Quy trình công tác kiểm toán bán hàng- thu tiền của công ty dịch vụ Tin học AISC.doc

Quy trình công tác kiểm toán bán hàng- thu tiền của công ty dịch vụ Tin học AISC

Lời nói đầu

Trong bối cảnh kinh tế ngày càng hội nhập với nền kinh tế thế giới thì một tất yếu khách quan là nền kinh tế Việt Nam sẽ phải có một môi trờng kinh doanh lành mạnh Để đảm bảo cho môi trờng này thì dịch vụ kiểm toán Báo cáo tài chính (BCTC) ngày càng trở nên cần thiết Dịch vụ kiểm toán BCTC là một phần cơ bản tập trung nhiều công sức, chi phí đối với công ty kiểm toán, nhng thông qua chất lợng của dịch vụ này, trình độ chuyên môn của các kiểm toán viên (KTV) và uy tín nghề nghiệp của các công ty đợc nâng cao, từ đó nâng cao vị thế của họ trên thị trờng Kiểm toán BCTC bao gồm việc kiểm toán rất nhiều các chu trình khác nhau nhng lại có mối quan hệ mật thiết với nhau.

Chu trình bán hàng thu tiền là giai đoạn cuối cùng trong một chu trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phản ánh hiệu quả của toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp Kết quả của giai đoạn này thể hiện trên BCTC là những chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp thu hút sự quan tâm của nhiều ngời sử dụng thông tin BCTC Chính vì vây, kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền có ý nghĩa rất lớn trong kiểm toán BCTC của các công ty kiểm toán, giúp KTV hạn chế đợc rủi ro xảy ra, nâng cao hiệu quả cuộc kiểm toán đồng thời trách nhiệm của những ngời quan tâm.

Nhận thức đợc tầm quan trọng đó, trong quá trình học tập tại khoa Kế toán, trờng đại học Kinh tế quốc dân và thời gian thực tập tốt nghiệp tại công ty

Kiểm toán và Dịch vụ Tin học (AISC), em quyết định chọn đề tài “ Kiểm toánchu trình bán hàng- thu tiền trong kiểm toán BCTC do Công ty Kiểm toánvà Dịch vụ Tin học (AISC) thực hiện”

Nội dung chính của đề tài gồm 3 chơng:

Chơng I: Cơ sở lý luận của kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền trongquy trình kiểm toán Báo cảo tài chính.

Chơng II: Thực tế kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền trong kiểm toánBáo cảo tài chính do Công ty kiểm toán AISC thực hiện.

Chơng III: Bài học kinh nghiệm và một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiệnkiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền trong quy trình kiểmtoán Báo cảo tài chính của Công ty kiểm toán AISC.

Với đề tài nghiên cứu này, em muốn tìm hiểu rõ hơn về bản chất cũng nh quy trình thực hiện kiểm toán cả về lý luận và thực tiễn Báo cáo đợc thực hiện trên cơ sở phơng pháp luận và các quan điểm của chủ nghĩa duy vật biện chứng, kết hợp các phơng pháp khảo sát, phân tích tổng hợp, thống kê, nghiên cứu tình hình thực tế qua thực tiễn kiểm toán và qua hồ sơ kiểm toán.

Tuy nhiên, do những hạn chế cả về nguyên nhân khách quan và chủ quan nên Báo cáo chuyên đề này không tránh khỏi những thiếu sót.

Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của GV Trần Mạnh Dũng,Thầy giáo hớng dẫn; Anh Đào Tiến Đạt, Giám đốc chi nhánh AISC Hà Nội và các thầy cô trong khoa đã giúp em hoàn thành bài báo cáo chuyên đề này.

Chơng I: Cơ sở lý luận của kiểm toán chu trình Bán hàng- thu tiền trong quy trình kiểm toán

Báo cáo tài chính

I Đặc điểm của chu trình bán hàng - thu tiền

1 ý nghĩa

Đối với mỗi doanh nghiệp sản xuất, quá trình sản xuất kinh doanh biểu hiện sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Quá trình này bao gồm các hoạt động nối tiếp liên tục thành vòng tròn tuần hoàn, lặp đi lặp lại tạo nên chu kỳ sản xuất Theo cách nhìn của các nhà quản lý trên góc độ tài chính, quá trình này bao gồm rất nhiều các chu trình nghiệp vụ cụ thể, mỗi chu trình nghiệp vụ lại đợc cấu thành bởi tập hợp những nghiệp vụ kinh tế có liên quan chặt chẽ với nhau Trớc hết, doanh nghiệp huy động các nguồn vốn có thể có trên cơ sở tự có, vay mợn trả lãi (chu trình huy động- hoàn trả vốn), các nguồn này đợc biểu hiện dới hình thái tiền tệ nh tiền mặt, tiền gửi, các khoản tơng đơng tiền (chu trình vốn bằng

tiền) Nguồn vốn bằng tiền đó đợc dùng để mua sắm t liệu sản xuất, các hàng hoá, dịch vụ (chu trình mua hàng- thanh toán) và thuê nhân công (chu trình tiền lơng- nhân viên) để tiến hành sản xuất và tích trữ sản phẩm hàng hoá (chu trình hàng tồn kho) Kết thúc một chu kỳ kinh doanh là chu trình bán hàng- thu tiền.

Nh vậy, chu trình bán hàng- thu tiền đợc coi là chu trình cuối cùng, nó không chỉ đánh giá hiệu quả của chu trình trớc đó và hiệu quả của toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh và khả năng bù đắp chi phí để tiếp tục mở rộng quy mô sản xuất Một chu trình nghiệp vụ bán hàng- thu tiền hiệu quả có nghĩa là vốn đợc huy động đúng mức tạo tiền đề cho sản xuất và cho các chu trình tiếp theo đ-ợc thực hiện một cách có hợp lý.

Theo chế độ kế toán hiện hành của Việt Nam, quá trình tiêu thụ đợc thực hiện khi hàng hoá, dịch vụ đợc chuyển giao, đợc ngời mua chấp nhận thanh toán Theo đó, có rất nhiều phơng thức bán hàng khác nhau:

Phơng thức tiêu thụ trực tiếp: Doanh nghiệp giao hàng cho ngời mua trực tiếp tại kho hoặc các phân xởng sản xuất của doanh nghiệp và chuyển quyền sở hữu cho ngời mua.

Phơng thức chuyển hàng theo hợp đồng: Doanh nghiệp chuyển hàng đợc bán đến địa điểm theo hợp đồng Số hàng này chỉ đợc chuyển quyền sở hữu khi ngời mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán một phần hoặc toàn bộ.

Phơng thức tiêu thụ qua đại lý: Doanh nghiệp sẽ chuyển hàng đến điểm đại lý tiêu thụ Số hàng này đợc coi là hàng ký gửi, còn các đại lý đợc coi là nơi nhận hàng và bán hàng hộ doanh nghiệp và đợc hởng hoa hồng tính trên doanh số bán đợc theo một tỷ lệ nhất định đã thoả thuận trớc.

Phơng thức bán hàng trả góp: Theo phơng thức này thì hàng hoá giao cho khách hàng đợc gọi là tiêu thụ Ngời mua sẽ tiến hành thanh toán theo quy định của doanh nghiệp.

Ngoài ra, còn có các hình thức bán hàng khác nh doanh nghiệp sử dụng vật t, hàng hoá, sản phẩm để thanh toán trong nội bộ doanh nghiệp

Với hình thức bán hàng phong phú, phơng thức thanh toán cũng nh việc tổ chức hạch toán kế toán rất đa dạng Có thể nói, chu trình bán hàng- thu tiền là một giai đoạn quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh.

2 Tổ chức chứng từ kế toán

Căn cứ duy nhất để ghi sổ kế toán là các chứng từ minh chứng các nghiệp vụ đã phát sinh Vì vậy, tổ chức tốt hệ thống chứng từ kế toán sẽ đảm bảo cho việc ghi chép kịp thời và đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị Tuỳ vào trong chơng trình khác nhau Theo đó, tổ chức chứng từ cho chu trình bán hàng- thu tiền đợc thực hiện nh sau:

Trờng hợp 1: Hàng hoá bán ra là sản phẩm vật chất, quy trình luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 01: Quy trình luân chuyển chứng từ

Trờng hợp 2: Hàng hoá là các sản phẩm phi vật chất thì quy trình luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 02: Quy trình luân chuyển chứng từ

+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của năm trớc và năm nay

+ Các hợp đồng đã ký kết về cung cấp hàng hoá và dịch vụ Đây là thoả thuận của doanh nghiệp và khách hàng về loại hàng hoá và dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp Đây là văn bản pháp lý để quy định rõ quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia ký kết hợp đồng.

+ Các đơn đặt hàng của các khách hàng

+ Hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của ngời bán

+ Biên bản quyết toán, thanh lý hợp đồng kinh tế; biên bản quyết toán cung cấp hàng hoá dịch vụ.

+ Phiếu thu, giấy báo có của Ngân hàng kèm theo các văn bản sao kê, sổ phụ của Ngân hàng

+ Các chứng từ liên quan đến vận chuyển hàng hoá, thành phẩm

2.2 Sổ sách

+ Nhật ký bán hàng

+ Các sổ sách hạch toán chi tiết các khoản phải thu + Nhật ký thu tiền hoặc bảng kê số 1

+ Sổ hạch toán hàng tồn kho

+ Sổ cái tài khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp

2.3 Hệ thống tài khoản sử dụng

Sơ đồ 06: Đối với các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng bán trả lại, doanh thu trả trớc và dự phòng phải thu khó đòi.

TK 111,112,131 TK 521,531,532 TK 511 TK 111,112 Chiết khấu, giảm Kết chuyển các khoản Doanh thu nhận ngay

giá hàng bán giảm trừ doanh thu TK 3387

Doanh thu Doanh thu

3 Chức năng của chu trình bán hàng thu tiền

Bán hàng- thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hoá, quá trình trao đổi hàng tiền và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hoá thành tiền Hàng hoá và tiền tệ ở đây đợc xác định theo bản chất kinh tế của chúng Hàng hoá là những tài sản hay dịch vụ chứa đựng và có thể bán đợc Tiền tệ là phơng thức thanh toán nhờ đó mà mọi quan hệ giao dịch thanh toán đợc giải quyết tức thời.

Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất song phơng thức thực hiện mục đích này rất đa dạng Mỗi loại hình doanh nghiệp có cơ cấu chức năng và chứng từ về bán hàng, thu tiền có đặc điểm khác nhau Song, chung nhất chu trình bán hàng- thu tiền đều bao gồm các chức năng chính sau:

Xử lý đơn đặt hàng

Công việc này thờng đợc thực hiện bởi bộ phận bán hàng Về mặt pháp lí đơn đa đặt hàng là một lời đề nghị mua hàng hay cung cấp dịch vụ theo một ph-ơng thức cụ thể Đơn đặt hàng cần phải đợc kiểm tra tính có thực, kiểm tra các điều kiện và khả năng đáp ứng nh: giá bán, số lợng, ngày giao hàng, địa điểm giao hàng cũng nh phơng thức thanh toán.

Kiểm soát tín dụng và phê chuẩn phơng thức bán hàng

Trớc khi hàng hoá đợc chuyển đi thì ngời có đủ thẩm quyền (trởng phòng kinh doanh, giám đốc tiêu thụ, bộ phận kiểm soát tín dụng) phải xem xét khả năng thanh toán của khách hàng rồi mới phê chuẩn phơng thức bán hàng trả chậm và phơng thức thanh toán để hạn chế đến mức tối đa các khoản nợ khó đòi phát sinh sau này Thông thờng với mỗi khách hàng thờng xuyên thờng có hồ sơ theo dõi riêng về khả năng thanh toán để xác định một mực tín dụng hạn mức cho phép, nếu vợt quá mức giới hạn đó thì không đợc chấp nhận Đối với khách hàng mới thì bộ phận tín dụng hoặc ngời giám sát tín dụng của phòng bán hàng phải có trách nhiệm tìm hiểu và xác định giới hạn tín dụng để lu vào hồ sơ khách hàng.

