Đang tải... (xem toàn văn)
+ Chän c«ng thøc muèn thay thÕ.. Trong trêng hîp thay ®æi d÷ liÖu ë vïng nguån th× Pivotable kh«ng tù ®éng cËp nhËp, ®Ó cËp nhËp d÷ liÖu ta chän Refresh Data trong Menu Data hoÆc trong P[r]
(1)Microsoft Excel
- Microsoft Excel đợc sử dụng phần mềm bảng tính điện tử mạnh nhất, phức tạp đồng thời có nhiều ứng dụng
- Ngồi Microsoft Excel cịn đợc sử dụng để quản trị sở liệu
- Phiên Excel Microsoft Excel XP, đáp ứng đợc nhiều nhu cầu ngời sử dụng đồng thời bổ sung cơng cụ với tính mạnh mẽ thuận tiện, thao tác đơn giản đỡ rắc rối công thức in ấn
Bài 1: cách quản lý liệu Microsoft Excel 1/ Khởi động thoát khỏi Microsoft Excel:
Microsoft Excel Worksheet
- Khởi động: Tìm đến biểu tợng Microsoft Excel chạy chơng trình
- Tho¸t khái: Chän chän Menu File vµ chän Exit.
2/ HƯ thèng b¶n chän Microsoft Excel:
Sau khởi động cửa sổ Microsoft Excel xuất có đầy đủ thuộc tính cửa sổ mơi trờng Window
- Thanh tiêu đề (Tile bar) - Bảng chọn (Menu bar) - Thanh cơng cụ (Tool bar)
- Thanh công thức (Formula bar) - Bảng tính (Workbook)
- Thanh hình (Scroll bar) - Thanh trạng thái (Status)
3/ Cách tổ chức Microsoft Excel:
Để quản lý tốt liệu Microsoft Excel chia thành phần: - Một File Microsoft Excel đợc gọi Workbook
- Trong Workbook chứa nhiều bảng tính, bảng tính đợc gọi WorkSheet
- Trong WorkSheet chứa cột hàng, giao điểm cột hàng đợc tạo thành địa ô liệu
- Cách xác định địa ô liệu: Ta chiếu từ cột sang hàng, giao điểm đờng lới cột hàng tạo thành địa ô liệu
VÝ dô: B5 (cét B hàng thứ 5)
4/ Kiểu liệu toán tử Microsoft Excel:
- quản lý tốt liệu Microsoft Excel chia kiểu liệu để quản lý: có kiểu liệu chính:
(2)+ Dữ liệu dạng số (Number): Dữ liệu dạng tự động lề phải ô liệu sau nhập, trờng hợp ô liệu không đủ độ rộng để chứa liệu tạm thời để dới dạng khoa học (Scientific)
+ Dữ liệu dạng ngày tháng năm (Date): Đợc nhập theo dạng ngày tháng định dạng Control Panel Dữ liệu dạng tự động canh sang phải ô liệu sau nhập, trờng hợp ô liệu khơng đủ độ rộng để chứa liệu tạm thời để dới ###
+ Dữ liệu dạng tiền tệ (Currency): Đợc định dạng theo dạng tiền tệ Control Panel
+ Dữ liệu dạng công thức (Formula): Đợc bắt đầu dấu “=” sau đến cỏc phộp toỏn
- Các toán tử phép tÝnh Microsoft Excel:
> lín h¬n + Céng liệu
< nhỏ - Trừ liệu
>= lớn * Nhân liệu <= nhỏ / Chia liệu
< > kh¸c ^ luü thõa
= b»ng % phần trăm
5/ Thao tác lựa chọn vùng, nhập liệu cho bảng tính: 5.1/ Thao tác chọn vùng liệu:
- Nếu chọn ô bấm chuột vào ô cần chọn
- Nu chọn nhiều liệu liền kề bấm giữ chuột ô kéo lê đến ô cuối nhả chuột
- NÕu chän nhiều vùng liệu cách nhau: Bấm chọn bình thờng nhng từ vùng thứ trở phải bấm giữ Ctrl trình lựa chọn
- Nếu chọn cột hay hàng bấm chuột vào tên cột tên hàng (bấm giữ chuột vào kéo lê nÕu chän nhiỊu)
- NÕu chän c¶ b¶ng tÝnh bấm Ctrl + A
5.2/ Nhập liệu:
- Bấm chọn ô cần nhập liệu - Đa liệu vào từ bàn phím - Kết thúc cã c¸c híng lùa chän:
+ Bấm Enter, Tab, phím mũi tên bấm chuột sang khác để xác nhận nhập chuyển trỏ sang ô
+ Bấm Esc để huỷ nhập
5.3/ Thao tác sửa liệu:
Di chuyn hp sáng tới cần sửa liệu, sau nhấn phím F2, sửa liệu kết thúc cách nhấn phím Enter
(3)Windows qu¶n lý File nói chung cách đa khái niệm: + Trạm làm việc (Trờng hợp mạng)
+ ổ đĩa + Th mục + File
Khi nói đến file cần nơi cất giữ file VD: C:\Baihoc\Excel.xls
- File có thành phần: + Tên file + Kiểu file
6.2/ Thao tác ghi lại File với tên mới:
Chn menu File, sau chọn mục Save As hình xuất hiện: - Tại mục Save in: Chọn ổ đĩa, th mục chứa File.
- T¹i mơc File Name: NhËp tên File cần lu. - Bấm chọn nút Save.
