Hoàn thiện kiểm soát chi thường xuyên tại cục dự trữ nhà nước khu vực bình trị thiên

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ LÊ LY LY HỒN THIỆN KIỂM SỐT CHI THƢỜNG XUN TẠI CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƢỚC KHU VỰC BÌNH TRỊ THIÊN TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ C u nn M s n K to n 8.34.03.01 Đ Nẵn , 2021 Cơn trìn đƣợc o n t n TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG N ƣời ƣớn dẫn k oa ọc PGS.TS Hoàng Tùng - Phản biện 1: GS TS Trương Bá Thanh - Phản biện 2: PGS TS Phan Thanh Hải Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ Kế toán họp Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 20 tháng năm 2021 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin – Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng MỞ ĐẦU Tín cấp t i t đề t i Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13, “KSNB việc thiết lập tổ chức thực nội đơn vị kế toán chế, sách, quy trình, quy định nội phù hợp với quy định pháp luật, nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro đạt yêu cầu đề ra” Để sử dụng có hiệu nguồn lực tài nhà nước đơn vị hành nghiệp (HCSN) việc quản lý, kiểm sốt khoản chi có vai trò quan trọng việc thực chức năng, hiệu hoạt động Nhà nước Trong năm qua, Tổng cục Dự trữ Nhà nước nói chung đơn vị trực thuộc, có Cục dự Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên thực quản lý chi thường xuyên theo chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm, tạo điều kiện cho đơn vị chủ động sử dụng kinh phí thường xuyên cách hợp lý để hoàn thành nhiệm vụ giao, gắn với trách nhiệm Thủ trưởng đơn vị cán bộ, cơng chức góp phần nâng cao hiệu suất lao động, hiệu sử dụng kinh phí chi thường xuyên, tăng thu nhập cho cán bộ, công chức đơn vị Tuy nhiên, việc giao quyền tự chủ tự chịu trách nhiệm cho đơn vị khoản chi thường xuyên làm bộc lộ yếu việc kiểm soát chi thường xuyên Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên Xuất phát từ yêu cầu cấp thiết lý luận thực tiễn hoạt động Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên, tác giả định chọn đề tài “Hồn thiện kiểm sốt chi thường xun Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ 2 Mục ti u n i n cứu - Tìm hiểu đánh giá thực trạng kiểm soát chi thường xuyên Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên; - Đề xuất giải pháp hồn thiện kiểm sốt chi thường xun Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên Đ i tƣợn v p ạm vi n i n cứu - Đối tượng nghiên cứu: Kiểm soát chi thường xuyên Cục dự trữ quốc gia khu vực Bình Trị Thiên - Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi nội dung: luận văn tập trung vào kiểm soát nội mà hoạt động thủ tục kiểm soát khoản chi thường xuyên NSNN + Phạm vi không gian: Cục dự trữ quốc gia khu vực Bình Trị Thiên + Phạm vi thời gian: thời gian thu thập thơng tin liên quan đến kiểm sốt chi thường xuyên Cục dự trữ quốc gia khu vực Bình Trị Thiên năm 2020 P ƣơn p pn i n cứu Phương pháp quan sát, khám phá vận dụng nhằm tìm hiểu thực trạng cơng tác kiểm soát chi thường xuyên Cục dự trữ nhà nước khu vực Bình Trị Thiên Phương pháp đối chiếu, so sánh giải thích vận dụng để xem xét, đối chiếu dựa vào sở lý thuyết có liên quan để đánh giá ưu điểm, bất cập cơng tác kiểm sốt chi thường xun đơn vị Phương pháp lập luận đối sánh vận dụng để đánh giá biện luận nhằm đưa giải pháp hồn thiện kiểm sốt chi thường xun Cục dự trữ nhà nước khu vực Bình Trị Thiên Thông tin số liệu thu thập luận văn nguồn thông tin số liệu thứ cấp có liên quan đến cơng tác kiểm sốt chi thường xuyên NSNN Cục dự trữ nhà nước khu vực Bình Trị Thiên, bao gồm: số liệu khoản chi, thủ tục kiểm sốt chi thường xun, mơi trường kiểm soát liên quan đến chi thường xuyên, thông tin chi tiết, tổng hợp báo cáo dự tốn, báo cáo tiến độ, tốn… có liên quan đến công tác chi thường xuyên đơn vị Ý n ĩa t ực tiễn đề t i Kết thực đề tài có ý nghĩa việc giúp thân hệ thống hệ thống lý luận hệ thống kiểm sốt nội nói chung kiểm sốt chi đơn vị hành nghiệp nói riêng Giúp thân vận dụng phương pháp nghiên cứu khoa học để đánh giá thực trạng đề xuất giải pháp liên quan đến hồn thiện kiểm sốt chi thường xun Cục dự trữ nhà nước khu vực Bình Trị Thiên Luận văn nguồn tham khảo quan trọng cho đơn vị việc triển khai biện pháp kiểm soát chi thường xuyên cách có hiệu Tổn quan t i liệu Kiểm soát chi NSNN đề tài mang tính thời sự, đặc biệt giai đoạn nay, việc cải cách hành lĩnh vực tài cơng diễn cách mạnh mẽ Trong thời gian qua có nhiều nghiên cứu tập trung nhận diện, đánh giá đưa giải pháp cho cơng tác kiểm sốt chi đơn vị HCSN Cụ thể như: Phan Tuấn Anh (2011), Nguyễn Quang Hưng (2015), Hoàng Minh Thắng (2018), Phạm Thị Tươi (2018), Nguyễn Thị Thảo Linh (2019), Trần Thị Liên (2015), Những nghiên cứu kể nguồn tài liệu quý giá giúp cho đơn vị hành nghiệp việc hồn thiện kiểm sốt chi thường xuyên đơn vị hành nghiệp Tuy nhiên, đơn vị, tổ chức có đặc thù riêng liên quan đến khoản chi thường xuyên, mặt khác, nghiên cứu kể chưa có nghiên cứu tập trung nghiên cứu Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên Vì vậy, luận văn tập trung nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kiểm soát chi thường xuyên Cục dự trữ Nhà nước Khu vực Bình Trị Thiên B cục đề t i Ngoài phần mở đầu kết luận, luận văn có kết cấu chương: Chương 1: Cơ sở lý thuyết kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước đơn vị hành Nhà nước Chương 2: Thực trạng kiểm soát chi thường xuyên Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát chi thường xuyên Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên CHƢƠNG I CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT CHI THƢỜNG XUYÊN NGÂN SÁCH NHÀ NƢỚC TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH NHÀ NƢỚC 1.1 NGÂN SÁCH NHÀ NƢỚC VÀ CHI NGÂN SÁCH NHÀ NƢỚC 1.1.1 Cơ quan n c ín n 1.1.2 N ân s c n n nƣớc nƣớc v n uồn kin p í n ân s c nƣớc 1.1.3 Chi ngân sác n nƣớc 1.2 CHI THƢỜNG XUYÊN VÀ KIỂM SOÁT CHI THƢỜNG XUYÊN NSNN 1.2.1 C i t ƣờn xu n NSNN a Khái niệm phân loại chi thường xuyên NSNN Chi thường xuyên chi NSNN cho nhu cầu thiết yếu hàng năm nhà nước tổ chức nhà nước đảm bảo kinh phí hoạt động Các khoản chi thường xuyên từ NSNN khoản chi nhằm trì hoạt động nhà nước, khơng thể trì hỗn b Đặc điểm chi thường xuyên 1.2.2 K i qu t kiểm so t c i t ƣờn xu n NSNN a Kiểm soát kiểm soát chi thường xuyên NSNN b Ngun tắc cơng tác kiểm sốt chi thường xuyên NSNN c Yêu cầu công tác kiểm sốt chi thường xun NSNN d Khn khổ pháp lý 1.2.3 Một s u t li n quan đ n kiểm so t nội tron đơn vị HCSN 1.2.4 Nội dun kiểm so t c i t ƣờn xu n NSNN a Quy trình tổ chức thực dự tốn chi thường xun NSNN - Quy trình thực dự toán chi thường xuyên + Căn vào dự tốn NSNN giao, tiến độ triển khai cơng việc điều kiện chi ngân sách, thủ trưởng đơn vị định chi gửi KBNN nơi giao dịch, kèm theo tài liệu cần thiết theo quy định + KBNN kiểm tra tính hợp pháp tài liệu đơn vị sử dụng ngân sách gửi, thực việc tốn có đủ điều kiện quy định + Việc toán thực theo nguyên tắc trực tiếp từ KBNN cho người hưởng Đối với khoản chi chưa có điều kiện tốn trực tiếp, KBNN tạm ứng cho đơn vị sử dụng ngân sách để chủ động chi theo dự toán giao, sau tốn với Kho bạc theo nội dung, thời hạn quy định - Tổ chức thực dự toán chi thường xuyên Căn tổ chức thực dự toán dự toán chi thường xuyên, thời