KẾ TOÁN NGUỒN VỐN HOẠT ĐỘNGCỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI

Chương II KẾ TOÁN NGUỒN VỐN HOẠT ĐỘNG CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI Nguồn vốn NHTM gồm hai nguồn chủ yếu: vốn tự có vốn huy động Mỗi loại nguồn vốn có nội dung kinh tế, yêu cầu quản lý phương pháp hạch toán khác Kế tốn vốn tự có (VTC) 1.1 Một số nét vốn tự có ngân hàng thương mại Vốn tự có nguồn lực tự có mà chủ ngân hàng sở hữu sử dụng vào mục đích kinh doanh theo luật định Vốn tự có chiếm tỷ trọng nhỏ tổng nguồn vốn NHTM song lại yếu tố định tồn phát triển ngân hàng Mặt khác, với chức bảo vệ VTC coi tài sản đảm bảo gây lòng tin khách hàng, trì khả tốn trường hợp ngân hàng gặp thua lỗ Vốn tự có để tính tốn hệ số đảm bảo an tồn tiêu tài hoạt động kinh doanh ngân hàng Theo điều 20, Luật tổ chức tín dụng quy định: VTC NHTM bao gồm giá trị thực có vốn điều lệ, quỹ dự trữ số tài sản Nợ khác (như chênh lệch đánh giá lại tài sản, lợi nhận chưa phân phối ) Như vậy, vốn chủ sở hữu NHTM bao gồm phận là: Vốn NHTM, quỹ NHTM tài sản Nợ khác xếp vào vốn 1.1.1 Vốn ngân hàng thương mại a Vốn điều lệ Vốn điều lệ quy định điều lệ NHTM tối thiểu phải vốn pháp định Vốn điều lệ điều kiện pháp lý bắt buộc thành lập ngân hàng Nguồn hình thành vốn điều lệ phụ thuộc vào tính chất sở hữu loại hình ngân hàng Đối với ngân hàng thương mại Nhà nước Nhà nước cấp 100%, ngân hàng thương mại ngồi Nhà nước (NHTM cổ phần ) hình thành cổ đơng đóng góp hình thức mua cổ phần bên tham gia liên doanh đóng góp b Vốn đầu tư xây dựng mua tài sản cố định (TSCĐ) Vốn đầu tư xây dựng mua TSCĐ để xây dựng nhà cửa, cơng trình kiến trúc, mua sắm máy móc, trang thiết bị, phương tiện vận tải phục vụ công tác quản lý, kinh doanh NHTM Nguồn hình thành loại vốn ngân sách Nhà nước cấp (đối với NHTM Nhà nước) tích lũy trình hoạt động NHTM c Vốn khác Ngồi loại vốn trên, NHTM cịn có loại vốn khác thặng dư phát hành cổ phiếu, lợi nhuận để lại không phân phối 1.1.2 Quỹ ngân hàng thương mại Quỹ NHTM bao gồm: - Quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ; - Quỹ dự phịng tài chính; - Quỹ đầu tư phát triển; - Quỹ khen thưởng; - Quỹ phúc lợi Những quỹ trích từ lợi nhuận hàng năm theo luật định, tỷ lệ trích, nội dung sử dụng quỹ phải theo qui định 1.1.3 Một số tài sản Nợ xếp vào vốn chủ sở hữu ngân hàng - Chênh lệch đánh giá lại tài sản: gồm chênh lệch đánh giá tỷ giá hối đoái, vàng bạc, đá quỹ; chênh lệch đánh giá lại tài sản trực tiếp tạo lợi nhuận cho NHTM (như chứng khoán, tài sản gán nợ chuyển quyền sở hữu ) đánh giá lại TSCĐ, Nếu chênh lệch đánh giá có kết tăng (dư Có) góp phần làm tăng vốn NHTM; ngược lại, kết đánh giá có số chênh lệch giảm (dư Nợ) làm giảm vốn NHTM - Chênh lệch thu nhập, chi phí năm: thu nhập lớn chi phí góp phần tăng vốn; ngược lại - Kết lợi nhuận năm sau chưa phân phối 1.2 Tài khoản sử dụng Tài khoản phản ánh vốn chủ sở hữu bố trí loại hệ thống tài khoản tổ chức tín dụng Tùy theo nội dung ngồn vốn, loại tài khoản bố trí thành tài khoản cấp 1, cấp để ghi chép hình thành trình sử dụng loại vốn 1.2.1 Tài khoản 60 - Vốn tổ chức tín dụng (NHTM) Tài khoản cấp số 60 dùng để tập hợp loại vốn NHTM vốn điều lệ, vốn đầu tư XDCB mua sắm tài sản, loại vốn khác Do loại vốn có mục đích sử dụng khác nên TK60 chi tiết thành tài khoản cấp - Tài khoản vốn điều lệ (SH601) Tài khoản 601 mở hội sở NHTM Tài khoản có tài khoản chi tiết Đối với NHTM cổ phần, sổ tài khoản chi tiết mở thêm sổ theo dõi danh sách cổ đơng sổ số tiền góp cổ phần Kết cấu tài khoản 601: - Vốn điều lệ: Bên Có ghi: - Nguồn vốn điều lệ tăng Bên Nợ ghi: - Nguồn vốn điều lệ giảm Số dư Có: - Phản ánh số vốn điều lệ có NHTM - Tài khoản vốn đầu tư XDCB mua sắm TSCĐ (SH602) Tài khoản 602: mở hội Sở NHTM dùng để phản ánh nguồn vốn XDCB; mua sắm TSCĐ NHTM (ngoài vốn điều lệ sử dụng để XDCB, mua sắm TSCĐ) Tài khoản 602 có tài khoản chi tiết: + Vốn Ngân sách Nhà nước cấp + Vốn NHTM Kết cấu tài khoản 602 - Vốn đầu tư XDCB mua sắm TSCĐ Bên Có ghi: - Nguồn vốn XDCB, mua sắm TSCĐ NHTM cấp (đối với NHTM Nhà nước), trích từ quỹ đầu tư, phát triển, quỹ phúc lợi - Điều chỉnh tăng nguyên giá TSCĐ Bên Nợ ghi: - Số khấu hao TSCĐ nộp NSNN (giảm vốn NSNN cấp) - Giảm vốn chưa khấu hao hết giá trị TSCĐ lý - Điều chỉnh giảm nguyên giá TSCĐ - Tài khoản vốn khác (SH609) Tài khoản mở Hội sở ngân hàng để phản ánh vốn khác ngân hàng hình thành trình hoạt động Kết cấu tài khoản 609: Bên Có ghi: Số vốn hình thành Bên Nợ ghi: Số vốn sử dụng Số dư Có: Phản ảnh số vốn khác có ngân hàng 1.2.2 Tài khoản 61 - Quỹ tổ chức tín dụng Tài khoản 61 dùng để phản ánh loại quỹ NHTM theo luật tổ chức tín dụng chế độ tài NHTM Tài khoản 61 bố trí thành TK cấp 2: - TK quỹ trữ bổ sung vốn điều lệ (SH 611) - TK quỹ đầu tư phát triển (SH 612) - TK quỹ dự phịng tài (SH613) - TK quỹ khác (SH 614) Các TK cấp có kết cấu chung sau: Bên Có ghi: - Số tiền trích lập quỹ hàng năm Bên Nợ ghi: - Số tiền sử dụng quỹ Số dự Có: - Phản ảnh số tiền cịn quỹ 1.2.3 Tài khoản quỹ 62 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi Tài khoản 62 dùng để phản ảnh quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi trích lập hàng năm theo quy định pháp luật Tài khoản 62 bố trí thành TK cấp 2: + TK quỹ khen thưởng (SH 621) + TK quỹ phúc lợi (SH 622) + TK quỹ phúc lợi hình thành TSCĐ (SH 623) Kết cấu tài khoản 62 giống kết cấu tài khoản loại quỹ 1.3 Chứng từ Nghiệp vụ vốn chủ sở hữu nghiệp vụ phản ảnh quan hệ nội NHTM nên tiến hành công việc ghi chép tăng, giảm vốn chủ yếu dùng chứng từ nội phiếu chuyển khoản tổng hợp, phiếu thu, phiếu chi Trong số trường hợp có liên quan đến việc cấp phát vốn NSNN, chuyển vốn sử dụng loại chứng từ tốn chung ủy nhiệm chi 1.4 Quy trình kế toán 1.4.1 Kế toán vốn điều lệ 1.4.1.1 Kế toán vốn điều lệ ngân hàng thương mại Nhà nước Ngân hàng thương mại Nhà nước nhận cấp phát vốn điều lệ từ Ngân sách Nhà nước thông qua tài khoản tiền gửi NHTM Sở giao dịch Ngân hàng Nhà nước, chuyển vốn qua toán bù trừ Hội sở với Sở giao dịch NHNN Số vốn quản lý tập trung Hội sở Khi nhận giấy báo cấp vốn từ NHNN, kế tốn Hội sở lập chứng từ hạch toán Nợ: - TK tiền gửi NHNN (nếu chuyển quan TKTG NHNN) -SH1113 - Hoặc tài khoản toán bù trừ (nếu qua TTBT) - SH 5012 Có: - TK vốn điều lệ - SH 601 Việc giảm vốn điều lệ phải vào quy định Nhà nước Các NHTM không tùy tiện giảm vốn điều lệ Khi giảm vốn điều lệ kế tốn vào cấp có thẩm quyền để ghi giảm vốn vào tài khoản thích hợp 1.4.1.2 Kế toán vốn điều lệ ngân hàng thương mại cổ phần Vốn điều lệ NHTM cổ phần hình thành cổ đơng đóng góp thơng qua mua cổ phần a Kế toán tăng vốn điều lệ ban đầu cổ đông mua cổ phần Cổ đông mua cổ phần tiền mặt trích từ tài khoản tiền gửi ngân hàng Cũng góp vốn TSCĐ (giá trị quyền sử dụng đất tài sản khác) Tùy theo cách góp vốn, kế toán lập chứng từ để hạch toán: Nợ: - TK tiền mặt (nếu cổ đông mua cổ phần tiền mặt - SH 1011 - Hoặc TK tiền gửi cổ đơng (nếu cổ đơng trích TK tiền gửi để mua cổ phần) - Hoặc TK tài sản cố định (nếu góp TSCĐ) - SH 301 Có: - TK vốn điều lệ - SH 601 b Kế toán tăng vốn điều lệ bổ sung cho NHTM cổ phần phát hành thêm cổ phần Việc phát hành thêm cổ phần bán theo mệnh giá, bán cao mệnh giá (do kết uy tín NHTM cổ phần thị trường) Phần vượt mệnh giá cổ phần gọi thặng dư phát hành, phần coi lợi nhuận NHTM giữ lại (hạch toán vào TK quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ) + Khi phát hành thêm cổ phần với giá bán ngang mệnh giá, kế toán lập chứng từ hạch toán bút toán tăng vốn điều lệ ban đầu + Khi phát hành thêm cổ phần với giá bán cao mệnh giá, kế toán lập chứng từ hạch toán: Nợ: - TK tiền mặt TK tiền gửi người mua (số tiền theo mệnh giá + thặng dư phát hành) Có: - TK vốn điều lệ (theo mệnh giá) - SH 601 Có: - TK quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ (phần thặng dư phát hành - SH 611 Ví dụ: Số cố phần phát hành thêm 1.000 cổ phần, mệnh giá cổ phần 500.000đ, giá bán cổ phần 600.000đ, giả sử cổ phần phát hành thêm bán hết tiền mặt + Số tiền theo mệnh giá: 500.000đ x 1.000CP = 500.000.000đ + Số tiền thu theo giá bán CP: 600.000 x 1.000 = 600.000.000đ + Chênh lệch thặng dư phát hành: 600.000.000đ - 500.000.00đ = 100.000.000đ Hạch toán: Nợ: TK tiền mặt: 600T Có: TK vốn điều lệ: 500T Có TK quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ: 100T Các trường hợp tăng vốn điều lệ NHTM cổ phần từ nguồn khác bổ sung từ quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ, đánh giá lại TSCĐ quỹ khác theo quy định pháp luật Đại hội đồng cổ đông thông qua Ngân hàng Nhà nước chấp thuận kế tốn vào định tăng vốn điều lệ để lập chứng từ kế tốn phản ảnh vào tài khoản thích hợp Cũng NHTM Nhà nước, NHTM cổ phần không tùy tiện giảm vốn điều lệ Theo quy định Ngân hàng Nhà nước, NHTM cổ phần buộc phải giảm vốn điều lệ trường hợp sau: - Lỗ năm liên tiếp, ngân hàng thương mại cổ phần phải định giảm vốn điều lệ tương ứng với số lỗ lũy năm thứ ba - Các khoản vốn đầu tư quan nhà nước có thẩm quyền xác định định tổn thất hoạt động sau xử lý trích lập dự phịng rủi ro - Số vốn góp có nguồn gốc khơng hợp pháp người góp vốn khơng đảm bảo tư cách cổ đơng theo kết luận tra - Giảm giá TSCĐ đánh giá lại tài sản theo quy định pháp luật Việc giảm vốn điều lệ gắn liền với việc giảm mệnh giá giảm số lượng cổ phần đồng thời hai hình thức Khi có định giảm vốn điều lệ kế toán lập chứng từ để phản ảnh vào tài khoản thích hợp theo nội dung giảm vốn điều lệ 1.4.2 Kế toán vốn đầu tư xây dựng bản, mua sắm tài sản cố định Vốn đầu tư XDCB, mua sắn TSCĐ cấu tạo nhiều nguồn khác nhau: + Vốn Ngân sách Nhà nước cấp (đối với NHTM Nhà nước) + Trích từ quỹ đầu tư phát triển số quỹ khác theo luật định + Từ đánh giá lại TSCĐ TSCĐ tăng nguyên giá Nguồn vốn quản lý tập trung hội sở Khi sử dụng vốn phải đảm bảo mục đích, tuân thủ quy định theo chế độ tài Nhà nước, ngành Đối với cơng trình XDCB mua sắm TSCĐ phải có thiết kế kỹ thuật, có dự tốn gửi cấp có thẩm quyền, dự toán duyệt xây dựng, mua sắm Sau hoàn thành xây dựng, mua sắm phải lập báo cáo tốn gửi cấp có thẩm quyền xét duyệt Tại ngân hàng hạch toán, theo dõi nguồn vốn đầu tư XDCB mua sắm TSCĐ phải chia thành tiểu khoản: + Tiểu khoản: Nguồn vốn thuộc NSNN + Tiểu khoản: Nguồn vốn thân ngân hàng 1.4.2.1 Kế toán tăng vốn đầu tư xây dựng bản, mua sắm tài sản cố định - Nhận vốn đầu tư XDCB mua sắm TSCĐ từ NSNN NHTM Nhà nước: Kế toán giấy báo từ NHNN chuyển sang lập chứng từ, hạch toán: Nợ: - Tài khoản tiền gửi NHNN (nếu toán qua TK tiền gửi NHNN) - SH 1113 - Hoặc TK toàn bù trừ (nếu TTBT) - SH 5012 Có - TK vốn đầu tư XDCB mua sắm TSCĐ - SH 602 - Nhận vốn từ quỹ thân NH: Kế toán lập chứng từ hạch toán Nợ: TK quỹ đầu tư phát triển quỹ phúc lợi - SD 621 622 Có TK vốn đầu tư XDCB, mua sắm TSCĐ - SH 602 - Tăng vốn đánh giá lại TSCĐ: Kế toán lập chứng từ, hạch toán: Nợ: TK tài sản cố định - SH 301 Có TK vốn đầu tư XDCB, mua sắm TSCĐ - SH 602 1.4.2.2 Kế toán giảm vốn đầu tư xây dựng bản, mua sắm tài sản cố định - Giảm vốn nộp khấu hao cho NSNN NHTM Nhà nước: Kế toán lập chứng từ, hạch toán: Nợ: - TK vốn đầu tư XDCB, mua sắm TSCĐ - SH 602 Có: - TK tiền gửi Kho bạc Nhà nước (nếu Kho bạc Nhà nước mở TK tiền gửi NHTM) - Hoặc TK tiền gửi Ngân hàng Nhà nước hay TK toán bù trừ (nếu Kho bạc mở TK tiền gửi NHNN) - Giảm vốn chưa khấu hai hết giá trị TSCĐ lý: Kế toán lập chứng từ, hạch toán: Nợ: TK u t XDCB, mua sm TSCPhần giá trị TSCĐ cha khÊu hao hÕt gi¸ Có: TK tài sản cố định trÞ 1.4.3 Kế tốn trích lập sử dụng quỹ 1.4.3.1 Kế toán quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ Theo quy định, hàng năm NHTM trích 5% lợi nhuận sau hồn thành nộp thuế thu nhập doanh nghiệp để hình thành quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ Mức tối đa quỹ không vượt mức vốn điều lệ thực có NHTM Tại hội sở chính, sau xác định kết kinh doanh năm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp cho ngân sách lập chứng từ để trích tài khoản "lợi nhuận năm trước" (TK 692) chuyển vào TK "quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ" (TK (611) Nợ: TK lợi nhuận năm trước - SH 692 Có: TK quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ - SH 611 Khi có định sử dụng quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ, kế toán lập chứng từ hạch toán: Nợ: - TK quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ - SH 611 Có: - TK thích hợp (sử dụng TK phù hợp với nội dung quỹ theo định cấp có thẩm quyền) 1.4.3.2 Kế tốn quỹ đầu tư phát triển Quỹ đầu tư phát triển dùng để đầu tư mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh đổi công nghệ, trang thiết bị NHTM Căn vào nhu cầu đầu tư khả quỹ, hội đồng quản trị NHTM định hình thức biện pháp đầu tư theo nguyên tắc có hiệu quả, an tồn phát triển vốn 10 tiết, kế tốn tổng hợp phù hợp với điều kiện: Điều kiện kế tốn thủ cơng điều kiện kế tốn máy đơn lẻ, chưa kết nối mạng; Điều kiện kế toán máy kết nối mạng; Điều kiện kế toán ứng dụng công nghệ tin học đại - Hình thức chứng từ ghi sổ áp dụng điều kiện cơng nghệ kế tốn ngân hàng trình độ thấp mô tả theo sơ đồ sau: Chøng tõ gèc kiªm chøng tõ ghi sỉ (2 ) (1b) Quỹ tiền mặt (1a ) Sổ kế toán chi tiết NhËt ký chøng tõ (cã C§ chøng tõ) (4) (3 ) Bảng kết hợp tài khoản ngày (7 ) (5 ) Sổ (8 ) (6 ) Bảng cân đối tài khoản ngày Bảng kết hợp tài khoản tháng (năm) (9) Bảng cân đối tài khoản tháng (năm) Ghi chú: Ghi hàng ngày (từ đến 6) hàng (năm) Vic đối chiếu để kiểm tra khẳng Ghi định: (1)tháng nghip v kinh t-ti Đối chiếu, kiểm tra chớnh phát sinh hoàn thành (được thể chứng từ kế tốn) phản ánh xác vào sổ kế tốn chi tiết; (2) q trình khóa sổ kế toán chi tiết, chuyển số liệu, tổng hợp số liệu kế tốn xác 351 Trong điều kiện cơng nghệ kế tốn ngân hàng đại, hình thức chứng từ ghi sổ thể cách đơn giản theo sơ đồ sau: Như vậy: Trong điều kiện cơng nghệ kế tốn đại, kế tốn chi tiết kế NhËt ký chøng tõ Chøng tõ kế toán (thông tin đầu vào) Kho thông tin Chơng trình máy tính Liệt kê chứng từ Sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán tổng hợp Thông tin đầu Cân đối tài khoản ngày Cân đối TK tháng, năm báo cáo TC Thông tin khác: Báo cáo TG, b¸o c¸o TD tốn tổng hợp thực đồng thời Từ sở liệu chung ban đầu có nhập số liệu nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh vào máy tính, sổ kế toán chi tiết loại sổ sách báo cáo kế tốn tổng hợp khác có từ kết xử lý hệ thống 6.2 Kế toán chi tiết 6.2.1 Khái niệm, nhiệm vụ - Kế toán chi tiết việc thu thập, kiểm tra, xử lý, ghi chép cung cấp thông tin chi tiết nhằm phản ánh tình hình, vận động đối tượng kế toán cụ thể Trên sở bảo vệ an tồn tài sản phục vụ yêu cầu quản lý nghiệp vụ, quản trị hoạt động kinh doanh NH Cơ sở để tiến hành kế toán chi tiết chứng từ kế toán Bảng kê chứng từ kế toán Kế toán chi tiết hạch tốn xác theo nội dung nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh - Nhiệm vụ kế toán chi tiết: + Thu thập, kiểm tra, xử lý, ghi chép nghiệp vụ kinh tế, tài thể chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp vào tài khoản chi tiết cách xác, kịp thời, đầy đủ + Bất lúc kế tốn chi tiết cho biết thơng tin cần thiết đối tượng