NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN VÀ NGÂN QUỸ

Bài 12 NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN VÀ NGÂN QUỸ PHẦN I NGHIỆP VỤ KẾ TỐN Chứng từ kế tốn 1.1 Khái niệm chứng từ kế toán Chứng từ kế toán ngân hàng chứng chứng minh nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh thực hoàn thành, sở để hạch toán vào sổ sách kế toán 1.2 Một số loại chứng từ kế toán Chứng từ gốc: Là chứng từ lập có đầy đủ pháp lý chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh hồn thành (ví dụ: hố đơn mua hàng, Biên giao nhận tài sản, Giấy biên nhận, tờ trình lãnh đạo duyệt, Giấy đề nghị toán duyệt, bảng chi lương, ăn trưa hàng tháng, chi làm thêm giờ, ) Chứng từ ghi sổ: Là để ghi chép, phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ kế toán Chứng từ ghi sổ lập vào chứng từ gốc (ví dụ: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu chuyển khoản, ) Chứng từ gốc kiêm chứng từ ghi sổ: Là chứng từ vừa chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoàn thành, vừa để ghi chép phản ánh nghiệp vụ kinh tế vào sổ kế tốn Ví dụ: Giấy gửi tiền tiết kiệm, phiếu thu (nợ gốc + lãi tiền vay) Chứng từ điện tử: Là chứng từ kế toán mà yếu tố thể dạng liệu điện tử mã hố mà khơng có thay đổi q trình truyền qua mạng máy tính vật mang tin băng từ, đĩa từ, loại thẻ tốn Chứng từ điện tử phải có đủ yếu tố quy định cho chứng từ kế tốn, đảm bảo tính pháp lý chứng từ kế tốn phải mã hố bảo đảm an tồn trình xử lý truyền tin lưu trữ; riêng yếu tố chữ ký phải mã hoá khoá mật mã - gọi chữ ký điện tử Chữ ký điện tử xác lập riêng cho cá nhân để xác định quyền hạn trách nhiệm người lập người liên quan chịu trách nhiệm tính an tồn xác chứng từ điện tử Chữ ký điện tử chứng từ điện tử có giá trị chữ ký tay chứng từ giấy 1.3 Lập chứng từ kế toán ngân hàng Lập chứng từ kế toán Ngân hàng việc phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo mẫu quy định làm sở cho việc hạch toán, kiểm soát, kiểm toán tra sau 163 Việc ghi chép vào sổ sách kế toán phải vào chứng từ hợp lệ, hợp pháp Chứng từ coi hợp lệ, hợp pháp chứng từ: - Lập mẫu quy định, ghi đầy đủ, rõ ràng, xác yếu tố theo quy định, khơng tẩy xóa, sửa chữa, cắt, vá, dán, đè - Trên chứng từ phải có đầy đủ chữ ký người liên quan chịu trách nhiệm tính xác nghiệp vụ đóng dấu đơn vị (nếu có) Chữ ký dấu chứng từ phải phù hợp với mẫu chữ ký dấu đăng ký ngân hàng nơi khách hàng mở tài khoản - Đối với chứng từ có nhiều liên nội dung liên chứng từ phải hồn tồn khớp Đối với séc số sê ri số séc khách hàng phát hành phải khớp với số sê ri số séc mà ngân hàng (nơi mở tài khoản) bán cho khách hàng Hệ thống tài khoản NHCSXH 2.1 Các loại tài khoản ngân hàng a Tài khoản GL (General Ledger): Tài khoản sổ Hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản GL Intellect ban hành theo Quyết định 1709/QĐ-NHCS ngày 30/5/2014 Tổng Giám đốc NHCSXH b Tài khoản CASA: Tài khoản CASA tài khoản NHCSXH mở theo yêu cầu khách hàng NHCSXH mở cho đơn vị, tổ chức, cá nhân hợp đồng, biên thỏa thuận, giấy tờ liên quan phục vụ cho mục đích quản lý nội NHCSXH Mỗi tài khoản CASA thuộc sản phẩm CASA Việc phân nhóm sản phẩm CASA dựa tính chất, loại khách hàng loại tiền, gồm loại chủ yếu: - Tài khoản tiền gửi khách hàng tổ chức, cá nhân, TCTD khác - Tài khoản tiền gửi chuyên dùng - Tài khoản tiền gửi NHCSXH Tổ chức tín dụng khác Các tài khoản nội Ngân hàng mở để theo dõi khoản công nợ phải thu, phải trả NHCSXH, điều chuyển vốn Các sản phẩm CASA ánh xạ đến tài khoản sổ (GL) để tự động hạch toán biến động số tiền gốc, lãi dự trả, chi phí lãi tiền gửi phát sinh giao dịch c Tài khoản TIDE: Tài khoản TIDE tài khoản tiền gửi có kỳ hạn cá nhân, tổ chức NHCSXH; tiền vay NHCSXH tổ chức, cá nhân định chế tài khác - Tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn 164 - Tiền gửi có kỳ hạn tổ chức, cá nhân, định chế tài gửi NHCSXH - Các khoản NHCSXH vay tổ chức, cá nhân, định chế tài - NHCSXH phát hành trái phiếu, giấy tờ có giá Mỗi tài khoản TIDE thuộc sản phẩm TIDE, gồm loại chủ yếu: Tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn Tiền gửi có kỳ hạn tổ chức, cá nhân, định chế tài gửi NHCSXH NHCSXH phát hành trái phiếu, giấy tờ có giá: Các sản phẩm TIDE ánh xạ đến tài khoản sổ (GL) để tự động hạch toán biến động số tiền gốc, lãi dự trả, chi phí lãi tiền gửi phát sinh giao dịch 2.2 Một số phân hệ làm hạch toán vào hệ thống tài khoản GL a Phân hệ tiền vay: - Cung cấp mã vay gắn với sản phẩm tiền vay, loại giao dịch - Mỗi sản phẩm tiền vay ánh xạ đến tài khoản sổ (GL) để tự động hạch toán biến động số tiền gốc, lãi dự thu, thu nhập lãi tiền vay… phát sinh giao dịch b Phân hệ tài sản đảm bảo: Cung cấp mã tài sản đảm bảo, loại tài sản đảm bảo (có khai báo tài khoản GL theo dõi tài sản đảm bảo để hạch toán), loại giao dịch c Phân hệ Tài sản cố định: Cung cấp mã tài sản cố định, loại tài sản chi tiết, loại giao dịch Loại tài sản chi tiết ánh xạ đến tài khoản sổ (GL) để tự động hạch toán biến động nguyên giá TSCĐ, hao mịn TSCĐ, giá trị tài sản, cơng cụ, vật liệu kho, chi phí KHCB TSCĐ, chi cơng cụ, chi vật liệu,… 2.3 Phương pháp hạch toán - Hệ thống ghi nhận liệu giao dịch ngày (như: gửi tiền, rút tiền, vay tiền… ) từ OASIS (hệ thống thơng tin dịch vụ kế tốn trực tuyến) hệ thống khác để hạch toán vào tài khoản ngân hàng - Tải liệu từ xử lý sản phẩm độc lập (như hệ thống ATM) để hạch toán vào tài khoản Ngân hàng - Thông qua bước chạy cuối ngày (EOD), cuối tháng (EOM), cuối năm (EOY), hệ thống thực hạch toán vào tài khoản Ngân hàng 165 - Mơ hình hạch tốn: Core Lending CASA Loại giao dịch Collateral EOD TIDE EOM EOY LOAN Hệ thống tài khoản sổ Báo cáo Hệ thống khác 2.4 Hệ thống tài khoản GL nội dung tài khoản GL 2.4.1 