gian tổ chức thực dự toán chi thường xuyên tính từ ngày 01 tháng đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch b Nội dung công tác kiểm soát chi thường xuyên - Kiểm soát theo hình thức chi trả từ NSNN + Hình thức rút dự toán NSNN + Kiểm soát chi trả theo hình thức lệnh chi tiền - Kiểm sốt phương thức chi trả khoản chi NSNN - Kiểm soát điều kiện chi trả toán + Các khoản chi phải có dự tốn giao + Các khoản chi phải chế độ, tiêu chuẩn định mức chi + Các khoản chi phải thủ trưởng đơn vị người uỷ quyền chuẩn chi + Các khoản chi phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp pháp, hợp lệ theo quy định CHƢƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI THƢỜNG XUYÊN TẠI CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƢỚC KHU VỰC BÌNH TRỊ THIÊN 2.1 KHÁI QUÁT VỀ CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƢỚC KHU VỰC BÌNH TRỊ THIÊN 2.1.1 Giới t iệu Cục dự trữ N nƣớc k u vực Bìn Trị T i n 2.1.2 C ức năn , n iệm vụ v qu ền ạn Cục dự trữ N nƣớc k u vực Bìn Trị T i n 2.1.3 Tổ c ức quản lý Cục dự trữ N nƣớc k u vực Bìn Trị T i n a Sơ đồ tổ chức máy quản lý Cơ cấu tổ chức máy Cục dự trữ Nhà nước Khu vực Bình Trị Thiên thể qua Sơ đồ 2.1 theo mơ hình trực tuyến chức năng, gồm Cục Trưởng, Phó Cục trưởng, phịng ban chi cục trực thuộc b Sơ đồ tổ chức máy kế toán Tổ chức máy kế toán Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên tổ chức theo mơ hình trực tuyến, chức c Quy mô cấu đội ngũ cán bộ, công chức Các Chi cục Dự trữ đơn vị trực thuộc Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên đóng địa bàn 03 tỉnh Quảng Bình, Quảng Trị Thừa Thiên Huế, gồm có Chi cục Dự trữ Nhà nước 2.1.4 Cơ c quản lý t i c ín Cục dự trữ N k u vực Bìn Trị T i n nƣớc a Cơ chế phân cấp quản lý nguồn vốn, phí nhập xuất, bảo quản Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên đơn vị dự tốn cấp trực thuộc Tổng cục Dự trữ Nhà nước Kinh phí hoạt động Tồng cục Dự trữ Nhà nước giao dự tốn hàng năm thơng qua Kho bạc Nhà nước tỉnh Quảng Bình Tổng mức dự tốn giao hàng năm sở kế hoạch nhiệm vụ nhập xuất, cứu trợ, viện trợ năm, định mức, biên chế tổng quỹ lương hàng năm Tổng cục Dự trữ Nhà nước phê duyệt b Tổ chức máy quản lý tài Bộ máy quản lý tài Cục Dự trữ nhà nước khu vực Bình Trị Thiên gồm: Phịng Tài kế tốn thuộc Cục Dự trữ nhà nước khu vực Bình Trị Thiên Bộ phận Tài vụ quản trị thuộc Chi cục Dự trữ nhà nước trực thuộc c Công tác kế hoạch nguồn vốn DTQG Căn vào kế hoạch nhập xuất hàng DTQG năm trình Tổng Cục Dự trữ Nhà nước Tổng cục Dự trữ Nhà nước phê duyệt Phịng Tài kế tốn triển khai phân bổ giao dự toán cho đơn vị trực thuộc từ đầu năm để đơn vị chủ động triển khai thực nhiệm vụ d Công tác lập phân bổ dự toán chi NSNN Đối với kinh phí hoạt động quản lý hành hoạt động quản lý quỹ dự trữ quốc gia: định giao tiêu hàng năm Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên sở dự toán chi NSNN Tổng cục Dự trữ Nhà nước giao Cục phân bổ giao dự toán cho Văn phòng Cục đơn vị trực thuộc, đồng thời gửi Quyết định giao dự toán qua kho bạc để thơng báo kiểm sốt chi theo quy định 10 Sơ đồ 2.3 Qu trìn kiểm so t c c k oản c i n ân s c n nƣớc t eo ìn t ức rút dự to n Cục dự trữ N nƣớc k u vực Bìn Trị T i n b Tổ chức thực dự toán chi thường xuyên Việc tổ chức thực dự toán chi thường xuyên Cục dự trữ nhà nước khu vực Bình Trị Thiên thực theo quy trình xác lập Cục trưởng kí ban hành thực theo đạo Tổng cục dự trữ Nhà nước theo hướng dẫn KBNN quy trình tốn khoản chi thường xuyên đơn vị hành nghiệp Việc tổ chức thực bao gồm nội dung sau: - Về điều kiện chi - Về Thực kiểm soát chi - Về chứng từ toán thực theo dẫn Kho Bạc nhà nước cấp - Về hình thức chi: Tại Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên, khoản chi thường xuyên sử dụng hình thức rút dự toán - Về phương thức toán qua KBNN: Tại Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên phương thức chi trả thường áp dụng bao gồm: Tạm ứng, Thanh toán tạm ứng, Xuất vật tư Cục dự trữ Nhà nước Khu vực Bình Trị Thiên thực theo luồng luồng nghiệp vụ: Xuất không thu tiền; Xuất bán theo hợp đồng; Xuất bán định 2.2.3 Nội dun côn t c kiểm so t c i t ƣờn xu n Cục dự trữ qu c ia k u vực Bìn Trị T i n a Đánh giá nhận diện rủi ro kiểm soát khoản chi thường xuyên Cục dự trữ quốc gia khu vực Bình Trị Thiên Cơng tác đánh giá rủi ro vài vai trị phận kiểm sốt chi đơn vị chưa coi trọng, công tác đánh giá rủi ro chưa 11 thực Cục Các thủ tục kiểm soát đơn vị bao gồm: kiểm soát tài sản; phân công phân nhiệm; ủy quyền phê chuẩn… b Kiểm soát thủ tục điều kiện chi trả, toán khoản chi thường xuyên NSNN Căn u cầu nhiệm vụ chi, kế tốn nhập thơng tin liệu vào phần mềm kế toán nội bộ, sau tiến hành lập giấy rút dự tốn NSNN kèm theo hồ sơ tốn (bảng kê, chứng từ, hóa đơn) gửi KBNN nơi giao dịch để làm kiểm sốt, tốn theo trình tự: Kế tốn viên lập Kế toán trưởng duyệt  Thủ trưởng đơn vị duyệt  Chuyển hồ sơ qua kho bạc (Quy trình toán, giao nhận hồ sơ thực trực tuyến trang thông tin dịch vụ công điện tử kho bạc nhà nước) Các thủ tục kiểm soát thực xuyên suốt nghiệp vụ chi thường xuyên Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên thể qua Bảng 2.5, cụ thể sau: Bản 2.5 C c t ủ tục kiểm so t đƣợc t ực iện n ằm kiểm so t c i t ƣờn xu n Cục dự trữ N nƣớc k u vực Bìn Trị Thiên Kí iệu t ủ tục kiểm so t KS1 KS2 KS3 KS4 KS5 KS6 TT Diễn iải Kiểm sốt thơng qua Mẫu hồ sơ chứng từ Kiểm sốt thơng qua niêm yết trình tự nghiệp vụ Kiểm sốt thơng qua kiểm tra xét duyệt hồ sơ, chứng từ, kí duyệt Kiểm sốt thơng qua việc phân chia cơng việc, phân quyền nhập liệu xử lí Kiểm sốt thơng qua biện pháp bảo quản, phương tiện bảo vệ tài sản Kiểm sốt thơng qua đối chiếu thông tin quyền truy cập thông tin 12 Kiểm tra chéo Bộ phận giám sát hoạt động Ghi chép phản ánh thông tin nghiệp vụ phần mềm kế tốn, dịch vụ cơng Phân tích đối chiếu với kế hoạch dự tốn KS7 KS8 KS9 KS10 - Chi lương: Chi lương khoản mục chi chiếm tỷ trọng lớn khoản chi thường xuyên Cục dự trữ nhà nước khu vực Bình Trị Thiên Các bước thực cơng tác kiểm soát thực bước tiến trình thực chi lương Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên tiến hành theo Bảng 2.6 Bản 2.6: C c bƣớc t ực iện c i tạm ứn c o n ân vi n tác Cơn việc Trƣ ởn phị ng/ ban (1) Lập Bảng X chấm công (2) Tổng hợp chấm cơng chuyển cho phịng kế tốn (3) Phịng kế tốn tính lương (4) Kiểm tra, kí duyệt bảng lương (5) Nhập phần mềm Kế Phò ng TC HC K to án viê n Th ủ qu ỹ K toán trƣở ng Cục trƣ ởn X Ng ân hà ng Nội dun g kiể m soáta KS1 KS1, KS3 X KS3 X X X KS3 KS4 13 toán nội Dịch vụ Công (6) Gửi hồ sơ chứng từ cho KBNN (7) Nhận tiền từ KBNN (7’) Chi lương (8) Ghi sổ lưu chứng từ X KS6 X X X X KS5, KS7 KS7 KS9 - Chi tạm ứng tiền mặt cho nhân viên công tác: Các khoản toán tạm ứng cho nhân viên công tác số khoản chi phát sinh nhiều Cục địa bàn quản lí Cục rộng khắp tỉnh Quảng Bình, Quảng Trị, Thừa Thiên Huế Các bước thực chi tạm ứng cho nhân viên công tác thực qua Bảng 2.7 - Chi cơng tác phí: Chi cơng tác phí thực nhân viên cơng tác nộp chứng từ đầy đủ hợp lệ cho phịng tài kế tốn Các bước thực thể qua Bảng 2.8 - Chi mua văn phịng phẩm, cơng cụ dụng cụ, vật tư, thiết bị: - Chi toán tiền điện, điện thoại, nước, tiền gửi công văn, đặt báo, xăng xe công vụ… - Chi toán tiền sửa chữa vật tư, tài sản, xe otô (nhỏ lẻ): 2.2.4 Ƣu điểm, ạn c t ƣờn xu n Cục dự trữ N côn t c