kế toán cụ thể như: Số dư đầu kỳ, doanh số nợ, doanh số có, doanh số tích luỹ từ đầu tháng, đầu năm, số dư cuối kỳ Từ quản lý chặt chẽ tài sản, nguồn vốn, đảm bảo an toàn tài sản - Mức độ chi tiết, cụ thể Kế toán chi tiết phụ thuộc vào yêu cầu quản lý 352 đối tượng kế toán cụ thể nghiệp vụ ngân hàng 6.2.2 Hình thức kế tốn chi tiết Hình thức kế tốn chi tiết sổ tài khoản chi tiết Có loại sổ kế toán chi tiết sử dụng phổ biến ngân hàng sổ kế tốn chi tiết thơng thường sổ kế toán chi tiết chuyên dùng Sổ kế toán chi tiết chuyên dùng loại sổ dùng riêng cho số tài khoản địi hỏi có theo dõi, quản lý tài khoản chi tiết hơn, chặt chẽ sổ chi tiết TK "chuyển tiền đến", TK "chuyển tiền phải trả" Tuy nhiên, dù thiết kế hình thức sổ kế tốn chi tiết phải có yếu tố bắt buộc sau: + Tên ngân hàng lập sổ; + Tên sổ + Số tài khoản, tiểu khoản + Số sổ (ngày hoạt động trước, ngày hoạt động tại) + Số dư đầu + Ngày hạch toán, ngày giá trị giao dịch + Số chứng từ + Số tiền ghi Nợ, số tiền ghi Có + Tài khoản đối ứng + Doanh số Nợ; Doanh số Có ngày + Doanh số Nợ; Doanh số Có tháng + Doanh số Nợ; Doanh số Có năm + Số dư cuối + Chữ ký người lập sổ, người kiểm soát 6.3 Kế toán tổng hợp 6.3.1 Khái niệm, nhiệm vụ - Kế toán tổng hợp việc thu thập, kiểm tra, xử lý, ghi chép cung cấp thông tin tổng quát tài sản, nguồn vốn NH, phản ánh tình hình, vận động đối tượng kế toán theo tài khoản tổng hợp cấp - Nhiệm vụ kế toán tổng hợp: + Kiểm tra xác trình hạch tốn kế tốn thời kỳ + Cung cấp thông tin cho quản trị hoạt động kinh doanh NH cho NHNN để phục vụ công tác tra giám sát NHTM, TCTD việc xây dựng điều hành, đánh giá sách kinh tế vĩ mơ, đặc biệt sách tiền tệ NH 6.3.2 Các hình thức kế tốn tổng hợp Hình thức kế tốn tổng hợp bao gồm tập nhật ký chứng từ, bảng kết hợp tài khoản, sổ cái, bảng cân đối tài khoản báo cáo tài a Tập nhật ký chứng từ Tập nhật ký chứng từ gồm toàn chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ xếp theo trật tự định; bảng kết hợp chứng từ; bảng liệt kê chứng từ 353 (hoặc bảng cân đối chứng từ) Số lượng tập "con" nhật ký chứng từ số liên chứng từ phải lưu trữ cho nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh hồn thành (chỉ lưu liên chứng từ cho vế Nợ Có lưu liên chứng từ: liên chứng từ ghi vế Nợ, liên chứng từ ghi vế Có) cịn tùy thuộc vào trình độ cơng nghệ kế tốn, tùy thuộc tổ chức máy kế tốn cụ thể đơn vị ngân hàng Ví dụ: Mẫu bảng liệt kê chứng từ: Ngân hàng: Liệt kê chứng từ Ngày tháng năm Tập 1: Thứ tự Số chứng từ Tài khoản ghi Nợ Tài khoản ghi có Số tiền Cộng: Sau hoàn thành lập bảng liệt kê chứng từ theo tập, toàn chứng từ loại giấy tờ khác đóng thành tập đánh số từ 01 trở cho tất chứng từ giấy tờ khác tập nhật ký chứng từ Riêng hồ sơ tín dụng thu hết nợ đóng thành tập riêng xếp theo thứ tự: Ngắn hạn, trung hạn, dài hạn b Bảng kết hợp tài khoản Bảng kết hợp tài khoản có loại: Bảng kết hợp tài khoản ngày Bảng kết hợp tài khoản tháng (năm).Bảng kết hợp tài khoản lập theo tài khoản tổng hợp cấp phụ thuộc vào tiêu bảng CĐ tài khoản ngày Bảng kết hợp tài khoản ngày hình thức tập hợp tất tài khoản chi tiết có hoạt động ngày theo tài khoản tổng hợp Bảng kết hợp tài khoản tháng (năm) hình thức tập hợp tất tài khoản chi tiết có hoạt động không hoạt động tháng (năm) theo tài khoản tổng hợp Bảng kết hợp tài khoản ngày lập sở số phát sinh ngày tài khoản Doanh số bảng kết hợp tài khoản doanh số hoạt động ngày TK, số dư đầu ngày số dư cuối ngày khơng phải số dư tài khoản chưa bao gồm số dư tiểu khoản thuộc TKTH xong không hoạt động ngày Khi thực kế tốn điều kiện cơng nghệ đại không thiết phải lập bảng kết hợp tài khoản ngày Mẫu bảng kết hợp tài khoản ngày Ngân hàng: Bảng kết hợp tài khoản 354 Ngày tháng năm Tài khoản tổng hợp số: Số hiệu tiểu khoản Số dư