Kết cấu tài khoản GL Số hiệu tài khoản GL đầy đủ gồm 10 ký tự, đó: - Ký tự mặc định - ký tự mã tài khoản tổng hợp/chi tiết tài khoản sổ (gọi tắt tài khoản GLSL) Trong đó: Ký tự qui định loại tài khoản sau: 7: Tài sản 8: Công nợ vốn chủ sở hữu 3: Chi phí 4: Thu nhập 5: Ngoại bảng 6: Đối ứng ngoại bảng 9: Các tài khoản hoạt động toán tài khoản trung gian  ký tự tài khoản cấp tổng hợp GLSL, ký tự sau tài khoản chi tiết GLSL  ký tự mã loại tiền Mã loại tiền đánh số theo danh mục Bảng mã tiền tệ giới Ví dụ: VND: 704; USD: 840  Ký tự cuối ký tự kiểm tra hệ thống tự sinh 166 Tài khoản sổ Intellect Ký tự đầu GLSL Loại tiền Ký tự kiểm tra Mô tả XXXX CCY Y Tài sản (Tiền, HĐ tín dụng) XXXX CCY Y Nợ phải trả XXXX CCY Y Chi phí XXXX CCY Y Thu nhập XXXX CCY Y Tài sản ngoại bảng XXXX CCY Y Đối ứng ngoại bảng XXXX CCY Y Tài sản (TSCĐ, phải thu, khác) XXXX CCY Y Nguồn vốn chủ sở hữu 9 XXXX CCY Y Thanh toán, trung gian Mỗi tài khoản GL tích hợp với tài khoản cấp theo quy định Ngân hàng Nhà nước (NHNN) Quyết định số 479/2004/QĐ-NHNN ngày 29/4/2004 Thống đốc NHNN văn sửa đổi, bổ sung Quyết định 479/2004/QĐ-NHNN Nhiều tài khoản GL liên kết với tài khoản cấp theo quy định NHNN Các bút toán hạch toán vào GL phản ánh vào cân đối tài khoản kế toán theo quy định Ngân hàng Nhà nước 2.4.2 Phương pháp hạch toán tài khoản GL a) Các bút toán hạch toán vào tài khoản GL dựa ghi sổ kép Tổng cộng số tiền ghi Nợ ghi Có giao dịch ln khớp với b) Các tài khoản chia thành: - Loại tài khoản thuộc tài sản Có: ln ln có số dư Nợ tài khoản thuộc tài sản, ngoại trừ tài khoản ghi giảm tài sản Có như: Khấu hao tài sản cố định, dự phịng rủi ro (tín dụng, phải thu, hàng tồn kho) - Loại tài khoản thuộc tài sản Nợ: ln ln có số dư Có tài khoản thuộc cơng nợ, vốn chủ sở hữu, ngoại trừ tài khoản làm giảm tài sản nợ như: chênh lệch tỷ giá giảm (dư nợ) lỗ - Loại tài khoản thuộc tài sản Nợ - Có: lúc có số dư Có, lúc có số dư Nợ có hai số dư gồm tài khoản hoạt động toán, tài khoản trung gian - Tài khoản chi phí ln có dư nợ tài khoản thu nhập ln có dư có Nếu giao dịch mà tài khoản chi phí trở thành dư có tài khoản thu nhập lại trở thành số dư nợ, số dư phải chuyển sang tài khoản thu 167 nhập bất thường chi phí bất thường Cuối năm tài chính, số dư tài khoản thu nhập, chi phí chuyển vào tài khoản lợi nhuận năm Sang năm tài tiếp theo, số dư tài khoản lợi nhuận năm chuyển sang tài khoản lợi nhuận năm trước - Đối ứng với tài khoản ngoại bảng, hệ thống bố trí số tài khoản đối ứng ngoại bảng tương ứng Khi hạch toán Nhập (Ghi Nợ) tài khoản ngoại bảng, đồng thời phải thực Xuất (Ghi Có) tài khoản đối ứng ngoại bảng, ngược lại Khi hạch tốn Xuất (Ghi Có) tài khoản ngoại bảng, đồng thời phải thực Nhập (Ghi Nợ) tài khoản đối ứng ngoại bảng - Giao dịch Inter POS: Khi giao dịch liên chi nhánh/Phòng giao dịch thực hiện, bút toán Inter POS sinh vào cuối ngày POS Chẳng hạn phát sinh bút toán sau đây: Ghi Nợ tài khoản GL chi nhánh/phịng giao dịch thứ Ghi Có tài khoản GL chi nhánh/phòng giao dịch thứ hai Cuối ngày, hệ thống bút toán liên chi nhánh ghi nhận sau: Ghi Nợ Tài khoản Inter POS chi nhánh/phịng giao dịch thứ hai Ghi Có Tài khoản Inter POS chi nhánh/phòng giao dịch thứ - Tài khoản GL Hội sở quy định, Intellect, tài khoản GL với POS - Để đơn giản hướng dẫn, trao đổi thông tin, sử dụng chủ yếu dùng tài khoản GLSL (5 ký tự, ký tự đầu tài khoản tổng hợp) Vì Hệ thống tài khoản bố trí sau: Số hiệu GLSL Loại tiền 100 Tên tài khoản TK NHNN Tiền mặt đơn vị 10000 704 Tiền mặt quỹ 1011 10001 704 Tiền mặt teller 01 1011 2.4.3 Phân nhóm tài khoản GL nội dung hạch toán số tài khoản tổng hợp chủ yếu (1) Nhóm tài khoản theo dõi khoản vốn khả dụng, hoạt động đầu tư, hoạt động tín dụng NHCSXH * Tiền mặt: Tài khoản 100 – Tiền mặt đơn vị: Tài khoản phản ảnh tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt hệ thống NHCSXH Hạch toán tài khoản phải thực theo quy định sau: Khi tiến hành nhập, xuất, thu, chi tiền mặt phải có lệnh điều chuyển, giấy nộp tiền, lĩnh tiền, séc lĩnh tiền phiếu thu, phiếu chi có đủ chữ ký 168 người nhận, người giao, người cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định chế độ thu, chi tiền mặt Tại phận quỹ chính, quỹ giao dịch, hàng ngày phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế tiến hành đối chiếu với số liệu nhật ký quỹ in từ Intellect Nếu có chênh lệch, Kiểm sốt viên Giao dịch viên kế toán phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân Số chênh lệch phải hạch toán vào tài khoản thừa/thiếu quỹ kiến nghị biện pháp xử lý số thừa/thiếu Cuối ngày giao dịch, tồn số tồn quỹ tiền mặt Quỹ giao dịch (tại Trung tâm điểm giao dịch xã) phải điều chuyển tồn Quỹ (số dư cuối ngày không) Trừ trường hợp địa bàn vùng sâu, vùng xa, điều kiện lại khó khăn, giao dịch xã không kịp ngày phép tồn quỹ giao dịch xã vào cuối ngày, Tổ giao dịch xã thực nộp số tiền tồn quỹ Quỹ để tất tốn đến trụ sở Tài khoản 101 - Tiền mặt két Teller giao dịch xã (online) Tài khoản phản ảnh tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt quỹ Teller (Giao dịch viên) giao dịch xã online (kết nối trực tiếp) Tài khoản 102 - Tiền mặt quỹ giao dịch xã offline Tài khoản phản ảnh tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt đồng Việt Nam quỹ Tổ giao dịch xã giao dịch offline (không kết nối trực tiếp vào Intellect) Bên Nợ ghi: - Số tiền mặt tiếp quỹ cho Tổ giao dịch xã (offline) từ quỹ chính, quỹ giao dịch trung tâm - Các khoản thu tiền mặt Tổ giao dịch xã (offline) Bên Có ghi: - Số tiền mặt Tổ giao dịch xã (offline) nộp quỹ chính, quỹ giao dịch trung tâm - Các khoản chi tiền mặt Tổ giao dịch xã (offline) Số dư Nợ: - Phản ảnh số tiền mặt bảo quản Tổ giao dịch xã (offline) phiên giao dịch - Cuối