Giải pháp triển khai tính chi phí kinh doanh tại xí nghiệp sản xuất bao bì xuất khẩu trực thuộc công ty cổ phần sản xuất bao bì và hàng xuất khẩu (tt)

Các khái ni m và ph m trù ó là: chi phí, chi phí kinh doanh, chi tiêu và chi phí tài chính.

TR NG I H C KINH T QU C DÂN

***

PH M H NG H I

GI I PHÁP TRI N KHAI TÍNH CHI PHÍ KINH DOANH T I XÍ NGHI P S N XU T BAO BÌ XU T

KH U TR C THU C CÔNG TY C PH N

N XU T BAO BÌ VÀ HÀNG XU T KH U

Chuyên ngành: Qu n tr Kinh doanh T ng h p

LU N V N TH C S QU N TR KINH DOANH

TÓM T T LU N V N TH C S

Hà N i, 2007

Tính chi phí kinh doanh là công c ch y u cung c p các thông tin bên

trong cho b máy qu n tr doanh nghi p, làm c s cho vi c ra quy t nh qu n

tr Hi n nay, các t ch c kinh doanh kh p toàn c u u ph i i m t v i ba th thách l n t là các nhà qu n lý ph i hi u c các y u t nh h ng c a th

tr ng kinh doanh qu c t h có th xác nh c v trí n i mà công ty c a

có s c m nh và ng l c c nh tranh Hai là các nhà qu n lý ph i t ra

t k ho ch dài h n t c các m c tiêu c a t ch c Ba là công ty ph i

thi t l p các h th ng thông tin qu n tr và h th ng ki m soát qu n tr nh m ti p

c u hành các ho t ng kinh doanh phù h p v i các k ho ch và m c tiêu ã

t ra

qu n lý m t doanh nghi p ho t ng trong môi tr ng canh tranh và

y bi n ng, các nhà qu n tr c n thông tin ti n t và thông tin phi ti n t mà

nh ng thông tin này giúp h phân tích và gi i quy t các v n b ng cách gi m

nh ng u không ch c ch n S tính toán mà th ng c c p nh là m t

th ngôn ng trong kinh doanh nh m cung c p thông tin c n thi t c g i là

“k toán” (Accounting – trong ti ng Anh) Ngôn ng k toán có hai “m c thay i” (ti ng Anh dùng t - variations) u tiên, ó là: k toán tài chính và k toán

qu n tr (hay còn g i là qu n tr chi phí kinh doanh hay tính chi phí kinh doanh)

Nh v y, i v i nh ng ng i qu n lý thì chi phí là m i quan tâm hàng

u, b i vì l i nhu n thu c nhi u hay ít ch u nh h ng tr c ti p c a nh ng chi phí ã chi ra Do ó v n c t ra là làm sao ki m soát c các kho n chi phí Nh n di n, phân tích các ho t ng sinh ra chi phí là u m u ch t

có th qu n lý chi phí, t ó có nh ng quy t nh úng n trong ho t ng s n

xu t kinh doanh Còn i v i doanh nghi p, c n ph i xây d ng h th ng tính chi phí kinh doanh (ngoài h th ng k toán tài chính ã dùng b y lâu)

T th c ti n ó, thông qua vi c nghiên c u tính chi phí kinh doanh v i

vi c ra quy t nh qu n tr t i các doanh nghi p và th c tr ng công tác tính chi phí tài chính t i Xí nghi p S n xu t bao bì xu t kh u, Lu n v n g i ý m t s gi i pháp tri n khai tính chi phí kinh doanh t i Xí nghi p s n xu t bao bì xu t kh u

tr c thu c Công ty c ph n s n xu t bao bì và hàng xu t kh u

1 Tính chi phí kinh doanh và h th ng tính chi phí kinh doanh

Là m t l nh v c tính toán c l p, tính chi phí kinh doanh s d ng các khái ni m, ph m trù riêng c a nó Các khái ni m và ph m trù ó là: chi phí, chi phí kinh doanh, chi tiêu và chi phí tài chính