đầu ngày Nợ Có Số phát sinh ngày Nợ Có Số dư cuối ngày Nợ có Cộng TK tổng hợp c Sổ (sổ tổng hợp) Sổ hình thức tập hợp tình hình hoạt động tài khoản tổng hợp (có thể tài khoản cấp 1, tài khoản cấp - tùy theo yêu cầu quản lý) hàng ngày tháng Căn để lập sổ bảng kết hợp tài khoản ngày Tuy nhiên doanh số hoạt động Nợ, doanh số hoạt động Có, cịn số dư sổ phải tự xử lý nội dung hạch tốn số dư bảng kết hợp tài khoản ngày số dư TKTH Mỗi tờ sổ dùng cho tài khoản tổng hợp dùng tháng có 31 dịng ứng với số ngày tháng Khi thực kế toán điện tử khơng dùng sổ Mẫu sổ cái: Ngân hàng: Sổ tổng hợp Tháng .năm Tên tài khoản tổng hợp : Số hiệu: Ngày Số phát sinh Nợ Có 355 Số dư Nợ có Cộng phát sinh d Bảng cân đối tài khoản Bảng cân đối tài khoản với mục đích kiểm tra mức độ xác, đầy đủ số liệu kế toán sau thời gian hoạt động Bảng cân đối tài khoản có loại: Bảng cân đối tài khoản ngày bảng cân đối tài khoản tháng (năm) Bảng cân đối tài khoản ngày lập theo tài khoản tổng hợp cấp tùy thuộc vào yêu cầu quản lý ngân hàng Sau kết thúc giao dịch buổi chiều hoàn thành lập loại sổ tổng hợp vào sổ để lập bảng cân đối tài khoản ngày Khi thực kế tốn điện tử theo phần mềm kế tốn tổng hợp máy tính in bảng cân đối tài khoản ngày Mẫu bảng cân đối tài khoản ngày: Ngân hàng: Bảng cân đối tài khoản Ngày tháng năm Số hiệu TK tổng hợp Cộng cân Số phát sinh ngày Số dư cuối ngày Nợ Có Nợ có A A B B e Bộ báo cáo tài chính: Các loại báo cáo, nội dung, hình thức, phương pháp lập loại báo cáo nghiên cứu chi tiết chương XII "Báo cáo kế tốn - tài ngân hàng" 6.4 Quy trình kế tốn chi tiết, kế tốn tổng hợp điều kiện đại hoá ngân hàng 6.4.1 Yêu cầu quy trình - Thống trình tự thực luân chuyển, kiểm soát chứng từ phân hệ nghiệp vụ - Đảm bảo tính kịp thời, đầy đủ, xác tồn giao dịch phát sinh phản ánh lên báo cáo kế toán - Quy định rõ trách nhiệm thành viên tham gia vào quy trình * Quy trình xử lý nghiệp vụ chia thành phận: 356 - Bộ phận giao dịch “FRONT OFFICE” + Thực giao dịch viên + Trực tiếp nhận/trả chứng từ với khách hàng + Trực tiếp thực thu/chi tiền mặt + Thực nghiệp vụ chuyển tiền đi, nhận điện đến, phát vay/thu nợ, tiền gửi, tài trợ thương mại, mua bán ngoại tệ, vv - Bộ phận hậu kiểm “BACK OFFICE” + Thực kiểm soát viên/Trưởng phân hệ + Tập hợp chứng từ phân hệ để thực đối chiếu sau chạy ‘Batch Run’ (là việc xử lý, cập nhật nghiệp vụ thường xuyên phát sinh cuối ngày cập nhật liệu chi nhánh vào máy chủ 'HOST' trung ương) + Thực kiểm tra, kiểm soát tính xác giao dịch từ chứng từ gốc thể chứng từ hạch toán báo cáo, cân đối + Thực lưu trữ chứng từ 6.4.2 Sơ đồ nội dung quy trình B1 G/dÞch viên 3, (Teller G/dịch viên G/dịch viên (Teller 1) FRONT OFFICE Bé phËn tËp hỵp B2 Kiểm sốt B3 TiỊn gưi B4 TiỊn vay Chun tiỊn BACK OFFICE Kế toán tổng hợp (General ledger) 357 Tài trợ T/mại Ngân quỹ B5 Lu trữ chứng từ kế to¸n 6.4.3 Đối chiếu chứng từ với sổ kế toán, báo cáo kế toán a Đối chiếu kế toán chi tiết: - Trong ngày: giao dịch viên Front End kế toán viên Back End thực hạch tốn kế tốn tồn nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc trách nhiệm xử lý Quá trình lập, xử lý chứng từ kế tốn phải tn thủ quy trình kỹ thuật nghiệp vụ nghiệp vụ cụ thể - Cuối ngày: Giao dịch viên kế tốn viên có thực hạch toán kế toán in bảng kê liệt kê chứng từ thực ngày Nội dung bảng liệt kê bao gồm toàn giao dịch thực với định khoản rõ ràng giá trị giao dịch Giao dịch viên toàn chứng từ gốc chứng từ ghi sổ xử lý đối chiếu với liệt kê chứng từ xem xét lại nội dung giao dịch hạch toán có xác khơng Trường hợp, giao dịch có sai sót, kế tốn viên thực huỷ tồn giao dịch sai làm lại giao dịch Mục đích việc đối chiếu chứng từ gốc với liệt kê chứng từ nhằm xác nhận lại lần việc hạch toán 358 kế toán giao dịch trước giao dịch thức hạch