Bài giảng Tin học phần 2 - Chương 2: Một số thao tác cơ bản

Bài giảng Tin học phần 2 - Chương 2: Một số thao tác cơ bản trình bày chọn các dãy ô, cột và hàng; xóa nội dung ô bằng delete và clear; lệnh undo, redo và lặp lại thao tác; chèn một đối tượng vào bảng tính; tạo ảnh nền cho bảng tính; đặt tên vùng; chức năng copy, cut và paste...

CHƯƠNG 2.1 CHỌN CÁC DÃY Ô, CỘT VÀ HÀNG • Chọn ô: click chuột di chuyển trỏ đến muốn chọn • Chọn dãy liên tiếp: • Cách 1: click chuột vào đầu tiên nhấn giữ di chuột đến cuối • Cách 2: click chuột vào đầu tiên giữ phím Shift click chuột vào ô cuối (hoặc dùng phím mũi tên di chuyển đến cuối cùng) • Chọn dãy ô không liên tiếp: chọn vùng  giữ phím Ctrl  chọn vùng Dãy ô liên tiếp Dãy ô không liên tiếp 2.1 CHỌN CÁC DÃY Ô, CỘT VÀ HÀNG • Chọn cột hàng: click chuột vào tên cột tên hàng • Chọn cột hàng liên tiếp: • Cách 1: click chuột vào tên cột hàng  nhấn giữ di chuột đến tên cột hàng cuối • Cách 2: click chuột vào tên cột hàng  giữ phím Shift  click chuột vào tên cột hàng cuối Tên cột Tên hàng 2.1 CHỌN CÁC DÃY Ơ, CỘT VÀ HÀNG • Chọn dãy cột hàng không liên tiếp: click chuột vào tên cột hàng nhấn giữ phím Ctrl  click chuột vào tên cột hàng • Chọn bảng tính: click chuột vào giao tên cột tên hàng nhấn tổ hợp phím Ctrl+A • Hủy chọn: click chuột vào Chọn bảng tính 2.2 XĨA NỘI DUNG Ơ BẰNG DELETE VÀ CLEAR • Xóa Delete: • Chọn chứa liệu cần xóa • nhấn phím Delete (Del)  có nội dung liệu xóa • Xóa Clear: • Chọn chứa liệu cần xóa • Home Editing Clear  chọn lệnh xóa phù hợp: • Clear All: xóa tất (nội dung, định dạng, thích, Hyperlink) • Clear Formats: xóa định dạng • Clear Contents: xóa nội dung • Clear Comments: xóa thích • Clear Hyperlinks: xóa siêu liên kết • Remove Hyperlinks: hủy bỏ siêu liên kết liệu ô 2.3 LỆNH UNDO, REDO VÀ LẶP LẠI THAO TÁC • Lệnh Undo (Ctrl + Z): trở kết có trước sửa đổi hành động • Lệnh Redo (Ctrl + Y): quay lại hành động bị hủy bỏ lệnh Undo • Lệnh Repeat (Ctrl + Y F4): thực lặp lại lệnh (thao tác) sau Lệnh Undo Lệnh Redo Lệnh Repeat 2.4 CHÈN MỘT ĐỐI TƯỢNG VÀO BẢNG TÍNH Trên Ribbon chọn thẻ Insert • Nhóm Illustrations: • Pictute: chèn ảnh tồn máy • ClipArt: chèn ảnh có sẵn office • Shapes: chèn đối tượng đồ họa • SmartArt: chèn đối tượng đồ họa nâng cao • Screenshot: chèn ảnh chụp hình 2.4 CHÈN MỘT ĐỐI TƯỢNG VÀO BẢNG TÍNH Trên Ribbon chọn thẻ Insert • Nhóm Text: • TextBox: chèn hộp văn • Header & Footer: chèn tiêu đề tiêu đề cho trang in • WordArt: chèn chữ nghệ thuật • Signature Line: chèn dịng chữ ký điện tử • Object: chèn đối tượng nâng cao • Nhóm Symbols: • Equation: chèn cơng thức tốn học • Symbol: chèn ký tự đặc biệt 2.5 TẠO ẢNH NỀN CHO BẢNG TÍNH Trên Ribbon chọn thẻ Page Layout • Tại nhóm Page Setup chọn lệnh Background  xuất hộp thoại Sheet Background: chọn ảnh  Open 2.6 ĐẶT TÊN VÙNG  Bước 1: Chọn vùng cần đặt tên  Bước 2: Thực lệnh đặt tên vùng • Cách 1: Formulas  Defined Names  Define Name • Cách 2: Formulas Defined Names  Name Manager  New • Cách 3: Click phải chuột  Define Name  Bước 3: Nhập thông tin hộp thoại New Name • Name: nhập tên vùng vào hộp • Scope: phạm vi sử dụng • Comment: nhập thích cho vùng cần  OK 2.9 CHÈN THÊM HÀNG, CỘT VÀ Ô b Chèn cột  Bước 1: Chọn vị trí muốn chèn thêm cột phía bên trái  Bước 2: Thực lệnh chèn cột • Cách 1: Home Cells Insert  Insert Sheet Columns • Cách 2: Click phải chuột  Insert 2.9 CHÈN THÊM HÀNG, CỘT VÀ Ơ c Chèn  Bước 1: Chọn vị trí muốn chèn thêm trống  Bước 2: Thực lệnh chèn • Cách 1: Home  Cells  Insert  Insert Cells • Cách 2: Click phải chuột  Insert  Bước 3: Lựa chọn lệnh phù hợp • Shift cells right: chèn đẩy sang bên phải • Shift cells down: chèn đẩy xuống • Entire row: chèn dịng Shift cells right • Entire column: chèn cột  Bước 4: Kết thúc • OK: thực chèn • Cancel: hủy việc chèn Shift cells down 2.10 XĨA HÀNG, CỘT VÀ Ơ a Xóa hàng  Bước 1: Chọn nhiều hàng cần xóa  Bước 2: Thực lệnh xóa hàng • Cách 1: Home  Cells Delete  Delete Sheet Rows • Cách 2: Click phải chuột  Delete b Xóa cột  Bước 1: Chọn nhiều cột cần xóa  Bước 2: Thực lệnh xóa cột • Cách 1: Home  Cells  Delete  Delete Sheet Columns • Cách 2: Click phải chuột  Delete 2.10 XĨA HÀNG, CỘT VÀ Ơ c Xóa  Bước 1: Chọn cần xóa  Bước 2: Thực lệnh xóa • Cách 1: Home  Cells  Delete  Delete Cells • Cách 2: Click phải chuột  Delete  Bước 3: Lựa chọn lệnh phù hợp • Shift cells left: xóa đẩy sang bên trái • Shift cells up: xóa đẩy lên • Entire row: xóa dịng • Entire column: xóa cột Shift cells left  Bước 4: Kết thúc • OK: thực xóa • Cancel: hủy việc xóa Shift cells up 2.11 THAY ĐỔI ĐỘ RỘNG CỘT, CHIỀU CAO HÀNG • Giá trị độ rộng cột từ  255 (ký tự), mặc định 8.43 ký tự • Giá trị chiều cao dòng từ  409 (point), mặc định 12.75 point a Điều chỉnh kích thước hàng, cột chuột • Đưa trỏ chuột đến bên tên hàng bên phải tên cột • Xuất ký hiệu điều chỉnh  nhấn giữ di chuột đến kích thước cần Ký hiệu điều chỉnh chiều cao hàng Ký hiệu điều chỉnh độ rộng cột 2.11 THAY ĐỔI ĐỘ RỘNG CỘT, CHIỀU CAO HÀNG b Điều chỉnh kích thước hàng, cột lệnh  Bước 1: Chọn hàng cột cần điều chỉnh kích thước  Bước 2: Home  Cells  Format  Bước 3: Chọn lệnh phù hợp: • Row Height… nhập giá trị quy định chiều cao hàng • AutoFit Row Height: chiều cao dịng tự động theo liệu • Column Width… nhập giá trị quy định độ rộng cột • AutoFit Column Width: độ rộng cột tự động theo liệu • Default Width… quy định lại kích thước mặc định 2.12 TĂNG TỐC VIỆC NHẬP DỮ LIỆU CÓ DẠNG ĐẶC BIỆT a Điền liệu tự động theo mẫu có sẵn  Bước 1: nhập giá trị khởi đầu  Bước 2: đưa trỏ vào góc bên phải ô (Fill handle), trỏ chuyển thành hình dấu “” Nhấn giữ kéo chuột theo hàng dọc hàng ngang 2.12 TĂNG TỐC VIỆC NHẬP DỮ LIỆU CÓ DẠNG ĐẶC BIỆT a Điền liệu tự động theo mẫu có sẵn • Danh sách số AutoFill có sẵn: Các giá trị khởi đầu Chuỗi sau mở rộng 9:00 10:00, 11:00, 12:00 Mon Tue, Wed, Thu Monday Tuesday, Wednesday, Thursday Jan Feb, Mar, Apr, … January February, March, April, … Text1 text2, text3, text4, 1st Period 2nd Period, 3rd Period, 4th Period, 2.12 TĂNG TỐC VIỆC NHẬP DỮ LIỆU CÓ DẠNG ĐẶC BIỆT b Tự tạo thêm mẫu AutoFill  Bước 1: Hiển thị hộp thoại CustomList • Trên Ribbon chọn thẻ File  Options  Advance • Tại mục Create lists for use in sorts and fill sequences  Edit Custom Lists…  xuất hộp thoại:  Bước 2: Tạo danh sách • Chọn NEW LIST • Nhập danh sách hộp List entries • Add: nhập danh sách; Delete: xóa danh sách • OK: đóng hộp thoại, chấp nhận danh sách 2.12 TĂNG TỐC VIỆC NHẬP DỮ LIỆU CÓ DẠNG ĐẶC BIỆT c Điền liệu theo quy luật  Bước 1: Nhập giá trị khởi đầu vào ô thứ  Bước 2: Nhập giá trị theo quy luật vào ô thứ hai  Bước 3: Chọn hai ô, nhấn giữ kéo chuột theo hàng dọc hàng ngang 2.12 TĂNG TỐC VIỆC NHẬP DỮ LIỆU CÓ DẠNG ĐẶC BIỆT d Sử dụng chức AutoCorrect  File  Options Proofing  AutoCorrect Options  xuất hộp thoại (1) Tích chọn để bật chức (2) Gõ cụm từ viết tắt (3) Gõ đoạn văn (4) Nhập vào danh sách 2.13 SỬ DỤNG LỆNH FILL  Bước 1: Chọn ô chứa liệu (hay công thức) chép tất ô cần chép liệu đến  Bước 2: Home Editing  Fill chọn hướng phù hợp: • Down: chép liệu từ xuống • Right: chép liệu từ phải sang • Up: chép liệu từ lên • Left: chép liệu từ trái sang 2.13 SỬ DỤNG LỆNH FILL • Home Editing  Fill  Series: chép liệu theo quy luật • Series in: điền liệu • Rows: theo hàng • Columns: theo cột • Type: kiểu • Linear: cấp số cộng • Growth: cấp số nhân • Date: kiểu thời gian • Date unit: thời gian • Day: ngày • Weekday: tuần Giá trị bước nhảy Giá trị kết thúc • Month: tháng • Year: năm 2.13 SỬ DỤNG LỆNH FILL 2.14 LƯU TỆP DƯỚI DẠNG PDF Cách 1: • File  Save As Cách 2: • File  Save & Send  Create PDF/ XPS Document  Create PDF/XPS Chọn kiểu PDF Chọn chế độ chuẩn Mở sau lưu ... Cách 2: Click phải chuột  Insert 2. 9 CHÈN THÊM HÀNG, CỘT VÀ Ơ c Chèn  Bước 1: Chọn vị trí muốn chèn thêm ô trống  Bước 2: Thực lệnh chèn • Cách 1: Home  Cells  Insert  Insert Cells • Cách 2: ... xóa  Bước 2: Thực lệnh xóa cột • Cách 1: Home  Cells  Delete  Delete Sheet Columns • Cách 2: Click phải chuột  Delete 2. 10 XÓA HÀNG, CỘT VÀ Ơ c Xóa  Bước 1: Chọn cần xóa  Bước 2: Thực lệnh... nhóm Clipboard 2. 8 SỬ DỤNG OFFICE CLIPBOARD Các thao tác Clipboard • Paste All: dán tất mục • Clear All: xóa tất mục lưu • Options: thiết lập số tùy chọn hiển thị cho Clipboard • Thao tác với liệu