Trong Microsoft Excel sau lu tên tệp tạo thành có phần mở rộng *.XLS
6.3/ Thao tác lu tệp với tên cũ:
- Vào menu File - Chọn Save
Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S
- Bản chất thao tác ghi lại tồn nội dung File có lên đĩa nhằm tránh trờng hợp smất liệu máy bị cố làm việc Thao tác cần thực thờng xuyên (5 - 10 phút / lần)
6.4/ Thao t¸c më File míi:
- Vµo menu File - Chän mơc New - Chän WorkSheet - Chän OK
6.5/ Thao tác mở File có tên:
Vµo menu File
Chọn Open (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O) hình xuất hiện: - Tại mục Look in: Chọn ổ đĩa th mục có chứa File cần mở. - Tại hình hiển thị: Kích c huột chọn tên File cần mở
- BÊm chän nót Open
* Chú ý: Trong Microsoft Excel lúc mở đợc nhiều File, do
đó để chuyển đổi File đợc mở ta chọn menu Window chọn tên File cần chuyển tới
6.6/ Thao tác đóng File:
- Đảm bảo File cần đóng đợc làm việc trực tiếp (Active File) - Vào menu File
- Chän Close
Hc nhÊn tỉ hỵp phÝm Ctrl + W
(4)- Chän Find nót Start Menu
- Vào tên file cần tìm mục Name, sử dụng dấu * để bỏ qua kí tự khụng quan tõm, VD: *.tmp, *.*
- Vào đoạn văn chứa file mục Containing text - Chọn phạm vi tìm mục Look in
- BÊm nót Find Now
Danh sách file tìm đợc đợc Ta lựa chọn xoỏ hoc copy
Bài 2: Thao tác với d÷ liƯu
1/ Thao tác sửa, nhập liệu nhiều dòng nhập liệu đặc biệt: 1.1/ Thao tác sửa liệu:
- Bấm chọn ô liệu cần sửa - Sau nhấn phím F2
- Sưa d÷ liƯu, kÕt thóc nhÊn phÝm Enter
1.2/ Thao tác nhập liệu nhiều dòng:
- Lựa chọn ô cần nhập liệu, - Nhập liệu bình thờng
- Kết thúc dòng ta nhấn tổ hợp phím Alt + Enter - KÕt thóc nhËp d÷ liƯu nhÊn phÝm Enter
1.3/ Nhập liệu đồng loạt:
- Chän vïng d÷ liệu cần nhập (chọn nhiều ô), - Nhập liệu bình thờng
- Kết thúc bấm tổ hợp phím Ctrl + Enter
2/ Thao t¸c Copy - d¸n:
- Thao tác Copy: Lựa chọn vùng liệu cần chép, sau chọn menu
Edit chän Copy (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl +C).
- Thao tác dán: Lựa chọn vị trí cần dán, lựa chän menu Edit chän mơc
Paste (hc nhÊn tỉ hợp phím Ctrl + V).
3/ Thao tác cắt - d¸n:
- Thao tác cắt: Lựa chọn vùng liệu cần cắt, sau chọn Menu Edit chọn Cut (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + X).
- Thao tác dán: Lựa chọn vị trí cần dán, sau chọn menu Edit chọn mục Paste (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V).
4/ Thao t¸c tìm kiếm liệu:
Lựa chọn menu Edit chọn Find hình xuất hiện:
Find What: Ta nhập từ cần tìm kiếm.
Kích chuột vào nút Find Next
5/ Thao tác tự động tìm kiếm thay thế:
Lùa chän menu Edit chän Replace mµn hình xuất hiện: - Find What: Nhập từ cần tìm kiÕm.
(5)- Lựa chọn nút Find Next để tìm kiếm. - Lựa chọn nút Replace để thay th.
6/ Thao tác xóa liệu:
+ Lựa chọn vùng bảng tính cần xoá liệu + BÊm phÝm Delete
7/ Thao t¸c tham chiÕu hc Copy:
- Mục đích: Khi tham chiếu toạ độ ô liệu đợc thay đổi theo trình tham chiếu
- Thao t¸c: Di chun trá chuột tới góc dới bên phải ô liệu, trỏ chuột biến thành dấu cộng đen, ta kích nhấn giữ kéo rê
8/ Thao tác chèn cột, hàng, vùng bảng tính WorkSheet:
- Mc ớch: Chèn thêm cột, hàng, vùng bảng tính WorkSheet vị trí lựa chọn
- Thao t¸c chÌn cét: Lùa chän cét cÇn chÌn lùa chän menu Insert chän mục Columns.
- Thao tác chèn hàng: Lựa chọn hàng cần chèn, vào Menu Insert chọn
Rows.
- Thao tác chèn vùng bảng tính: Lựa chọn vùng bảng tính cần chèn, vào Menu Insert chọn Cells hình xuất ta chọn mục cần chèn:
+ Shift Cell Right: Đẩy ô liệu sang bên phải. + Shift Cell Down: Đẩy ô liệu xuống phía dới. + Entire Row: Đẩy tất ô xuống dòng dới
+ Entire Column: Đẩy tất cột sang bên phải.
- Thao tác chèn WorkSheet: Chọn vị trí Sheet cần chèn thêm Sheet míi, vµo menu Insert chän mơc WorkSheet.
9/ Thao tác xoá cột, hàng vùng bảng tính:
- Thao tác xoá cột, hàng: Lựa chọn cột hàng cần xoá vào menu Edit chọn mục Delete.
- Thao tác xoá vùng bảng tính: Lựa chọn vùng bảng tính cần chèn, vào menu
Edit chọn Delete hình xuất ta chọn mục cần chèn:
+ Shift Cell Right: Kéo ô liệu bên trái. + Shift Cell Down: Kéo ô liệu lên phía trên.