tốn ghi sổ vào tài khoản liên quan đảm bảo lưu đủ chứng từ gốc chứng từ ghi sổ vào liệt kê chứng từ để chuẩn bị cho khâu bảo quản, lưu trữ Sau chấm đối chiếu liệt kê chứng từ với chứng từ gốc, giao dịch viên thực tách giấy báo Nợ/giấy báo Có liên quan đến tài khoản khách hàng minh thực giao dịch để chuyển cho kế toán viên Back End giữ sổ hạch toán chi tiết khách hàng chấm đối chiếu với sổ hạch toán chi tiết vào ngày hơm sau Đồng thời với liệt kê tồn chứng từ giao dịch, giao dịch viên kế toán viên phải in bảng kê tổng hợp khác Sổ quỹ giao dịch viên có thu/chi tiền mặt, bảng kê giao dịch liên hàng nội bộ, bảng kê giao dịch chuyển Trung tâm bù trừ, bảng kê giao dịch chuyển tiền với đơn vị ngân hàng khác, bảng kê giao dịch chuyển tiền toán liên ngân hàng để chuyển cho phận quản lý có liên quan − Đầu ngày làm việc hơm sau: kế tốn viên thuộc phận Back End thực in tồn sổ hạch tốn chi tiết phụ trách (gồm 02 liên tài khoản khách hàng 01 liên tài khoản nội ngân hàng) toàn bảng 359 kê giao dịch liên quan đến tài khoản nội Trên sở giấy báo Nợ, giấy báo Có tách từ hơm trước bảng kê giao dịch tài khoản nội bộ, kế toán viên chấm đối chiếu chi tiết với giao dịch phát sinh sổ hạch toán chi tiết để kiểm tra việc hạch tốn thực hệ thống Trường hợp có chênh lệnh phải tìm nguyên nhân thực giao dịch điều chỉnh Trường hợp chứng từ khớp với sổ hạch toán chi tiết, kế toán viên lưu tồn giấy báo Nợ, giấy báo Có bảng kê giao dịch nội vào sổ hạch toán chi tiết tài khoản Đối với sổ hạch toán chi tiết khách hàng: trả khách 01 liên sổ hạch toán chi tiết kèm giấy báo Nợ, giấy báo Có, cịn 01 liên sổ hạch tốn chi tiết lưu ngân hàng Đối với sổ hạch toán chi tiết tài khoản nội lưu 01 liên sổ phụ bảng liệt kê giao dịch nội quy định cho giao dịch viên kế toán viên phụ trách sổ kế toán chi tiết b Đối chiếu kế toán tổng hợp khu vực Back End: * Hàng ngày: Kế toán viên tổng hợp phải in bảng kê tài khoản tổng để kiểm tra tình hình hoạt động tài khoản tổng 360 − Đối với tài khoản sổ tài khoản tổng tài khoản khách hàng việc đối chiếu tài khoản sổ vào báo cáo giao dịch tổng hợp Module quản lý tài khoản khách hàng (tiền gửi, có kỳ hạn, tiền vay) Báo cáo tổng phải thể đầy đủ thông tin: + Thông tin tổng hợp số dư tự động từ tài khoản chi tiết tổng số tài khoản chi tiết thuộc tài khoản sổ tổng, số dư đầu ngày, tổng doanh số hoạt động ngày, số dư cuối ngày, tổng số lãi cộng dồn phát sinh tài khoản chi tiết, số lãi tốn ngày + Thơng tin giao dịch can thiệp trực tiếp vào tài khoản sổ tổng giao dịch điều chỉnh số dư tài khoản tổng, giao dịch điểu chỉnh lãi có sai lệch lãi suất thời gian tính lãi Kế toán viên tổng hợp báo cáo tổng từ Module để kiểm tra tình hình cập nhật số dư tài khoản sổ tổng đảm bảo khớp Trường hợp có sai lệch phải tìm hiểu nguyên nhân từ Module gây chênh lệch Chênh lệch xẩy chương trình Module có lỗi dẫn đến thông tin không cập nhật cách đầy đủ vào Module GL 361 − Đối với tài khoản sổ hạch toán trực tiếp giao dịch: Kế toán viên tổng hợp đối chiếu số dư tài khoản tổng hợp với số dư tài khoản chi tiết đảm bảo khớp Thông thường tài khoản tổng dạng khơng có chênh lệch Căn sở phát sinh kỳ tài khoản sổ (là tài khoản tổng hợp cấp thấp nhất) chi nhánh, kế toán viên tổng hợp thực tổng hợp thành phát sinh kỳ tài khoản tổng hợp cấp theo nguyên tắc số dư phát sinh tài khoản tổng hợp tổng số dư phát sinh kỳ tài khoản chi tiết * Hàng tháng:, phát sinh tháng tài khoản tổng hợp để tổng hợp thành cân đối tài khoản kế toán chi nhánh Cân đối chi nhánh phải đảm bảo cân số dư đầu, doanh số kỳ số dư cuối Do toàn liệu chi nhánh tập trung Trung ương Trung ương thực tạo cân đối tài khoản kế toán cho chi nhánh Kế toán viên tổng hợp chi nhánh cần đối chiếu cân đối Trung ương tạo với bảng kết hợp doanh số