Tính chi phí kinh doanh là tính toán h ng n i, nó mô t ng v n

ng các nhân t s n xu t trong quá trình k t h p chúng và gi i h n vi c tính toán m i hao phí nh m t o ra và th c hi n các k t qu c a doanh nghi p V nguyên t c, tính chi phí kinh doanh ph c v cho vi c t p h p và tính toán các chi phí c a k t qu c t o ra trong kinh doanh

b n ch t, tính CPKD, khác v i k toán tài chính, là do doanh nghi p

xây d ng theo m c tiêu qu n tr c a mình Tính CPKD hình thành do nhu c u

nhiên c a doanh nghi p ch không có tính b t bu c v m t pháp lu t M t khác, tính CPKD không hoàn toàn ng nh t gi a các doanh nghi p vì nó c thi t l p tu thu c c m ho t ng và yêu c u qu n lý c a doanh nghi p

Th m chí, trong m t doanh nghi p, nh ng th i k khác nhau c ng có th có s

u ch nh trong h th ng tính CPKD m b o s phù h p v i m c tiêu qu n

tr c ng nh c m ho t ng c a doanh nghi p th i k xem xét ó là lý do coi h th ng tính CPKD là h th ng “m m” i v i doanh nghi p

th ng tính CPKD (vi t t t là CMS Cost Management System) là

t ph n không th thi u trong toàn b h th ng thông tin qu n tr và h th ng

ki m soát qu n tr c a DN CMS là t p h p các ph ng pháp tri n khai k

ho ch và ki m soát các ho t ng phát sinh chi phí liên quan n m c tiêu ng n

n và chi n l c dài h n c a DN Các DN kinh doanh u ph i i m t v i hai th thách l n: t c l i nhu n trong th i gian ng n và duy trì v trí c nh tranh trong th i gian dài M t h th ng tính CPKD hi u qu ph i là h th ng cung c p cho các nhà qu n tr y thông tin c n thi t i m t c v i hai

th thách trên ó là:

- CMS cung c p thông tin v chu trình ho t ng t o ra s n ph m hay d ch v

u không có thông tin v chu trình ho t ng này, các nhà qu n tr s không có

s liên h các chi phí phát sinh trong ph m vi ho t ng c a chu trình này

i các chi phí và l i nhu n c a ph m vi ho t ng khác

- CMS giúp các nhà qu n tr nh n th c th u áo các quá trình kinh doanh và các

ho t ng trong DN Ch khi hi u c m t ho t ng c th c hi n nh th nào và lý do phát sinh CP thì các nhà qu n tr m i có th t n d ng c CP trong quá trình s n xu t và gia công

- CMS cung c p các thông tin v s l ng và CP thi t h i h n là “chôn” (trong

ti ng Anh là “burying”) các thông tin ó trong h ng m c CP khác H n th n a, CMS nên cho phép các nhà qu n tr hi u c toàn b quá trình t ó xác

nh c nh ng nguyên nhân thi t h i

- CMS giúp các nhà qu n tr o l ng và ánh giá c ho t ng, t ó có

th th c hi n c các m c tiêu chi n l c c a DN

Thi t k m t CMS d a trên ba nhóm y u t c a các công c ki m soát

qu n tr Ba nhóm y u t ó là: nhóm các y u t thúc y (cung c p cho các nhà

qu n tr ng c ti n hành ho t ng), nhóm các y u t thông tin (cung c p cho nhà qu n tr các d li u có liên quan) và nhóm các y u t báo cáo (cung c p thông tin liên quan n các ho t ng qu n tr ) Ba nhóm y u t này c chi

ti t b ng 1

ng 1 Các y u t c a h th ng tính chi phí kinh doanh

Ngày nay tính CPKD ã phát tri n thành nhi u h th ng khác nhau Hai h

th ng ph bi n là h th ng tính CPKD y v i nguyên t c tính m i CPKD phát sinh vào i t ng tính toán và các h th ng tính CPKD không y v i

