Dựa trên số liệu kết quả kiểm kê thực tế tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền quỹ của đơn vị sau thiệt hại do nguyên nhân khách quan và xác nhận công nợ của các đơn vị có liên quan, đơn vị ti[r]
(1)BỘ TÀI CHÍNH CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
- Độc lập - Tự - Hạnh phúc
-Số: 96/2010/TT-BTC Hà Nội, ngày 05 tháng năm 2010
THÔNG TƯ
Hướng dẫn phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị bị huỷ hoại do nguyên nhân khách quan
- Căn Luật Kế toán ngày 17 tháng năm 2003;
- Căn Nghị định 128/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 Chính phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Kế toán áp dụng lĩnh vực kế toán nhà nước;
- Căn Nghị định 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 Chính phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Kế toán áp dụng hoạt động kinh doanh;
- Căn Nghị định số 118/2008/NĐ-CP ngày 27/11/2008 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Tài
Bộ Tài hướng dẫn việc phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị bị huỷ hoại nguyên nhân khách quan sau:
CHƯƠNG I - QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh
Thông tư quy định cụ thể quy trình, cách thức phương pháp phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị bị huỷ hoại nguyên nhân khách quan đơn vị kế toán thuộc ngành, lĩnh vực, thành phần kinh tế
Điều Đối tượng áp dụng
Thông tư hướng dẫn áp dụng cho đối tượng sau:
1 Đơn vị kế tốn có tài liệu kế toán bị huỷ hoại nguyên nhân khách quan (nguyên nhân bất khả kháng) như: thiên tai, hoả hoạn, mối mọt, mục nát, trộm
2 Các quan tài chính, quan thuế, kho bạc nhà nước, quan quản lý cấp trực tiếp tổ chức, cá nhân có liên quan đến đơn vị kế tốn có tài liệu kế tốn bị bị huỷ hoại nguyên nhân khách quan
(2)Tài liệu kế toán phải phục hồi, xử lý, gồm: Chứng từ kế toán, sổ kế tốn, báo cáo tài chính, phương tiện lưu giữ số liệu tài liệu khác có liên quan đến cơng tác kế tốn sử dụng phịng kế tốn, phịng (ban) liên quan chuyển vào lưu trữ đơn vị kế toán thuộc ngành, lĩnh vực, thành phần kinh tế bị bị huỷ hoại nguyên nhân khách quan
Điều Trách nhiệm đơn vị kế tốn có tài liệu kế tốn bị bị huỷ hoại nguyên nhân khách quan
1 Phải thông báo kịp thời cho quan quản lý liên quan như: Cơ quan tài chính, quan thuế, kho bạc nhà nước, quan quản lý cấp trực tiếp thời hạn 15 ngày sau phát tài liệu kế toán bị bị huỷ hoại nguyên nhân khách quan
Phải thu thập phục hồi, xử lý đến mức tối đa tài liệu kế tốn tài liệu có liên quan đến cơng tác kế toán đơn vị kế toán bị huỷ hoại nguyên nhân khách quan
3 Phải sưu tập, chụp lại đến mức tối đa tài liệu kế toán bị
4 Phải thành lập Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán để thực công việc liên quan đến phục hồi, xử lý tài liệu kế toán sau thơng báo tình hình tới quan quản lý liên quan
CHƯƠNG II - QUY ĐỊNH CỤ THỂ Điều Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán
1 Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán đơn vị gồm thành phần sau: a) Giám đốc doanh nghiệp thủ trưởng đơn vị: Trưởng ban; b) Kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế tốn): Phó ban; c) Đại diện phận tra, kiểm soát đơn vị: Thành viên; d) Đại diện phận có liên quan (như: Kho,
cửa hàng, phòng kinh doanh, phòng kế hoạch, ): Thành viên; e) Tồn cán phịng Tài - Kế toán: Thành viên; g) Đại diện quan quản lý liên quan: Thành viên
2 Đối với trường hợp tài liệu kế toán bị bị huỷ hoại khơng nhiều Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế tốn thành lập gọn nhẹ, bao gồm thành viên chủ chốt, trực tiếp liên quan đến tài liệu kế tốn
(3)1 Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại tồn tài liệu kế tốn đơn vị lập Biên kiểm kê tài liệu kế toán bị bị huỷ hoại nguyên nhân khách quan (theo mẫu Phụ lục 01 ban hành kèm theo Thông tư này) xác nhận kèm theo bảng kê loại tài liệu, theo nội dung kế toán, theo tài liệu sử dụng chuyển vào kho lưu trữ, theo mức độ bị huỷ hoại
2 Phân loại tài liệu kế toán bị bị huỷ hoại sau: a) Tài liệu cịn sử dụng được;
b) Tài liệu sử dụng (không thể đọc được, bị huỷ hoại hoàn toàn);
c) Tài liệu bị
Điều Trình tự phục hồi, xử lý tài liệu kế toán
1 Ưu tiên phục hồi, xử lý trước tài liệu kế toán bị huỷ hoại năm Tiếp tục phục hồi, xử lý tài liệu kế toán năm trước liền kề năm
Điều Trách nhiệm đơn vị có liên quan
Các quan quản lý liên quan tổ chức, cá nhân có liên quan đến đơn vị có tài liệu kế tốn bị bị huỷ hoại có trách nhiệm cung cấp, đối chiếu xác nhận tài liệu, số liệu có liên quan đến tài liệu kế toán bị bị huỷ hoại thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận đề nghị xác nhận
Điều Thực công việc kế toán đơn vị kế toán sau thời điểm bị thiệt hại nguyên nhân khách quan
Song song với việc xử lý hậu thiệt hại nguyên nhân khách quan, đơn vị kế toán phải tiếp tục tổ chức cơng tác kế tốn bình thường bổ sung, hồn thiện tài liệu kế tốn thiếu để phản ánh kịp thời nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau thời điểm tài liệu kế toán bị bị huỷ hoại
Điều 10 Kiểm kê, xác định xử lý tổn thất tài sản nguyên nhân khách quan
(4)2 Căn vào số liệu, tài liệu kế tốn có phục hồi đối chiếu với số liệu kiểm kê tài sản thực đến thời điểm trước bị thiệt hại số liệu xác nhận đối chiếu công nợ với bên có liên quan làm xác định số dư chuyển vào sổ kế toán xác định số lượng, giá trị tài sản tổn thất nguyên nhân khách quan gây
3 Việc xử lý tổn thất tài sản nguyên nhân khách quan chi phí liên quan đến việc phục hồi, xử lý tài liệu kế toán thực theo quy định chế độ quản lý tài hành
Điều 11 Phương pháp phục hồi, xử lý tài liệu kế tốn cịn sử dụng
1 Chứng từ kế toán:
Sau tiến hành phục hồi, xử lý tài liệu kế tốn cịn đọc được, lập bảng kê chụp lại, làm thủ tục xác nhận y vào chụp; Phân loại, đóng thành tập chứng từ kế tốn khác Chứng từ chụp phải có chữ ký xác nhận người thực chụp, Trưởng Ban phục hồi, xử lý bên có liên quan Trong trường hợp chứng từ chụp coi chứng từ pháp lý đơn vị có tài liệu kế toán bị bị huỷ hoại
2 Sổ kế toán:
Sau phục hồi, xử lý, tiến hành chụp lại, tiến hành ký xác nhận quy định khoản Điều Riêng sổ kế toán năm (năm tài liệu kế toán bị huỷ hoại) sau chụp xong phải tiến hành khoá sổ để xác định số dư đến cuối ngày trước tài liệu kế toán bị bị huỷ hoại để làm chuyển số liệu sang sổ kế toán
3 Báo cáo tài chính:
Tiến hành chụp lại tồn báo cáo tài thực xác nhận quy định khoản Điều
4 Những tài liệu kế tốn bị huỷ hoại sử dụng được, sau phục hồi, xử lý lập bảng kê theo loại, có xác nhận Ban phục hồi, xử lý tiếp tục lưu trữ tài liệu chụp lại
5 Dựa số liệu kết kiểm kê thực tế tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền quỹ đơn vị sau thiệt hại nguyên nhân khách quan xác nhận cơng nợ đơn vị có liên quan, đơn vị tiến hành đối chiếu với số liệu sổ kế toán phục hồi, xử lý để xác định số chênh lệch sổ kế toán với thực tế kiểm kê, báo cáo với quan tài chính, quan quản lý, quan cấp giấy phép đăng ký kinh doanh, quan thuế, tổ chức trị, đồn thể, xã hội
Điều 12 Phương pháp xử lý tài liệu kế tốn khơng thể sử dụng được bị mất
(5)có liên quan để xin chụp lại tồn tài liệu phải có xác nhận đơn vị, cá nhân cung cấp tài liệu để chụp
2 Dựa vào báo cáo tài tài liệu kế tốn khác thời điểm gần lưu quan quản lý liên quan tổ chức, cá nhân có liên quan để xác định số dư tài khoản đến thời điểm lập báo cáo Căn số liệu kết kiểm kê thực tế tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền quỹ thời điểm kiểm kê sau bị thiệt hại, số liệu xác nhận, đối chiếu nợ phải thu, nợ phải trả với đơn vị có liên quan, đơn vị xác định lại số dư tài khoản đến thời điểm sau bị thiệt hại làm chuyển vào sổ kế toán
3 Đối với tài liệu, số liệu bị mất, bị huỷ hoại hồn tồn khơng có tài liệu khác để chụp Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán lập tờ khai xác nhận Trường hợp phải có xác nhận 02 người thuộc Ban phục hồi, xử lý (Trưởng Ban 01 thành viên Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế tốn) đại diện quan quản lý liên quan (nếu có) Người xác nhận phải chịu trách nhiệm xác nhận
4 Đối với trường hợp tài liệu kế toán bị mất, bị huỷ hoại hồn tồn mà khơng cịn tài liệu để chụp, đơn vị kế toán phải dựa vào số liệu, kết kiểm kê tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền quỹ sau bị thiệt hại số liệu xác nhận đối chiếu công nợ đơn vị có liên quan làm số dư để chuyển vào sổ kế toán Đơn vị kế toán lập lại báo cáo tài sau phục hồi, xử lý tài liệu kế toán để nộp lên cấp
CHƯƠNG III - TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 13 Hiệu lực thi hành
1 Thơng tư có hiệu lực thi hành sau 45 ngày kể từ ngày ký ban hành
2 Bãi bỏ Thông tư 145/1999/TT-BTC ngày 14/12/1999 Bộ Tài hướng dẫn phục hồi, xử lý tài liệu kế toán đơn vị lũ lụt thuộc tỉnh miền Trung
Điều 14 Trách nhiệm tổ chức thực hiện
1 Các Bộ, ngành Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm đạo triển khai việc phục hồi, xử lý tài liệu kế toán đơn vị thuộc trách nhiệm quản lý Bộ, ngành, địa phương
2 Sở Tài chính, Cục Thuế, Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc thực theo chức năng, nhiệm vụ
(6)Nơi nhận: KT BỘ TRƯỞNG - Thủ tướng Chính phủ Phó TTCP; THỨ TRƯỞNG - Văn phòng TW Ban Đảng;
- Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước;
- Văn phịng Chính phủ; (đã ký)
- Các Bộ, quan ngang Bộ; - Toà án Nhân dân tối cao;
- VP BCĐ TW phòng chống tham nhũng;
- Viện Kiểm sát Nhân dân tối cao; Trần Xuân Hà
- Các quan TW đoàn thể; - Kiểm tốn Nhà nước;
- UBND, Sở Tài chính, Cục Thuế, Kho bạc Nhà nước tỉnh, TP trực thuộc TW;
- Cục kiểm tra văn (Bộ Tư pháp); - Công báo;
- Các đơn vị thuộc Bộ Tài chính;
- Các Tổng cơng ty Nhà nước, Hội Kế toán Kiểm toán Việt Nam (VAA), Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam (VACPA);
- Website Chính phủ; - Website Bộ Tài chính; - Lưu VT, Vụ CĐKT
Phụ lục 01
Đơn vị: Mẫu số 01/TLKT
(Ban hành theo Thông tư số: 96/2010/TT -BTC ngày 05/7/2010 Bộ trưởng BTC)
BIÊN BẢN KIỂM KÊ TÀI LIỆU KẾ TOÁN BỊ HỦY HOẠI, BỊ MẤT DO CÁC NGUYÊN NHÂN KHÁCH QUAN
Ngày tháng năm
(7)Căn Quyết định số : ngày tháng năm
Về việc thành lập Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị huỷ hoại, bị lý do: (Thiên tai, cháy, bị mất, bị mối mọt, bị mục nát)
I- Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán gồm:
Ông/Bà: Chức vụ Đại diện Trưởng ban
Ông/Bà: Chức vụ Đại diện .Thành viên
Ông/Bà: Chức vụ Đại diện .Thành viên
II- Tiến hành kiểm kê tài liệu kế toán bị huỷ hoại, bị nguyên nhân khách quan, kết sau:
STT Loại tài liệu Chứng từ Sổ kế Báo cáo Khác
Mức độ bị huỷ hoại kế tốn tốn tài chính
1 Tài liệu cịn sử dụng
2 Tài liệu sử dụng
3 Tài liệu bị
III - Kết luận Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán :
, ngày tháng năm
Người lập Kế toán trưởng
(hoặc phụ trách kế toán)
Trưởng ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán