Slide hệ thống thông tin kế toán NEU chương 4 tổ chức chứng từ việt nam

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN (1) Chương 4: TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN VN     Khái quát chung tổ chức chứng từ kế toán Nguyên g y tắc tổ chức chứng g từ kế toán Nội dung tổ chức chứng từ kế toán Tổ chức kế toán ban đầu số loại chứng từ kế toán chủ yếu   Các khái niệm Ý nghĩa tổ chức chứng từ kế toán KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN (2)  KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN (3) Các khái niệm: • • •  Ý nghĩa tổ chức chứng từ kế toán  Là việc tổ chức vận dụng phương pháp chứng từ ghi chép kế toán để ban hành chế độ tổ chức vận dụng ụ g chế độ ộ Về mặt quản lý:    Là việc thiết kế khối lượng cơng tác kế tốn ban đầu hệ thống chứng từ hợp lý, hợp pháp theo quy trình luân chuyển chứng từ định  Xác minh nghiệp vụ, kiểm tra kế toán, giải tranh chấp Về mặt kế toán:  Là tổ chức hệ thống thông tin ban đầu cho quản lý đối tượng kế tốn Cung cấp thơng tin nhanh, xác cho quản lý Về mặt ặ pháp p p lý: ý  Cơ sở để ghi sổ, lập báo cáo Cơ sở để mã hóa thơng tin CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt NỘI DUNG TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN (1) NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN  Căn vào quy mơ sản xuất-kinh doanh, loại hình hoạt động, trình độ, cách thức tổ chức quản lý để xác định số lượng, chủng loại chứng từ kế toán trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp  Căn vào yêu cầu quản lý tài sản thơng tin tình hình biến động tài sản để tổ chức sử dụng chứng từ thích hợp luân chuyển h ể iữ phận hậ có ó liê liên quan  Xác định danh mục chứng từ  Tổ chức lập chứng từ  Tổ chức kiểm tra chứng từ  Căn vào nội dung đặc điểm loại chứng từ để xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ phù hợp cho loại  Tổ chức luân chuyển, sử dụng chứng từ  Căn vào chế độ Nhà nước ban hành áp dụng thống để tăng cường tính pháp lý chứng từ kế tốn bảo đảm cho chứng từ pháp lý quan trọng ghi sổ kế toán, cung cấp thông tin cho quản lý  Tổ chức bảo quản, lưu trữ hủy chứng từ NỘI DUNG TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN (2)  NỘI DUNG TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN (3) Xác định danh mục chứng từ:    Xác định loại chứng từ Xác định nội dung hình thức chứng từ Yêu cầu:      Tổ chức lập chứng từ:   Chứng từ sử dụng phải có đủ yếu tố cần thiết bổ ổ sung chứng từ Chứng từ phải thể thông tin cần thiết cho quản lý ghi sổ kế toán Chứng từ phải sở biểu mẫu NN ban hành Chứng từ đặc thù sử dụng phải có đồng ý văn quan có thẩm quyền Chứng từ sử dụng phải phù hợp với điều kiện lao động kế toán đơn vị   Lựa chọn chứng từ phù hợp với nghiệp vụ Lựa chọn phương tiện kỹ thuật để lập chứng từ Xác định thời gian lập chứng từ loại nghiệp vụ Yê cầu: Yêu ầ    Phải sử dụng loại chứng từ, ghi đủ yếu tố cần thiết chứng từ Ghi phương tiện vật chất tốt đảm bảo giá trị lưu trữ theo thời hạn quy định Khơng phép tẩy xóa chứng từ có sai sót Sai lập cần hủy lập CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt NỘI DUNG TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN (5) NỘI DUNG TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN (4)  Tổ chức kiểm tra chứng từ:  Mục tiêu: đảm bảo chất lượng thông tin trước ghi sổ  Nội dung kiểm tra:  Kiể ttra tí Kiểm tính h hợp h lệ ủ chứng từ  Kiểm tra tính hợp pháp chứng từ  Kiểm tra tính hợp lý số liệu, nội dung nghiệp vụ, không gian, thời gian phát sinh