+ Entire Row: Xoá tất dòng liệu kéo tất ô dữ liệu lên dòng
+ Entire Column: Xoá tất cột liệu kéo tất cột liệu phía trái
- Thao tác xoá Sheet: Lựa chọn Sheet cần xoá, vào menu Edit chän mơc Delete Sheet chän nót OK.
* Chú ý: Khi xố Sheet ta khơng sử dụng đợc lệnh khôi phục
(6)- Thao tác thay đổi độ rộng: Lựa chọn hàng cần thay đổi độ rộng, vào menu Format chọn mục Row chọn mục Height sau nhập độ cao của hàng mục Row Height chọn OK.
- Thao tác tự động vừa liệu hàng: Lựa chọn hàng cần tự động căn vừa vùng liệu, sau vào menu Format chọn Row chọn mục AutoFit. - Thao tác ẩn hàng: Lựa chọn hàng cần ẩn, vào menu Format chọn Row chọn mục Hide.
- Thao tác khơi phục hàng ẩn: Lựa chọn vị trí hàng cần khôi phục, vào menu Format chọn Row chọn mc Unhide.
11/ Thao tác với cột bảng tÝnh:
- Thay đổi độ rộng cách kéo chuột: Di chuyển trỏ chuột tới đờng viền cột dịng cần thay đổi độ rộng, trỏ chuột biến thành mũi tên chiều ta nhấn giữ kéo rê chuột
- Thao tác thay đổi độ rộng: Lựa chọn cột cần thay đổi độ rộng, vào menu Format chọn Column chọn mục Width Tại mục Columns Width: Nhập độ rộng, sau chọn nút OK.
- Thao tác tự động vừa liệu cột: Lựa chọn cột cần tự động vừa vùng liệu, sau vào menu Format chọn Column chọn mục AutoFit.
- Thao t¸c Èn cét: Lùa chọn cột cần ẩn, vào menu Format chọn Column chọn môc Hide.
- Thao tác khôi phục cột ẩn: Lựa chọn vị trí cột cần khơi phục ẩn, vào menu Format chọn Column chọn mục Unhide.
12/ Thao t¸c víi WorkSheet:
- Thao tác đổi tên Sheet: Lựa chọn Sheet cần đổi tên, vào menu Format chọn Sheet chọn mục Rename Gõ tên Sheet cần đổi nhấn phím Enter.
- Thao t¸c Èn Sheet: Lựa chọn Sheet cần ẩn, vào menu Format chọn
Sheet chän môc Hide.
- Thao tác khôi phục Sheet ẩn: Lựa chọn menu Format, chọn Sheet chọn mục Unhide hình xuất ta kích chọn tên Sheet cần khơi phục ẩn sau chọn OK.
(7)Bài 3: Thao tác định dạng bảng tính 1/ Thao tác định dạng liệu:
- Mục đích: Chọn kiểu liệu cần sử dụng cho bảng tính nhập liệu
- Thao tác: Lựa chọn vùng liệu cần định dạng, sau kích chuột vào menu Format chọn Cells (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1) hình xuất hiện:
+ T¹i mơc chän Number ta chän kiĨu liệu cần sử dụng tại mục Category:
D liệu kiểu ngầm định: chọn mục General Dữ liệu kiểu số: Chọn mục Number
Decimal places: Chän sè ch÷ số cho phần thập phân
Use 1000 Separater (.): sư dơng dÊu chÊm cho nhãm sè D÷ liƯu kiĨu tiỊn tƯ: Chän mơc Currency
Decimal places: Chọn số chữ số cho phần thập phân Symbol: Chọn kiĨu tiỊn tƯ cÇn sư dơng
Dữ liệu kiểu ngày tháng: Chọn mục Date định dạng khung chọn Type
Dữ liệu kiểu giờ: Chọn mục Time định dạng khung Type Dữ liệu kiểu ký tự: Chọn mục Text
Dữ liệu kiểu tự định dạng: Chọn mục Custom định dạng kiểu liệu tự định nghĩa mục Type Ví dụ: Định dạng kiểu ngày tháng năm theo dạng Việt: dd/mm/yyyy
2/ Thao tác lề ô liệu:
- Mc đích: Chọn kiểu lề cho liệu bảng tính
- Thao tác: Lựa chọn vùng liệu cần định dạng, sau kích chuột vào menu Format chọn Cells (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1) hình xuất hiện:
+ Tại phiếu chọn Alignment định dạng liệu theo chiều ngang dọc bảng tính:
Chọn mục Horizontal để điều chỉnh liệu theo chiều ngang ô liệu:
General: Giữ nguyên liệu nhập từ bàn phím. Left: Căn liệu phẳng theo mép trái ô liệu. Center: Căn liệu ô liệu.
Right: Căn liệu phẳng theo mép phải ô liệu. Fill: Điền đầy ô liệu liệu có ô. Justify: Căn thẳng hai mép ô d÷ liƯu.
Center acrross selection: Căn vùng liệu đợc lựa
(8)Wrap Text: Độ rộng cố định, liệu nhập vào tự động trn
qua nhiều dòng
Meger cells: Nối cột ô liệu thành ô liệu.
Chọn mục Vertical để điều chỉnh liệu cho ô theo chiều dọc
Top: Căn liệu lên đỉnh ô. Bottom: Căn liệu xuống dới ô. Center: Căn liệu lên ô.
Justify: Căn dòng liệu (Nếu dòng ụ bao gm nhiu
dòng)
Quay nghiêng liệu ô tính mục Orientation: chọn góc quay t¹i mơc Degrees.