phiên giao dịch, số dư Nợ không Tài khoản 103 - Tiền mặt không đủ tiêu chuẩn lưu thông chờ xử lý Tài khoản dùng để hạch tốn số tiền mặt khơng đủ tiêu chuẩn lưu thông chờ xử lý (như tiền rách, nát hư hỏng ) Tài khoản 104 - Tiền mặt vận chuyển 169 Tài khoản dùng để hạch toán số tiền mặt vận chuyển quỹ nghiệp vụ Pos Quỹ đến đơn vị khác * Tiền gửi: Tài khoản 111 - Tiền gửi Ngân hàng Nhà nước Tài khoản dùng để phản ảnh số tiền NHCSXH gửi Ngân hàng Nhà nước - Căn để hạch tốn vào tài khoản giấy báo Có, báo Nợ bảng kê Ngân hàng Nhà nước kèm theo chứng từ gốc (uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc ) Tài khoản 112 đến 114 - Tiền gửi TCTD khác Hạch toán tài khoản phải thực theo quy định sau: - Căn để hạch toán vào tài khoản giấy báo Có, báo Nợ bảng kê TCTD khác kèm theo chứng từ gốc (uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc ) * Hoạt động tín dụng: Nhóm Tài khoản từ 13x đến 19x: Tài khoản 131 - Cho vay ngắn hạn Tổ chức kinh tế, cá nhân nước Tài khoản dùng để phản ảnh số tiền NHCSXH cho hộ nghèo đối tượng sách khác vay ngắn hạn Tài khoản 131 có tài khoản GLSL sau: Số hiệu GLSL Loại tiền 13101 704 Nợ hạn CV ngắn hạn Hộ nghèo 2111 13102 704 Nợ hạn CV ngắn hạn HSSV có HCKK 2111 13103 704 Nợ hạn CV ngắn hạn Quỹ QG giải việc làm 2111 13104 704 Nợ hạn CV ngắn hạn đối tượng sách lao động nước 2111 13106 704 Nợ hạn CV ngắn hạn NSVSMT Nông thôn 2111 13108 704 Nợ hạn CV ngắn hạn Hộ SXKD vùng khó khăn 2111 13109 704 Nợ hạn CV ngắn hạn Hộ đồng bào DTTS nghèo, ĐSKK (QĐ 74 1592) 2111 Tên tài khoản TK NHNN 170 13110 704 Nợ hạn CV ngắn hạn thương nhân vùng khó khăn theo QĐ 92 2111 13116 704 Nợ hạn CV ngắn hạn Hộ cận nghèo 2111 13118 704 Nợ hạn CV ngắn hạn hộ đồng bào DTTS ĐBKK (QĐ 32) vốn Trung ương 2111 13119 704 Nợ hạn CV ngắn hạn chương trình tín dụng khác 2111 13161 704 Nợ q hạn CV ngắn hạn Hộ nghèo 2112 13162 704 Nợ hạn CV ngắn hạn HSSV có HCKK 2112 13163 704 Nợ hạn CV ngắn hạn Quỹ QG giải việc làm 2112 13164 704 Nợ hạn CV ngắn hạn đối tượng sách lao động nước 2112 13166 704 Nợ hạn CV ngắn hạn NSVSMT Nông thôn 2112 13168 704 Nợ hạn CV ngắn hạn Hộ SXKD vùng khó khăn 2112 13169 704 Nợ hạn CV ngắn hạn Hộ đồng bào DTTS nghèo, ĐSKK (QĐ 74 1592) 2112 13170 704 Nợ hạn CV ngắn hạn thương nhân vùng KK theo QĐ 92 2112 13176 704 Nợ hạn CV ngắn hạn Hộ cận nghèo 2112 13178 704 Nợ hạn CV ngắn hạn hộ đồng bào DTTS ĐBKK (QĐ 32) vốn Trung ương 2112 13179 704 Nợ hạn CV ngắn hạn chương trình tín dụng khác 2112 Tài khoản từ 13101 đến 13119 - Nợ hạn cho vay ngắn hạn Tổ chức kinh tế, cá nhân nước Bên nợ ghi: Số tiền cho hộ nghèo đối tượng sách khác vay Bên có ghi: Số tiền thu nợ từ hộ nghèo đối tượng sách khác; Số tiền chuyển sang tài khoản nợ thích hợp khác, Số tiền nợ vay xóa Số dư nợ: Phản ánh số tiền hộ nghèo đối tượng sách khác cịn nợ hạn Tài khoản từ 13161 đến 13179 - Nợ hạn cho vay ngắn hạn Tổ chức kinh tế, cá nhân nước: 171 Bên nợ ghi: - Số tiền cho vay phát sinh nợ hạn; - Hư số chuyển trạng thái nợ Bên có ghi: - Số tiền thu nợ từ vay hạn; - Số tiền chuyển sang tài khoản nợ thích hợp khác; - Số tiền nợ vay xóa; - Hư số chuyển trạng thái nợ Số dư nợ: Phản ánh nợ vay hộ nghèo đối tượng sách khác vay hạn Tài khoản 132 - Cho vay trung hạn Tổ chức kinh tế, cá nhân nước Tài khoản dùng để phản ảnh số tiền NHCSXH cho hộ nghèo đối tượng sách khác vay trung hạn Tài khoản 133 - Cho vay dài hạn Tổ chức kinh tế, cá nhân nước Tài khoản dùng để phản ảnh số tiền NHCSXH cho hộ nghèo đối tượng sách khác vay dài hạn Tài khoản 139 - Dự phịng chung rủi ro tín dụng cho vay TCKT, CN nước Hạch toán tài khoản dự phịng rủi ro tín dụng cho vay TCKT, cá nhân nước phải tuân thủ nguyên tắc sau: Để xử lý Tổn thất rủi ro xảy từ khách hàng vay, hạn chế đột biến kết kinh doanh kỳ kế tốn, NHCSXH phải trích từ chi phí để lập dự phòng khoản cho vay hộ nghèo đối tượng sách khác Việc xác định số lập dự phòng khoản cho vay việc xử lý xố nợ khó địi phải theo quy định chế tài Đối với khoản cho vay Tổ chức kinh tế cá nhân bị rủi ro (do không thu được, đơn vị vay thực khơng cịn khả tốn) phép xử lý dự phịng NHCSXH xố khoản nợ phải thu khó đòi chuyển theo dõi chi tiết tài khoản 571 - Nợ Tổn thất thời gian theo dõi, tài khoản 572 - Nợ Tổn thất hoạt động tốn (tài khoản ngồi bảng cân đối kế toán) Số nợ tiếp tục theo dõi thời hạn quy định chế tài Trường hợp thu hồi xử lý xóa nợ sai người vay tự nguyện trả hạch tốn tăng khoản dự phịng Tài khoản 141 - Cho vay ngắn hạn vốn nhận trực tiếp Tổ chức quốc tế Tài khoản dùng để phản ảnh số tiền mà NHCSXH cho hộ nghèo, đối tượng sách khác vay ngắn hạn nguồn vốn tài trợ, ủy thác đầu tư Tổ chức Quốc tế trực tiếp chuyển cho NHCSXH 172 Nợ tài khoản Interpos 9910997042: Điều chuyển vốn đơn vị hệ thống NHCSXH (POS B) Có tài khoản Interpos 9910997042: Điều chuyển vốn ĐV hệ thống NHCSXH (POS A) + Nếu Chuyển khoản – Người khác, hạch toán: Nợ TK: CASA1 khách hàng chuyển (POS A) Có TK: CASA2 khách hàng nhận (POS B); Nếu tài khoản CASA thuộc POS khác cuối ngày hệ thống tự động tạo bút toán Interpos: Nợ tài khoản Interpos 9910997042: Điều chuyển vốn đơn vị hệ thống NHCSXH (POS B) Có tài khoản Interpos 9910997042: Điều chuyển vốn ĐV hệ thống NHCSXH (POS A) Bước 4: Kiểm soát phê duyệt giao dịch Bước 5: Lưu chứng từ b Chuyển tiền nước đi: Chuyển tiền NHCSXH chuyển tiền cho ngân hàng khác nước bao gồm: - Chuyển tiền trực tiếp - Chuyển tiền gián tiếp • Đối với chuyển tiền trực tiếp: Là hình thức chuyển tiền ngồi hệ thống NHCSXH áp dụng cho POS tham gia trực tiếp kênh toán Bù trừ điện tử, Citad địa bàn POS hoạt động; áp dụng cho chuyển tiền hệ thống NHCSXH mà người thụ hưởng (người nhận tiền) khách hàng vãng lai nhận tiền POS B - Chuyển tiền hệ thống: Bước 1: Giao dịch viên (GDV) hướng dẫn khách hàng lập chứng từ; Bước 2: Nhận chứng từ từ khách hàng kiểm tra; Bước 3: Thực hệ thống Intellect hạch toán (thu tiền mặt khách hàng nộp tiền mặt): Nợ TK tiền mặt TK thích hợp Có TK 99000xxxxx: Thanh toán CITAD Thanh toán bù trừ qua NHNN Bước 4: Kiểm soát viên phê duyệt 219 Bước 5: Xuất file sang chương trình Citad toán bù trừ ; Bước 6: Nhận chứng từ từ KSV, tách báo có (nếu có) lưu chứng từ Bước 7: Hạch tốn có kết bù trừ NH chủ trì: Hạch tốn chức bút tốn thủ cơng Nợ TK 99000xxxxx: Thanh tốn CITAD Thanh tốn bù trừ qua NHNN Có TK 91110xxxxx: Tiền gửi toán NHNN - Chuyển tiền cho khách hàng vãng lai nhận POS B: + Tại POS A (POS chuyển): Bước 1: Giao dịch viên (GDV) hướng dẫn khách hàng lập chứng từ; Bước 2: Nhận chứng từ từ khách hàng kiểm tra; Bước 3: Thực hệ thống Intellect hạch toán (thu tiền mặt khách hàng nộp tiền mặt): Nợ TK tiền mặt TK thích hợp Có TK 9999077048: Tài khoản trung gian phân hệ chuyển tiền (POS B) Bước 4: Kiểm soát viên phê duyệt Bước 5: Nhận chứng từ từ KSV, tách báo có (nếu có) lưu chứng từ + Tại POS B (POS nhận): Bước 1: Khách hàng xuất trình giấy tờ tùy thân (CMND/ sổ hộ chiếu); Bước 2: Nhận đối chiếu thông tin kiểm tra với lệnh chuyển tiền đến; Bước 3: Thực chi tiền hệ thống Intellect: Nợ TK 9999077048: Tài khoản trung gian phân hệ chuyển tiền (POS B) Có TK: Tiền mặt Bước 4: In phiếu chi, lệnh chuyền tiền đến; Bước 5: Lưu chứng từ: • Đối với chuyển tiền gián tiếp: đơn vị NHCSXH (POS) thực chuyển tiền hệ thống NHCSXH khơng tham gia trực tiếp kênh tốn Bù trừ điện tử, Citad địa bàn POS hoạt động + Tại POS B (POS nhờ chuyển): Bước 1: Giao dịch viên (GDV) hướng dẫn khách hàng lập chứng từ; Bước 2: Nhận chứng từ từ khách hàng kiểm tra; Bước 3: Thực hệ thống Intellect hạch toán (thu tiền mặt khách hàng nộp tiền mặt): Nợ TK tiền mặt TK thích hợp 220 Có TK 9999077048: Tài khoản trung gian phân hệ chuyển tiền (POS C) Bước 4: Kiểm soát viên phê duyệt Bước 5: Nhận chứng từ từ KSV, tách báo có (nếu có) lưu chứng từ + Tại POS C (POS nhờ chuyển) Bước 1: GDV thực bổ sung lệnh chuyển tiếp, chọn phương thức toán Bù trừ điện tử CITAD; Hệ thống tự động hạch toán: Nợ TK 9999077048: Tài khoản trung gian phân hệ chuyển tiền (POS C) Có TK 99000xxxxx: Thanh toán CITAD/Thanh toán bù trừ qua NHNN Bước 2: Kiểm soát phê duyệt; Bước 3: Xuất file sang chương trình Citd tốn bù trừ; Bước 4: Lưu chứng từ Bước 5: Hạch tốn có kết bù trừ NH chủ trì: Hạch tốn chức bút tốn thủ cơng Nợ TK 99000xxxxx: Thanh tốn CITAD/Thanh tốn bù trừ qua NHNN Có TK 91110xxxxx: Tiền gửi toán NHNN c Chuyển tiền nước đến: Chuyển tiền nước đến NHCSXH nhận Lệnh chuyển đến từ ngân hàng khác hệ thống qua toán bù trừ điện tử CITAD phương pháp upload file nhập trực tiếp lệnh đến Bước 1: GDV lệnh chuyển tiền đến chứng từ thực xuất file từ chương trình bù trừ CITAD; Bước 2: Thực Upload file nhập trực tiếp lệnh chuyển tiền đến Intellect, hạch toán; Nợ TK 99000xxxxx: Thanh toán CITAD/Thanh toán bù trừ qua NHNN Có TK: CASA khách hàng/TK thích hợp Bước 3: Kiểm soát phê duyệt giao dịch; Bước 4: Lưu chứng từ Bước 5: Hạch tốn có kết bù trừ NH chủ trì: Hạch tốn chức bút tốn thủ cơng Nợ TK 91110xxxxx: Tiền gửi tốn NHNN Có TK 99000xxxxx: Thanh toán CITAD/Thanh toán bù trừ qua NHNN PHẦN II: NGHIỆP VỤ NGÂN QUỸ 221 Giải thích từ ngữ 1.1 Tiền mặt: Tiền giấy, tiền kim loại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành 1.2 Tiền giấy: Tiền cotton tiền polymer 1.3 Tài sản quý: Vàng, kim khí quý, đá quý, ngoại tệ tiền mặt loại tài sản quý khác 1.4 Giấy tờ có giá: Ngân phiếu tốn, tín phiếu, trái phiếu loại giấy tờ có giá khác theo quy định pháp luật 1.5 Niêm phong: Đóng gói bó, túi, hộp, bao tiền theo quy định ghi dấu hiệu để khơng cho phép tự tiện mở; đảm bảo bó, túi, bao tiền giữ nguyên, đầy đủ 1.6 Kẹp chì: Là phương pháp niêm phong túi, bao, thùng tiền; hai đầu dây buộc miệng túi, bao, thùng tiền bị kẹp chặt qua viên chì loại kìm chun dụng; dấu hiệu đon vị có tiền phải rõ, đầy đủ bề mặt viên chì sau kẹp 1.7 Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông: Là loại tiền giấy (tiền cotton tiền polymer), tiền kim loại Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam phát hành, lưu hành hợp pháp bị rách nát, hư hỏng phân loại theo tiêu chuẩn Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam quy định 1.8 Giao dịch cửa: phương thức giao dịch mà khách hàng NHCSXH cần giao dịch với giao dịch viên (GDV) nhận kết từ GDV Tùy điều kiện làm việc đơn vị áp dụng hình thức giao dịch cửa cửa Tại điểm giao dịch xã, áp dụng hình thức giao dịch cửa 1.9 Giao dịch viên (GDV): cán bộ, nhân viên NHCSXH thực giao dịch với khách hàng, lập giao dịch phần mềm Intellect 1.10 Quỹ (Quỹ trung tâm): Là quỹ tiền mặt đơn vị, thực nghiệp vụ - Đầu ngày điều chuyển tiền đến quỹ giao dịch nhận điều chuyển tiền từ quỹ giao dịch vào cuối ngày - Điều chuyển tiền đến Ngân hàng Nhà nước, Tổ chức tín dụng khác nhận điều chuyển 1.11 Quỹ giao dịch: Là quỹ tiền mặt giao dịch ngày đơn vị Quỹ giao dịch gắn với giao dịch viên tiền mặt, thực nghiệp vụ: - Đầu ngày nhận điều chuyển tiền từ quỹ chính, cuối ngày thực điều chuyển tiền quỹ (cuối ngày quỹ giao dịch ln khơng có số dư) - Thực giao dịch thu, chi tiền mặt với khách hàng ngày 222 Nguyên tắc kiểm đếm, giao nhận thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá - Mọi khoản thu, chi tiền mặt, giấy tờ có giá, ngoại tệ phải thực thơng qua quỹ đơn vị Khi thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải kiểm đếm xác số lượng giá trị - Các khoản thu, chi phải vào chứng từ kế toán - Trước thu, chi phải kiểm sốt tính hợp lệ, hợp pháp chứng từ kế toán - Tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá thu vào hay chi phải đủ, với