kiểm so t c i nƣớc k u vực Bìn Trị T i n a Nhận xét mơi trường kiểm sốt nhận diện rủi ro kiểm sốt chi thường xun 14 - Về mơi trường kiểm soát: + Lập dự toán chưa đảm bảo thời gian quy định làm ảnh hưởng công tác tổng hợp dự toán Tổng cục Dự trữ Nhà nước báo cáo Bộ Tài Một số nội dung cịn chưa vào báo cáo phương hướng nhiệm vụ Cục có khoản chi thực tế phát sinh cần nhiều so với dự toán đề chi cơng tác phí, chi sửa chữa vật tư, thiết bị… + Một số nội dung chi lập chưa thuyết minh rõ sở, tính tốn để lập dự tốn nên việc thẩm định cịn gặp nhiều khó khăn + Hệ thống kiểm tra, kiểm sốt đơn vị: Việc kiểm tra kiểm soát khoản chi đơn vị thực chủ yếu phòng tài - kế tốn, kế tốn trưởng thủ trưởng đơn vị Việc cân đối khoản chi thường xuyên giúp cho việc theo dõi kiểm soát chi hiệu quả, đảm bảo thực dự toán kế hoạch đề Các quy định chứng từ điều kiện chi thể qua Quy chế chi tiêu nội đơn vị, đảm bảo thực đầy đủ yêu cầu đề Tuy nhiên xét yếu tố thông tin phục vụ kiểm sốt, thơng tin chứng từ sổ sách kế toán đơn vị nhập liệu thường thiếu hụt chứng từ kiểm soát, chứng từ đánh số không ký hiệu chứng từ gây khó khăn q trình kiểm sốt thơng tin, truy thu kiểm tra chứng từ, … - Về công tác đánh giá nhận diện rủi ro kiểm soát khoản chi thường xuyên Cục dự trữ quốc gia khu vực Bình Trị Thiên Cơng tác đánh giá rủi ro vài vai trò phận kiểm soát chi đơn vị chưa coi trọng, công tác đánh giá rủi ro chưa thực Cục 15 b Về quy trình tổ chức thực dự toán chi thường xuyên Trên thực tế, quy trình đơn vị có số bước lược bỏ việc thực nghiệp vụ kiểm soát nghiệp vụ toán khoản chi với KBNN thường phịng Tài Kế tốn chịu trách nhiệm, bước kí chứng từ đối chiếu, kiểm tra nghiệp vụ hay hoạt động kiểm kê cuối kỳ bị lược bỏ số bước kiểm soát theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, kiểm tra chéo dẫn đến trường hợp thất thoát sai phạm diễn đơn vị c Về tổ chức thực dự toán chi thường xuyên Việc tổ chức hoạt động kiểm tra, kiểm soát chéo nghiệp vụ chi chưa thật coi trọng, bố trí cán kiểm tra giám sát tình hình thực nghiệp vụ chưa quan tâm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm bị vi phạm số khoản mục trọng yếu (kế toán thủ quỹ) d Về kiểm soát thủ tục điều kiện chi trả, toán khoản chi thường xuyên NSNN Ứng với khoản mục chi, có vấn hạn chế phát sinh cụ thể sau: - Chi tiền lương: Về bản, quy trình lương đơn vị tương đối phù hợp chặt chẽ, nhiên kiểm soát cơng lao động bảng chấm cơng phịng ban phận tập hợp quản lí ngày cơng cịn cơng cán nhân viên chưa kiểm soát - Chi tạm ứng tiền mặt cho nhân viên công tác: Tại Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên việc tạm ứng thường thực cá nhân công tác có định việc cơng tác Đa số khoản tạm ứng thực 16 chế độ, trình tự thủ tục nhanh chóng, rõ ràng Tuy nhiên, việc tốn tạm ứng cán công tác thực tế gặp số vấn đề chồng chéo việc xử lí giấy tờ Người cơng tác cần làm lại toàn hồ sơ giấy tờ khi tạm ứng bổ sung thêm thủ tục giấy tờ toán giấy đường, giấy đề nghị toán, vé tàu xe, … Nguyên nhân việc thủ tục rườm rà người phụ trách kiểm soát tạm ứng khác với nhân viên kế toán phụ trách toán tạm ứng - Chi cơng tác phí: Việc kiểm sốt khoản chi cơng tác phí thường có kiểm tra giám sát phịng ban chứng từ quản lí, chứng từ toán qua phận kế tốn thơng thường có đầy đủ chữ kí trưởng phịng ban văn định cử công tác trước đi, cịn cơng tác tốn khơng có xác nhận kiểm tra phịng ban quản lí cán - Chi mua văn phịng phẩm, công cụ dụng cụ, vật tư, thiết bị: Việc mua sắm vật tư đơn vị thực theo đề xuất phịng ban, sau trình cho phịng Kế hoạch tiến hành kiểm tra rà sốt Tuy nhiên, việc lựa chọn đơn vị cung ứng tiến hành mua sắm thơng thường phịng Kế tốn tiến hành