1. Trang chủ
  2. » Luận Văn - Báo Cáo

Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Chi nhánh Dầu khí Hà Nội

87 316 0
Tài liệu đã được kiểm tra trùng lặp

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

THÔNG TIN TÀI LIỆU

Thông tin cơ bản

Định dạng
Số trang 87
Dung lượng 476,5 KB

Nội dung

Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Chi nhánh Dầu khí Hà Nội

Trang 1

Chơng I

Những vấn đề chung về bán hàng và xác địnhkết quả bán hàng ở doanh nghiệp

1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán bánhàng và xác định kết quả bán hàng

1.1.1 Vị trí vai trò của quá trình bán hàng và xác địnhkết quả bán hàng

Bán hàng là việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá,thành phẩm, dịch vụ cho khách hàng, doanh nghiệp thu đ-ợc tiền hay đợc quyền thu tiền Đó cũng chính là quá trìnhvận động của vốn kinh doanh từ vốn thành phẩm, hàng hoásang vốn bằng tiền và hình thành kết quả hoạt động củadoanh nghiệp.

Ngoài quá trình bán hàng ra bên ngoài, doanh nghiệpcòn có thể phát sinh nghiệp vụ bán hàng trong nội bộdoanh nghiệp theo yêu cầu phân cấp quản lý và tiêu dùngnội bộ.

Theo chuẩn mực kế toán số 14 “ Doanh thu và thu nhập khác”thì bán hàng là bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra và bán hàng hóa mua vào.

Quá trình bán hàng là khâu cuối cùng của quá trìnhtái sản xuất xã hội và cũng là khâu cuối cùng trong toàn bộquá trình hoạt động của doanh nghiệp Sau quá trình bánhàng doanh nghiệp sẽ thu đợc tiền bán hàng hay sẽ phải thuđợc tiền bán hàng Số tiền này dùng để bù đắp các chi phíbỏ ra và hình thành nên kết quả hoạt động sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp.

Việc xác định đầy đủ kết quả bán hàng là thớc đođánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp, là cơ sởđể doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách Nhà n-ớc.

Bên cạnh đó, thông qua quá trình bán hàng và xácđịnh kết quả bán hàng doanh nghiệp có thể nhìn nhậnđợc nhu cầu, thị hiếu tiêu dùng của từng khu vực, đối vớitừng sản phẩm, hàng hoá để từ đó có thể xây dựng đợcchiến lợc kinh doanh hợp lý cũng nh có những biện pháptích cực để đẩy mạnh quá trình tiêu thụ sản phẩm, nângcao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

Trần Thị Thu Thủy

Trang 2

Nh vậy, quá trình bán hàng và xác định kết quả bánhàng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với sự tồn tại vàphát triển của doanh nghiệp, giữa chúng có mối quan hệ t-ơng quan mật thiết với nhau Kết quả bán hàng là mụcđích cuối cùng của doanh nghiệp còn bán hàng là phơngtiện hữu hiệu để thực hiện đợc mục đích đó Nó đòi hỏicác nhà quản trị doanh nghiệp cần phải có cái nhìn sâusắc về quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàngnhằm xác định hớng đi đúng đắn nhất cho doanhnghiệp Có tổ chức tốt quá trình bán hàng và xác địnhkết quả bán hàng, doanh nghiệp mới tiếp tục hoạt động sảnxuất kinh doanh bình thờng, đồng thời có điều kiện đểmở rộng sản xuất, chiếm lĩnh những thị trờng mới.

1.1.2 Yêu cầu quản lý đối với quá trình bán hàng và xácđịnh kết quả bán hàng

Tiến trình hội nhập kinh tế thế giới và khu vực đãđặt các doanh nghiệp trớc rất nhiều cơ hội nhng đồngthời khó khăn thử thách cũng không ngừng tăng lên Để thựchiện hoạt động bán hàng đạt hiệu quả cao, đáp ứng đợcnhu cầu của sản xuất, tiêu dùng, đời sống xã hội và khôngngừng nâng cao lợi nhuận, doanh nghiệp cần phải quản lýchặt chẽ quá trình bán hàng và xác định kết quả bánhàng theo các yêu cầu sau:

Thứ nhất, quản lý sự vận động và số hiện có của từng

loại sản phẩm, hàng hoá theo chỉ tiêu số lợng, chất lợng,chủng loại và giá trị của chúng.

Thứ hai, quản lý chất lợng, cải tiến mẫu mã và xây

dựng thơng hiệu sản phẩm là mục tiêu cho sự phát triểnbền vững của doanh nghiệp.

Thứ ba, tìm hiểu khai thác và mở rộng thị trờng, áp

dụng các phơng thức bán hàng phù hợp và các chính sáchsau bán hàng nhằm không ngừng tăng doanh thu giảm chiphí của các hoạt động.

Thứ t, tính toán, xác định doanh thu bán hàng, doanh

thu thuần tạo cơ sở để xác định chính xác lợi nhuận củadoanh nghiệp.

Thứ năm, quản lý chặt chẽ các chi phí bán hàng, chi

phí quản lý doanh nghiệp nhằm tối đa hoá lợi nhuận.

Trần Thị Thu Thủy

Trang 3

1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quảbán hàng

Để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý về thành phẩm, hànghoá, bán hàng, xác định kết quả bán hàng, phân phối kếtquả kinh doanh, kế toán phải thực hiện đầy đủ các nhiệmvụ sau:

- Phản ánh và ghi chép đầy đủ kịp thời, chính xáctình hình hiện có và sự biến động của từng loại hàng hoá,thành phẩm theo từng chỉ tiêu số lợng, chất lợng, giá trị,chủng loại.

- Phản ánh và ghi chép đầy đủ kịp thời chính xác cáckhoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và đônđốc các khoản phải thu của khách hàng.

- Phản ánh và tính toán chính xác kết quả bán hàng,giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nớc vàtình hình phân phối lợi nhuận.

- Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lậpBáo cáo tài chính và định kỳ phân tích hoạt động kinh tếliên quan đến quá trình bán hàng, xác định và phân phốikết quả.

Trần Thị Thu Thủy

Trang 4

1.2 Những vấn đề cơ bản về bán hàng và xác địnhkết quả bán hàng

1.2.1 Phơng thức bán hàng

Quá trình bán hàng là quá trình thực hiện quan hệtrao đổi thông qua phơng tiện thanh toán để thực hiệngiá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm, hàng hoá dịch vụcho khách hàng, còn khách hàng phải trả cho doanh nghiệpmột khoản tơng đơng với giá bán của sản phẩm, hàng hoá,dịch vụ đó theo giá đã quy định hoặc theo thoả thuậngiữa hai bên.

Nói cách khác, bán hàng chính là việc chuyển giaoquyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã thực hiệncho khách hàng đồng thời đã thu đợc tiền hoặc đợc quyềnthu tiền.

Trong các chính sách về bán hàng thì phơng thức bánhàng có ý nghĩa cực kỳ quan trọng Phơng thức bán hàngcó ảnh hởng trực tiếp đến việc sử dụng các tài khoản kếtoán phản ánh tình hình xuất kho thành phẩm, hàng hoá,đồng thời có tính chất quyết định đối với việc xây dựngthời điểm bán hàng, tình hình doanh thu bán hàng vàtiết kiệm chi phí bán hàng, từ đó nâng cao hiệu quả hoạtđộng hoạt động sản xuất kinh doanh.

Hiện nay, cac doanh nghiệp thờng áp dụng hai phơngthức bán hàng sau:

1) Phơng thức giao hàng trực tiếp

Theo phơng thức này doanh nghiệp giao hàng trựctiếp tại kho của doanh nghiệp cho khách hàng Khi giaohàng xong, ngời mua ký xác nhận vào chứng từ bán hàng,khi đó đã hội tụ đầy đủ các điều kiện ghi nhận doanhthu, số hàng đó đợc xác định là tiêu thụ không kể ngờimua đã thanh toán hay chỉ chấp nhận thanh toán số hàngđã chuyển giao.

Phơng thức này gồm có các trờng hợp cụ thể sau:

- Bán hàng thu tiền ngay: Sau khi nhận hàng, bên mua phải thanh toán ngay tiền hàng cho doanh nghiệp bán.

- Bán chịu: Trong trờng hợp này, bên bán giao hàng chobên mua nhng bên mua không trả tiền ngay mà trả tiền saumột thời hạn đã thoả thuận.

Trần Thị Thu Thủy

Trang 5

Khi nền sản xuất và lu thông hàng hoá ngày càng pháttriển thì việc bán chịu có xu hớng ngày càng tăng để tạora sự hấp dẫn thu hút khách hàng, tăng doanh thu Tuynhiên, bán chịu cũng có nhợc điểm là doanh nghiệp bịchiếm dụng vốn và có khả năng mất vốn.

- Bán trả góp : Là phơng thức bán hàng thu tiền nhiềulần Ngời mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểmmua Số tiền còn lại ngời mua chấp nhận thanh toán dần ởcác kỳ tiếp theo và phải chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định.Thông thờng số tiền trả ở các kỳ tiếp theo bằng nhau trongđó bao gồm một phần doanh thu và phần lãi trả chậm.

