Tai lieu TIN HOC CCA QUOC GIA

Trong quá trình soạn thảo, cùng một lúc ta không thể nhìn thấy được toàn bộ văn bản trên một trang văn bản, do đó sẽ không có được những điều chỉnh hợp lý về lề trên, lề dưới, lề trái và[r]

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ TIN HỌC VÀ MÁY TÍNH ĐIỆN TỬ Bài 1: Tin học ngành khoa học

1 Sự hình thành phát triển Tin học:

Từ lâu, người quan tâm đến thông tin Tuy nhiên, trước kết qủa đạt chưa có tính hệ thống xuất rải rác số lĩnh vực khoa học

Sự xuất máy tính điện tử giúp cho việc khai thác xử lý thông tin trở nên hiệu quả, thuận lợi hơn, tạo nên bùng nổ thông tin vài thập kỷ gần Theo quan điểm truyền thống, ba nhân tố kính tế điều kiện tự nhiên, nguồn lao động vốn đầu tư Ngày nay, ba nhân tố then chốt đó, xuất nhân tố quan trọng, thơng tin

Cùng với việc sáng tạo cơng cụ máy tính điện tử, người tập trung trí tuệ bước xây dựng ngành khoa học tương ứng để

đáp ứng nhu cầu khai thác tài nguyên thông tin Trong bối cảnh đó, ngành Tin học hình thành phát triển thành ngành khoa học với nội dung, mục tiêu, phương pháp nghiên cứu riêng ngày có nhiều ứng dụng hầu hết lĩnh vực hoạt động xã hội loài người

Ngành Tin học có đặc điểm tương tự ngành khoa học khác có số đặc thù riêng Một đặc thù đó, trình nghiên cứu triển khai ứng dụng cơng nghệ thông tin không tách rời việc phát triển sử dụng máy tính điện tử

2 Thuật ngữ "Tin học":

Có lẽ chưa có ngành khoa học mà lại có tên gọi đến Đầu tiên tên gọi "Khoa học máy tính" (Computer Science - Mỹ), đến "Tin học" (Informatique - Pháp, Informatics - Anh), "Khoa học thông tin, " Khoa học công nghệ thông tin", gần "Công nghệ thông tin" Theo GS TSKH Phan Đình Diệu, "Tin học" tên gọi nhiều chuyên gia dùng có tính khoa học, vừa gọn, vừa đủ khái quát, bao hàm đầy đủ nội dung ngành khoa học Vậy, Tin học ngành khoa học hiểu sau:

Tin học ngành khoa học có mục tiêu phát triển sử dụng máy tính điện tử để nghiên cứu cấu trúc, tính chất thông tin, phương pháp thu thập, lưu trữ, tìm kiếm, biến đổi, truyền thơng tin ứng dụng vào lĩnh vực khác đời sống xã hội

Bài 2: Thông tin liệu 1 Khái niệm thông tin liệu:

Thực ra, khơng có khác biệt khái niệm thông tin hiểu đời sống xã hội khái niệm thông tin tin học Mỗi đối tượng tồn đời sống gọi thực thể, hiểu biết có thực thể gọi thông tin thực thể Thơng tin có thực thể nhiều người dễ xác định thực thể ngược lại

Ví dụ, lồi hoa có thân gai, hình cưa, hoa màu hồng có nhiều cánh mỏng, mùi thơm quý phái thơng tin lồi hoa hồng

Muốn máy tính xử lý thơng tin người phải đưa thơng tin vào máy tính Dữ liệu thơng tin đưa vào máy tính

2 Đơn vị đo lượng thông tin:

Đơn vị đo lượng thơng tin máy tính bit Đó lượng thơng tin vừa đủ để xác định chắn trạng thái kiện có hai trạng thái với khả xuất Trong Tin học, thuật ngữ bit thường dùng để phần nhỏ nhớ máy tính để lưu trữ hai ký hiệu, sử dụng để biểu diễn thơng tin máy tính

Ví dụ, giả sử có dãy bóng đèn đánh số từ đến với trạng thái bật, tắt hình Nếu ta sử dụng ký hiệu để biểu diễn tương ứng trạng thái bật tắt bóng đèn thơng tin dãy bóng đèn biểu diễn dãy bit sau 10010001

Để lưu trữ dãy bit đó, ta cần dùng bit nhớ máy tính, hay nói cách khác cần dùng byte nhớ để lưu trữ (1 byte = bit) Ngồi ra, người ta cịn dùng đơn vị bội byte để biểu diễn thông tin máy tính:

Ký hiệu Tên gọi Độ lớn

KB Ki-lô-bai 1024 Byte

MB Mê-ga-bai 1024 KB

GB Gi-ga-bai 1024 MB

TB Tê-ra-bai 1024GB

PB Pê-ta-bai 1024 TB

3 Các dạng thông tin:

Thông tin sống đa dạng phong phú chia thành loại, là: Số phi số

a) Loại số:

Là thơng tin thực phép tính tốn (cộng, trừ, nhân, chia) VD: Số 3, 4, 5.6, 57 …

b) Loại phi số: Với thông tin loại này, ta cần phân biệt đâu thông tin đâu là

phương tiện mang thông tin Dưới số thông tin loại phi số ta thường gặp sống:

- Dạng văn bản: Chữ tờ báo, vở, bìa … thơng tin dạng văn bản,

cịn tờ báo, vở, bìa phương tiện mang thơng tin mà thơi

- Dạng hình ảnh: Tranh vẽ, khn mặt … thơng tin dạng hình ảnh, tranh, tấm

hình, băng đĩa hình phương tiện mang thơng tin dạng hình ảnh

- Dạng âm thanh: Tiếng nói, tiếng nước chảy, tiếng đàn … thông tin dạng âm

thanh, băng đĩa phương tiện mang thông tin dạng âm

4 Mã hố thơng tin máy tính:

Để lưu thơng tin vào máy tính, để máy tính hiểu xử lý thơng tin thơng tin phải biến đổi thành dãy bit, việc biến đổi gọi mã hố thơng tin máy tính Vậy, thơng tin lưu máy tính biến đổi dạng bit

VD, ký tự "A" lưu máy tính theo mã ASCII (American Standard Code For Information Interchange - Mã chuẩn Mỹ dùng việc trao đổi thông tin) 65 mã hoá dạng bit sau: 10000001

5 Biểu diễn thơng tin máy tính: a) Hệ đếm:

Hệ đếm hiểu tập hợp ký hiệu quy tắc sử dụng ký hiệu để biểu diễn xác định giá trị số hệ đếm Có hệ đếm phụ thuộc vị trí hệ đếm khơng phụ thuộc vị trí:

- Hệ đếm khơng phụ thuộc vị trí:

Là hệ đếm mà giá trị ký hiêu khơng phụ thuộc vào vị trí biểu diễn VD: Hệ đếm La Mã hệ đếm khơng phụ thuộc vị trí, biểu diễn: IX (9), XI (11), ký hiệu X đứng trước hay sau ký hiệu I mang giá trị 10

- Hệ đếm phụ thuộc vị trí:

Là hệ đếm mà giá trị ký hiêu phụ thuộc vị trí nó, hệ đếm thường dùng hệ đếm phụ thuộc vị trí Bất kỳ số tự nhiên b lớn dùng làm số cho hệ đếm Hệ đếm có số b gọi hệ đếm số b Các ký hiệu tạo nên biểu diễn hệ đếm số b 0,1, …,b-1 Giả sử, hệ đếm số b số N biểu diễn sau:

dndn-1dn-2………d1d0,d-1d-2…d-m

Biểu diễn gồm hai phần, phần nguyên phần phân đặt cách dấu phẩy Khi đó, giá trị số N tính theo cơng thức:

N = dnbn + dn-1bn-1 + dn-2bn-2 + … + d1b + d0 + d-1b-1 + d-2b-2 + … + d-mb-m (1)

Để dễ dàng phân biệt biểu diễn thuộc hệ đếm nào, người ta thường viết số hệ đếm làm số sau biểu diễn

VD: 1000112: Biểu diễn hệ đếm số

3456710: Biểu diễn hệ đếm sơ số 10

Các hệ đếm thường dùng Tin học:

+ Hệ thập phân (hệ đếm số 10): Là hệ đếm quen thuộc với tất

 Sử dụng tập ký hiệu gồm 10 chữ số: 01,2,3,4,5,6,7,8,9

 Giá trị số hệ thập phân sử dụng theo quy tắc công thức (1)

153,410 = 1x102 + 5x101 + 3x100 + 4x10-1

+ Hệ nhị phân (hệ đếm số 2):

 Sử dụng tập ký hiệu gồm chữ số: 0,1

 Giá trị số hệ nhị phân sử dụng theo quy tắc công thức (1)

VD: 100010 biểu diễn hệ nhị phân, 3100 biểu diễn hệ nhị phân

100010,112 = 1x26 + 0x25 + 0x24 + 0x23 + 022 + 1x21 + 0x20 + 1x2-1 + 1x2-2 = 66,7510

+ Hệ Hexa (Hệ đếm số 16):

 Sử dụng tập ký hiệu gồm 10 chữ số: 01,2,3,4,5,6,7,8,9 ký tự A,B,C,D,E,F

tương ứng với giá trị 10, 11, 12, 13, 14, 15

 Giá trị số hệ Hexa sử dụng theo quy tắc công thức (1)

VD: 11AB,E16 = 1x163 + 1x162 + 10x161 + 11x160 + 14x16-1

= 4096 + 256 + 160 + 11 + 0,875 = 4523,87510

* Cách chuyển biểu diễn từ hệ đếm thập phân sang hệ đếm số b khác 10:

+ Với việc chuyển phần nguyên biểu diễn, ta lấy phần nguyên chia cho b thu phần nguyên phần dư phép chia, phần nguyên thu dược khác 0, ta lấy phần nguyên thu chia tiếp cho b lại thu phần nguyên phần dư tiếp theo, làm tiếp tục thu phần nguyên phép chia Lấy ngược phần dư phép chia từ lên ta thu biểu diễn hệ đếm số b dược chuyển đổi

+ Với việc chuyển đổi phần phân biểu diễn, ta lấy phần phân nhân với b thu số bao gồm phần phân phần nguyên, lưu lại phần nguyên số thu Nếu phần phân số thu khác ta lại tiếp tục lấy phần phân nhân với b Làm tiếp phần phân số thu Lấy phần nguyên lưu lại từ xuống ta thu biểu diễn hệ đếm số b chuyển đổi

VD: Giải toán 65,2510 = ?2

Ta thực chuyển đổi phần nguyên phần phân số 65,25: Chuyển đổi phần nguyên: 65

Vây, 6510 = 10000012

Chuyển đổi phần phân: 0,25 0,25x2 = 0,5x2 = 1,0

(0) (1) Vậy, 0,2510 = 0,012

Từ đó, ta kết luận được: 65,2510 = 1000001,012

b) Biểu diễn thông tin máy tính:

- Biểu diễn thơng tin loại số:

+ Biểu diễn số nguyên:

Số ngun có dấu khơng dấu Có thể dùng byte (8 bit), byte (16 bit) byte (32 bit) để biểu diễn số nguyên, với cách chọn tương ứng với phạm vi số nguyên biểu diễn

Giả sử ta dùng byte để biểu diễn số nguyên Một byte có bit, bit mang hai giá trị 1, bit đánh số từ phải sang trái bắt đầu bit Ta gọi bốn bit theo thứ tự từ đến bit thấp, bit cịn lại bit cao (Hình 3)

 Trường hợp số nguyên có dấu: Dùng bit cao để thể dấu với quy ước dấu âm,

0 dấu dương, bit lại biểu diễn giá trị tuyệt đối số viết dạng nhị phân Theo cách đó, byte biểu diễn số phạm vi từ -127 đến 127

VD: Sô -65 biểu diễn byte máy tính (  65 65):

1 0 0

 Trường hợp số ngun khơng có dấu (số ngun không âm): Tương tự việc biểu diễn

số ngun có dấu khơng dùng bit cao để biểu diễn dấu mà dùng bit vào việc biểu diễn Vậy, byte biểu diễn số nguyên không dấu phạm vi từ đến 255 VD: Số 65 biểu diễn byte máy tính sau:

6510 = 10000012

0 0

+ Biểu diễn số thực:

Cách viết số thực thông thường tin học khác với cách viết số thực toán học, dấu (,) ngăn cách phần nguyên phần phân thay dấu (.) VD: Số 123,5 viết thành 123.5

Các bit thấp

Bit Bit Bit Bit Bit Bit Bit Bit Các bit cao

Hình Biểu diễn byte

Dấu âm Biểu diễn nhị phân số 65

8 bit byte nhớ

Biểu diễn nhị phân số 65

Mọi số thực biến đổi dạng dấu phẩy động có dạng M K



 10 (với M gọi

phần định trị 0,1M 1, K số nguyên không âm gọi phần bậc) VD: Số 123,5

được chuyển sang dạng dấu phẩy động sau 0.1235x103

Để biểu diễn số thực, máy tính chuyển số thực dạng dấu phẩy động nói lưu phần dấu số, phần định trị, dấu phần bậc phần bậc

- Biểu diễn thông tin loại phi số:

Bài 3: Gới thiệu máy tính 1 Sơ đồ cấu trúc máy tính:

Máy tính thiết bị dùng để tự động hố q trình thu thập, lưu trữ

và xử lý thơng tin Có nhiều loại máy tính khác chúng có chung sơ đồ cấu trúc sau:

Các mũi tên hình để chiều việc trao đổi thông tin phận máy tính

2 Bộ xử lý trung tâm (CPU - Central Processing Unit):

CPU thành phần quan trọng máy tính, ví giống não người, thiết bị thực điều khiển việc thực chương trình CPU gồm hai phận chính:

- Bộ điều khiển (CU - Control Unit): Hướng dẫn bộ

phận khác máy tính thực chương trình

- Bộ số học/lôgic (ALU - Arithmetic/Logic Unit): Thực phép tốn số học và

lơgic, thao tác xử lý thông tin tổ hợp phép tốn

Ngồi ra, CPU cịn có thêm số thành phần khác ghi (Register) nhớ truy cập nhanh (Cache)

3 Bộ nhớ (Main Memory):

Bộ nhớ thành phần khơng thể thiếu máy tính, nơi chương trình đưa vào để thực nơi lưu trữ liệu xử lý Bộ nhớ máy tính gồm hai phần:

- ROM (Read Only Memory): Chứa số chương trình hãng sản xuất nạp sẵn Các

chương trình ROM thực việc kiểm tra thiết bị tạo giao tiếp ban đầu máy với chương trình mà người dùng đưa vào để khởi động Dữ liệu ROM khơng thể xố, sửa không bị tắt máy

Bộ điều khiển Bộ số học/lôgic

Bộ nhớ Bộ nhớ

Thiết bị vào Thiết bị

Bộ xử lý trung tâm

Hình Sơ đồ cấu trúc máy tính

Hình Máy vi tính để bàn

- RAM (Random Access Memory): Thực chức đọc, ghi liệu lúc làm

việc, điều có nghĩa liệu RAM thay đổi bị tắt máy

4 Bộ nhớ ngoài:

Bộ nhớ dùng để lưu trữ lâu dài liệu hỗ trợ cho nhớ Bộ nhớ ngồi máy tính thường đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa CD, thiết bị nhớ flash

Do khoa học kỹ thuật ngày tiến nên dung lượng nhớ ngày lớn kích thước chúng ngày nhỏ lại

* Chú ý: Do thiết bị nhớ flash sử dụng cổng giao tiếp USB nên thường gọi USB

5 Thiết bị vào:

Thiết bị vào dùng để đưa thơng tin vào máy tính Có nhiều loại thiết bị vào bàn phím, chuột, máy quét …

