cách lập bốn báo cáo tài Các cơng ty lập báo cáo tài sau dựa liệu kế tốn tóm tắt: (1) Báo cáo kết hoạt động kinh doanh trình bày doanh thu, chi phí, thu nhập rịng lỗ ròng phát sinh giai đoạn cụ thể (2) Báo cáo vốn chủ sở hữu tóm tắt thay đổi vốn chủ sở hữu giai đoạn cụ thể (3) Bảng cân đối kế toán báo cáo tài sản, nợ phải trả vốn chủ sở hữu ngày cụ thể ACC202_Bai2_v1.0013107218 41 Bài 2: Chu trình kế tốn (4) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ tóm tắt thơng tin dịng tiền vào (số thu) dòng tiền (các khoản chi) giai đoạn cụ thể Những báo cáo cung cấp liệu tài liên quan tới người dùng bên bên ngồi Hình 2.2–3 cho thấy báo cáo tài ĐTN (đơn vị tính 1.000đ) ĐTN Co,.Ltd Báo cáo kết hoạt động kinh doanh 1/9/2012 – 30/9/2012 Thơng tin hữu ích Doanh thu Tiêu đề báo cáo bao gồm tên công ty, loại báo cáo, ngày giai đoạn cụ thể mà báo cáo đề cập Doanh thu từ dịch vụ 4.700 Chi phí Chi phí tiền lương tiền cơng 900 Chi phí thuê mướn 600 Chi phí quảng cáo 250 Chi phí tiện ích 200 Tổng chi phí 1.950 Lợi nhuận rịng 2.750 ĐTN Co,.Ltd Báo cáo vốn chủ sở hữu 1/9/2012 – 30/9/2012 Thơng tin hữu ích Vốn chủ sở hữu, 1/9 Tổng số cuối gạch chân kép, khoản âm (trong báo cáo lưu chuyển tiền tệ) viết ngoặc đơn Tăng: Đầu tư 15.000 Lợi nhuận ròng 2.750 17.750 17.750 Giảm: Rút vốn 1.300 Vốn chủ sở hữu, 30/9 16.450 ĐTN Co,.Ltd Bảng cân đối kế toán 30/9/2012 Tài sản Tiền mặt 8.050 Khoản phải thu 1.400 Hàng dự trữ 1.600 Trang thiết bị 7.000 Tổng tài sản 18.050 Nợ phải trả Vốn chủ sở hữu Nợ phải trả Khoản phải trả nhà cung cấp 1.600 Vốn chủ sở hữu 42 Vốn chủ sở hữu 16.450 Tổng nợ phải trả vốn chủ sở hữu 18.050 ACC202_Bai2_v1.0013107218 Bài 2: Chu trình kế tốn sử dụng dạng tài khoản cách liên tục để giải thích quan hệ kế tốn Tên tài khoản Bên trái Bên Nợ Bên phải Bên Có Hình 2.3-1: Kết cấu tài khoản kế tốn Bên Nợ Bên Có tài khoản kế toán: Thuật ngữ “Nợ” dùng để bên trái tài khoản thuật ngữ “Có’ dùng để bên phải tài khoản Thực chất, “Nợ” hay “Có” khơng ám tăng lên hay giảm nhiều người thường nhầm lẫn Khi nói đến ghi Nợ hay ghi Có nghĩa nói đến vị trí để kế tốn ghi số tiền nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản Ví dụ, ghi số tiền vào bên trái tài khoản gọi ghi Nợ, ghi số tiền vào bên phải tài khoản gọi ghi Có Tương tự tổng số tiền ghi bên trái Tài khoản gọi tổng số phát sinh Nợ tài khoản, tổng số tiền ghi bên phải tài khoản gọi tổng số phát sinh Có tài khoản Quy luật ghi bên Nợ hay bên Có tài khoản minh họa Hình 2.3–2 Lấy số liệu nghiệp vụ kinh tế có ảnh hưởng đến đối tượng kế tốn Tiền mặt cơng ty ĐTN (xem hình 2.2-2) Dạng tài khoản kế tốn Dạng bảng kê 15,000 ngđ TK Tiền mặt (Bên Nợ) 15,000 (Bên Có) 7,000 (7,000) 1,200 1,700 1,200 1,500 250 1,500 600 1,300 (1,700) (Dư Nợ) 8,050 (250) 600 (1,300) Cộng: 8,050 Hình 2.3-2: Ghi chép thay đổi tăng giảm lên tài khoản kế tốn Nếu trình bày theo dạng bảng kê ta thấy: Các nghiệp vụ thu tiền (làm tăng tiền) ghi bình thường, nghiệp vụ chi tiền (làm giảm tiền) ghi dấu ( ) Ví dụ công ty ĐTN ta thấy công ty kì thu 15.000 chi 7.000 Nếu trình bày dạng tài khoản ta thấy: Số tiền tăng ghi vào Bên Nợ tài khoản Tiền, số tiền giảm ghi vào Bên Có tài khoản Tiền Việc phản ánh số phát sinh tăng bên phản ánh số phát sinh giảm bên làm giảm bớt lỗi tính tốn xác định dễ dàng tổng số tiền tăng kì (ở bên Nợ tài khoản Tiền), tổng số tiền giảm kì (ở bên Có tài khoản Tiền) Số dư tài khoản tính cách lấy số liệu bên trừ cho (bên tăng trừ bên giảm) Theo ví dụ ta thấy, số dư tài khoản Tiền ghi bên Nợ tài 46 ACC202_Bai2_v1.0013107218 Bài 2: Chu trình kế tốn khoản 8,050ngđ cho thấy cơng ty có số phát sinh tăng nhiều số phát sinh giảm với số tiền 8,050ngđ Đầu kì cơng ty khơng