3/ Thao tác định dạng phơng chữ:
- Mục đích: Chọn kiểu phơng chữ cần sử dụng
- Thao tác: Lựa chọn vùng liệu cần định dạng, sau kích chuột vào menu Format chọn Cells (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1) hình xuất hiện:
+ Tại phiếu chọn Font định dạng phông chữ cho liệu:
Font: Chọn phông chữ. Font Style: Chọn kiểu chữ. Size: Chọn kích thớc chữ.
Underline: Chọn kiểu gạch chân. Color: Chọn màu chữ
Normal font: Chn kiu phông chữ ngầm định. Effect: chọn kiểu cần sử dụng:
Strikethrough: Kiểu chữ bị ngạch ngang. Superscrip: Chữ số (x2).
Subscrip: Chữ số dới (x2)
4/ Thao tác định dạng khung bảng tính:
- Mục đích: Định dạng khung cho bảng tính lựa chọn
- Thao tác: Lựa chọn vùng liệu cần định dạng, sau kích chuột vào menu Format chọn Cells (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1) hình xuất hiện:
+ Tại phiếu chọn Border định dạng khung bảng tính:
None: Kh«ng hiển thị khung bảng tính.
Outline: nh dng c viền ngồi cho khung bảng tính. Inside: Định dạng đờng viền cho khung bảng tính. Border: Thay đổi đờng bảng tính.
(9)Color: Chän mµu sư dơng khung.
5/ Thao tác định dạng liệu:
- Mục đích: Chọn kiểu màu cho liệu cần sử dụng cho bảng tính
- Thao tác: Lựa chọn vùng liệu cần định dạng, sau kích chuột vào menu Format chọn Cells (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1) hình xuất hiện:
+ T¹i phiÕu chän Patterns: Chọn màu cho bảng tính mục
Color.
(10)Bài 4: Các tính đặc biệt Excel 1/ Thao tác liên kết liệu:
1.1/ KÕt nèi b¶ng tÝnh cïng mét Workbook:
- Mục đích: dùng để tham chiếu tới bảng tính khác tệp bảng tính
- Cú pháp:
= 'Tên bảng tính' ! Địa ô
Ví dụ: Giả sử bạn bảng tính " Nhập vật t", bạn muốn đa giá trị ô A4 bảng tính "Kế toán" vào ô bảng tính D4 bạn cho công thức vào
= 'KÕ to¸n' ! A4
- Sau tham chiếu đến bảng tính cịn lại
1.2/ Kết nối bảng tính tệp bảng tính khác nhau:
- Mc ớch: Dựng kết nối bảng tính tệp bảng tính khác để lấy thông tin cần thiết tham chiếu tới bảng tính khác
- Có ph¸p:
= 'Tên ổ đĩa:\Đờng dẫn\[Tên tệp]Tên bảng tính' ! Địa
Ví dụ: Giả sử bạn có tệp bảng tính "BCVATTU.XLS" th mục Excel th mục Msoffice ổ đĩa C ta muốn kết nối cột B4 bảng tính "NhapVT" vào bảng tính "BCNHAPVT.XLS" ta làm nh sau:
- Ta bÊm chuột vào ô bảng tính cần nhập công thức ta viÕt = 'C:\Msoffice\Excel\[NhapVT.xls]NhËp VT' ! B4
* Chó ý: Thông thờng liên kết Sheet Workbook víi
nhau ta nên thực dùng chuột chọn ô liệu thuận tiện nhớ công thức Khi thực chỏ chuột trực tiếp, ô liệu liên kết Workbook có địa tuyệt đối
2/ Khái niệm dạng địa ô liệu:
- Trong Excel có dạng địa ơ:
2.1/ Địa ô tơng đối:
- Địa ô tơng đối loại địa ô mà sau bớc nhảy, giá trị ô tham chiếu đến ô tơng ứng bảng tính
- Để nhập địa ô dạng này, ta nhập vào theo dạng:
Tên cột tên hàng
+ Ví dụ:
Trong bảng dới, ô A2 nhập vào công thức = A1*2, dùng lệnh Fill Copy sang ô B2 ta sÏ cã c«ng thøc = B1 *2, dùng lệnh Fill Copy sang ô A3 ta cã c«ng thøc = A2 *2
A B C D
1 100 200 300 400
2 =A1*2 B2*2
3
(11)+ Địa ô tuyệt đối loại địa ô mà sau bớc nhảy, giá trị ô tham chiếu đến ô định đợc khai báo theo dạng tuyệt đối
+ Để nhập địa ô dạng này, ta nhập vào theo dạng:
$ Tên cột $tên hàng
+ Ví dụ:
Trong bảng dới, ô A2 nhập vào công thức = $A$1*2, dùng lệnh Fill Copy sang ô B2 ta sÏ cã c«ng thøc = $A$1 *2, dïng lệnh Fill Copy sang ô A3 ta có c«ng thøc = $A$1 *2
A B C D
1 100 200 300 400
2 =$A$1*2
3
1.3/ Địa hỗn hợp:
+ a hỗn hợp dạng địa vừa tơng đối, vừa tuyệt đối Có hai dạng địa hỗn hợp tơng đối hàng, tuyệt đối cột tuyệt đối hàng, tơng đối cột
