Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ở nhà máy quy chế Từ sơn

Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ở nhà máy quy chế Từ sơn

Lời nói đầu

Hiện nay nền kinh tế nớc ta đang có sự chuyển mình từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc Quá trình này đã và đang có sự định hớng sâu sắc tới sự phát triển của nền kinh tế nói chung, của doanh nghiệp nói riêng Trong cơ chế mới này, các doanh nghiệp đều đợc tự do cạnh tranh trong khuôn khổ pháp luật.

Làm thế nào để đẩy mạnh bán hàng, tăng doanh thu là một bài toán đang đợc đặt ra cho bất cứ một doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển đợc trong thế giới cạnh tranh đầy phức tạp này Bán hàng là mấu chốt quan trọng quyết định tăng trởng và sức cạnh tranh của bất cứ doanh nghiệp nào Đối với doanh nghiệp chỉ thông qua bán hàng, doanh nghiệp mới thu hồi đợc vốn để bù đắp các chi phí bỏ ra và cũng chỉ có thông qua kết quả kinh doanh doanh nghiệp mới xác định đơcj hiệu quả của các hoạt động kinh doanh, đồng thời đề ra biện pháp tối u nhằm đẩy mạnh bán hàng, tăng doanh thu, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, phản ánh một cách khoa học, đầy đủ, chính xác và kịp thời các hoạt động bán hàng và xác định đúng đắn kết quả bán hàng chính là một trong những điều kiện tiên quyết đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp nói chung.

Để làm đợc điều đó, các kế toán nói chung và công tác hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nói riêng của doanh nghiệp phải liên tục đợc hoàn thiện và đổi mới cho phù hợp với tốc độ phát triển của nền kinh tế.

Nhận biết tầm quan trọng của công tác hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng và qua thời gian thực tập tại Nhà máy quy chế Từ Sơn, em đã đi sâu tìm hiểu về tình hình thực hiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả sản xuất kinh doanh của nhà máy Đợc sự giúp đỡ tận tình của Thạc sĩ Nghiêm Thị Thà và

các cô chú, anh chị Phòng tài chính kế toán em đã quyết định chọn đề tài: "Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ở Nhà máy quy chế Từ Sơn" làm khoá luận tốt nghiệp.

Nội dung của khoá luận đợc trình bày gồm 3 chơng:

ơng 1 : Lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng

trong các doanh nghiệp sản xuất.

ơng 2 : Tình hình thực hiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả

bán hàng ở Nhà máy quy chế Từ Sơn.

ơng 3 : Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác

định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ở Nhà máy Quy Chế Từ Sơn.

Bắc Ninh, tháng 5 năm 2005

Sinh viên

Lê Thị Hà

1.1.1 Các khái niệm cơ bản về bán hàng và kết quả bán hàng.

Chuyển sang một cơ chế mới, từ cơ chế bao cấp sang nền kinh tế thị ờng có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nớc, các mối quan hệ hàng hóa, tiền tệ ngày càng đợc mở rộng và phát triển Nhiều doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế khác nhau cùng sản xuất một loại sản phẩm hàng hóa, do vậy để có thể tồn tại, các doanh nghiệp phải tiến hành hạch toán kinh doanh, tăng sức cạnh tranh và hoạt động bình đẳng trớc pháp luật Nếu nh trớc đây, doanh nghiệp chỉ phải lo sản xuất đủ kế hoạch để giao nộp cho Nhà nớc thì ngày nay không chỉ có sản xuất mà bán hàng sản phẩm còn trở thành một nhiệm vụ quan trọng đối với các doanh nghiệp, quyết định sự thành bại của các doanh nghiệp.

tr-Ta thấy bán hàng là khâu cuối cùng của quá trình sản xuất, thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm hàng hóa sản xuất ra Sản xuất là tiền đề của bán hàng, ngợc lại bán hàng cũng quyết định ngợc trở lại đối với sản xuất Có sản xuất và sản phẩm với khối lợng lớn, chất lợng cao, giá hạ thì mới tạo điều kiện cho quá trình bán hàng đợc dễ dàng Ngợc lại, sản phẩm có bán hàng mới tạo ra giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm đó, tạo điều kiện tái sản xuất Chỉ có thông qua bán hàng thì quá trình tái sản xuất mới diễn ra một cách liên tục và thực hiện một cách thờng xuyên Nếu bán hàng gặp khó khăn, doanh nghiệp sẽ bị ứ dọng vốn, quá trình sản xuất tất yếu bị gián đoạn Nh vậy, làm thế nào để bán hàng nhanh và đảm bảo có lãi là một vấn đề luôn đợc đặt ra đối với các doanh nghiệp Một trong những công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp có thể thực hiện tốt đợc vấn đề đó là công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động sản xuất bán hàng.

1.1.2 Vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng:

Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng vậy, khi tiến hành sản xuất kinh doanh đều hớng tới mục tiêu cuối cùng là lợi nhuận Việc tổ chức tốt công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có vai trò rất lớn đối với việc tăng lợi nhuận của doanh nghiệp tạo điều kiện để sản xuất phát triển, hạn chế đợc sự thất thoát thành phẩm, phát hiện những mặt hàng bán hàng chậm, u tiên sản xuất những mặt hàng bán hàng nhanh đem lại lợi nhuận cao Từ đó đẩy nhanh quá trình tuần hoàn vốn của doanh nghiệp, tiếp tục thực hiện đợc quá trình tái sản xuất mở rộng.

Từ những số liệu mà kế toán bán hàng cung cấp, doanh nghiệp có thể nắm bắt và đánh giá đợc mức độ hoàn thành kế hoạch sản xuất, giá thành bán hàng và lợi nhuận, phát hiện kịp thời những thiếu sót mất cân đối trong từng khâu, từ đó có biện pháp khắc phục kịp thời.

Từ số liệu báo cáo tài chính do kế toán bán hàng cung cấp, nhà nớc có thể nắm bắt đợc tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của từng doanh nghiệp cũng nh toàn bộ nền kinh tế quốc dân, từ đó thực hiện chức năng quản lý và kiểm soát vĩ mô nền kinh tế Đồng thời nhà nớc có thể kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành luật pháp về kinh tế tài chính và thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nớc.

Đối với bạn hàng, qua số liệu kế toán bán hàng cung cấp, họ có thể biết đợc khả năng sản xuất và bán hàng sản phẩm của doanh nghiệp trên thị trờng, biết đợc doanh nghiệp đó làm ăn tốt hay xấu từ đó có những quyết định cho vay hay quyết định đầu t một cách hợp lý.

Nh vậy, việc tổ chức tốt công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng giúp cho quá trình sản xuất đợc thực hiện liên tục, tăng sức cạnh tranh trên thị trờng, mở rộng quan hệ bạn hàng giúp cho doanh nghiệp đẩy nhanh quá trình bán hàng, nhanh chóng thu hồi đợc vốn, thực hiện tốt nghĩa vụ đối với Nhà nớc Trên cơ sở đó, doanh nghiệp có thể thực hiện đợc tái sản xuất mở rộng và bắt đầu một chu kỳ sản xuất mới đảm bảo cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển.

1.1.3 Mối quan hệ giữa bán hàng và xác định kết quả bán hàng.

Xuất phát từ vai trò quan trọng của bán sản phẩm, hàng hoá và kết quả bán sản phẩm, hàng hoá đòi hỏi các doanh nghiệp phải kịp thời đa ra các biện pháp đẩy

mạnh bán hàng và tăng kết quả bán hàng nhằm đạt ddợc mục đích kinh doanh mà mỗi doanh nghiệp đều hớng tới là lợi nhuận.