tốn ln, thủ tục kiểm soát liên quan đến kiểm tra chéo chưa thực - Chi toán tiền điện, điện thoại, nước, tiền gửi công văn, đặt báo, xăng xe công vụ… Đối với khoản toán tiền dịch vụ điện, nước, điện thoại,… Cục dự trữ nhà nước khu vực Bình Trị Thiên chủ yếu tốn cho bên thứ ba, khơng có tham gia 17 bên liên quan trình kiểm sốt đảm bảo tốn đầy đủ chế độ Việc hạch toán thực định kỳ dễ dàng đối chiếu kiểm tra, hạn chế sai sót q trình thực nhiệm vụ chi CHƢƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN KIỂM SỐT CHI THƢỜNG XUN TẠI CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƢỚC KHU VỰC BÌNH TRỊ THIÊN 3.1 HỒN THIỆN MƠI TRƢỜNG KIỂM SỐT VÀ NHẬN DIỆN RỦI RO KIỂM SOÁT CHI THƢỜNG XUYÊN TẠI CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƢỚC KHU VỰC BÌNH TRỊ THIÊN 3.1.1 Ho n t iện c c u t môi trƣờn kiểm so t - Hoàn thiện sơ đồ tổ chức máy quản lý đơn vị, nhằm xác lập mối quan hệ đạo phù hợp, tạo điều kiện cho công tác kiểm soát chi thường xuyên diễn cách thuận lợi Hiện theo sơ đồ tổ chức máy quản lí thể qua sơ đồ 2.1 (phịng Tổ chức Hành thiết lập) thấy quan hệ đạo thể chủ đạo sơ đồ, có phịng ban phân chia nhiệm vụ quản lí cho Cục trưởng 02 Phó Cục trưởng, phòng ban phối hợp với Chi cục vấn đề liên quan thuộc thẩm quyền quản lý Cục, nhiên sơ đồ chưa thể rõ mối quan hệ chức phòng ban Chi cục, chưa phản ánh thực trạng đơn vị Sơ đồ tổ chức máy quản lí đề xuất lại Sơ đồ 3.1 - Hoàn thiện số nội dung quy chế chi tiêu nội bộ, tạo điều kiện thuận lợi trình tốn phận tác nghiệp có liên quan (cụ thể: khoản tạm ứng nhân viên công tác, quy trình tốn tạm ứng, thủ tục liên quan đến 18 khoản chi tiền đơn vị ) nhằm chi thường xuyên đúng, tiết kiệm Hiện nay, Cục thực chế độ tự chủ, có khoản chi cần xây dựng lại cho phù hợp với tình hình thực tế đơn vị nhằm tiết kiệm chi - Hồn thiện thơng tin cung cấp cho hoạt động kiểm soát: hệ thống chứng từ (nhập liệu chứng từ) Hệ thống chứng từ Cục thực đánh số phần mềm kế toán nội theo số thứ tự phát sinh nghiệp vụ Do vậy, để thuận lợi cho việc kiểm soát, kiểm tra, đối chiếu số liệu lưu trữ chứng từ, chứng từ nhập liệu phần mềm kế toán nội cần nhập rõ số hiệu chứng từ Ví dụ: phiếu chi số tháng PC01/005, tương tự với chứng từ khác nhằm kiểm soát nghiệp vụ phát sinh đối chiếu theo chứng từ - Hoàn thiện cấu tổ chức máy kế toán: Hiện máy kế toán Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên có chứng kiêm nhiệm bao gồm: Thủ quỹ kế tốn kinh phí dự tốn; Thủ kho (bộ phận quản lí kho trực thuộc Phịng kế hoạch QLHDT, phận kế toán theo dõi vật tư lương thực nhập xuất phân tán theo mục đích sử dụng vật tư lương thực dùng cho hoạt động thường xuyên hay hoạt động khác Việc tách bạch trách nhiệm phân chia nhiệm vụ tiết kiệm kinh phí tuyển thêm người, nhiên việc vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm nghiệp vụ phát sinh rủi ro việc gian lận ghi nhận sai nghiệp vụ Do đó, luận văn đề xuất bổ sung thêm phận thủ quỹ thủ kho trực thuộc quản lí phịng Tài kế tốn để thuận lợi cơng tác thực hiểm kiểm tra kiểm sốt chi thường xun văn phịng Cục 19 - Hồn thiện lập dự toán: Hiện khâu lập dự toán Cục dự trữ nhà nước khu vực Bình Trị Thiên phịng Tài Kế tốn đảm nhiệm, nhiên số nội dung chưa dựa sở dự toán năm trước nhu cầu, nhiệm vụ Cục năm để lập dự toán, gây trình trạng thiếu so với nhu cầu thực tế Do vậy, cơng tác lập dự tốn, cần có họp phận kế tốn với Cục trưởng trưởng phòng ban để xem xét phê duyệt nhanh số nhiệm vụ năm tới, phục vụ cho cơng tác lập dự tốn kinh phí ngân sách nhà nước khoản chi hoạt động thường xuyên Điều hạn chế việc phương hướng nhiệm vụ Cục chưa phê duyệt có hợp lí để lập dự tốn, đảm bảo phù hợp với nhu cầu