+ Địa tơng đối hàng, tuyệt đối cột có đặc tính Fill hay Copy theo hàng tham chiếu đến tơng ứng bảng tính, nhng Fill hay Copy theo cột tham chiếu giữ ngun Để nhập địa dạng này, ta nhập theo dạng: $ Tên cột Tên hàng
VÝ dô: $A4
+ Địa tuyệt đối hàng, tơng đối cột có đặc tính Fill hay Copy theo hàng tham chiếu giữ nguyên, nhng Fill hay Copy theo cột giá trị tham chiếu tham chiếu đến tơng ứng bảng tính Để nhập địa dạng này, ta nhập theo dạng: Tên cột $ Tên hàng
+ VÝ dơ: A$5
Trong b¶ng díi, nÕu « A2 nhËp vµo c«ng thøc = $A1*2, dïng lệnh Fill Copy sang ô B2 ta có công thức = $A1 *2, dùng lệnh Fill 0hoặc Copy sang « A3 ta sÏ cã c«ng thøc = $A2 *2
A B C D
1 100 200 300 400
2 =$A$1*2
3
2/ Thao t¸c víi Paste Special
- Mục đích: Sau chép cắt liệu, ta thực theo tuỳ chọn bảng tính nh: chép liệu, chép định dạng, ch chộp chỳ thớch
- Thao tác: Vào menu Edit chọn Paste Special hình xuất hiện:
Paste
+ All: Sao chép toàn liệu từ nguồn tới đích + Formulas: Sao chép cơng thức sang đích
+ Values: Sao chép phần hiển thị hình tới đích. + Format: Sao chép phần định dạng sang đích
+ Comments: Sao chÐp chó thÝch
+ Validation: Sao chép định dạng nhập liệu vùng giá trị quy định
(12)Operation:
+ None: Không lu trữ phần liệu ô thời + Add: Cộng liệu ô với liệu đợc dán vào + Subtract: Trừ ô liệu với liệu đợc dán vào + Multiply: Nhân ô liệu với liệu đợc dán vào + Divice: Chia ô liệu cho liệu đợc dán vào - Skip Blanks: Bỏ qua ô liệu trống
- Transpose: Dán liệu đổi cột thành hàng ngợc lại. Kích chuột vào OK
* Chú ý: Muốn dán liệu đợc liên kết với bảng tính chủ ta kích chuột chọn Paste Link
3/ Thao tác Copy liệu chèn vào vị trí đợc lựa chọn:
- Đánh dấu phần liệu cần Copy - Vào menu Edit chän Copy
Sau thao tác có vùng chấm chuyển động xung quanh phần da liệu đợc lựa chọn
- §a trá tíi vùng cần chèn liệu Vào menu Insert
- BÊm chän Copy Cells
Sau thao tác có hai tuỳ chọn sau:
+ Shift cells Right: Dữ liệu đợc đẩy sang bên phải. + Shift Cells Down: Dữ liệu đợc y xung di.
4/ Xoá liệu:
- Mục đích: Sau xố liệu ta xố theo tuỳ chọn bảng tính nh: chép liệu, chép định dạng, chép thích
- Thao t¸c: KÝch cht chọn vùng liệu cần xoá, vào menu Edit chọn
Clear chọn tuỳ chọn sau:
+ All: Xoá tất cả
+ Format: Ch xoỏ phn nh dng
+ Contents: Xoá phần hiển thị hình. + Comment: Xoá thích
5/ Thao tác tạo vùng liệu: 5.1/ Thao tác tạo vùng liệu:
- Mc ớch: t tên vùng liệu cần gọi đến tính tốn ta sử dụng tên đặt
- Thao tác: Đánh dấu vị trí cần tạo vùng, vào menu Insert chọn Name chọn Define hình xuất hiƯn hép tho¹i Define Name
+ Names is WorkBook: Ghi tên vùng cần tạo Bấm chọn Add
Kết thóc bÊm chän OK
5.2/ Thao tác chuyển nhanh tới vùng liệu tạo:
(13)Bài 4: Các hàm Microsoft Excel
- Mục đích sử dụng: Các hàm Microsoft Excel đợc sử dụng công cụ hữu hiệu để tính tốn nhanh xác Khi sử dụng hàm ta cần thực công thức cho phần giống tính tốn, sau tham chiếu tới vùng liệu
- Cú pháp:
= Tên hàm(Danh sách tham số)
+ Tên hàm: Là danh sách hàm có Excel ngời dùng tự định nghĩa
+ Danh sỏch i s:
Các giá trị Danh sách ô Địa ô Tên vùng Các công thức Các hàm
1/ Hµm SUM():
- Mục đích: Sử dụng để tính tổng vùng liệu - Cú pháp:
= SUM(vïng d÷ liƯu)
Vùng bảng tính xác nh bng dng:
+ Dạng liệt kê: Liệt kê tất danh sách ô liệu cÇn tÝnh tỉng VÝ dơ: =Sum(D3,D5,D7,D14)
+ Dạng danh sách: Xác định số đầu, số cuối để xác định tồn vùng liệu
VÝ dơ: = SUM(D5:D20)
2/ Hµm Average():
- Mục đích: Tính trung bình cộng vùng liệu - Cú pháp:
= Average(vïng d÷ liƯu)
- Ví dụ: Tính trung bình cộng cột lơng từ C5 đến C20 = Average(C5:C20)
3/ Hµm Min():
- Mục đích: Tìm giá trị nhỏ vùng liệu - Cú pháp:
= Min(vïng d÷ liƯu)