Để biết hoạt động của doanh nghiệp mình có đem lại lợi nhuận hay không doanh nghiệp phải tính toán, xác định kết quả kinh doanh của mình trên cơ sở so sánh giữa doanh thu và chi phí của các hoạt động (hoạt động bán hàng, hoạt động tài chính và hoạt động khác) Tuy nhiên, nh chúng ta đã biết, kết quả kinh doanh của một doanh nghiệp chịu sự chi phối chủ yếu của kết quả bán hàng Kết quả bán hàng của doanh nghiệp cao hay thấp cũng sẽ dẫn tới một kết quả kinh doanh tơng ứng.

Đến lợt mình, kết quả bán hàng lại phụ thuộc một cách chặt chẽ vào việc bán hàng Bán hàng với số lợng lớn, khối lợng nhiều sẽ cho một kết quả bán hàng cao và ngợc lại Nhng trong điều kiện kinh tế thị trờng, với môi trờng cạnh tranh ngày một gay gắt, mối quan hệ giữa bán hàng và kết quả bán hàng không chỉ là quan hệ một chiều mà đây là mối quan hệ hữu cơ qua lại tác động lẫn nhau Bán hàng nhanh hay chậm, nhiều hay ít phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố nh: Giá bán sản phẩm, hàng hoá; chiến lợc kinh doanh của doanh nghiệp , để xác định những yếu tố này đã hợp lý hay cha các nhà quản lý doanh nghiệp sẽ phải thông qua việc phân tích, đánh giá kết quả bán hàng để tìm ra những mặt đợc và cha đợc từ đó đa ra những biện pháp tối u nhằm thúc đẩy sự phát triển của hoạt động bán hàng.

Nh vậy, có thể khẳng định: Bán hàng và xác định kết quả bán hàng có quan hệ mật thiết với nhau, nếu kết quả bán hàng là cái đích hớng tới của mọi doanh nghiệp thì bán hàng chính là công cụ mà họ sử dụng để đạt tới cái đích đó.

1.1.4 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.

Nh chúng ta đã biết giữa kế hoạch sản xuất và kế hoạch bán hàng luôn có quan hệ mật thiết và tác động qua lại lẫn nhau, hỗ trợ và thúc đẩy nhau phát triển Nếu sản xuất không hoàn thành kế hoạch tất yếu sẽ dẫn đến kế hoạch bán hàng bị phá vỡ Ngợc lại, sản xuất đợc nhiều sản phẩm, chất lợng cao, giá thành hợp lý là điều kiện để bán hàng dễ dàng và nhanh chóng.

Do vậy, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải đợc tổ chức một cách khoa học và hợp lý Để phát huy vai trò

của kế toán đối với công tác quản lý và chỉ đạo kế toán bán hàng và xác định kết quả sản xuất kinh doanh cần thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ sau:

- Ghi chép đầy đủ, kịp thời khối lợng thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ bán ra và bán hàng nội bộ, tính toán đúng đắn trị giá vốn của hàng đã bán, chi phí bán hàng và các khoản chi phí khác nhằm xác định đúng đắn kết quả bán hàng.

- Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện kế toán bán hàng, kế hoạch lợi nhuận, phân phối lợi nhuận, kỷ luật thanh toán và làm nghĩa vụ đối với Nhà nớc.

- Cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về tình hình bán hàng, xác định kết quả và phân phối kết quả phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp

1.2 Kế toán chi tiết bán hàng và xác định kết quả bán hàng

Để tính toán và xác định một cách chính xác kết quả hoạt động kinh doanh nhằm cung cấp thông tin chuẩn xác cho các nhà quản lý và các đối tợng có nhu cầu khác thì bên cạnh việc hạch toán trên các tài khoản tổng hợp nh vừa đề cập ở trên, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng sản phẩm còn cần phải theo dõi, hạch toán chi tiết tình hình bán hàng theo từng đối tợng cụ thể.

Phải tuỳ thuộc yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp mà lựa chọn hình thức kế toán chi tiết cho phù hợp Đối với nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng sản phẩm có thể kế toán chi tiết hàng bán theo từng nhóm hàng, ngành hàng, hay lô hàng, địa điểm kinh doanh (cửa hàng, quầy hàng ) để tiện theo dõi, phân tích, đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng đối tợng cụ thể.

Đối với bán buôn sản phẩm, kế toán chi tiết bán hàng sản phẩm phải theo dõi và phản ánh chi tiết đến từng khách hàng, từng hoá đơn, chứng từ bán hàng, đặc biệt chú ý số hàng gửi bán, hàng giao đại lý, ký gửi bên cạnh đó kế toán còn phải thống kê riêng các chứng từ bán hàng giao trực tiếp, bán hàng thông qua đại lý (gửi bán) và bán nội bộ để có số liệu kế toán kịp thời và chính xác phục vụ hiệu quả cho công tác phân tích, đánh giá hoạt động và kết quả của bán hàng sản phẩm.

Đối với bán lẻ sản phẩm, do tính chất của việc bán lẻ là bán trực tiếp cho ngời tiêu dùng, số lợng thờng rất nhỏ, có thể là từng cái, từng chiếc hay từng ít một nên kế

toán chi tiết nghiệp vụ bán lẻ phải theo dõi theo từng địa điểm bán hàng nh từng quầy hàng, cửa hàng

Tuỳ thuộc yêu cầu quản lý nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở từng doanh nghiệp mà kế toán có thể mở các sổ kế toán chi tiết khác nhau nh sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết doanh thu bán hàng,

1.3 Kế toán tổng hợp bán hàng.

Sản phẩm của doanh nghiệp sản xuất ra có thể đem bán hàng bên ngoài hay bán hàng trong nội bộ doanh nghiệp Nhng mục đích chính là đáp ứng nhu cầu xã hội Quá trình bán hàng đợc bắt đầu từ khi doanh nghiệp xuất giao hàng cho ngời mua và kết thúc khi ngời mua thanh toán đầy đủ tiền hàng Nh vậy, quá trình bán hàng là quá trình thực hiện giá trị của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ Đứng trên góc độ tài chính, đó là quá trình vận động của vốn, chuyển từ vốn sản phẩm, hàng hoá sang vốn tiền tệ thậm chí là vốn trong thanh toán.

Hàng đợc gọi là bán khi nó thoả mãn 2 điều kiện:

- Đơn vị bán chuyển giao quyền sở hữu về sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cho đơn vị mua.

- Đơn vị mua đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán.

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (chuẩn mực số 14) doanh thu bán hàng ợc ghi nhận khi đồng thời thoả mãn 5 điều kiện sau:

đ Ngời bán đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho ngời mua.

- Ngời bán không còn nắm giữ quyền quản lý sản phẩm, hàng hoá nh ngời sở hữu hoặc kiểm soát sản phẩm, hàng hoá.

- Doanh thu đợc xác định tơng đối chắc chắn.

- Ngời bán đã thu đợc hoặc sẽ thu đợc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.- Xác định đợc chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.

Trên thực tế, quá trình bán hàng trong các doanh nghiệp có thể tiến hành theo nhiều phơng thức khác nhau nh:

- Bán hàng theo phơng thức trực tiếp: bán thu tiền ngay, bán chịu - Phơng thức bán hàng trả chậm, trả góp.