nghiệp vụ  Tổ chức sử dụng chứng từ cho ghi sổ kế toán:    Phân loại chứng từ theo phần hành gian phát p sinh theo thời g Định khoản nghiệp vụ chứng từ Ghi sổ theo cách thức tổ chức sổ đơn vị 10 NỘI DUNG TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN (7) NỘI DUNG TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN (6)    Tổ chức bảo quản, lưu trữ hủy chứng từ:  Trong năm tài chính, chứng từ bảo quản kế tốn phần hành  Khi báo cáo toán năm duyệt, chứng từ đưa vào lưu trữ Nội dung lưu trữ gồm:  Chọn địa điểm lưu trữ  Chọn điều kiện lưu trữ  Xây dựng yêu cầu an tồn bí mật tài liệu  Chứng từ sau lưu trữ sử dụng lại:   Hủy chứng từ:  Lập hội đồng tiêu hủy chứng từ  Lập biên liên quan  Chọn cách thức tiêu hủy chứng từ Các giai đoạn chứng từ kế tốn có quan hệ mật thiết gọi chương trình luân chuyển chứng từ:   Xác định trách nhiệm vật chất đối tượng liên quan Sử dụng cho người doanh nghiệp/Sử dụng cho người doanh nghiệp  Xác định mối liên hệ phận liên quan Xác định trách nhiệm vật chất người tham gia thực xác minh nghiệp vụ hồn thành Xây dựng quy trình khoa học để rút ngắn trình tự luân chuyển chứng từ 11 12 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ (1)   Khái niệm:    CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ (2) Điều kiện sử dụng chứng từ điện tử chứng từ kế tốn có đầy đủ yếu tố chứng từ kế toán  thể dạng liệu điện tử, mã hóa mà khơng bị thay đổi q trình truyền qua mạng máy tính vật mang tin  Nguyên tắc sử dụng chứng từ điện tử   Phải đảm bảo tính bảo mật bảo tồn liệu, thơng tin q trình sử dụng lưu trữ  Chứng từ điện tử bảo quản, quản lý tài liệu kế toán dạng nguyên mà tạo ra, gửi nhận phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng cần thiết   Có phương tiện kỹ thuật cần thiết để truyền liệu, lưu trữ, kiểm sốt, sử dụng,… Có đội ngũ nhân có đủ trình độ, khả kỹ thuật để thực quy trình lập, sử dụng chứng từ điện tử th quy trình theo t ì h kế ttốn th h ttốn Có chữ ký điện tử người đại diện theo pháp luật, người ủy quyền Xác lập phương thức giao nhận chứng từ điện tử kỹ thuật vật mang tin Cam kết hoạt động diễn chứng từ điện tử lập khớp, quy định 13 14 CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ (3) CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ (4)   Giá trị chứng từ điện tử:   Chữ ký điện tử chứng từ điện tử:  Khi chứng từ giấy chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, tốn chứng từ điện tử có giá trị thực nghiệp vụ kinh tế tài chứng từ giấy có ó giá iá ttrịị llưu giữ iữ th theo dõi kiể kiểm ttra, khơng khơ có ó hiệ hiệu llực để giao i dịch toán Khi chứng từ điện tử thực nghiệp vụ kinh tế, tài chuyển thành chứng từ giấy chứng từ giấy có giá trị lưu giữ để ghi sổ kế tốn, theo dõi kiểm tra, khơng có hiệu lực để giao dịch, toán     Là thông tin dạng điện tử gắn kèm cách phù hợp với liệu điện tử nhằm xác lập mối liên hệ người gửi nội dung liệu điện tử Chữ ký điện tử xác nhận người gửi chấp nhận chịu trách nhiệm nội dung thông tin chứng từ điện tử Chữ ký điện tử phải mã hóa ằ khóa mật mã, lập riêng cho cá nhân:  Để xác định quyền trách nhiệm người lập người liên quan chịu trách nhiệm tính an tồn xác chứng từ điện tử  Chữ ký chứng từ điện tử có giá trị chữ ký tay chứng từ giấy Người giao quản lý, sử dụng ký hiệu mật, chữ ký điện tử, mã khóa bảo mật phải bảo đảm bí mật chịu trách nhiệm trước pháp luật Chữ ký điện tử sử dụng chứng từ điện tử 15 16 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ (5)  TỔ CHỨC LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN MỘT SỐ LOẠI CHỨNG TỪ KT CHỦ YẾU Lưu trữ chứng từ điện tử:    Chứng từ điện tử phải xếp theo thứ tự thời gian, bảo quản với đủ điều kiện kỹ thuật chống thối hóa chứng từ điện tử chống tình trạng truy cập thơng tin bất hợp pháp Chứng từ điện tử trước đưa vào lưu trữ phải in giấy để lưu trữ theo quy định lưu trữ tài liệu kế toán Trường hợp chứng từ điện tử lưu trữ gốc thiết bị đặc biệt phải lưu trữ thiết bị đọc tin phù hợp Thời điểm, thời hạn lưu trữ, nơi lưu trữ tiêu hủy chứng từ điện tử thực theo quy định chứng từ kế toán hành  Tổ chức chứng  Tổ chức chứng  Tổ chức chứng tiề lương tiền lươ  Tổ chức chứng  Tổ chức chứng từ tiền mặt từ hàng tồn kho từ lao động từ TSCĐ từ bán hàng 18 17 Tổ chức chứng từ tiền mặt tam ứng  Các Tổ chức chứng từ nghiệp vụ thu TM nghiệp vụ tiền mặt – Nghiệp vụ thu tiền – Nghiệp vụ chi tiền  Tổ  Trách nhiệm lập phiếu thu:  Trình tự luân chuyển: phương án  chức chứng từ nghiệp hiệ vụ th thu TM – Các loại chứng từ liên quan  Chứng từ nguồn tiền  Chứng từ phản ánh tiền thu: Phiếu thu (01 (01-TT) N V Thu TM Kế toán toán lập liên Người nộp tiền Đề nghị nộp KT toán Lập Phiếu thu Kế toán trưởng Giám đốc Ký Phiếu thu 19 Ký Phiếu thu KTTT Thủ quỹ Thu tiền Bảo quản, Lưu trữ Ghi sổ 20 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt TỔ CHỨC CHỨNG TỪ TIỀN MẶT Tổ chức chứng từ nghiệp vụ thu TM  N V Thu TM • Tổ chức chứng từ nghiệp vụ chi TM Trình tự luân chuyển: phương án Người nộp ộp tiền KT toán Đề nghị nộp Thủ quỹ q ỹ Lập Phiếu thu KT toán Kế t toán trưởng Giám đốc Thu tiền Ghi sổ Ký Phiếu thu – Các chứng từ liên quan: • Chứng từ xin chi • Chứng từ duyệt chi • Chứng từ phản ánh số tiền chi Bảo quản, Lưu trữ – Trách nhiệm lập luân chuyển phiếu chi: • Do kế toán toán lập thành liên Ký Phiếu thu 22 21 Trình tự lập luân chuyển phiếu chi: Phương án Người nhận tiền N V Chi TM Giám đốc, KTT Đề nghị chi Duyệt chi KT toán Giám đốc, KTT Lập phiếu chi KTTT Người nhận tiền Thủ quỹ Ký Phiếu chi Trình tự lập luân chuyển phiếu chi: Phương án Chi tiền Bảo quản, Lưu trữ Ghi sổ N V Chi TM GiámĐ ốc, KTT Đề nghị chi Duyệt chi KT toán Thủ quỹ Lập phiếu chi KT toán Chi tiền 23 Ghi sổ Giám đốc, KTT Bảo quản, Lưu trữ Ký Phiếu chi 24 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt TỔ CHỨC CHỨNG TỪ HÀNG TỒN KHO TỔ CHỨC CHỨNG TỪ HÀNG TỒN KHO  Khái niệm hàng tồn kho:     Là loại TS ngắn hạn có hình thái vật chất luân chuyển qua kho Các loại hàng tồn kho: Các nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho:   Nghiệp vụ nhập hàng Nghiệp vụ xuất hàng Tổ chức chứng từ nhập kho  Các chứng từ sử dụng:  Chứng từ gốc:  Biên kiểm nghiệm:  Hàng nhập với khối lượng lớn  Hàng nhập có tính chất rời  Hàng có tính lý hóa phức tạp  Hàng có sai lệc so với hợp đồng  Phiếu nhập kho 25 Tổ chức chứng từ nhập kho TỔ CHỨC CHỨNG TỪ XUẤT HTK  Các chứng từ sử dụng:  Phiếu nhập kho:     Được lập thành liên Do phận cung ứng kế toán vật tư lập Trách nhiệm ghi: phận liên quan Quy y trình luân chuyển y phiếu p nhập ập kho: Người giao hàng Ban kiểm nhận 26 C.bộ cung ứng Phụ trách phòng, KT trưởng Thủ kho    Chứng từ xin xuất + duyệt xuất Biên kiểm nghiệm (nếu có) Phiếu ếu xuất uấ kho o  KT HTK  N V N VT Bảo quản, Lưu trữ  Đề nghị nhập  Lập BB KN Lập PNK Ký PNK Kiểm nhận Là chứng từ theo dõi lượng hàng xuất kho Là sở để tính giá vốn hàng xuất kho, tính định mức tiêu hao, tính giá thành sản phẩm Do phận cung ứng kế toán lập Lập liên  Trình tự lập luân chuyển chứng tư Ghi sổ hàng 27 28 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt TỔ CHỨC CHỨNG TỪ LAO ĐỘNG VÀ TIỀN LƯƠNG TỔ CHỨC CHỨNG TỪ XUẤT HTK  Các chứng từ liên quan:  Trình tự lập luân chuyển chứng từ: Thủ trưởng, KTT Người có nhu cầu hàng Bộ phận C/ư Thủ kho  Lập c.từ xin xuất   Duyệt xuất Lập PXK Chứng từ hạch toán cấu lao động: Là định liên quan đến việc thay đổi cấu lao động: – Chứng g từ theo dõi thời gian g lao động: ộ g bảng g chấm công g  Bảo quản lưu – KT HTK NVXVT SP, HH Chứng từ lao động Xuất kho Ghi sổ 29 Quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, bãi miễn, sa thải, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật, định hưu trí, sức Chứng từ hạch toán kết lao động: – Phiếu giao nộp sản phẩm; – Phiếu giao khoán; – Biên kiểm tra chất lượng sản phẩm, cơng việc hồn thành Chứng từ tiền lương, thu nhập phải trả, khoản toán – Bảng phân bổ tiền lương BHXH – Bảng toán lương BHXH – Bảng phân phối thu nhập theo lao động – Các chứng từ chi tiền toán cho người lao động – Các chứng từ đền bù thiệt hại, bù trừ nợ 30 TỔ CHỨC CHỨNG TỪ TSCĐ (1) TỔ CHỨC CHỨNG TỪ LAO ĐỘNG VÀ TIỀN LƯƠNG  Các chứng từ liên quan   Trình tự lập luân chuyển chứng từ:  Quyết định tăng giảm TSCĐ Chứng từ TSCĐ  Nơi sử dụng LĐ Nghiệp vụ LĐ&TL Lập bảng chấm công; C.từ kết LĐ Bộ phận quản lý LĐ Ra định cấu lao động, lương, thưởng, phụ cấp Kế toán tiền ề lương   Bảo quản lưu trữ   Lập Bảng phân bổ TL; Các chứng từ toán; Ghi sổ kế toán  Biên giao nhận TSCĐ (o1- TSCĐ), 205 Biên lý TSCĐ (dùng cho n n.bán) bán) (02TSCĐ), T.206 Biên giao nhận TSCĐ sửa chữa hoàn thành Biên đánh giá lại TSCĐ … Chứng từ khấu hao TSCĐ  Bảng tính phân bổ khấu hao (06- TSCĐ), T 210 31 32 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt TỔ CHỨC CHỨNG TỪ TSCĐ (2) TỔ CHỨC CHỨNG TỪ BÁN HÀNG  Trình tự lập luân chuyển chứng từ:  Các chứng từ sử dụng:  Chủ sở hữu, BGĐ Hội đồng giao nhận Kế toán TSCĐ  Nghiệp vụ TSCĐ Bảo quản lưu trữ  Quyết định tăng, giảm TSCĐ Giao nhận TS lập biên liên quan Lập huỷ thẻ TS, lập bảng tính phân bổ KHTSCĐ; Ghi sổ KT  Hợp đồng cung cấp,… Chứng từ bán hàng:  Hóa đơn GTGT  Hóa đơn bán hàng Do phịng kinh doanh kế toán tiêu thụ lập  Lập thành liên:  Liên 1: Màu tím- lưu  Liên 2: Màu đỏ- giao cho khách hàng  Liên 3: Màu xanh- luân chuyển 34 TỔ CHỨC CHỨNG TỪ BÁN HÀNG Khi lập hóa đơn GTGT, cần thiết phải ghi đủ yếu tố sau:  Hợp đồng mua bán   TỔ CHỨC CHỨNG TỪ BÁN HÀNG   Trách nhiệm lập hóa đơn bán hàng: 33  Chứng từ gốc:  Giá bán chưa thuế GTGT Th ế suất Thuế s ất th thuế ế GTGT GTGT, tiền thuế th ế GTGT Tổng giá toán thuế GTGT Trình tự lập luân chuyển chứng từ bán hàng: Người mua ua Bộ phận KD KT NVBH SP, HH Đề nghị mua Thủ trưởng, KTT Lập Hóa đơn bán hàng Ký HĐ GTGT KT Thanh toán Thủ quỹ Lập PT 35 Nhập quỹ Thủ kho Kế toá toán Xuất hàng Ghi sổ Lưu 36 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt ... chứng từ kế toán hành  Tổ chức chứng  Tổ chức chứng  Tổ chức chứng tiề lương tiền lươ  Tổ chức chứng  Tổ chức chứng từ tiền mặt từ hàng tồn kho từ lao động từ TSCĐ từ bán hàng 18 17 Tổ chức chứng. .. DUNG TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN (7) NỘI DUNG TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN (6)    Tổ chức bảo quản, lưu trữ hủy chứng từ:  Trong năm tài chính, chứng từ bảo quản kế tốn phần hành  Khi báo cáo toán. .. quản lý  Tổ chức bảo quản, lưu trữ hủy chứng từ NỘI DUNG TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN (2)  NỘI DUNG TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN (3) Xác định danh mục chứng từ:    Xác định loại chứng từ Xác định