2) Phơng thức gửi hàng đi bán

Theo phơng thức này, định kỳ doanh nghiệp phảigửi hàng cho khách hàng trên cơ sở thoả thuận trong hợpđồng mua bán giữa hai bên và giao hàng tại địa điểm đãquy định trong hợp đồng Khi xuất kho gửi đi, hàng gửi đivẫn thuộc quyền quản lý, sở hữu hoặc kiểm soát cuadoanh nghiệp, cha đủ điều kiện ghi nhân doanh thu Khiđại lý đã bán đợc hàng hoặc ngời mua đã nhận đợc hàng,thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàngthì doanh nghiệp mới đợc quyền xác định đã tiêu thụ vàhạch toán doanh thu bán hàng.

Phơng thức này đợc chia thành hai trờng hợp:- Gửi hàng đợc chấp nhận thanh toán ngay:

Trong trờng hợp này doanh nghiệp chuyển hàng chobên mua thep địa điểm đã ghi trong hợp đồng, số hàngchuyển đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp Khibên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì sốhàng đợc xác định là tiêu thụ Doanh thu đợc ghi nhận.

- Gửi hàng cho các đại lý ký gửi:

Theo phơng thức này doanh nghiệp (bên giao đại lý)xuất hàng cho bên nhận đại lý ký gửi (bên đại lý) để bán.Bên đại lý sẽ đợc hởng thù lao đại lý dới hình thức hoa hồngđại lý hay chênh lệch giá Chỉ khi nào đại lý bán đợc hàng,lập báo cáo, lập giấy nộp tiền về doanh nghiệp thì mới đợcghi nhận doanh thu.

Ngoài các phơng thức bán hàng nh đã trình bày chủyếu trên đây, trong thực tế tại các doanh nghiệp còn có

Trần Thị Thu Thủy

Trang 6

các phơng thức bán hàng khác cụ thể nh: Phơng thức bánbuôn, phơng thc bán lẻ

1.2.2 Doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu1.2.2.1 Doanh thu bán hàng

 Khái niệm và nội dung của doanh thu

Doanh thu là tổng lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu ợc trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuấtkinh doanh thông thờng của doanh nghiệp góp phần làmtăng vốn chủ sở hữu.

đ-Doanh thu đợc xác định theo giá trị hợp lý của cáckhoản đã thu đợc hoặc sẽ thu đợc Đó là: giá trị tài sản cóthể trao đổi một cách tự nguyện giữa các bên có đầy đủhiểu biết trong sự trao đổi ngang giá Theo quy định hiệnhành:

- Đối với các doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơngpháp khấu trừ: doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ làtoàn bộ tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ (cha có thuếGTGT) bao gồm cả phụ thu, phí thu thêm ngoài giá bán(nếu có) mà doanh nghiệp đợc hởng.

- Đối với doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế GTGTtheo phong pháp trực tiếp: doanh thu bán hàng và cung cấpdịch vụ là toàn bộ tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ và phíthu thêm (nếu có) mà doanh nghiệp đợc hởng (tổng giáthanh toán bao gồm cả thuế GTGT)

Theo chuẩn mực số 14 “ Doanh thu và thu nhập khác”thì doanh thu bán hàng là doanh thu do bán sản phẩm màdoanh nghiệp sản xuất ra và bán hàng hoá mua vào.

 Nguyên tắc ghi nhận doanh thu

Theo chuẩn mực số 14, doanh thu bán hàng đợc ghinhận khi thỏa mãn đồng thời 5 điều kiện sau:

1 Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợiích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoácho ngời mua.

2 Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lýhàng hóa nh ngời sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soáthàng hoá.

3 Doanh thu đợc xác định tơng đối chắc chắn.

Trần Thị Thu Thủy

Trang 7

4 Doanh thu đã đợc hoặc sẽ thu đợc lợi ích kinh tế từcác giao dịch bán hàng.

5 Xác định đợc chi phí liên quan đến giao dịch bánhàng.

Khi xem xét năm điều kiện ghi nhận doanh thu bánhàng, doanh nghiệp phải lu ý những điểm sau:

Một là, doanh nghiệp phải xác định thời điểm

chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn lion với quyền sởhữu hàng hóa cho ngời mua trong từng trờng hợp cụ thể.Trong hầu hết các trờng hợp, thời điểm chuyển giao phầnlớn rủi ro trùng với thời điểm chuyển giao lợi ích gắn lion vớiquyền sở hữu hợp pháp hoặc quyền kiểm soát hàng hóacho ngời mua.

Hai là, trờng hợp doanh nghiệp vẫn còn chịu phần lớn

rủi ro gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa thì giao dịchkhông đợc coi là hoạt động bán hàng và doanh thu khôngđợc ghi nhận.

Ba là, nếu doanh nghiệp chỉ còn phải chịu một phần

nhỏ rủi ro gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa thì việcbán hàng đợc xác định và doanh thu đợc ghi nhận.

Bốn là, doanh thu bán hàng đợc ghi nhận chỉ khi đảm

bảo là doanh nghiệp nhận đựoc lợi ích kinh tế từ giaodịch Trờng hợp lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng cònphụ thuộc yếu tố không chắc chắn thì chỉ ghi nhậndoanh thu khi yếu tố không chắc chắn này đã xử lý xong.Nếu doanh thu đã đựoc ghi nhận trong trờng hợp cha thuđợc tiền thì khi xác định khoản tiền nợ phải thu này làkhông thu đợc thì phải hạch toán vào chi phí sản xuất kinhdoanh trong kỳ mà không đợc ghi giảm doanh thu Khi xácđịnh khoản phải thu là không chắc chắn thu đợc (nợ phảithu khó đòi) thì phải lập dự phòng nợ phải thu khó đòi màkhông ghi giảm doanh thu Các khoản nợ phải thu khó đòikhi xác định thực sự không đòi đợc thì đợc bù đắp bằngnguồn dự phòng phải thu khó đòi.

Năm là, doanh thu và chi phí liên quan tới cùng một

giao dịch phải đợc ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phùhợp Các chi phí, bao gồm cả chi phí phát sinh sau ngàygiao hàng (nh chi phí bảo hành và chi phí khác), thờng đợcxác định chắc chắn khi các điều kiện ghi nhận doanh thu

Trần Thị Thu Thủy

Trang 8

đợc thỏa mãn Các khoản tiền nhận trớc của khách hàngkhông đợc ghi nhận là doanh thu mà đợc ghi nhận là mộtkhoản nợ phải trả tại thời điểm nhận tiền trớc của kháchhàng Khoản nợ phải trả về số tiền nhận trớc của khách hàngchỉ đợc ghi nhận là doanh thu khi đồng thời thỏa mãn 5điều kiện đã nêu ở trên.

1.2.2.2 Các khoản giảm trừ doanh thu

Theo quy định hiện hành, trong chuẩn mực kế toánsố 14 các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm

- Chiết khấu thơng mại: là số tiền mà doanh nghiệpđã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho ngời mua sản phẩm,hàng hoá, dịch vụ với khối lợng lớn theo thỏa thuận về chiếtkhấu thơng mại đã ghi trong hợp đồng kinh tế mua bánhoặc các cam kết mua bán hàng.

- Trị giá hàng bán bị trả lại: là số tiền doanh nghiệpphải trả lại cho khách hàng trong trờng hợp hàng đã đợc xácđịnh là bán nhng do chất lợng quá kém, khách hàng trả lạisố hàng đó.

- Giảm giá hàng bán: là khoản tiền doanh nghiệp giảmtrừ cho ngời mua do hàng hoá kém phẩm chất sai quy cáchvà lạc hậu so với thị hiếu.

- Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu phảinộp đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thuộc diện chịuthuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu.

- Thuế GTGT đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ bánra của cơ sở nộp thuế theo phơng pháp trực tiếp.

1.2.3 Phơng pháp xác định trị giá vốn hàng bán

Để xác định đúng đắn kết quả bán hàng, trớc hếtcần xác định đúng đắn trị giá vốn hàng bán Trị giá vốnhàng bán là toàn bộ chi phí kinh doanh liên quan đến quátrình bán hàng bao gồm trị giá vốn hàng xuất kho để bán,chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phânbổ cho số hàng đã bán.

1.2.3.1 Trị giá vốn hàng xuất kho để bán

Trị giá vốn hàng bán có thể xác định theo các phơngpháp khác nhau tuỳ thuộc vào đặc điểm hình thành, sựvận động của sản phẩm, hàng hoá trong từng loại hình

Trần Thị Thu Thủy

Trang 9

doanh nghiệp và việc đăng ký phơng pháp tính trị giáthực tế hàng xuất kho của doanh nghiệp.

*Đối với doanh nghiệp sản xuất: Trị giá vốn của hàng

xuất kho để bán hoặc thành phẩm hoàn thành không nhậpkho đa bán ngay chính là giá thành sản xuất thực tế củathành phẩm xuất kho hoặc giá thành sản xuất thực tế củathành phẩm hoàn thành.

Theo chuẩn mực kế toán số 02 “ Hàng tồn kho”, giávốn thực tế của thành phẩm xuất kho đợc xác định bằngmột trong bốn phơng pháp sau:

- Phơng pháp tính theo thực tế đích danh: Theo ơng pháp này, hàng xuất kho thuộc lô hàng nào thì lấyđơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính trị giá vốn thựctế của lô hàng xuất kho.

ph-Phơng pháp này áp dụng với những doanh nghiệp có ítloại mặt hàng hoá hoặc mặt hàng hoá ổn định và nhậndiện đợc đồng thời doanh nghiệp phải theo dõi hàng hoáthành phẩm theo từng lô hàng.