- Các th c o ho t ng

- C u trúc hoàn l i tài s n ã m t

- Cung c p nhi m v t ch c và chi n l c c nh tranh

- Cung c p thông tin ngân sách

- Nh n m nh chu trình s n ph m

- Phân bi t các ho t ng làm t ng giá tr và các ho t ng không làm

ng giá tr

- Cung c p các sáng ki n gi m CP

- T p trung ki m soát CP

- ánh giá kh n ng và phân tích các

u t và ngu n ra quy t nh

- Các th c o ho t ng

- C u trúc hoàn l i tài s n ã m t

- Cung c p nhi m v t ch c và chi n l c c nh tranh

Các y u t thúc y

Các y u t báo cáo Các y u t thông tin

nguyên t c chung là ch tính m t b ph n CPKD phát sinh cho i t ng tính toán Tuy nhiên, m i h th ng tính CPKD u có chung c m là th c hi n ba

c tính CPKD: theo lo i, theo m và theo i t ng

2 Th c tr ng công tác tính chi phí tài chính t i Xí nghi p bao bì xu t kh u 2.1 V c m qu n tr

XN c thành l p t n m 1996, là n v tr c thu c Công ty S n xu t bao bì và hàng xu t kh u nay là CTCP s n xu t bao bì và hàng xu t kh u XN h ch toán toán ph thu c, có con d u giao d ch, c Công ty c p m t ph n v n, tài

n c nh và m t b ng nhà x ng B máy qu n tr c a XN n gi n, g n nh

c minh ho qua s 1)

1 B máy qu n tr XN s n xu t bao bì xu t kh u

c u t ch c b máy qu n tr nh trên giúp m b o r ng t i XN, các ch c

ng s n xu t, kinh doanh c a t ng b ph n c xác nh rõ ràng Tuy nhiên có

t v n quan tr ng trong mô hình trên là ch XN ã không th c hi n tách

P GIÁM C KINH DOANH

PHÒNG NGHI P V

P GIÁM C

S N XU T

ph n

n xu t

Phòng tiêu th

ch ch c n ng gi a b ph n l p k ho ch s n xu t (g m khâu chu n b và qu n

lý nguyên v t li u) và b ph n tiêu th s n ph m Nói cách khác t i XN không

có “b ph n qu n lý nguyên v t li u” Do ó khi tri n khai tính CPKD s g p

t s khó kh n C th , th c hi n s n xu t s n ph m theo n hàng ã nh n thì b ph n nào ph i ch u trách nhi m chu n b nguyên v t li u và qu n lý nguyên v t li u, và các kho n CP phát sinh cho khâu chu n b này tính vào âu?

ây là m t v n c n ph i làm rõ, n u không các nhà qu n tr s khó có th bi t

c các kho n CP “thi t h i” phát sinh âu

2.2 c m t ch c s n xu t

XN c phép chuyên sâu s n xu t bao bì g , ch bi n g các lo i ra s n

ph m ph c v tiêu dùng và xu t kh u theo n t hàng c a các i tác; XN

c xu t yêu c u nh p kh u v t t , nguyên li u, máy móc, thi t b c n thi t

ph c v yêu c u phát tri n s n xu t, kinh doanh theo k ho ch c giao Quy trình công ngh s n xu t t i XN t ng i n gi n Chu k s n xu t c a s n

ph m ng n, khép kín Quy trình s n xu t s n ph m g t i XN c mô t qua s

2 và có th chi ti t thành các b c nh sau:

c 1 – Xác nh giá c , lên h p ng và chu n b nguyên v t li u

-c 2 - Ti n hàng s n xu t s n ph m theo quy -cá-ch

c 3 - Ki m tra ch t l ng SP và nghi m thu

c 4 – Giao hàng cho khách hàng

Quy trình công ngh s n xu t t ng i n nh nh trên giúp XN n

gi n h n trong vi c thi t l p h th ng tính giá thành theo công vi c Thêm vào

ó, quy trình này c ng giúp cho XN d dàng xác nh c i t ng t p h p

CP Tuy nhiên, h n ch c a quy trình này là ch a phân tách rõ ràng ch c n ng

a t ng b ph n u này gây khó kh n cho công tác tính CPKD; ó là, có s

ch ng chéo ch c n ng gi a b ph n nghi p v v i phòng tiêu th do Phó giám

c kinh doanh qu n lý khâu tính toán nh m c NVL, ti n l ng, và xác nh giá bán và sau khi khách hàng ký h p ng thì b ph n nào ch u trách nhi m chu n b NVL (ch a có s phân tách rõ ràng nhi m v ) Nh v y, khi tri n khai tính CPKD c n xem xét và phân tách ch c n ng, nhi m v c th cho t ng b

ph n

2.3 Th c tr ng công tác tính chi phí tài chính t i Xí nghi p

Phân tích th c tr ng công tác tính chi phí tài chính t i Xí nghi p cho phép rút ra k t lu n sau:

