Đang tải... (xem toàn văn)
Thùc tÕ hiÖn nay cho thÊy c«ng t¸c v¨n phßng trong nhµ trêng rÊt phong phó vµ ®a d¹ng ®iÒu ®ã khiÕn cho viÖc qu¶n lý hå s¬ chiÕm kh¸ nhiÒu thêi gian.. V× vËy viÖc tæ chøc mét c¸ch khoa h[r]
(1)Mở đầu 1./ Lý chọn đề tài :
Lịch sử giới vừa trải qua chặng đờng đầy biến động Thế kỷ XX qua để lại cho nhân loại dấu ấn đậm nét thời kỳ phát triển lớn xã hội Sự phát triển đợc thể lĩnh vực kinh tế, trị, khoa học kỷ thuật, văn hoá, quan hệ xã hội…Đất nớc ta giành độc lập ( tháng năm 1945) đến nay, trải qua phần hai kỷ phát triển dới chế độ xã hội chủ nghĩa Với thời gian đó, đất nớc ta giành đợc nhiều thành to lớn, đặc biệt từ có đổi kinh tế Để đạt đợc thành cơng đó, điều phải nói đến vai trò quản lý nhà nớc ta Nhà nớc ta thực quyền quản lý theo chế dân chủ Nhà nớc quản lý đạo hoạt động tổ chức Nhà nớc, đoàn thể, cá nhân hệ thống pháp luật nhà nớc- mặt công tác gắn liền với máy quản lý nội dung quan trọng hoạt động quan Nh công tác văn phịng có ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng quản lý nhà nớc quan tổ chức
Đất nớc ta bớc sang giai đoạn phát triển, kinh tế nớc ta chuyển sang kinh tế thị trờng, có quản lý nhà nớc, theo định hớng xã hội chủ nghĩa Cùng với chuyển biến kinh tế, công việc quản lý quan Nhà nớc có chuyển biến mạnh mẽ Vì việc quản lý hồ sơ văn phòng phục vụ việc quản lý phong phú đa dạng
Một yêu cầu đặt làm để việc quản lý hồ sơ văn phịng vào mục đích lu giữ văn quản lý nhà trờng khơng dẩn đến tình trạng có q nhiều cơng văn, giấy tờ vô dụng, dể bị bõ quên, đồng thời phải đảm bảo cho việc sử dụng văn đợc thuận tiện Công tác lập lu trữ công văn đi, công tác thống kê số liệu báo cáo, công tác sử dụng lu giữ dấu đơn vị Từ u cầu việc quản lý, lu giữ việc làm cần thiết đơn vị nhà trờng
Ngay từ sau Cách mạng tháng năm 1945 Nhà nớc ta coi trọng công tác công văn giấy tờ Bằng việc quản lý xếp, lu giữ hệ thống văn phòng cẩn thận để đáp ứng yêu cầu đặt Đảng Nhà nớc, ngành, quan tổ chức thực
Ngày tháng 22 năm 1957 Thủ tớng phủ ban hành nghị định 527 -TTg kèm theo điều lệ công văn giấy tờ quan
Ngày 28 tháng năm 1963 Hội đồng phủ ban hành Nghị định 142-CP kèm theo điều lệ công tác công văn giấy tờ cơng tác lu trử, đề quy định chung công tác
Nghị định số 43 /2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 quy định quyền tự chủ tự chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ, tổ chức máy biên chế tài đơn vị nghiệp công lập
Những quy định có tính pháp lý sở để quan Nhà nớc tiến hành thực tốt công tác công văn giấy tờ quan
(2)Thực tế cho thấy quan nhà nớc nói chung nhà trờng, đặc biệt nhà trờng tiểu học Số Quảng Sơn nói riêng, việc quản lý giấy tờ, cơng văn đi, đến cịn gặp nhiều hạn chế, cha mang tính khoa học cha mang lại hiệu cao Vì việc tổ chức quản lý cách khoa học hồ sơ văn phòng, công việc trở nên cấp thiết nhà quản lý Sau thời gian làm việc trờng tiểu học Số Quảng Sơn, đợc tiếp cận với cơng việc quản lý hồ sơ văn phịng quan tâm đạo BGH nhà trờng, hớng dẫn tận tình phịng GD-ĐT Quảng Trạch, mạnh dạn chọn đề tài : “Một số kinh nghiệm về cơng tác quản lý hồ sơ văn phịng trờng tiểu học số Quảng Sơn” Qua việc nghiên cứu lý luận quản lý hồ sơ văn phòng, qua nghiên cứu thực trạng việc quản lý hồ sơ văn phòng trờng tiểu học Số Quảng Sơn, từ rút biện pháp để hệ thống hố loại hồ sơ văn phịng trờng tiểu học, nhằm phục vụ tốt cho công tác quản lý nhà trờng