- Phơng pháp bình quân gia quyền:

Theo phơng pháp này, giá trị của từng loại hàng hoátồn kho đợc tính theo giá trị trung bình của từng loại hàngtồn kho tơng tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho đ-ợc sản xuất trong kỳ Giá trị trung bình có thể tính theothời kỳ hoặc mỗi khi nhập một lô hàng về.

- Phơng pháp nhập trớc xuất trớc (FIFO)

Phơng pháp này dựa trên giả định là hàng tồn kho ợc mua trớc hoặn sản xuất trớc thì đợc xuất trớc, và hàngtồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đợc mua hoặc sảnxuất gần thời điểm cuối kỳ Theo phơng pháp này thì giátrị hàng xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập kho ởthời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồnkho đợc tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuốikỳ hoặc gần cuối kỳ.

đ Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO)

Phơng pháp này dựa trên giả định là hàng tồn kho ợc mua sau hoặc sản xuất sau thì đợc xuất trớc, và hàngtồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đợc mua hoặc sảnxuất trớc đó Theo phơng pháp này thì giá trị hàng xuất

đ-Trần Thị Thu Thủy

Trang 10

kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần saucùng, giá trị của hàng tồn kho đợc tính theo giá của hàngnhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho.

* Đối với doanh nghiệp thơng mại.

- Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho để bán đợctính theo một trong bốn phơng pháp đã nêu ở trên.

- Chi phí mua phân bổ cho số hàng đã bán:

Do chi phí mua hàng liên quan đến nhiều chủng loạihàng hoá, liên quan đến cả khối lợng hàng hoá trong kỳ vàhàng hoá đầu kỳ cho nên cần phải phân bổ chi phí muacho hàng đã bán trong kỳ và hàng tồn kho cuối kỳ.

Tiêu chuẩn phân bổ chi phí mua hàng đợc lựa chọnlà:Số lợng, Trọng lợng, Trị giá mua thực tế của hàng hoá.

Công thức tính toán đối với trờng hợp tiêu chuẩn phânbổ là trị giá mua thực tế của hàng hoá nh sau

Chi phímuaphânbổ cho

hàngxuất kho

Chi phí mua củahàng nhập trong

Trị giámua

xuấtbánTrị giá mua của

= Trị giá vốnhàng xuấtkho để

+Chi phí bán hàng và chi phíquản lý doanh nghiệp phânbổ cho số hàng đã bán

Đối với các doanh nghiệp sản xuất có chu kỳ ngắn, doanhnghiệp thơng mại dự trữ hàng hoá giữa các kỳ không có sựbiến động lớn thì chi phí bán hàng và chi phí quản lýdoanh nghiệp phát sinh trong kỳ đợc phân bổ cho toàn bộsố hàng đã bán.

Đối với doanh nghiệp sản xuất có chu kỳ dài, doanhnghiệp thơng mại dự trữ hàng hóa lớn, doanh thu không ổn

Trần Thị Thu Thủy

Trị giá vốn hàng xuất

kho để bán

Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho để bán

Chi phí mua phân bổ cho

hàng đã bán

Trang 11

định, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệpcần phải đợc tính toán phân bổ hợp lý cho số hàng đã bánvà số hàng còn tồn trong kho.

Thờng các doanh nghiệp tiến hành phân bổ chi phíbán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng đã bántheo tiêu chuẩn : trị giá vốn hàng xuất bán

CFBH( CPQLDN)

phân bổcho sốhàng đã

CPBH(CPQLDN) của

hàng tồnđầu kỳ

+ CPBH (CPQLDN)phát sinh trongkỳ

Trị giávốnhàngđã bán

trongkỳTrị giá vốn

hàng tồn khođầu kỳ

+ Trị giá vốn hàngnhập kho trongkỳ

1.2.4 Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 1.2.4.1 Chi phí bán hàng

Trong quá trình bán hàng, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá,dịch vụ, doanh nghiệp phải bỏ ra các khoản chi phí nh chiphí bao gói sản phẩm, bảo quản hàng hoá, chi phí vậnchuyển, tiếp thị, quảng cáo gọi chung là chi phí bán hàng.Có thể nói chi phí bán hàng là chi phí lu thông và chi phítiếp thị phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hànghoá, dịch vụ Chi phí bán hàng có nhiều khoản chi cụ thểvới nội dung và công dụng khác nhau, tuỳ theo yêu cầu quảnlý, có thể phân biệt chi phí bán hàng theo tiêu thức thíchhợp.

Theo quy định hiện hành, chi phí bán hàng củadoanh nghiệp đợc phân thành các loại sau:

- Chi phi nhân viên

- Chi phí vật liệu bao bì- Chi phí dụng cụ, đồ dùng- Chi phí khấu hao TSCĐ

- Chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa- Chi phí dịch vụ mua ngoài

- Chi phí bằng tiền khác

Trần Thị Thu Thủy

Trang 12

Ngoài cách phân loại nh trên, để phục vụ cho yêu cầuquản lý khác, đặc biệt đối với quản trị doanh nghiệp, còncó thể sử dụng cách phân loại theo mối quan hệ giữa chiphí bán hàng với doanh thu bán hàng (phân loại thành chiphí khả biến và chi phí bất biến) hoặc phân loại theo mốiquan hệ giữa chi phí bán hàng với đối tợng tập hợp chi phíbán hàng (phân loại thành chi phía trực tiếp và chi phígián tiếp).

1.2.4.2 Chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí dùngcho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phụcvụ chung khác liên quan đến hoạt động chung của cảdoanh nghiệp.

Theo quy định hiện hành, chi phí quản lý doanhnghiệp đợc phân thành các loại sau:

- Chi phí nhân viên quản lý- Chi phí vật liệu quản lý- Chi phí khấu hao TS CĐ- Thuế, phí và lệ phí- Chi phí dự phòng

- Chi phí dịch vụ mua ngoài- Chi phí bằng tiền khác

Cũng giống nh chi phí bán hàng, chi phí quản lýdoanh nghiệp còn có thể phân loại theo mối quan hệ vớikhối lợng hoạt động, có thể chia ra chi phí bất biến, chi phíkhả biến; phân loại theo mối quan hệ với đối tợng tập hợpchi phí, có thể chia ra thành chi phí trực tiếp và chi phígián tiếp.

Cũng cần phải lu ý một điểm là chi phí quản lý doanhnghiệp là loại chi phí gián tiếp sản xuất kinh doanh, cầnphải đợc lập dự toán và quản lý chi tiêu tiết kiệm.

1.2.5 Xác định kết quả bán hàng

Kết quả bán hàng là kết quả tiêu thụ sản phẩm, kinhdoanh mua bán vật t, hàng hoá, cung cấp thực hiện lao vụdịch vụ Đây là một chỉ tiêu kinh tế quan trọng đánh giáhiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Trần Thị Thu Thủy

Trang 13

trong kỳ, đánh giá khả năng, trình độ quản lý của các nhàquản trị doanh nghiệp và là cơ sở để xác định nghĩa vụphải thực hiện với Nhà nớc.

Để phù hợp và thuận tiện cho việc tổng hợp số liệu lậpcác chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh thì kết quảbán hàng đợc xác định theo trình tự sau

Doanh thu thuần = Doanh thu bán hàng- Các khoảngiảm trừ doanh thu

Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm:+ Chiết khấu thơng mại

+ Giảm giá hàng bán+ Hàng bán bị trả lại

+ Thuế TTĐB, thuế xuất nhập khẩu, thuế GTGT với cơsở nộp thuế theo phơng pháp trực tiếp.

 Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần – Giá vốnhàng bán

Lợi nhuận thuầntừ hoạt động

Trờng hợp doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất dài, sảnphẩm tiêu thụ có biến động lớn giữa các kỳ, chi phí bánhàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cần đợc tính toán,phân bổ cho sản phẩm hàng hoá còn lại cha tiêu thụ cuốikỳ.

1.3 Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác địnhkết quả bán hàng trong điều kiện kế toán trên máyvi tính.

1.3.1 Vai trò, nguyên tắc, yêu cầu tổ chức công tác kế toántrên máy vi tính

Trần Thị Thu Thủy

Trang 14

1.3.1.1 Vai trò của tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính

Kế toán trên máy vi tính là quá trình ứng dụng côngnghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán đáp ứngyêu cầu của các đối tợng sử dụng thông tin Mô hình hệthống thông tin kế toán trên máy gồm đầy đủ các yếu tốcần có của một hệ thống thông tin hiện đại.

Công nghệ thông tin phát triển, các phần mềm kếtoán ra đời đã trợ giúp rất nhiều cho công tác kế toán ở cácdoanh nghiệp đặc biệt là đối với công tác kế toán bánhàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng, bộ phận kếtoán trong doanh nghiệp không còn phải thực hiện mộtcách thủ công một số khâu công việc nh: ghi sổ kế toánchi tiết, sổ kế toán tổng hợp, tổng hợp số liệu lập báo cáokế toán mà chỉ phải thực hiện công việc phân loại, bổsung thông tin chi tiết vào chứng từ gốc, nhập dữ liệu từchứng từ vào máy, kiểm tra, phân tích số liệu trên các sổ,báo cáo kế toán để có thể đa ra các quyết định phù hợp.

1.3.1.2 Nguyên tắc, yêu cầu tổ chức kế toán máy

Để kế toán thực hiện tốt đợc vai trò của mình trongcông tác quản lý, đòi hỏi tổ chức công tác kế toán phảituân thủ các nguyên tắc và yêu cầu sau:

- Phải đảm bảo tính khoa học và hợp lý trên cơ sởchấp hành luật kế toán, phù hợp với chuẩn mực kế toán vàcác chính sách chế độ KT-TC hiện hành.

- Phải phù hợp với đặc điểm, điều kiện, hoàn cảnh cụthể của doanh nghiệp.

- Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính khoa học,đồng bộ và tự động hoá cao.

- Tổ chức trang bị đồng bộ về cơ sở vật chất nhngvẫn phải đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả.

1.3.2 Nội dung kế toán bán hàng và xác định kết quả bánhàng trên máy vi tính

1.3.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tinphản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sựhoàn thành.

Trần Thị Thu Thủy

Trang 15

Căn cứ vào hệ thống chứng từ do Bộ tài chính banhành, mỗi doanh nghiệp lựa chọn những chứng từ kế toánphù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp.

Trong điều kiện doanh nghiệp ứng dụng phần mềmkế toán, các chứng từ phải đợc phân loại và mã hoá theotừng nội dung công tác kế toán Việc mã hoá chứng từ phảiđảm bảo yêu cầu đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu, dễtổng hợp và đảm bảo bí mật về dữ liệu.

Đối với phần hành kế toán bán hàng và xác định kếtquả bán hàng, khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế liên quanđến quá trình bán hàng, kế toán thờng sử dụng các chứngtừ sau:

- Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ- Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý

- Bảng thanh toán hàng gửi đại lý

- Phiếu thu, Giấy báo có của Ngân hàng

Việc mã hoá các chứng từ nhập liệu phản ánh quátrình bán hàng tuỳ thuộc vào phần mềm kế toán màdoanh nghiệp áp dụng và ngời sử dụng không đợc quyềnsửa chứng từ.

Một số phần mềm thờng thiết kế các chứng từ điệntử để làm căn cứ xử lý số liệu.Tuy nhiên có một số phầnmềm không tiến hành mã hóa các chứng từ gốc mà căn cứtrực tiếp vào các chứng từ gốc đó để nhập liệu nh phầnmềm AC Soft.

1.3.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán là bảng kê các tài khoảnkế toán dùng cho đơn vị kế toán.

Trong quá trình tổ chức công tác kế toán bán hàng vàxác định kết quả bán hàng nói chung và kế toán bán hàngvà xác định kết quả bán hàng trên máy vi tính nói riêng kếtoán sử dụng các tài khoản:

* TK511: Doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ

Trần Thị Thu Thủy

Trang 16

TK này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cungcấp dịch vụ của doanh nghiệp trong suốt một kỳ hạch toáncủa hoạt động sản xuất kinh doanh từ các giao dịch vànghiệp vụ sau:

+ Bán hàng: bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuấtvà bán hàng hoá mua vào.

+ Cung cấp dịch vụ: thực hiện công việc thỏa thuậntheo hợp đồng trong một kỳ hoặc trong nhiều kỳ hạch toánnh cung cấp dịch vụ vận tải, du lịch thuê TSCĐ theo phơngthức hoạt động.

TK511 có 4 TK cấp 2: TK5111: Doanh thu bán hàng hoá TK5112: Doanh thu bán thànhphẩm

TK5113: Doanh thu cung cấpdịch vụ

TK5114: Doanh thu trợ cấp, trợgiá

* TK512: Doanh thu nội bộ

TK này dùng để phản ánh tình hình bán hàng trongnội bộ doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập.

TK512 có 3 TK cấp 2: TK5121: Doanh thu bán hàng hoá TK5122: Doanh thu bán thànhphẩm

TK5123: Doanh thu cung cấpdịch vụ

* TK521: Chiết khấu thơng mại

Tk này dùng để phản ánh khoản chiết khấu thơng mạimà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho ngờimua hàng do việc ngời mua hàng đã mua hàng (sản phẩm,hàng hoá), dịch vụ với khối lợng lớn theo thỏa thuận về chiếtkhấu thơng mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế hoặc cam kếtmua hàng.

Cuối kỳ, khoản chiết khấu thơng mại đợc kết chuyểnsang TK511 để xác định doanh thu thuần của khối lợnghàng hoá, thành phẩm, dịch vụ thực tế đã thực hiện trongkỳ.

Trần Thị Thu Thủy

Trang 17

* TK531: Hàng bán bị trả lại

TK này dùng để phản ánh trị giá của số sản phẩm,hàng hoá đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do kém phẩmchất, lạc hậu so với thị hiếu, không đúng chủng loại quycách.

* TK532: Giảm giá hàng bán

TK này dùng để phản ánh khoản giảm giá hàng báncho khách hàng và kết chuyển số tiền giảm giá sang Tk511hoặc TK512 để giảm doanh thu bán hàng.

* TK632: Giá vốn hàng bán

TK này dùng để phản ánh trị giá vốn của thành phẩm,hàng hóa, dịch vụ, giá thành sản xuất của sản phẩm xâylắp (đối với doanh nghiệp xây lắp) tiêu thụ trong kỳ.

* TK641 : Chi phí bán hàng

TK này dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinhtrong quá trình tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá, dịch vụbao gồm chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáosản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo quản, đóng góisản phẩm, chi phí bảo hành sản phẩm.

TK641 có 7 tài khoản cấp 2: TK6411: Chi phí nhân viên

TK6412: Chi phí vật liệu bao bì

TK6413: Chi phí dụng cụ đồ dùng

TK6414: Chi phí khấu hao TSCĐ

TK6415: Chi phí bảo hành

TK6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài

TK6418: Chi phí bằng tiền khác

* TK642: Chi phí quản lý doanh nghiệp

TK này dùng để phản ánh, tập hợp, kết chuyển các chiphí kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí khác liênquan đến hoạt động chung của cả doanh nghiệp.

Trần Thị Thu Thủy

Trang 18

TK642 có 8 tài khoản cấp 2: TK6421: Chi phí nhân viên quản lý

TK6422: Chi phí vật liệu quản lý

TK6423: Chi phí đồ dùng văn phòng

TK6424: Chi phí khấu haoTSCĐ

TK6425: Thuế,phí, lệphí

TK6426: Chi phí dự phòng

TK6427: Chi phí dịchvụ mua ngoài

TK6428: Chi phí bằng tiền khác

* TK911: Xác định kết quả kinh doanh

TK này đợc dùng để phản ánh xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán.

Việc mã hóa các tài khoản đợc tiến hành khi bắt đầuđa chơng trình kế toán vào sử dụng Các tài khoản cấp I,cấp II đợc mã hóa theo đúng số hiệu tài khoản đã quyđịnh trong hệ thống tài khoản do Nhà nớc ban hành, còncác tài khoản kế toán chi tiết cấp III, cấp IV, cấp V… đợc mãhóa theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp.

Trần Thị Thu Thủy

Trang 19

1.3.2.3 Quy trình nhập liệu

- Đối với phần hành kế toán bán hàng

ở hầu hết các phần mềm, bút toán giá vốn và bút toánphản ánh thuế GTGT đều đợc cài đặt và lập trình sẵn,thực hiện một cách tự động.

Căn cứ vào hoá đơn, chứng từ kế toán nhập dữ liệuvào máy với các thông tin về: ngày, số chứng từ, quyển số,số vụ việc, nội dung xuất hàng… lựa chọn mã cấp và tiêuthức quản lý, đơn giá vốn, đơn giá bán.

Kết thúc các bớc nhập liệu, số liệu sẽ đợc tự động xử lývà cập nhật số liệu vào các tệp sổ kế toán có liên quan nhsổ Nhật ký chung, sổ chi tiết doanh thu, sổ cái tài khoản511, 632, 3331.

- Đối với phần hành kế toán các khoản giảm trừ doanhthu:

Đối với phần nhập các nghiệp vụ giảm giá hàng bán,hàng bán bị trả lại, chiết khấu thơng mại thì cần phải chọnchứng từ nhập liệu phù hợp Quá trình nhập liệu cũng tơngtự nh trên.

- Đối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanhnghiệp

Việc khai báo và nhập dữ liệu thờng liên quan đếnnhiều danh mục đối tợng chi phí, danh mục kho, danh sáchbộ phận

Đối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanhnghiệp thì liên quan đến rất nhiều màn hình nhập liệuvới các nội dung tơng ứng, do các yếu tố chi phí này thờngliên quan đến nhiều phần hành.

Mỗi màn hình nhập liệu phản ánh những nghiệp vụkinh tế khác nhau liên quan đến chi phí bán hàng và chiphí quản lý doanh nghiệp, do vậy ngời dùng cần phải lựachọn thông tin cần nhập cho phù hợp.

- Kế toán tổng hợp kết quả bán hàng

Về nguyên tắc, để xác định kết quả của kỳ kế toán,kế toán phải thực hiện các bút toán kết chuyển Các búttoán này chỉ thực hiện vào cuối kỳ phù hợp với kỳ lập báocáo tài chính của doanh nghiệp.

Trần Thị Thu Thủy

Trang 20

Các bút toán kết chuyển thực hiện là:

+ Kết chuyển các TK làm giảm trừ doanh thu (TK521,532,531) để xác định doanh thu thuần.

+ Kết chuyển TK511,513 sang TK911+ Kết chuyển TK632 sang TK911

+ Kết chuyển TK641,642 hoặc 142(2) sang TK911Sau khi xác định đợc kết quả, kết chuyển lãi lỗ sangTK421.

Các bớc kết chuyển nh trên có thực hiện tự động trêncác phần mềm và thờng đợc thiết kế dới chức năng “ Búttoán kết chuyển tự động”.

* Trình tự kế toán nh sau:

Trần Thị Thu Thủy

Trang 21

Trần Thị Thu Thủy Lớp K39- 21.13

Sơ đồ 1: Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng đối với doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo ph ơng pháp kê khai th ờng xuyên

21Chú giải:

(1) Xuất kho thành phẩm, hàng hóa để bán(2) Xuất kho thành phẩm, hàng hóa gửi bán(3) Thành phẩm, hàng hóa gửi bán đã bán đợc(4) Chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho BH, QLDN

(5) Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận BH, QLDN

(6) Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác

(7) Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

(8a),(8b) Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu(9) Kết chuyển doanh thu thuần

(10) Kết chuyển giá vốn hàng bán(11) Kết chuyển CPBH, CPQLDN

Trang 22

Trần Thị Thu Thủy Lớp K39- 21.13

Sơ đồ 2: Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng đối với doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phơng phápkiểm kê định kỳ.

Trang 23

1.3.2.4 Hệ thống sổ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng

Cuối tháng, theo phần mềm kế toán đã cài đặt, khicó lệnh, chơng trình sẽ tự động chạy và cho phép kết xuấtin ra các sổ kế toán tổng hợp và các sổ kế toán chi tiếtphục vụ cho yêu cầu cung cấp và quản lý thông tin củadoanh nghiệp.

- Sổ kế toán tổng hợp: Tuỳ theo hình thức kế toán mà doanhnghiệp áp dụng, khi có lệnh, chơng trình kế toán máy sẽ in racác sổ kế toán tổng hợp phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng đáp ứng yêu cầu của các đối tợng sử dụng thông tin.

+ Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật kýchung thì chơng trình sẽ in ra sổ Nhật ký chung, các sổcái TK511,632,641,642,911…

+ Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật kýchứng từ thì chơng trình sẽ cho phép in ra các bảngkê( bảng kê số 8và bảng kê số 11) và Nhật ký chứng từ số 8.

+ Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Chứng từ ghisổ thì chơng trình sẽ cho phép in ra các sổ đăng kýchứng từ ghi sổ, sổ cài TK và chứng từ ghi sổ.

- Sổ kế toán chi tiết: tùy theo yêu cầu quản lý công táckế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, tùy theomục đích sử dụng thông tin của các nhà quản trị doanhnghiệp, chơng trình sẽ cho phép in ra các sổ kế toán chitiết các TK511,632,131…

*Thông thờng quá trình xử lý, hệ thống hóa thông tin,ghi sổ kế toán trong hệ thống kế toán máy đợc thực hiệntheo quy trình sau:

Trần Thị Thu Thủy

Trang 24

Trên đây là những vấn đề chung về bán hàng và xácđịnh kết quả bán hàng trong doanh nghiệp Tuy nhiên từ lýluận đến thực tế là cả một quá trình đòi hỏi các nhà quảntrị doanh nghiệp và các nhân viên kế toán phải tổ chứccho thật hợp lý.

Sau đây em xin trình bày thực tế tổ chức công táckế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Chinhánh Dầu khí Hà Nội.

Trần Thị Thu Thủy Lớp K39- 21.13

Chứng từ gốc

Nhập chứng từ

vào máyChứng từ trên

Xử lý của phần mềm

kế toán trên MVT

Sổ kế toán chi

tiếtSổ kế

toán tổng hợp

Các báo cáo kế

toánMã

24

Trang 25

Chơng II

Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xácđịnh kết quả bán hàng tại Chi nhánh Dầu khí Hà Nội2.1 Giới thiệu chung về chi nhánh

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển chi nhánh DầuKhí Hà nội

Tháng 10 năm 1996 Công ty TNHH Dầu khí Hà Nội(Hanoi Petro) đợc thành lập với liên doanh giữa Tổng côngty Hồ Tây ( Ban Tài Chính - Quản Trị TW) và Công ty Dầukhí Thành phố Hồ Chí Minh ( Ban Tài Chính - Quản Trị TPHồ Chí Minh)

Đến 1/7/1999 chấp hành chủ trơng của Ban TC – QTTW, Công ty Dầu khí Thành phố Hồ Chí Minh chuyển nh-ợng 50% cổ phần liên doanh cho Tổng công ty Hồ Tây,Công ty Dầu khí Hà Nội chính thức đợc thành lập là mộtcông ty thành viên của Tổng Công ty Hồ Tây

Tên giao dịch Quốc tế của Công ty: Hanoi Oil & GasCompany.

Trụ sở chính của Công ty đặt tại số 21 Chùa Bộc, ĐốngĐa, Hà Nội Ngày 10/06/2001 chuyển về số 4, Ngõ 1, ĐờngÂu Cơ, Tây Hồ, Hà Nội.

Vốn đầu t ban đầu do ngân sách nhà nớc cấp là:22.000.000.000 VNĐ.

Đây là loại hình doanh nghiệp đoàn thể hoạt độngtheo luật doanh nghiệp có t cách pháp nhân riêng, hạchtoán độc lập, có tài khoản, con dấu riêng chịu sự quản lýcủa Nhà nớc về hoạt động sản xuất - kinh doanh.

Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của Công ty.Ngành nghề kinh doanh chủ yếu:

Buôn bán hàng t liệu sản xuất, hàng t liệu tiêu dùng,dịch vụ vận chuyển xăng dầu, khí đốt hoá lỏng LPG (khígas).

Các dịch vụ kỹ thuật, lắp đặt các công trình cungứng dầu khí phục vụ sản xuất, kinh doanh và tiêu dùng.

Công ty Dầu khí Hà Nội đợc độc quyền kinh doanhgas mang thơng hiệu HP trên thị trờng miền Bắc, một th-

Trần Thị Thu Thủy

Trang 26

ơng hiệu mà uy tín, chất lợng đã khẳng định vị trí vữngchắc trên thị trờng

Với nhiệm vụ kinh doanh mặt hàng gas dân dụng cho các đối tợng chính bao gồm: Nhà trờng, Nhà trẻ, Nhà hàng, khách sạn, các hộ gia đình và thị trờng gas công nghiệp bao gồm Nhà máy, Xí nghiệp, khu vực lò Gốm Bát Tràng Hàng năm Công ty đã đóng góp một phần rất lớn vào ngân sách Nhà nớc và nguồn ngân sách Đảng

Đến ngày 01/04/2004, Tổng công ty Hồ Tây chuyểnđổi thành Công ty TNHH Hồ Tây một thành viên, các côngty trực thuộc trở thành các chi nhánh Trong đó Công tyDầu khí Hà Nội trở thành Chi nhánh Dầu khí Hà Nội

Một số chỉ tiêu tổng hợp của chi nhánh năm 2004

1 Sản lợng(tấn)

- Gas công nghiệp- Gas dân dụng

4525102535002 Tổng doanh thu(triệu)

- Kinh doanh gas

- Doanh thu hđtc, doanh thu khác

36030355045263 Tổng chi phí

- Giá vốn

- Khấu hao cơ bản

2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý ở chi nhánhDầu khí Hà Nội

2.12.1 Đặc điểm quy trình công nghệ

Trần Thị Thu Thủy

Trang 27

LPG là khí đốt hoá lỏng, thành phần bao gồm hỗn hợppha trộn giữa Propan và Butan với tỷ lệ 50/50 Khi đốt chonhiệt lợng cao (gần 12.000.000 kcl) Nhiệt độ ngọn lửa đạttừ 1.9000C đến 1.9350C, đặc biệt không gây ô nhiễmmôi trờng, không gây độc hại cho ngời sử dụng và có hiệuquả kinh tế cao (1kg Gas tơng đơng 2 lít dầu, 3  4 kgthan, 9  10 kg củi, 14 kw điện) Đây là mặt hàng dễ cháynổ do đó đòi hỏi phải tuân thủ một quy trình kỹ thuật vàchịu sự quản lý hết sức ngặt nghèo và nghiêm túc Chứcnăng chủ yếu của Công ty là chiết nạp LPG vào bình 12 kgvà bình 45 kg trên dây chuyền tự động Caroshell

Niêm phong sản phẩm

Nhập Gas từ

Xe bồn Chuyển Gas vào các bồn chứa lớn

Nạp Gas vào các

bình 12 kg Nạp Gas vào bình 45 kg

Trang 28

* Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban- Giám đốc:

Điều hành chung công việc của chi nhánh theo đúngkế hoạch và kết hợp với tổ chức lao động tiền luơng, côngđoàn để tổ chức đời sống cho cán bộ công nhân viên.

- Phó giám đốc

Chịu trách nhiệm trớc giám đốc về công việc đợc giaođồng thời lãnh đạo các bộ phận khác để giải quyết nhữngcông việc hoặc những thông tin cần thiết, điều chỉnhviệc thực hiện nhiệm vụ toàn diện và có quyền hạn nhấtđịnh trong phạm vi cho phép.

- Văn phòng (tổ chức, hành chính, kế hoạch và tiền ơng)

l-Văn phòng có chức năng tham mu, giúp việc cho giámđốc trong việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh năm, tổchức thực hiện các nhiệm vụ hành chính, quản trị nhânsự, lao động tiền lơng theo đúng chế độ, chính sách, quyđịnh của Nhà nớc, tổng hợp kế hoạch tháng, quý trìnhgiám đốc.

- Phòng kinh doanh

Phòng kinh doanh có chức năng tham mu giúp việc chogiám đốc trong việc tổ chức thực hiện các hoạt động kinhdoanh theo đúng định hớng phát triển và quy định phápluật Việt Nam.

- Phòng Tài chính- Kế toán

Có chức năng tham mu giúp việc cho giám đốc trongviệc lập các kế hoạch tài chính, tổ chức thực hiện cácnhiệm vụ tài chính, kế toán, thống kê trong chi nhánh.

- Xởng Gas Yên Viên

Là đơn vị sản xuất trực tiếp, có chức năng giao nhận,tồn trữ, bảo quản, chiết nạp khí đốt hóa lỏng vào bình

Trần Thị Thu Thủy

Trang 29

gas theo đúng quy định, đảm bảo an toàn, nhanh chóngvà hiệu quả.

- Các cửa hàng

Có chức năng phân phối sản phẩm khí đốt hóa lỏngđến các đại lý và các doanh nghiệp có nhu cầu cũng nhđến tay ngời tiêu dùng

Mặc dù Công ty mới đợc thành lập, tuổi đời còn nontrẻ, kinh doanh trong một môi trờng cạnh tranh khốc liệt nh-ng dới sự lãnh đạo của Ban Giám đốc, đặc biệt sự quản lýtheo mô hình trực tuyến cấp dới phục tùng mệnh lệnh củacấp trên Do vậy các quyết định của Ban Giám đốc khi đara đều đợc các phòng ban chức năng thực hiện một cáchnhanh chóng kịp thời và không bị chồng chéo Hiệu quảkinh doanh ngày càng tốt, đóng góp một phần rất lớn vàongân sách Nhà nớc và đặc biệt đóng góp vào ngân sáchĐảng và thơng hiệu HP ngày càng đợc khẳng định trên th-ơng trờng, uy tín ngày càng cao.

2.1.3 Tổ chức công tác kế toán ở chi nhánh Dầu khí Hà Nội2.1.3.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán của chi nhánh theo hình thứctập trung, tại phòng kế toán có kế toán trởng, 3 kế toán viênvà một thủ quỹ.

2.1.3.2 Nhiệm vụ cụ thể của kế toán

- Kế toán trởng: có nhiệm vụ giám sát công tác kế toáncủa chi nhánh, giúp ban giám đốc cân đối tài chính, sửdụng vốn kinh doanh có hiệu quả, chịu trách nhiệm trớcpháp luật về chế độ kế toán trong chi nhánh.

Trần Thị Thu Thủy Lớp K39- 21.13

Kế toán tr ởng

Kế toán tổng

Kế toán thanh

Kế toán dụng cụ- tài

Thủ quỹ

29

Trang 30

- Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng kế toán: thực hiệntổng hợp số liệu kế toán của chi nhánh và gửi lên công ty,theo dõi tình hình nhập xuất, lập các báo cáo kế toán,tính toán và phân bổ tiền lơng, thực hiện nhập liệu vàomáy.

- Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi công nợ vớikhách hàng, theo dõi các khoản thanh toán nh thanh toántạm ứng thông qua các khoản thu chi bằng tiền mặt, tiềngửi, tiền vay ngân hàng phát sinh hàng ngày của chinhánh, theo dõi các khoản nhận ký quỹ, ký cợc.

- Kế toán dụng cụ- tài sản: theo dõi tình hình tăng,giảm và trích nộp khấu hao TSCĐ hàng tháng, tình hìnhtăng giảm của các loại công cụ dụng cụ phục vụ cho hoạtđộng sản xuất kinh doanh của chi nhánh.

- Thủ qũy: là ngời nắm giữ két tiền của chi nhánh,thực hiện thu chi theo các chứng từ thu chi tiền mặt Cuốitháng có nhiệm vụ báo cáo quỹ tiền mặt cho kế toán thanhtoán để lập báo cáo tài chính.

2.1.3.3 Các chính sách kế toán áp dụng tại chi nhánh

Chi nhánh áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phơngpháp kê khai thờng xuyên.

Xác định trị giá vốn hàng tồn kho cuối kỳ theo phơngpháp bình quân gia quyền liên hoàn.

Tổ chức hệ thống TKKT áp dụng theo hệ thống TKKTViệt Nam theo quyết định1141TT-QĐ/CĐKT ngày01/11/1995 của bộ Tài chính có sửa đổi bổ sung theothông t số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002.

Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vàongày 31/12

Đơn vị tiền tệ sử dụng là Việt Nam đồng, đơn vịtính là đồng.

Trần Thị Thu Thủy

Trang 31

thời gian phát sinh và đúng với nội dung kinh tế của nghiệpvụ, sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi vàosổ cái các tài khoản theo từng nghiệp vụ phát sinh Việc ghisổ kế toán chi tiết đợc thực hiện đồng thời với ghi sổ kếtoán tổng hợp.

Hiện nay, chi nhánh đang sử dụng phần mềm kế toánAC Soft do phòng thơng mại và công nghiệp Việt Nam cungcấp.

2.2 Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xácđịnh kết quả bán hàng tại chi nhánh Dầu khí Hà Nộitrong điều kiện ứng dụng máy vi tính.

2.2.1 Các đối tợng cần quản lý liên quan đến quá trình bánhàng và xác định kết quả bán hàng.

Để quản lý tình hình bán hàng và xác định kết quảbán hàng đối với các hàng hóa, và đối với từng khách hàng,khi bắt đầu đa phần mềm AC Soft vào sử dụng, cần phảitiến hành khai báo các danh mục sau:

- Danh mục vật t, sản phẩm, hàng hóa.- Danh mục khách hàng

- Danh mục tài khoản- Danh mục kho

Khi tiến hành khai báo, kế toán phải tổ chức mã hóacho từng danh mục Mã hóa là cách thức để thực hiện phânloại, xếp lớp các đối tợng cần quản lý Việc mã hoá các đối t-ợng cần quản lý cho phép nhận diện, tìm kiếm một cáchnhanh chóng, không nhầm lẫn các đối tợng trong quá trìnhxử lý thông tin tự động, đồng thời tăng tốc độ xử lý, độchính xác, tránh nhầm lẫn và tiết kiệm bộ nhớ.

- Danh mục vật t, sản phẩm, hàng hóa: là một trongnhững danh mục hết sức quan trọng Nó đợc dùng để quảnlý chung các loại vật t, sản phẩm, hàng hóa, theo dõi quátrình nhập, xuất kho vật t, sản phẩm, hàng hóa của chinhánh

Do số lợng danh điểm hàng hóa của chi nhánh Dầukhí Hà Nội không nhiều nên việc xây dựng danh mục nàyđợc áp dụng theo phơng pháp mã hóa kiểu số Mỗi danhđiểm đợc khai báo một mã cấp, trong mỗi cấp lại mã hóacấp chi tiết hơn.

Trần Thị Thu Thủy

Trang 32

Thực tế, các mặt hàng kinh doanh của chi nhánh đợcmã hóa nh sau:

Cấp I Tên cấp I Cấp II Tên cấp II 001 Gas công nghiệp 01 Gas dân dụng 12Kg

002 Gas dân dụng 02 Gas dân dụng 45Kg

002 Gas dân dụng 03 Gas dân dụng 48 Kg

002 Gas dân dụng 04 Gas dân dụng 12PVGC

003 Phụ kiện van V01 004 Phụ kiện van V02 005 Phụ kiện van V03 006 Phụ kiện D01

Việc khai báo danh mục vật t, sản phẩm, hàng hóa đợcthực hiện ngay khi đa chơng trình vào sử dụng tại chinhánh Tuy nhiên trong quá trình sử dụng, nếu có phát sinhthêm vật t, sản phẩm, hàng hóa mới, phần mềm này cũngcho phép kế toán có thể khai báo thêm bàng cách nhấn tổhợp phím Ctrl+N trong màn hình “Danh mục vật t, sảnphẩm, hàng hóa”

Để sửa ấn tổ hợp phím Ctrl+S.

- Danh mục khách hàng: đợc dùng để quản lý chungcác khách hàng có quan hệ mua bán với công ty Mỗi kháchhàng đợc nhận diện bằng một mã hiệu riêng gọi là mã kháchhàng Bên cạnh mã hiệu, mỗi khách hàng còn đợc mô tả chitiết thông qua các thuộc tính khác nh tên khách hàng, địachỉ, mã số thuế.

Việc khai báo danh mục khách hàng cũng đợc thựchiện ngay từ khi đa phần mềm vào sử dụng Và trong quátrình sử dụng, kế toán viên có thể khai báo thêm cho cáckhách hàng mới bằng cách ấn tổ hợp phím Ctrl+N.

Để tránh việc nhập dữ liệu trùng, trong phần mềm kếtoán này, hạch toán doanh thu bán hàng, chi nhánh sử dụngtài khoản 131 Vì vậy, khi mã hóa, các khách hàng đợc chiathành : khách hàng trả ngay và khách hàng trả chậm đểthuận tiện cho việc theo dõi công nợ.

Trần Thị Thu Thủy

Trang 33

Các khách hàng trả ngay đợc mã hóa với số hiệu là 01,còn các khách hàng trả chậm đợc mã hóa với số hiệu là 02.

Các khách hàng cụ thể trong khách hàng trả chậm đợcđánh số theo thứ tự tăng dần từ 001…

Ví dụ, trong hệ thống khách hàng trả chậm, các kháchhàng đợc mã hóa nh sau:

02 001: Công ty Thạch Bàn02 002: Công ty Thủy tinh02 003: Công ty Hòa Phát….

02 021 Công ty Quang Vinh (Bát Tràng)….

- Danh mục tài khoản: việc xây dựng hệ thống tàikhoản kế toán của chi nhánh Dầu khí Hà Nội đợc tuân theohệ thống tài khoản do Bộ Tài chính quy định, các tàikhoản cấp I, cấp II đợc mã hóa theo đúng số hiệu tài khoản.Khi khai báo hệ thống tài khoản, kế toán tiến hành nhậpcác thông tin về số hiệu tài khoản, tên tài khoản, loại tiền,tài khoản cấp I…

- Danh mục kho: đợc dùng để quản lý các kho của chinhánh.

Tại chi nhánh, khi nhập xuất hàng hóa, tiến hành nhậpxuất từ hai kho là kho Yên Viên và kho Văn phòng.

Khi bạn nhập số hiệu của tài khoản cần khai báo, phầnmềm sẽ đề nghị bạn nhập tiêu thức quản lý: số lợng cấp,tiêu thức quản lý, đơn vị tính, giá bán dự kiến, giá vốn kếhoạch, mã số thuế cho từng tài khoản.Khi muốn khai báo một mã cấp hoặc bổ sung thêm mã cấpcủa một tài khoản nào đó, đa con trỏ đến phần “ Chi tiếttài khoản”, sau đó nhập số hiệu tài khoản và tiêu thứcquản lý khác Khi khai báo lần đầu hoặc khai báo bổ sungthêm mã cấp nào đó thì nhấn tổ hợp phím Ctrl+N máy sẽhiện ra cửa sổ nhập các mã cấp.

Ngoài việc khai báo các danh mục trên, khi bắt đầuchi nhánh đa phần mềm vào sử dụng, các kế toán còn tiếnhành khai báo một số vấn đề khác nh: khai báo phơng pháptính thuế và thuế suất thuế GTGT và khai báo phơng pháp

Trần Thị Thu Thủy

Trang 34

tính trị giá vốn thực tế Tại chi nhánh, giá bán nhập vàomáy là giá bán cha có thuế.

2.2.2 Phơng thức bán hàng áp dụng tại chi nhánh

Là một doanh nghiệp kinh doanh thơng mại nên việcxác định cho mình một phơng thức bán hàng hợp lý là rấtquan trọng, từ đó quyết định đến lợi nhuận, kết quả kinhdoanh của chi nhánh Các phơng thức bán hàng truyềnthống đợc chi nhánh sử dụng rất linh hoạt và khai thác triệtđể, bên cạnh đó còn áp dụng những chính sách sau bánhàng để không ngừng mở rộng thị trờng tiêu thụ, khẳngđịnh thơng hiệu “HP” trên thị trờng.

Hiện nay, chi nhánh Dầu khí Hà Nội có cửa hàng trênđịa bàn Hà Nội, các cửa hàng này thực hiện hai chức năng:vừa bán buôn vừa bán lẻ Bên cạnh đó còn có các tổng đại lýlớn nh tổng đại lý Quang Vinh, tổng đại lý Thành Tâm… vàcác đại lý t nhân không chính thức khác ở nhiều tỉnhthành khu vực phía Bắc.

Chi nhánh đang áp dụng 3 phơng thức bán hàngchính

* Phơng thức bán hàng trực tiếp

Theo hình thức này, khi khách hàng có nhu cầu, chinhnhánh tiến hành giao hàng cho khách hàng tại kho của chinhánh, khách hàng ký xác nhận vào chứng từ bán hàng Khiđó phòng kinh doanh sẽ tiến hành xuất hóa đơn GTGT,doanh thu đợc ghi nhận.

* Phơng thức bán buôn:

Đối tợng bán buôn của chi nhánh là các tổng đại lý và các đại lý t nhân trên 21 tỉnh thành phía Bắc Đây là các đại lý mua đứt bán đoạn, các đại lý đợc hởng giá bán buôn vàphân phối đến các đại lý nhỏ hoặc ngời tiêu dùng theo giá mà họ quy định nhng vẫn phải nằm trong khung giá mà chi nhánh quy định.

Trần Thị Thu Thủy

Trang 35

chuyển đến kho của khách hàng và giao một liên hóa đơnGTGT cho các đại lý làm căn cứ thanh toán Khi đó các đạilý trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán, doanh thu đợc ghinhận.

* Phơng thức bán lẻ

Việc bán lẻ đợc thực hiện tại các cửa hàng của chinhánh.Chi nhánh tiến hành gửi hàng cho các cửa hàng trênđịa bàn Hà Nội, hàng gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu củachi nhánh Khi phòng kinh doanh viết phiếu xuất kho kiêmvận chuyển nội bộ, thủ kho căn cứ vào đó tiến hành xuấthàng cho các cửa hàng Khi các cửa hàng bán hàng chokhách hàng sẽ tiến hành lập luôn Hóa đơn GTGT, sau đótheo định kỳ 3 ngày sẽ tiến hành nộp tiền, Hóa đơn vềphòng kế toán của chi nhánh.

Đối với các cửa hàng bán lẻ, họ bán hàng thờng 2 hìnhthức chủ yếu là: bán lẻ tại cửa hàng và bán lẻ không qua cửahàng mà nổi bật là bán hàng cá nhân.

- Đối với hình thức bán lẻ tại cửa hàng: đây là hìnhthức bán lẻ thụ động và thờng áp dụng đối với các kháchhàng mua lần đầu, còn các lần tiếp theo họ chỉ cần gọiđiện thoại đến cửa hàng để đổi binh Gas.

- Đối với hình thức bán hàng cá nhân: Đó là việc bánhàng bằng cách tiếp xúc trực tiếp với khách hàng nhằmthuyết phục họ mua hàng của chi nhánh trong khoảng thờigian ngắn nhất.

Ngoài việc lựa chọn các phơng thức bán hàng phù hợp,chi nhánh cũng quan tâm đến việc đa dạng hóa các hìnhthức thanh toán sao cho thuận tiện nhất đối với khách hàng.Khách hàng có thể thanh toán theo nhiều hình thức khácnhau nh tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, có thể trả tiềnngay hoặc trả chậm.

2.2.3 Kế toán doanh thu bán hàng trên máy vi tính tại chinhánh Dầu khí Hà Nội.

2.2.3.1 Nội dung doanh thu bán hàng

Doanh thu bán hàng của chi nhánh là tổng lợi ích kinhtế mà chi nhánh thu đợc từ việc bán hàng hóa Nó bao gồmdoanh thu bán Gas công nghiệp và doanh thu bán Gas dândụng.

Trần Thị Thu Thủy

Trang 36

Chi nhánh Dầu khí Hà Nội là một đơn vị kinh doanhthơng mại nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ Vìvậy, doanh thu bán hàng của chi nhánh là toàn bộ số tiềnthu đợc từ việc bán hàng hóa không bao gồm thuế GTGT.

2.2.3.2 Chứng từ kế toán sử dụng

Để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quanđến quá trình bán hàng, kế toán sử dụng các chứng từ gốcsau:

- Hóa đơn GTGT- Phiếu thu

- Giấy báo có của Ngân hàng

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Hóa đơn GTGT đợc sử dụng khi chi nhánh xuất bánhàng trực tiếp cho khách hàng, hoặc giao hàng cho các đạilý mua đứt bán đoạn.

* Quy trình luân chuyển chứng từ

Khi xuất kho hàng hóa bán trực tiếp cho khách hàng,phòng kinh doanh sẽ tiến hành viết hóa đơn GTGT, lập làm3 liên, một liên màu nâu đen dùng để lu, một liên màuxanh giao cho kế toán ghi sổ, một liên màu đỏ giao cho láixe của chi nhánh để lái xe khi vận chuyển hàng cho kháchhàng sẽ giao lại cho khách hàng

Phần mềm kế toán AC Soft mà chi nhánh đang sửdụng không thiết kế các chứng từ điện tử mà kế toán căncứ trực tiếp vào các chứng từ gốc để nhập liệu.

Mẫu hóa đơn nh sau( Biểu số 1)

Hóa đơn GTGT Mẫu số:01 GTKT-3LL

Trần Thị Thu Thủy

Trang 37

Liên 3: giao nội bộ LS/2004B

Ngày 31 tháng 12 năm 2004Đơn vị bán hàng:…

Địa chỉ:………… Số tài khoản…………Điện thoại………MS

Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Văn Hùng

Địa chỉ: Xóm 17, Nh Quỳnh, Mỹ Văn, Hng YênHình thức thanh toán: Trả ngay

Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 33120

Tổng cộng tiền thanh toán 364320

Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm sáu t nghìn ba trăm hai ơi đồng chẵn

m-Ngời mua hàng m-Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị

2.2.3.3 Tài khoản kế toán sử dụng

Chi nhánh Dầu khí Hà Nội sử dụng tài khoản Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để phản ánhdoanh thu bán hàng thực tế của công ty trong một kỳ hoạtđộng sản xuất kinh doanh.