- Ví dụ: Tìm giá trị nhỏ vùng C5 đến C20 = Min(C5:C20)
(14)- Mục đích: Tìm giá trị lớn vùng liệu - Cú pháp:
= Max(vïng d÷ liƯu)
- Ví dụ: Tìm giá trị lớn vùng C5 đến C20 = Max(C5:C20)
5/ Hµm SUMIF():
- Mục đích: Tính tổng theo điều kiện - Cú pháp:
= SUMIF(<Phạm vi>,<Điều kiện>,<Phạm vi tính tổng>)
+ Phm vi: Vùng liệu tơng ứng để đặt điều + Điều kiện: Điều kiện xét
+ Ph¹m vi tÝnh tổng: Phạm vi tính cho ghi có <Phạm vi> thoả mÃn <Điều kiện> tơng ứng
Ví dụ: =SUMIF(A2:A4,”C”,B2:B4)
5/ Hµm Counta():
- Mục đích: Đếm có chứa liệu vùng bảng - Cỳ phỏp:
= Counta(Danh sách ô liệu)
Ví dụ: Đếm có liệu từ C5 đến C20 = Counta(C5:C20)
6/ Hµm CountBlank():
- Mục đích: Đếm khơng có liệu vùng bảng - Cú pháp:
= CountBlank(vïng d÷ liƯu)
Ví dụ: Đếm khơng có liệu từ C5 đến C20 = CountBlank(C5:C20)
7/ Hµm Count():
- Mục đích: Đếm có liệu dạng số vùng bảng - Cú pháp:
= Count(vïng d÷ liƯu)
- Ví dụ: Đếm có liệu dạng số từ C5 đến C20 = Count(C5:C20)
8/ Hµm CountIf():
- Mục đích: Đếm ô thoả mãn điều kiện đặt - Cú phỏp:
=CountIf(vùng liệu;"Điều kiện")
+ Vựng d liệu: Là vùng chứa liệu cần đếm
(15)(16)Bài 6: Thao tác với Các hàm (tiếp) 1/Hàm LTRIM ():
- Mc ớch: Bỏ kí tự trắng thừa bên trái liệu tính tốn - Cú pháp:
= LTRIM(<X©u kÝ tù>)
VÝ dơ: = B2 & “ “ & LTRIM(C2)
2/ Hµm RTRIM():
- Mục đích: Bỏ kí tự trắng thừa bên phải liệu tính tốn - Cú pháp:
= RTRIM(<X©u kÝ tù>)
VÝ dơ: = RTRIM(B2) & “ “ & LTRIM(C2)
* Chó ý: Cã thĨ sử hàm TRIM thay cho hai LTRIM, RTRIM
3/ Hµm LEFT():
- Mục đích: Trích số kí tự bên trái xâu kí tự - Cú pháp:
= LEFT(<X©u kÝ tù>,n)
+ Xâu ký tự: xâu chứa ký tự cần trích + n: Số ký tự cần trích phía trái xâu Ví dụ: B2="A0001"
= LEFT(B2,2) cho gi¸ trị A0
4/ Hàm RIGHT():
- Mc đích: Trích số kí tự bên phải xâu kí tự - Cú pháp:
= RIGHT(<X©u kÝ tù>,n)
Ví dụ: B2="A0001"
= RIGHT(B2,2) cho giá trị lµ 01
5/ Hµm MID():
- Mục đích: Trích số kí tự kể từ vị trí i - Cú pháp:
= MID(<X©u kÝ tù>, i, n)
+ Xâu ký tự: xâu chứa số ký tù cÇn trÝch
+ i: Là vị trí bắt đầu cần trích số ký tự chuỗi + n: số ký tự cần trích
Ví dụ: B2="AHVT01"
=Mid(B2,3,3) cho giá trị lµ VT0
6/ Hµm UPPER():
(17)= UPPER(<X©u kÝ tù>)
- VÝ dơ: = UPPER(B2)
7/ Hµm LOWER():
- Mục đích: Chuyển xâu kí tự chữ in thờng - Cú pháp:
= LOWER(<X©u kÝ tù>)
VÝ dơ: = LOWER(B2)
8/ Hµm LEN():
- Mục đích: Lấy độ dài xâu kí tự - Cú pháp:
= LEN(<X©u kÝ tù>)
VÝ dơ: B2="A0001"
= LEN(B2) cho gi¸ trị
9/ Hàm ROUND():
- Mc đích: Làm trịn số theo phần thập phân - Cú phỏp:
= ROUND(Giá trị, Số chữ số i)
+ Giá trị: Là giá trị số thực chứa phần thập phân cần làm tròn + Số chữ số i: số lợng chữ số phần thập phân cần làm tròn Ví dụ: B2=34.654
=ROUND(B2,1) cho giá trị 34.7
10/ Hµm INT():
- Mục đích: Chuyển giá trị từ dạng số thực sang số nguyên - Cỳ phỏp:
INT (Giá trị)
Ví dụ: =INT(5.67456) cho giá trị
11/ Hàm DAY():
- Mục đích: Trích số ngày biểu thức dạng ngày tháng - Cú pháp:
= DAY(<B/t kiÓu ngày>)
Ví dụ: = DAY(A3) DAY(10/20/2000) cho giá trị 20
12/ Hàm MONTH():
- Mc đích: Trích số tháng biểu thức dạng ngày tháng - Cú pháp:
= MONTH(<B/t kiĨu ngµy>)
Ví dụ: = MONTH(10/20/2000) cho giá trị 10
13/ Hàm YEAR():
(18)- Cú pháp:
=YEAR(<B/t kiểu ngày>)
Ví dụ: YEAR(24/11/2000) cho giá trị 2000
14/ Hàm Now():
- Mc đích: Trích ngày tháng năm ngày hệ thống máy tính - Cú pháp:
(19)Bài 6: Hàm Logic - tìm kiếm 1/ Hàm If():
- Mục đích: Kiểm tra biểu thức điều kiện ô liệu đợc tham chiếu, biểu thức điều kiện đợc thoả mãn hàm trả giá trị Giá trị đợc thực hiện, biểu thức trả giá trị sai hàm thực cơng việc sai
Có ph¸p:
=IF(<Biểu thức Logic>,<Câu lệnh 1>,<Câu lệnh 2>) + Biểu thức Logic: điều kiện đa để kiểm tra.
+ Câu lệnh 1: Nếu điều kiện kiểm tra máy thực lnh ti <Cõu
lệnh 1> bỏ qua không thùc hiƯn <C©u lƯnh 2>
+ C©u lƯnh 2: Nếu điều kiện kiểm tra sai máy thực lệnh <Câu
lệnh 2> bỏ qua không thùc hiƯn <C©u lƯnh 1>
- VÝ dơ 1: Thởng cho ngời có ngày công >=25 với mức thởng 30% lơng Nếu ngày công <25 thởng lµ
=IF(C2>=25,D2*30/100,0)
* Chó ý: Khi sư dụng hàm IF ta lồng hàm IF víi Khi sư
dụng điều kiện dạng ký tự ký tự so sánh đợc để dấu nháy kép - Ví dụ 2: Thởng cho nhân viên công ty với mức thởng nh sau:
+ Nếu ngày công >=26 mức thởng 40%
+ Nếu ngày công >= 20 <25 mức thởng 30% + Nếu ngày công >=18 <20 mức thởng 15% Thởng cho ngời có ngày công <18
=IF(C2>=26,D2*40/100,IF(C2>=20,D2*30/100,IF(C2>=18,D2*20/100,0)))
2/ Hµm And():
- Mục đích: Kết hợp hàm biểu thức điều kiện Nếu tất điều kiện biểu thức hàm trả giá trị Nếu điều kiện sai, hàm trả giá trị sai
- Cú pháp:
= And(Điều kiện 1; Điều kiện 2; §iỊu kiƯn 3; )
* Chú ý: Hàm And thờng đợc kết hợp sử dụng hàm có điều
kiƯn nh hµm IF
VÝ dơ: Thëng cho ngời có Ngày công>=25 có hệ số lơng>=3 với mức thởng 30%
=IF(And(C2>=25;E2>=3);D2*30/100;0)
3/ Hàm Or():
- Mục đích: Chọn điều kiện biểu thức điều kiện Nếu điều kiện biểu thức hàm trả giá trị Nếu tất điều kiện biểu thức điều kiện sai hàm trả giá trị sai
- Có ph¸p:
(20)* Chú ý: Hàm Or thờng đợc kết hợp sử dụng hàm có điều kiện
nh hµm IF
- Ví dụ: Thởng cho ngời có Ngày công>=25 có hệ số l-ơng>=3 với mức thởng 30%
=IF(Or(C2>=25;E2>=3);D2*30/100;0)
* VÝ dơ tỉng qu¸t: XÕp møc häc cho nh÷ng häc sinh víi møc xÕp nh sau: + Nếu Điểm trung bình >=8 với hạnh kiểm Khá tốt, xếp loại Giỏi
+ Nếu Điểm trung bình >=7 <8 với hạnh kiểm Khá Tốt, xếp loại Khá
+ Nếu Điểm trung bình >=5 nhỏ với hạnh kiểm Tốt Khá Trung bình với xếp loại Trung bình
+ Còn lại trờng hợp cho xếp loại Yếu
(21)Bài 7: sở liệu excel Kh¸i niƯm CSDL:
- CSDL Excel vùng bảng tính, hàng tiêu đề bên dới liệu phản ánh theo tiêu đề
- Trong CSDL, cột đợc gọi trờng, hàng gọi l bn ghi
1/ Thao tác xếp d÷ liƯu:
- Mục đích: Sắp xếp lại liệu theo trật tự định
- Thao tác: Kích chuột bơi đen vùng bảng tính cần xếp liệu, sau menu Data chọn Sort sau thao tác xuất bảng chọn Sort.
+ Sort By: ta chọn khoá xếp thứ nhất.
+ Chọn thứ tự xếp (Ascending: tăng, Descending: giảm) + Then By: Chọn khoá xếp thứ hai (nÕu cã).
* Có thể chọn Options để điều tìm hiểu sau phần xếp, hộp thoại Sort Options xuất Khi bạn chọn hai khả sau:
+ Sort Top to Bottom: xếp theo hàng. + Sort Left to Right: xÕp theo cét.
KÕt thóc bÊm chän OK
2/ Thao tác lọc liệu.
- Mc ớch: Lọc liệu thoả mãn điều kiện lựa chn
- Thao tác: Kích chuột bôi đen vùng bảng cần lọc liệu, vào menu
Data chọn Filter chọn AutoFilte sau thao tác xuất nót mịi tªn
tại tiêu đề trờng, ta kích chuột vào nút để lọc liệu thoả mãn điều kiện:
+ All: Lọc tất ghi trờng
+ Top 10: Lọc ghi đứng đầu cuối trờng
+ Custom…: Lựa chọn điều kiện toán tử kết hợp And Or cho điều kiện
+ Blank: Lọc ghi trắng
+ Nonblank: Lọc ghi có chứa liệu
Sau thao tác muốn huỷ bỏ lệnh tự động lọc ta kích chuột vào menu Data chọn Filter chọn Autofilter.