Hình ROM Hình RAM

Bàn phím Chuột Máy quét

Hình 10 Một số thiết bị vào

Ổ đĩa cứng Đĩa mềm Thiết bị nhớ flash

6 Thiết bị ra:

Thiết bị dùng để đưa liệu từ máy tính Có nhiều loại thiết bị hình, máy in, loa, máy chiếu …

Màn hình Máy in Máy chiếu Loa

Bài 4: Phần mềm máy tính 1 Định nghĩa:

Máy tính hoạt động theo chương trình, có nghĩa để máy tính hoạt động ta cần phải cài đặt chương trình vào VD: Để nghe nhạc máy tính ta cần phải cài đặt chương trình nghe nhạc Window Media Player, Winamp … Mỗi chương trình gọi phần mềm máy tính Sau đây, ta giới thiệu số loại phần mềm:

2 Phần mềm hệ thống:

Là phần mềm tạo môi trường làm việc cho phần mềm khác

VD: Hệ điều hành Window 98, Window XP

3 Phần mềm ứng dụng:

Rất nhiều phần mềm máy tính phát triển để giải việc thường gặp soạn thảo văn bản, xử lý ảnh, quản lý học sinh … Những phần mềm gọi phần mềm ứng dụng

VD: Phần mềm xử lý ảnh Photoshop, phần mềm duyệt trang web Internet Explorer, phần mềm xem phim Jet Audio, Herosoft …

PHẦN II: HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS Bài 1: Những kiến thức sở

1 Khái niệm hệ điều hành hệ điều hành Windows:

Như thảo luận trên, hệ điều hành thuộc nhóm phần mềm hệ thống, tập hợp có tổ chức chương trình thành hệ thống với nhiệm vụ đảm bảo giao tiếp người sử dụng với máy tính, cung cấp phương tiện dịch vụ để người sử dụng dễ dàng thực chương trình, quản lý chặt chẽ tài nguyên máy tính, tổ chức khai thác chúng cách thuận tiện tối ưu

Microsoft Windows hệ điều hành cho máy tính cá nhân hãng phần mềm Microsoft Các hệ điều hành Windows có giao diện đồ hoạ dựa khái niệm "cửa sổ" (window) Ngồi cịn có hệ thống biểu tượng, bảng chọn, hộp thoại … chế định chuột Hệ điều hành Windows XP hệ điều hành thông dụng sử dụng nhiều

2 Thao tác với chuột: Bao gồm thao tác sau đây:

- Di chuột (Mouse move): Di chuyển trỏ chuột đến vị trí hình - Nháy chuột (Click): Nhấn lần nút trái chuột thả ngón tay, cịn gọi kích chuột - Nháy đúp chuột (Double Click): Nhấn nhanh liên tiếp hai lần nút trái chuột

- Nháy phải chuột: Nhấn lần nút phải chuột thả ngón tay

- Kéo thả chuột (Drag and drop): Nhấn giữ nút trái chuột đồng thời di chuyển trỏ chuột đến vị trí hình thả nút trái chuột

3 Môi trường Windows:

Khi làm việc với hệ điều hành Windows, ta thấy toàn cửa sổ, bảng chọn, công cụ biểu tượng

a) Cửa sổ, bảng chọn, biểu tượng:

Mỗi chương trình ứng dụng windows có cửa sổ làm việc với hệ thống bảng chọn riêng, tất cửa sổ có nhiều thành phần chung, thường có tiêu đề (chứa tên cửa sổ), bảng chọn (bao gồm nihều bảng chọn) cơng cụ (chứa biểu tượng)

Hình 12 Cửa sổ ổ đĩa C

Thanh tiêu đề Các nút điều khiển

Thanh bảng chọn

Sau hình ảnh bảng chọn công cụ chuẩn để ta dễ dàng làm quen với thành phần hơn:

* Chú ý: Có thể thêm bỏ bớt nút lệnh (biểu tượng) công cụ chuẩn cách

nháy nút phải chuột, chọn Customize chọn biểu tượng cần bỏ thêm

b) Bảng chọn Start công việc:

- Bảng chọn Start: chứa nhóm lệnh cần thiết để bắt đầu sử dụng Windows xuất hiện

khi ta nháy chuột vào nút Start (hình 14)

Dấu  mục chọn

Dấu  mục chọn nhóm

được chọn thành phần mà thơi Một nhóm lệnh

Dấu … chọn lệnh xuất cửa sổ

Dấu  chọn lệnh xuất hộp thoại

Dịng lệnh bị mờ nghĩa lệnh khơng thể kích hoạt

Hình 13 Bảng chọn view

Hình 13 Thanh cơng cụ chuẩn bao gồm nhiều biểu tượng

- Thanh công việc: Trong windows, chạy nhiều chương trình khác một lúc Các chương trình thực xuất công việc dạng nút đại diện Tuy thời điểm ta tác động đến cửa sổ mà Để chuyển qua lại cửa sổ làm việc, ta thực cách sau:

 Nháy vào biểu tượng chương trình tương ứng công việc

 Nháy vào vị trí cửa sổ muốn kích hoạt (nếu nhìn thấy cửa

sổ)

 Nhấn giữ phím Alt nhấn phím Tab nhiều lần chương trình tương ứng

chọn

4) Khởi động thoát khỏi Windows: a) Khởi động Windows:

Để khởi động Window ta nhấn vào nút Power thân máy chờ Windows khởi động lên

b) Thoát khỏi Window:

Để thoát khỏi Windows, ta chọn Start -> Turn Off: Xuất bảng chọn Turn Off Computer

 Standby: Tạm ngừng

 Turn Off: Tắt máy

 Restart: Khởi động lại

Chọn chế độ để thực việc thoát khỏi Windows

* Chú ý:

 Để chuyển đổi qua lại hai dạng thể bảng chọn Start, ta di chuột đến

công việc, nháy chuột phải, chọn Properties -> Start Menu -> Chọn dạng thể cần dùng

 Khi tắt máy cần ý vấn đề sau để đảm bảo không lỗi hệ thống:

+ Không nhấn nút Power thân máy để tắt máy khơng cần thiết + Thốt tất chương trình làm việc máy tắt máy

Bài 2: Làm việc với tệp thư mục I Tổ chức thông tin máy tính:

Khi thơng tin lưu vào máy tính, để dễ dàng xử lý thơng tin lưu vào máy tính đồng bộ, khơng bị tách rời ra, hệ điều hành tổ chức thông tin thành tệp (file) VD: Bài hát lưu vào máy tính trở thành tệp có hình dạng hình 16

Do số lượng tệp máy nhiều nên để dễ dàng quản lý tệp hơn, hệ điều hành xây dựng thêm mơ hình thư mục, thư mục chứa nhiều tệp hay thư mục Giả sử tệp hay thư mục B nằm thư mục A, B gọi tệp hay thư mục A, ngược lại A gọi thư mục cha B

Mỗi tệp thư mục đặt tên Trong hệ điều hành Windows, tên tệp thư mục khơng q 255 ký tự, tên tệp có thêm phần mở rộng Ngồi tên tệp thư mục cịn tuân theo số quy định khác nhìn chung việc đặt tên Windows tương đối tự Trong thư mục tồn hai đối tượng tên với

Cách tổ chức thông tin (tệp thư mục) gọi tổ chức

II Làm việc với tệp thư mục: 1 Chọn đối tượng:

Để dễ dàng hơn, ta gọi chung tệp thư mục máy tính đối tuợng Muốn làm việc với đối tượng nào, trước hết ta cần chọn (đánh dấu) đối tượng Sau đối tượng chọn, tên biểu tượng đối tượng bôi đen

 Để chọn đối tượng, nháy chuột vào đối tượng

 Để loại bỏ kết chọn, nháy chuột bên ngồi đối tượng

 Để chọn nhiều đối tượng liên tiếp nhau, chọn đối tượng đầu tiên, sau kéo thả chuột đến

đối tượng cuối chọn đối tượng đầu tiên, nhấn giữ phím Shift chọn đối tượng cuối

 Để chọn nhiều đối tượng không liên tiếp nhau, nhấn giữ phím Ctrl chọn

đối tượng đó, muốn bỏ đối tương chọn, giữ nguyên phím Ctrl nháy chuột vào đối tượng

2 Xem tổ chức tệp thư mục đĩa:

Xem tổ chức tệp thư mục đĩa có nghĩa xem thư mục máy tính có chứa tệp thư mục Để xem tổ chức tệp thư mục đĩa, ta thực bước sau:

1.Nháy chuột vào biểu tượng My Computer hình (destop) để mở tệp

và thư mục theo kiểu My Computer nháy chuột phải vào biểu tượng My Computer chọn Explore để mở tệp thư mục theo kiểu Window Explorer

Hình 16 Hình dạng file nhạc

2.Nháy chuột vào biểu tượng tên thư mục ngăn bến trái mở theo kiểu Window Explorer nháy đúp chuột vào biểu tượng thư muc để xem nội dung thư mục

* Chú ý:

+ Có thể chuyển đổi qua lại hai kiểu mở cách nháy chuột vào nút lệnh Trên công cụ chuẩn

+ Nháy nút công cụ chuẩn để xem nội dung thư mục dạng hiển thị

khác

+ Nháy nút để xem lại việc hiển thị thư mục trước đó, nháy nút để xem thư mục mẹ thư mục hiển thị

3 Tạo thư mục:

Trong trình quản lý tệp thư mục máy tính, nhiều lúc muốn tạo thư mục để chứa số tệp thư mục Để tạo thư mục Windows, ta thực sau:

1 Mở thư mục cần tạo thư mục bên nó

2 Chọn File -> New -> Folder di chuột vùng trống, nháy chuột phải chọn New ->

Folder

3 Gõ tên cho thư mục tạo nhấn phím Enter, khơng gõ tên thư mục tạo

sẽ có tên măc định New Folder

4 Đổi tên tệp thư mục:

Để đổi tên tệp thư mục Windows, ta thực bước sau:

1 Chọn tệp thư mục cần đổi tên

2 Chọn File -> Rename di chuột đến tệp thư mục vừa chọn nháy chuột

phải chọn Rename

3 Đánh tên cho tệp thư mục nhấn phím Enter * Chú ý: Khi tệp thư mục mở khơng đổi tên được 5 Sao chép tệp thư mục:

Để chép tệp thư mục ta thực bước sau:

1 Chọn tệp thư mục cần chép

Hình 18 Xem tổ chức tệp thư mục Nháy chuột vào

biểu tượng để xem nội dung thư mục BP

2 Chọn Edit -> Copy nháy nút lệnh Copy công cụ di chuột đến tệp

hoặc thư mục vừa chọn nháy chuột phải chọn Copy nhấn tổ hợp phím Ctrl+C

3 Mở thư mục cần chép đến chọn Edit -> Paste nháy nút lệnh Paste thanh

công cụ di chuột đến vùng trống nháy chuột phải chọn Paste nhấn tổ hợp phím Ctrl+V

6 Di chuyển tệp thư mục:

Để di chuyển tệp thư mục ta thực bước sau:

1 Chọn tệp thư mục cần di chuyển

2 Chọn Edit -> Cut nháy nút lệnh Cut công cụ di chuột đến tệp hoặc

thư mục vừa chọn nháy chuột phải chọn Cut nhấn tổ hợp phím Ctrl+X

3 Mở thư mục cần di chuyển đến chọn Edit -> Paste nháy nút lệnh Paste thanh

công cụ di chuột đến vùng trống nháy chuột phải chọn Paste nhấn tổ hợp phím Ctrl+V

* Chú ý: Nếu đối tượng đích nguồn hiển thị hình ta thực nhanh

thao tác di chuyển cách kéo thả chuột từ vị trí nguồn tới vị trí đích, làm tương tự đồng thời nhấn giữ phím Ctrl muốn chép

7 Xố tệp thư mục:

Để xoá tệp thư mục ta thực bước sau:

1 Chọn tệp thư mục muốn xoá

2 Chọn File -> Delete nháy chuột vào nút lệnh di chuột đến tệp thư

mục vừa chọn nháy chuột phải chọn Delete nhấn phím Delete

3 Windows hộp thoại để ta khẳng định thao tác xoá, chọn Yes để xoá, chọn No để

khơng xố

8 Khơi phục xoá hẳn tệp bị xoá:

Sau xoá, tệp thư mục đưa đến nơi gọi "Thùng tái sinh" máy tính (Recycle Bin) Tại ta khơi phục xoá hẳn tệp thư mục bị xoá:

1 Nháy đúp vào biểu tượng Recycle Bin hình nền 2 Chọn đối tượng cửa sổ xuất hiện

3 Chọn File -> Restore/ nháy chột phải chọn Restore muốn khôi phục lại, chọn File ->

Delete/ nháy chột phải chọn Delete muốn xoá hẳn

* Chú ý: Nếu muốn xoá tất tệp thư mục Recycle Bin, di chuột đến biểu tượng

Bài 3: Một số tính Windows I Khởi động kết thúc chương trình:

1 Khởi động chương trình:

Như thảo luận trên, máy tính hoạt động theo chương trình Do đó, sau khởi động Windows, ta cần khởi động chương trình lên để làm việc Trong Windows, để khởi động chương trình, ta thực hai cách sau:

Cách 1: Dùng bảng chọn Start (Hình 19):

1 Chọn Start -> All Program, sau di chuột đến chương trình cần khởi động 2 Nháy chuột vào chương trình muốn khởi động

Cách 2: Khởi động cách nháy đúp chuột vào biểu tượng chương trình (Hình 20)

1 Mở đến chương trình cần khởi động My Computer Window Explorer 2 Nháy đúp chuột vào chương trình muốn khởi động

2 Thốt khỏi chương trình:

Sau làm việc xong với chương trình đó, ta cần khỏi cách sau:

Chọn File -> Exit File -> Close

Nháy chuột vào nút Close góc bên phải cửa sổ chương trình

Nháy chuột phải vào nút đại diện chương trình cơng việc chọn Close

Nhấn tổ hợp phím Atrl + F4

II Tạo đường tắt Windows:

Để khởi động chương trình ta cần phải tìm đến vị trí chứa chương trình Điều khiến ta nhiều thời gian Đối với chương trình làm việc thường xuyên, để dễ dàng nhanh chóng khởi động chúng Windows ta tạo đường tắt (Shortcut) có vai trị thành phần đại diện cho chương trình đặt vị trí dễ dàng sử dụng Khi nháy chuột vào thành phần đại diện chương trình khởi động Để tạo đường tắt Window, ta thực sau:

1 Chọn đối tượng cần tạo dường tắt

Nháy chuột vào để khởi động chương trình Word

Nháy đúp chuột vào để mở tệp văn

2 Nháy chuột phải chọn Create Shortcut, xuất biểu tượng có hình mũi tên phía

dưới đường tắt dối tượng

3 Sao chép hay di chuyển đường tắt vừa tạo xong đến nơi muốn đặt đường tắt

* Chú ý: Ta tạo nhanh đường tắt cho tệp hay thư mục đưa hình

nền cách: Chọn tệp thu mục cần tạo đường tắt -> Nháy chuột phải -> Chọn Send To -> Chọn Desktop

III Mở tài liệu mở gần đây:

Windows có khả lưu lại số lượng tài liệu mà người dùng mở gần nhất, điều giúp cho không cần phải tốn thời gian tìm đến tài liệu vừa mở để mở lại Những tài liệu vừa nói lưu My Recent Document nằm bảng chọn Start Vậy cần, vào My Recent Document, nháy chuột vào tài liệu mở ta mở tài liệu

IV Tìm tệp hay thư mục:

Số lượng tệp thư mục máy tính nhiều, có nhiều lúc ta khơng nhớ vị trí lưu tệp hay thư mục cần mở làm cho việc tìm kiếm thơng thường trở nên khó khăn Để xử lý tình vậy, hệ điều hành Windows hỗ trợ cho chức tìm kiếm tệp thư mục Chỉ cần nhớ tên hay phần tên đối tượng ta làm cho đối tượng xuất hình tìm kiếm Trong Windows, ta thực tìm kiếm sau:

1 Nháy Start -> Search: Hộp thoại Search xuất hiện: Biểu tượng Word

Biểu tượng đường tắt Word Hình 21 Đường tắt Word

Danh sách tài liệu mở gần Chỉ cần nháy chuột vào biểu tượng ta mở tài liệu

2 Nháy chuột vào tuỳ chọn tìm kiếm thực số yêu cầu hình xuất

hiện

3 Nháy chuột vào nút Search nhấn phím Enter để thực tìm kiếm

Tìm tệp ảnh, nhạc phim

Tìm tệp văn hay bảng tính

Tìm tất tệp thư mục

Tìm máy tính mạng

Đánh tên phần tên

Đánh phần nội dung tên

Chọn vị trí muốn tìm

Bài 4: Control Panel việc thiết đặt hệ thống I Giới thiệu Control Panel:

Control Panel tập hợp chương trình dùng để cài đặt thơng số hệ thống phông chữ, máy in, quản lý phần mềm ứng dụng, thay đổi thông số chuột, bàn phím để phù hợp với cơng việc hay sở thích Trong Windows, Control Panel có hai dạng hiển thị Classic Category (Hình 24)

Để làm xuất cửa sổ Control Panel, ta chọn Start -> Control Panel Việc kết thúc Control Panel tương tự việc kết thúc chương trình khác

Dạng hiển thị Classic giúp cho người dùng dễ dàng tìm thấy chương trình Control Panel dạng hiển thị Category, nên ta dùng hình ảnh minh hoạ theo dạng hiển thị Classic

II Một số thiết đặt hệ thống:

Hệ điều hành Windows tạo môi trường làm việc cho chương trình khác chạy máy vi tính, có khả ảnh hưởng đến tồn chương trình chạy mơi trường tạo Khi ta thay đổi tham số hệ thống Windows tham số chương trình thay đổi theo VD: Nếu thiết lập dùng dấu chấm để ngăn cách phần nguyên phần phân việc biểu diễn số Windows việc biểu diễn số phần mềm bảng tính Excel phải tuân theo Sau số thiết đặt hệ thống thường dùng Windows:

1 Thay đổi thuộc tính hình nền:

Màn hình (Desktop) hình mà bắt gặp máy tính vừa khởi động xong, hình thường bao gồm công việc số biểu tượng My Computer, My Document Nếu để ý, thấy trường hợp hai máy tính cài đặt Windows XP lại có hình khác Thực chất, Windows XP hỗ trợ cho ta nhiều dạng hình nền, để thay đổi thuộc tính hình máy tính ta thực thao tác sau đây:

1 Làm xuất cửa sổ Control Panel

2 Nháy chuột vào biểu tuợng Display cửa sổ Control Panel: Hộp thoại Display

Properties xuất

3 Trong hộp thoại Display Properties, ta cần ý trang sau đây:

Dạng hiển thị Classic Dạng hiển thị Category

Hình 24 Cửa sổ Control Panel

- Trang Themes: Dùng để thay đổi giao diện cửa sổ Windows, chọn giao diện

trong danh sách theme

- Trang Desktop: Thay đổi hình nền

Chọn ảnh hộp Background nháy vào nút Browse để tìm ảnh khác

Nháy nút Apply OK

- Trang Screen Saver: Đặt trạng thái nghỉ máy tính người dùng ngưng hoạt động

trong thời gian để bảo vệ hình

Chọn trạng thái nghỉ danh sách Screen Saver Với trạng thái vậy, ta xem thử cách nháy chuột vào nút Preview sửa đổi trạng thái cách nháy chuột vào nút Setting

Chọn khoảng thời gian bắt đầu chuyển sang trạng thái bảo vệ từ người sử dụng ngừng hoạt động hộp Wait

Nháy nút OK

4 Nháy chuột vào nút Apply OK

* Chú ý: Ta làm xuất hộp thoại Display Properties cách di chuột vùng

trống hình nền, nháy chuột phải chọn Properties

2 Thiết đặt thông số khu vực:

Biểu tượng Display

Trang Themes

Trang Destop

Trang Screen Saver

Mỗi nơi, khu vực có cách biểu diễn khác vấn đề VD: Nguời Mỹ biểu diễn ngày tháng theo dạng tháng/ngày/năm, người Việt Nam biểu diễn ngày tháng theo dạng ngày/tháng /năm Cùng thời gian chiều người Mỹ biểu diễn theo dạng 3:00 PM, người Việt Nam lại biểu diễn 3:00 Chiều Do Windows phần mềm người Mỹ sản xuất nên đa số thiết đặt tuân theo quy cách dùng người Mỹ điều gây khó khăn khơng nhỏ đến người dùng thuộc nước có quy cách khác Việt Nam chẳng hạn Tuy vậy, ta biến đổi quy cách dược mặc định Windows dạng Việt Nam, việc thiết đặt gọi thiết đặt thơng số khu vực Để thiết đặt thông số khu vực ta thực sau:

1 Khởi động Control Panel

2 Nháy chuột vào biểu tượng Regional and Language Options: Xuất hộp thoại

Regional and Language Options

3 Nháy chuột vào nút Customize:

Trang Numbers: Thiết đặt việc biểu diễn số Trang Currency: Thiết đặt việc biểu diễn tiền tệ Trang Time: Thiết đặt việc biểu diễn thời gian Trang Date: Thiết đặt việc biểu diễn ngày tháng

4 Sau thiết đặt thông số xong, nháy chuột vào nút OK 5 Nháy nút OK Apply

III Cài đặt máy in:

Thông thường, sau hồn thành xong cơng việc thuộc tin học văn phòng ta in sản phẩm vừa làm xong để tiện sử dụng Muốn trước hết, ta cần phải có máy in kết nối với máy tính dùng Khơng vậy, ta cần phải cài đặt máy in vào máy tính

Để cài đặt máy in, ta thực sau:

1 Nháy chuột vào biểu tượng Printer and Faxes -> Add a printer: Xuất hộp thoại

Printer Wizard Nháy Next

2 Trong hộp thoại xuất thứ có hai tuỳ chọn:

+ Local printer attached to this computer: Chọn mục máy in nối trực tiếp vào máy tính

+ A network printer, or a printer attached to another computer: Chọn mục máy in muốn cài đặt máy in mạng

Hình 25 Thiết đặt thơng số khu vực

Sau chọn tuỳ chọn xong, tiếp tục nháy Next thực theo dẫn

3 Sau hoàn tất cài đặt, nháy chuột vào nút Finish để kết thúc việc cài đặt

PHẦN III: HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN WORD Bài 1: Tổng quan hệ soạn thảo văn Microsoft Word I Hệ soạn thảo văn bản:

Hệ soạn thảo văn phần mềm ứng dụng cho phép thực thao tác liên quan đến công việc soạn văn như: Gõ (nhập) văn bản, sửa đổi, trình bày, lưu trữ in văn

Các thao tác thực hệ soạn thảo văn mạnh việc soạn thảo văn máy so với việc soạn thảo văn tay Sau đây, ta trình bày rõ thao tác trên:

- Gõ (nhập) văn bản: Khi làm việc với hệ soạn thảo văn bản, ta nhập văn vào

một cách tự do, việc nhập văn thực từ bàn phím tương tự viết chữ vào giấy

- Sửa đổi: Giả sử, có số vị trí văn nhập vào bị sai khơng ưng ý, ta

chỉnh sửa mà khơng làm ảnh hưởng đến tồn văn

- Trình bày: Khác với việc xây dựng văn giấy, sau văn nhập vào

xong, ta trình bày lại theo sở thích để làm cho văn đẹp

- Lưu trữ văn bản: Văn soạn thảo xong lưu trữ vào máy để cần

sử dụng lại

- In văn bản: Văn soạn thảo xong, dược in giấy để tiện cho việc sử dụng

Microsoft Word hệ soạn thảo văn phổ biến sử dụng nhiều hãng Microsoft cung cấp

II Gõ chữ Việt soạn thảo văn bản:

Để gõ chữ Việt soạn thảo văn cần phải có hỗ trợ phần mềm gõ chữ Việt, có nghĩa hai thành phần cần phải đồng thời chạy lúc máy tính Hai phần mềm hỗ trợ gõ chữ Việt phổ biến Vietkey, Unikey Tuy nhiên, cho dù máy tính cài đặt phần mềm hỗ trợ gõ chữ Việt, không nắm vững quy tắc ta có thễ khơng làm xuất chữ Việt hình soạn thảo văn

Những quy tắc ta cần nắm phần là:

Quy tắc 1: Sử dụng kiểu gõ

Hai kiểu gõ chữ Việt phổ biến kiểu gõ TELEX kiểu gõ VNI Kết làm xuất chữ Việt hai kiểu gõ trình bày bảng đây:

Kiểu gõ TELEX Kiễu gõ VNI

Để gõ chữ Ta gõ Ta gõ

ă aw a8

â aa a6

đ dd d9

ô oo o6

ơ ow [ o7

ư uw ] u7

Đễ gõ dấu

Huyền f

Sắc s

Hỏi r

Ngã x

Nặng j

Xoá dấu z

Việc chọn kiểu gõ thực phần mềm hỗ trợ gõ chữ Việt Kiểu gõ ta thường dùng kiểu gõ TELEX

Quy tắc hai: Chọn mã tương ứng với phông

Việc xác định phông dùng để soạn thảo thực hệ soạn thảo văn bản, việc xác định mã thực phần mềm hỗ trợ gõ chữ Việt Vậy, ta phải biết chọn mã tương ứng với phông gõ làm xuất hiên chữ Việt Sau danh sách phông chữ Việt thường dùng mã tương ứng:

Bộ phông Bộ mã

Times New Roman Unicode

Có tiếp đầu VNI- VNI

Có tiếp đầu Vn TCVN3

III Một số quy ước việc gõ văn bản:

Khi gõ văn bản, để văn trình bày đẹp quán, ta cần phải tuân theo số quy ước sau:

Chọn kiểu gõ

Chọn việc gõ tiếng Việt Chọn mã

- Các dấu ngắt câu dấu chấm (.), dấu phẩy (,), dấu hai chấm (:) phải đặt sát với ký tự cuối từ đứng truớc cách ký tự từ đứng sau dấu cách

- Chỉ dùng ký tự trống để ngăn cách từ

- Các dấu mở ngoặc "(", "[","{" phải đặt sát vào ký tự từ đứng sau nó, dấu đóng ngoặc ")", "]", "}" phải đặt sát vào ký tự cuối từ đứng trước

- Khơng dùng phím Enter để xuống dịng, dùng lần phím Enter để kết thúc đoạn văn

IV Giới thiệu Microsoft Word: 1 Khởi động Word:

Để khởi động Word, ta thực cách sau:

Nháy chuột vào biểu tượng Word hình (nếu có)

Chọn Start -> All Program -> Microsoft Office -> Microsoft Office Word

2 Màn hình làm việc Word:

Sau khởi động Word xong, ta bắt gặp hình làm việc Word Hình 29 sau hình làm việc tên thành phần hình làm việc Word

- Thanh tiêu đề: Chứa tên văn thao tác số nút điều khiển

- Thanh bảng chọn: Bao gồm nhiều bảng chọn, bảng chọn bao gồm lệnh có chức

năng nhóm

- Hệ thống cơng cụ: Thơng thường ta hay sử dụng công cụ sau: Thanh

công cụ chuẩn, công cụ định dạng, công cụ vẽ Trên công cụ bao gồm

Hình 28 Biểu tượng Word

Thanh tiêu đề

Thanh bảng chọn Thanh công cụ chuẩn Thanh công cụ định dạng Thước ngang

Thước dọc

Vùng soạn thảo

Thanh cuộn dọc

Thanh cuộn ngang Thanh công cụ vẽ

Thanh trạng thái

nhiều biểu tượng, biểu tượng tượng trưng cho lệnh bảng chọn Để biết biểu tượng tương ứng với lệnh nào, ta di chuột đến biểu tương đó, khoảng vài giây sau, có bảng mở rộng thông báo cho người dùng biết lệnh tương ứng với biểu tượng

- Thước ngang, thước dọc: Giúp cho việc trình bày văn xác, đẹp hơn - Thanh ngang, cuộn dọc: Trên cuộn có núm, ta di chuyển

núm theo chiều cuộn để nhìn thấy phần văn bị khuất

- Thanh trạng thái: Chứa thông tin vị trí trỏ văn bản, vi trí trang

- Vùng soạn thảo: Là nơi ta nhập ký tự từ bàn phím vào để xây dựng văn bản

3 Kết thúc phiên làm việc với Word:

Sau soạn thảo văn xong, thông thường trước kết thúc làm việc với Word, ta nên lưu lại văn để sử dụng lại Để lưu văn bản, ta thực cách sau:

Chọn File -> Save

Nháy chuột vào nút lệnh Save cơng cụ chuẩn

Nháy tổ hợp phím Ctrl + S

Nếu văn lưu lần đầu tiên, hộp thoại Saver As xuất để người dùng định vị trí lưu văn đặt tên cho tệp văn lưu

Sau văn lưu lần đầu tiên, dùng lại ba cách hộp thoại Saver As khơng xuất mà Word tự động lưu đè lên tệp văn lưu Để làm xuất lại hộp thoại Saver As ta chọn File -> Saver As

Để kết thúc phiên làm việc với Word, ta thực cách sau đây: Chọn File -> Exit/ nháy chuột vào nút tiêu đề

Chọn File -> Close/ Nháy chuột vào nút  bên phải công cụ chuẩn

V Các thao tác biên tập văn bản: 1 Mở tệp văn bản:

Trước muốn soạn thảo văn bản, ta cần phải có văn trắng, tương tự việc để viết đơn hay tài liệu ta cần phải có tờ giấy trắng Để tạo tệp văn (tạo tệp trắng), ta thực cách sau:

Chọn File -> New

Nháy vào nút lệnh New công cụ chuẩn

Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N

Như nói trên, mạnh việc soạn thảo văn máy ta lưu văn sử dụng lại Để mở tệp văn có, ta thực cách sau đây:

Chỉ định vị trí lưu văn

Đặt tên cho văn lưu

Chọn File -> Open

Nháy chuột vào nút lệnh Open công cụ chuẩn

Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O

Sau thực ba thao tác trên, hộp thoại Open xuất hiện:

2 Con trỏ văn trỏ chuột:

Con trỏ văn trỏ chuột hai thành phần ta thường sử dụng trình soạn thảo văn

- Con trỏ văn bản: Có hình dấu gạch dọc, nhấp nháy xuất vùng soạn thảo Khi ta gõ ký tự vào văn từ bàn phím, ký tự xuất vị trí trỏ văn

- Con trỏ chuột: Có hình dạng chữ I mảnh vùng soạn thảo, khỏi vùng soạn thảo đổi hình dạng thành dấu mũi tên Khi người dùng di chuyển chuột theo chiều trỏ chuột di chuyển theo chiều

3 Các thao tác biên tập văn bản:

a) Chọn văn bản:

Để thao tác với phần văn nào, trước hết ta phải chọn phần văn đó, Word, phần văn ký tự hay nhiều ký tự Sau phần văn chọn, có hình chữ nhật đen bao quanh phần văn

Để chọn phần văn ta thực cách sau:

Đưa trỏ văn đến vị trí đầu phần văn bản, nhấn giữ phím Shift, sau đưa

trỏ văn đến vị trí cuối phần văn

Nháy chuột vị trí bắt đầu, kéo thả chuột đến vị trí cuối phần văn

b) Xoá văn bản:

Để xoá phần văn bản, ta thực bước sau:

1 Chọn phần văn cần xoá

Hình 31 Hộp thoại Open

Chỉ định vị trí chứa tệp văn cần mở

Chọn tệp văn cần mở

2 Nhấn tổ hợp phím Delete/ nháy chuột phải chọn Delete

c) Sao chép phần văn bản:

Để chép phần văn bản, ta thực bước sau:

1 Chọn phần văn muốn chép

2 Chọn Edit -> Copy/ Nháy chuột vào nút lệnh Copy công cụ chuẩn/nháy chuột

phải chọn Copy/ Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C

3 Đưa trỏ văn đến nơi cần đặt sao

4 Chọn Edit -> Paste/ Nháy chuột vào nút lệnh Paste công cụ chuẩn/nháy chuột

phải chọn Paste/ Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V

d) Di chuyển phần văn bản:

Để chép phần văn bản, ta thực bước sau:

1 Chọn phần văn muốn di chuyển

2 Chọn Edit -> Cut/ Nháy chuột vào nút lệnh Cut công cụ chuẩn/nháy chuột

phải chọn Cut/ Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X

3 Đưa trỏ văn đến nơi cần đặt phần văn bản

4 Chọn Edit -> Paste/ Nháy chuột vào nút lệnh Paste công cụ chuẩn/nháy chuột

phải chọn Paste/ Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V

* Sau bảng phím tổ hợp phím dùng việc di chuyển trỏ văn hình soạn thảo chọn phần văn bản:

Tổ hợp phím Chức việc di chuyển trỏ văn bản

 Sang phải ký tự

 Sang trái ký tự

 Lên dòng

 Xuống dòng

Home Về đầu dòng

End Về cuối dòng

Ctrl + Home Về đầu văn

Ctrl + End Về cuối văn

PageUp Lên trang hình

PageDown Xuống trang hình

Ctrl + PageUp Lên trang văn

Ctrl + PageDown Xuống trang văn

Chức việc chọn phần văn bản

Shift +  Chọn ký tự bên phải trỏ văn

Shift +  Chọn ký tự bên trái trỏ văn

Shift +  Chọn dịng phía trỏ văn

Shift +  Chọn dịng phía trỏ văn

Ctrl + Shift +  Chọn từ trỏ văn đến đầu đoạn

Ctrl + Shift +  Chọn từ trỏ văn đến cuối đoạn

Shift + End Chọn từ trỏ văn đến cuối dòng

Ctrl + Shift + Home Chọn từ trỏ văn đến đầu văn

Ctrl + Shift + End Chọn từ trỏ văn đến cuối văn

Bài 2: Định dạng văn bản

Sau soạn thảo văn vào hình soạn thảo xong, để văn rõ ràng, quán, mạch lạc gây ấn tượng ta cần phải định dạng lại VD: Cần in đậm, in nghiêng số từ ngữ văn bản, muốn đoạn văn phải thuộc vào so với đoạn văn tí

Tất lệnh phục vụ cho việc định dạng văn nằm bảng chọn Format Có ba mức định dạng văn bản: Ký tự, đoạn văn bản, trang

1 Định dạng ký tự:

Định dạng ký tự thay đổi phông chữ, kiểu chữ, cỡ chữ, màu sắc ký tự Trong Word, lúc ta định dạng nhiều ký tự

Để định dạng ký tự ta thực thao tác sau:

1 Chọn ký tự cần định dạng

2 Chọn Format -> Font: Hộp thoại Font xuất Hộp thoại Font vị trí dùng để

định dạng thể hình 33 đây:

3 Sau định dạng xong, nháy nút OK

Để định dạng nhanh ký tự, việc sử dụng hộp thoại Font trên, ta cịn dùng nút lệnh công cụ định dạng:

2 Định dạng đoạn văn bản:

Việc trình bày đoạn văn hình soạn thảo tự tương tự trình bày đoạn văn giấy, ta cho dịng đầu đoạn thụt dịng khác tuỳ thích, ta cho đoạn văn đứng cách khoảng cách Tất tuỳ chọn nằm chức định dạng đoạn văn Word

Để định dạng đoạn văn bản, ta thực sau:

Chọn phông chữ

Chọn kiểu chữ

Chọn cỡ chữ

Chọn màu sắc Chọn kiểu gạch chân

Một số tuỳ chọn khác

Màn hình hiển thị thay dổi

Hình 33 Hộp thoại Font

Hình 34 Định dạng ký tự cơng cụ định dạng

Chọn phông

1 Chọn đoạn văn cần định dạng (Bôi đen tất đoạn, bôi đen phần, đưa trỏ

văn đến vị trí đoạn văn)

2 Chọn Format -> Paragraph: Hộp thoại Paragrap xuất

3 Sau thực thiết đặt thông số cho đoạn văn xong Nháy OK

Ta định dạng nhanh đoạn văn cách dùng nút lệnh cơng cụ định dạng

Ngồi ra, ta định dạng đoạn văn trỏ thước ngang

3 Định dạng trang văn bản:

Định dạng trang văn thiết lập kích cỡ, thiết lập phạm vi phần giấy tờ giấy mà ta dự định soạn thảo vào đó, hay nói cách khác chọn cỡ giấy, hướng giấy, lề trái, lề phải, lề trên, lề giấy dùng cho việc soạn thảo văn

Để định dạng trang văn ta thực sau:

1 Chọn File -> Page Setup Xuất hộp thoại Page Setup Hình 38 hộp thoại Page

Setup vị trí dùng cho việc thiết đặc thơng số:

Căn lề văn

Khoảng cách thụt lề trái Khoảng cách thụt lề phải

Khoảng cách thụt lề dòng

Khoảng dòng đoạn Khoảng cách đoạn văn trước

Khoảng cách đoạn văn sau

Màn hình hiển thị thay dổi

Căn chỉnh văn

Di chuyển toàn đoạn văn sang phải sang trái khoảng xác định

Hình 35 Hộp thoại Paragraph

Hình 36 Định dạng đoạn văn cơng cụ định dạng

Thụt lề dòng

Thiết đặt lề trái đoạn văn Thiết đặt lề phải đoạn văn

Hình 37 Thước ngang

2 Sau thực thiết đặt xong, nháy chuột vào nút OK

Ngoài ta cịn thay đổi lề trên, lề dưới, lề trái, lề phải đoạn văn thước ngang dọc

Sau số tổ hợp phím dùng cho việc định dạng văn bản:

Tổ hợp phím Chức năng

Ctrl + B Tạo chữ đậm

Ctrl + I Tạo chữ nghiêng

Ctrl + U Tạo chữ gạch chân

Ctrl + [ Giảm cỡ chữ đơn vị

Ctrl + ] Tăng cỡ chữ đơn vị

Ctrl + L Canh trái đoạn văn

Ctrl + R Canh phải đoạn văn

Ctrl + E Canh đoạn văn

Ctrl + J Canh hai bên đoạn văn

Thiết đặt lề trang

Thiết đặt lề trái trang

Thiết đặt lề trang

Thiết đặt lề phải trang

Chọn hướng giấy

Nháy chuột vào nút để chọn cỡ giấy

Bài 3: Làm việc với bảng văn bản

Trong trình soạn thảo văn bản, có nhiều lúc cần trình bày nội dung văn dạng bảng VD: Thời khố biểu, bảng điểm học sinh, thơng tin học sinh Microsoft Word có hỗ trợ cho tạo bảng văn nhiều thao tác làm việc với bảng

1 Tạo bảng:

Khi gọi lệnh, Word tự động cho xuất bảng vị trí trỏ văn Do muốn cho bảng xuất vị trí nào, ta cần phải đưa trỏ văn đến vị trí trước gọi lệnh tạo bảng Ngoài để Word xây dựng bảng theo yêu cầu người dùng người dùng cần phải cho phần mềm soạn thảo biết muốn tạo bảng gồm hàng cột, hay nói cách khác cho biết số lượng hàng cột bảng cần tạo

Trong Word, ta tạo bảng cách sau:

Cách 1: Dùng bảng chọn Table

1 Chọn Table -> Insert -> Table: Xuất hộp thoại Insert Table

2 Sau thiết đặt thông số xong, nháy nút OK

Cách 2: Dùng nút lệnh Insert Table công cụ chuẩn

Nháy chuột vào nút lệnh Insert Table công cụ chuẩn -> Xuất bảng chọn mở rộng Di chuột sang phải để chọn số cột, sang trái để chọn số hàng cho bảng cần tạo -> Nháy chuột

Cách 3: Dùng nút lệnh Draw Table

Chọn số hàng cho bảng Chọn số cột cho bảng

Hình 39 Hộp thoại Insert Table

Nút lệnh Insert Table Tạo bảng gồm cột hàng

Nháy chuột vào nút lệnh Table and Borders công cụ chuẩn -> Nháy chuột vào nút lệnh Draw Table công cụ Table and Borders -> Đưa trỏ chuột vào vùng soạn thảo vẽ ô bảng tương tự vẽ bảng giấy

2 Các thao tác với bảng:

Bảng Word tự động tạo mặc định độ rộng cột Tuy nhiên, thực tế lúc vậy, bảng tồn số cột có độ rộng lớn cột khác hay có bảng khác số lượng cột hàng khác với cịn lại Để biến đổi bảng mà Word tạo mặc định dạng bảng vậy, ta cần thực thao tác sau đây:

a Chọn đối tượng bảng:

- Để chọn ô bảng ta nháy chuột đưa trỏ phía bên trái của xuất dấu mũi tên  ta nháy chuột

- Để chọn ô hàng đưa chuột đầu hàng nháy đúp chuột

- Để chọn ô cột đưa chuột lên đầu cột xuất dấu mũi tên  ta nháy chuột

- Để chọn nhiều đối tượng liên tiếp ta chọn đối tượng sau rê chuột đến đối tượng cuối

- Để chọn nhiều đối tượng không liên tiếp ta chọn đối tượng đầu tiên, nhấn giữ phím Ctrl chọn đối tượng lại

Để nhập văn vào bảng, ta nháy chuột vào trước nhập vào từ bàn phím

a Thay đổi độ rộng hàng, cột:

Để thay đổi độ rộng hàng, cột ta cần thực sau:

Đưa chuột đến đường biên hàng, cột cần thay đổi độ rộng xuất dấu biểu thị việc di chuyển qua trái, phải hay lên, xuống, nháy chuột rê chuột đến vị trí cần đặt đường biên

b Chèn thêm xố ơ, hàng, cột:

- Chèn thêm hàng, cột vào bảng:

Trước chèn ta cần phải cho Word biết hàng, cột cần chèn vào đứng bên cạnh hàng, cột có ttrong bảng cách chọn hàng, cột Các thao tác chèn hàng, cột sau:

1 Chọn hàng, cột đứng bên cạnh hàng, cột chèn vào

2 Chọn Table -> Insert: Xuất bảng chọn mở rộng hình 41, nháy chuột vào

một lệnh phù hợp với yêu cầu người dùng

- Xố ơ, hàng, cột:

1 Chọn ơ, hàng, cột cần xố

Chèn cột vào phía bên trái, bên phải cột chọn

Chèn hàng vào phía bên dưới, bên hàng chọn

2 Chọn Table -> Delete: Xuất bảng chọn mở rộng hình 42, chọn Table

muốn xoá bảng, chọn Columns muốn xoá cột, chọn Rows muốn xoá hàng, chọn Cells muốn xố

c Tách ô thành nhiều ô: 1 Chọn ô cần tách

2 Chọn Table -> Split Cells: Hộp thoại Split Cells xuất để người dùng nhập số lượng

hàng cột để tạo bảng từ ô cần tách

3 Nháy OK

d Gộp nhiều ô thành ô:

1 Chọn ô cần gộp, ý ô cần gộp lại phải ô liên tiếp với nhau 2 Chọn Table -> Merge Cells

e Định dạng văn ô:

Để định dạng văn ô, trước hết ta phhải chọn Các lệnh định dạng ký tự văn ô tương tự định dạng ký tự văn trình bày Ta chỉnh lề văn phạm vi chứa dạng khác cách nháy chuột phải chọn Cell Alignment -> nháy chuột vào biểu tượng nằm bảng chọn mở rộng

Hình 42 Xố ô, hàng cột

Nhập số lượng cột

Nhập số lượng hàng

Hình 43 Hộp thoại Split Cells

Bảng chọn mở rộng

f Kẻ đường biên đường lưới cho bảng:

Sau tạo bảng, Word mặc định kẻ đường biên, đường lưới cho bảng dạng nét liền mảnh Đường biên đường bao quanh bảng, đường lưới đường ngăn cách ô bảng Tuy nhiên, để văn sinh động hơn, để làm bật nét quan trọng bảng, ta nên tạo đường biên đường lưới bảng cách đa dạng, phong phú

Sau chọn xong đối tượng cần tạo đường biên, đường lưới ta thực hình sau:

Sau giới thiệu thêm công cụ mà bao gồm tất nút lệnh liên quan đến thao tác xử lý bảng vẽ đường biên, đường lưới cơng cụ Tables and Borders Để làm xuất công cụ Tables and Borders ta chọn View -> Toolbars -> Tables and Borders

3 Sắp xếp liệu bảng:

Có thể xếp hàng bảng theo thứ thự tăng dần hay giảm dần số liệu cột Trong bảng, cột mặc định có tên column 1, cột thứ có tên column Để xếp bảng sau chọn bảng đó, ta chọn Table -> Sort: Hộp thoại Sort xuất hình 47

1 Chọn Format -> Borders and Shading

2 Chọn trang Borders

3 Chọn kiểu tô

4 Chọn kiểu đường biên Chọn màu đường biên

6 Chọn độ đậm đường biên

7 Chọn biên cần tô

8 Nháy OK

Hình 45 Hộp thoại tạo đường biên

Hình 46 Thanh cơng cụ Tables and

Chỉ định cột dùng để xếp

Chọn kiểu liệu cột tương ứng tham gia xếp

Sắp xếp theo chiều tăng dần

Sắp xếp theo chiều giảm dần

Bài 4: Một số chức soạn thảo nâng cao

Với kỹ vừa trình bày trên, ta tạo chỉnh sửa văn mức tương đối đẹp hồn chỉnh Tuy nhiên, cơng việc mình, có nhiều lúc ta cịn gặp phải loại văn mà với việc dùng kỹ khó mà trình bày cho đẹp sinh động Do đó, thảo luận số chức soạn thảo nâng cao mà Word cung cấp:

1 Tạo danh sách liệt kê dạng ký hiệu số thứ thự:

Có nhiều trường hợp cần trình bày văn dạng danh sách liệt kê VD: Danh sách học sinh, danh sách công việc tuần Danh sách liệt kê thường có hai dạng bản: Có thứ thự khơng có thứ tự (các thành phần danh sách ngang với nhau) Thơng thường, với dạng danh sách có thứ tự ta thường dùng ký hiệu có thứ tự để đặt trước thành phần danh sách, Word ta gọi danh sách liệt kê dạng số thứ tự Đối với danh sách dạng khơng có thứ tự, ta thường dùng loại ký hiệu để đặt trước thành phần, Word ta gọi danh sách liệt kê dạng ký hiệu

Các khái niệm bản:

Ký tự Từ Câu Dòng Đoạn văn

Mục tiêu

1 Phát bồi dưỡng học sinh giỏi

2 Góp phần nâng cao chất lượng dạy học

3 Đẩy mạnh phong trào thi đua học tốt

toàn trường

Để tạo danh sách liệt kê dạng ký hiệu hay số thứ tự ta thực thao tác sau:

1 Chọn phần văn cần tạo danh sách

2 Chọn Format -> Bullets and Nubering: Hộp thoại Bullets and Nubering xuất hiện

(Hình 50)

3 Chọn trang Bulleted muốn định dạng danh sách theo kiểu ký tự trang Nubered

nếu muốn định dạng danh sách theo kiểu số thứ tự

4 Trong cách chọn trên, tiếp tục chọn dạng ký hiệu thể hiện 5 Nháy nút OK

Hình 48 Liệt kê dạng ký hiệu Hình 49 Liệt kê dạng số thứ tự

Ngoài ra, ta tạo danh sách liệt kê dạng ký hiệu hay số thứ tự cách nháy chuột vào nút lệnh Bullets Numbering công cụ Sau tạo định dạng cho danh sách đó, muốn bỏ định dạng ta chọn danh sách lại nháy chuột vào hai nút lệnh Bullets Numbering

2 Tạo chữ lớn đầu đoạn văn:

Việc tạo chữ lớn đầu đoạn văn thao tác sử dụng nhiều báo tạp chí Có hai kiểu tạo chữ lớn đầu đoạn văn lề ngồi lề (hình 52)

Để tạo chữ lớn đầu đoan văn bản, ta thực bước sau:

1 Chọn phần văn cần tạo lớn

2 Thực theo thứ tự bước hình 53

4 Định dạng cột:

Trong Word ta biểu diễn nhiều đoạn văn dạng nhiều cột, cách biểu diễn ta thường thấy báo tạp chí

Sau bước để thực hiện:

1 Chuyển sang chế độ hiển thị Print Layout (Chọn View -> Print Layout)

Nút lệnh Numbering

Nút lệnh Bulleted

Hình 51 Các nút lệnh dùng cho việc tạo danh sách

Hình 52 Tạo chữ lớn đầu đoạn văn

1 Chọn Format -> Drop Cap

2 Chọn kiểu

3 Chọn số hàng thả xuông

4 Chọn khoảng cách tới văn

5 Nháy OK

Hình 52 Tạo chữ lớn đầu đoạn văn

2 Chọn phần văn cần chia cột

3 Thực thứ tự bước hình 54

1 Chọn Format -> Column

2 Chọn kiểu cột cần tạo

3 Chọn kích thước cho cột Nháy OK

Bài 5: Chèn số đối tượng đặc biệt vào văn bản 1 Ngắt trang văn bản:

Word tự động ngắt trang chuẩn xác.Tuy nhiên, thông thường để quán, văn rõ ràng, người dùng thường trình bày phần trang khác nhau, với chức tự động ngắt trang Word, có nhiều lúc ta gặp phải trường hợp phần văn thống lại trình bày trang khác Do đó, số trường hợp ta cần sử dụng chức ngắt trang Word cung cấp, chức có tác dụng chuyển trỏ văn phần văn phía sau trỏ sang đầu trang Word tự tạo liền kề trang chứa trỏ văn

Để chèn dấu ngắt trang, ta đặt trỏ văn vào vị trí cần ngắt thực theo thứ tự bước sau:

Để xóa ngắt trang, ta chuyển sang chế độ hiển thị Normal (Chọn View -> Normal) -> Đưa co trỏ chuột phía bên trái dịng có chữ Page Break -> Nháy chuột -> nhấn phím Delete

2 Đánh số trang:

Văn nhiều trang thường đánh số trang Để đánh số trang cho văn bản, ta thực thao tác sau đây:

1 Chọn Insert -> Page Numbers: Hộp thoại Page Numbers xuất 2 Thực tùy chọn hộp thoại Page Numbers hình 56 3 Sau thiết đặt thông số xong, nháy chuột vào nút OK

1 Chọn Insert -> Break

2 Đánh dấu Page break

3 Nháy OK

Hình 55 Chèn dấu ngắt trang

Chọn vị trí xuất só trang lề hay lề

Chọn vị trí lề

Chọn chế độ muốn đánh số trang cho trang

Các tùy chọn mở rộng

Màn hình hiển thị thay đổi

Sau đã đánh số trang cho văn bản, muốn xóa số trang đi, ta chọn View -> Header and Footer, chọn phần trang nhấn phím Delete

3 Chèn tiêu đề trang:

Tiêu đề trang bao gồm phần đầu trang (Header) chân trang (Footer) Khi chèn tiêu đề trang vào văn bản, Word tự động cho xuất phần đầu trang cuối trang tất trang văn Trong chế độ xem bình thường (Normal), tiêu đề trang không hiển thị, chế độ Print Layout, tiêu đề trang hiển thị dạng chữ mờ Chức sử dụng người dùng muốn cho xuất vài thơng tin tất trang văn như: Tên quan, tên văn bản, tên người soạn Trong giáo trình này, phần sau tạo từ việc tạo tiêu đề trang (Hình 56)

Để chèn tiêu đề trang vào văn bản, ta thực bước sau:

Chọn View -> Header and Footer: Trên văn xuất hai khung hình chữ nhật có đường viền đường nét đứt đầu cuối trang văn Nháy chuột vào phần để xây dựng đầu trang chân trang, việc soạn thảo, trình bày phần đầu trang chân trang tương tự soạn thảo, trình bày văn Ngồi ra, gọi lệnh Word cịn cung cấp đồng thời cho công cụ Header and Footer để ta chèn số đối tượng đặc biệt vào tiêu đề trang

Sau xây dựng tiêu đề trang cho văn bản, muốn sửa đổi lại tiêu đề trang, ta nháy đúp chuột vào hai phần đầu trang cuối trang để thực sửa đổi

4 Chèn ký hiệu đặc biệt:

Ngoài ký hiệu gõ trực tiếp vào từ bàn phím, q trình soan thảo có cần sử dụng số ký hiệu khác ,, Những ký tự gọi chung ký tự đặc biệt Các ký tự đặc biệt tương tự ký tự gõ vào từ bàn phím việc xử lý chúng khơng có khác

Để chèn ký tự đặc biệt, ta thực bước sau:

1 Đưa trỏ văn vi trí muốn đặt ký tự đặc biệt

2 Chọn Insert -> Symbol: xuất hộp thoại Symbol, chọn trang Symbol

3 Thực tùy chọn hộp thoại Symbol minh họa hình 58, sau đã

tìm thấy ký tự cần chèn, nháy đúp chuột vào ký tự nháy chuột vào nút Insert để chèn ký tự vào văn

4 Sau thao tác hộp thoại Symbol xong, thoát khỏi hộp thoại để quay trở lại màn

hình soạn thảo văn

Đầu trang

Chân trang

Hình 56 Tiêu đề trang

Chèn số trang

Chèn tổng số trang Chèn ngày tháng Chèn thời gian

Nút chuyển qua lại đầu trang cuối trang

5 Chèn hình ảnh vào văn bản:

Các hình ảnh minh họa thường dùng văn Các hình ảnh làm cho nội dung văn trực quan Trong Word, chèn vào văn hai loại hình ảnh: Hình ảnh Word cung cấp hình ảnh người dùng định Để chèn hình ảnh vào văn bản, ta thực thao tác sau:

1 Đưa trỏ văn đến vị trí cần chèn

2 Chọn Insert -> Picture: Xuất bảng chọn mở rộng, chọn lệnh như

minh họa hình 59 thực yêu cầu Word đưa

Ngồi ta dùng nút lệnh công cụ vẽ để thực việc chèn ảnh vào văn

Chọn trang Symbol

Chọn Font (Font thường dùng Wingdings)

Các ký tự tương ứng với Font Nút Insert

Hình 58 Hộp thoại Symbol

Chọn lệnh chèn hình ảnh Word cung cấp

Nháy nút để chèn hình ảnh người dùng định

Hình 59 Bảng chọn mở rộng

Nháy nút để chèn hình ảnh Word cung cấp

Bài 6: Các công cụ trợ giúp soạn thảo I Tìm kiếm thay thế:

Sau soạn thảo, trình bày văn xong, ta cần phải kiểm tra lại để sửa chữa sai sót trước in văn giấy để sử dụng Muốn làm điều đó, ta cần phải duyệt văn từ đầu đến cuối để kiểm tra Đối với trường hợp ta biết trước sai sót gặp phải q trình soạn thảo, VD: Tên xác người văn Nguyễn Văn A mà soạn thảo ta lại đánh thành Trần Văn B, để sửa chữa lỗi này, ta phải đổi tất tên Trần Văn B văn lại thành Nguyễn Văn A, văn dài văn có nhiều tên Trần Văn B việc sửa chữa trở nên khó khăn, tốn nhiều thời gian sót Chức Tìm kiếm (Find) Thay (Replace) giúp ta tốn thời gian hơn, xác trường hợp tương tự

1 Tìm kiếm (Find):

Khi sử dụng chức này, trước hết người dùng cần cung cấp cho Word biết muốn tìm cụm từ văn bản, sau Word tự động tất vi trí cụm từ theo yêu cầu người dùng có mặt văn Dưới bước sử dụng lệnh Find:

Cụm từ tìm đượi bơi đen, tìm nháy chuột vào văn để thực thay đổi, sau nháy Find Next để tìm vị trí Muốn đóng hộp hoại, nháy chuột vào nút Cancel

2 Thay (Replace):

Sau nghiên cứu chức ta thấy Word tự động tìm kiếm vị trí có mặt cụm từ văn Ngồi ra, Word cịn có chức thay cụm từ tìm thấy văn cụm từ khác, chức gọi chức thay

Các thao tác sử dụng lệnh Replace liệt kê hình 61:

1 Chọn Edit -> Find

2 Nhập cụm từ cần tìm Nháy nút Find Next để thực cơng việc tìm kiếm

4 Nháy More để tìm kiếm xác

Hình 60 Thực hiên chức tìm kiếm

1 Chọn Edit -> Replace

2 Nhập cụm từ cần tìm Nhập cụm từ cần thay Nháy nút Peplace để thay lần

Nháy nút Replace All để thay tất Nháy Find Next để tìm

* Chú ý: Có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + F hoặch Ctrl + H để mở nhanh hộp thoại Find

hay Replace

3 Các khả tìm kiếm thay xác hơn:

Trong q trình dùng chức tìm kiếm thay ta gặp trường hợp việc tìm kiếm khơng xác VD: Ta muốn tìm từ "Hoa" tù "Hoang", "Thoang", "Khoa" tìm kiếm Vậy, để việc tìm kiếm xác hơn, ta nên sử dụng nút More hai hộp thoại Sau nháy chuột vào nút More xuất thêm bảng chọn mở rộng, bảng chọn mở rộng này, ta cần ý mục sau:

Match Case: Phân biệt chữ hoa, chữ thường Find whole word only: Chỉ tìm từ hồn chỉnh Use wildcards: Cho phép sử dụng ký tự đại diện ?

và *

II Gõ tắt:

Trong trình soạn thảo, có lúc ta gặp phải trường hợp có cụm từ tương đối dài xuất hiên nhiều lần văn khiến ta phải đánh đánh lại nhiều lần cụm từ thời gian Chức gõ tắt (AutoCorrect) Word cho phép ta vài ký tự ngắn gọn để định nghĩa cho cụm từ dài VD: Sau sử dụng chức AutoCorrect để định nghĩa cụm từ "Trung tâm GDTX - HN Tiên Phước" nhóm ký tự "TT", lần muốn xuất cụm từ "Trung tâm GDTX - HN Tiên Phước" ta cần gõ vào văn nhóm ký tự "TT" Như giúp ta tiết kiệm thời gian nhiều

Để sử dụng chức gõ tắt Word ta thực thao tác minh họa hình 63 sau đây:

* Chú ý: Trong hộp thoại AutoCrrect, ta cần ý mục sau đây:

Correct Two Initial Capitals: Word tự động sửa chữ thứ hai thành chữ thường nếu

cả hai chữ câu chữ in hoa VD: THanh thành Thanh

Capitalize first letter of sentences: Tự động chuyển chữ đầu câu thành chữ in hoa Capitalize names of days: Tự động chuyển tên ngày (tiếng Anh) sang chữ in hoa III Bảo vệ văn bản:

Khi cần bảo vệ liệu văn bản, tránh người sử dụng khác tự mở, xem hay sửa chữa văn bản, người ta thường đặt mật cho văn bản, Word mật cho văn có hai loại: Mật để mở, mật để sửa chữa Khi biết mật để mở, người sử dụng khác

Hình 62 Bảng chọn mở rộng

1.Chọn Tools -> AutoCorrect Options

2.Đánh dấu chọn mục Replace text as you type

3 Nhập ký tự gõ tắt Nhập ký tự thay

5 Nháp nút Add Nháy OK

có thể mở văn xem văn mà thôi, muốn sửa chữa văn bản, người sử dụng cần phải biết thêm mật để sửa chữa

Để đặt mật cho văn bản, ta thực sau:

Sau nháy nút OK xong, Word yêu cầu người dùng gõ lại loại mật lần nữa, mật gõ lại không với mật ban đầu, Word đưa thông báo yêu cầu người dùng gõ lại lần Trường hợp người dùng muốn cài đặt hai loại mật khẩu, nhập loại mật hộp thoại mà

1 Chọn Tools -> Options

2 Chọn trang Security Nhập mật để mở Nhập mật để sữa chữa

5 Nháy nút OK

Bài 7: Chuẩn bị in in văn bản 1 Xem trước in:

Trong trình soạn thảo, lúc ta khơng thể nhìn thấy toàn văn trang văn bản, khơng có điều chỉnh hợp lý lề trên, lề dưới, lề trái lề phải trang làm cho văn in giấy không đẹp, không hợp lý, nhiều lúc ta phải in lại toàn văn Vấn đề gây nhiều phiền hà cho người sử dụng Trong Word có hỗ trợ cho chức gọi chức xem trước in, với chức này, người dùng nhìn thấy máy văn in giấy bố trí nào, khơng vừa ý, người dùng thực số chỉnh sửa để văn bố trí giấy hợp lý, đẹp

Để sử dụng chức xem trước in, ta chọn File -> Print Preview nháy chuột vào nút Print Preview công cụ chuẩn, sau thực hai thao tác xong, hình Preview xuất hình 65 sau đây:

2 In văn bản:

Văn tạo Word in máy in khác Máy in kết nối trực tiếp vào máy tính dùng để mở văn bản, máy in nối với máy mạng

Để in văn giấy, ta thực thao tác sau đây:

1 Chọn File -> Print nháy tổ hợp phím Ctrl + P: Xuất hiên hộp thoại Print 2 Thực số tùy chọn hộp thoại Print hình 66

3 Nháy chuột vào nút OK hộp thoại Print để in

Chọn nút nháy lên trang để phóng to thu nhỏ hình hiển thị

Nháy chuột vào nút để chọn số lượng trang xuất hình

Nháy nút Close để quay trở lại hình soạn thảo văn

Màn hình hiển thị Điều chỉnh lại lề tên, lề

dưới, lề trái, lề phải trang

* Chú ý:

- Nếu in phần trang văn bản, ta chọn phần văn cần in, sau mở hộp thoại Print chọn mục Selection

- Ta in tồn văn cách nháy chuột vào nút Print công cụ chuẩn

Chọn máy in để in

Chọn mục để in tất Chọn mục in trang hành

Chọn mục in số trang văn

Chọn số bảng in Các tùy chọn mở rộng

Hình 66 Hộp thoại Print

PHẦN IV: CHƯƠNG TRÌNH BẢNG TÍNH EXCEL Bài 1: Các khái niệm bản

I Ví dụ bảng tính

Để biểu diễn liệu dạng dễ so sánh tính tốn người ta hay sử dụng dạng bảng, ví dụ bảng điểm sổ điểm lớp học Giáo viên dùng sổ điểm để theo dõi học tập học sinh

BẢNG ĐIỂM HỌC SINH

STT Họ tên Ngàysinh Văn Toán Lý Hóa Sinh Sử Địa Trung bình

1 Trần Thị Lan 12/9/1990 6.9

2 Huỳnh Văn Sĩ 4/4/1990 5.9

3 Trương Văn Lâm 5/7/1991 5.9 Nguyễn Ngọc Huy 3/6/1989 5.2

Rõ ràng, gọi trang tính ta tham gia tính tốn liệu VD: Trong trang tính trên, điểm trung bình học sinh tính cách lấy điểm toán nhân cộng với điểm văn nhân hai cộng với điểm mơn cịn lại chia trung bình theo hệ số Với điều kiện nay, ta xây dựng trang tính hai cách: Sử dụng chương trình bảng tính máy, xây dựng tay giấy

Sau đây, ta phân tích số nhược điểm xây dựng trang tính tay:

- Khi xây dựng trang tính tay, để tham gia tính tốn cho liệu trang tính, ta phải tính tốn tay máy tính điện tử, sau ghi kết tính vào vị trí thích hợp Như vậy, nhiều thời gian gây nhiều phiền hà

- Thông thường trang tính bao gồm nhiều số liệu, trang tính rõ ràng, người ta thường tránh đến mức tối đa việc sửa trang tính Giả sử trang tính bị sửa chữa nhiều quá, ta cần phải xây dựng lại trang tính khác làm cho ta nhiều thời gian công sức

- Trong trình xây dựng trang, giả sử để xếp trang tính theo thứ tự ABC cột chẳng hạn, ta phải tự xếp trước ghi thức số liệu hàng vào công thức Điều thực không dễ dàng tí

Ngồi ra, xây dựng bảng tính tay, ta cịn gặp phải nhiều phiền hà khác

Để tiết kiệm thời gian, để tránh gặp phải phiền hà trình xây dựng trang tính, ta nên sử dụng hỗ trợ, chức chương trình bảng tính cung cấp Vậy chương trình bảng tính gì? Chúng có đặc điểm chung nào? Các vấn đề này, ta thảo luận phần sau đây:

II Chương trình bảng tính

Phần mềm cho phép máy tính biểu diễn liệu dạng bảng thực tính tốn với liệu gọi với tên chung chương trình bảng tính chương trình sau: Excel hãng Microsoft, Corel Quattro Pro Corel, Lotus 1-2-3 IBM Microsoft Excel chương trình bảng tính sử dụng nhiều

* Các chương trình bảng tính có số đặc điểm chung sau đây:

a) Giao diện: Màn hình làm việc chương trình bảng tính trang tính có dạng bảng

được chia thành nhiều hàng, cột ô Dữ liệu lưu ô

b) Dữ liệu: Chương trình bảng tính có khả xử lý nhiều kiểu liệu khác như: số,

ký tự, ngày tháng

c) Khả sử dụng cơng thức: Trong chương trình bảng tính, ta sử dụng các

cơng thức để tính tốn

d) Khả trình bày: Các chương trình bảng tính cịn hỗ trợ cho nhiều khả

năng để trình bày bảng tính trở nên đẹp sinh động

e) Dễ dàng sửa đổi: Trong chương trình bảng tính, ta dễ dàng sửa đổi , chép, di

chuyển nội dung ơ, thêm, bớt, xóa hàng cột, ô

f) Khả xếp lọc liệu: Chương trình bảng tính có khả xếp lọc các

hàng, cột cách nhanh chóng

g) Tạo biểu đồ: Là tính mở rộng chương trình bảng tính

Chương trình bảng tính Microsoft Excel chương trình thơng dụng sử dụng nhiều nay, phần này, thảo luận tính phương pháp thực để sử dụng cách tương đối thành thạo chương trình bảng tính Excel

III Làm quen với chương trình bảng tính Excel 1 Khởi động khỏi Excel:

Microsoft Excel Microsoft Word hai chương trình nằm Microsoft Office hãng Microsoft cung cấp việc khởi động, lưu bảng tính khỏi Excel ta thực thao tác tương tự sử dụng Word (Chú ý: Biểu tượng Word Excel khác nhau) Hình sau biểu tượng phần mềm Excel

2 Màn hình làm việc Excel:

Vì lý vừa nêu mà hình làm việc chương trình Word Excel có nhiều điểm tương đồng giống nhau: Đều bao gồm tiêu đề, bảng chọn, công cụ chuẩn, công cụ định dạng, công cụ vẽ Tuy nhiên, đặc trưng riêng chương trình bảng tính, hình làm việc Excel có số thay đổi so với hình làm việc Word, thay đổi sau:

- Trên bảng chọn hình Excel, khơng có bảng chọn Table, thay vào bảng chọn Data gồm lệnh dùng để xử lý liệu

- Ngoài vừa nêu hình Excel cịn có thêm cơng thức dùng để nhập hiển thị liệu công thức tính, tạm gọi tên hàng tên cột chứa tên hàng cột trang tính, hộp tên để hiển thị tên ô chọn

- Con trỏ văn hình làm việc Excel khơng xuất liên tục Word Nó xuất q tình nhập liệu cho tính nháy đúp chuột vào tính

- Con trỏ chuột vùng làm việc Excel khơng có hình chữ I mảnh Word mà có hình dạng dấu chữ thập trắng (hình 69)

- Trong hình Excel khơng có thước ngang thước dọc

Như vậy, ta thấy thành phần hình làm việc Excel bảng tính, cột, hàng, ô Có số vấn đề ta cần nhận làm viêc với chương trình bảng tính Excel:

- Khi làm việc với trang tính bảng tính Excel, giao diện ta nhìn thấy hồn tồn hàng, cột vị trí giao hàng cột

- Tên ơ: Trên hình làm việc Excel, ta nhìn thấy tên hàng tên cột dùng để chứa tên hàng cột bảng tính Excel Các cột đánh số theo thứ tự A, B, , AA, đến IV, hàng đánh số theo thứ tự 1, 2, Ô vị trí giao hàng cột nên tên ô bao gồm tên cột hàng giao VD: Ơ vị trí giao cột B hàng có tên B3

- Trong bảng tính có nhiều trang tính Để hiểu vấn đề này, ta liên tưởng đến hình ảnh vở, chứa nhiều trang giấy, trang giấy trang tính, bảng tính Mỗi trang tính gán cho nhãn hình 69, nháy chuột vị trí nhãn, trang tính tương ứng chọn hiển thị hình Ta đổi tên nhãn trang tính lại theo ý thích cách chọn trang tính -> Chọn Format -> Sheet -> Rename nháy chuột phải chọn Rename

3 Nhập liệu:

Muốn nhập liệu vào ô trang tính, trước hết ta nháy chuột vào để chọn (kích hoạt) Ta dùng phím mũi tên bàn phím để thay đổi việc chọn ô theo chiều di chuyển dấu mũi tên tương ứng Việc nhập liệu vào ô tương tự việc nhập liệu Word Sau nhập liệu vào ô xong, nhấn phím Enter

* Chú ý: Tại thời điểm chọn (kích hoạt) thực việc nhập liệu cho ô

duy trang tính

Thanh tiêu đề Thanh bảng chọn

Thanh công cụ chuẩn Thanh công cụ định dạng

Hộp tên ô Thanh tên hàng

Vùng làm việc

Thanh cơng cụ vẽ Nhãn trang tính

Thanh công thức

Thanh tên cột Con trỏ chuột

Hình 69 Màn hình làm việc Excel

Bài 2: Dữ liệu bảng tính

Chương trình bảng tính cho phép ta khả để xử lý, thao tác với liệu lưu tính Việc xử lý kiểu liệu khác khác Chính lý trên, này, ta thảo luận kiểu liệu thường dùng Excel:

1 Dữ liệu kiểu số:

- Là dãy số 0,1,2 Ngồi cịn có thêm dấu cộng (+) để số dương, dấu (-) để số âm dấu % để thể dạng phần trăm, dấu (,) (.) để ngăn cách phần nguyên phần phân trường hợp số dạng thập phân

VD: 1500, 76.89, +567, 56% liệu kiểu số

345a, 6789.y89, 234d% liệu kiểu số - Excel mặc định canh phải liệu kiểu số tính

- Các phép tốn thực liệu kiểu số:

+ Các phép toán số học: cộng, trừ, nhân chia, phép lấy lũy thừa, phép lấy phần trăm + Các phép toán so sánh: Cho hai kết sai VD: 5>7 cho kết sai - Trong truờng hợp dãy số dài độ rộng cột, số chuyển dạng thể

khoa học (sử dụng chữ E) để trở nên ngắn gọn VD: 2000000 = 2.106 -> Dạng thể khoa

học số 2000000 2E+6 Nếu chuyển qua dạng thể khoa học mà cịn dài độ rộng cột liệu tính khơng bị ta thấy xuất dãy ký hiệu ## tính, ta cần phải tăng thêm độ rộng cột chứa để hiển thị hết số

2 Dữ liệu kiểu ký tự:

- Dữ liệu kiểu ký tự chữ cái, chữ số, ký hiệu khác *, /, &, # VD: Nguyễn Văn A, Quý 1, TP Hồ Chí minh liệu kiểu ký tự

- Excel mặc định canh trái liệu kiểu ký tự

- Các phép toán thường thực với liệu kiểu ký tự:

+ Phép toán ghép hai dãy ký tự: Cho kết dãy ký tự nhập từ hai dãy ký tự ban đầu

+ Phép toán so sánh hai dãy ký tự: Sẽ bắt đầu so sánh hai ký tự đầu tiên, hai ký tự giống nhau, vào ký tự thứ hai để só sánh Kết thu hai giá trị sai VD: Quang Nam < Quang Ngai cho giá trị

* Chú ý: Xét trường hợp dùng ký hiệu để biểu diễn cho STT trang tính đó, số thứ tự người 001 Nhưng ta nhập 001 vào tương ứng ký tự ký tự số nên Excel tự động bỏ di số thị 1, không thỏa mãn yêu cầu người dùng Để xử lý tình tình tương tự ta đặt dấu nháy đơn (') trước dãy số nhập vào VD: '001 Khi dấu nháy đơn (') tự động ô ta thấy dãy số nguyên vẹn nhập vào ban đầu VD: 001

Biểu diễn liệu kiểu

số dạng bình thường Biểu diễn liệu kiểu số thể khoa học

Trường hợp ô tính khơng đủ rộng để thể số

Hình 70 Biểu diễn liệu kiểu số

Dữ liệu kiểu ký tự Kết nhập vào ô dãy '001

3 Dữ liệu thời gian:

Dữ liệu thời gian kiểu liệu số đặc biệt gồm hai loại: Ngày tháng thời gian, ta xét liệu dạng ngày tháng Mặc dù biểu diễn dạng ngày tháng Excel lại hiểu liệu dạng ngày tháng dạng số tự nhiên với quy ước ngày tháng năm 1900 ứng với số sau ngày, số tăng thêm đơn vị

- Để nhập liệu dạng ngày tháng, ta sử dụng hai dấu nháy "/" dấu "-" làm dấu phân cách ngày tháng năm VD: 25/06/1998 25-06-1998

- Excel mặc định canh phải liệu dạng ngày tháng tính

- Do Excel hiểu liệu số nên ta sử dụng tất phép tốn trình bày liệu kiểu số liệu kiểu ngày tháng

VD: 03/01/1900 - 01/01/1900 =

4 Dữ liệu kiểu lôgic:

- Chỉ gồm hai giá trị TRUE tương ứng với FALSE tương ứng với sai - Excel mặc định canh liệu kiểu lôgic

- Các phép tốn thực liệu kiểu lơgic phép tốn lơgic: AND, OR, NOT Kết thực cách dùng phép toán Excel giá trị lôgic thể bảng sau (Trong bảng ta dùng ký hiệu T để thay cho giá trị TRUE, giá trị F để thay cho giá trị FALSE):

Phép toán AND Phép toán OR Phép toán NOT

GT1 GT2 AND(GT1,GT2) GT1 GT2 OR(GT1,GT2) GT NOT(GT)

T T T T T T T F

T F F T F T

F T F F T T

F T

F F F F F F

Hình 72 Biểu diễn liệu dạng ngày

Bài 3: Lập công thức để tính tốn I Sử dụng cơng thức:

Trong q trình tính tốn, ta thường sử dụng cơng thức

VD: Để tính trung bình cộng hai số 7, ta sử dụng công thức sau: (9+7)/2

Khả tính tốn với cơng thức tính ưu việt chương trình bảng tính Excel, giúp ta thực phép tính tốn liệu trang tính

Để tính tốn với cơng thức Excel, ta nhập cơng thức cần tính vào tính phải ý đặt dấu trước cơng thức Ơ tính tự động hiển thị kết cơng thức đạt

Trong chương trình bảng tính, ký hiệu sau sử dụng làm phép tốn cơng thức:

Ký tự Ý nghĩa Ví dụ Kết ví dụ

+ Phép cộng 8+9 17

- Phép trừ 1-3 -2

* Phép nhân 4*5 20

/ Phép chia 6/4 1.5

^ Phép lấy lũy thừa 3^2

% Phép lấy phần trăm 3% 0.03

Sau thứ tự bước cần thực để nhập công thức vào tính

Ở hình 74, ta nhập cơng thức vào có địa D3

II Sử dụng địa ô khối công thức: 1 Địa khối:

Trong phần trên, ta nắm việc xác định tên ô tính bảng tính Trong phần ta thảo luận thêm loại tên khác mà hay sử dụng làm việc với chương trình bảng tính Excel tên khối

Khối nhóm liền tạo thành hình chữ nhật Khối ơ, hàng, cột, phần hàng hay phần cột Để chọn khối, chọn góc bên trái khối sau rê chuột đến góc bên phải

1 Chọn ô cần nhập công thức

2 Nhập công thức vào ô vừa chọn với dấu phía trước

Cơng thức chọn xuất cơng thức

Hình 74 Nhập công thức

Khối chọn Excel

Địa khối có dạng sau: <Địa góc bên trái>:<Địa góc bên phải>, trường hợp khối hàng có địa dạng: <Tên hàng>:<Tên hàng>, trường hợp khối cột có địa dạng <Tên cột>:<Tên cột> VD: Khối có địa góc bên trái A3 địa góc bên phải B8 có tên A3:B8, khối bao gồm tất ô cột A có tên A:A, khối bao gồm tất hàng có tên 3:3 Chú ý chọn khối, hộp tên thể địa nằm góc bên trái khối đầy đủ tên khối

2 Nạp địa vào cơng thức:

Ngồi việc nạp số liệu cụ thể vào cơng thức ta cịn có khả nạp địa khối vào công thức Ta gõ trực tiếp địa từ bàn phím công thức đến lượt xuất địa đó, ta nháy chọn khối tương ứng, đó, địa tự động xuất công thức Khi địa ô khối có mặt công thức, ô khối viền quanh màu khác

Xét hình minh họa 76, kết ô chứa công thức E1 Giả sử , ta thay đổi giá trị D2 lại thành 14 kết E1 thay đổi theo Vậy Excel có khả tự động cập nhật giá trị công thức có mặt cơng thức bị thay đổi giá trị Điều giúp người dùng khỏi nỗi lo phải sửa chữa lại tồn trang tính có vài trang tính bị thay đổi giá trị

Khối có địa B3:D6

Hình 76 Địa khối

Công thức Các địa A1, C1, D2 viền quanh

Bài 4: Sử dụng hàm I Khái niệm hàm chương trình bảng tính

1 Khái niệm hàm

Hàm công thức xây dựng sẵn để phục vụ cho mục đích q trình tính tốn Hàm giúp cho việc nhập cơng thức tính tốn trở nên dễ dàng, đơn giản VD: Thay việc dùng cơng thức =A1+A2+A3+A4+A5+A6 để tính tổng giá trị thuộc khổi A1:A6 ta dùng cơng thức =SUM(A1:A6)

Ngồi ra, có nhiều trường hợp ta sử dụng công thức để thực Excel, ví dụ để tính bậc hai số nhất ta phải dùng hàm SQRT thực

2 Sử dụng hàm:

Khi sử dụng hàm cần ý vấn đề sau đây:

- Việc sử dụng hàm sử dụng công thức tương tự nhau: Muốn kết hàm ô nào, ta nhập hàm vào ô phải ý đặt dấu phía trước

- Mỗi hàm có hai phần: Tên hàm danh sách biến hàm.Tên hàm không phân biệt chữ hoa, chữ thường Các biến danh sách hàm cách dấu phẩy "," đặt cặp dấu dấu mở ngoặc đơn "(" đóng ngoặc đơn ")" đứng vị trí sát phía sau tên hàm

VD: Trong hàm SUM(A1,B4) SUM tên hàm, A1,B4 biến hàm

- Trong nhiều hàm, thứ tự liệt kê biết quan trọng, việc thay đổi thứ tự liệt kê làm thay đổi giá trị hàm

Ngoài để nhập hàm vào đó, sau chọn xong, ta sử dụng nút lệnh Insert Function bên trái công thức sử dụng lệnh Function bảng chọn Insert

II Một số hàm thông dụng:

Để sử dụng hàm thành thạo ta cần nắm cú pháp ý nghĩa hàm Trong cách trình bày đây, thành phần đặt hai đầu cặp dấu "<" đóng ">" thành phần bắt buộc phải có, thành phần đặt hai đầu cặp dấu mở ngoặc vng "[" đóng ngoặc vng"]" thành phần có khơng

1 Một số hàm xử lý liệu số

a Hàm SUM:

- Cú pháp: SUM(<biến 1>,[<biến 2>, ])

Trong đó, biến hàm SUM số, địa khối, công thức hàm

- Ý nghĩa: Tính tổng thành phần danh sách biến

Hàm nhập vào

Hình 77 Nhập hàm vào tính

VD: SUM(3,6,8,10): Cho kết tổng giá trị 3,6,8,10 27

SUM(A1,A3,A5): Giả sử ô A1,A3,A5 trang tính có giá trị 10,20,30 hàm bên cho kết 50

b Hàm AVERAGE:

- Cú pháp: AVERAGE(<biến 1>, [<biến 2>, ])

Trong đó, biến hàm AVERAGE số, địa khối, công thức hàm

- Ý nghĩa: Tính trung bình cộng thành phần danh sách biến VD: AVERAGE(3,5,7): Cho kết trung bình cộng 3,5,7

AVERAGE(SUM(A1,A2),B5): Giả sử A1,A2,B5 trang tính có giá trị 5,6,7 hàm bên cho kết trung bình cộng hai giá trị 11

c Các hàm MIN MAX:

- Cú pháp: MIN(<biến 1>, [<biến 2>, ]) MAX(<biến 1>, [<biến 2>, ]) Mỗi biến hàm MIN MAX tương tự hai hàm - Ý nghĩa:

+ Hàm MIN: Cho kết giá trị nhỏ danh sách biến + Hàm MAX: Cho kết giá tị lớn danh sách biến VD: MAX(6,7,8+9): cho kết 17

MIN (A6,SUM(B1,B2)): Giả sử giá trị ô A6, B1, B2 4,6,8 kết hàm 14

d Hàm SQRT:

- Cú pháp: SQRT(<biến>)

Danh sách biến hàm có thành phần, biến số, địa hay cơng thức, hàm có giá trị khơng âm

- Ý nghĩa: Tính bậc hai gí trị biến VD: SQRT(9): Cho kết

SQRT(A4): Giả sử tính A4 có giá trị 16 kết hàm

e Hàm ABS:

- Cú pháp: ABS(<biến>)

Trong biến số, địa ô khối, công thức hàm - Ý nghĩa: Cho kết giá trị tuyệt đối giá trị biến

VD: ABS(-5): Cho kết

ABS(SUM(A3,B2)): Giả sử ô A3,B2 có giá tị 5,-6, hàm bên cho kết

f Hàm ROUND:

- Cú pháp: ROUND(<biến>,<số>)

Trong đó: Biến số, địa ô khối, cơng thức hàm Số đứng phía sau biến cặp dấu "(" ")" số nguyên

- Ý nghĩa: Làm tròn giá trị biến đến hàng định số với quy ước sau: Nếu số có giá trị dương làm trịn đến hàng phần phân, hàng phần chục ta dùng giá trị 1, hàng phần trăm ta dùng giá trị Nếu số có giá trị âm làm tròn đến hàng phần nguyên, hàng đơn vị ta dùng số -1, hàng chục ta dùng số -2 Nếu dùng số Excel măc định làm trịn đến hàng đơn vị

g Hàm INT:

- Cú pháp: INT(<biến>)

Trong đó: Biến số, địa khối, công thức hàm - Ý nghĩa: Cho kết số nguyên phần nguyên giá trị biến

VD: INT(45.67): Cho kết 45

h Hàm RANK:

- Cú pháp: RANK(<Số>,<Danh sách>,[GT số])

Trong đó: Danh sách địa tuyệt đối khối bao gồm ô chứa số, GT số thường số nguyên, Số phải giá trị Danh sách

- Ý nghĩa: Cho kết vị thứ số xếp danh sách theo chiều tăng dần GT số lớn theo chiều giảm dần giá trị số khơng có mặt DS biến

VD: Giả sử ô B2, C2, D2 chứa giá trị sau: 3, 5, Tại ô ta đánh hàm:

RANK(B2,$B$2:$D$2): Cho kết RANK(B2,$B$2:$D$2,1): Cho kết

2 Một số hàm xử lý ký tự:

a Hàm UPPER:

-Cú pháp: UPPER(<Biến>)

Trong biến dãy ký tự, địa ô khối, công thức hàm có giá trị kiểu ký tự Hằng ký tự đặt cặp dấu " " VD: "Lop Tin hoc"

- Ý nghĩa: Cho kết dãy ký tự sau chuyển toàn ký tự chữ hoa giá trị biến

VD: UPPER("Nam Phi"): Cho kết "NAM PHI"

b Hàm LOWER:

- Cú pháp: LOWER(<biến>)

Biến hàm tương tự hàm UPPER

- Ý nghĩa: Cho kết dãy ký tự sau chuyển toàn ký tự chữ thường giá trị biến

VD: LOWER("TIN HOC"): Cho kết "tin hoc"

c Hàm PROPER:

- Cú pháp: PROPER(<biến>)

Biến hàm tương tự hai hàm

- Ý nghĩa: Cho kết dãy ký tự sau chuyển toàn từ giá trị biến dạng chữ hoa đầu từ

VD: PROPER("huynh thuc khang"): Cho kết "Huỳnh Thúc Kháng"

d Hàm LEFT, RIGHT:

- Cú pháp: LEFT(<biến>,<số>) RIGHT(<biến>,<số>)

Trong đó: Biến hai hàm tương tự hai hàm trên, số số nguyên dương - Ý nghĩa:

+ Hàm LEFT cho kết dãy ký tự bao gồm <số> ký tự lấy từ phía bên trái <biến> sang phải

+ Hàm RIGHT cho kết dãy ký tự bao gồm <số> ký tự lấy từ phía bên phải <biến> sang trái

RIGHT("Tin học",3): Cho kết "học"

3 Hàm TODAY:

- Cú pháp: TODAY()

Trong hàm danh sách biến rỗng

- Ý nghĩa: Cho kết ngày tháng hành máy

VD: Nếu ngày tháng hành máy ngày 10 tháng 06 năm 2008 hàm TODAY() cho giá trị 10/06/2008

4 Hàm COUNT:

- Cú pháp: COUNT(<DS biến>)

Trong DS biến thành phần có gí trị số

- Ý nghĩa: Cho kết số lượng thành phần DS biến VD: COUNT(3,4,7): Cho kết

5 Các hàm điều kiện:

a Hàm IF:

- Cú pháp: IF(<Điều kiện>,<GT đúng>,<GT sai>)

Trong đó: Điều kiện biểu thức logic, nhận hai giá trị sai GT đúng, GT sai giá trị thuộc kiểu liệu trình bày, giá trị kiểu ký tự phải đặt cặp dấu " "

- Ý nghĩa: Khi điều kiện cho kết GT đúng, ngược lại cho kết GT sai

VD: IF(5>7,"Tin hoc","Tin hoc A"): Cho kết Tin học A

* Chú ý: hàm IF lồng nhau

VD: Giả sử A3 có giá trị 7, ô B2 ta sử dụng hàm IF sau:

IF(A3>=8,"Gioi",IF(A3>=6.5,"Kha",IF(A3>=5,"Trung binh","Yeu))): Cho kết Kha

b Hàm SUMIF:

- Cú pháp: SUMIF(<Khối điều kiện>,<Điều kiện>,<Khối tính tổng>)

Trong đó: Khối điều kiện Khối tính tổng hai khối tương thích (bao gồm tương thích với nhau), thơng thường hai khối thường có số hàng giống nằm cột khác VD: Khối A3:A5 tương thích với khối C3:C5 Trong (tạm dùng dấu  để tương thích ơ): A3  C3, A4  C4, A5  C5

Điều kiện giá trị biểu thức lôgic, ngoại trừ giá trị số tất trường hợp lại phải đặt cặp dấu mở nháy kép " đóng nháy kép "

- Ý nghĩa: Khi gọi hàm SUMIF, Excel kiểm tra việc thoả mãn điều kiện ô <Khối điều kiện>, ô thoả mãn Excel lấy tổng tương thích với <Khối lấy tổng> cho kết tổng thu

VD: Giả sử có địa A1,A2,A3,D1,D2,D3 chứa giá trị sau: 3,5,7,1,2,3 Nếu gọi hàm: =SUMIF(A1:A3,">=5",D1:D3) ta kết

c Hàm COUNTIF:

- Cú pháp: COUNTIF(<Khối điều kiện>,<Điều kiện>)

Trong đó: Khối dđều kiện khối Excel, Điều kiện tương tự hàm SUMIF

- Ý nghĩa: Cho kết số lượng ô Khối điều kiện thoả mãn Điều kiện

VD: Giả sử ô B2,B3,B4,B5 chứa giá trị sau: 5,6,7,6 Tại ô ta

Bài 5: Thao tác với liệu trang tính I Xóa, sửa nội dung tính:

Khi lập trang tính, việc nhập liệu vào tính khơng thể tránh khỏi nhầm lẫn hay sai sốt Với chương trình bảng tính, sử dụng cơng cụ biên tập để thực chỉnh sửa cần thiết mà khơng cần tạo lại tồn trang tính

Để xóa, sửa nội dung tính, ta thực thao tác sau: - Chọn tính cần thao tác

- Nếu muốn xóa liệu ta nhấn phím Delete Nếu muốn sửa liệu ơ, ta đánh lại liệu mới, liệu cũ ô tính tự nháy chuột lần vào tính vừa chọn thực chỉnh sửa cần thiết

- Sau thực xong, nhấn phím Enter

II Sao chép, di chuyển:

Mỗi tính trang tính Excel chứa hai thành phần sau: Dữ liệu công thức Việc chép hay di chuyển liệu cơng thức có đặc điểm tương đối khác

1 Sao chép, di chuyển liệu:

Để chép, di chuyển liệu ô tính, ta thực thao tác sau đây:

1 Chọn đối tượng cần thao tác

2 Chọn Edit -> Copy nháy chuột phải chọn copy nháy chuột vào nút lệnh copy

trên cơng cụ chuẩn nhấn tổ hợp phím Ctrl+C muốn chép Chọn Edit -> Cut nháy chuột vào nút lệnh Cut công cụ chuẩn nháy chuột phải chọn Cut nhấn tổ hợp phím Ctrl+X muốn di chuyển

3 Chọn đối tượng cần đặt liệu đến

4 Chọn Edit -> Paste nháy chuột phải chọn Paste nháy chuột vào nút lệnh Paste

trên cơng cụ chuẩn nhấn tổ hợp phím Ctrl+V

Đối tượng cần thao tác trường hợp ô khối:

- Nếu đối tượng cần chép hay di chuyển khối đối tượng đến tồn khối chép hay di chuyển đến khối có góc bên trái vừa chọn để đặt liệu đến

- Nếu đối tượng cần chép hay di chuyển đối tượng đến khối tồn khối có liệu giống liệu ô nguồn

2 Sao chép, di chuyển công thức:

a Địa tương đối, địa tuyệt đối, địa hỗn hợp:

- Địa tương đối ô địa có dạng: <Tên cột><Tên hàng> VD: A3 địa tương đối vị trí giao hàng A cột

- Địa tuyệt đối tính bao gồm hai thành phần tương tự địa tương đối phía trước thành phần có thêm dấu $ VD: $B$3 địa tuyệt đối ô vị trí giao cột B hàng

Khối nguồn, đích Ơ nguồn, khối đích

- Địa hỗn hợp: Trong địa hỗn hợp có thành phần có dấu $ phía trước thành phần cịn lại khơng có dấu $ VD: B$2, $D6

Các thao tác dùng để thực việc chép hay di chuyển công thức từ ô đến ô khác bảng tính Excel tương tự thao tác chép hay di chuyển liệu

b Di chuyển:

Khi di chuyển công thức từ ô đến ô khác trang tính, công thức khơng bị thay đổi giá trị nguồn đích

c Sao chép:

Việc chép công thức từ ô đến ô khác Excel tuân thủ theo quy tắc sau đây:

- Quy tắc 1: Nếu công thức không tồn địa cơng thức chép y

ngun từ nguồn sang đích

VD: Giả sử ô A3 chứa công thức =SUM(3,5) + 17, chép cơng thức sang C2, cơng thức ô B2 =SUM(3,5) + 17

- Quy tắc 2: Địa tương đối công thức chép bị thay đổi để giữ nguyên

vị trí tương đối so với đích

VD: Giả sử A2,B2,A3,B3 chứa giá trị 2,3,4,5 Tại ô C2 ta nhập công thức: =A2+B2, giá trị ô C2 Sao chép công thức vừa nhập từ ô C2 sang ô C3, ta thấy công thức xuất ô C3 =A2+B2 mà =A3+B3 giá trị ô C3 Vậy địa công thức chép bị thay đổi quy luật thay đổi tuân theo quy luật từ ô C2 sang ô C3 (So với ô C2, ô C3 nằm cột nằm hàng dưới)

- Quy tắc 3: Khi chép công thức từ ô sang ô khác, địa tuyệt đối công

thức giữ ngun

Hình 79 Di chuyển cơng thức từ B3 sang D2

Hình 80 Sao chép công thức không tồn địa tùe ô A3 sang ô C2

VD: Trong ô A3 chứa công thức =SQRT($B$6), chép công thức sang ô B7, công thức vừa chép đến ô B7 =SQRT($B$6)

- Quy tắc 4: Khi chép công thức từ ô sang ô khác, phần địa tuyệt đối

giữ nguyên, phần địa tương đối bị thay đổi theo quy luật thay đổi tương tự quy tắc

VD: Ơ A3 chứa cơng thức =SQRT($B7), chép công thức từ ô A3 sang ô A4, công thức ô A4 =SQRT($B8)

* Sử dụng nút điền để thực nhanh thao tác chép:

Nút điền nút hình vng màu đen nhỏ, nằm góc khối chọn Ta dùng nút điền khối để thực nhanh thao tác chép liệu công thức từ ô khối sang ô khối liền kề

Để thực việc chép nút điền, ta chọn ô khối -> Đưa chuột vào nút điền xuất dấu hình chữ thập màu đen ->Nháy chuột rê chuột đến ô liền kề cần chép

Nút điền

Hình 82 Nút điền

Hình ảnh dùng nút điền rê chuột đến ô liền kề

Bài 6: Trình bày trang tính I Điều chỉnh độ rộng cột độ cao hàng

Trên trang tính mới, cột có độ rộng hàng có độ cao đặt ngầm định Khi nhập dãy ký tự dài vào ô, phần dãy ký tự hiển thị bên phải Nếu bên phải có nội dung phần bị che lấp Khi cần điều chỉnh độ rộng cột

* Để điều chỉnh độ rộng cột, cần kéo thả vạch ngăn cách hai cột sang trái sang phải

* Tương tự, để điều chỉnh độ cao hàng, kéo thả vạch ngăn cách hai hàng lên xuống

Lưu ý: Nếu số ô dài ký # lên Khi cần điều chỉnh lại độ

rộng cột

* Thao tác nhanh

Nháy đúp chuột vạch phân cách cột hàng điều chỉnh độ rộng cột, độ cao hàng đưa khít với liệu có cột hàng

II Xóa chèn hàng cột:

Để trình bày mang tính hợp lý, đơi cần xóa bớt chèn thêm hàng cột

a Xóa hàng (hoặc cột)

Muốn xóa hàng hay cột trang tính, thực bước sau: 1) Chọn hàng (hay cột) cần xóa

2) Chọn lệnh Edit -> Delete

Khi xóa hàng (hay cột), hàng cịn lại đẩy lên (các cột lại đẩy sang trái)

b Chèn thêm hàng cột

Để chèn thêm hàng, thực hiện:

1) Chọn hàng số hàng muốn chèn thêm 2) Chọn lệnh Insert -> Rows

Các hàng chèn vào bên hàng chọn

Các thao tác thực để chèn thêm cột tương tự vậy: Chọn cột chọn lệnh Insert -> Columns Các cột chèn vào bên trái cột chọn

Khơng xóa chèn thêm hàng cột, cịn chèn thêm tính khối vào vị trí trang tính

III Định dạng:

Chúng ta làm quen với khả định dạng văn chương trình soạn thảo văn Tương tự định dạng chương trình bảng tính thay đổi cách trình bày liệu tính Vì chương trình bảng tính trước hết dùng để tính tốn, tính đủ đa dạng giúp thỏa mãn yêu cầu trình bày trang tính

Vách ngăn hàng

Vách ngăn cột

Định dạng liệu tính thực lệnh Format -> Cells … Hộp thoại Format Cells cho khả định dạng sau (hình 85):

* Định dạng văn Các công cụ định dạng văn có trang Font, với cơng cụ định dạng phơng chữ, kiểu chữ, cỡ chữ, màu sắc chữ số định dạng khác

* Định dạng số Vì trang tính có liệu số dùng để tính tốn, trang Number hộp thoại Format Cells cho phép đặt cách hiển thị khác cho liệu số, tăng giảm số chữ số sau dấu chấm thập phân … Các chữ số ký tự nên áp dụng định dạng văn cho liệu số

* Căn chỉnh liệu ô Các công cụ chỉnh liệu ô có trang Alignment hộp thoại Căn chỉnh liệu áp dụng cho liệu số liệu ký tự tính

1 Định dang văn bản

Để định dạng văn (thay đổi phông chữ văn bản, cỡ chữ, kiểu chữ màu sắc phông chữ) ta sử dụng trang Font Các bước thực tương tự thao tác quen thuộc soạn thảo văn với Word minh họa hình 86

2 Định dạng số

Khi nhập liệu số, định dạng ngầm định General (chung)

Định dạng số

Căn chỉnh liệu ô

Định dạng ký tự

Hình 85 Hộp thoại Forrmat Cells

Mở trang Font

Các thao tác định dạng ký tự tương tụ Word

Các bước định dạng số tương tự Để định dạng liệu số, mở trang Number hộp thoại Format Cells thực bước minh họa hình 87 sau đây:

Dữ liệu số cịn định dạng để hiển thị theo nhiều cách khác nhau, ví dụ ký tự, thời gian hay dạng tiền tệ … ta cần chọn dạng tương ứng ô Category

* Lưu ý Việc định dạng không tác động đến giá trị liệu mà làm thay đổi cách hiển thị liệu ô

3 Căn chỉnh liệu ô

Sử dụng trang Alignment, bước để chỉnh liệu ô sau:

4 Định dạng phần văn ô

Muốn dịnh dạng phần nội dung văn ô ta thực hiện: - Nháy đúp chuột ô chọn phần cần định dạng

- Chọn lệnh Format -> Cells … thực định dạng ký tự mục Thao tác thực với liệu kiểu ký tự

IV Kẻ đường biên tô màu nền: 1 Kẻ đường biên

Sau chọn đối tượng, bước thực để kẻ đường biên cho ô khối sau (hình 89)

1 Chọn trang Number

2 Chọn Number

3 Chọn số chữ số sau dấu thập phân cần hiển thị

3 Chọn mục muốn dùng dấu phẩy để ngăn cách phần nguyên phần phân

Hình 87 Dịnh dạng số

5 Chọn dạng hiển thị số âm Nháy OK

1 Chọn trang Alignment Căn chỉnh lề theo chiều ngang

3 Căn chỉnh lề theo chiều dọc

4 Chọn mục phép văn tự xuống hàng ô

5 Nháy OK

* Thao tác nhanh

Để kẻ nhanh đường biên cho ô khối kiểu đường kẻ sử dụng trước đó, nháy mũi tên bên phải nút Border công cụ định dạng chọn biểu tượng thích hợp

2 Tô màu nền

Các bước thực để tô màu cho ô khối hoạ hình 90 đây:

* Thao tác nhanh

Ngồi ta thực thao tác tô màu nhanh cách dùng nút lệnh Fill Color thnah công cụ định dạng

II Gộp ô tách ô:

Khi định dạng nội dung với phơng chữ có cỡ khác nhau, để chỉnh cho đẹp cần gộp ô lại làm Ví dụ trang tính hình 91 đây, A1 có nội dung TIỀN

LƯƠNG Để chỉnh nội dung bảng, nghĩ đến việc di chuyển nội dung ơ

tính sang khác, chẳng hạn E1

Việc khơng cho kết mong muốn nội dung khơng khối A1:J1 cách xác Mặt khác, thay đơi cỡ chữ, độ rộng vị trí thay đổi

Muốn đạt kết xác, gộp A1:J1 thành Sau nội dung gộp

1 Chọn trang Border

2 Chọn kiểu đường cần kẻ

3 Chọn màu đường biên Chọn đường biên cần kẻ

5 Nháy OK

Hình 89 Kẻ đường biên

1 Chọn trang Patterns

2 Chọn màu cần tô

3 Nháy OK

Nếu ô gộp có liệu số, tính tốn với liệu số Ơ gộp lấy địa chỉ

của gốc bên trái, cịn ô khác xem bị ẩn đi.

Để gộp ô liền thành ô, thực hiện: - Chọn ô cần gộp

- Nháy lệnh FormatCells… chọn trang Alignment. - Đánh dấu ô Merge cells (Gộp ô) nháy OK.

Lưu ý: gộp ơ, có nội dung góc bên trái giữ lại, ẩn được

gắn số Vì vậy, muốn giữ lại nội dung ô khác, trước gộp phải chép chúng vào góc trêm bên trái

Để tách ô trở lại thành nhiều ô ban đầu, ta thực hiện: - Chọn ô gộp (đã đánh dấu ô Merge cells). - Thực lệnh FormatCells… chọn trang Alignment. - Xóa đánh dấu ô Merge cells nháy OK.

III Sử dụng cơng cụ định dạng:

Có thể sử dụng nút lệnh công cụ định dạng để thực nhanh số thao tác định dạng Hình 92 minh họa tính nút lệnh công cụ định dạng

Chọn phông

chữ cỡ chữ Chọn kiểu chữ

Căn chỉnh lề

trong ô Đường biên Màu Màu chữ

Bài 7: Các công cụ trợ giúp II Tìm kiếm thay thế:

Giống Word, tính Find (Tìm) Replace (Thay thế) công cụ hiệu cho việc tìm thay liệu trang tính

Để tìm, chọn lệnh Edit để mở hộp thoại Find and Replace thực thao tác theo hình 93 sau đây:

Thao tác thay (Replace) Excel tương tự Word

Muốn có thêm tùy chọn tìm, thay thế, hộp thoại Find and Replace nháy vào nút Options

- Trong Within, có hai phạm vi tìm Sheet (trang tính) Workbook (bảng tính); - Trong Search, có hai lựa chọn By Rows (tìm theo hàng) By Columns (tìm theo cột); - Trong ô Look in, chọn Values (giá trị), Excel tìm giá trị trang tính Nếu chọn Formulas (cơng thức), Excel tìm giá trị công thức.

- Nếu đánh dấu tùy chọn match case, chương trình phân biệt chữ thường chữ hoa khi tìm thay

- Nếu đánh dấu tùy chọn match entire cell contents, chương trình tìm có chức đúng liệu nhập ô Find what.

II Sắp xếp liệu:

Sắp xếp liệu danh sách liệu thay đổi hàng theo giá trị liệu ô hay nhiều cột với thứ tự tăng hay giảm dần Thứ tự ngầm định liệu văn thứ tự theo bảng chữ tiếng Anh

Để xếp hàng danh sách theo liệu cột, thực theo bước sau: Chọn danh sách liệu cần xếp -> Chọn Data -> Sort: Xuất hộp thoại Sort Trên hộp thoại Sort hiển thị sau thực tiếp thao tác minh họa hình 94 đây:

1 Nhập liệu cần tìm

2 Nhập FindNext để tìm kiếm

Hình 93 Hộp thoại Find and Replace

1 Chọn tên hàng tiêu đề cần xếp

2 Chọn thứ tự xếp Có xếp hàng

tiêu đề hay khơng

4 Nháy OK

* Thao tác nhanh:

Để thực nhanh việc xếp danh sách liệu, thực hiện: - Nháy chuột chọn ô cột cần xếp

- Nháy nút Sort Ascending (tăng) Sort Descending (giảm), để xếp hàng của danh sách theo thứ tự tăng dần (hoặc theo thứ tự giảm dần) cột có chọn

Trong trường hợp danh sách chứa nhiều liệu trùng cột, cần xếp tiếp nhóm liệu theo cột khác Ví dụ: Sau xếp danh sách học sinh theo Nam/Nữ, nhóm cần xếp thêm theo ngày sinh

Để thực điều đó, sau chọn tiêu đề cột cần xếp ô Sort by thứ tự sắp xếp, cần chọn tiêu đề cột khác ô Then by (và thứ tự xếp) trước nháy OK trên hộp thoại Sort

Lưu ý: Trên hộp thoại Sort có hai Then by chọn ô tùy ý (hoặc chọn hai ô để

sắp xếp theo ba cột)

* Tạo thứ tự xếp mới:

Ngầm định, chương trình bảng tính xếp theo thứ tự tăng hay giảm liệu số liệu văn Khi vần xếp theo thứ tự đặc biệt, ví dụ theo bảng chữ tiếng Việt theo thứ tự Thứ hai, Thứ ba, …, Thứ bảy, Chủ nhật, ta phải định nghĩa thứ tự trước sắp xếp

Để định nghĩa thứ tự xếp, nháy ToolsOptions… thực tiếp bước sau hình 95

Sau định nghĩa, thứ tự lưu chương trình bảng tính để vần xếp sử dụng mà tạo lại

Các bước cần thực hiển để xếp theo thứ tự tự tạo tương tự Trước hết, sử dụng lệnh DataSort… để hiển thị hộp thoại Sort Sau nháy nút Options… chọn danh sách cần xếp hộp thoại xuất

1 Chọn trang Custom list

2 Nhập thứ tự xếp tự tạo theo chiều tăng dần, thành phần đặt cách bới dấu cách hặc lần xuống dòng

3 Nháy Add

4 Nháy OK

Bài 8: Lọc liệu từ danh sách liệu 1 Danh sách liệu:

Một bảng trang tính gọi danh sách liệu, danh sách liệu bao gồm nhiều hàng, nhiều cột, nhiều ô Hàng thường dùng để tiêu đề cho liệu cột, gọi hàng tiêu đề Dữ liệu hàng danh sách liệu thường thống với thuộc đối tượng Trên trang tính có nhiều danh sách liệu

BẢNG TIỀN LƯƠNG NHÂN VIÊN STT HO TÊN QUÊ QUÁN NGÀY SINH

CẤP BẬC

HS

LƯƠNG LUONG_C

ỨNG TIỀN

TIỀN NHẬN

001 Nguyễn Văn A TIÊN KỲ 01/01/1991 GĐ 5.46 3003 500 2503

002 Trần Văn B TIÊN CHÂU 03/06/1991 P.GĐ 4.56 2508 400 2108

003 Huỳnh Thị C TIÊN THỌ 05/07/1991 NV 2.34 1287 300 987

004 Phan Thị D TIÊN LỘC 09/09/1991 NV 2.34 1287 300 987

2 Lọc liệu từ danh sách:

Tính lọc liệu từ danh sách liệu tính hay Excel hỗ trợ, cho phép người dùng lọc từ danh sách hàng thỏa mãn số điều kiện

VD: Từ danh sách "Bảng điểm học sinh", lọc học sinh có điểm trung bình Để sử dụng tính lọc liệu từ danh sách liệu, ta thực sau:

1 Chọn danh sách cần lọc liệu

2 Chọn Data -> Filter -> AutoFilter: Chế độ AutoFilter áp dụng cho tất cột

của danh sách, ô hàng tiêu đề xuất đấu mũi tên (hình 97) Để lọc liệu dựa vào cột ta nháy chuột vào dấu mũi tên thực việc chọn giá trị để lọc tương ứng

Sau có kết lọc theo giá trị cột, ta kết để tiếp tục lọc theo giá trị cột khác

Hình 96 Danh sách liệu

Nháy chuột vào nút để lọc liệu

Để quay trở hình làm việc ta thực cách sau: Chọn lại Data -> Filter -> AutoFilter, Chọn Data -> Filter -> Show All để hiển thị lại toàn danh sách mà tiếp tục làm việc với AutoFilter

3 Sử dụng tùy chọn Top 10 Custom để lọc liệu:

Trong muc ta thấy danh sách hiển thị giá trị khác liệu chọn giá trị cụ thể làm tiêu chuẩn lọc Trong nhiều trường hợp cần lọc hàng thỏa mãn nhiều tiêu chuẩn phức tạp VD: Lọc học sinh có điểm mơn tốn lớn

Để có kết lọc thỏa mãn tiêu chuẩn cần sử dụng lựa chọn Top 10 Custom đầu danh sách

- Top 10: Dùng để lọc số hàng có giá trị lớn nhỏ (ngầm định 10)

Để sử dụng chức này, sau chọn Data -> Filter -> AutoFilter, nháy chuột mũi tên ô tiêu đề cột cần dùng để lọc liệu -> Chọn (Top 10…): Xuất hộp thoại Top 10 AutoFilter thực lựa chọn hình 98 sau đó, nháy OK

- Custom: Được sử dụng để đặt số loại tiêu chuẩn phức hợp Để sử dụng chức

này ta chọn Data -> Filter -> AutoFilter, nháy chuột mũi tên ô tiêu đề cột cần dùng để lọc liệu -> Chọn (Custom …): Xuất hộp thoại Custom AutoFilter thực tùy chọn hộp thoại (Hình 99)

Các quan hệ làm tiêu chuẩn hay sử dụng là:

Quan hệ Ý nghĩa

equals Bằng

does not equal Khác

is greater than Lớn

is greater or equal to Lớn

is less than Nhỏ

is less than or equal to Nhỏ

Chọn Top (lớn nhất) Bottom (nhỏ nhất)

Chọn số giá trị cần lọc