511-Tài khoản 511 gồm 2 tài khoản cấp II:

TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa

Trần Thị Thu Thủy

CN Công ty TNHH Hồ Tây 1 thành viênDầu khí Hà Nội- HANOI PETRO-HP

Nhà 1-Khu biệt thự Tây Hồ-Đặng Thai Mai- Tây Hồ-HN

MST:01101516344-004

Trang 38

TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụTK5111 có thể có những chi tiết sau:

+ Cấp 1 gồm có: 001 = Doanh thu bán gas công nghiệp 002 = Doanh thu bán gas dân dụng … Trong cấp 1 “ Doanh thu gas dân dụng” có các cấp 2 sau:

01 = Doanh thu bán gas dân dụng 12 Kg

02 = Doanh thu bán gas ân dụng 45 KgĐể tránh trùng lắp trong việc ghi nhận doanh thu bánhàng, theo dõi thanh toán thực tế tại chi nhánh, khi tổ chứcbán hàng, phần mềm kế toán AC Soft đã quy định việctheo dõi thanh toán với ngời mua, ghi nhận doanh thu bánhàng đều đợc theo dõi qua TK 131 cho dù bán hàng thutiền ngay.

Do vậy, ngoài TK 511, kế toán còn sử dụng TK Phải thu của khách hàng và TK 33311- Thuế GTGT đầu raphải nộp để phản ánh các nghiệp vụ bán hàng phát sinh.

131-2.2.3.4 Quy trình nhập liệu

Tại chi nhánh, khi xuất bán trực tiếp cho khách hàngđều xuất luôn Hóa đơn GTGT, khách hàng trả tiền hoặcchấp nhận trả tiền, doanh thu đợc ghi nhận ngay Đối vớinhững Hóa đơn đủ điều kiện, kế toán tiến hành nhậpliệu vào máy.

Đối với trờng hợp xuất hàng cho các đại lý, chi nhánhkhông tiến hành theo dõi qua TK 157, phòng kinh doanh lậpHóa đơn giao cho lái xe, khi lái xe giao HĐ do phòng kinhdoanh lập cho các đại lý, các đại lý thanh toán tiền hoặcchấp nhận thanh toán tiền thì doanh thu đợc ghi nhận.

Ví dụ, căn cứ vào nội dung ghi trong Hóa đơn GTGT(Biểu 01), kế toán thực hiện nhập liệu vào máy.

Vào giao diện của AC Soft, chọn “ Kế toán chi tiết”Trong “ Kế toán chi tiết” tiếp tục chọn “ Hàng hóa,nguyên vật liệu”, sau đó chọn “ Hàng hóa”, chọn “ Xuấtbán”, khi đó sẽ hiện lên giao diện “ Xuất kho bán hàng” đểkế toán nhập dữ liệu Để nhập dữ liệu, bấm chuột vàophím “ Xuất” trên thanh công cụ.

Trần Thị Thu Thủy

Trang 39

Trong màn hình giao diện “ Xuất kho bán hàng”, kếtoán tiến hành nhập các thông tin sau:

- Ngày: máy hiện lên ngày làm việc hiện thời, sửa lạingày theo ngày của nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên hóađơn.

- Số chứng từ: Nhập số chứng từ của nghiệp vụ kinh tếphát sinh.

- Ký hiệu HĐ: Nhập ký hiệu Hóa đơn làm căn cứ nhậpliệu.

- Họ tên: Nhập tên của khách hàng Nếu là khách hàngthờng xuyên thì mã khách đã đợc khai báo trong danh mụckhách hàng Do vậy, kế toán chỉ cần lựa chọn mã kháchtrong danh mục khách hàng.

- Nội dung: Nhập nội dung của nghiệp vụ kinh tế phátsinh: xuất kho bán hàng

- TK có: Nhập tài khoản có của nghiệp vụ kinh tế phátsinh ghi trong HĐ GTGT Tài khoản này lấy từ danh mục tàikhoản đã khai báo Tài khoản này là tài khoản hàng hóa: TK1561

Khi đó máy sẽ hỏi mặt hàng nào, thuộc kho nào Tachọn mặt hàng là gas dân dụng, ở kho Yên Viên.(Biểu số02)

- Số lợng:

Ngay sau khi chọn xong mặt hàng xuất kho, phầnđơn vị tính sẽ đợc máy tự đề xuất theo khai báo của chinhánh Phần số lợng hàng xuất đợc máy đề xuất bằngchính số lợng của mặt hàng đó hiện còn tồn trong kho Kếtoán tiến hành nhập số lợng hàng xuất bán ghi trong Hóađơn, số lợng hàng xuất không đợc lớn hơn số tồn.

- TK nợ: nhập tài khoản nợ đối ứng: TK 632: giá vốnhàng bán Máy sẽ hiện lên bảng mã cấp của kho, chọn kho t-ơng ứng, sau đó cũng chọn mặt hàng tơng ứng.

- Giá vốn: Máy sẽ tự ngầm định

-TK nợ: nhập tài khoản nợ là TK 131, Sẽ hiện lên bảng mãcấp của khách hàng đã khai báo trong phần khai báo hệthống, chọn khách hàng tơng ứng.

- Giá bán: nhập giá bán cha có VAT

Trần Thị Thu Thủy

Trang 40

- TK có: nhập tài khoản nợ là TK 5111- doanh thu bánhàng hóa Tài khoản này cũng đợc khai báo trong danh mụctài khoản.

Khi nhập mã số tài khoản, sẽ hiện ra một bảng mã cấplà doanh thu của mặt hàng nào Ta sẽ chọn mặt hàng tơngứng.

- TK nợ : Nhập mã Tk 131, chọn tên khách hàng trongdanh mục đơn vị khách hàng tơng tự nh trên

- Tổng vốn và tổng bán đợc máy tự tính theo côngthức

Tổng vốn = Giá vốn x Số lợngTổng bán = Giá bán x Số lợng

- TK có: nhập mã TK 3331: Thuế GTGT đầu ra

Chọn thuế suất 10% Máy sẽ tự tính số tiền thuế : Thuế VAT = Thuế suất(10%) x Giá bán( cha có VAT)- Tổng hóa đơn : Máy tự tính theo công thức

Tổng HĐ = Tổng bán + VAT

Nếu thực hiện chiết khấu giảm giá cho khách hàngthì bấm vào phím “Chiết khấu” trên thanh công cụ, máy sẽđề nghị nhập tỷ lệ chiết khấu trên doanh thu bán hàng vàsẽ hạch toán nh sau:

Nợ TK 5211 Có TK 131

Sau khi đã nhập đủ các dữ liệu cần thiết, phím “Lu”trên thanh công cụ sẽ sáng lện Nếu dữ liệu đúng, bấmphím “Enter”, nếu sai bấm phím “Hủy”

Sau khi xuất song một mặt hàng, có thể nhập tiếpmột mặt hàng khác ở cùng số hóa đơn đó bằng cách ấnphím “Bổ sung” hoặc nhập tiếp phiếu xuất khác bằngcách bấm phím “Xuất”.

Nh vậy, máy sẽ tự động xử lý và phản ánh số liệu vàocác sổ kế toán có liên quan theo các định khoản sau( Biểusố 03):

Nợ TK 131 331200 Có TK 5111 331200

Trần Thị Thu Thủy

Ngày đăng: 08/11/2012, 15:33

HÌNH ẢNH LIÊN QUAN

Tổ chức bộ máy kế toán của chi nhánh theo hình thức tập trung, tại phòng kế toán có kế toán trởng, 3 kế toán viên và một thủ quỹ. - Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Chi nhánh Dầu khí Hà Nội
ch ức bộ máy kế toán của chi nhánh theo hình thức tập trung, tại phòng kế toán có kế toán trởng, 3 kế toán viên và một thủ quỹ (Trang 24)
2.2.4 Kế toán tình hình thanh toán với khách hàng - Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Chi nhánh Dầu khí Hà Nội
2.2.4 Kế toán tình hình thanh toán với khách hàng (Trang 35)
Để hạch toán thuế GTGT, phần mềm AC Soft đã thiết kế các bảng kê và tờ khai thuế phù hợp với mẫu biểu do Bộ Tài chính quy định. - Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Chi nhánh Dầu khí Hà Nội
h ạch toán thuế GTGT, phần mềm AC Soft đã thiết kế các bảng kê và tờ khai thuế phù hợp với mẫu biểu do Bộ Tài chính quy định (Trang 38)
Hình thức kế toán mà chi nhánh đang áp dụng là hình thức Nhật ký chung, nên khi có lệnh, vào cuối kỳ hạch toán sẽ in ra sổ Nhật ký chung (Biểu số  27) - Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Chi nhánh Dầu khí Hà Nội
Hình th ức kế toán mà chi nhánh đang áp dụng là hình thức Nhật ký chung, nên khi có lệnh, vào cuối kỳ hạch toán sẽ in ra sổ Nhật ký chung (Biểu số 27) (Trang 56)

TÀI LIỆU CÙNG NGƯỜI DÙNG

TÀI LIỆU LIÊN QUAN

w