thực tế Cục - Hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ: Từ tháng năm 2019, Cục Dự trữ nhà nước khu vực Bình Trị Thiên thực chế độ tự chủ tự chịu trách nhiệm số khoản chi, để sử dụng cách có hiệu kinh phí này, địi hỏi Cục phải ban hành quy chế chi tiêu nội phù hợp với điều kiện thực tế đơn vị Tuy nhiên, Quy chế chi tiêu nội chưa cập nhập Điều dẫn đến thực tế phát sinh khoản chi thường hay bị KBNN trả sai lệch so với quy chế chi tiêu nội Gây khó khăn cho cơng tác tốn khoản chi thường xuyên đơn vị Cục cần khẩn trương đề xuất cho tồn Cục góp ý quy chế chi tiêu nội chỉnh sửa bổ sung, phù hợp với quy chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm Cục, đảm bảo theo thực tế khoản chi phát sinh, tránh trường hợp chênh lệch lớn dẫn đến khó khăn q trình thực nhiệm vụ cán công nhân viên Cục dự trữ Nhà nước Khu vực Bình Trị Thiên 20 - Hồn thiện cơng tác phân tích đánh giá nhiệm vụ chi định kỳ Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên: Việc phân tích đánh giá thực dự tốn có hỗ trợ kiểm tra số liệu thường xuyên từ KBNN, việc triển khai nhiệm vụ phân tích tình hình thực nhiệm vụ chi thường xuyên Cục nên phân cơng nhiệm vụ cho Phịng Tài kế tốn thực định kỳ Nếu làm điều này, ban lãnh đạo Cục có thêm nguồn thơng tin có sở khoa học để đánh giá đề xuất giải pháp thực tiết kiệm chi, tăng thu trình thực chế tự chủ 3.1.2 Ho n t iện côn t c n ận diện rủi ro kiểm so t c i thƣờn xu n Công tác nhận diện rủi ro Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên chưa triển khai thực Do vậy, triển khai chế tự chủ, Cục trưởng ban quản lí khơng xác định rủi ro gặp phải làm thất thoát tài sản đơn vị để thiết kế thủ tục kiểm soát phù hợp Do đó, luận văn đề xuất việc đánh giá rủi ro nhận diện rủi ro kiểm soát chi Cục cần tiến hành định kỳ Việc đánh giá rủi ro ban đầu tiến hành phịng ban, sau đến cán nhân viên đơn vị Thông qua báo cáo rủi ro nhiệm vụ khâu mà nhân viên đảm nhiệm, ban quản lí Cục trao đổi thiết kế thủ tục kiểm soát biện pháp kiểm soát nhằm giảm thiểu rủi ro xảy hoạt động kiểm soát chi Một số rủi ro gặp phải khoản chi thường xuyên phát sinh Cục dự trữ nhà nước khu vực Bình Trị Thiên thể qua Bảng 3.1 21 3.2 HỒN THIỆN QUY TRÌNH VÀ THỦ TỤC KIỂM SỐT CHI THƢỜNG XUYÊN TẠI CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƢỚC KHU VỰC BÌNH TRỊ THIÊN 3.2.1 Ho n t iện qu trìn kiểm so t Bổ sung thêm hệ thống kiểm soát đối chiếu quy chế chi tiêu nội từ khâu ban đầu khâu kiểm soát để tránh trường hợp chi sai, chi không quy định, không mục đích, rút ngắn thời gian chi Cụ thể, sơ đồ quy trình kiểm sốt thay đổi theo Sơ đồ 3.3 Căn Quy chế chi tiêu nội + Kế hoạch nhiệm vụ giao Bộ phận phát sinh khoản chi Cục Trưởng Bộ phận kiểm soát chi: Các kế toán viên phần hành 1’ Thủ quỹ Căn Quy chế chi tiêu nội + Kế hoạch nhiệm vụ giao + Dự toán chi Kế toán trưởng Kho Bạc nhà nước (trực tiếp qua TABMIS) Người đơn vị thụ hưởng Sơ đồ 3.3 Đề xuất qu trìn kiểm so t c c k oản c i n ân s c n nƣớc t eo ìn t ức rút dự to n Cục dự trữ N nƣớc k u vực Bìn Trị T i n Bên cạnh quy trình thay đổi, số chức nhiệm vụ phận tham gia vào q trình kiểm sốt chi thường xuyên cần làm rõ: - Đẩy mạnh công tác kiểm soát trực tiếp từ phận quản lí, phát huy vai trị kiểm tra, kiểm sốt triệt để khơng dừng lại hình thức 22 - Tách bạch trách nhiệm phòng Tài kế tốn chức Kế tốn – Thủ quỹ; Kế toán – Thủ kho - Định kỳ, tiến hành đối chiếu kiểm tra nghiệp vụ, nhiệm vụ cần thực hai Phó Cục trưởng để báo cáo lại với Cục trưởng tình hình thực nhiệm vụ chi; - Định kỳ phân tích biến động đánh giá tình hình thực nhiệm vụ chi qua cơng cụ phân tích, ví dụ: phân tích thực với kế hoạch dự tốn chi; phân tích biến