QUI ĐỊNH Chế độ báo cáo nội bộ
CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc …….oOo…… Thành phố Hồ Chí Minh, Ngày…….tháng……năm…….QUI ĐỊNHChế độ báo cáo nội bộ - Căn cứ nhu cầu theo dõi tình hình hoạt động của Cơng ty- Nhằm thống nhất hệ thống báo cáo trong tồn Cơng ty- Tổng Giám đốc Cơng ty quy định chế độ và nội dung báo cáo trong tồn Cơng ty như sau:I – CÁC HÌNH THỨC VÀ NỘI DUNG BÁO CÁO:1. Báo cáo ngày: Được thực hiện trước 10 giờ sáng mỗi ngày, báo cáo của các đơn vị cho Tổng Giám đốc gồm:1.1 Phòng Kế tốn:• Tình hình tồn quỹ tại Cơng ty và ngân hàng.• Tình hình thu chi, cơng nợ tức thì trong ngày.1.2 Phòng Kế hoạch:• Báo cáo thống kê tình hình sản xuất trong ngày.• Tình hình nhận đơn hàng và giao hàng.1.3 Phòng Tổ chức Hành chánh:• Báo cáo nhân sự hàng ngày.• Tình hình đột xuất trong ngày.1.4 Xí nghiệp may:• Tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất trong ngày• Tình hình đột xuất trong ngày.1.5 Phòng QLCL:• Tổng hợp chất lượng trong ngày, các sự cố chất lượng lớn phát sinh.• Tình hình đột xuất trong ngày.2. Báo cáo tuần: Được thực hiện trước 10 giờ sáng ngày thứ bảy, báo cáo của các đơn vị cho Tổng Giám đốc gồm:2.1 Phòng Kế tốn:• Báo cáo tiền về, cơng nợ.• Các chi tiêu lớn trong tuần• Cơng việc thực hiện trong tuần, kết quả so với kế hoạch đề ra, giải trình lý do đạt, chưa đạt.• Những kiến nghị cho việc thực hiện cơng việc • Báo cáo tình hình thanh lý hợp đồng• Kế hoạch làm việc cho tuần tới.2.2 Phòng TCHC: • Biến động nhân sự lớn trong tuần.• Tình hình đào tạo nhân viên.• Tình hình thực hiện quy định an toàn lao động vệ sinh lao động.• Tình hình an ninh nhà máy, thực hiện kỷ luật, vi phạm…• Công việc thực hiện trong tuần, kết quả so với kế hoạch đề ra, giải trình lý do đạt, chưa đạt.• Những kiến nghị cho việc thực hiện công việc • Kế hoạch làm việc cho tuần tới.2.3 Phòng KHKHXNK:• Báo cáo tóm tắt tình hình sản xuất, nhận đơn hàng, giao hàng trong tuần.• Báo cáo tình hình quyết toán nguyên phụ liệu đơn hàng• Công việc thực hiện trong tuần, kết quả so với kế hoạch đề ra, giải trình lý do đạt, chưa đạt.• Những kiến nghị cho việc thực hiện công việc • Kế hoạch làm việc cho tuần tới.2.4 Xí nghiệp may• Tình hình sản xuất các đơn hàng trong tuần.• Tình hình sử dụng máy móc thiết bị.• Công việc thực hiện trong tuần, kết quả so với kế hoạch đề ra, giải trình lý do đạt, chưa đạt.• Những kiến nghị cho việc thực hiện công việc • Kế hoạch làm việc cho tuần tới.2.5 Phòng QLCL:• Tình hình chất lượng các đơn hàng trong tuần.• Tình hình chất lượng sản phẩm khi giao hàng.• Công việc thực hiện trong tuần, kết quả so với kế hoạch đề ra, giải trình lý do đạt, chưa đạt.• Những kiến nghị cho việc thực hiện công việc • Kế hoạch làm việc cho tuần tới.2.6 Xưởng dệt:• Tình hình sản xuất và chất lượng đơn hàng trong tuần• Công việc thực hiện trong tuần, kết quả so với kế hoạch đề ra, giải trình lý do đạt, chưa đạt.• Những kiến nghị cho việc thực hiện công việc • Kế hoạch làm việc cho tuần tới.2.7 Nhà máy nhuộm:• Tình hình sản xuất và chất lượng đơn hàng trong tuần• Công việc thực hiện trong tuần, kết quả so với kế hoạch đề ra, giải trình lý do đạt, chưa đạt.• Những kiến nghị cho việc thực hiện công việc • Kế hoạch làm việc cho tuần tới.3. Báo cáo tháng: (thực hiện từ ngày 1-5 của tháng sau – kèm theo báo cáo của tuần thứ tư)3.1 Phòng Kế toán:• Tình hình công nợ tháng, những khoản công nợ khó đòi, đề xuất biện pháp xử lý.• Báo cáo tiền về, công nợ.• Các chi tiêu lớn trong tháng: văn phòng công ty, chi vật tư, máy móc.• Kế quả kinh doanh của từng đơn vị (trước ngày 15 của tháng sau). • Tình hình luân chuyển tiền trong tháng và dự kiến của tháng tới• Tình hình tồn kho và thanh lý đơn hàng, hợp đồng.• Báo cáo chất lượng tháng• Công việc thực hiện trong tuần 4, kết quả so với kế hoạch đề ra, giải trình lý do đạt, chưa đạt.• Những kiến nghị cho việc thực hiện công việc • Kế hoạch làm việc cho tuần tới, những công việc trọng điểm của tháng sau.3.2 Phòng TCHC:• Công tác hành chánh nhân sự trong tháng.• Tình hình tăng giảm lao động, nguyên nhân và giải pháp.• Tình hình đào tạo trong tháng.• Tình hình thực hiện quy định an toàn lao động vệ sinh lao động.• Tình hình an ninh nhà máy, thực hiện kỷ luật, vi phạm…• Các quy định mới về lao động trong tháng.• Báo cáo chất lượng tháng.• Tình hình thực hiện Audit của khách hàng.• Công việc thực hiện trong tuần 4, kết quả so với kế hoạch đề ra, giải trình lý do đạt, chưa đạt.• Những kiến nghị cho việc thực hiện công việc • Kế hoạch làm việc cho tuần tới, những công việc trọng điểm của tháng sau.3.3 Phòng KHKHXNK:• Báo cáo tóm tắt tình hình sản xuất, nhận đơn hàng, giao hàng trong tháng.• Dự kiến đơn hàng của tháng sau• Báo cáo chất lượng của tháng.• Tình hình khiếu nại của khách hàng.• Tình hình giao hàng của nhà cung ứng.• Tình hình xuất nhập các lo hàng, thuế XNK• Tình hình thanh lý đơn hàng và thanh lý hợp đồng.• Công việc thực hiện trong tuần 4, kết quả so với kế hoạch đề ra, giải trình lý do đạt, chưa đạt.• Những kiến nghị cho việc thực hiện công việc • Kế hoạch làm việc cho tuần tới, những công việc trọng điểm của tháng sau.3.4 Xí nghiệp may• Tình hình sản xuất các đơn hàng trong tháng.• Kế hoạch sản xuất tháng tới• Báo cáo chất lượng của tháng.• Tình hình sử dụng máy móc thiết bị, công nghệ máy móc mới• Công việc thực hiện trong tuần 4, kết quả so với kế hoạch đề ra, giải trình lý do đạt, chưa đạt.• Những kiến nghị cho việc thực hiện công việc • Kế hoạch làm việc cho tuần tới, những công việc trọng điểm của tháng sau.3.5 Phòng QLCL:• Tình hình chất lượng các đơn hàng trong tháng.• Tình hình chất lượng sản phẩm khi giao hàng. • Thống kê và phân tích tình hình chất lượng của Công ty• Báo cáo chất lượng của tháng.• Công việc thực hiện trong tuần 4, kết quả so với kế hoạch đề ra, giải trình lý do đạt, chưa đạt.• Những kiến nghị cho việc thực hiện công việc • Kế hoạch làm việc cho tuần tới, những công việc trọng điểm của tháng sau.3.6 Xưởng dệt:• Tình hình sản xuất và chất lượng đơn hàng trong tháng• Báo cáo chất lượng của tháng.• Công việc thực hiện trong tuần 4, kết quả so với kế hoạch đề ra, giải trình lý do đạt, chưa đạt.• Những kiến nghị cho việc thực hiện công việc • Kế hoạch làm việc cho tuần tới, những công việc trọng điểm của tháng sau.3.7 Nhà máy nhuộm:• Tình hình sản xuất và chất lượng đơn hàng trong tháng• Báo cáo chất lượng của tháng.• Công việc thực hiện trong tuần 4, kết quả so với kế hoạch đề ra, giải trình lý do đạt, chưa đạt.• Những kiến nghị cho việc thực hiện công việc • Kế hoạch làm việc cho tuần tới, những công việc trọng điểm của tháng sau.4. Báo cáo quý. Thực hiện từ ngày 1-15 của tháng sau:4.1 Phòng Kế toán:• Tình hình công nợ quý, những khoản công nợ khó đòi, đề xuất biện pháp xử lý.• Kế quả kinh doanh của từng đơn vị (trước ngày 15 của tháng đầu quý sau).• Tình hình luân chuyển tiền trong quý và dự kiến của quý tới• Những trọng tâm công việc của quý sau4.2 Phòng TCHC:• Tình hình tăng giảm lao động, nguyên nhân và giải pháp.• Trọng điểm của quý sau4.3 Phòng KHKHXNK:• Báo cáo tóm tắt tình hình sản xuất, nhận đơn hàng, giao hàng trong quý.• Dự kiến đơn hàng của quý sau• Tình hình thanh lý đơn hàng và thanh lý hợp đồng.4.4 Xí nghiệp may• Tình hình sản xuất các đơn hàng trong quý.• Tình hình sử dụng máy móc thiết bị, công nghệ máy móc mới4.5 Phòng QLCL:4.6 Xưởng dệt:• Tình hình sản xuất và chất lượng đơn hàng trong quý • Trọng tâm công việc của quý sau4.7 Nhà máy nhuộm:• Tình hình sản xuất và chất lượng đơn hàng trong quý• Trọng tâm công việc của quý sau5. Báo cáo sáu tháng:Thực hiện trước ngày 5 tháng 7 cùng năm và ngày 5 tháng 1 của năm sau. Báo cáo sáu tháng đầu năm bao gồm cả báo cáo quý II và báo cáo sáu tháng cuối năm báo gồm cả quý IV của năm đó.5.1 Phòng Kế toán:• Tình hình công nợ sáu tháng, những khoản công nợ khó đòi, đề xuất biện pháp xử lý. Thống kê và phân tích tình hình công nợ của khách hàng.• Bảng cân đối kế toán sáu tháng• Kế quả kinh doanh của từng đơn vị (trước ngày 15 của tháng đầu quý sau).• Tình hình luân chuyển tiền trong quý và dự kiến của sáu tháng tiếp theo• Những trọng tâm công việc của sáu tháng tiếp theo5.2 Phòng TCHC:• Tình hình tăng giảm lao động, nguyên nhân và giải pháp.• Trọng điểm của sáu tháng tiếp theo5.3 Phòng KHKHXNK:• Báo cáo tóm tắt tình hình sản xuất, nhận đơn hàng, giao hàng trong quý.• Dự kiến đơn hàng của sáu tháng tiếp theo• Tình hình thanh lý đơn hàng và thanh lý hợp đồng.5.4 Xí nghiệp may• Tình hình sử dụng máy móc thiết bị, công nghệ máy móc mới5.5 Phòng QLCL:5.6 Xưởng dệt:• Trọng tâm công việc của sáu tháng tiếp theo5.7 Nhà máy nhuộm:• Trọng tâm công việc của sáu tháng tiếp theo6. Báo cáo năm: Lập báo cáo trước ngày 20 của tháng 1 năm sau6.1 Phòng Kế toán:• Bảng cân đối kế toán• Bảng lưu chuyển tiền tệ• Bảng kế quả kinh doanh• Kế quả kiểm kê tài sản.• Dự toán ngân sách cho năm sau. • Trọng điểm của năm sau• Báo cáo chất lượng năm6.2 Phòng TCHC:• Tình hình tăng giảm lao động, nguyên nhân và giải pháp.• Tình hình đào tạo cả năm.• Tình hình thực hiện an toàn lao động, vệ sinh lao động của năm.• Tình hình vi phạm kỹ luật, khen thưởng năm• Trọng điểm của năm sau• Báo cáo chất lượng năm.6.3 Phòng KHKHXNK:• Dự kiến đơn hàng của năm sau.• Báo cáo doanh thu, sản lượng năm• Báo cáo tình hình theo dõi, giám sát nhà cung ứng năm.• Báo cáo khiếu nại khách hàng năm.• Dự toán doanh thu cho năm sau• Báo cáo tình hình nghiên cứu thị trường năm.• Báo cáo mức thoả mãn khách hàng năm• Tình hình thanh lý đơn hàng và thanh lý hợp đồng.• Trọng điểm của năm sau• Báo cáo chất lượng năm.6.4 Xí nghiệp may• Tình hình sử dụng máy móc thiết bị, công nghệ máy móc mới• Trọng điểm của năm sau• Báo cáo chất lượng năm.6.5 Phòng QLCL:• Tình hình chất lượng hàng cả năm• Phân tích và thống kê tình hình chất lượng năm.• Trọng điểm của năm sau• Báo cáo chất lượng năm.6.6 Xưởng dệt:• Trọng điểm của năm sau• Báo cáo chất lượng năm.6.7 Nhà máy nhuộm:• Trọng điểm của năm sau• Báo cáo chất lượng năm.II – TỔ CHỨC THỰC HIỆN:1. Phòng Tổ chức Hành chánh chịu trách nhiệm tổ chức triển khai, thực hiện quy định này 2. Quy định về báo cáo theo các yêu cầu trên sẽ được thực hiện 15 ngày sau kể từ ngày ký. Đơn vị nào không thực hiện sẽ bị nhắc nhở phê bình và ghi vào thành tích của đơn vị.Nơi nhận: TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY- Văn thư “lưu” . tình hình hoạt động của Cơng ty- Nhằm thống nhất hệ thống báo cáo trong tồn Cơng ty- Tổng Giám đốc Cơng ty quy định chế độ và nội dung báo cáo trong tồn. sau5. Báo cáo sáu tháng:Thực hiện trước ngày 5 tháng 7 cùng năm và ngày 5 tháng 1 của năm sau. Báo cáo sáu tháng đầu năm bao gồm cả báo cáo quý II và báo cáo