số tiền (bằng số chữ), khớp thời gian (ngày, tháng, năm) chứng từ kế toán sổ kế toán - Sau thu trước chi tiền mặt, chứng từ kế tốn phải có đủ chữ ký người nộp hay lĩnh tiền thủ quỹ giao dịch viên thu, chi tiền mặt - Không chi bó (túi) tiền nguyên niêm phong (trên niêm phong ghi tên Ngân hàng Nhà nước, Tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước) cho khách hàng - Mỗi chứng từ kế toán thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải lập Bảng kê loại tiền thu (chi) Biên giao nhận tiền - Bảng kê loại tiền thu (chi) biên giao nhận phải có đầy đủ họ tên, địa khách hàng; số lượng, giá trị loại tiền; Tổng số tiền; ngày, tháng, năm phải đầy đủ khớp với chứng từ kế toán, sổ quỹ Sau thu (chi) tiền mặt, bảng kê phải có chữ ký khách hàng (người giao nhận tiền) Thủ quỹ Giao dịch viên - Trường hợp khách hành khơng biết chữ, phải có điểm vân tay ngón trỏ trái để thay cho chữ ký khách hàng - Bảng kê loại tiền thu (chi) sử dụng theo hình thức: Tờ rời (in sẵn in từ chương trình Intellect) ghép chung với chứng từ kế toán giao dịch - Trường hợp sử dụng Bảng kê Tờ rời: Hàng ngày bảng kê đóng thành tập gồm hai phần thu chi, phần thu xếp trên, phần chi xếp Trong phần xếp theo thứ tự chứng từ kế toán Các loại bảng kê bảo quản thời hạn 05 năm - Trường hợp đơn vị áp dụng kê loại tiền thu (chi) ghép chung với chứng từ kế tốn giao dịch, đóng tập nhật ký chứng từ kế toán bảo quản lưu trữ theo chế độ lưu trữ chứng từ kế tốn Quy trình thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá 3.1 Thu tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá a) Trường hợp khơng Tổ chức giao dịch cửa 223 Bước 1: Bộ phận kế toán giao dịch, hướng dẫn khách hàng làm thủ tục viết giấy nộp tiền, giấy gửi tiền thông báo cho khách hàng biết Tổng số tiền phải nộp (nếu nộp tiền trả nợ gốc, lãi tiền vay…) Bước 2: Thủ quỹ hướng dẫn khách hàng xếp tiền theo bó, thếp, tờ, miếng theo loại mệnh giá; lập Bảng kê loại tiền nộp kê loại tiền nộp lên phần quy định chứng từ nộp tiền (nếu có), ký ghi rõ họ tên người nộp bảng kê chứng từ nộp tiền (giấy nộp tiền, giấy gửi tiền) Bước 3: Thủ quỹ Bảng kê loại tiền nộp (đã có chữ ký khách hàng) chứng từ nộp tiền (nếu có), tiến hành thu tiền mặt thực kiểm đếm Việc chọn lọc kiểm đếm tiền mặt khách hàng nộp thực theo trình tự sau: - Kiểm đếm Tổng số: phải nhận lúc toàn số tiền khách hàng nộp theo bảng kê, kiểm đếm Tổng số bó (mỗi bó đủ 10 thếp), túi, sau kiểm đếm tờ (tiền giấy), miếng (tiền kim loại) - Kiểm đếm tờ (miếng): mở bó (túi) tiền kiểm đếm tờ (miếng) Trong lúc kiểm đếm, không để lẫn tiền kiểm đếm với tiền chưa kiểm đếm + Quá trình kiểm đếm, phát loại tiền, tờ (miếng) không đủ tiêu chuẩn lưu thông, tiền giả, tiền mẫu, Thủ quỹ phải báo cáo Thủ trưởng đơn vị để lập biên bản, giữ lại vật xử lý theo quy định hành + Trường hợp phải thoái trả lại tiền thừa cho khách hàng, Thủ quỹ ghi số tiền thối trả vào phía sau dòng Tổng cộng Bảng kê loại tiền nộp, ghi số âm (dấu -) + Hồn thành cơng việc kiểm đếm tiền theo bảng kê loại tiền nộp khách hàng nộp vào, Thủ quỹ ký tên lên bảng kê giấy nộp tiền, gửi tiền, chuyển bảng kê giấy nộp tiền, gửi tiền sang cho phận kế toán Bước 4: Giao dịch viên bảng kê giấy nộp tiền, gửi tiền có chữ ký Thủ quỹ, nhập đầy đủ thơng tin vào hệ thống, sau chuyển liệu giao dịch, giấy nộp tiền, gửi tiền sang Kiểm soát viên Bước 5: Kiểm soát viên kiểm soát giao dịch in chứng từ (các chứng từ thu tiền, chứng từ giao dịch NHCSXH in từ chương trình Intellect), ký kiểm soát lên tất liên chứng từ in ra, chuyển toàn chứng từ bảng kê loại tiền nộp cho Giao dịch viên Bước 6: Giao dịch viên kiểm tra lại yếu tố chứng từ (giấy nộp tiền, giấy gửi tiền, phiếu thu tiền, chứng từ giao dịch khác Sổ tiết kiệm, Sổ vay vốn…), ký tên lên tất liên chứng từ kế tốn, sau chuyển tồn chứng từ bảng kê loại tiền nộp cho Thủ quỹ Bước 7: Thủ quỹ nhận chứng từ thu tiền bảng kê loại tiền nộp từ Giao dịch viên, kiểm sốt lại tính hợp pháp, hợp lệ chứng từ thu tiền, đối chiếu số tiền bảng kê nộp tiền (đã có chữ ký Thủ quỹ) số tiền 224 chứng từ kế toán, Sổ tiết kiệm, Sổ vay vốn…Nếu đảm bảo khớp đúng, yêu cầu khách hàng ký tên vào chỗ quy định liên chứng từ hồ sơ có liên quan, đồng thời phải ghi vào Sổ quỹ tiền mặt, ký tên vào chỗ quy định tất liên chứng từ nộp tiền, thu tiền, trả lại khách hàng liên chứng từ nộp tiền, thu tiền kèm hồ sơ khách hàng (Sổ tiết kiệm, Sổ vay vốn, Chứng minh thư…), chuyển liên chứng từ sang phận kế toán đường dây nội b) Trường hợp Tổ chức giao dịch cửa Bước 1: Giao dịch viên hướng dẫn khách hàng lập chứng từ giao dịch: giấy nộp tiền, giấy gửi tiền thông báo cho khách hàng biết Tổng số tiền phải nộp Hướng dẫn khách hàng xếp tiền theo bó, thếp, tờ, miếng theo loại mệnh giá, lập Bảng kê loại tiền nộp có đầy đủ yếu tố (họ tên người nộp, địa chỉ, nội dung khoản tiền nộp, số tiền số, chữ, chữ ký điểm người nộp tiền Bước 2: Căn chứng từ, bảng kê loại tiền nộp, tiến hành thu tiền mặt thực kiểm đếm bước tiết a Bước 3: Nhập liệu từ Bảng kê, chứng từ thu tiền vào hệ thống theo quy định, phạm vi thẩm quyền phân cấp, sau chuyển liệu, chứng từ giấy (nếu có) sang Kiểm sốt viên Bước 4: Kiểm sốt viên kiểm sốt giao dịch, phê duyệt in chứng từ (Phiếu thu tiền, chứng từ giao dịch khác in từ chương trình Intellect), ký kiểm soát lên tất liên chứng từ, chuyển chứng từ thu tiền bảng kê loại tiền nộp cho Giao dịch viên Bước 5: Giao dịch viên kiểm tra lại yếu tố chứng từ nộp tiền, thu tiền, ký tên lên tất liên chứng từ kế toán, trả khách hàng liên chứng từ nộp tiền phiếu thu có đầy đủ chữ ký; liên chứng từ cịn lại lưu giữ để đối chiếu cuối ngày với Nhật ký giao dịch đóng lưu Nhật ký chứng từ Giao dịch viên sử dụng Nhật ký giao dịch in từ chương trình