- Phơng thức bán hàng gửi đại lý, ký gửi.

- TK 511 - "Doanh thu bán hàng": Phản ánh doanh thu thực tế trong kỳ hạch toán và kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả.

TK 511 sau khi kết chuyển không có số d và có 4 TK cấp 2.

TK 5123 Doanh thu cung cấp dịch vụ

- TK 531 - "Hàng bán bị trả lại": Phản ánh trị giá hàng bán bị trả lại và kết chuyển trị giá hàng bán bị trả lại sang TK 511, 512 để giảm doanh thu bán hàng.

- TK 532 - "Giảm giá hàng bán": Phản ánh số tiền giảm giá cho khách hàng và kết chuyển số tiền giảm giá sang TK 511, 512.

TK 531, 532 sau khi kết chuyển không có số d.

- TK632 "Giá vốn hàng bán: Phản ánh trị giá thực tế thành phẩm xuất kho Tài khoản này cuối kỳ đợc kết chuyển vào TK911 và không có số d.

- TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp - Phản ánh số thuế GTGT đầu ra, thuế GTGT phải nộp, số thuế GTGT đã nộp và còn phải nộp.

TK này dùng chung cho các đối tợng tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hay khấu trừ.

TK 3331 có 2 TK cấp 2: - TK 33311: GTGT đầu ra.

- TK 33312: GTGT hàng nhập khẩu.Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số TK liên quan nh:

TK111 "Tiền mặt", TK112 "Tiền gửi ngân hàng", TK131 "Phải thu khách hàng"

1.3.2 Bán hàng theo phơng thức giao hàng trực tiếp:

Giao hàng trực tiếp là phơng thức giao hàng cho ngời mua trực tiếp tại kho (hay trực tiếp tại các phân xởng không qua kho) của doanh nghiệp Số hàng khi bàn giao cho khách hàng đợc chính thức coi là bán hàng và ngời bán mất quyền sở hữu về số hàng này Ngời mua thanh toán hay chấp nhận thanh toán số hàng mà ngời bán đã giao.

- Có 3 hình thức giao hàng trực tiếp: Bán hàng thu tiền ngay, bán hàng trả góp, trả chậm và bán hàng theo phơng thức hàng đổi hàng.

+ Bán hàng thu tiền ngay:

Là hình thức bán hàng thu tiền "1 lần".Việc hạch toán đợc tóm tắt qua sơ đồ sau:

(2) Trờng hợp khách hàng đợc hởng chiết khấu thanh toán.(3) Trờng hợp phát sinh các khoản giảm giá, hàng bán bị trả lại.

(4) Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ các khoản giảm giá, doanh thu của hàng bán bị trả lại vào tổng doanh thu bán hàng trong kỳ.

(5) Kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả.

+ Phơng thức bán hàng trả chậm, trả góp:

Theo phơng thức này, khi giao hàng cho ngời mua thì lợng hàng chuyển giao đợc coi là bán hàng và doanh nghiệp không còn quyền sở hữu về số hàng đó Ngời mua sẽ thanh toán lần đầu tại thời điểm mua Số tiền còn lại ngời mua chấp nhận trả dần ở các kỳ sau và chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định Số tiền lãi suất đó đợc tính vào tài khoản doanh thu cha thực hiện.

Kế toán theo phơng thức bán hàng trả góp đợc tóm tắt qua sơ đồ sau:

Kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả

Giá thông thờngtheo giá cha có GTGT

Số tiền thungay lần đâu

Thuế GTGT tính trên giá bán thông thờng

Số tiền còn phải thu

chênh lệch cao hơn giá bán thông thờng

- Bán hàng theo phơng thức đổi hàng:

Hàng đổi hàng là phơng thức bán hàng mà trong đó, ngời bán đem hàng của mình để đổi lấy hàng của ngời mua Giá trao đổi là giá bán của hàng đó trên thị tr-ờng.

Kế toán bán hàng theo phơng thức đổi hàng đợc thể hiện qua sơ đồ sau.

Kết chuyểndoanh thu thuần

Doanh thu bán hàng của hàng

Tổng thanhtoán

Tổng giá thanh toán

Trị giá hàng nhập kho theo giá cha có GTGT

đem đi

trao đổi của hàng đem đi trao đổi

GTGT đầu ra GTGT đầu vào

Tại đơn vị giao đại lý:

Kế toán doanh thu bán hàng đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

Kết chuyểndoanh thu thuần

Doanh thu của hàng đã bán

Tổng giá bán có GTGT

Hoa hồng trả cho đại lý

TK 3331

GTGT củahàng đã bán

Kế toán doanh thu bán hàng bên đại lý đợc thể hiện qua sơ đồ sau

Kết chuyển doanh thu thuần

Hoa hồng đợc hởng

phải trảcho chủ hàng

tiền hàngđã bán đợc

TK 003

- Trả lại

1.3.4 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu.

Trong quá trình bán hàng, doanh nghiệp thờng phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu sau:

- Chiết khấu thơng mại: Là số tiền thởng cho khách hàng tính cho giá bán đã thoả thuận, đợc ghi trên hợp đồng mua bán hoặc các cam kết về mua bán và phải đợc thể hiện rõ trên chứng từ bán hàng Chiết khấu thơng mại bao gồm các khoản hồi khấu (là số tiền thởng khách hàng do trong một khoảng thời gian nhất định đã tiến hành mua một khối lợng lớn hàng hoá) và bớt giá (là khoản giảm trừ cho khách hàng vì mua lợng lớn hàng hoá trong một đợt).

- Giảm giá hàng bán: Là số tiền đợc ngời bán chấp nhận giảm trừ cho khách hàng trên giá đã thoả thuận vì lý do hàng kém chất lợng hay không đúng quy cách theo hợp đồng

- Hàng bán bị trả lại: Là tổng giá thanh toán đã đợc coi là tiêu thụ nhng lại bị ngời mua trả lại do doanh nghiệp vi phạm hợp đồng kinh tế hay hàng kém phẩm chất

- Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT phải nộp (theo phơng pháp trực tiếp): Đợc xác định theo số lợng sản phẩm hàng hoá đã bán giá tính và thuế suất của từng mặt hàng Trong các loại thuế này, thuế tiêu thụ đặc biệt là loại thuế gián thu tính trên một số loại hàng hoá dịch vụ đặc biệt do Nhà nớc quy định nhằm mục đích hớng dẫn tiêu dùng, điều tiết thu nhập và góp phần bảo hộ nền sản xuất nội địa đối với một số mặt hàng nhất định Thuế xuất khẩu và thuế GTGT phải nộp theo phơng pháp trực tiếp là thuế trực thu đối với hoạt động sản xuất và hoạt động tiêu thụ.

Do tính chất phức tạp của cách xác định các khoản làm giảm doanh thu, kế toán bán hàng phải tổ chức quản lý chặt chẽ khoa học từ việc hạch toán ban đầu đến ghi sổ kế toán.

+ Trờng hợp phát sinh khoản giảm giá hàng bán, chiết khấu thơng mại và hàng bán bị trả lại, cuối kỳ, trớc khi xác định kết quả bán hàng kế toán phải thực hiện kết chuyển các khoản phát sinh này sang TK511"Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ" để giảm trừ doanh thu.