có tiền cuối kì cơng ty có 8,050ngđ 2.3.2 Phương pháp ghi sổ kép Ở mục 2.2 nắm ảnh hưởng nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên phương trình kế tốn Lưu ý nghiệp vụ kinh tế phát sinh ảnh hưởng đến đối tượng kế toán, tài khoản kế toán để đảm bảo giữ vững cân phương trình kế tốn Nói cách khác, nghiệp vụ kinh tế ghi lên tài khoản số tiền ghi vào bên Nợ tài khoản phải ln số tiền ghi vào bên Có tài khoản Tính cân Nợ Có sở phương pháp ghi sổ kép Theo phương pháp ghi sổ kép nghiệp vụ kinh tế ảnh hưởng tới bên tài khoản phải ghi vào bên phù hợp tài khoản kế toán Theo phương pháp này, kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh sổ xác hơn, hạn chế sai sót Nếu nghiệp vụ kinh tế, ghi lên tài khoản thỏa mãn: số tiền ghi vào bên Nợ tài khoản với số tiền ghi vào bên Có tài khoản sau tất nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi lên tài khoản tổng số tiền ghi vào bên Nợ tổng số tiền ghi vào bên Có Áp dụng phương pháp ghi sổ kép vừa đảm bảo cân phương trình kế tốn vừa hiệu phương pháp cộng hay trừ tăng hay giảm đối tượng kế toán thực mục 2.2 Phần trình bày kĩ nguyên tắc ghi Nợ, ghi Có tài khoản theo phương pháp ghi sổ kép 2.3.3 Nguyên tắc ghi Nợ, ghi Có số dư tài khoản kế tốn Ngun tắc ghi Nợ, ghi Có tài khoản Tài sản tài khoản Nguồn vốn Theo hình 2.2–2 mô tả nghiệp vụ xảy công ty ĐTN, tiền công ty tăng – Tiền tài sản cơng ty – kế tốn ghi vào bên trái (bên Nợ) tài khoản Tiền ngược lại tiền công ty giảm kế tốn ghi vào bên phải (bên Có) tài khoản Tiền Theo phương trình kế tốn: Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu nên tăng lên (hay giảm) khoản mục nợ phải trả phải ghi nhận ngược với tăng (hay giảm) khoản mục tài sản Do nợ phải trả tăng lên kế toán ghi vào bên Có TK Nợ phải trả cịn nợ phải trả giảm xuống kế toán ghi vào bên nợ TK Nợ phải trả Hình 2.3–3 tóm tắt quy luật ghi chép vào tài khoản kế toán sau: Ghi Nợ khi: Ghi Có khi: Tài sản tăng Tài sản giảm Nợ phải trả giảm Nợ phải trả tăng Hình 2.3-3: Quy luật ghi Nợ, ghi Có TK Số dư TK Tài sản thông thường bên Nợ: Bởi lẽ số tiền ghi vào bên Nợ tài khoản tài sản lớn số tiền ghi vào bên Có tài khoản tài sản ACC202_Bai2_v1.0013107218 47 Bài 2: Chu trình kế tốn Số dư TK Nợ phải trả thơng thường bên Có: Bởi lẽ số tiền ghi vào bên Có tài khoản nợ phải trả lớn số tiền ghi vào bên Nợ tài khoản nợ phải trả Thông thường số dư tài khoản có liên quan mật thiết đến việc kế toán ghi nhận nghiệp vụ tăng bên nào, nghiệp vụ tăng ghi bên Nợ tài khoản tài khoản có số dư bên Nợ ngược lại nghiệp vụ tăng ghi bên Có tài khoản tài khoản có số dư bên Có Như TK có số dư thơng thường thể Hình 2.3–4 TK Tài sản Ghi tăng bên Nợ TK Nợ phải trả Ghi giảm bên Có Ghi giảm bên Nợ Số dư (thơng thường) Ghi tăng bên Có Số dư (thơng thường) Hình 2.3-4: Phản ánh số dư tài khoản tài sản tài khoản nợ phải trả Nắm vị trí số dư tài khoản giúp kế toán phát lỗi sai Ví dụ tài khoản Thiết bị có số dư bên Có hay TK Tiền lương tiền cơng phải trả có số dư bên Nợ dấu hiệu sai sót kế tốn Trong tình đặc biệt số dư tài khoản khơng bên thơng thường chấp nhận Ví dụ TK Tiền có số dư Có cơng ty rút q số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng (ví dụ phát hành séc số dư) Nguyên tắc ghi Nợ, ghi Có tài khoản Vốn chủ sở hữu Như đề cập mục 2.2, chủ sở hữu góp vốn doanh thu tăng làm tăng vốn chủ sở hữu Khi chủ sở hữu rút vốn chi phí tăng làm giảm vốn chủ sở hữu Công ty cần sử dụng tài khoản để phản ánh biến động đối tượng kế toán xuất nghiệp vụ kinh tế phát sinh Khoản tiền đầu tư chủ sở hữu ghi Có TK Vốn đầu tư chủ sở hữu Việc ghi vào bên Có ghi tăng tài khoản ghi vào bên Nợ ghi giảm giá trị tài khoản Khi người đầu tư vốn vào cơng ty, kế tốn ghi tăng tiền (ghi Nợ vào TK Tiền) ghi tăng vốn chủ sở hữu (ghi Có vào TK Vốn chủ sở hữu) Khi vốn chủ sở hữu giảm kế toán ghi Nợ vào TK Vốn chủ sở hữu Hình 2.3–5 thể cách thức ghi tăng giảm tài khoản Vốn chủ sở hữu Bên Nợ Bên Có Giảm vốn chủ sở hữu Tăng vốn chủ sở hữu Hình 2.3-5: Ghi tăng, giảm TK Vốn chủ sở hữu TK Vốn chủ sở hữu Bên Nợ: Ghi giảm VCSH Bên Có: Ghi tăng VCSH Số dư (thơng thường) Hình 2.3-6: Phản ánh số dư thông thường TK vốn chủ sở hữu Nguyên tắc ghi Nợ, ghi Có đối vói TK Rút vốn chủ sở hữu Người chủ sở hữu rút vốn loại tài sản khác cơng ty để chi dùng cho mục đích cá nhân Nghiệp vụ rút vốn ghi trực tiếp vào bên Nợ TK vốn chủ sở hữu để giảm vốn chủ sở hữu Tuy nhiên việc ghi riêng khoản mục tài khoản Rút vốn ưu tiên áp dụng giúp cho kế tốn dễ dàng tính tốn tổng số tiền chủ sở hữu rút kì kế tốn Khoản rút vốn tăng ghi vào bên 48 ACC202_Bai2_v1.0013107218 Bài 2: Chu trình kế tốn Nợ TK Rút vốn, khoản rút vốn giảm ghi bên Có TK Rút vốn Thơng thường TK Rút vốn có số dư bên Nợ Hình 2.3–7 thể quy luật ghi Nợ, ghi Có TK Rút vốn TK Rút vốn Bên Nợ Bên Có Tăng khoản rút vốn Giảm khoản rút vốn Hình 2.3-7: Ghi tăng, giảm TK Rút vốn TK Rút vốn Bên Nợ: Ghi tăng khoản rút vốn Số dư (thơng thường) Bên Có: Ghi giảm khoản rút vốn Hình 2.3-8: Phản ánh số dư thông thường TK Rút vốn Chú ý TK Rút vốn làm giảm vốn chủ sở hữu, Nó khơng phải TK thuộc báo cáo kết kinh doanh TK Doanh thu hay TK Chi phí Bài tập tình huống: Liên quan đến TK Doanh thu TK Chi phí Đội bóng chuyền có tên Thể Cơng có tài khoản doanh thu chi phí sau Hãy cho biết đội bóng đá SHB Đà Nẵng có tài khoản tương tự khơng TK Doanh thu TK Chi phí Thu từ bán vé Lương cầu thủ Thu tiền quyền phát sóng TV, đài Lương cán quản lí Thu phí chuyển nhượng cầu thủ Tiền cơng tác phí Thu từ quảng cáo Phí bảo trì sân bãi Ngun tắc ghi nhận tài khoản Doanh thu tài khoản Chi phí Doanh thu khoản làm tăng lợi ích chủ sở hữu Khi cơng ty có gia tăng doanh thu kéo theo gia tăng vốn chủ sở hữu Do đó, việc ghi Nợ hay ghi Có lên tài khoản doanh thu giống với việc ghi Nợ hay ghi Có TK Vốn chủ sở hữu Do tài khoản doanh thu ghi tăng bên Có ghi giảm bên Nợ Chi phí có ảnh hưởng khác vốn chủ sở hữu: Chi phí phát sinh làm giảm vốn chủ sở hữu chi phí tăng làm thu nhập doanh nghiệp giảm Do vậy, nguyên tắc ghi Nợ, ghi Có TK Chi phí ngược với ngun tắc ghi Nợ, ghi Có TK Doanh thu Cụ thể là: chi phí tăng ghi vào bên Nợ, chi phí giảm ghi vào bên Có Hình 2.3-9 thể ngun tắc ghi nhận TK Doanh thu TK Chi phí TK Doanh thu, TK Chi phí Bên Nợ Bên Có Tăng Chi phí Giảm doanh thu Giảm chi phí Tăng doanh thu Hình 2.9: Ghi Nợ, ghi Có TK Chi phí, TK Doanh thu Trên TK Doanh thu số tiền ghi bên Có lớn số tiền ghi bên Nợ cịn TK Chi phí số tiền ghi bên Nợ lớn số tiền ghi bên Có Do vậy, TK Doanh thu thơng thường có số dư bên Có, TK Chi phí thơng thường có số dư Bên Nợ Hình 2.3-10 thể kết cấu TK Doanh thu TK Chi phí sau: ACC202_Bai2_v1.0013107218 49 Bài 2: Chu trình kế tốn TK Chi phí Ghi tăng bên Nợ TK Doanh thu Ghi giảm bên Có Ghi giảm bên Nợ Ghi tăng bên Có Số dư (thơng thường) Số dư (thơng thường) Hình 2.3-10: Nguyên tắc ghi tài khoản Doanh thu tài khoản Chi phí Tóm tắt ngun tắc ghi Nợ, ghi Có TK kế tốn Hình 2.3-11 mơ tả tóm tắt quy luật ghi Nợ ghi Có TKKT ảnh hưởng bút tốn ghi Nợ, ghi Có đối tài khoản (tăng giảm) Học thuộc bảng để giúp thực tốt phương pháp ghi sổ kép PTKT TÀI SẢN PTKT mở rộng Tài sản NỢ PT = Nợ PT VỐN CHỦ SỞ HỮU = Vốn CSH – Rút vốn + Doanh thu – Chi phí Nợ/Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có Kết ánh hưởng + – – + – + + – – + + – Hình 2.3-11: Nguyên tắc ghi Nợ, ghi Có tài khoản kế tốn 2.3.4 Sổ kế tốn 2.3.4.1 Quy trình ghi sổ kế tốn Dù kế tốn ghi trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên tài khoản kế toán (ghi Sổ Cái) mà khơng cần định khoản kế tốn (Ghi lên Sổ nhật kí) Nhìn chung, cơng ty thực bước quy trình ghi sổ kế tốn sau đây: Bước 1: Phân tích nghiệp vụ kinh tế để xác định ảnh hưởng nghiệp vụ kinh tế tới tài khoản kế tốn có liên quan Bước 2: Ghi vào sổ nhật kí chung nghiệp vụ kinh tế Bước 3: Chuyển số liệu từ sổ nhật kí chung lên Sổ tài khoản tương ứng Quy trình ghi sổ kế toán bắt đầu với nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các giấy tờ ví dụ hóa đơn bán ra, hóa đơn mua vào,séc, phiếu thu… minh chứng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh Căn vào chứng từ để kế toán phân tích nghiệp 50 ACC202_Bai2_v1.0013107218 Bài 2: Chu trình kế tốn vụ kinh tế phát sinh xác định ảnh hưởng nghiệp vụ kinh tế đến loại tài khoản kế tốn cụ thể Sau ghi thơng tin Sổ nhật kí Cuối cùng, lấy số liệu phát sinh ghi sổ Nhật kí để ghi vào Sổ tài khoản kế tốn tương ứng Hình 2.3-12 minh họa quy trình ghi sổ kế tốn Phân tích nghiệp vụ Ghi nghiệp vụ vào sổ nhật kí Chuyển thơng tin từ Nhật kí lên sổ tài khoản Hình 2.3-12: Các bước quy trình ghi sổ kế tốn 2.3.4.2 Sổ nhật kí Kế toán ban đầu ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (trình tự mà nghiệp vụ kinh tế xảy ra) Do vậy, sổ nhật kí sổ mà nghiệp vụ kinh tế ghi lần Trên sổ nhật kí nghiệp vụ kinh tế thể dạng ghi Nợ, ghi Có tài khoản kế tốn cụ thể theo thơng tin phân tích từ nghiệp vụ kinh tế phát sinh Có nhiều loại sổ nhật kí, nhiên loại nhật kí hay sử dụng sổ nhật kí chung Kết cấu sổ nhật kí chung thiết kế bao gồm nhiều cột để phản ánh nội dung nghiệp vụ kinh tế xảy như: ngày phát sinh nghiệp vụ, tên tài khoản kế toán, diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế, tham chiếu, số tiền phát sinh bên Nợ, số tiền phát sinh bên Có Hình 2.3-13 mơ tả mẫu sổ Nhật kí (được hiểu sổ nhật ký chung) Sổ nhật kí có vai trị quan trọng quy trình ghi sổ kế toán thể điểm sau: Từ sổ nhật kí nhận thấy ảnh hưởng nghiệp vụ kinh tế phát sinh tình hình tài doanh nghiệp Sổ ghi theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ kinh tế Sổ nhật kí chung cịn giúp kế tốn dễ dàng kiểm tra tính cân tổng số tiền ghi Nợ số tiền ghi Có tài khoản kế tốn bút tốn ghi nhật kí nên hạn chế sai sót q trình ghi sổ Ghi nhật kí Ghi sổ nhật kí việc kế tốn phản ánh số liệu nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên Sổ nhật kí Mỗi nghiệp vụ kinh tế kế tốn xử lí phân tích thành nội dung để ghi cột khác sổ Nhật kí chung Một bút tốn đầy đủ sổ nhật kí phải bao gồm nội dung : ngày, tháng, năm phát sinh nghiệp vụ kinh tế, tên tài khoản, số tiền phát sinh tài khoản (phát sinh bên Nợ hay bên Có tài khoản), diễn giải ngắn gọn nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh Hình 2.3-13 minh họa phương pháp ghi sổ nhật kí ACC202_Bai2_v1.0013107218 51 Bài 2: Chu trình kế tốn SỔ NHẬT KÍ Trang: Ngày Tên TK diễn giải Đối chiếu 2012 Số tiền ghi Nợ Số tiền ghi Có [5] [1],[2]1/9 Tiền 15.000 [3] Vốn góp chủ sở hữu [4] (Chủ sở hữu công ty góp 15.000$ để tiến hành hoạt động kinh doanh) 2/9 15.000 Máy tính văn phịng 7.000 Tiền 7.000 (Mua máy tính văn phịng trị giá 7.000$ trả tiền) Hình 2.3-13: Sổ nhật kí Các trang sổ nhật kí chung đánh số liên tiếp từ Trang đến trang cuối Đầu trang sổ phải có số trang để tiện theo dõi thơng tin Chú thích: [1] Dòng ghi ngày tháng năm phát sinh nghiệp vụ kinh tế [2] Dòng ghi lần lượt: tên tài khoản kế toán ghi Nợ (ghi vào cột “Tên tài khoản diễn giải”) số tiền phát sinh tài khoản (ghi vào cột “Số tiền ghi Nợ”) Tên TK ghi Nợ sát mép trái cột “Tên tài khoản diễn giải” [3] Dòng ghi lần lượt: tên tài khoản kế tốn ghi Có (ghi vào cột “Tên tài khoản diễn giải”) số tiền phát sinh tài khoản (ghi vào cột “Số tiền ghi Có”) Tên TK ghi Có thụt lùi vào so với tên TK ghi Nợ dòng [4] Dòng diễn giải tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh (dòng viết sau dòng tên TK ghi Có) Khoảng trống cịn lại dịng khơng có liệu Điều giúp ngăn cách bút tốn sổ nhật kí để đọc nhật kí đỡ rối, dễ nhìn [5] Dịng bỏ trống số liệu phát sinh tài khoản sổ nhật kí chưa sử dụng để chuyển sang sổ Cột “Đối chiếu” Sổ nhật kí dùng để ghi số hiệu TK kế toán số liệu TK kế toán chuyển từ sổ nhật kí sang sổ Do kế toán chưa thực việc chuyển sổ cột “Đối chiếu” để trống Chú ý: Ghi ghi sổ nhật kí chung kế tốn phải lưu ý việc sử dụng tên tài khoản loại tài khoản để phản ánh đúng, xác nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nếu lựa chọn tài khoản khơng lập báo cáo tài khơng xác Cũng linh hoạt việc sử dụng tài khoản tiêu chí để xác định tài khoản tên tài khoản phải thể nội dung tài khoản Khi kế toán sử dụng tài khoản cá biệt kế tốn cần phải ghi tên tài khoản tất nghiệp vụ kinh tế diễn sau ghi vào tài khoản Bút toán giản đơn bút toán phức tạp Một số bút tốn sổ Nhật kí liên quan đến tài khoản kế tốn tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có (Hình 2.3-13) Những bút tốn kiểu 52 ACC202_Bai2_v1.0013107218 Bài 2: Chu trình kế tốn gọi bút tốn giản đơn Tuy nhiên, có nghiệp vụ kinh tế phức tạp đòi hỏi phải sử dụng nhiều tài khoản phản ánh hết nội dung nghiệp vụ Khi ghi nghiệp vụ lên sổ Nhật kí, kế tốn phải sử dụng từ tài khoản trở lên bút tốn gọi bút tốn phức tạp Ví dụ ngày 1/7, cơng ty ANP mua xe tải chở hàng trị giá 140trđ Công ty trả 80trđ tiền mặt, số lại chưa toán cho người bán Bút toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế sổ Nhật kí (như Hình 2.3–14) SỔ NHẬT KÍ Trang: Ngày Tên TK diễn giải Tham chiếu Số tiền ghi Nợ Số tiền ghi Có 2012 1/7 Thiết bị 140 Tiền 80 Phải trả người bán 60 (Mua xe ô tô tải, trị giá 140trđ trả 80trđ, số lại chưa trả) Hình 2.3-14: Bút tốn phức tạp Trong bút tốn phức tạp có quy định tất tài khoản ghi Nợ phải viết trước tài khoản ghi Có viết sau 2.3.4.3 Sổ Cái Sổ loại sổ tập hợp tồn thơng tin liên quan đến tài khoản kế tốn cụ thể mà cơng ty sử dụng Sổ cung cấp thông tin biến động tăng, giảm số dư tài khoản kế tốn Các cơng ty khác sử dụng nhiều loại sổ khác hầu hết công ty có sổ tổng hợp Mỗi sổ phản ánh thơng tin cụ thể đối tượng kế tốn như: sổ TK Tài sản, TK Nợ phải trả, Vốn chủ sở hữu (Xem Hình 2.3-15) Hình 2.3-15: Các sổ công ty ĐTN theo tài khoản kế tốn cơng ty sử dụng Các cơng ty xếp sổ tài khoản theo trật tự tài khoản trình bày báo cáo tài Theo trật tự này, tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán xếp trước theo thứ tự sau: TK Tài sản đến TK Nợ phải trả, TK Vốn chủ sở hữu, TK Rút vốn, TK Doanh thu, TK Chi phí Tài khoản kế tốn xác định khơng ACC202_Bai2_v1.0013107218 53 Bài 2: Chu trình kế tốn theo tên gọi tài khoản mà cịn xác định theo số hiệu tài khoản để thuận tiện q trình sử dụng (các tài khoản mã hóa dạng số) Qua sổ cái, kế toán cung cấp số dư có đối tượng kế tốn mà sổ tài khoản phản ánh Ví dụ, sổ TK Tiền cho biết số tiền mà công ty có để phục vụ cho việc tốn nghĩa vụ công ty Sổ TK Phải thu khách hàng cho biết số tiền khách hàng nợ cơng ty, cịn sổ TK Phải trả người bán cho biết số tiền cơng ty cịn nợ người bán Hình thức Sổ SỔ CÁI TK TIỀN Số hiệu TK: 111 Ngày Diễn giải Tham chiếu Số tiền ghi Nợ Số dư Số tiền ghi Có 2012 Tháng 25.000 25.000 17.000 8.000 4.200 7.500 21.200 28.700 11.700 17.000 20 250 16.750 30 7.300 9.450 17 Hình 2.3-16: Minh họa tình hình biến động Tiền Sổ TK Tiền Dạng biểu TK Tiền gọi dạng tài khoản cột có cột phản ánh số tiền – cột số tiền ghi Nợ, cột số tiền ghi Có, cột số dư Số dư tài khoản sổ tính sau nghiệp vụ kinh tế phát sinh Cột diễn giải cột tham chiếu để cung cấp thông tin đặc biệt liên quan đến số liệu phát sinh nghiệp vụ kinh tế xuất sổ Chuyển sổ Chuyển sổ q trình kế tốn chuyển số liệu tài khoản kế toán ghi sổ Nhật kí sang sổ tài khoản để phản ánh thông tin tài khoản cách có hệ thống Như vậy, chuyển sổ phải lấy sổ Nhật kí làm lấy thơng tin sổ Nhật kí để chuyển sang Sổ Quá trình chuyển sổ thực sau: Mở sổ TK ghi Nợ sổ Nhật kí Lấy số tiền ghi Nợ sổ nhật kí để ghi vào cột số tiền ghi Nợ Sổ TK vừa mở Đồng thời ghi thông tin về: trang sổ Nhật kí kế tốn sử dụng để lấy có số tiền trên, ngày tháng phát sinh nghiệp vụ Ghi số hiệu TK kế toán vừa nhận số liệu từ Sổ Nhật kí vào cột “Đối chiếu” sổ Nhật kí Mở sổ TK ghi Có sổ Nhật kí Lấy số tiền ghi Có sổ nhật kí để ghi vào cột số tiền ghi Có Sổ TK vừa mở Đồng thời ghi thông tin về: trang sổ Nhật kí kế tốn sử dụng để lấy có số tiền trên, ngày tháng phát sinh nghiệp vụ 54 ACC202_Bai2_v1.0013107218 Bài 2: Chu trình kế tốn Ghi số hiệu TK kế toán vừa nhận số liệu từ Sổ Nhật kí vào cột “Đối chiếu” sổ Nhật kí Q trình chuyển số liệu mơ tả qua Hình 2.3–17 SỔ NHẬT KÍ Trang Ngày Đối chiếu Tên tài khoản diễn giải Nợ Có 2012 1/9 Tiền 111 Vốn chủ sở hữu 15.000 411 15.000 (Chủ sở hữu góp vốn bắt đầu hoạt động) SỔ CÁI Tài khoản Tiền Số hiệu TK: 111 Ngày Diễn giải Đối chiếu Nợ Trang 15.000 Có Số dư 2012 1/9 15.000 SỔ CÁI Tài khoản Vốn chủ sở hữu Số hiệu TK: 411 Ngày Diễn giải Đối chiếu Nợ Có Số dư 15.000 15.000 2012 1/9 Trang Chú ý: Việc chuyển sổ phải làm theo thứ tự Kế toán phải chuyển nghiệp vụ kinh tế, hết nghiệp vụ đến nghiệp vụ khác Trong nghiệp vụ kế tốn chuyển số tiền ghi Nợ đến số tiền ghi Có nghiệp vụ Ngồi cần đảm bảo số liệu sổ nhật kí chung ghi vào sổ (khơng bỏ sót nghiệp vụ chuyển vào sổ cái) Cột “Đối chiếu” sổ ghi địa (trang Nhật kí chung) để từ thơng tin lấy để chuyển sang sổ Cột “Diễn giải” Sổ ghi phần diễn giải có sổ Nhật kí Sau bút tốn cuối sổ Nhật kí chuyển sang sổ tài khoản, tất dòng cột ‘Đối chiếu” sổ Nhật kí phải ghi số hiệu tài khoản kế tốn Điều đảm bảo tất nghiệp vụ kinh tế phát sinh sổ nhật kí chuyển hết lên sổ Hệ thống tài khoản kế tốn Mỗi cơng ty có khác tên tài khoản sử dụng số lượng tài khoản sử dụng yêu cầu nhà quản lí Chẳng hạn, công ty sử dụng tài khoản có tên TK Chi phí dịch vụ để phản ánh tất chi phí điện, nước, gas mà cơng ty ACC202_Bai2_v1.0013107218 55 Bài 2: Chu trình kế tốn sử dụng kì cơng ty khác lại sử dụng nhiều tài khoản: TK Chi phí gas, TK Chi phí tiền điện, TK Chi phí tiền nước… để phản ánh riêng loại chi phí khơng gộp cơng ty ban đầu Ngồi quy mơ cơng ty có ảnh hưởng tới số lượng loại tài khoản kế tốn mà cơng ty sử dụng Công ty ĐTN công ty nhỏ nên số lượng tài khoản cơng ty sử dụng số lượng tài khoản Cơng ty (Tập đồn) Hịa Phát Chính phủ Việt Nam quy định hệ thống tài khoản thống nhất, đơn vị kế toán cụ thể lựa chọn tài khoản phù hợp để xây dựng hệ thống tài khoản cho đơn vị (ví dụ: hệ thống tài khoản áp dụng cho doanh nghiệp, hệ thống tài khoản áp dụng cho đơn vị hành – nghiệp….) 2.3.5 Bảng cân đối thử Bảng cân đối thử bảng lập theo cách kế toán liệt kê tên tài khoản kế toán sử dụng kì số dư tương ứng chúng thời điểm định Thông thường, thời điểm lập bảng cân đối thử vào cuối kỳ Các tài khoản bảng cân đối thử xếp theo trật tự giống trật tự xếp sổ (sổ tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán trước đến sổ tài khoản thuộc báo cáo kết kinh doanh) Nếu tài khoản có số dư bên Nợ ghi cột Nợ (bên trái) bảng, cịn tài khoản có số dư bên Có ghi vào cột Có (bên phải) bảng Tiếp đó, kế tốn tiến hành cộng tổng số tiền bên Nợ số tiền bên Có bảng Nếu kế tốn thực bước quy trình kế tốn xác bảng cân đối thử tổng số tiền bên Nợ cân với tổng số tiền bên Có Các bước lập bảng cân đối thử sau: Liệt kê tài khoản số dư tương ứng chúng vào cột quy định Tính tổng số tiền cột ghi Nợ, ghi Có So sánh tổng số tiền ghi Nợ tổng số tiền ghi Có Cơng ty ANP BẢNG CÂN ĐỐI THỬ Lập ngày 30/06/2012 Tên tài khoản Nợ Tiền 15.200 Vật tư 2.500 Tiền mua BH trả trước Thiết bị Có 600 5.000 Thương phiếu phải trả 5.000 Phải trả người bán 2.500 Doanh thu nhận trước 1.200 Vốn đầu tư CSH 10.000 Rút vốn 500 Doanh thu CCDV 10.000 Chi phí tiền lương, tiền cơng Chi phí thuê địa điểm Tổng cộng 4.000 900 28.700 28.700 Hình 2.3-18: Thể bảng cân đối thử công ty ANP 56 ACC202_Bai2_v1.0013107218 Bài 2: Chu trình kế tốn Hạn chế bảng cân đối thử Bảng cân đối thử kiểm tra tính cân mặt số học số phát sinh bên Nợ tất tài khoản số phát sinh bên Có tất tài khoản chưa kiểm tra tồn sai sót, gian lận q trình ghi sổ Ngay bảng cân đối thử đạt cân tồn nhiều sai sót Những sai sót phổ biến chẳng hạn: Kế tốn bỏ sót nghiệp vụ kinh tế phát sinh, khơng ghi sổ Kế toán kết chuyển thiếu số liệu nghiệp vụ kinh tế từ sổ nhật kí sang sổ Kế toán chuyển số liệu từ sổ nhật kí sang sổ hai lần (trùng lặp nghiệp vụ) Kế toán ghi bút toán sai sổ nhật kí chung (chọn sai tài khoản ghi sai số tiền phát sinh nghiệp vụ kinh tế) Kế toán chuyển nhầm số liệu thực chuyển số liệu từ sổ nhật kí sang sổ (chọn nhầm sổ cái) V.v.v… Khi kế toán phạm lỗi bảng cân đối thử đạt tính cân Do vậy, qua bảng cân đối thử đảm bảo tất nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi đầy đủ đảm bảo số liệu sổ xác Một số cách phát sai sót ghi Sổ Các sai sót vừa liệt kê phần lớn lỗi tính tốn, lỗi chuyển số liệu từ sổ sang sổ khác, ghi nhầm số liệu Do vậy, lập bảng cân đối thử bảng cân đối thử khơng cân trước hết phải xác định số tiền chênh lệch phần bên Nợ phần bên Có Trên sở số chênh lệch đó, có số cách sau thực để tìm lỗi sai Nếu số 1, 10, 100 hay 1.000 nên tính lại số tiền tổng cộng bảng cân đối thử Nếu số chia hết cho thực chia để số Sau đó, nhìn tất số tiền ghi bảng cân đối thử thấy số giống số kế tốn ghi lộn số liệu phát sinh từ cột Nợ sang cột Có ngược lại Nếu số chia hết cho kế tốn viết lộn số liệu lấy số liệu từ sổ vào bảng cân đối thử (ví dụ sổ tài khoản có số dư Nợ TK Phải thu khách hàng 12 bảng cân đối thử ghi thành 21, sai sót làm cho tổng số tiền bên Nợ bảng cân đối thử lớn tổng số tiền bên Có 9) Nếu số khơng chia hết cho phải rà sốt tồn nhật kí sổ bảng cân đối thử Rất số liệu chuyển từ sổ nhật kí sang sổ sai kế tốn chuyển tính số dư sổ lại tính sai chuyển số liệu sổ sang bảng cân đối thử không … ACC202_Bai2_v1.0013107218 57 Bài 2: Chu trình kế tốn Tóm lược cuối Quy trình nghiệp vụ kế tốn Để bắt đầu quy trình kế tốn, cơng ty phải xác định nghiệp vụ kinh tế liên quan tới hoạt động kinh doanh sau ghi chép nghiệp vụ để đưa lịch sử hoạt động tài cơng ty, cuối truyền đạt thông tin thu thập tới người quan tâm thông qua báo cáo kế tốn Loại báo cáo kế tốn thơng dụng báo cáo tài Ảnh hưởng nghiệp vụ kinh doanh tới phương trình kế tốn Mỗi nghiệp vụ kinh doanh ln có tác động kép tới phương trình kế tốn Ví dụ, tài sản tăng lên kéo theo (1) tài sản khác giảm đi, (2) khoản nợ phải trả cụ thể tăng lên (3) vốn chủ sở hữu tăng lên Các bước quy trình ghi sổ kế tốn là: Phân tích tác động nghiệp vụ kinh tế lên loại tài khoản, ghi nghiệp vụ kinh tế lên sổ nhật kí cuối chuyển số liệu từ sổ nhật kí lên sổ tài khoản Khái niệm tài khoản kế tốn vai trị chúng quy trình ghi sổ kế toán: Tài khoản kế toán nơi để ghi biến động tăng, giảm đối tượng kế toán cụ thể tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu … Yếu tố cấu thành tài khoản kế tốn: bên Nợ bên Có tài khoản nguyên tắc ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào bên Nợ, bên Có tài khoản Tài khoản kế tốn mơ dạng chữ T, bên Nợ bên trái chữ T, cịn bên Có bên phải chữ T Các TK tài sản, TK rút vốn, TK chi phí tăng ghi bên Nợ, giảm ghi bên Có Các TK Vốn chủ sở hữu, TK Nợ phải trả, TK Doanh thu tăng ghi Có, giảm ghi bên Nợ Cấu trúc phương pháp ghi sổ nhật kí chung vai trị sổ nhật kí chung quy trình ghi sổ kế tốn: Sổ nhật kí chung sổ dùng để tập hợp tất nghiệp vụ kinh tế phát sinh Sổ nhật kí chung phản ánh nghiệp vụ kinh tế theo thứ tự thời gian Sổ nhật kí chung phản ánh đầy đủ biến động đối tượng kế tốn Từ sổ nhật kí chung, số liệu phát sinh tài khoản chuyển vào sổ tài khoản Trong trình ghi sổ nhật kí chung kế tốn hạn chế sai sót ghi sổ bút toán ghi sổ phải đảm bảo số tiền ghi Nợ ln số tiền ghi Có Nắm kết cấu, phương pháp ghi sổ vai trò sổ Sổ sổ tổng hợp phản ánh biến động liên quan đến đối tượng kế tốn cụ thể Cơng ty sử dụng nhiều sổ để phản ánh nhiều đối tượng kế toán Nắm ý nghĩa việc chuyển số liệu từ sổ nhật kí sang sổ cái: Sổ nhật kí sổ phản ánh thơng tin nhiều đối tượng kế tốn theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ kinh tế Trên sổ nhật kí, kế tốn chưa cung cấp thông tin xuyên suốt theo đối tượng kế tốn cụ thể Do phải thực chuyển số liệu từ số nhật kí sang sổ để sổ phản ánh thông tin xuyên suốt đối tượng kế toán 58 ACC202_Bai2_v1.0013107218 Bài 2: Chu trình kế tốn Lập bảng cân đối thử vai trò bảng cân đối thử: bảng cân đối thử bảng tổng hợp số dư tất tài khoản kế toán thời điểm định Bảng cân đối thử có tác dụng kiểm tra tính cân tổng số dư Nợ tài khoản tổng số dư Có tài khoản Bảng cân đối thử không loại bỏ sai sót q trình ghi sổ nhật kí hay sổ Bảng cân đối thử cần lập trước lập báo cáo tài ACC202_Bai2_v1.0013107218 59 Bài 2: Chu trình kế tốn Bài tập thực hành Bài 1: Cơng ty ĐTN có số nghiệp vụ kinh tế phát sinh tháng 3/2013 sau: Ngày 1/3: Mr Nguyên bổ sung vốn kinh doanh 50trđ tiền mặt Ngày 3/3: Thanh toán tiền lương nhân viên tháng 2: 8trđ tiền mặt Ngày 5/3: Lập hóa đơn gửi cơng ty ANP dịch vụ bảo trì máy tính hồn thành, số tiền 6trđ Ngày 18/3: Nhận hóa đơn th văn phịng tháng từ Công ty Ngôi Ngày 20/3: Mua văn phòng phẩm để sử dụng cho hoạt động tháng 3, tốn cho Cơng ty Hải Tiến chuyển khoản qua ngân hàng Ngày 30/3: Công ty ANP tốn hóa đơn lập ngày 5/3 tiền mặt Ngày 31/3: Chuyển khoản toán cho Cơng ty Ngơi Sao tiền thuế văn phịng tháng Yêu cầu: Nêu ảnh hưởng nghiệp vụ đến phương trình kế tốn Gợi ý: Dựa vào ví dụ minh họa để trình bày phân tích nghiệp vụ Bài 2: Sử dụng nghiệp vụ cho Bài ghi nhận nghiệp vụ vào Sổ nhật kí Gợi ý: Lập Sổ nhật ký, sau ghi nghiệp vụ vào Sổ Nhật ký theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ (xem ví dụ minh họa) Bài 3: Hãy ghi Sổ cho nghiệp vụ phát sinh Công ty ĐTB cho Bài tập Gợi ý: Xác định số lượng Sổ cần lập (dựa vào Sổ nhật ký lập Bài tập 2), sau thực chuyển nghiệp vụ ghi Sổ nhật ký vào Sổ tài khoản liên quan 60 ACC202_Bai2_v1.0013107218 ... phẩm Ông Minh muốn biết kế toán làm để ghi chép trình hoạt động kinh doanh cơng ty 34 ACC202_Bai2_v1.0013107218 Bài 2: Chu trình kế tốn 2.1 Quy trình nghiệp vụ kế toán Kế toán bao gồm ba hoạt động... phương trình kế toán: (1) 36 Tài sản = Tiền mặt = 15.000 = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu Vốn đầu tư + 15.000 ACC202_Bai2_v1.0013107218 Bài 2: Chu trình kế tốn Ta nhận thấy phương trình kế tốn... ACC202_Bai2_v1.0013107218 45 Bài 2: Chu trình kế tốn sử dụng dạng tài khoản cách liên tục để giải thích quan hệ kế toán Tên tài khoản Bên trái Bên Nợ Bên phải Bên Có Hình 2. 3-1 : Kết cấu tài khoản kế tốn Bên Nợ