Th nh t, nh ng n i dung tính toán th c hi n t i Xí nghi p m i ch

c ghi nh n s ki n, ch a t ng h p thành các thông tin ph c v yêu c u

qu n lý và yêu c u l p k ho ch Th t v y, các ph n tính CPTC c a XN ti n hành m t cách n l , ch a có cái nhìn t ng quan H n th n a, t i XN ch có khái ni m t p h p CPSX và tính giá thành s n ph m mà ch a có tính CPKD C

th là:

* i v i kho n m c chi phí nguyên v t li u tr c ti p:

XN m i ch tính c CPTC s d ng NVL (vì: Giá nh p là giá hoá n; Giá xu t c ng là giá hoá n) mà ch a tính c CPKD s d ng NVL (giá ánh giá là giá tính toán) Ti p n, XN ch a l p c b ng phân b chi ti t v CPKD s d ng NVL cho t ng b ph n mà m i d ng m c tính chung cho toàn XN Cu i cùng, ph n l n SPSX theo n t hàng nên XN ch a ch ng

c công vi c kinh doanh, ch a có khâu lên k ho ch mua vào, ch a khai thác

c th tr ng m i

2 Quy trình công ngh s n xu t s n ph m t i XN

* i v i kho n m c chi phí nhân công tr c ti p:

Do ch ph c v cho tính CPSX nên các kho n trích theo l ng c a XN ch tính 19% qu l ng c b n vào CPSP (trong ó: BHXH: 15%; BHYT: 2%;

YÊU C U SX XÁC NH GIÁ C

NH N N T HÀNG LÊN H P NG

CHU N B NVL

N XU T CHI TI T

N PH M THEO QUY CÁCH

P RÁP, HOÀN THI N SP

KI M TRA CH T

NG S N PH M VÀ NGHI M THU

GIAO HÀNG

KPC : 2%, cách tính này ch ph c v cho l p báo cáo tài chính) Trên th c t CPKD b o hi m b ng 23% qu l ng c b n

* i v i kho n m c chi phí s n xu t chung:

toán ch t p h p lo i CP này t ng tháng theo các ch ng t nh n c

i phân b cho các SPSX trong tháng ó mà ch a ánh giá c lo i CP ó do

ph n nào s d ng Vì th , không ánh giá c chính xác b ph n nào s

ng có hi u qu và b ph n nào s d ng ch a hi u qu , do ó c ng ch a a ra

c bi n pháp kh c ph c cho nh ng t n t i ó H n th n a, CPSXC t ng thì giá thành t ng, l i nhu n gi m và gi m s c c nh tranh i v i các SP cùng lo i trên th tr ng Nguyên nhân ch y u c a h n ch này là ch : t ch c b máy

qu n tr và quy trình s n xu t t i XN ch a c phân tách rõ ràng v ch c n ng

và nhi m v

Th hai, công tác tính giá thành và xác nh giá bán SP t i XN còn nhi u

t c p M c dù công tác xác nh giá bán t i XN d a trên c s CP nh ng XN

ch a a ra c cách tính c th , rõ ràng mà ph n nhi u ph thu c vào kinh nghi m ch quan c a ng i làm công tác nh m c và tính giá thành Nguyên nhân là:

- Cán b XN ch a áp ng c yêu c u ra k c v s l ng và ch t

ng XN ch a có phòng k toán riêng mà g i chung là phòng nghi p v ; do

y nhân viên k toán ph i kiêm nhi m nhi u nhi m v , không có nhân viên chuyên trách t ng m ng riêng