động khoản chi tháng so với tháng trước nguyên nhân, dự kiến chi thường xuyên tháng tới nhằm huy động nguồn lực - Bổ sung thêm quy định kiểm soát chi trường hợp phát sinh đột suất nhằm kịp thời, rút ngắn thời gian khoản chi, tạo điều kiện cho hoạt động diễn suôn sẻ - Bổ sung thủ tục kiểm soát số hiệu chứng từ trước hạch toán vào phần mềm dịch vụ Cơng phần mềm kế tốn nội 3.2.2 Ho n t iện t ủ tục kiểm so t c i t ƣờn xu n a Hoàn thiện thủ tục kiểm sốt chi lương Để giảm thiểu rủi khơng kiểm sốt cơng lao động, xem xét lắp hệ thống kiểm soát vân tay cán nhân viên đơn vị, kiểm sốt đầu cơng việc Trưởng phịng ban lập "Bảng phân công công việc" tương ứng với làm việc để giao cho cán nhân viên phịng ban, vừa giúp quản lí cơng, vừa đảm bảo sử dụng nguồn lực hiệu b Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi tạm ứng cho nhân viên cơng tác (bổ sung quy trình kiểm sốt trường hợp số tạm ứng bé thực tế phát sinh) Để giảm thời gian thụ lí hồ sơ, phịng Tài kế tốn nên cử nhân viên phụ trách chung liên quan đến tạm ứng tốn 23 tạm ứng cho cán cơng nhân viên công tác, giảm thiểu thời gian xử lí hồ sơ, ngồi cịn tiết kiệm chi phí in ấn hồ sơ phát sinh khơng cần thiết cho phận c Hoàn thiện chi cơng tác phí Để hồn thiện kiểm sốt chi cơng tác phí, nên đề xuất có xác nhận kí nháy phận quản lí nhân trực tiếp chứng từ nhằm phát huy vai trị kiểm sốt phận quản lí trực tiếp d Hồn thiện chi mua văn phịng phẩm, cơng cụ, dụng cụ, vật tư, thiết bị Với quy trình bước thực này, vai trò phòng Tài Kế tốn tập trung vào thực theo dõi, kiểm tra chứng từ Với hồ sơ toán phận trực tiếp thực (đó phịng Kế hoạch, phối hợp với phịng Tài Kế tốn) Bên cạnh đó, hoạt động cần thơng qua phận giám sát hoạt động để kiểm tra chéo, bao gồm: bước kiểm duyệt hồ sơ (1); Bước kí chuyển chứng từ qua KBNN (6) e Hoàn thiện chi toán tiền điện, điện thoại, nước, tiền gửi công văn, đặt báo, xăng xe công vụ… Đối với khoản mục chi này, cần tập trung vào khâu quản lí tập hợp chứng từ đầu vào tránh bỏ sót khai khống chứng từ so với nghiệp vụ thực tế KẾT LUẬN Từ lí luận kiểm soát chi thường xuyên đơn vị hành nghiệp, đề tài tìm hiểu thực trạng kiểm soát chi Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên, qua thấy khoản chi thường xuyên Cục hầu hết thực theo hình thức rút dự tốn NSNN Tuy nhiên thủ tục kiểm tra, kiểm 24 soát Cục chưa thật quan tâm, dẫn đến số sai sót việc bỏ sót nghiệp vụ, chứng từ phản ánh không liên tục không phân loại, chồng chéo trách nhiệm số chức quy trình kiểm soát Đề tài dựa ưu điểm hạn chế cơng tác kiểm sốt chi thường xuyên Cục dự trữ nhà nước khu vực Bình Trị Thiên để đề xuất số giải pháp hồn thiện cơng tác kiểm sốt chi thường xun Cục, như: tổ chức lại cấu máy, bổ sung số biểu mẫu để ứng dụng công tác nhận diện đánh giá rủi ro kiểm soát chi thường xuyên Cục; thủ tục kiểm soát nên tiến hành bổ sung yếu tố kiểm soát chứng từ, bổ sung phận giám sát hoạt động; bổ sung thêm số thủ tục kiểm soát nhằm phân tán nhiệm vụ kiểm sốt chi cho phịng ban phận, ... trạng kiểm soát chi thường xuyên Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên Chương 3: Một số giải pháp nhằm hồn thiện kiểm sốt chi thường xuyên Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên CHƢƠNG... THƢỜNG XUN TẠI CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƢỚC KHU VỰC BÌNH TRỊ THIÊN 3.1 HỒN THIỆN MƠI TRƢỜNG KIỂM SỐT VÀ NHẬN DIỆN RỦI RO KIỂM SOÁT CHI THƢỜNG XUYÊN TẠI CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƢỚC KHU VỰC BÌNH TRỊ THIÊN 3.1.1... c ín Cục dự trữ N k u vực Bìn Trị T i n nƣớc a Cơ chế phân cấp quản lý nguồn vốn, phí nhập xuất, bảo quản Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên