Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Bài 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán được biên soạn với mục tiêu cung cấp các kiến thức về khái niệm về hệ thống và hệ thống thông tin quản lý; khái niệm và vai trò của hệ thống thông tin kế toán; các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán; các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán.
GIỚI THIỆU HỌC PHẦN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN • Mục tiêu: Học phần trang bị cho người học kiến thức Hệ thống thông tin kế tốn, cơng cụ mơ tả hệ thống thơng tin kế tốn, xây dựng hệ thống thơng tin kế tốn cho chu trình kinh doanh doanh nghiệp Học phần không vào nội dung liên quan đến nhận biết, đo lường, ghi chép đối tượng mơn học kế tốn khác mà tập trung vào việc xây dựng quy trình, thủ tục kế toán gắn kết đơn vị phận doanh nghiệp, tổ chức kinh tế với nhằm sản xuất thông tin kế tốn có chất lượng cao, phục vụ cho người dùng Các quy trình thủ tục có nhiều khác biệt phức tạp điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin phát triển Mục tiêu học phần hướng tới giúp người học xây dựng cho khả phát triển tư hệ thống, nhìn nhận đánh giá nghiệp vụ quan hệ với yếu tố khác tổng thể thơng qua tập tình huống, tập cá nhân, thảo luận nhóm khảo sát ngắn doanh nghiệp v1.0015112230 GIỚI THIỆU HỌC PHẦN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN • Nội dung nghiên cứu: Bài 1: Tổng quan hệ thống thông tin kế tốn Bài 2: Các cơng cụ mơ tả hệ thống thơng tin kế tốn Bài 3: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình mua hàng Bài 4: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân Bài 5: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình sản xuất Bài 6: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình bán hàng v1.0015112230 BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TS Phạm Đức Cường Trường Đại học Kinh tế Quốc dân v1.0015112230 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Hệ thống thơng tin kế tốn Cơng ty L&N • Sau thời gian làm quản lý khu vực cho công ty bán lẻ, PHL PLN thành lập công ty tư nhân Họ thành lập Công ty “L&N” chuyên bán linh kiện điện tử cho khách hàng PHL PLN theo đuổi chiến lược thương mại điện tử việc thuê mặt kinh doanh khu đông đúc thành phố • L&N đầu tư đủ tiền cho tháng kinh doanh Công ty thuê tuyển 15 nhân viên: nhân viên xếp hàng lên giá, nhân viên bán hàng, nhân viên quầy tính tiền, hai nhân viên đảm trách cơng việc hành khác L&N tổ chức lễ mắt tháng tới Và hai chủ sở hữu cơng ty cân nhắc vấn đề sau: Những định giá bán, sách tín dụng, nhân tiền lương, dòng tiền vào - ra… họ cần đưa để đảm bảo cơng ty thành cơng có lãi? Để định nêu L&N cần có thơng tin gì? Các quy trình kinh doanh cần thực thực nào? v1.0015112230 MỤC TIÊU Sau học xong này, người học sẽ: • Nắm khái niệm và chất hệ thống thơng tin kế tốn • Hiểu vai trị hệ thống thơng tin kế toán hệ thống quản lý, đặc biệt doanh nghiệp • Nắm vững vai trị người kế tốn viên hệ thống thơng tin kế tốn, điều kiện kế tốn thủ cơng, điều kiện có máy tính, điều kiện tự động hóa cơng tác kế tốn v1.0015112230 NỘI DUNG Khái niệm hệ thống hệ thống thông tin quản lý Khái niệm vai trị hệ thống thơng tin kế tốn Các yếu tố cấu thành hệ thống thơng tin kế tốn Các mức độ ứng dụng cơng nghệ thơng tin hệ thống thơng tin kế tốn v1.0015112230 KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.1 Khái niệm hệ thống 1.2 Hệ thống thông tin quản lý v1.0015112230 1.1 KHÁI NIỆM HỆ THỐNG • Một nhóm thành phần/bộ phận có tương tác để theo đuổi, thực mục tiêu chung • Hệ thống cha hệ thống con: Một hệ thống gọi hệ thống xem thành phần hệ thống lớn Một hệ thống coi hệ thống bao gồm quy trình thuộc hệ thống v1.0015112230 1.2 HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ • Là tập hợp quy trình thức qua liệu thu thập, xử lý thành thông tin, sau cung cấp cho người dùng • Ba thành phần hệ thống thông tin: Dữ liệu đầu vào (Inputs); Xử lý, chế biến (Processing); Thông tin đầu (Outputs) Dữ liệu Xử lý Thông tin Lưu trữ v1.0015112230 1.2 HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ (tiếp theo) Thơng tin nguồn lực kinh doanh mà: • Rất cần thiết cho việc quản lý; • Quan trọng cho sống cịn doanh nghiệp Dịng thơng tin ngồi tổ chức v1.0015112230 10 4.1 CHỨC NĂNG DỊCH VỤ MÁY TÍNH (tiếp theo) Tổ chức đơn vị theo kiểu “Xử lý liệu trung tâm” v1.0015112230 22 4.1 CHỨC NĂNG DỊCH VỤ MÁY TÍNH (tiếp theo) Cấu trúc đơn vị theo kiểu “Xử lý liệu theo đơn vị- distributed data processing-DDP) v1.0015112230 23 SỰ TIẾN HĨA CỦA MƠ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN: The Flat-File Model User Standalone Application User-Owned Data Sets Customer Data (Current Accounts Receivable) Accouting Billing/Accounts Receivable System Sales Invoices Cash Receipts Marketing Product Promotion System Customer Data (Historic/Demographic Orientation) Sales Invoices v1.0015112230 24 Ưu điểm DDP • Giảm chi phí phần cứng chi phí cho việc nhập liệu • Trách nhiệm kiểm sốt chi phí hồn thiện • Sự hài lịng người sử dụng hồn thiện kiểm sốt gắn gần với người dùng • Dữ liệu lưu trữ dự phịng hồn thiện qua nhiều địa chỉ/bộ phận v1.0015112230 25 Nhược điểm DDP • Thiếu kiểm sốt chung; • Thiếu quản lý thống nguồn lực; • Phần cứng phần mềm thiếu tính tương thích; • Nhiều cơng việc liệu dư thừa; • Nhiều cơng việc hợp bị tách biệt; • Khó thu hút nhân có chất lượng chun mơn cao; • Thiếu vắng chuẩn mực v1.0015112230 26 Các tồn liên quan đến dư thừa liệu • Lưu trữ liệu – chi phí đắt đỏ cho việc lưu trữ liệu giấy thiết bị từ tính • Cập nhật liệu – việc thay đổi bổ sung cần phải thực nhiều lần • Tính cập nhật thơng tin – khó cập nhật tồn tệp liệu bị ảnh hưởng • Sự phụ thuộc Task-Data – người dùng khơng có đủ khả để lấy thơng tin cần dùng • Hợp liệu – tệp liệu riêng khó hợp người dùng khác v1.0015112230 27 SỰ TIẾN HĨA CỦA MƠ HÌNH HỆ THỐNG THƠNG TIN: Mơ hình CSDL User User View Accouting Customer Sales (Current Accounts Receivable) Marketing Customer Sales (Historic/ Demographic Orientation) Product Services Customer Sales (Historic/Product Orientation) v1.0015112230 Integration Software DBMS Shared Database Customer Data Sales Invoices Cash Receipts Product Service Schedule Other Entity Data 28 MƠ HÌNH REA (REA Model) • Mơ hình REA khung sở kế tốn sử dụng để mơ hình hóa nội dung sau tổ chức: Các nguồn lực kinh tế; Ví dụ: tài sản Các kiện kinh tế Ví dụ: ảnh hưởng thay đổi đến nguồn lực Các đại diện kinh tế; i.e., individuals and departments that participate in an economic event Mối quan hệ nguồn lực, kiện, đại diện • Mơ hình quan hệ - thực thể (ERD) thường sử dụng để mơ hình hóa quan hệ v1.0015112230 29 4.2 THAY ĐỔI VAI TRÒ KẾ TỐN VIÊN • Kế tốn viên người dùng hệ thống thơng tin: Kế tốn viên phải có khả chuyển nhu cầu thơng tin cho chuyên gia thiết kế hệ thống Kế tốn viên tham gia cách tích cực chủ động vào dự án phát triển hệ thống để đảm bảo việc thiết kế hệ thống cách phù hợp hoạt động hiệu • Kế tốn viên người thiết kế hệ thống: Chức kế tốn có xây dựng hệ thống lý thuyết (conceptual system) Trong đó, chức máy tính hệ thống phần cứng Hệ thống lý thuyết xác định chất thông tin yêu cầu, nguồn thông tin, điểm đến thông tin, nguyên tắc quy tắc kế toán cần thiết phải áp dụng v1.0015112230 30 4.2 THAY ĐỔI VAI TRÒ KẾ TỐN VIÊN (tiếp theo) • Kế tốn viên kiểm toán hệ thống: Kiểm toán độc lập (External Auditors): Xác thực tính xác/trung thực báo cáo tài chính; Đảm bảo dịch vụ với phạm vi lớn chức kiểm toán truyền thống Kiểm toán IT: Đánh giá IT phần cơng việc kiểm tốn nội Kiểm tốn nội Về hệ thống thơng tin dịch vụ đánh giá hệ thống công nghệ thông tin v1.0015112230 31 4.3 NGHỀ NGHIỆP TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN HIỆN ĐẠI • Tư vấn hệ thống: Thiết kế hệ thống quy trình mang tính cơng nghệ; Lựa chọn hệ thống phần cứng phần mềm; Giá trị gia tăng qua q trình bán lại (VARs) • Kiểm sốt bảo mật hệ thống thơng tin: Phân tích rủi ro với hệ thống thông tin; Trợ giúp kiểm toán viên việc đánh giá kiểm soát; Chứng nhận kiểm tốn viên hệ thống thơng tin (CISAs); Đánh giá, kiểm tra trình xâm nhập v1.0015112230 32 GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG • Mặc dầu L&N sử dụng kiến thức linh cảm để định, nhiên họ biết họ định xác hiệu họ có thơng tin bố sung • Một hệ thống thơng tin kế tốn thiết kế tốt giải vấn đề cung cấp đủ thông tin cần thiết cho L&N định hiệu v1.0015112230 33 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Thông tin tốt không thiết phải: A Tin cậy B Kịp thời C Ít tốn D Phù hợp Trả lời: Đáp án đúng: C Ít tốn v1.0015112230 34 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Một chức hệ thống thơng tin kế tốn là: A Giảm cần thiết phải xác định vị trí chiến lược B Chuyển hóa liệu thành thơng tin hữu ích C Phân bổ nguồn lực D Tự động hóa việc định Trả lời: Đáp án đúng: B Chuyển hóa liệu thành thơng tin hữu ích v1.0015112230 35 TĨM LƯỢC CUỐI BÀI • HTTT kế toán (AIS) phần hệ thống thông tin chuyên nhận biết, thu thập, xử lý cung cấp thông tin kinh tế tổ chức sử dụng cơng nghệ khác Sau phân bổ thông tin cho người liên quan để định phối hợp thực công việc trọng yếu phát sinh đơn vị • Một AIS Hệ thống kế tốn thủ cơng; Hệ thống kế tốn với máy tính; Hệ thống kết hợp kế tốn thủ cơng kế tốn máy Bất kỳ hệ thống sử dụng bao gồm công việc thu thập, lưu trữ, xử lý, cung cấp thơng tin tài • AIS bao gồm phận: đầu vào - xử lý - đầu Các hoạt động thuộc hệ thống thông tin hướng đến tăng giá trị (tính hữu ích) thơng tin kế tốn cho người định • AIS có thay đổi lớn gắn với phát triển công nghệ thông tin Do vậy, cách thức thu thập, xử lý, lưu trữ cung cấp thông tin có thay đổi khác biệt • AIS làm cho vai trị kế tốn viên thời thay đổi, góc độ người dùng, người thiết kế hệ thống, người kiểm soát nội bộ, người kiểm toán viên v1.0015112230 36 ... nghệ thông tin hệ thống thông tin kế toán v1.0 015 112 230 KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1. 1 Khái niệm hệ thống 1. 2 Hệ thống thông tin quản lý v1.0 015 112 230 1. 1 KHÁI NIỆM HỆ... nội Về hệ thống thông tin dịch vụ đánh giá hệ thống công nghệ thông tin v1.0 015 112 230 31 4.3 NGHỀ NGHIỆP TRONG HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN HIỆN ĐẠI • Tư vấn hệ thống: Thiết kế hệ thống quy... thơng tin tổng hợp cao, cần thông tin chi tiết, vụn vặt v1.0 015 112 230 11 KHÁI NIỆM VÀ VAI TRỊ CỦA HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN 2 .1 Khái niệm hệ thống thơng tin kế tốn 2.2 Vai trị hệ thống thơng tin kế