phát sinh cuối tháng 362 trước ngày cuối tháng để đảm bảo khớp tính liên tục số dư tài khoản tổng hợp Căn cân đối tài khoản kế toán chi nhánh để tổng hợp thành cân đối kế tốn tồn hệ thống nguyên tắc đảm bảo tài khoản toàn hệ thống phải tổng toàn tài khoản tổng hợp chi nhánh cân đối số dư đầu, doanh số phát sinh số dư cuối 6.4.4 Nhật ký chứng từ: Tồn chứng từ kế tốn nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoàn thành ngày bảng kê, báo cáo kế tốn phân hệ xếp theo trật tự để bảo quản, lưu trữ sau: a Đối với chứng từ gốc chứng từ hạch toán: - Sau phân hệ đối chiếu số liệu phân hệ khớp chuyển tồn chứng từ gốc, chứng từ hạch tốn báo liên quan cho phận GL - Tại phận GL thực xếp chứng từ đánh số chứng từ hàng ngày theo thứ tự bút đỏ đóng lưu thành tập theo trật tự sau: Tập 1- Các chứng từ giao dịch viên: Sắp xếp theo giao dịch viên, theo thứ tự từ nhỏ tới lớn Trong tập chứng từ giao dịch viên xếp theo trật tự: báo cáo tổng hợp giao dịch viên, báo cáo liệt kê giao dịch hàng ngày giao dịch viên, chứng từ hạch toán xếp theo loại nghiệp vụ thứ tự theo liệt kê giao dịch (trừ chứng từ chuyển tiền bên chứng từ gốc lưu theo phân hệ chuyển tiền) Báo cáo tổng hợp chi nhánh đặt tập Tập 2: Chứng từ thuộc phân hệ chuyển tiền: Các chứng từ gốc chuyển tiền bên ngân hàng tách lưu theo phân hệ chuyển tiền theo trật tự sau : - Các chứng từ toán bù trừ: + Bảng kê 14 + Bảng kê 12 chuyển tiền kèm chứng từ gốc 363 + Bảng kê 12 chuyển tiền đến kèm chứng từ gốc - Các chứng từ chuyển tiền ngân hàng hệ thống - Các chứng từ chuyển tiền đến ngân hàng hệ thống - Các chứng từ chuyển tiền toán liên ngân hàng - IBPS - Các chứng từ chuyển tiền đến toán liên ngân hàng - IBPS - Các chứng từ chuyển tiền tổ chức tín dụng khác (khơng thuộc hình thức toán trên) -Các chứng từ chuyển tiền đến từ tổ chức tín dụng khác (khơng thuộc hình thức toán trên) Tập3: Báo cáo giao diện chứng từ phận tiền vay - LOAN: Được xếp theo nhóm nghiệp vụ phát sinh ‘Group’ Tập 4: Báo cáo giao diện chứng từ phận tiền gửi - CD, DD xếp theo nhóm nghiệp vụ phát sinh ‘Group’ Tập 5: Báo cáo giao diện chứng từ phân hệ tài trợ thương mại ‘TF’ xếp theo nhóm nghiệp vụ phát sinh ‘Group’ Tập 6: Các chứng từ báo cáo phân hệ ngân quỹ (Treasury) Tập 7: Các chứng từ gốc chứng từ hạch toán phân hệ GL b) Đối với cân đối báo cáo phân hệ: - Cân đối chi nhánh bao gồm cân đối nội bảng, ngoại bảng (nguyên tệ, quy đổi, cộng quy đổi) hàng ngày/ tháng/ quý/ năm, đóng thành tập theo thứ tự: + Cân đối nội bảng: Cân đối nguyên tệ ( Cân đối quy đối ( Cân đối cộng quy đổi + Cân đối ngoại bảng: Cân đối nguyên tệ ( Cân đối quy đối ( Cân đối cộng quy đổi - Báo cáo phân hệ (CD, DD, TF, LN, RM, TS): Được đóng riêng theo phân hệ để thuận tiện tra cứu Câu hỏi Vì đối tượng kế tốn ngân hàng có quan hệ chặt chẽ với đối tượng kế toán ngành sản xuất, kinh doanh khác kinh tế? Thông qua mối quan hệ NHTM phát huy vai trị, chức nào? ý nghĩa thực tiễn tổ chức công tác kế toán ngân hàng việc nghiên cứu đặc điểm kế toán ngân hàng? Hãy nêu nguyên tắc bố trí lao động kế tốn thủ cơng đơn vị kế tốn ngân hàng sở Trong điều kiện kế tốn theo mơ hình ngân hàng đại, nguyên tắc bị vi phạm thay thủ tục kiểm soát nào? Hãy nêu vấn đề cần tránh bố trí lao động kế tốn đơn vị kế tốn cấp chi nhánh Vì phải làm vậy? 364 Qua nghiên cứu hệ thống tài khoản NHNN TCTD rút nguyên tắc xây dựng hệ thống tài khoản thực hai hệ thống tài khoản nào? Chứng từ mệnh lệnh, chứng từ chấp hành, chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ thể chứng từ ủy nhiệm chi ủy nhiệm thu nào? Hãy phân biệt giống khác chứng từ giấy chứng từ điện tử ngân hàng Vì kế tốn ngân hàng áp dụng hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ Hình thức thể việc tổ chức cơng tác kế tốn NH nào? 365