2./ Mục đích nghiên cứu :
Đề tài đợc nghiên cứu nhằm thực mc ớch sau:
-Nêu lên ý nghĩa tầm quan trọng việc quản lý loại hồ sơ văn phòng nhà trờng
- mt s bin pháp để quản lý loại sơ văn phòng, phục vụ tốt cho công tác quản lý trờng tiểu học
3./ NhiƯm vơ nghiªn cøu :
- Nghiên cứu lý luận công tác quản lý loại hồ sơ văn phòng nhà trờng
- Nghiên cứu thực trạng công tác quản lý loại hồ sơ văn phòng tr ờng tiểu học Số Quảng Sơn
Nghiên cứu việc soạn thảo thực loại văn khác trờng tiểu học Số Quảng Sơn
4./ Phơng pháp nghiên cøu :
Đề tài đợc thực phơng pháp sau : - Phơng pháp nghiên cứu lý lun
- Phơng pháp nghiên cứu thực tế 5./ Phạm vi nghiên cứu:
Nghiên cứu việc quản lý hồ sơ hồ sơ văn phòng, việc soạn thảo thực loại hồ sơ văn phòng trờng tiểu học Số Quảng Sơn
6./ Đối tợng nghiên cứu :
- Hệ thống hồ sơ văn phòng trờng tiểu học Số Quảng Sơn Nội dung
I./ C¬ së lý luËn
1./ Lý luận chung quản lý hồ sơ văn phòng :
1.1/ Một số vấn đề loại văn quản lý nhà nớc văn phòng
1.1.1/ Kh¸i niƯm :
(3)- Văn quản lý nhà nớc : Văn quản lý nhà nớc văn hành quan nhà nớc ban hành để thực chức quản lý nhà nớc, mang tính quyền lực, theo thể thức, thủ tục thẩm quyền luật định
1.1.2/ Phân loại : Văn quản lý nhà nớc c phõn lm hai loi l :
Văn quy phạm pháp luật văn hành Trong văn hành có văn cá biệt văn chuyên ngành
Văn quy phạm pháp luật :
Khỏi nim : Vn bn quy phạm pháp luật văn quan nhà nớc có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, có quy tắc xử chung, đợc nhà nớc bảo đảm thực nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội theo định hớng xã hội chủ nghĩa “ ( Điều Luật ban hành văn quy phạm pháp luật)
Văn hành chính:
Khỏi nim : L văn có thơng tin trao đổi, điều hành giải công việc cụ thể quan, tổ chức để thực quy địnhcủa văn bả quy phạm pháp luật
Văn hành khơng đặt ra, sửa đổi quan hệ pháp luật Những văn có ý nghĩa pháp lý chừng mực chứng minh việc đợc văn pháp luật cho phép, đợc dùng làm để thực văn quy phạm pháp luật
2.1/ Một số vấn đề quản lý h s phũng
1.1.1/ Định nghĩa công tác văn phòng :
Cụng tỏc phịng hoạt động bảo đảm thơng tin văn phục vụ cơng tác quản ly, gồm tồn công việc xây dựng, ban hành văn bản; quản lý, giải văn hình thành hoạt quan nhà nớc, tổ chức trị, tổ chức trị-xã hội; tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế đơn vị vũ trang nhân dân; quản lý s dng du n v
1.1.2/ Công tác quản lý hồ sơ văn phòng đât nớc ta hiÖn nay:
Trong năm gần đây, đặc biệt khoảng mời năm tiến hành công đổi mới, nhà nớc ta quan tâm đến công tác xây dựng hồn thiện máy văn phịng Điều có vai trị quan trọng việc đáp ứng đòi hỏi cấp thiết cấp ngành
Nội dung cơng tác văn phịng : Xây dựng ban hành văn - Tham mu với lảnh đạo nhà trờng để thảo văn ; - Trình duyệt văn ;
- Đánh máy, in văn bản; - Trình ký ban hành văn Quản lý trình giải văn - Đăng ký giải văn đến - Đăng ký văn
(4) qu¶n lý vµ sư dơng dÊu
1.1.3/ ý nghÜa việc quản lý hồ sơ văn phòng:
- Cơng tác văn phịng bảo đảm việc cung cấp nhng thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nớc quan, tổ chức nói chung Thông tin phục vụ quản lý đợc cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thơng tin văn Về mặt nội dung cơng việc xếp cơng tác văn phịng vào hoạt động bảo đảm thơng tin cho cơng tác quản lý mà văn phơng tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thơng tin mang tính pháp lý
- Thực tốt cơng tác văn phịng sẻ góp phần giải cơng việc quan đợc nhanh chóng, xác, suất, chất lợng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nớc, hạn chế đợc bệnh quan liêu giấy tờ
- Công tác văn phòng bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cử hoạt động quan Nội dung văn phản ánh hoạt động quan nh hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Nếu trình hoạt động quan, văn giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ánh chân thực thực hoạt động quan cần thiết văn sẻ chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quan cách chân thực
- Công tác văn phịng nề nếp sẻ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tỏc lu tr
1.1.4./ Yêu cầu công tác quản lý hồ sơ văn phòng :
- Th trởng quan có trách nhiệm quản lý cơng tác văn phịng tồn ngành đạo nghiệp vụ cơng tác văn phịng đơn vị
-Cơng tác văn phịng có nội dung phức tạp, mang tính khoa học kỷ thuật cao Những cán công chức làm cơng tác văn phịng nói chung cán chun trách cơng tác văn phịng, tuỳ theo u cầu cụ thể, phải đợc đào tạo mức độ khác
II./ C¬ së thùc tiĨn : A Thùc tr¹ng:
1./ Đặc điểm tình hình thực trạng cơng tác văn phịng đơn vị : Thuận lợi :
Với quan tầm lảnh đạo tận tình nhà trờng, hớng dẫn tào điều kiện cho cán văn phòng trờng nâng cao nghiệp văn phòng
Trang thiết bị văn phòng đợc trang bị đầy đủ nh : máy vi tính, bàn ghế, tủ đựng tài liệu, văn phịng phẩm, nói chung trang thiết bị văn phịng đợc trang bị chu đá, trình bày gọn gàng, ngăn nắp Điều góp phần khơng nhỏ vào q trình cung cấp, nhanh chóng, kịp thời cơng việc
Khó khăn : Tuy có quan tâm ban lảnh đạo nơi làm việc thuận tiện nh -ngbên cạnh cơng tác văn phịng cịn có khó khăn định nh: Bộ phận văn phòng kiêm nhiệm, cán văn phịng cha có nghiệp vụ định
(5)động nhà trờng liên quan đến nhiều tổ chức, quan, phận huyện nên công văn đi, đến nhiều
B Một số giải pháp:
Nhiệm vụ công tác văn phòng trờng tiểu học Số Quảng S¬n:
Bộ phận văn phịng thực nhiệm vụ nh tiếp nhận đầy đủ kịp thời công văn đi, đến, đánh máy phô tô tài liệu đơn vị Có trách nhiệm phục vụ cho hội nghị, họp tiếp khách thủ trởng
1 Quản lý - Văn :
Chỳng ta biết công văn phải thực cách xác, đầy đủ nội dung văn
Việc quản lý “ Văn đi” đợc thực hin nh sau :
- Soạn thảo văn bản( viết dự thảo viết văn thức) - Kiểm tra thể thức hoàn thiện văn
- Trình ký - Đóng dấu
ng ký văn vào sổ công văn theo mẫu đăng ký công văn, công văn phải đợc lập theo mẫu hớng dẫn công văn số 33/ M vào ngày 04/02/1997 cục lu trữ
Công tác soạn thảo chuyên môn tổng hợp soạn thảo Tất văn nhà trờng văn phòng thống quản lý, từ khâu soạn thảo xong cán chuyên trách trình lại nội dung, thể thức văn Sau trình xuống hiệu tr-ởng ký trờng hợp hiệu trtr-ởng vắng hiệu phó thay mặt ký Bộ phận văn phịng đóng dấu, dấu đợc đóng trùm lên 1/3 ẳ chử ký phía trái đ-ợc đóng ngắn
Văn đợc đóng dấu, đợc tập trung phận văn phịng, để tiến hành đăng ký vào sổ cơng văn theo loại
Thn lỵi : ViƯc ghi vào sổ dể thực hiện, tra tìm lu sở dử liệu an toàn Khó khăn: Việc tra tìm nhiÒu thêi gian
2./Việc quản lý “Văn đến”.
Văn đến trờng tiểu học Số Quảng Sơn đến từ nguồn quan, đơn vị cá nhân khác gửi đến Việc thực quy trình tổ chức giải văn đến quan đợc diễn nh sau:
Việc tổ chức, giải văn đến, yêu cầu phải nhanh chóng, xác Muốn địi hỏi việc thực quy trình giải văn đến phải đợc thực theo trật tự định, bao gồm khâu nghiệp vụ cụ thể, khâu nghiệp vụ phải đợc cán văn phòng thành thạo
Trên thực tế công văn đến trờng tiểu học Số Quảng Sơn đợc tổ chức quản lý, giải cách nghiêm túc, đầy đủ theo quy trình nhât định Từ chổ phân loại xử lý văn đến, đến việc quản lý công văn mật, tuân theo thủ tục theo quy chế làm việc Trờng tiểu học Số Quảng Sơn
(6)Tất công văn đến giấy tờ điện báo điện mật đợc gửi đến trờng đợc tiếp nhận văn phòng
Khi nhận đợc văn văn phịng kiểm tra số lợng bì, địa chỉ, niêm( có ) địa nhận
Khi tiếp nhận kiểm tra xong văn phịng bóc mở loại văn giấy tờ gửi đến nhà trờng Sau van phịng đăng ký vào sổ văn chuyển đén phận có liên quan để giải
Bên cạnh loại bì mà văn phịng có quyền mở, nhng có loại bì sau đây, văn phịng khơng có quyền đợc bóc:
Bì gửi đến đích danh cán lảnh đạo cơng chức viên chức nhà tr-ờng( có tên các )
Những bì có dấu hiệu “ mật”, “ tối mật”, chuyển cho BGH nhà trờng Những bì chuyển cho chi bộ, cơng đồn chuyển cho phận
Phân loại xử lý văn đến :
Khi văn đến văn phịng phải kiểm tra bì trớc bóc bì, thấy số văn văn khơng với số ghi bì, thiếu trang, thiếu phụ lục kèm theo( có), ngày văn cách ngày nhận không hợp lý so với thời gian cần thiết
Văn gửi vợt cấp ngời ký không chức danh, không thẩm quyền có thiếu sót thể thức văn bản, phải ghi lại những phát đính kèm với văn đó, để hiệu trởng cho ý kiến Sau đánh dấu lên văn ghi số ngày đến
Tất văn giấy tờ gửi đến Trờng tiểu học Số Quảng Sơn ( trừ bì gửi đích danh th riêng), đến đợc đăng ký vào sổ công văn văn đến theo loại ngành trình xin ý kiến phân phối
Phần đăng ký văn đến đợc trình bày theo mẫu giấy A3 Công văn đến tr-ờng đợc phận văn phòng đăng ký theo ngành hoạt động ( đăng ký chung cho tất loại văn bản) bao gồm:
+ Sổ đăng ký văn đến từ trung ơng
+ Sổ đăng ký văn đến tỉnh, sở ban ngành + Sổ đăng ký văn đến huyện
+ Sổ đăng ký văn đến xã Chuyển văn đến:
Tất văn đến nhà trờng sau có ý kiến lảnh đạo phải đợc chuyển đến ngời có trách nhiệm nhận văn
Hiện nhà trờng lập hồ sơ ( biên mục bên trong) cho toàn văn tài liệu hình thành hoạt động quản lý đơn vị Từ năm 1997 nhà trờng áp dụng cho cơng tác tồn văn tài liệu xếp theo số văn văn đến
Việc giao nộp hồ sơ vào văn phòng yêu cầu bắt buộc quan, đơn vị tổ chức sau giải xong công việc
(7)“ Cán nhân viên làm công tác công văn giây tờ cán nhân viên làm công tác chuyên môn khác, nhng công tác liên quan đến giấy tờ, đợc giữ hồ sơ tài liệu việc giải xong thời gian nhiều năm kể từ ngày việc kết thúc, sau thời gian năm năm phải đem nộp hồ sơ tài liệu vào phận văn phịng
Thực tốt cơng việc lập hồ sơ nộp lu hồ sơ vào lu trữ cơng văn giấy tờ nhà trờng, đạt hiệu chất lợng cao Tuy nhiên công tác nhà trờng cha đợc thực tốt cha triệt để Mặc dù nhà trờng trang bị giá tủ đựng tài liệu, hệ thống văn phòng công tác bảo quản tài liệu nộp kho không theo quy định nhà nớc chế độ lập hồ sơ lu hồ s Bởi nhà trờng cha có cán chun trách cơng tác văn phòng Đồng thời tài liệu phận chuyên mơn phận tự bảo quản
3./ Quản lý sử dụng dấu:
Hiện nhà trờng sử dụng dấu : Dấu tròn nhà trờng Dấu tên
Dấu công đoàn
Con dấu tập hợp cán văn phòng để sử dụng quản lý dấu đợc cất kỹ ngăn kéo bàn, sau lần lấy sử dụng để tránh tình trạng dấu sử dụng dấu sai quy định Dấu tên thờng đợc đặt giá để bàn làm việc Tất dấu đợc lau chùi
Cán văn phịng đóng dấu vào văn đảm bảo nội dung thành phần thể thức, có chử ký lảnh đạo đợc đóng lần rõ ràng bào trùm lên 1/3 đến bên trái chữ ký Cán văn phòng khơng đóng dấu khống vào văn
4./C«ng tác thống kê :
Thng kờ l mt bin pháp thu nhập, phân loại xác định giá trị tài liệu phải với nghiệp vụ đảm bảo công tác thống kê, tài liệu phòng đợc thành lập hồ sơ hoàn chỉnh, lập mục lục hồ sơ để thống kê tra tìm tài liệu dễ dàng
Kết học kinh nghiệm:
Cụng tác quản lý hồ sơ văn phòng giai đoạn đòi hỏi cán văn phòng cần nắm nhiều công việc khác nghiệp vụ quản lý, cơng tác cơng văn, giấy tờ công việc quan trọng Thực tế cho thấy cơng tác văn phịng nhà trờng phong phú đa dạng điều khiến cho việc quản lý hồ sơ chiếm nhiều thời gian Vì việc tổ chức cách khoa học hồ sơ văn phòng nhà trờng vấn đề cần thiết Giúp cho hoạt động nhà trờng đợc giải nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời xác, công tác soạn làm báo cáo đảm bảo thể thức đặc biệt việc theo giỏi giải văn đến trình tự, thời hạn quy định tạo đợc niềm tin cho cán lảnh đạo hội đồng nhà trờng Nhắc nhở thực mọt cách nghiêm túc theo quy định làm việc nhà trờng Việc quản lý sử dụng co dấu chặt chẽ theo tinh thần nghị định số 58/CP phủ
(8)mới xử lý cơng việc, có sáng kiến cơng tác phát huy triệt để u điểm đạt đợc mang lại hiệu công tác cao
Hạn chế : Việc lập hồ sơ hành giải xong cơng việc khâu văn phịng cha thực hoàn chỉnh, cha áp dụng vào sổ chuyển giao đi- đến sổ quản lý cơng văn
Trình độ chun mơn cán văn phịng cha theo chuyên ngành đợc đào tạo, nhiều lúc gặp nhiều vớng mắc việc giải loại hồ sơ Hơn cán văn phòng cần phải chuyên trách, khơng kiêm nhiệm lúc có điều kiện nghiên cứu quản lý hồ sơ tốt
Với thành đạt đợc công tác văn phòng cần đẩy mạnh phát huy cao độ để đa cơng tác văn phịng đáp ứng kịp thời nhu cầu phát triển thời đại
Trên số kinh nghiệm giúp cho cán văn phòng trờng làm tốt trách nhiệm Rất mong đợc góp ý, để đa cơng tác quản lý hồ sơ văn phòng đạt hiệu cao
Quảng Sơn, ngày 14 tháng 05 năm 2008
Xác nhận hội đồng khoa học trờng Ngời viết