Intellect để thay cho Sổ quỹ tiền mặt Chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá Bước 1: Giao dịch viên tiếp nhận thông tin chứng từ rút tiền khách hàng lập (séc lĩnh tiền mặt, giấy rút tiền) chứng từ chi tiền Giám đốc (hoặc người ủy quyền) phê duyệt, hồ sơ khách hàng, giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, chứng minh quân nhân, hộ chiếu ), nhập liệu giao dịch vào hệ thống, ký ghi rõ họ tên vào chứng từ khách hàng lập theo quy định, chuyển Kiểm soát viên phê duyệt Bước 2: Kiểm soát viên kiểm sốt giao dịch, phê duyệt, in chứng từ (chứng từ chi tiền, chứng từ giao dịch in từ chương trình phần 225 mềm Intellect), ký kiểm soát lên tất liên chứng từ, chuyển toàn chứng từ sang Giao dịch viên Bước 3: Căn chứng từ chi (séc lĩnh tiền mặt, giấy rút tiền, phiếu chi phiếu giao dịch) có chữ ký Kiểm sốt viên, Giao dịch viên kiểm sốt tính hợp pháp, hợp lệ chứng từ kế toán, chuẩn bị loại tiền chi cho khách hàng (khơng chi theo bó, túi tiền cịn nguyên niêm phong), lập Bảng kê loại tiền chi, vào hệ thống thực Cash out (nếu giao dịch cửa) Trường hợp không thực giao dịch cửa, Giao dịch viên chuyển chứng từ sang cho Thủ quỹ, Thủ quỹ chuẩn bị loại tiền chi lập bảng kê loại tiền chi, vào Sổ quỹ tiền mặt, ký tên người chi tiền lên tất liên chứng từ chi Bước 4: Yêu cầu khách hàng ký nhận tiền vào liên chứng từ chi, sau giao tiền kèm Bảng kê loại tiền chi cho khách hàng kiểm đếm Khách hàng phải kiểm đếm lại tiền trước rời khỏi quầy chi NHCSXH Bước 5: Sau hoàn thành chi tiền mặt, Thủ quỹ Giao dịch viên phải kiểm soát lại yếu tố pháp lý chữ ký khách hàng, cán ngân hàng chứng từ chi, đóng dấu “đã chi tiền” chuyển trả khách hàng liên chứng từ chi kèm hồ sơ, giấy tờ khách hàng (Chứng minh nhân dân, sổ vay vốn,…); lưu giữ lại liên chứng từ kèm theo chứng từ gốc chuyển trả Giao dịch viên theo đường dây nội (nếu không áp dụng giao dịch cửa) để cuối ngày đối chiếu, khóa sổ đóng lưu nhật ký chứng từ Trường hợp đơn vị áp dụng hình thức giao dịch cửa: Giao dịch viên có 1(một) quỹ tiền mặt riêng, Giao dịch viên sử dụng Nhật ký quỹ giao dịch để thay cho Sổ quỹ Quy định đóng gói tiền mặt, niêm phong tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá 4.1 Đóng gói tiền mặt a Đóng gói tiền cotton - Đóng thếp tiền: 100 (một trăm) tờ tiền mệnh giá, chất liệu (không để lẫn tiền Polymer tiền cotton) đóng thành thếp, buộc dây (đay, gai,…) quấn băng giấy vị trí 1/3 chiều dài thếp tiền - Đóng bó tiền: xếp đủ 10 thếp tiền mệnh giá, đặt thếp có hàng dây buộc phía thếp có hàng dây buộc đối diện, mặt để dán niêm phong đặt thêm tờ lót niêm phong, đóng bó sợi dây se Các loại mệnh giá từ 1.000 đồng trở lên, buộc ngang dọc, loại mệnh giá nhỏ từ 500 đồng trở xuống buộc ngang dọc Tại điểm giao dây ngang dây dọc phải quấn vịng qua lại để giữ cho bó tiền chắn, nút buộc thắt hai đầu dây đặt bề mặt tờ lót niêm phong bó tiền - Đóng gói bao tiền: Một bao tiền gồm 20 bó tiền mệnh giá, chất liệu (không lẫn tiền cotton vào bao tiền polymer ngược lại) Bao tiền đóng thành khối hình chữ nhật, miệng bao buộc thắt nút chặt gấp miệng 226 khâu kín Bao đóng tiền sử dụng bao vải sợi loại tốt, dai, bền, may tốt, chắn, may dấu đường đáy bao thành bao b Đóng gói tiền polymer - Đóng thếp tiền: 100 (một trăm) tờ tiền polymer mệnh giá (không để lẫn tiền cotton) đóng thành thếp, quấn băng giấy rộng từ 2-3 cm vị trí 1/3 chiều dài thếp tiền - Đóng bó tiền: Sắp xếp đủ 10 thếp tiền mệnh giá để chuẩn bị đóng bó tiền cotton Dùng miếng bìa cứng, kích thước phù hợp với loại tiền để chặn giữ mặt bó tiền Ở mặt để dán niêm phong, đặt thêm tờ lót niêm phong lên miếng bìa cứng, dán giấy niêm phong lên nút buộc bó tiền - Đóng gói bao tiền: thực đóng bao tiền cotton b Đóng gói tiền kim loại - Một túi tiền kim loại gồm 20 (hai mươi) thỏi tiền mệnh giá - Một túi tiền có 1.000 (một nghìn) miếng mệnh giá - Một thỏi tiền gồm 50 (năm mươi) miếng mệnh giá - Một hộp tiền kim loại gồm 40 (bốn mươi) thỏi mệnh giá - Một thùng tiền kim loại gồm 10 túi tiền mệnh giá 4.2 Niêm phong tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá: a Niêm phong tiền mặt - Giấy niêm phong bó tiền loại giấy mỏng, kích thước phù hợp với loại tiền, sử dụng giấy niêm phong màu trắng, mực in màu đen - Trên giấy niêm phong bó, túi, bao tiền phải có đầy đủ, rõ ràng nội dung sau: Ngân hàng sách xã hội (Tỉnh Huyện); loại tiền; số lượng (tờ, miếng, bó, túi) tiền; số tiền; họ tên chữ ký người kiểm đếm, đóng gói; ngày, tháng, năm đóng gói niêm phong Dùng bút bi mực tốt để ghi, không dùng mực dễ phai bút chì - Giấy niêm phong bó tiền phải dán tờ giấy lót mối dây buộc thắt nút hai đầu dây - Người có tên, chữ ký giấy niêm phong phải chịu trách nhiệm bó, túi, bao tiền niêm phong - Niêm phong bao, túi tiền: dùng dây sợi se, khơng có mối nối để khâu buộc chặt miệng bao, túi gấp miệng, khâu kín hai lần qua lại, mũi khâu dày, cách 2-3 cm; dán tờ niêm phong sát nút buộc miệng túi, bao; dán giấy niêm phong phải tách riêng cho hai đầu dây cách b Đóng gói niêm phong ngoại tệ, giấy tờ có giá - Giấy tờ có giá, bao gồm: Trái phiếu, tín phiếu, sổ tiết kiệm, séc loại giấy tờ khác theo quy định pháp luật 227 - Việc đóng gói, niêm phong ngoại tệ, giấy tờ có giá, thực đóng gói, niêm phong tiền mặt Giao nhận, kiểm đếm tiền mặt nội NHCSXH 5.1 Nguyên tắc giao nhận, kiểm đếm a Việc giao nhận tiền mặt nội NHCSXH thực theo bó (đủ 10 thếp) loại tiền Ngân hàng Nhà nước in nguyên niêm phong Ngân hàng Nhà nước Các loại tiền qua lưu thơng kể bó tiền có niêm phong (đủ 10 thếp) Ngân hàng Nhà nước Tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước…, phải kiểm đếm theo tờ (miếng) b Đối tượng thực giao nhận: cán giao nhiệm vụ làm Thủ quỹ Giao dịch viên, cụ thể: - Tại Phòng giao dịch cấp huyện Hội sở chi nhánh NHCSXH tỉnh: việc giao nhận tiền mặt thực Thủ quỹ quỹ nghiệp vụ với Giao dịch viên với Thủ quỹ, Giao dịch viên Tổ giao dịch xã ngược lại Việc giao nhận thực có lệnh Giám đốc người ủy quyền phê duyệt - Điều chuyển tiền mặt Hội sở tỉnh Phòng giao dịch cấp huyện: Việc điều chuyển giao nhận tiền mặt cần hạn chế tối đa, thực thật cần thiết, việc giao nhận thực Thủ quỹ đơn vị điều với Thủ quỹ đơn vị nhận điều chuyển đến người Giám đốc giao nhiệm vụ giao nhận tiền mặt với Phòng giao dịch cấp huyện 5.2 Thủ tục, hình thức giao nhận, kiểm đếm a Giao nhận nội đơn vị Đầu ngày làm việc: Giấy đề nghị tiếp quỹ kiêm tạm ứng Giám đốc người ủy quyền phê duyệt để thực giải ngân chi trả khách hàng Điểm giao dịch xã, Thủ quỹ quỹ nghiệp vụ thực điều quỹ tiền mặt cho Giao dịch viên thuộc Tổ giao dịch xã giao nhiệm vụ ứng quỹ giao dịch (Mẫu số 12/NQ-NHCS) Việc giao nhận, kiểm đếm Thủ quỹ quỹ nghiệp vụ Giao dịch viên thuộc Tổ giao dịch xã, thực kiểm đếm, giao nhận theo tờ, miếng Thực giao dịch ngày: - Tại trụ sở Ngân hàng: thực giao dịch cửa, Giao dịch viên nhận tiếp quỹ nộp tiền quỹ nghiệp vụ nhiều lần ngày Việc kiểm đếm, giao nhận thực chi tiết theo tờ, (miếng) theo bảng kê loại tiền nộp, lĩnh lần - Tại Điểm giao dịch xã: ngày làm việc, Giao dịch viên điều quỹ cho nhau, lần điều quỹ phải có phê duyệt Kiểm sốt viên Tổ giao dịch xã Việc giao nhận thực chi tiết theo tờ, (miếng) theo bảng kê loại tiền nộp, lĩnh lần 228 Cuối ngày làm việc: - Toàn tiền mặt tồn cuối ngày Tổ giao dịch xã Giao dịch viên, phải nộp quỹ nghiệp vụ Việc giao nhận, kiểm đếm tiền mặt phải thực chi tiết theo tờ (miếng), theo bảng kê phân loại tiền nộp, lĩnh - Kết thúc buổi giao dịch phải thực kiểm quỹ điều tiền tồn quỹ Giao dịch viên (Teller) quỹ Sau quỹ chấp nhận, Giao dịch viên (Teller) tiến hành đóng quỹ Teller, đóng phiên giao dịch khóa sổ cuối ngày người sử dụng - Thủ quỹ nghiệp vụ (Quỹ chính) thực kiểm quỹ đóng quỹ chính, đóng phiên giao dịch, khóa sổ cuối ngày người sử dụng b Giao nhận điều chuyển Hội sở NHCSXH tỉnh Phịng giao dịch Điều chuyển tiền mặt phải có lệnh điều chuyển Giám đốc chi nhánh NHCSXH tỉnh người ủy quyền phê duyệt Hai bên kiểm đếm giao nhận xong, lập biên giao nhận kèm bảng kê loại tiền (Mẫu lệnh điều chuyển số 15/NQ-NHCS Biên giao nhận 16/NQ-NHCS kèm theo) Vận chuyển tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá giao dịch xã, nộp tiền, lĩnh tiền mặt từ tài khoản tiền gửi Tổ chức tín dụng, Ngân hàng Nhà nước địa bàn - Khi giao dịch xã nộp tiền, lĩnh tiền mặt từ tài khoản tiền gửi Tổ chức tín dụng, Ngân hàng Nhà nước địa bàn, sử dụng chứng từ như: phiếu thu, phiếu chi tiền mặt; phiếu điều chuyển tiền mặt; séc lĩnh tiền mặt thay cho lệnh điều chuyển tiền mặt giấy ủy quyền vận chuyển Giám đốc đơn vị, không cần phải lập lệnh điều chuyển giấy ủy quyền vận chuyển - Việc vận chuyển tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá từ trụ sở NHCSXH đến Điểm giao dịch xã, phường ngược lại Giám đốc đơn vị Tổ chức thực theo Hướng dẫn Tổ chức hoạt động Tổ giao dịch xã - Việc vận chuyển tiền mặt, giấy tờ có giá từ trụ sở NHCSXH đến Ngân hàng Nhà nước, Tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước (KBNN) địa bàn ngược lại, phải có Phiếu điều chuyển tiền mặt Giám đốc người ủy quyền phê duyệt (theo mẫu 14/NQ-NHCS đính kèm công văn này) Thủ quỹ người áp tải tiền, thành phần Bảo vệ, Lái xe Giám đốc đơn vị bố trí cho phù hợp để đảm bảo an toàn vận chuyển - Phương tiện vận chuyển: + Sử dụng xe ôtô đơn vị trang bị để vận chuyển Xe vận chuyển tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải trang bị phương tiện bảo vệ, như: thiết bị chống cháy nổ, hịm, khóa, két, dụng cụ trang bị cho phận bảo vệ quan công an cấp phép cho sử dụng: roi điện, súng, đạn cay… Tuỳ theo khối lượng, giá trị tính chất chuyến hàng, tình hình an ninh, 229 trật tự địa phương, Giám đốc đơn vị xây dựng phương án bảo vệ an toàn tuyệt đối tài sản + Đối với vận chuyển tiền giao dịch xã, địa bàn xã có giao thơng khó khăn, xe ơtơ khơng thể đến được, sử dụng phương tiện vận chuyển quy định công văn hướng dẫn Tổ chức hoạt động Tổ giao dịch xã xã - Tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá vận chuyển phải đóng gói, niêm phong để két sắt, hịm sắt có cài then ngang khóa chắn Phải Tổ chức vận chuyển vào ban ngày - Những người Tổ chức tham gia vận chuyển tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải tuyệt đối giữ bí mật thơng tin thời gian, hành trình, loại hàng, khối lượng, giá trị, phương tiện vận chuyển, phương tiện bảo quản tài sản theo quy định bảo vệ bí mật Nhà nước - Người khơng có nhiệm vụ khơng phương tiện vận chuyển tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá - Các văn liên quan đến công tác vận chuyển tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá sử dụng cụm từ “hàng đặc biệt” thay cho cụm từ “tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá” để đảm bảo bí mật thơng tin vận chuyển - Trách nhiệm Tổ tham gia vận chuyển tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá + Người áp tải: người phụ trách chung đường vận chuyển, chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá; Tổ chức thực việc giao nhận, vận chuyển + Người điều khiển phương tiện: chịu trách nhiệm kỹ thuật phương tiện vận chuyển, chấp hành quy định vận chuyển tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá, chấp hành luật giao thông; chủ động xin giấy ưu tiên mua vé qua cầu, phà nhanh chóng + Người bảo vệ: có trách nhiệm bảo vệ hàng, người phương tiện từ bắt đầu nhận hàng đến giao xong trở trụ sở quan an toàn; chấp hành quy định vận chuyển bảo mật thông tin vận chuyển hàng đặc biệt theo quy định Ngân hàng