Vận chuyển thành phẩm và hàng hoá

Chức năng vận chuyển thành phẩm, hàng hoá phản ánh tài sản của doanh nghiệp đợc chuyển cho khách hàng và quyền sở hữu Tài sản đợc chuyển cho khách hàng Nó là công cụ để ghi nhận Doanh thu bán hàng của doanh nghiệp Chứng từ vận chuyển đợc lập tại thời điểm hàng hoá thành phẩm xuất ra khỏi doanh nghiệp và phải phù hợp với số lợng sản xuất thực tế

Gửi hoá đơn và ghi sổ doanh thu

Chức năng này do bộ phận kế toán thực hiện Khi thực hiện các nghiệp vụ bán hàng cần đảm bảo rằng tất cả các đợt giao hàng đều phải đợc lập hoá đơn và chỉ đợc lập hoá đơn đối với các nghiệp vụ giao hàng thực sự xảy ra Nghiệp vụ giao hàng phải đợc lập hoá đơn theo giá chuẩn đợc phê duyệt Số tiền ghi trên hoá đơn phải đợc tính toán chính xác, các hoá đơn bán hàng phải đợc ghi sổ doanh thu đúng thời điểm mà nghiệp vụ đó phát sinh.

Xử lí ghi sổ các khoản phải thu

Tiền mặt phải đợc ghi vào sổ Nhật kí thu tiền, còn các khoản phải thu từ khách hàng thì theo dõi trên sổ chi tiết theo dõi các khoản phải thu theo đúng số tiền và đúng thời kì.

Xử lí các khoản giảm trừ doanh thu

Các khoản giảm giá hàng bán hoặc hàng bán bị trả lại phải đợc phê chuẩn bởi ngời có thẩm quyền trớc khi chính thức ghi sổ và phải ghi sổ kịp thời, đầy đủ.

Thẩm định và xóa sổ các khoản phải thu nhng không thu đợc

Công việc này thực hiện trong trờng hợp khách hàng không có khả năng thanh toán Việc xoá sổ phải đợc thực hiện theo đúng quy định vè chế độ tài chính kế toán hiện hành.

Lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi

Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh, trớc khi khoá sổ tài khoản và chuẩn bị lập BCTC, doanh nghiệp phải tiến hành đánh giá các khoản phải thu có khả năng không thu hồi đợc, lập dự phòng các khoản này và đa vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp Lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi nhằm mục đích đề phòng những tổn thất khi có rủi ro xảy ra, hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh của một kỳ kế toán.

Với những chức năng trên, mỗi bộ phận trong doanh nghiệp sẽ đảm nhận từng phần việc cụ thể Thông qua việc phân chia nhiệm vụ, ngời quản lí doanh nghiệp có thể nắm bắt đợc các thông tin về nghiệp vụ bán hàng.

Vì thế với các nhiệm vụ xác minh và bày tỏ ý kiến về các thông tin tài chính nói chung và các thông tin về chu trình bán hàng- thu tiền nói riêng thì KTV không thể không xem xét những đặc điểm cơ bản của chu trình và ảnh hởng của nó tới việc lập kế hoạch và sử dụng các kỹ thuật kiểm toán sao cho có hiệu quả.

4 Kiểm soát nội bộ với chu trình bán hàng- thu tiền

Để đạt đợc mục tiêu đề ra của quản lý, doanh nghiệp phải thiết lập cơ chế kiểm tra kiểm soát nhằm theo dõi, giám sát thờng xuyên các hoạt động, kịp thời phát hiện các sai sót, sửa chữa và không ngừng nâng cao hiệu năng, hiệu quả Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục có chức năng thờng xuyên là trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đề ra của đơn vị.

Chu trình bán hàng- thu tiền có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp đồng thời tồn tại nhiều rủi ro tiềm tàng trong bản thân các nghiệp vụ kinh tế nên một hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng- thu tiền hữu hiệu là cần thiết Các mục tiêu kiểm toán bán hàng- thu tiền cần đợc thực hiện qua các trắc nhiệm đạt yêu cầu và trắc nhiệm độ tin cậy.

Trong chu trình bán hàng- thu tiền, công việc bán hàng và thu tiền là một quá trình chuyển quyền sở hữu đối với hàng hoá, dịch vụ và tiền tệ giữa ngời mua và ngời bán gắn với lợi ích kinh tế và trách nhiệm pháp lý của mỗi bên nên công việc kiểm soát nội bộ (KSNB) cần đợc thực hiện chặt chẽ Hơn nữa, những công việc KSNB chủ yếu có liên quan với nhau Vì vậy, những công việc KSNB chủ yếu và các trắc nhiệm đạt yêu cầu tơng ứng cần đợc xác định cụ thể Theo đó KSNB phải đảm bảo đợc tính đồng bộ của chứng từ, việc đánh số trớc các chứng từ, việc phân tách nhiệm vụ trong công tác kế toán và việc xét duyệt phê chuẩn các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền.

Kiểm soát nội bộ các nghiệp vụ bán hàng

Sự đồng bộ về sổ sách

Đòi hỏi hệ thống kế toán từ chứng từ đến sổ sách phải kiểm soát đợc tối đa các nghiệp vụ bán hàng Tuy nhiên, mọi đơn vị đợc quyền lựa chọn các hình thức kế toán và các phơng thức kế toán cho phù hợp với Doanh nghiệp mình nên hệ thống sổ sách kế toán sử dụng trong các đơn vị khác nhau là khác nhau.

Việc đánh số thứ tự các chứng từ

Sử dụng chứng từ có đánh số trớc theo thứ tự liên tục có tác dụng vừa đề phòng đợc việc bỏ sót, giấu diếm vừa tránh đợc việc trùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ với khách hàng.

Lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho ngời mua

Các công ty có nghiệp vụ bán hàng và thu tiền với quy mô lớn, thông th-ờng hàng tháng có sự tổng hợp và lập bảng cân đối giữa giá trị hàng bán với các khoản đã thu tiền, các khoản phải thu để kiểm soát công việc bán hàng và thu tiền Để đảm bảo tính khách quan trong xác nhận, các bảng cân đối này có thể phân công cho ngời không có liên quan lập ra và gửi qua bu điện để ngời mua dễ dàng trả lời.

Việc xét duyệt và phê chuẩn các nghiệp vụ bán hàng

KSNB phải tập trung vào 3 điểm chủ yếu:

+ Bán chịu, bán trả chậm hoặc các chế độ bán hàng hoặc đợc duyệt y trớc khi thực hiện nghiệp vụ bán hàng.

+ Hàng bán chỉ đợc vận chuyển sau khi đã đợc phê chuẩn với đầy đủ các chứng từ đi kèm.

+ Giá bán hàng phải đợc duyệt trong đó các chi phí vận chuyển, các hàng giảm giá, bớt giá và điều kiện thanh toán phải đợc thoả thuận trớc vì các khoản này có ảnh hởng trực tiếp đến việc tính giá bán hàng.

Phân tách nhiệm vụ đầy đủ và tổ chức công tác tài chính kế toán

Việc cách ly đầy đủ trách nhiệm là công việc trọng yếu trong KSNB nhằm ngăn ngừa những sai sót và gian lận trong lĩnh vực bán hàng và thu tiền.

Tính độc lập của ngời kiểm tra, kiểm soát trong việc thực hiện kiểm soát

Đây là yếu tố chủ yếu phát huy nội lực của KSNB Thông thờng nếu sử

dụng KTV nội bộ hoặc kiểm soát viên nội bộ chuyên trách sẽ đảm bảo cho việc kiểm soát, xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền phục vụ tốt cho các mục tiêu kiểm toán.

Trong những trờng hợp khác nếu các nhân viên kế toán kiêm nhiệm làm công tác KSNB phải bảo đảm nguyên tắc “Bất kiêm nhiệm” (cách ly trách nhiệm giữa công việc kế toán với công việc đợc giao kiểm tra, kiểm soát).

Kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thu tiền

Cách thức và trình tự dự kiến các trắc nhiệm cho nghiệp vụ thu tiền cũng t-ơng tự nh cách thức và trình tự cho các nghiệp vụ bán hàng Cụ thể, với mỗi mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ nói chung cần có những công việc KSNB chủ yếu tơng đơng.

Để thực hiện mục tiêu riêng các khoản thu tiền đợc ghi sổ thực tế đã nhận (Mục tiêu tính hiệu lực, tính có thật) KSNB phải phân tách nhiệm vụ giữa ngời giữ tiền và ngời ghi sổ.

Bên cạnh đó, phải thờng xuyên đối chiếu với số d trên tài khoản tiền gửi ngân hàng Để xác minh mục tiêu trên KSNB có đạt đợc hay không? KTV thực hiện thủ tục thẩm tra hoặc quan sát việc phân tách nhiệm vụ giữa ngời giữ tiền và ngời giữ sổ.

Đối với mục tiêu riêng, mục tiêu đặc thù tiền mặt thu vào đã đợc ghi đầy đủ vào sổ quỹ và các nhật ký thu tiền KSNB cần phân tách nhiệm vụ giữa ngời giữ tiền và ngời ghi sổ, phải sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bản kê tiền mặt có đánh số trớc kèm theo quy định cụ thể về chế độ báo cáo nhận tiền một cách kịp thời.

Đối với mục tiêu về tính đợc phép thì KSNB thực hiện các chính sách cụ thể cho việc thanh toán trớc hạn, duyệt các khoản chiết khấu, đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu tiền.

Đối với mục tiêu riêng các khoản tiền thu vào đã ghi sổ đều phù hợp với giá bán (mục tiêu định giá chi tiết đối với nghiệp vụ thu tiền) Để thực hiện mục tiêu trên thì KSNB phải theo dõi chi tiết các khoản tiền thu đợc với các chứng từ bán hàng Bên cạnh đó, đối chiếu đều đặn với ngân hàng về các khoản tiền thu đ -ợc qua tài khoản tiền gửi ngân hàng.

Đối với mục tiêu các khoản tiền thu đợc đều đợc phân loại đúng đắn KSNB phải thiết kế hệ thống kế toán với sơ đồ tài khoản kế toán chi tiết quy định quan hệ đối ứng trong các nghiệp vụ thu tiền.

Đối với mục tiêu các khoản tiền thu đợc đều vào sổ quỹ, sổ cái tổng hợp các tài khoản 112, 111 chính xác thì KSNB cần tách nhiệm vụ ghi sổ với nhiệm vụ đối chiếu định kỳ cũng nh việc rà soát nội đối với công tác chuyển sổ, cộng dồn.

II quy trình Kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền

1 Vị trí của kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền trong kiểm toán Báocảo tài chính

BCTC là tấm gơng phản ánh tình hình tài chính của một doanh nghiệp tạo một thời điểm nhất định và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp đó trong một khoảng thời gian nhất định.

Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA số 700 : Báo cáo kiểm toán phảinêu rõ ý kiến của KTV và công ty kiểm toán về các BCTC trên phơng diệnphản ánh (hoặc trình bày) trung thực và hợp lý trên các khía cạnh trọngyếu, trên phơng diện tuân thủ các chuẩn mực và chế độ Kế toán hiện hành(hoặc chấp nhận ) và việc tuân thủ các quy định pháp lý có liên quan.

Chu trình bán hàng- thu tiền là một chu trình tơng đối phức tạp với số lợng nghiệp vụ phát sinh lớn và liên quan nhiều chỉ tiêu trên BCTC Chu trình bán hàng- thu tiền là một phần của cuộc kiểm toán Nó có mối quan hệ mật thiết với các chu trình khác vì vậy, khi kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền nhất thiết phải kết hợp kết quả kiểm toán của các chu trình khác.

Sơ đồ 08: Mối quan hệ giữa chu trình bán hàng- thu tiền với các chu trình kháctrong quá trình sản xuất kinh doanh.

2 Mục tiêu kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền

Đối với bất kỳ cuộc kiểm toán nào, các mục tiêu đặt ra nhằm cung cấp một chiến lợc để giúp KTV tập hợp đầy đủ bằng chứng cần thiết bảo đảm cho cuộc kiểm toán đi đúng hớng và mang lại hiệu quả.

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 200: Mục tiêu của kiểm toánBCTC là giúp cho KTV và công ty kiểm toán đa ra ý kiến xác nhận rằngBCTC có đợc lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành (hoặc đ-ợc chấp nhận), có tuân thủ pháp luật và có phản ánh trung thực và hợp lítrên các khía cạnh trọng yếu hay không.

Kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền là một phần hành cụ thể của kiểm toán tài chính Vì vậy, nhiệm vụ chung của kiểm toán bán hàng- thu tiền là triển khai các chức năng kiểm toán thông qua việc vận dụng các phơng pháp kiểm toán thích hợp với đặc thù của phần hành này qua các bớc trong quy trình kiểm toán.

Chức năng kiểm toán trong kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền đã đợc cụ thể hoá thành các mục tiêu kiểm toán Do chu trình bán hàng- thu tiền đợc cấu thành bởi các nghiệp vụ cụ thể và đây là nguồn gốc để hình thành các khoản mục trên các BCTC nên các mục tiêu đặc thù của kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền bao gồm cả mục tiêu kiểm toán BCTC và mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ phù hợp với đặc điểm của phần hành kiểm toán này.

Nghiệp vụ bán hàng và thu tiền là hai loại nghiệp vụ khác nhau, đợc phản ánh vào sổ kế toán riêng và theo một trình tự tơng đối độc lập song hai loại nghiệp vụ này lại có mối quan hệ chặt chẽ và là các nhân tố cấu thành nên một chu trình bán hàng- thu tiền xác định Do vậy, bên cạnh những mục tiêu chung (mục tiêu về tính hợp lý chung) thì chu trình này còn có những mục tiêu kiểm toán đặc thù riêng biệt đối với từng loại nghiệp vụ Có thể khái quát những mục tiêu kiểm toán theo bảng sau:

Bảng 01: Mục tiêu kiểm toán

Mục tiêu kiểm toánnghiệp vụ bán hàng

Mục tiêu kiểm toán chung

Mục tiêu kiểm toánnghiệp vụ thu tiền1Các nghiệp vụ bán hàng đều có

căn cứ hợp lí

Mục tiêu về tính hợp lí chung

Các khoản thu tiền (tiền thu đợc)đều phải đảm bảo tính hợp lý

Mọi khoản phải thu khách hàngđều phải ghi sổvụ đã chuyển giao có hóa đơnphản ánh trong đó phải ghi giábán đựoc thoả thuận)

Sau khi đã xác định đợc những mục tiêu kiểm toán đặc thù với chu trình bán hàng- thu tiền, KTV tiến hành thực hiện quy trinh kiểm toán Quy trình kiểm toán là một hệ thống phơng pháp nhằm giúp cho KTV tập hợp đầy đủ các bằng chứng kiểm toán Thông thờng, một cuộc kiểm toán bao giờ cũng thực hiện qua 3 bớc sau:

+ Chuẩn bị kiểm toán + Thực hiện kiểm toán + Kết thúc kiểm toán

Trong quá trình kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền, quy trình kiểm toán có thể không bao gồm toàn bộ các bớc của một cuộc kiểm toán BCTC trọn vẹn mà có sự chi tiết, cụ thể ở những bớc nhất định.

3.1 Chuẩn bị kiểm toán

Đây là bớc đầu tiên trong một quy trình kiểm toán và có một vai trò quan trọng trong toàn cuộc kiểm toán vì nếu đã thiết lập đợc một phơng pháp kiểm toán phù hợp, khoa học, hiệu quả thì công việc kiểm toán sẽ đảm bảo đợc hiệu quả.

Theo qui định của Chuẩn mực Kiểm toán quốc tế số 300 thì “Lập kế hoạch kiểm toán để có thể đảm bảo rằng công tác kiểm toán sẽ đợc tiến hành một cách có hiệu quả và đúng với thời hạn dự kiến”.

Dựa vào kinh nghiệm của mình KTV có thể lợng hoá đợc mức độ công việc để có kế hoạch phối hợp hoạt động giữa các KTV, xác định đúng trọng tâm công việc nhằm đạt hiệu quả cao nhất.

Lập kế hoạch kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền cũng là một phần công việc trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán BCTC Thông qua công việc này KTV đánh giá đợc hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình, xác định mức độ trọng yếu và rủi ro ban đầu phân bổ cho từng khoản mục của chu trình, từ đó xác định quy mô và thiết kế các trắc nghiệm kiểm toán cần thực hiện ở giai đoạn sau Việc lập kế hoạch tốt là căn cứ quan trọng để KTV tiến hành kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền đúng hớng và có hiệu quả.

Các công việc cần thực hiện trong lập kế hoạch kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền đợc tập trung ở một số bớc trong kế hoạch kiểm toán toàn bộ cuộc kiểm toán nh sau:

Thực hiện các thủ tục phân tích sơ bộ đối với chu trình bán hàng- thu tiền

Trong lập kế hoạch kiểm toán, thủ tục phân tích giúp cho KTV tìm hiểu tình hình hoạt động kinh doanh và xác định vùng có rủi ro, xác định thời gian cần thiết để thực hiện kiểm toán và nội dung, phạm vi, lịch trình cụ thể của các thủ tục kiểm toán cơ bản khác.

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 520, “ Thủ tục phân tích là việc phân tích các số liệu, thông tin, các tỷ suất quan trọng, qua đó tìm ra xu hớng biến động và tìm ra những mối quan hệ có mâu thuẫn với các thông tin liên quan khác hoặc có sự chênh lệch lớn so với dự kiến” Chuẩn mực này cũng quy định “KTV phải áp dụng các thủ tục phân tích trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán để tìm hiểu tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị và xác định những vùng có thể có rủi ro ” Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, KTV thờng thực hiện các thủ tục phân tích sau:

Phân tích xu h ớng : Phân tích sự biến động trên các số d TK với mức ớc đoán chúng có thể thay đổi và so sánh mức độ biến đổi các số d qua các thời kỳ.

Phân tích tỷ suất: KTV so sánh các mối quan hệ giữa các số liệu tài khoản thông qua các tỷ suất và so sánh các tỷ suất giữa các kỳ kế toán, so sánh với số liệu của ngành, của đối thủ cạnh tranh.

Kiểm tra tính hợp lý: KTV thực hiện các so sánh cơ bản nh so sánh giữa số liệu thực tế và số liệu kế hoạch, dự toán Từ kết quả so sánh KTV sẽ tìm hiểu các nguyên nhân chênh lệch và phát hiện những sai sót trọng yếu trong BCTC.

Trong kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền, KTV thực hiện các so sánh cơ bản sau:

+ So sánh giữa số liệu thực tế và số liệu kế hoạch, dự toán về doanh thu từng loại mặt hàng, dịch vụ, doanh thu nội bộ, doanh thu xuất nhập khẩu, doanh thu theo mùa vụ Từ kết quả so sánh, việc điều tra những sai khác lớn giữa số thực tế và số kế hoạch sẽ giúp KTV phát hiện những sai sót trong BCTC hoặc những biến động lớn trong tình hình tiêu thụ của đơn vị.

+ So sánh giữa các chỉ tiêu về tiêu thụ thực tế của đơn vị với các đơn vị trong cùng ngành, hoặc số liệu thống kê, định mức ngành Thông qua chỉ tiêu này, KTV có thể đánh giá khả năng tài chính của đơn vị.

+ So sánh các thông tin tài chính và phi tài chính Ví dụ, doanh số bán hàng nghiên cứu trong mối quan hệ với số lợng các nhân viên bán hàng và số cửa hàng

+ So sánh doanh thu bán hàng của từng loại hàng hoá dịch vụ giữa kỳ này với kỳ trớc, so sánh tỷ lệ lãi gộp của năm nay so với năm trớc.

+ So sánh tỷ lệ doanh thu hàng bán bị trả lại, các khoản chiết khấu giảm giá hàng bán trên tổng doanh thu trong kỳ và giữa kỳ này với kỳ trớc.

+ So sánh tỷ lệ chi phí dự phòng nợ phải thu khó đòi giữa các năm, đối chiếu các khoản phải thu lớn cha thanh toán hoặc các khoản phải thu đến hạn hoặc quá hạn mà cha thanh toán giữa các kỳ kế toán.

KTV cũng tiến hành tính toán các chỉ tiêu tài chính cụ thể nh:

+ Thời gian thu hồi nợ một vòng= (Số d doanh thu bình quân*365)/ Doanh thu thuần

+ Tỷ lệ lãi gộp = (Doanh thu- Giá vốn)* 100/ Doanh thu

Ngoài ra, KTV còn tính toán một số các chỉ tiêu khác, xem xét mối quan hệ của các thông tin tài chính để xác định đợc tính hợp lý của doanh thu tiêu thụ trong kỳ của đơn vị khách hàng.

Sau khi tiến hành so sánh, KTV tiến hành phân tích thông tin, xác định số chênh lệch và tìm ra nguyên nhân chênh lệch đó Với những biến động trọng yếu, KTV cần thảo luận với ban giám đốc của khách hàng để có những giải trình hợp lý và phải có những bằng chứng đi kèm KTV cũng tiến hành đánh giá những sai sót tiềm tàng có thể ảnh hởng tới số d các tài khoản.

Phân bổ mức trọng yếu và rủi ro kiểm toán đối với chu trình bán hàng- thutiền

Trọng yếu là một khái niệm chỉ tầm quan trọng của các sai phạm xảy ra Mức độ trọng yếu có thể ảnh hởng lớn đến việc lập kế hoạch kiểm toán, thiết kế phơng pháp kiểm toán và khi phát hành báo cáo kiểm toán Do đó, mà trách nhiệm của KTV là rất lớn, tại khâu này KTV phải thực hiện các bớc sau:

+ Số ớc lợng ban đầu về tính trọng yếu là lợng tối đa mà KTV tin rằng, tại mức đó các BCTC có thể bị sai, nhng vẫn cha ảnh hởng tới các quan điểm và quyết định của ngời sử dụng thông tin Đây là công việc mang tính xét đoán nghề nghiệp, chủ quan của KTV.

+ Phân phối ớc tính ban đầu về tính trọng yếu cho các khoản mục: Các khoản mục trong chu trình bán hàng và thu tiền sẽ lần lợt đợc phân phối ớc tính ban đầu về tính trọng yếu.

Thông thờng, do tính nhạy cảm của vấn đề xác định doanh thu một cách đúng kỳ và tính trọng yếu của các khoản phải thu mà ớc lợng ban đầu tính trọng

yếu của các khoản mục phải thu mà ớc lợng trọng yếu đối với các khoản mục trong chu trình bán hàng- thu tiền nhỏ hơn các khoản mục khác.

Cũng theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400, đánh giá rủi ro kiểm toán là việc KTV và công ty kiểm toán xác định mức độ rủi ro kiểm toán có thể xảy ra là cao hay thấp, bao gồm đánh giá rủi ro tiềm tàng, đánh giá rủi ro kiểm soát và đánh giá rủi ro phát hiện.

Quan hệ về rủi ro kiểm toán đợc A.A.Arens và J.K.Loebbecke phản ánh trong mô hình:

AR = IR*CR*DR

Trong đó AR, IR, CR, DR tơng ứng là rủi ro kiểm toán, rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát và rủi ro phát hiện.

Đối với các khoản mục của chu trình bán hàng- thu tiền, KTV cần xác định mức độ rủi ro phát hiện là bao nhiêu là chấp nhận đợc dựa vào hai loại rủi ro đã đợc xác định thông qua các thông tin trên.

Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro kiểm toán đợc KTV tiến hành trong tất cả các giai đoạn của cuộc kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền, vì trọng yếu và rủi ro kiểm toán gắn với mọi khoản mục, nghiệp vụ trên BCTC.

Tìm hiểu cơ cấu kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát

Trong kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền, KTV phải đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và rủi ro kiểm soát đối với chu trình này không chỉ để xác minh tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ mà còn là cơ sở cho việc xác định phạm vi thực hiện các thử nghiệm cơ bản trên số d và nghiệp vụ của đơn vị.

Theo Chuẩn mực Kiểm toán số 400, Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ: “ KTV phải hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng để lập kế hoạch và chơng trình kiểm toán cho phù hợp, có hiệu quả KTV phải sử dụng khả năng xét đoán chuyên môn của mình để đánh giá rủi ro kiểm toán và xác định các thủ tục kiểm toán nhằm làm giảm các rủi ro kiểm toán thấp tới mức thấp tới mức có thể chấp nhận đợc ”

Theo đó, KTV cần thiết phải thu thập các thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng- thu tiền của đơn vị Các thông tin về quy chế, chế độ tài chính của Nhà nớc về ngành kinh doanh của đơn vị, các chế độ tài chính của doanh nghiệp, các điều khoản có liên quan tới chu trình bán hàng- thu tiền KTV

xem xét môi trờng kiểm soát, hệ thống kế toán, quy trình ghi sổ, xem xét các đối thủ cạnh tranh

Thể thức để đạt đ ợc sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng-thu tiền.

+ Dựa vào kinh nghiệm trớc đây của KTV với khách hàng

+ Xem xét các sổ tay về thủ tục và chế độ của công ty khách hàng

+ Kiểm tra các chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để thu đợc bằng chứng kiểm toán về sự hoạt động hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.

+ Phỏng vấn những ngời có liên quan và quan sát thực tế việc thực hiện các công việc kiểm soát nhng không để lại bằng chứng kiểm soát.

+ Kiểm tra lại việc thực hiện các thủ tục kiểm soát nội bộ

Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát để lập kế hoạch cho từng khoản mục của chu trình bán hàng- thu tiền.

Sau khi thu thập đợc sự hiểu biết về cách thiết kế và sự vận hành của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng- thu tiền KTV sẽ đa ra những đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát cho từng mục tiêu kiểm soát chi tiết đối với từng nghiệp vụ kinh tế chủ yếu.

Đánh giá rủi ro kiểm soát

Khi đã nhận diện đợc quá trình kiểm soát và các nhợc điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng- thu tiền KTV tiến hành đánh giá rủi ro kiểm soát ban đầu đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế có liên quan, mức đánh giá là thấp, trung bình, cao hoặc theo tỷ lệ phần trăm Mức độ đánh giá ban đầu này sẽ đợc chứng minh bằng việc thực hiện các thử nghiệm kiểm soát và thiết kế lại các thử nghiệm cơ bản trên số d và các nghiệp vụ sẽ đợc thực hiện dựa trên kết quả của việc áp dụng các thử nghiệm kiểm soát.

Thiết kế ch ơng trình kiểm toán đối với chu trình bán hàng- thu tiền

Chơng trình kiểm toán là những dự kiến công việc kiểm toán cần thực hiện Chơng trình kiểm toán hầu hết đợc thiết kế thành 3 phần: trắc nghiệm công việc, trắc nghiệm phân tích và trắc nghiệm trực tiếp số d Việc thiết kế chơng trình kiểm toán nghĩa là KTV phải nêu đợc các thủ tục kiểm toán cần đợc sử dụng, quy mô mẫu chọn, khoản mục đợc chọn và thời gian để thực hiện các thủ tục kiểm toán đã nêu ra

3.2 Thực hiện kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong Kiểm toánBCTC các Doanh nghiệp.

Trên cơ sở kế hoạch kiểm toán đã đợc lập, KTV tiến hành các bớc công việc tiếp theo để thu thập đợc những bằng chứng đầy đủ và tin cậy làm cơ sở đa ra ý kiến về các khoản mục trong chu trình bán hàng- thu tiền Chu trình bán hàng có nhiều các khoản mục trên BCTC có liên quan mật thiết với nhau Vì vậy, việc thực hiện kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền đợc thực hiện đối với từng khoản mục trên phải đợc đặt trong mối liên hệ với các khoản mục có liên quan.

3.2.1 Thử nghiệm kiểm soát đối với chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểmtoán BCTC

Thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng

+ Đối với mục tiêu các khoản bán hàng đã đợc ghi sổ có hiệu lực KTV thực hiện thủ tục:

“ Chọn một dãy liên tục các hoá đơn bán hàng đối chiếu khoản bán hàng đã ghi sổ từng hoá đơn và xem xét các chứng từ bán hàng đi kèm” KTV thực hiện xác minh tính có thật của các thông tin bằng phơng pháp đối chiếu (overstatement và understatement).

+ Đối với mục tiêu các nghiệp vụ bán hàng đã đợc phê chuẩn hoặc cho phép thì KTV thực hiện thủ tục:

“Xem xét bảng kê hoặc sổ chi tiết về bán hàng, thu tiền đối với từng ngời mua sau đó đối chiếu với hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển hoặc hoá đơn vận chuyển và các chứng từ phê chuẩn việc xuất kho hàng hoá theo phơng thức bán hàng”

Ngoài ra, đối chiếu các chứng từ đã đợc duyệt với quyền hạn và chức trách của ngời duyệt.

+ Đối với mục tiêu mọi nghiệp vụ bán hàng đều đã đợc ghi số, KTV thực hiện thủ tục:

“Chọn một dãy các hoá đơn vận chuyển hoặc các hoá đơn bán hàng và đối chiếu các hoá đơn đó vào nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền và các sổ kế toán t-ơng ứng”

+ Đối với mục tiêu số hàng bán đã đợc định giá đúng thì KTV thực hiện thủ tục đối chiếu số tiền ghi trên hoá đơn với bảng giá qui định hoặc với hợp đồng kinh tế.

+ Đối với mục tiêu các nghiệp vụ bán hàng đã đợc phân loại đúng đắn KTV thực hiện đầy đủ thủ tục:

“Đối chiếu chứng từ giữa các quan hệ đối ứng trong tài khoản để khẳng định tính đúng đắn trong phân loại các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế vào tài khoản liên quan”

+ Đối với mục tiêu nghiệp vụ bán hàng đợc ghi sổ kịp thời KTV thực hiện thủ tục:

“Xem xét các chứng từ vận chuyển cha lập hoá đơn để tìm ra các khoản lập hoá đơn nhng cha đợc ghi sổ”.

Đối với mục tiêu các nghiệp vụ bán hàng đợc ghi sổ và đợc ghi một cách chính xác KTV tiến hành đối chiếu các nghiệp vụ bán hàng từ sổ nhật ký bán hàng vào sổ chi tiết các khoản doanh thu các khoản phải thu của khách hàng Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản thuế đầu ra Bên cạnh đó, KTV cũng tiến hành cộng dồn các con số trên sổ chi tiết và đối chiếu Nhật ký bán hàng và sổ cái.

Thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền

+ Đối với mục tiêu các khoản tiền thu vào đợc ghi sổ đầy đủ, KTV cần

- Rà soát quan hệ giữa séc thanh toán và bảng kê.

+ Các khoản thu tiền đợc ghi sổ thực tế đã nhận (tính hiệu lực) KTV tiến hành kiểm tra việc cách ly trách nhiệm giữa ngời ghi sổ và ngời giữ tiền, tiến hành đối chiếu từ sổ sách kế toán xuống chứng từ gốc.

+ Các khoản chiết khấu đã đợc phê duyệt đúng đắn, phiếu thu đợc đối chiếu và phê duyệt tính đợc phép: KTV tiến hành xem xét các chính sách tín dụng bán hàng, thu tiền KTV tiến hành kiểm tra các giấy báo nhận tiền trớc hạn và xem xét trình tự lập phiếu thu tiền.

+ Các khoản thu tiền đã ghi sổ và đã nộp phù hợp với chính sách giá bán đã quy định KTV tiến hành kiểm tra việc hạch toán chi tiết, đối chiếu số tiền thu đợc với sổ chi tiết tài khoản 112, 111 và đối chiếu với chính sách giá bán

+ Các khoản phải thu đều đợc phân loại KTV kiểm tra việc hạch toán các khoản phải thu và quan hệ đối ứng và xem xét dấu hiệu của KSNB

+ Các khoản phải thu ghi đúng thời gian (tính kịp thời): KTV tiến hành quan sát việc ghi theo chế độ và xem xét dấu hiệu của KSNB về việc thu tiền.

+ Các khoản thu tiền ghi đúng vào sổ quỹ, sổ cái và đợc tổng hợp đúng (Mục tiêu chính xác cơ học): KTV tiến hành xem xét việc phân cách các nhiệm vụ giữa ngời giữ sổ quỹ và ngời giữ sổ thanh toán Xem xét các bảng cân đối thu tiền và dấu hiệu của KSNB.

+ Đối với mục tiêu về tính đợc phép, KTV thực hiện việc xem xét quy chế thu tiền hàng, trao đổi với Giám đốc phụ trách tài chính hoặc kinh doanh, xem xét giấy báo nhận tiền trớc hạn và khảo sát trình tự lập phiếu thu.

3.2.2 Thử nghiệm cơ bản đối với chu trình bán hàng- thu tiền trong kiểm toánBCTC

Phân tích đánh giá tổng quát

Khâu phân tích đánh giá tổng quát thờng thực hiện các bớc sau:

+ So sánh doanh thu bán hàng từng loại của hàng hoá hoặc dịch vụ giữa kỳ này với kỳ trớc.

+ So sánh tỷ lệ lãi gộp của năm nay và năm trớc

+ Thu thập những bằng chứng để đánh giá, so sánh tỷ lệ doanh thu hàng bán bị trả lại, các khoản chiết khấu giảm giá trên tổng doanh thu của kỳ này với kỳ trớc

+ So sánh số d cá biệt của các khách hàng với giá trị lớn giữa các kỳ để phát hiện doanh thu và các khoản phải thu bị khai khống

+ So sánh tỷ lệ chi phí lập dự phòng nợ phải thu khó đòi trên tổng doanh thu hoặc trên tổng các khoản phải thu giữa kỳ này với các kỳ trớc.

+ Đối chiếu các khoản phải thu lớn cha thanh toán hoặc các khoản phải thu đến hạn hoặc quá hạn mà cha thanh toán giữa các kỳ kế toán.

Ngoài ra, KTV còn xem xét mối quan hệ của các thông tin phi tài chính khác.

Thử nghiệm cơ bản đối với nghiệp vụ bán hàng

Việc kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ bán hàng đợc tiến hành trên cơ sở kết quả việc đánh giá hệ thống KSNB và việc phân tích đối với nghiệp vụ bán hàng (chỉ thực hiện khi phát hiện những yếu kém về KSNB trong khâu bán hàng).

Việc lựa chọn các thử nghiệm cơ bản đòi hỏi KTV phải có kinh nghiệm và khả năng phán đoán tốt.

Các khoản bán hàng đã ghi sổ đều có thực

Nhìn chung, việc ghi sổ các khoản bán hàng vô thực thờng ít xảy ra vì đó là các căn cứ để tính thuế Tuy nhiên, tình huống đó vẫn có thể xảy ra khi có những thay đổi trong chính sách thuế nói chung hay mức thuế suất nói riêng giữa các kỳ kinh doanh Hơn nữa, doanh thu hay thu nhập không chỉ xem là căn cứ tính thuế mà có thể là cơ sở xem xét bổ sung vốn lu động, vay vốn hoặc thu hút thêm vốn Vì vậy, với mục tiêu này có thể chú ý tới những sai phạm theo hớng sau:

+ Sai sót do sơ xuất hoặc do hạn chế khác của ngời ghi sổ cha đợc phát hiện, điều chỉnh hết qua KSNB.

+ Cố ý ghi nghiệp vụ bán hàng không nhất quán với kỳ quyết toán + Có khoản bán hàng đã ghi vào Nhật ký nhng thực tế cha vận chuyển + Vận chuyển cho ngời mua “ma” vẫn đợc ghi nh khoản bán hàng

Với xu hớng chung và những đặc thù riêng trong từng cuộc kiểm toán, thử nghiệm cơ bản cho những nghiệp vụ vô thực theo ý nghĩa trên tuỳ theo khả năng có sai sót và gian lận Trong trờng hợp thông thờng thử nghiệm này chỉ thực hiện khi phát hiện những yếu kém về KSNB trong khâu bán hàng

Các nghiệp vụ bán hàng đợc phê chuẩn đúng đắn

Mục tiêu đợc phép trong bán hàng thờng liên quan trực tiếp đến quyết định về bán chịu, về vận chuyển và giá cả Thử nghiệm cơ bản chính là việc rà soát các quyết định về chính sách chung cùng những thay đổi cụ thể trong từng thơng vụ Các thử nghiệm này có quan hệ và tác động tích cực đến việc triển khai các mục tiêu khác có liên quan đặc biệt là thử nghiệm về định giá Thử nghiệm về định giá là so sánh giá thực tế của hàng bán bao gồm cả phí vận chuyển, khoản bớt giá đã đợc duyệt.

Các nghiệp vụ bán hàng đợc ghi sổ đầy đủ

Trong một số các trờng hợp, các doanh nghiệp, hoặc các chính sách tài chính của doanh nghiệp thờng có 2 xu hớng: một là xu hớng khai tăng, hai là xu hớng giấu diếm doanh thu Thông thờng, thì xu hớng thứ nhất xảy ra nhiều hơn vì nó liên quan đến uy tín của doanh nghiệp trên thị trờng Tuy nhiên, không loại trừ các trờng hợp tạo “lỗ giả”, có xu hớng giấu diếm hoặc không phản ánh đầy đủ doanh thu bán hàng theo đó, KTV có thể kiểm tra chi tiết nếu:

Kết quả của thử nghiệm kiểm soát cho thấy KSNB của doanh nghiệp không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ các thủ tục kiểm soát đối với việc phản ánh các khoản bán hàng trong năm.

Thủ tục thực hiện: để khẳng định có nghiệp vụ bỏ sót thì các hớng chủ đạo

trong kiểm toán nghiệp vụ bán hàng là soát xét lại chứng từ theo 1 dãy số liên tục đặt biệt ở các thời điểm đầu kỳ kế toán sau trên cơ sở thực hiện đối chiế giữa 3

Các khoản bán hàng ghi sổ đã đợc định giá đúng

Việc định giá đúng các nghiệp vụ bán hàng có liên quan với việc duyệt bán, vận chuyển hàng hóa, việc lập hoá đơn đúng đắn cho số hàng đợc vận chuyển và việc ghi đúng số tiền đã lập hoá đơn vào sổ kế toán Thử nghiệm cơ bản là khẳng định mức tin cậy của việc định giá qua mỗi công việc cụ thể trên và xác minh lại thông tin trên sổ sách kế toán Thông thờng bắt đầu từ việc rà soát các bút toán trong Nhật ký bán hàng đến so sánh số cộng của các nghiệp vụ đã chọn ra với sổ phụ theo dõi thu và liên thứ hai của hoá đơn bán hàng Và giá cả trên liên thứ hai thờng đợc đối chiếu với bảng giá đã đợc phê duyệt, chế độ bán hàng và việc phê chuẩn các yếu tố đó.

Hiệu quả của cuộc kiểm toán phụ thuộc vào tính trọng điểm của các thử nghiệm này.

Các nghiệp vụ bán hàng đợc phân loại thích hợp

Đối với nghiệp vụ bán hàng, phân loại đúng các nghiệp vụ vào các tài khoản, tiểu khoản thích hợp thờng không phát sinh những vấn đề phức tạp nh nhiều loại nghiệp vụ khác Tuy nhiên, những nghiệp vụ liên quan trực tiếp đến các khoản thu tiền mặt hoặc đến những mặt hàng tơng tự nhng giá cả khác nhau hoặc các nghiệp vụ bán tài sản hoạt động không thuộc hàng hoá thờng có nhiều khả năng tiềm ẩn trong việc vi phạm mục tiêu phân loại Việc kiểm tra quá trình phân loại các nghiệp vụ bán hàng thờng đợc gắn liền quá trình kiểm tra định giá và đánh giá.

Thông qua nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền, sổ hạch toán chi tiết các khoản phải thu và hoá đơn bán hàng.

Các khoản bán hàng đợc ghi sổ kịp thời

Để ngăn ngừa việc bỏ sót các nghiệp vụ, việc ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng đợc thực hiện theo nguyên tắc cập nhật Vì vậy, đồng thời với việc kiểm

toán theo mục tiêu định giá, mục tiêu trọn vẹn, cần đối chiếu ngày ghi trên các chứng từ vận chuyển đã chọn với ngày ghi trên hoá đơn bán hàng, nhật ký bán hàng, sổ quỹ Những chênh lệch lớn về thời gian ghi sổ có thể chứa đựng khả năng gian lận trong sử dụng tiền bán hàng hoặc kê khai hàng hoá hay doanh số bán hàng.

Các nghiệp vụ bán hàng đợc ghi đúng vào sổ thu tiền và cộng dồn chínhxác

Ghi sổ đúng tất cả nghiệp vụ bán hàng vào sổ quỹ và các sổ theo dõi thu tiền có thể là đòi hỏi chính xác cơ học của việc chuyển sổ, phản ánh tơng quan giữa bán hàng với thu tiền, quan hệ giữa hàng- tiền đã thu và còn phải thu, đặc biệt với các khoản tồn đọng.

Tơng tự nh vậy, tất cả các nghiệp vụ bán hàng phải đợc cộng sổ, chuyển sổ chính xác tuyệt đối về mặt số học Việc đối chiếu sổ nhật ký bán hàng với các sổ phụ theo dõi thu tiền thờng đợc thực hiện kết hợp với các mục tiêu khác nhng việc cộng lại nhật ký và đố chiếu với sổ cái là một thủ tục riêng biệt của mục tiêu này.

Thử nghiệm cơ bản đối với nghiệp vụ thu tiền

Cách thức và trình tự kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ thu tiền cũng tơng tự nh cách thức và trình tự kiểm tra đối với các nghiệp vụ bán hàng cụ thể t ơng ứng với mỗi mục tiêu kiểm toán thì cần có những công việc KSNB chủ yếu và theo đó KTV thực hiện thử nghiệm kiểm soát để đánh giá hệ thống KSNB và căn cứ vào kết quả thử nghiệm kiểm soát KTV thực hiện kiểm tra chi tiết.

Công việc trọng tâm ở đây là việc định dạng những yếu kém trong hệ thống KSNB làm tăng khả năng gian lận trong thu tiền Do đó, những trình tự chủ yếu thờng đợc áp dụng vào việc xác định khả năng bỏ sót các khoản thu tiền trong phơng thức thanh toán trực tiếp, phơng thức thanh toán qua ngân hàng, các khoản thanh toán kéo dài, và các khoản không thu đợc tiền hàng.

Trong ph ơng thức thu tiền mặt trực tiếp rất khó phát hiện các khoản tiền mặt bị biển thủ trớc khi ghi sổ và biện pháp tốt nhất để phát hiện các sai phạm đó là dựa vào hệ thống KSNB của doanh nghiệp Theo đó, KSNB phải phân tích giữa ngời ghi sổ và ngời thu tiền Trong trờng hợp việc phân ly trách nhiệm không đợc thực hiện thì KTV phải kiểm kê tiền mặt thu đợc và kiểm kê hàng hoá hoặc lấy xác nhận của ngời mua hàng.

Thủ tục KSNB hữu hiệu với các khoản thu tiền bán hàng là quy định rõ việc chuyển tiền thu trực tiếp tại công ty vào tài khoản ngân hàng Theo đó, trình tự kiểm toán cũng đặt ra cả việc đầy đủ các khoản thu này vào ngân hàng Khi

đó, thử nghiệm cơ bản có thể bắt đầu từ việc đối chiếu tổng số đã thu đợc và ghi vào nhật ký thu tiền, vào sổ quỹ trong một kỳ nhất định với số thực tế nộp vào ngân hàng trong cùng kỳ đó Trình tự này không phát hiện đợc khoản thu không ghi sổ hoặc chuyển vào ngân hàng không kịp thời nhng có thể khám phá ra những khoản tiền thu không nộp, hoặc các khoản nộp không vào sổ và những sai phạm tơng tự.

Trong ph ơng thức thanh toán qua ngân hàng cùng các khoản thu trực tiếp nộp vào ngân hàng cần chú ý tới các giấy báo của ngân hàng Kế toán giao dịch vào ngân hàng cần đính kèm chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ đó vào giấy báo Sau đó, cần phân loại giấy báo theo từng ngân hàng giao dịch và sắp xếp giấy báo theo số thứ tự liên tục ghi giấy báo.

Trên cơ sở đó, thực hiện các phép đối chiếu giữa số phát sinh trên giấy báo với chứng từ gốc đính kèm, giữa các số thứ tự liên tục của các giấy báo, giữa số d đầu kỳ của giấy báo với số d cuối kỳ của giấy báo trớc liền đó, giữa số d của giấy báo cuối kỳ với số d của tài khoản trên sổ cái Theo đó, việc kiểm tra chi tiết đợc thực hiện nh sau:

+ Mục tiêu về tính hiệu lực: đối với mục tiêu kiểm toán các khoản thu tiền

thực tế đã nhận, đã ghi sổ KTV kiểm tra nhật ký thu tiền, sổ chi tiết các khoản phải thu đối với các nghiệp vụ thu tiền có quy mô lớn hoặc bất thờng đối chiếu các khoản thu tiền đã ghi sổ với phiếu thu hoặc giấy báo nợ của ngân hàng.

+ Mục tiêu về tính trọn vẹn: đối với mục tiêu tiền mặt thu đợc đã ghi vào

sổ quỹ và các nhật ký thu tiền KTV tiến hành đối chiếu giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền nhận đợc Các khoản mục đã ghi vào nhật ký thu tiền, đối với tiền gửi ngân hàng thì đối chiếu giấy báo ngân hàng với sổ sách tơng ứng của Công ty.

+ Mục tiêu về định giá: đối với mục tiêu các khoản tiền thu đợc đã ghi sổ và đã nộp đều đúng giá hàng bán thì KTV thực hiện soát xét các chứng từ về thu tiền đối chiếu các khoản phải thu với mức giá đã duyệt trên các chứng từ bán hàng.

+ Mục tiêu phân loại: đối với mục tiêu các khoản thu tiền đều đợc phân loại đúng thì KTV kiểm tra các chứng từ thu tiền và đối chiếu với thực tế phân loại trên các tài khoản các cấp.

+ Mục tiêu về tính kịp thời: đối với mục tiêu các khoản tiền thu đợc đều

phản ánh đúng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ KTV chọn một chuỗi các chứng từ và đối chiếu ngày vào sổ kế toán với ngày thực tế thu đợc tiền.

+ Mục tiêu tính chính xác cơ học: đối với mục tiêu các khoản thu tiền đợc ghi đúng vào sổ quỹ, sổ cái và tổng hợp đúng KTV tiến hành dễ dàng đối chiếu các bút toán ở sổ quỹ với sổ theo dõi thanh toán tiền hàng với các báo cáo thu tiền hoặc bảng kê tiền nhận đợc.

Ngoài ra, KTV tiến hành cộng các khoản phải thu trên tài khoản 131 và cộng dồn lại sổ quỹ rồi đối chiếu với tài khoản 111.

Đặc điểm kiểm toán nợ phải thu khách hàng

Các khoản phải thu khách hàng phát sinh từ quá trình bán hàng nên có quan hệ chặt chẽ với quá trình bán hàng- thu tiền Tuy nhiên, do “độ trễ” của quá trình thu tiền so với qúa trình bán hàng nên số tiền ghi trên khoản mục này của bảng cân đối tài sản, cũng là số d của các tài khoản phải thu khách hàng là số luỹ kế từ các quá trình kinh doanh trớc đến cuối kỳ kinh doanh này Cùng với thời điểm phát sinh, thời hạn thanh toán khác nhau, các khoản phải thu còn liên quan đến nhiều khách hàng có đặc điểm, điều kiện kinh doanh, quản lý và khả năng thanh toán khác nhau Vì vậy, việc theo dõi, trình bày và thuyết minh rõ các khoản phải thu là công việc đợc thực hiện thờng xuyên của KSNB.

Để kiểm soát đợc các khoản phải thu và bảo đảm thu đợc tiền, các công ty phải theo dõi, Giám đốc thờng xuyên trên các bảng kê, nhật ký, cuối kỳ cần lập bảng cân đối giữa doanh thu với các khoản đã thu tiền và các khoản phải thu còn lại, bảng cân đối giữa các khoản nợ quá hạn với các thời hạn khác nhau nhằm bảo đảm hiệu quả kinh doanh.

Trong quá trình kiểm toán các khoản phải thu, phơng pháp điều tra thông qua chọn mẫu và lấy xác nhận các khoản phải thu quan trọng nhất theo thông lệ cùng với việc kiểm kê tài sản là hai yêu cầu phổ biến nhất trong kiểm toán và có thể coi là đặc thù riêng trong việc thực hiện các mục tiêu và thủ tục kiểm toán các khoản phải thu.

Xác nhận các khoản phải thu

Là thủ tục quan trọng nhất để đáp ứng các mục tiêu hiệu lực, định giá và kịp thời Các xác nhận này xác minh và phát hiện những sai phạm liên quan đến những khoản thu không có thật, số tiền còn cha rõ ràng hoặc đã trở thành các khoản nợ khó đòi hay không đòi đợc Đây là loại bằng chứng do bên thứ ba ngoài đơn vị cung cấp do đó có độ tin cậy nhất định Tuy nhiên, xác nhận này ít có khả năng phát hiện hết các khoản bỏ sót do nó dựa vào bảng kê các khoản phải thu Khi áp dụng thủ tục xác nhận cho khoản phải thu, KTV phải quyết định về loại xác nhận, ngày thực hiện, kích cỡ mẫu chọn và những khoản mục phải chọn.

Về loại hình xác nhận có hai hình thức: xác nhận khẳng định và xác nhận phủ định

Xác nhận khẳng định: (positive confirmation) đòi hỏi thông báo một cách chắc chắn của khách hàng trên mọi giấy yêu cầu xác nhận về khoản nợ: hoặc đúng, hoặc sai, hoặc có phần lu ý.

Trong trờng hợp này mọi giấy yêu cầu xác nhận của KTV đều đợc trả lời.

Xác nhận phủ định: (negative confirmation) chỉ đòi hỏi thông báo của

khách hàng khi họ đồng tình với số tiền ghi trên giấy yêu cầu xác nhận và có đính kèm báo cáo hàng tháng.

Với xác nhận khẳng định, khi cha nhận đợc thông tin phản hồi thì thờng phải làm thêm những trình tự xác minh Do đó, xác nhận này là bằng chứng đáng tin cậy hơn xác nhận phủ định Ngợc lại, với xác nhận phủ định, việc không trả lời cũng không coi là phủ định ngay cả khi khách hàng không biết có yêu cầu xác nhận Mặt khác, xác nhận phủ định có ít chi phí hơn nên với chi phí nh nhau có thể thực hiện nhiều xác nhận phủ định hơn

Về thời gian (định ngày): giấy xác nhận đợc gửi đến ngời mua để trắc nghiệm số d của các tài khoản phải thu ghi trên bảng cân đối tài sản Do đó, ngày gửi giấy xác nhận cần gần với ngày lập bảng Tuy nhiên, trong trờng hợp thời gian thực hiện kiểm toán gấp thì phải gửi trớc lập bảng Trong trờng hợp này KTV có thể chấp nhận nếu hệ thống KSNB hữu hiệu và không có những rủi ro dẫn đến khả năng mất thanh toán.

Về kích cỡ mẫu chọn: Có nhiều nhân tố ảnh hởng tới số lợng các th xác nhận Theo đó, KTV phải lu ý những yếu tố sau:

+ Tính trọng yếu: nếu số d của các khoản phải thu có qui mô lớn so với số d các tài sản khác thì kích cỡ mẫu chọn lớn hơn.

+ Số lợng: số xác nhận gửi đi sẽ nhiều với đơn vị bán hàng với qui mô lớn, chủng loại hàng hoá nhiều và quan hệ mua bán rộng rãi và ngợc lại.

+ Mức đồng đều về qui mô: nếu các khoản phải thu có qui mô xấp xỉ thì số xác nhận sẽ ít hơn và xác nhận phủ định đợc gửi đi nhiều hơn.

+ Kết quả đánh giá hệ thống KSNB + Kết quả xác nhận năm trớc.

+ Khả năng phá sản của khách hàng và những nhân tố ảnh hởng đến rủi ro kiểm toán dự kiến.

Về khoản mục phải chọn để xác nhận: thông thờng thì căn cứ vào số d và

độ dài thời gian của các khoản phải thu, trọng yếu là những số d lớn và kéo dài, ngoài ra cần kết hợp chọn mẫu ngẫu nhiên.

Duy trì việc kiểm soát của KTV trong xác nhận: để đảm bảo tính khách quan và chất lợng của bằng chứng kiểm toán, KTV phải giữ quyền kiểm soát từ đầu đến khi nhận đợc giấy xác nhận Địa chỉ nhận giấy xác nhận là địa chỉ của công ty kiểm toán, giấy xác nhận đợc gửi qua đờng bu điện, cần xem xét lý do khi giấy nhận bị trả lại.

Theo dõi và xử lý các khoản không trả lời: thờng đợc thực hiện theo trình

tự chặt chẽ Thông thờng nếu không nhận đợc giấy xác nhận gửi lần thứ nhất cần gửi tiếp lần thứ hai Nếu sau lần thứ hai vẫn không nhận đợc cần có cách hỗ trợ để xét tính hiệulực của số d tài khoản Theo đó, với mọi xác nhận khẳng định không đợc phản hồi từ ngời mua có thể thực hiện các cách hỗ trợ sau:

Có thể giấy xác nhận không đợc phản hồi là do khoản phải thu không có hiệulực hoặc đã có thoả thuận trả tiền vào thời gian xác nhận Do đó, việc xem xét các bằng chứng thu tiền mặt tiếp theo sau, đối chiếu các chứng từ nhận tiền và sổ chi tiết các khoản phải thu là một cách thức hỗ trợ tích cực cho cả các giấy xác nhận khoản phải thu cha đợc phản hồi và cả các khoản không ăn khớp giữa nghiệp vụ bán hàng không thu đợc tiền với số tiền đã thu với bằng chứng cụ thể.

Thẩm tra các chứng từ bán hàng và thu tiền nh: Hoá đơn bán hàng để

định rõ bên mua và ngày lập hoá đơn để tính tiền cho ngời mua, chứng từ vận chuyển để xác định hiệu lực của nghiệp vụ vận chuyển.

Việc thực hiện các cách hỗ trợ là tuỳ thuộc vào tính trọng yếu của những khoản xác nhận không đợc phản hồi, vào loại sai lầm phát hiện đợc trong xác nhận đã đợc trả lời cùng đánh giá của KTV về hệ thống KSNB Tuy nhiên, trong điều kiện bình thờng nên thực hiện để xác minh bổ sung.

Khi có kết qủa xác nhận, nếu có chênh lệch giữa sổ sách và thực tế thì phải xem xét:

+ Khoản tiền phải thu ghi sổ đợc thanh toán: do tiền đang chuyển, tiền đã tới nhng cha ghi sổ, bỏ sót không ghi sổ, gian lận, biển thủ

+ Ngời mua cha hoặc không nhận đợc hàng: do độ trễ của ghi sổ với thời điểm bán hàng nh: bên bán ghi sổ vào ngày vận chuyển, bên mua ghi sổ vào ngày nhận hàng.

+ Hàng bán bị trả lại: chênh lệch giữa sổ sách với xác nhận + Sự lệch trong quá trình ghi sổ hoặc bán hàng.

Kết thúc việc xác nhận: Sau khi thu thập và xử lý xác nhận, kể cả các thủ

tục hỗ trợ, cần thẩm tra lại hệ thống KSNB trên cơ sở phân tích sự phù hợp giữa

những sai lệch vừa phát hiện với đánh giá ban đầu về hệ thống kiểm soát này Đồng thời cần thực hiện khoa học việc suy rộng từ mẫu chọn đến quần thể khoản phải thu ngay cả khi chênh lệch từ xác minh không ảnh hởng nhiều đến khoản mục phải thu.

Trắc nghiệm các khoản phải thu đã xoá sổ và khoản thu không ghi sổ

Các khoản tiền bán hàng không thể thu đợc tiền cần xoá sổ và là tổn thất tài chính do rất nhiều nguyên nhân khác nhau kể cả khả năng xảy ra thiếu sót trong thủ tục bán hàng đến khả năng gian lận, biển thủ Do vậy, cần trắc nghiệm toàn diện các khoản đã xoá sổ thông qua việc thẩm tra, xét duyệt của ngời có trách nhiệm xoá sổ.

Kiểm tra các chứng từ: giấy báo hoặc báo cáo thu tiền, chú ý tới tên ngời nhận, số tiền nhận và ngày ghi trên giấy báo Từ đó, đối chiếu giữa các chứng từ với sổ nhật ký thu tiền và giấy biên nhận tiền.

Đối với những khoản phải thu không có khả năng thu hồi căn cứ vào khả năng tài chính thực tế và căn cứ vào các quy định hiện hành để kiểm tra việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.

3.3 Kết thúc kiểm toán

Sau khi hoàn các công việc của giai đoạn thu thập bằng chứng kiểm toán thông qua áp dụng các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản, KTV tiến hành tổng hợp các kết quả kiểm toán để có sự đánh giá toàn diện đối với chu trình bán hàng- thu tiền Kết thúc kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền trong kiểm toán BCTC, KTV phải tổng hợp các kết quả kiểm toán của các phần hành và công bố Báo cáo kiểm toán Khi đó, KTV phải chú trọng những bớc sau:

Soát xét các sự kiện phát sinh sau ngày lập BCTC

Phần lớn các công việc quan trọng của một cuộc kiểm toán đợc tiến hành sau ngày kết thúc niên độ kế toán Vì vậy, các sự kiện sau ngày lập BCTC đợc KTV hết sức chú trọng.

Thông thờng có các sự kiện sau xảy ra:

+ Những sự kiện có ảnh hợng trực tiếp đến BCTC và cần điều chỉnh nh các sự kiện về dự phòng bổ sung.

+ Những sự kiện không ảnh hởng trực tiếp đến BCTC nhng cần đợc công khai và lấy giải trình của các nhà Quản lí.

Để nhận định đợc các sự kiện trên thì KTV phải sử dụng các thủ tục kiểm toán nh thẩm vấn Ban Quản Trị, xem xét lại sổ sách, các biên bản sau ngày lập

BCTC, rà soát lại các biện pháp mà các nhà Quản lí đã thiết lập để khẳng định rằng các sự kiện sau quan trọng đã đợc xác định Nếu cần thiết thì tiến hành điều chỉnh hoặc công bố trên BCTC.

Các vấn đề liên quan sau ngày kết thúc niên độ đặc biệt tác động đến kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền vì thờng sau ngày lập BCTC, những khoản phải thu có thể đợc thanh toán Nhất là các khoản trong th xác nhận cha đợc trả lời thì đây là những bằng chứng thuyết phục về tình hình thanh toán công nợ.

Đánh giá kết quả kết quả kiểm toán

Việc đánh giá kết quả kiểm toán của một cuộc kiểm toán hay một chu trình kiểm toán nh bán hàng và thu tiền là tất yếu, cần thiết Và cũng nhằm khẳng định việc áp dụng thủ tục phân tích, đánh giá sự đầy đủ của bằng chứng, đánh giá tổng hợp các sai sót phát hiện đợc, rà soát lại hồ sơ kiểm toán, yêu cầu đơn vị cung cấp th giải trình của các nhà Quản lý, kiểm tra lại các khai báo trên BCTC, xem xét các thông tin khác trong báo cáo của doanh nghiệp.

Lập Báo cáo kiểm toán

Căn cứ vào kết quả kiểm toán mà KTV phát hành Báo cáo kiểm toán, bày tỏ ý kiến về BCTC đã đợc lập KTV sử dụng một trong bốn hình thức Báo cáo Kiểm toán: Báo cáo kiểm toán chấp nhận toàn bộ, Báo cáo chấp nhận từng phần, Báo cáo kiểm toán không chấp nhận, Báo cáo kiểm toán từ chối cho ý kiến.

Chơng 2: Thực trạng kiểm toán chu trình Bán hàng- thutiền trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty

kiểm toán AISC thực hiện

I Đặc điểm của công ty kiểm toán và dịch vụ tin học

1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học

Tên gọi : Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học

Tên giao dịch : Auditing and Information Service Company.(AISC) Địa chỉ : 142 Nguyễn Thị Minh Khai- Quận 3 TPHCM

Chi nhánh : Tại Hà Nội : 39B Thụy Khê Tại Đà Nẵng: 94 Lê lợi

Tại Cần Thơ: 64 Nam kỳ Khởi nghĩa

Tài khoản ngân hàng : Số 710A02227 tại Ngân hàng Công thơng Lĩnh vực kinh doanh :

+ Kiểm toán : Chủ yếu là kiểm toán BCTC.

+ T vấn : Tài chính, Thuế, Nguồn nhân lực, Đầu t, Dịch vụ tin học Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học (AISC) là một doanh nghiệp Nhà nớc trực thuộc Sở Tài chính Thành phố Hồ Chí Minh, là một tổ chức kiểm toán độc lập, hợp pháp có quy mô lớn hoạt động trong lĩnh vực kiểm toán, t vấn tài chính kế toán và dịch vụ tin học.

Công ty đợc thành lập theo Thông báo số 637/TC/CĐKT ngày 21/3/1994 của Bộ Tài Chính và Quyết định số 1292/QĐ- UB- TM ngày 29/4/1994 của UBND Thành Phố Hồ Chí Minh, theo Giấy phép kinh doanh số 103020 ngày 4/5/1994 của Trọng tài kinh tế Thành Phố Hồ Chí Minh Trụ sở giao dịch chính của Công ty tại 142 Nguyễn thị Minh Khai- Quận 3 Thành Phố Hồ Chí Minh Đến nay, sau gần 10 năm hoạt động Công ty đã có những kết quả hết sức khả quan.

AISC là Công ty kiểm toán duy nhất tại Việt Nam có liên doanh với một

Công ty Kiểm toán Quốc tế Price Waterhouse Cooper trong lĩnh vực kiểm toán

để cùng tham gia kiểm toán, trao đổi học hỏi kinh nghiệm kiểm toán quốc tế.

Với những nỗ lực đầu t để phát triển, AISC quan niệm “ Sự lớn mạnh của kháchhàng là sự phát triển của chính mình” Công ty đã và đang tạo dựng một chất

lợng dịch vụ ổn định, ngay từ khi thị trờng chứng khoán ra đời AISC đã đợc Uỷ ban Chứng khoán Nhà nớc công nhận đủ năng lực kiểm toán các doanh nghiệp tham gia niêm yết chứng khoán Năm 2000, Công ty đã tham gia kiểm toán một số doanh nghiệp thuộc lĩnh vực này nh Transimex, Công ty gạch ngói Long Bình, Thủ Đức.

Hình thức sở hữu vốn của Công ty thuộc nhà nớc Công ty hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính, đợc ngân sách cấp vốn ban đầu và đợc trích lập các quỹ theo quy định của nhà nớc

Tổng số vốn đầu t ban đầu là: 2 tỷ VNĐ (Vốn pháp định là 300 triệu đồng Việt Nam)

- Vốn cố định : 600 triệu - Vốn lu động : 1400 triệu

Trong đó vốn ngân sách : 436,224 triệu đồng Việt Nam Các nguồn vốn Công ty gồm có vốn ngân sách , vốn vay ngân hàng, vốn tự bổ sung, vốn vay các tổ chức trong và ngoài nớc.

1.1.Tổ chức bộ máy quản lý

Đứng đầu Công ty hiện nay là ông Nguyễn Hữu Trí- Tổng Giám đốc Công ty có 182 nhân viên (trong đó nhân viên quản lý là gần 30 ngời), đặc biệt AISC có đội ngũ chuyên viên, KTV có trình độ nghiệp vụ cao, đợc đào tạo hệ thống tại Việt Nam, Anh, Bỉ, Ailen Và có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm toán, tin học, tài chính kế toán, quản lý doanh nghiệp.

Sơ đồ 09: Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty AISC

AISC có trụ sở ở 142 Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 3, TPHCM Hiện nay, Công ty có 3 chi nhánh tại các tỉnh, thành phố sau:

Chi nhánh tại TP Hà Nội:

39B Thụy Khê - ĐT: (04) 8.472.960 Chi nhánh tại TP Đà Nẵng:

94 Lê Lợi - ĐT: (0511) 895.619 Văn phòng đại diện tại Cần Thơ:

64 Nam Kỳ Khởi Nghĩa Cần Thơ - ĐT: (071) 813.004

Các chi nhánh đợc hoạt động tơng đối độc lập Do đó, chức năng và nhiệm vụ của các chi nhánh này cũng giống nh chức năng và nhiệm vụ của Công ty tại TP Hồ Chí Minh Các chi nhánh đợc quyền ký kết hợp đồng với khách hàng và triển khai hợp đồng đã ký kết sau đó lãi chuyển về cho Công ty tiến hành hạch toán

Trong một số trờng hợp cần thiết, khi tham gia ký kết và thực hiện các hợp đồng lớn, các chi nhánh sẽ đợc Công ty hỗ trợ về nhân lực và công nghệ để thực hiện hợp đồng.

Các chi nhánh của Công ty đều có t cách pháp nhân, thực hiện hạch toán phụ thuộc và đợc phân cấp thực hiện nghĩa vụ với nhà nớc nh thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế GTGT và các nghĩa vụ khác ngay tại địa phơng co trụ sở của chi nhánh, riêng văn phòng đại diện tại Cần Thơ hạch toán theo hình thức báo sổ Văn phòng đại diện tại Cần thơ có chức năng nắm thị trờng, mở rộng thị trờng ở miền Đông.

Nh vậy, mạng lới chi nhánh của Công ty đã bớc đầu đợc thành lập đáp ứng nhu cầu cung cấp dịch vụ phục vụ khách hàng ở khắp các tỉnh thành trên các vùng địa giới hành chính khác nhau trải dọc từ Bắc vào Nam Thực hiện các dịch vụ trong tất cả các doanh nghiệp hoạt động trong các ngành nghề khác nhau

Trong tổ chức bộ máy của Công ty, các phòng ban hoạt động động độc lập nhng có quan hệ mật thiết với nhau trong suốt quá trình thực hiện các hoạt động của Công ty, đăc biệt trong việc thực hiện các chơng trình kiểm toán Khi tiến hành thực hiện các chu trình kiểm toán tại các Công ty khách hàng, các bộ phận

chức năng tại các phòng ban đợc phân công công việc rõ ràng, chi tiết nhng có sự đối chiếu, gắn kết với các bộ phận có liên quan nhằm tăng chất lợng của cuộc kiểm toán

Với sự tăng trởng không ngừng, AISC từ chỗ là một doanh nghiệp có mức doanh thu thuộc loại nhỏ trong giai đoạn mới thành lập đã đạt đợc mức tăng tr-ởng khá từ vài năm trở lại đây Giai đoạn từ năm 1998 đến nay, doanh thu của Công ty thờng xuyên đạt mức từ 4- 5 tỷ đồng mỗi năm, luôn đảm bảo đợc các chỉ tiêu nộp ngân sách nhà nớc Thu nhập của cán bộ, kiểm toán viên của AISC hiện thuộc loại khá trong khu vực các doanh nghiệp kiểm toán độc lập.

1.2 Tổ chức công tác kế toán tại công ty kiểm toán AISC.

Bộ máy kế toán của công ty kiểm toán AISC đợc tổ chức khá đơn giản và gọn nhẹ, đáp ứng yêu cầu về quản lý công tác hành chính của công ty Bộ phận kế toán đợc tổ chức theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 10: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty kiểm toán AISC

Chính sách kế toán của công ty kiểm toán AISC

Đơn vị tiền tệ đợc sử dụng trong công tác kế toán là VND BCTC đợc lập bằng VNĐ và theo quy ớc giá gốc Năm tài chính của công ty đợc bắt đầu từ ngày 1/1 hàng năm

Ghi nhận doanh thu: Sau khi ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng, công ty sẽ đợc nhận trớc 50% giá trị hợp đồng và kế toán sẽ ghi nhận là “ Tiền ứng tr-ớc của khách hàng” Tại thời điểm hợp đồng kinh tế đã hoàn thành (Báo cáo kiểm toán đã hoàn thiện và thanh lý hợp đồng), công ty sẽ đợc nhận toàn bộ số tiền còn lại của hợp đồng Khi đó kế toán viên thực hiện kết chuyển toàn bộ doanh thu của hợp đồng.

Tài sản cố định và khấu hao: Công ty áp dụng phơng pháp khấu hao đờng thẳng Tỷ lệ khấu hao đợc áp dụng theo tỷ lệ khấu hao đã đăng ký với cục Quản lý vốn.

Lơng và công tác phí: Lơng và các khoản trích theo lơng đợc áp dụng theo quy định của nhà nớc Ngoài ra nhân viên của công ty đợc nhận tiền công tác phí khi đi công tác.

Tổ chức chứng từ và sổ sách kế toán: Đợc sử dụng theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính Với hình thức chứng từ ghi sổ.

Tình hình tài chính và cơ cấu khách hàng của công ty kiểm toán AISC

Tình hình tài chính của công ty kiểm toán AISC: Kết quả kinh doanh

của công ty kiểm toán trong những năm gần đây thể hiện trong bảng dới đây Doanh thu bình quân hằng năm tăng 12%/ năm.

Bang 02: Kết quả kinh doanh của AISC Đơn vị : Triệu đồng

Trong đó tại chi nhánh AISC Hà Nội, doanh thu bình quân hàng năm đạt 4,2 tỷ đồng, lợi nhuận đạt trung bình khoảng 400-500 (triệu đồng).

Doanh thu bình quân hàng năm 8%/1 năm

Cơ cấu khách hàng: Hệ thống khách hàng của công ty kiểm toán AISC

rất đa dạng và phong phú Trong đó:

- 18% Khách hàng là doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài - 40% Khách hàng là Doanh nghiệp nhà nớc

- 42% Khách hàng là các loại hình dịch vụ khác

1.3 Vài nét về chi nhánh AISC tại Hà Nội

Chi nhánh tại Hà Nội đợc thành lập theo quyết định số 4485/QĐ- UB ngày 9/8/2001 của UBND Thành phố Hà Nội Chi nhánh hoạt động theo giấy phép

kinh doanh số 314886 do Sở kế hoạch đầu t Hà Nội cấp ngày 4/8/2001 Chi nhánh là đơn vị hạch toán phụ thuộc của Công ty Trụ sở của chi nhánh ở 39B Thụy Khê Chi nhánh mở Tài khoản số 720A 02227 tại Sở giao dịch I của Ngân hàng Công thơng Việt Nam Chỉ sau gần nửa năm hoạt động chi nhánh đã có nhiều bớc phát triển và ngày càng hoàn thiện trong các lĩnh vực hoạt động của mình.

Năm tài chính của Chi nhánh đợc bắt đầu từ tháng 1 năm sau khi quyết toán của năm trớc đợc duyệt.

Khách hàng của chi nhánh bao gồm tất cả các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế, các đơn vị có vốn đầu t nớc ngoài, các cơ quan nhà nớc, các đoàn thể công cộng và các tổ chức kinh tế xã hội Các khách hàng của chi nhánh cũng rất đa dạng hoạt động hầu hết trong tất cả các ngành nghề nh ngân hàng, th-ơng mại, xây dựng, dịch vụ, bu chính viễn thông, công nghiệp thuộc nhiều thành phần kinh tế trên tất cả các thành phần kinh tế trên tất cả các địa bàn trong cả n-ớc.

Số lợng nhân viên của chi nhánh không nhiều chỉ khoảng gần 20 nhân viên nhng họ đều là những nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao và đạo đức nghề nghiệp Chi nhánh AISC Hà Nội có đội ngũ cán bộ và cộng tác viên đông đảo, gồm những chuyên gia có kinh nghiệm, có nhiều năm công tác trong ngành quản lý kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán, pháp lý và đợc đào tạo có hệ thống.

Nguyên tắc hoạt động của Chi nhánh là độc lập về nghiệp vụ chuyên môn, tự chủ về tài chính, khách quan, chính trực, chịu sự kiểm tra và kiểm soát của các cơ quan chức năng Nhà nớc theo Luật pháp Nhà nớc Việt Nam quy định Chi nhánh chịu trách nhiệm trớc pháp luật về tính trung thực và chính xác, bí mật của những số liệu, tài liệu do chi nhánh kiểm tra hoặc cung cấp cho các doanh nghiệp.

Hoạt động của Chi nhánh theo cơ chế thị trờng vừa là căn cứ, là đối tợng hoạt động Chi nhánh phải chịu trách nhiệm kinh doanh có lãi, bảo toàn và phát triển vốn Với giá cả, lệ phí dịch vụ hợp lý, chất lợng của dịch vụ cao Chi nhánh AISC Hà nội đã ngày càng có uy tín và đat đợc những hiệu quả kinh doanh tốt.

Tổ chức bộ máy quản lý của chi nhánh AISC Hà Nội

Chi nhánh của AISC tại Hà Nội do Giám đốc Đào Tiến Đạt lãnh đạo, Giám đốc của chi nhánh có toàn quyền điều hành và quyết định mọi hoạt động của chi nhánh theo đúng luât pháp nhà nớc Việt Nam Tuỳ theo tình hình sản xuất kinh doanh của chi nhánh, giám đốc chi nhánh có quyền quyết định tổ chức

bộ máy quản lý của chi nhánh đảm bảo gọn nhẹ và có hiệu quả kinh doanh cao Giám đốc chi nhánh phải chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của chi nhánh Giúp việc cho Giám đốc chi nhánh có 1 phó giám đốc và kế toán trởng Những ngời này đều chịu trách nhhiệm trớc giám đốc về phần việc đợc phân công và chịu trách nhiệm cá nhân về hành vi sai phạm pháp luật, và họ đều do giám đốc đề nghị cấp trên bổ nhiệm.

Để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động của mình, AISC có cơ cấu tổ chức bộ máy theo mô hình quản trị chức năng kết hợp với việc tổ chức theo lãnh thổ địa lý thể hiện rõ trên sơ đồ sau:

Sơ đồ 11: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của AISC Hà Nội

Mỗi phòng ban trong Công ty đều có một trởng phòng, phó phòng, trởng nhóm, các kiểm toán viên, các kỹ thuật viên và các trợ lý kiểm toán Các phòng nghiệp vụ thực hiện chức năng theo đúng nh tên gọi của mình Tuy nhiên, việc phân chia thành các phòng chủ yếu nhằm thuận tiện cho công tác quản lý, vì khi ký kết một hợp đồng kinh tế, ban giám đốc thờng lựa chọn những cán bộ phù hợp với yêu cầu của công việc trong từng hợp đồng cụ thể để giao nhiệm vụ.

Bộ máy kế toán tại chi nhánh ở Hà Nội

Bộ máy kế toán tại chi nhánh ở Hà nội đợc tổ chức đơn giản, gọn nhẹ để phù hợp với chức năng kinh doanh dịch vụ Phòng tài chính kế toán đợc ghép chung với phòng hành chính tổng hợp tồn tại độc lập bên cạnh các phòng nghiệp vụ Bộ máy kế toán của Công ty tại Hà Nội chỉ có 2 ngời Một ngời phụ trách chủ yếu các hoạt động liên quan đến tiền còn ngời kia phụ trách các lĩnh vực còn lại Các kế toán viên nhìn chung thờng phải kiêm nhiệm nhiều chức năng.

Tại Hà Nội, Công ty chỉ tiến hành hạch toán chi phí và đóng thuế riêng còn việc hạch toán lỗ lãi đợc gửi vào trong thành phố Hồ Chí Minh để hạch toán kết quả cuối cùng Các hoạt động theo dõi công nợ cũng đợc tiến hành ở Thành phố Hồ

Chí Minh, ở Hà Nội chỉ thu tiền ở một số khách hàng nào đó tuỳ theo hợp đồng ký kết.

Do các hoạt động phát sinh đơn giản nên hình thức ghi sổ đợc áp dụng là hình thức Nhật ký chung Công ty sử dụng phần mềm kế toán AISYS (Accounting Informatic system) Là phần mềm áp dụng cho các Công ty hoạt động thơng mại dịch vụ đơn giản Các thủ tục kế toán đều đợc Công ty thực hiện đúng Chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành tại Việt Nam do Bộ Tài Chính quy định Hệ thống phần mềm kế toán AISYS đợc thiết kế bởi Công ty AISC, AISYS đợc thiết kế theo các MODULE độc lập có khả năng tích hợp chung vào hệ thống AISYS có khả năng cài đặt tơng thích cho từng loại hình doanh nghiệp riêng AISYS đã và đang đợc ứng dụng cho nhiều doanh nghiệp nhà nớc cũng nh doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài AISYS là hệ thống đáp ứng đầy đủ các chức năng nghiệp vụ kế toán phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam.

Hình thức ghi sổ của Công ty đợc hạch toán theo sơ đồ 12:

Ghi hằng ngàyĐối chiếuGhi cuối tháng

II kiểm toán chu trình Bán hàng- thu tiền trong kiểm toán BCTCtại một số khách hàng do công ty AISC thực hiện

Việc tìm hiểu kỹ lỡng công nghệ kiểm toán của một công ty đòi hỏi phải có thời gian nghiên cứu và tích luỹ kinh nghiệm vì với từng khách hàng khác nhau, đặc điểm kinh doanh khác nhau thì việc kiểm toán không giống nhau Với khuôn khổ của đợt thực tập tốt nghiệp không cho phép thực tập viên có nhiều thời

gian nghiên cứu tất cả các quy trình kiểm toán ở nhiều loại hình khách hàng Tuy nhiên, trên tinh thần học hỏi kinh nghiệm của các KTV trong công ty cùng với việc nghiên cứu lý luận áp dụng trong thực tiễn hai khách hàng sản xuất và cung cấp dịch vụ, em hi vọng trình bày đợc tơng đối trung thực và đầy đủ công nghệ kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền trong kiểm toán BCTC của công ty tại đơn vị khách hàng.

Khách hàng đợc đề cập đến là Công ty TNHH ABC và công ty nhà nớc XYZ.

+ Công ty ABC

Công ty ABC là khách hàng thờng xuyên của công ty AISC nên thông qua nhiều năm thực hiện kiểm toán, AISC thờng thực hiện cập nhật các thông tin về sự thay đổi của công ty Hợp đồng kiểm toán thờng đợc ký kết lại sau một năm, nó là căn cứ pháp lý trong đó xác định rõ mục tiêu, phơng thức, thời gian, phạm vi và trách nhiệm của mỗi bên AISC thờng yêu cầu ban giám đốc đa ra bản báo cáo KSNB của công ty để KTV xem xét, đánh giá nhằm đa ra báo cáo kiểm toán và các ý kiến t vấn thích hợp.

+ Công ty XYZ

Công ty XYZ là khách hàng mới của AISC, do đó các KTV phải tiến hành tìm hiểu kỹ lỡng về hoạt động kinh doanh của khách hàng đồng thời nghiên cứu hồ sơ kiểm toán của các năm trớc nhằm hiểu rõ hơn tình hình hoạt động kinh doanh của công ty khách hàng XYZ là khách hàng mới nên Chủ nhiệm kiểm toán phải tiến hành đánh giá thận trọng những rủi ro có thể xảy ra để nâng cao chất lợng của báo cáo kiểm toán và duy trì, nâng cao uy tín của công ty.

Qui trình kiểm toán BCTC tại Công ty Kiểm toán và Dịch vụ tin học lần lợt đợc thực hiện theo các bớc thể hiện trên sơ đồ 13.

Sơ đồ 13 Quy trình kiểm toán tại công ty AISC

Thực hiện việc kiểm toán

Thực hiện thử nghiệm kiểm

soát đối với các chu trình Thực hiện thử nghiệm cơ bản đối với các chu trình

1 Lập kế hoạch kiểm toán

Kế hoạch kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền là một bộ phận của kế hoạch kiểm toán Vì vậy, những thông tin đợc trình bày dới đây có thể không thuộc phạm vi của kế hoạch kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền nhng vì tính liên đới tới chu trình bán hàng- thu tiền nên kết quả nhận đợc thể hiện

Trong quá trình tiếp cận, bộ phận marketing tiến hành giao dịch với khách hàng, gửi cho khách hàng nội dung, phơng pháp kiểm toán, giá phí kiểm toán của Công ty Sau khi nhận đợc lời mời của khách hàng, tiến hành khảo sát để đa ra quyết định có nên chấp nhận hoặc tiếp tục thực hiện kiểm toán cho khách hàng hay không, đánh giá các lý do của khách hàng đối với cuộc kiểm toán, lựa chọn