- SP truy n th ng c a XN là SP b ng g , nh ng ch a có SP nào ng ký tiêu chu n ch t l ng c nh tranh trên th tr ng Chính u này làm cho k

ho ch SX c a XN r t b ng, ph thu c hoàn toàn vào khách hàng (có tháng khai thác c nhi u n hàng thì ph i t ch c SX c ngày l n êm; còn tháng

nào ít n hàng công nhân ph i ngh vi c không l ng) Nh v y, k ho ch SX

ph p phù làm nh h ng tr c ti p n CP c nh trên m t SP, d n n giá thành

SP t ng gi m th t th ng làm khó kh n cho vi c u ch nh giá bán

Th ba, XN không có qu ti n l ng tr cho ngh phép, l , m au; không có qu ti n l ng d phòng m t vi c; không có qu CP s a ch a l n TSC mà ch t p h p s ngày ngh phép, l , m r i chuy n v Công ty Trên

th c t , XN v n tr l ng ngh phép cho CBCNV, v n ti n hành s a ch a l n TSC hàng n m u này d n n vi c t p h p CP t i XN ch a y , v n còn “b sót” hay “chôn” ph n CP ó sang kho n m c CP khác

3 Gi i pháp tri n khai tính chi phí kinh doanh t i Xí nghi p s n xu t bao bì

xu t kh u

nh ng phân tích th c tr ng nh trên, lu n v n xu t các gi i pháp tri n khai tính chi phí kinh doanh t i Xí nghi p s n xu t bao bì xu t kh u nh sau:

t là xây d ng mô hình tính CPKD XN s n xu t bao bì xu t kh u có

quy mô v a, có h th ng qu n lý theo t ng b ph n nên n i dung tính CPKD

c xây d ng theo h ng cung c p thông tin nh l ng v tình hình kinh t -tài chính theo t ng b ph n ph c v ho ch nh, t ch c th c hi n, ki m tra

và ra quy t nh c a t ng nhà qu n lý t ng c p qu n tr N i dung mô hình tính CPKD bao g m nh ng lý lu n và nghi p v k thu t c b n sau:

+ Phân lo i chi phí kinh doanh theo tiêu th c thích h p + Hình thành các m chi phí trong Xí nghi p

+ Tính, t p h p, phân b và xây d ng b ng tính chi phí kinh doanh theo m

Hai là ti n hành xây d ng ph ng pháp xác nh giá bán d a trên c s CPKD Ngoài vi c d a trên c s giá thành s n xu t, quy t c t i a hoá l i nhu n, giá c còn b chi ph i b i quy lu t cung c u, các th l c th tr ng, s

nh tranh, và t t nhiên trong nhi u tr ng h p, còn l thu c vào quy nh c a

lu t pháp Xác nh giá bán cho m t s n ph m hàng hoá d ch v vì th tr nên là

t quy t nh quan tr ng y khó kh n mà các nhà qu n tr ph i i m t Gi i pháp nêu trên giúp XN xây d ng c mô hình tính CPKD và t các s li u ó

XN xác nh c giá bán theo ph ng pháp c ng thêm vào CPKD

Ba là xác l p và c i ti n n i dung, m i quan h trong công tác k toán hi n

nay th c hi n c gi i pháp này XN c n làm t t nh ng công tác sau:

+ T ch c và hoàn thi n quy trình SX m t cách h p lý, linh ho t; t ng

c xây d ng và hoàn thi n h th ng qu n lý ch t l ng SXKD

+ Xác l p h th ng qu n lý SXKD và nh h ng phát tri n h th ng qu n

lý SXKD làm c s cung c p thông tin cho b ph n k toán b i b ph n này

có th xác nh ki m soát, ánh giá giá thành SP, ch y u là giá thành SP c a

ng quá trình SX

n là t ch c b máy tính CPKD và ng i làm tính CPKD Gi i pháp này c xây d ng theo lu t nh (c th ã có Thông t s 53/2006/TT-BTC

ng d n c th )

T LU N Ngày nay n n kinh t Vi t Nam ang chuy n ng v n hành theo c

ch kinh t th tr ng H th ng k toán Vi t Nam ang c chuy n i phù

p v i c ch kinh t th tr ng, thông l và chu n m c k toán qu c t Vi c