Nhà nước Khi xảy cố an tồn, phải trực tiếp chiến đấu phân cơng thành viên đoàn phối hợp bảo vệ người, tiền mặt, ngoại tệ phương tiện - Sổ sách theo dõi vận chuyển: Mở sổ sách theo dõi vận chuyển tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá theo dõi lần vận chuyển, từ bố trí nhân lực, phương tiện, lịch trình vận chuyển (mẫu số 06/NQ-NHCS) Thủ tục xử lý thu hồi, đổi tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông 7.1 Tiền rách nát, hư hỏng q trình lưu thơng: 230 - Tiền giấy bị thay đổi màu sắc, mờ nhạt hình ảnh hoa văn, chữ, số; nhàu, nát, nhoè, bẩn, cũ; rách tời hay liền mảnh can dán lại, rách góc (kích thước theo cạnh tờ tiền không 10mm) - Tiền kim loại bị mòn, hư hỏng phần tồn hình ảnh, hoa văn, chữ, số lớp mạ đồng tiền Đơn vị thu đổi có trách nhiệm thực việc thu đổi cho khách hàng có nhu cầu, khơng hạn chế số lượng, khơng u cầu thủ tục giấy tờ khơng thu phí 7.2 Tiền rách nát, hư hỏng trình bảo quản: - Tiền giấy bị ố bẩn; thủng lỗ, rách phần; cháy biến dạng tiếp xúc với nguồn nhiệt cao; giấy in, màu sắc, đặc điểm kỹ thuật bảo an đồng tiền bị biến đổi tác động hóa chất (như chất tẩy rửa, axít, chất ăn mịn…); viết, vẽ, tẩy xóa; đồng tiền bị mục biến dạng lý khác không hành vi hủy hoại - Tiền kim loại bị cong, vênh, thay đổi định dạng, hình ảnh thiết kế tác động ngoại lực nhiệt độ cao; bị han gỉ tiếp xúc với hoá chất ăn mòn kim loại Cách nhận biết tiền giả, tiền nghi giả 8.1 Khái niệm tiền giả, tiền nghi giả - Tiền giả: Là loại tiền làm giống tiền Việt Nam Ngân hàng Nhà nước Tổ chức in, đúc, phát hành - Tiền nghi giả: đồng tiền có dấu hiệu nghi vấn chưa có thơng báo (tiền giả loại mới) 8.2 Cách nhận biết, kiểm tra tiền giả, tiền nghi giả a Soi tờ bạc trước nguồn sáng: Kiểm tra hình bóng chìm, dây bảo hiểm hình định vị - Hình bóng chìm: Nhìn thấy rõ hai mặt, thể nhiều đường nét tinh xảo, sáng trắng - Dây bảo hiểm: Nhìn thấy rõ từ hai mặt, chạy dọc tờ bạc, có cụm số mệnh giá chữ “NHNNVN” (hoặc “VNĐ” mệnh giá 10.000đ) tinh xảo, sáng trắng Ở mệnh giá 50.000đ, dây bảo hiểm ngắt qng, có cụm số “50.000” - Hình định vị: Hình ảnh hai mặt khớp kín, tạo thành hình ảnh hồn chỉnh, khe trắng (nhìn thấy từ hai mặt) Ở tiền giả: Hình bóng chìm không tinh xảo Các chữ, số dây bảo hiểm khơng rõ ràng, khơng sắc nét Hình định vị khơng khớp khít, khe trắng khơng b Vuốt nhẹ tờ bạc: Để kiểm tra yếu tố hình lõm - Vuốt nhẹ tờ bạc yếu tố in lõm (chân dung Hồ Chí Minh; Quốc huy, mệnh giá số chữ; dòng chữ “ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA 231 VIỆT NAM” cảm nhận độ nổi, nhám ráp nét in mặt trước tất mệnh giá - Dòng chữ “NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM”; mệnh giá số chữ; phong cảnh mặt sau mệnh giá 500.000đ, 200.000đ, 100.000đ Ở tiền giả: Khi vuốt nhẹ có cảm giác trơn lì, khơng nhám, ráp tiền thật có cảm giác gợn tay vết dập giấy, độ nét in c Chao nghiêng tờ bạc: Kiểm tra mực đổi màu (OVI), IRIODIN, hình ẩn - Mực đổi màu (OVI): Yếu tố có màu vàng nhìn thẳng, đổi sang màu xanh nhìn nghiêng - IRIODIN: Là dải màu vàng chạy dọc tờ bạc, lấp lánh ánh kim chao nghiêng tờ bạc - Hình ẩn nổi: Khi đặt tờ bạc nằm ngang tầm mắt nhìn thấy chữ “VN” rõ mệnh giá 200.000đ, 10.000đ, chữ “NH” mệnh giá 50.000đ, 20.000đ Ở tiền giả: Có làm giả yếu tố OVI đổi màu, có đổi màu khơng màu tiền thật; khơng có yếu tố IRIODIN có in giả dải màu vàng không lấp lánh tiền thật d Kiểm tra cửa sổ suốt (Số mệnh giá dập yếu tố hình ẩn): - Cửa sổ lớn có số mệnh giá dập nổi: Là chi tiết nhựa suốt phía bên phải mặt trước tờ bạc, có mệnh giá dập tinh xảo - Cửa sổ nhỏ có yếu tố hình ẩn (DOE): Là chi tiết nhựa suốt phía bên trái mặt trước tờ bạc, đưa cửa sổ tới gần sát mắt, nhìn xuyên qua cửa sổ tới nguồn sáng đỏ (Bóng đèn sợi đốt, lửa) thấy hình ẩn xung quanh nguồn sáng Ở tiền giả: Cụm số mệnh giá dập cửa sổ lớn không tinh xảo tiền thật, cửa sổ nhỏ khơng có yếu tố hình ẩn e Dùng kính lúp đèn cực tím: Kiểm tra chữ in siêu nhỏ yếu tố phát quang - Mảng chữ in siêu nhỏ: Được tạo dòng chữ “NHNNVN” “VN” số mệnh giá lặp lặp lại, nhìn thấy rõ kíp lúp - Mực khơng màu phát quang: Là cụm số mệnh giá in mực không màu, nhìn thấy (phát quang) soi đèn cực tím - Số seri phát quang: Số seri dọc màu đỏ phát quang màu vàng cam Số seri ngang màu đen phát quang màu xanh lơ soi đèn cực tím CÁC VĂN BẢN HIỆN HÀNH 232 Văn 126/NHCSXH-KT ngày 10/3/2003 hướng dẫn chế độ chứng từ kế toán hệ thống NHCSXH Văn 749/NHCS-KT ngày 08/5/2007 quy định thống kê trả phí uỷ thác cho Tổ chức trị - xã hội Văn số 186/NHCS-KT ngày 23/01/2008 việc hướng dẫn giảm lãi cho vay HSSV trường hợp trả nợ trước hạn Văn số 1293/NHCS-KT ngày 13/5/2008 hướng dẫn hạch tốn thu lãi, trả phí uỷ thác, hoa hồng chương trình cho vay HSSV Văn 767/NHCS-TD-KH-CNTT ngày 9/4/2009 giải đáp số vướng mắc sau hội nghị tập huấn nghiệp vụ tháng 3/2009 Văn 2525/NHCS-TDSV ngày 07/9/2009 việc giải ngân cho vay qua thẻ chương trình cho vay học sinh sinh viên Văn 794/NHCS-KT ngày 09/4/2010 hướng dẫn quy trình mua sắm tài sản, hàng hố, dịch vụ hệ thống NHCSXH Văn 1878/NHCS-KT ngày 04/8/2010 điều chỉnh mức chi trang phục giao dịch, thù lao cán xã phường, công cụ lao động Văn 2276/NHCS-KT ngày 15/9/2010 điều chỉnh chế độ công tác phí, chi tiêu hội nghị tiếp khách 10 Văn 1454/HD-NHCS ngày 20/5/2014 Hướng dẫn thực chế độ giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá hệ thống NHCSXH 11 Văn 1709/QĐ-NHCS ngày 30/5/2014 Quyết định v/v ban hành hệ thống tài khoản kế toán hệ thống NHCSXH 12 Văn 3301/NHCS-KTTC ngày 25/9/2014 việc sửa đổi số nội dung văn 737/NHCS-KT ngày 9/5/2005 13 Thông tư số 25/2013/TT-NHNN ngày 02/12/2013 Ngân hàng Nhà nước quy định việc thu, đổi tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông 233