Kế toán ghi:

Nợ TK521 - Chiết khấu thơng mại.Nợ TK531 - Trị giá hàng bán bị trả lại.Nợ TK532 - Giảm giá hàng bán.

Nợ TK3331(1) - Thuế GTGT đợc khấu trừ tơng ứng.Có TK111, 112 - Tổng số giảm giá thanh toán.Có TK131 - Ghi giảm khoản phải thu ngời mua.

+ Cuối kỳ kết chuyển chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại sang TK511 để xác định doanh thu thuần:

Nợ TK511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.Có TK521, 531, 532 - Các khoản giảm trừ DT.

+ Trờng hợp phát sinh thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, cuối kỳ, kế toán phải tập hợp số thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp để giảm trừ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (đã có thuế GTGT).

Nợ TK511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.Có TK3331(1): Số thuế GTGT.

1.4 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

1.4.1 Nội dung kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp:

* Nội dung chi phí bán hàng:

Chi phí bán hàng là các khoản chi phí lu thông, tiếp thị phát sinh trong quá trình bán hàng.

Theo chế độ kế toán hiện nay quy định, chi phí bán hàng bao gồm:

- Chi phí nhân viên bán hàng: là các khoản tiền lơng, phụ cấp và các khoản trích theo lơng phải trả cho nhân viên bán hàng, đóng gói, bảo quản

- Chi phí vật liệu bao bì: là các khoản chi phí về vật liệu, bao bì dùng để bao gói sản phẩm, hàng hoá, chi phí vật liệu dùng để bảo quản, bốc vác

- Chi phí dụng cụ đồ dùng: là các khoản chi phí về công cụ, dụng cụ, đồ dùng đo lờng trong khâu bán hàng.

- Chi phí khấu hao TSCĐ: là các chi phí khấu hao TSCĐ dùng trong khâu bán hàng nh cửa hàng, nhà kho.

- Chi phí bảo hành sản phẩm hàng hoá: là các khoản chi phí bỏ ra để sửa chữa bảo hành sản phẩm hàng hoá trong thời gian quy định nh chi phí về tiền lơng, vật liệu

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: là các khoản chi phí về dịch vụ mua ngoài phục vụ cho việc bán hàng nh chi phí thuê kho, thuê bãi

- Chi phí bằng tiền khác: là các khoản chi phí bằng tiền phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí trên nh chi phí tiếp khách, giới thiệu sản phẩm hàng hoá

* Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp.

Chi phí quản lý doanh nghiệp là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình quản lý và phục vụ sản xuất kinh doanh có liên quan đến hoạt động của toàn doanh nghiệp.

Theo quy định hiện hành, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:

- Chi phí nhân viên quản lý: là các khoản chi phí về tiền lơng, phụ cấp và các khoản trích theo lơng phải trả cho nhân viên quản lý.

- Chi phí vật liệu quản lý: là trị giá thực tế của vật liệu, nhiên liệu xuất dùng cho việc quản lý, sửa chữa TSCĐ toàn doanh nghiệp.

- Chi phí đồ dùng văn phòng: là các khoản chi phí về dụng cụ, đồ dùng văn phòng cho công tác quản lý chung của doanh nghiệp.

- Chi phí khấu hao TSCĐ: Chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho toàn doanh nghiệp nh nhà cửa, vật kiến trúc

- Thuế, phí và lệ phí: thuế nhà đất, thuế môn bài, thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, phí, lệ phí giao thông, cầu phà

- Chi phí dự phòng: Các khoản trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho, phải thu khó đòi.

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: các khoản chi về dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài nh tiền điện, tiền nớc

- Chi phí bằng tiền khác: Các khoản chi phí bằng tiền khác ngoài các khoản chi phí kể trên nh tiền công tác phí, tiếp khách

*TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Phản ánh tập hợp và kết chuyển các khoản chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của cả doanh nghiệp.

Trình tự hạch toán các nhiệm vụ kế toán chủ yếu liên quan tới chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong quá trình bán hàng đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

Chi phí khác có liên quan

ThuếGTGT TK139

Dự phòng nợ khó đòi

1.5 Kế toán tính giá thành phẩm

1.5.1 Kế toán tính giá nhập kho thành phẩm

Đối với thành phẩm do các bộ phận sản xuất kinh doanh chính và sản xuất kinh doanh phụ hoàn thành nhập kho, giá thành thực tế chính là giá thành công xởng thực tế (giá thành sản xuất thực tế) Trờng hợp thành phẩm thuê ngoài gia công, giá thành thực tế bao gồm toàn bộ các chi phí liên quan đến việc gia công (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí thuê gia công và các chi phí khác: vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt ).…

1.5.2 Kế toán tính giá xuất kho thành phẩm.

Giá thành thực tế thành phẩm xuất kho đợc tính theo một trong các phơng pháp tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý kế toán:

- Phơng pháp giá đơn vị bình quân bao gồm:

+ Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ.

Giá đơn vị bình quân

Giá thành phẩm tồn đầu kỳ

Số lợng thành phẩm tồn đầu kỳ

Giá thành phẩm nhập trong kỳSố lợng thành phẩm

nhập trong kỳ

Giá thực tếthành phẩm xuất

Số lợng thành phẩm xuất

Giá đơn vị bình quâncả kỳ dự trữ

Phơng pháp này tính toán đơn giản, nhng độ chính xác không cao, việc tính toán dồn vào cuối tháng làm ảnh hởng đến thời gian nộp báo cáo và cung cấp thông tin.

+ Phơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc mặt dầu khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động thành phẩm trong kỳ nhng không chính xác vì không tính đến sự biến động của thành phẩm kỳ này.

Giá đơn vị bình quâncuối kỳ trớc

Giá gốc thành phầm tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc)

Lợng thực tế thành phẩm tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc)

- Phơng pháp đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập:

Phơng pháp đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại khắc phục đợc nhợc điểm của cả 2 phơng pháp trên vừa chính xác, vừa cập nhật Nhợc điểm của phơng pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần.

- Phơng pháp nhập sau xuất trớc(LIFO).

Phơng pháp này giả định những thành phẩm nhập sau cùng đợc xuất trớc tiên, ngợc lại với phơng pháp nhập trớc, xuất trớc ở trên Phơng pháp nhập sau, xuất trớc thích hợp trong trờng hợp lạm phát.

- Phơng pháp giá thực tế đích danh: Thờng sử dụng với loại thành phẩm có

giá trị cao và có tính tách biệt Theo phơng pháp này thành phẩm đợc xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào đến lúc xuất dùng, khi xuất dùng thành phẩm nào sẽ tính theo giá gốc của thành phẩm đó.

- Phơng pháp giá hạch toán.

Theo phơng pháp này toàn bộ thành phẩm bến động trong kỳ đợc tính theo giá hạch toán (giá hạch toán là giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ) Cuối kỳ, kế toán tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:

1.5.3.Hạch toán tổng hợp thành phẩm.

Để phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động của cấc loại thành phẩm nhập, xuất kho của doanh nghiệp theo giá thành thực tế, kế toán sử dụng tài khoản 155 “Thành phẩm”.

Thành phẩm ghi ở tài khoản này là những sản phẩm đã kết thúc quá trình chế biến do các bộ phận sản xuất chính và sản xuất phụ của doanh nghiệp sản xuất hoặc thuê ngoài chế biến, gia công dẫ xong đợc kiểm nghiệm, nhập kho Tuỳ theo yêu cầu quản lý, TK155 có thể đợc mở chi tiết theo từng kho, từng loại, từng nhóm, thứ sản phẩm.

Bên nợ: các nghiệp vụ ghi tăng giá trị sản xuất thực tế thành phẩm nhập kho.Bên có: phản ánh các nghiệp vụ làm giảm giá thành sản xuất thực tế thành phẩm tại kho.

D nợ: giá thành sản xuất thực tế thành phẩm tồn kho.

Ngoài ra, trong qua trình hạch toán, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan nh: TK 154, TK157, TK 632, Việc hạch toán thành phẩm tại các doanh…nghiệp áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên tiến hành nh sau:

- Phản ánh gía thành sản xuất thực tế thành phẩm nhập kho:Nợ TK155: Ghi tăng giá thành sản phẩm nhập kho.

Có TK 154: kết chuyển gía thành sản phẩm nhập kho.Có TK 157: giảm giá vốn hàng gửi bán.

Có TK 632: Giảm giá vốn hàng bán do bị trả lại.

- Phản ánh giá thành sản xuất thực tế sản phẩm xuất kho:Nợ TK 632: Xuất tiêu thụ trực tiếp.

Nợ TK157: Xuất kho gửi đại lý, ký gửi.

Nợ TK128, 222 : Giá trị thành phẩm đem góp vốn liên doanh.Có TK155 : Giá thành công xởng thực tế

1.5.4 Hạch toán chi tiết thành phẩm.

Hạch toán chi tiết thành phẩm đòi hỏi phản ánh cả về giá trị, số lợng của từng loại thành phẩm theo từng kho và từng ngời phụ trách vật chất Trong thực tế hiện nay có 3 phơng pháp hạch toán chi tiết thành phẩm sau:

* Phơng pháp thẻ song song.

Ghi cuối thángQuan hệ đối chiếu

* Phơng pháp đối chiếu luân chuyển

Phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho

Thẻ hoặc

sổ chi tiết thành

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho

Bảng kê nhập

Kế toán tổng hợp

Bảng kê xuất

Ghi cuối thángQuan hệ đối chiếu

* Phơng pháp sổ số d:

Ghi cuối thángQuan hệ đối chiếu

Phơng pháp này tổng hợp số liệu nhanh chóng nhng khi gặp sai số thì việc đối chiếu, tìm kiếm rất khó khăn (vì kế toán chỉ tập hợp theo từng nhóm sản phẩm).

1.6 Kế toán xác định kết quả bán hàng.

Kết quả bán hàng là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất bán hàng sản phẩm sản xuất ra của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định.

1.6.1 Tài khoản sử dụng:

TK 911 - "Xác định kết quả kinh doanh".

TK 911 phản ánh việc xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán.

Bảng luỹ kế nhập, xuất tồn kho thành phẩm

Phiếu giao nhận chứng từ xuấtKế toán tổng hợp

1.6.2 Hạch toán xác định kết quả bán hàng.

Kết chuyển giá vốn hàng bán

K/C các khoản giảm trừ DTKết chuyển doanh thu thuần

TK 641, 642

Kết chuyển CFQLDN,CFBH

Kết chuyển chi phí

Kết chuyển Lãi (nếu có)

1.7 Bộ sổ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.

Việc sử dụng sổ kế toán trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả sản xuất kinh doanh theo chế độ kế toán ban hành theo quyết định 1141/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính quy định rõ việc mở sổ, ghi chép, quản lý lu trữ và bảo quản sổ kế toán, tuỳ từng hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng mà sử dụng sổ kế toán cho phù hợp.

- Nếu doanh nghiệp tổ chức kế toán theo hình thức nhật ký chung thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đều đợc ghi vào nhật ký chung và nhật ký chứng từ và các sổ, thẻ kế toán chi tiết theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán các nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các nhật ký chứng từ để ghi vào sổ Cái các TK 511, 532, 632, 911 theo từng nghiệp vụ phát sinh.

- Nếu doanh nghiệp tổ chức kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ thì định kỳ phải lập chứng từ ghi sổ và phải mở các sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ cái, thẻ và các sổ chi tiết liên quan.

- Nếu doanh nghiệp tổ chức kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ, thì doanh nghiệp phải mở các sổ kế toán sau:

1- Bảng kê số 5 - Tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 2- Bảng kê số 8 - Bảng kê Nhập - Xuất - Tồn kho thành phẩm.

3- Bảng kê số 9 - tính giá thực tế thành phẩm.4- Bảng kê số 10- Hàng gửi đi bán.

5- Sổ chi tiết bán hàng - Sổ theo dõi doanh thu và các khoản giảm trừ.

6- Sổ chi tiết TK 131 - Theo dõi, phản ánh chi tiết tình hình thanh toán với ngời mua.

7- Bảng kê số 11- Phản ánh tình hình thanh toán tiền hàng với ngời mua.

8- Nhật ký chứng từ số 8- Phản ánh tổng quát tình hình tiêu thụ, tính toán với khách hàng và xác định kết quả.

9- Sổ cái các TK 131, 511, 531, 532, 632, 641, 642, 911.

Chơng 2

tình hình thực hiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Nhà máy quy chế Từ Sơn

2.1- Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh ở Nhà máy Quy chế Từ Sơn:

2.1.1 Giới thiệu chung về Nhà máy quy chế Từ Sơn:

Nh chúng ta đã biết, một vấn đề luôn đợc đặt ra đối với các doanh nghiệp là làm thế nào để kết hợp hài hoà, cân đối và linh hoạt giữa cung và cầu thị trờng Từ sự cần thiết của sản phẩm bu lông, ốc vít đối với các ngành công nghiệp nh điện, xây dựng, cơ khí và khai thác mỏ đặc biết đối với ngành cơ khí, ngày 18.11.1963 Bộ Công nghiệp (BCN) đã ra quyết định thành lập Nhà máy Quy chế Từ Sơn đáp ứng nhu cầu đó Đây là nhà máy đầu tiên của nớc ta đợc xây dựng tại thị trấn Từ Sơn - huyện Từ Sơn - Bắc Ninh Hơn 40 năm thử thách và phát triển, nhà máy Quy chế đã đóng góp một phần đáng kể sản phẩm của mình vào nền công nghiệp nớc nhà Để đáp ứng yêu cầu về sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế thị trờng, tháng 10.2000 Nhà máy đổi tên thành Công ty Quy chế Từ Sơn.

Nằm kề quốc lộ 1A cách thủ đô Hà Nội 18 km về phía Bắc thuận lợi cho việc lu thông sản phẩm, hàng hoá, Nhà máy Quy chế Từ Sơn với tổng diện tích đất kinh doanh vào khoảng 40.000m2 Với năng lực ban đầu đợc Nhà nớc trang bị bao gồm:

Quá trình hình thành và phát triển của Nhà máy có thể đợc chia thành 2 giai đoạn chính sau:

Giai đoạn 1: Từ khi thành lập Nhà máy đến trớc khi có quyết định 217 HĐBT (18/11/1963 đến 14/11/1987).

Đây là thời kỳ còn mang nặng cơ chế quản lý kế hoạch hoá tập trung Từ việc sản xuất đến bán hàng sản phẩm đều thụ sản phẩm đều thực hiện theo kế hoạch của Nhà nớc Nhà máy chỉ có nhiệm vụ tổ chức sản xuất thực hiện theo kế hoạch đợc giao Do vậy, trong thời kỳ này, Nhà máy thờng đạt vợt mức kế hoạch nh năm 1976 sản lợng đạt 112%, năm 1979 đạt 118,7%.

Giai đoạn 2: Từ khi có quyết định 217 đến nay.

Đây là giai đoạn Nhà nớc đã xoá bỏ chế độ bao cấp, các doanh nghiệp chuyển dần sang hạch toán kinh tế, bắt đầu vận động theo cơ chế thị trờng có sự quản lý điều tiết của Nhà nớc Là một doanh nghiệp Nhà nớc nên khi chuyển sang một cơ chế mới các doanh nghiệp nói chung và Nhà máy Quy Chế Từ Sơn nói riêng không tránh khỏi những khó khăn và bỡ ngỡ khiến cho việc sản xuất của Nhà máy lâm vào tình trạng trì trệ làm ăn thu lỗ kéo dài Trớc tình hình đó, lãnh đạo Nhà máy đã phải tập trung giải quyết một loạt các giải pháp để ổn định sản xuất nh tổ chức lại các dây chuyền sản xuất, bố trí cán bộ phù hợp với trình độ và công việc, tinh giảm biên chế

Để có thể đứng vững trong thời kỳ mới với sự cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trờng lại thêm hàng ngoại nhập lậu tràn vào ngày càng nhiều, tập thể cán bộ công nhân viên trong Nhà máy ngày đêm cố gắng để vợt qua những khó khăn và thử thách đó để bớc vào một thời kỳ mới Cùng với các chủ trơng, chính sách của Nhà n-ớc, Nhà máy đã vận dụng kịp thời và hợp lý các chủ trơng, chính sách đó phù hợp với điều kiện của mình, đồng thời áp dụng những biện pháp quản lý mới nh tổ chức lại sản xuất, tìm kiếm thị trờng

Một số chỉ tiêu về sản xuất kinh doanh qua các năm.

Với sản phẩm phong phú và đa dạng phục vụ cho nhu cầu xây dựng các công trình lớn nh cầu cống, đờng sắt, vận tải, thuỷ điện Nhà máy đã có những thành tích đáng kể góp phần xây dựng thành công những công trình lớn nh đờng tàu thống nhất Bắc - Nam, cầu Thăng Long, Chơng Dơng, Nhà máy Thuỷ Điện Hòa Bình

Ngày nay, chất lợng sản phẩm của Nhà máy ngày càng đợc nâng cao đáp ứng nhu cầu thị trờng Đặc biệt là các sản phẩm bu lông, đai ốc đã và đang có mặt ở hấu hết các ngành sản xuất, các công trờng xây dựng trong cả nớc.

Với quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm là phức tạp, tổ chức sản xuất hàng loạt với khối lợng tơng đối lớn theo lệnh sản xuất thay theo đơn đặt hàng Quy trình tổ chức sản xuất sản phẩm của Nhà máy đợc tổ chức thực hiện ở 4 phân xởng xởng chính và 3 phân xởng phụ Mỗi phân xởng đều có những chức năng và nhiệm vụ nhất định phục vụ cho việc chế tạo ra hoàn chỉnh với chất lợng cao

4 phân xởng chính bao gồm:

- Phân xởng dập nóng: Sản xuất sản phẩm bằng công nghệ dập nóng chủ yếu là bu lông, đai ốc nửa tinh và thô.

- Phân xởng dập nguội và chuẩn bị sản xuất: Sản xuất sản phẩm bằng công nghệ dập nguội chủ yếu là bu lông, đai ốc tinh.

- Phân xởng cơ khí: Gia công cơ khí cắt gọt sản phẩm, tarôren các loại bu lông, đai ốc đặc chủng, tắc kê ô tô

- Phân xởng mạ và lắp ráp: Là giai đoạn cuối cùng của công nghệ hoàn chỉnh, các sản phẩm sau khi đã đợc kiểm tra chất lợng sẽ đa vào mạ (theo yêu cầu khách hàng), cuối cùng chuyển sang lắp ráp thành các sản phẩm hoàn chỉnh.

Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm

Ghi chú: Đờng phục vụ sản xuất

Đờng đi của phôi trực tiếp tạo ra sản phẩm chính

2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy.

Nhà máy Quy Chế Từ Sơn là một doanh nghiệp Nhà nớc hạch toán kinh tế độc lập, mô hình quản lý theo hình thức tập trung Giám đốc đợc Tổng Nhà máy Máy & Thiết Bị Công Nghiệp thuộc Bộ Công Nghiệp bổ nhiệm, thay mặt Nhà nớc quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy và chịu trách nhiệm trực tiếp trớc cấp trên (Bộ Công Nghiệp) đồng thời quản lý hoạt động của Nhà máy thực hiện theo pháp luật.

Giúp việc cho cho giám đốc gồm có:

Phân xởng dụng cụ Phân xởng

dập nguội chuẩn bị sản

xuất

Phân xởng Cơ điện

Phân xởng Mạ, lắp ráp

Kho thành phẩm Phân

xởng Dập nóng

Phân xởng Cơ khí

Bán hàng

SP qua mạ

Sản phẩm không qua mạDụng cụ

Dụng cụsửa

chữa và phụ tùng thay

sửa chữa và phụ tùng thay thế

Thép phôiThép

vuốt

Một phó giám đốc phụ trách kỹ thuật tất cả các phòng ban, phân xởng và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc

Mỗi phòng ban có 01 trởng phòng, 01 phó phòng và các nhân viên giúp việc.Mỗi phân xởng gồm có 2 bộ phận:

Bộ phận văn phòng: Gồm có 01 quản đốc, 01 phó giám đốc, nhân viên thống kê kinh tế, 2 - 4 nhân viên sửa chữa cơ điện, 3 - 5 nhân viên vận chuyển và vệ sinh, 3 - 4 nhân viên kho, 1 - 2 nhân viên kỹ thuật

Bộ phận sản xuất: có từ 2 - 8 tổ sản xuất, số lợng công nhân mỗi tổ phụ thuộc vào nhu cầu sản xuất, quy mô phân xởng và quy trình công nghệ Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, phân xởng ban hành theo quyết định số 63/QĐ-TC ngày 24/4/1995 của giám đốc Nhà máy.

* Phòng Tài chính - Kế toán (hay phòng tài vụ): Là đơn vị trực thuộc giám đốc Nhà máy, có chức năng tham mu giúp giám đốc quản lý và tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán, hạch toán, thống kê, lập báo cáo tài chính theo quy định.

* Phòng kỹ thuật: Là đơn vị trực thuộc giám đốc, có chức năng tham mu cho giám đốc, nghiên cứu tổ chức, quản lý lĩnh vực khoa học kỹ thuật, công nghệ và môi trờng của Nhà máy theo pháp chế công nghệ mới, môi trờng và năng lợng, thiết kế, bố trí sửa chữa lắp đặt, bảo quản trang thiết bị của Nhà máy, chịu trách nhiệm trớc giám đốc về kết quả của các lĩnh vực trên và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của phó giám đốc kỹ thuật.

* Phòng tổ chức hành chính: Là đơn vị trực thuộc Nhà máy, có chức năng tham mu trên lĩnh vực quản lý hành chính, tổ chức nhân sự, đào tạo, chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên và chịu trách nhiệm trớc giám đốc về kết quả hoạt động của công tác này, chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc.

* Ban bảo vệ: Chịu trách nhiệm về công tác an ninh trật t trong Nhà máy, lập báo cáo tình hình quản lý tài sản của Nhà máy theo định kỳ.

2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Nhà máy Quy Chế Từ Sơn.

Phòng tài chính - kế toán của Nhà máy là một phòng thực hiện chuyên môn về quản lý các hoạt động tài chính và phần hành công việc kế toán của Nhà máy, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Nhà máy.

Giám đốc

Phòng kỹ thuật PX dập nóng

Phòng TCKT

PX dập nguội và chuẩn bị SX

Phòng kế toán của Nhà máy có chức năng tham mu giúp giám đốc quản lý và tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán của Nhà máy Phòng kế toán có trách nhiệm lập toàn bộ kế hoạch tài chính của Nhà máy nh kế hoạch về vốn, kế hoạch về chi phí, doanh thu và lợi nhuận Mỗi thành viên trong phòng kế toán đ… ợc bố trí phân công công việc, nhiệm vụ một cách cụ thể, rõ ràng, phù hợp với khối lợng công việc và sự phức tạp của nghiệp vụ chuyên môn.

Cơ cấu tổ chức phòng kế toán của Nhà máy gồm có 9 ngời: 1 kế toán trởng, 1 phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp, 1 phó phòng thờng trực hạch toán nội bộ (kế toán quản trị của Nhà máy) và 6 kế toán viên; chức năng, nhiệm vụ cụ thể của các thành viên nh sau:

- Kế toán trởng: Là ngời đợc giám đốc Nhà máy phân công phụ trách phòng kế toán - tài chính, có nhiệm vụ giúp giám đốc Nhà máy giám sát mọi số liệu trên sổ sách kế toán, đôn đốc bộ phận kế toán chấp hành các quy định, chế độ tài chính kế toán do Nhà nớc ban hành.

- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ giúp việc, cố vấn cho kế toán trởng chỉ đạo việc hạch toán và tổng hợp số liệu kế toán vào sổ cái, lập báo cáo tài chính, từ đó kiểm tra lại các phần hành của kế toán chi tiết.

- Phó phòng kế toán thờng trực hạch toán nội bộ: Có nhiệm vụ tính toán các loại giá (nh: Giá hạch toán phân xởng hay còn gọi là giá thành định mức và giá bán sản phẩm ) và theo dõi, giám sát tình hình hạch toán nội bộ các phân x… ởng của Nhà máy.

- Kế toán bán hàng: Tổ chức theo dõi, phản ánh chính xác đầy đủ kịp thời và giám đốc chặt chẽ tình hình bán hàng, trực tiếp mở nhật ký chứng từ cho TK511, 632 Định kỳ lên bảng kê và làm thủ tục về hoá đơn bán hàng.

- Kế toán hàng tôn kho (nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm): Tổ chức đánh giá, phân loại nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thông nhất của Nhà nớc cùng Nhà máy Kế toán hàng tồn kho theo dõi phản ánh chi tiết ghi theo phơng pháp sổ số d.

Tập hợp và xác định đúng chi phí sản xuất, theo dõi chi tiết theo từng chi phí đồng thời phản ánh giá trị thành phẩm nhập, xuất kho, sản phẩm tồn kho Kế toán thành phẩm cũng theo dõi sổ số d.

- Kế toán tiền lơng và các khoản thanh toán: Có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, chính xác thời gian và kết quả lao động của cán bộ công nhân viên Tính đúng, đủ, kịp thời tiền lơng, các khoản trích theo, khấu trừ lơng cho cán bộ công nhân viên, quản lý chặt chẽ việc sử dụng và chi tieu quỹ lơng và phản ánh các khoản phải thu, phải trả của Nhà máy.

- Kế toán tài sản cố định và nguồn vốn: Tổ chức ghi chép, phản ánh hiện trạng và giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình biến động và di chuyển của tài sản cố định trong nội bộ Nhà máy Theo dõi việc hình thành và biến động của nguồn vốn huy động của Công ty.

- Kế toán vốn bằng tiền: Phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số hiện có và tình hình tăng giảm toàn bộ các loại vốn bằng tiền nh tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

Chịu trách nhiệm quản lý số tiền có trong quỹ két của Công ty, phản ánh số hiện còn và tình hình tăng giảm của tiền mặt tại quỹ thông qua kiểm kê thờng xuyên số tiền quỹ thực tế tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ kế toán.

- Kế toán BHXH kiêm kế toán thuế GTGT: Có nhiệm vụ tính toán, theo dõi các khoản bảo hiểm phải trích, phải thu, phải nộp và các khoản lơng của CBCNV đợc hởng theo chế độ BHXH quy định…

Kê khai thuế GTGT đầu ra, đầu vào, tính toán và lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng và các công việc có liên quan tới thuế GTGT theo quy định của luật thuế GTGT.

Sơ đồ tổ chức công tác kế toán

- Hình thức tổ chức kế toán của Nhà máy:

Từ những đặc điểm của nhà máy: Là một doanh nghiệp có quy mô vừa với hoạt động sản xuất kinh doanh đa dạng và liên tục; đồng thời, trình độ nghiệp vụ của các cán bộ phòng kế toán tơng đối đồng đều, hình thức kế toán của nhà máy đợc thể hiện theo hình thức Nhật ký chứng từ Với hệ thống sổ kế toán của nhà máy gồm:

- Nhật ký chứng từ.- Bảng kê.

Kế toán trởng

Tính giá hạch toán và quản lý GHT nội bộ

Kế toán

vốn bằng

Kế toán tiền l-ơng và

các khoản

thanh toán

Kế toán BHXH

kiêm kế toán

thuế GTGT

Kế toán hàng tồn kho

NVL, CCDC,

thành phẩm

Kế toán tài

sản cố định

Kế toán tiêu thụ

và xác định kết quả

Thống kê kế toán đơn vị

- Sổ cái.

- Sổ kế toán chi tiết.

Cũng nh các doanh nghiệp khác, niên độ kế toán của Nhà máy quy chế Từ Sơn bắt đầu từ ngày 01/01/N và kết thúc vào ngày 31/12/N hiện nay, để đáp ứng yêu cầu của việc quản lý và theo dõi một cách chi tiết quá trình lu chuyển sản phẩm trên sổ sách kế toán của nhà máy áp dụng phơng pháp kiểm kê thờng xuyên đối với hàng tồn kho và sử dụng phơng pháp đích danh để tính trị giá của hàng xuất kho Phơng pháp tính giá này cho phép đánh giá trị giá hàng xuất kho theo đúng trị giá thực tế của lô hàng, từng thứ hạng, do đó giúp doanh nghiệp hạn chế đợc những rủi ro có thể xảy ra do biến động của giá cả thị trờng.

Nhà máy hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phơng pháp sổ số d Định kỳ, sau khi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho theo từng loại hàng quy định Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lợng hàng tồn kho, cuối tháng theo từng loại hàng vào sổ số d Sổ số d đợc kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trớc ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.

Tại phòng kế toán: Định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ Khi nhận đợc chứng từ, kế toán hàng tồn kho kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ, tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ Đồng thời ghi số tiền vừa tính đợc của từng nhóm hàng vào bảng luỹ kế nhập, xuất tồn kho hàng Bảng này đợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, đợc ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất hàng tồn kho.

Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số d đầu tháng để tính ra số d cuối tháng của từng loại hàng Sóo d này đợc dùng để đối chiếu với số d trên sổ số d.

Trình tự ghi sổ đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

Ghi hàng ngày.Đối chiếu.Ghi cuối tháng.

Hệ thống tài khoản kế toán của Nhà máy:

Nhà máy áp dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính.

2.1.5 Đặc điểm sản phẩm và bán hàng tại Nhà máy quy chế Từ Sơn.

Bán hàng là một khâu hết sức quan trọng và quyết định cuối cùng đối với một doanh nghiệp Việc tiêu thụ sản phẩm kết thúc một quá trình sản xuất chuyển hoá từ vốn hiện vật sang vốn tiền tệ bắt đầu một chu kỳ sản xuất mới Việc tiêu thụ sản phẩm nhanh hay chậm giúp cho doanh nghiệp rút ngắn đợc chu kỳ sản xuất, tăng nhanh vòng quay của vốn và đem lại hiệu quả kinh tế cao Do vậy, bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng rất chú trọng đến khâu bán hàng và có nhiều biện pháp tài chính phù hợp để đẩy nhanh quá trình bán hàng.

Chứng từ gốc

Sổ quỹBảng phân bổ

Sổ chi tiếtNhật ký

chứng từBảng kê

chi tiếtBáo cáo tài

chính

Để có thể giám sát kịp thời, chính xác đầy đủ về số lợng và giá trị của sản phẩm, theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của sản phẩm từ đó phục vụ đắc lực cho các quyết định quản lý của Nhà máy, hàng ngày hay định kỳ sau khi nhận đợc các chứng từ do ban kho chuyển nên kế toán nên mở sổ chi tiết sản phẩm Sổ này đợc đóng thành quyển và có đánh số trang chi tiết cho từng nhóm sản phẩm Sản phẩm của Nhà máy có thể đợc chia thành 12 nhóm chính sau:

1 Bu lông tinh2 Bu lông thô

3 Bu lông mạ nhung4 Bu lông cờng độ cao5 Đai ốc tinh

6 Đai ốc bán tinh7 Vòng đệm các loại8 Vít các loại

9 Gudông

10 Phụ tùng xe máy11 Phụ tùng xe đạp12 Tắc kê ô tô

Sản phẩm của Nhà máy phục vụ chủ yếu cho các ngành công nghiệp nh điện, lắp ráp, xây dựng và khai thác mỏ Thị trờng bán sản phẩm của Nhà máy chủ yếu là thị trờng trong nớc Hiện nay, để đẩy mạnh việc bán sản phẩm, Nhà máy đã sử dụng một số chính sách tài chính nhằm khuyến khích khách hàng nh chi thởng cho khách hàng (tiền tàu xe) nếu khách hàng mua với khối lợng lớn

Hiện nay, Nhà máy chủ yếu áp dụng phơng thức bán hàng trực tiếp bao gồm bán thu tiền ngay và giao hàng đợc ngời mua chấp nhận nhng cha thanh toán Bán hàng trực tiếp là phơng thức giao hàng cho ngời mua trực tiếp tại kho (hay trực tiếp tại các phân xởng không qua kho) của Nhà máy Số hàng khi bàn giao cho khách hàng đợc chính thức coi là bán hàng và Nhà máy mất quyền sở hữu về số hàng này Ngời mua thanh toán hay chấp nhận thanh toán số hàng mà Nhà máy đã giao Nhà máy áp dụng một mức giá chung cho tất cả khách hàng

Việc sản xuất kinh doanh của Nhà máy chủ yếu đợc thực hiện theo các đơn đặt hàng (ĐĐH) Căn cứ vào ĐĐH của khách hàng, Nhà máy lập bảng báo giá gửi cho khách hàng Khi khách hàng đến nhận hàng căn cứ vào bảng báo giá, kế toán bán hàng lập Hoá đơn GTGT.

2.2 Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại nhà máy.

2.2.1 Chứng từ và quy trình luân chuyển bán hàng.

* Chứng từ và sổ kế toán Nhà máy sử dụng.- Hoá đơn GTGT.

- Giấy báo có của ngân hàng- Phiếu thu

- Sổ chi tiết TK 131, sổ theo dõi doanh thu.- Bảng kê số 11

- Nhật ký chứng từ số 8.

** Hoá đơn GTGT là loại hoá đơn đợc sử dụng đối với các doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp GTGT theo phơng pháp khấu trừ khi bán hàng hoá, dịch vụ Hoá đơn GTGT do Bộ tài chính phát hành, khi lập doanh nghiệp phải ghi đầy đủ, đúng các yếu tố quy định:

- Giá bán (cha có GTGT)- Thuế GTGT

- Tổng giá thanh toán (đã có GTGT)

Hoá đơn GTGT của Nhà máy do phòng tài chính - kế toán lập, làm 3 liênLiên 1: Phòng tài chính - kế toán giữ lại

Liên 2: Gửi cho khách hàng làm chứng từ đi đờng và ghi sổ kế toán đơn vị mua.

Liên 3: Gửi cho thủ kho để làm căn cứ xuất kho.

Từ các hoá đơn GTGT, kế toán tổng hợp chứng từ ghi vào sổ theo dõi doanh thu, theo trình tự thời gian, mỗi hoá đơn đợc ghi 1 dòng.

Để theo dõi tình hình bán hàng và thanh toán với ngời mua kế toán sử dụng 2 loại sổ: Sổ chi tiết TK 131, sổ theo dõi doanh thu.

Trình tự phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình bán hàng để phục vụ cho công tác xác định kết quả bán sản phẩm của nhà máy trên sổ sách kế toán đợc thể hiện qua sơ đồ sau.

2.2.2 Tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng

* Tài khoản kế toán sử dụng.

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ cũng nh đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình, để hạch toán các nghiệp vụ KTPS hàng ngày, Nhà máy sử dụng hệ thống TK kế toán đúng theo chế độ kế toán hiện hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính

Trong kế toán các nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng hiện nay ở nhà máy kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:

- TK511 "Doanh thu bán sản phẩm và cung cấp dịch vụ".- TK3387 "Doanh thu cha thực hiện".

-TK911: "Xác định kết quả kinh doanh".- TK632 :"Giá vốn hàng bán".

- TK531: "Hàng bán bị trả lại".- TK532: "Giảm giá hàng bán.- TK641: "Chi phí bán hàng".

- TK642: "Chi phí quản lý doanh nghiệp".- TK3331: "Thuế GTGT đầu ra phải nộp".- TK131: "Phải thu khách hàng".

- TK155: "Thành phẩm".

Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản khác liên quan nh: TK111, 112, 153, Kết cấu và nội dung phản ánh của các tài khoản đợc kế toán thực hiện theo đúng chế độ kế toán hiện hành.

* Kế toán chi tiết các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong quá trình bán hàng.

Nhà máy thiết kế và sử dụng một số mẫu sổ phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, cũng nh điều kiện và trình độ của các nhân viên kế toán trên cơ sở tôn trọng nguyên tắc chung.

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng của nhà máy đợc theo dõi và phản ánh các sổ chi tiết sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với ngời mua Từ việc xem xét hệ thống tài khoản kế toán và công tác kế toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình bán hàng có thể thấy sự hợp lý, logic trong việc sử dụng sổ sách kế toán với việc sử dụng các tài khoản nh đã trình bày ở trên.

2.2.3 Các phơng thức bán hàng.