3/ Hµm VLOOKUP():
- Mục đích: Tìm kiếm giá trị bảng tiêu chuẩn theo chiều cột, máy trả giá trị tơng ứng với giá trị tìm kiếm bảng tiêu chuẩn ú
- Cú pháp:
= VLOOKUP(Giá trị, Bảng tiêu chuẩn, Số cột)
+ Giá trị: Là giá trị cần tìm kiếm bảng tiêu chuẩn
(22)+ Sè cét: Lµ sè thø tù cột cần lấy giá trị tơng ứng tính từ phía trái bảng
- Ví dụ:
= VLOOKUP(B2,$A$35:$D$43,3)
* Chú ý: Bảng tiêu chuẩn thờng phải xếp theo cột chứa giá trị cần tham
chiÕu tríc tham chiÕu
Hàm VLookup thờng đợc sử dụng kết hợp với hàm khác nh If() để tạo thành biểu thức điều kiện
4/ Hµm HLOOKUP():
- Mục đích: Tìm kiếm giá trị bảng tiêu chuẩn theo chiều cột, máy trả giá trị tơng ứng với giá trị tìm kiếm bảng tiêu chuẩn
- Có pháp:
= VLOOKUP(Giá trị, Bảng tiêu chuẩn, Số hàng)
+ Giá trị: Là giá trị cần tìm kiếm bảng tiêu chuẩn
+ Bảng tiêu chuẩn: Là vùng bảng chứa giá trị tơng ứng với giá trị cần tìm kiếm bảng tiêu chuẩn
+ Số hàng: Là số thứ tự hàng cần lấy giá trị tơng ứng tính từ phía b¶ng
- VÝ dơ:
= HLOOKUP(B2,$A$35:$D$43,2)
* Chú ý: Bảng tiêu chuẩn thờng phải xếp trớc tham chiÕu.
(23)2/ Thao t¸c nhập liệu theo Form.
- Bấm chuột vào vïng CSDL - Vµo Menu Data
- BÊm chän Form
- Sau thao tác xuất hép héi tho¹i Form
- Ta nhập liệu vào theo mẫu có sử dụng phím mũi tên lên xuống để xem ghi
- Phím Enter: dùng để đến ghi sau ghi thời - PgUp: đến ghi vùng liệu
- PgDown: §Õn ghi cuối vùng liệu - Công dụng nút hộp hội thoại sau:
+ New: Nhập ghi + Delete: Xoá ghi thời
+ Restore: Khôi phục liệu vừa nhập, xoá + Find Prev: Đến ghi trớc ghi thời + Find Next: Đến ghi sau ghi thời + Criteria: Nhập điều kiện truy tìm
+ Close: Đóng cửa sổ Data Form + Help: Xem híng dÉn sư dơng
***********
hép héi tho¹i Advanced Filter
+ Tại mục Action, chọn Filter the List in place Xác định việc hiển thị ghi thoả mãn điều kiện vùng sở liệu
+ Tại mục List Range cho địa vùng liệu vào
+ Tại mục Criteria Range cho địa vùng tiêu chuẩn vào + Kết thúc bấm chọn OK
* Chó ý: Muốn xuất tất ghi ta lµm nh sau:
- Vµo Menu Data - Chän Filter
(24)5/ TrÝch d÷ liƯu:
- Tạo vùng điều kiện đâu tính
- Gõ vào dới vùng điều kiện điều kiện trích rút (nếu gõ hàng đ-ợc hiểu phép toán AND, gõ hay nhiều hàng đđ-ợc hiểu phép toán OR)
- Đa trỏ vào vùng liệu - Vµo Menu Data
- Chän Filter
- Chän Advanced Filter
- Sau thao tác xuất hép héi tho¹i Advanced Filter
+ Tại mục Action, chọn Filter the List in place Xác định việc hiển thị ghi thoả mãn điều kiện vùng sở liệu
+ Tại mục List Range cho địa vùng liệu vào
+ Tại mục Criteria Range cho địa vùng tiêu chuẩn vào + Tại mục Copy To cho địa vùng đợc trích
+ KÕt thóc bÊm chän OK
6/ Thao t¸c tÝnh tỉng theo nhãm. 6.1/ TÝnh tỉng nhãm
- Tríc tÝnh tỉng nhãm cÇn phải xếp liệu theo trờng làm khoá tính tổng nhóm
- Đa trỏ vào vùng CSDL - Vµo Menu Data
- Chän Subtotals
- Sau thao tác hộp thoại Subtotals xuất
+ Tại mục At Each Change in: chọn trờng cần tạo nhóm tổng hợp
+ Tại mục Use Function: Chọn hàm cần tính toán thống kê + Tại mục Add Subtotals to: Chọn trờng cần tính toán + Kết thúc bấm chọn OK Ta thấy bên trái bảng chọn xuất nút điều khiển thứ bậc
+ Nót sè 1: chØ hiƯn dßng tỉng cđa tÊt nhóm
+ Nút số 2: Chỉ dòng tổng nhóm tất
nhãm
6.2/ Hủ bá tÝnh tỉng nhãm
- Vµo Menu Data - Chän Subtotals - Chän Remove All
(25)Mục đích: Hạn chế việc nhập sai liệu Các bớc thực hiện:
- Chän vïng nhËp d÷ liƯu
- Chän Validation Menu Data
- Chọn settings để nhập điều kiện cho liệu + Loại liệu
+ §iỊu kiƯn rµng bc
+ Chọn Error Alert để thông báo sai liệu + Chọn Input Message để tạo thông báo hớng dẫn
8/ Consolidate
Mục đích: Kiết xuất thơng tin từ nhiều vùng liệu Thao tác thực hiện:
- Chän Consolidate Menu Data
- Chọn vùng liƯu tham gia lƯnh Consolidate - Chän hµm thùc hiƯn: SUM, MIN, MAX, COUNT - Cã thĨ chän c¸c Option cho thùc hiÖn lÖnh Consolidate
+ Top Row + Left Column
Dùng để gộp dòng tên
Chọn Create link data source để liên kết kết Trong trờng hợp phải đặt kết Cosolidate trang không chứa vùng liệu
9/ Pivotable
Mục đích: Kiết xuất thơng tin theo chiều ngang Thao tác thực hiện:
- Chän Pivotable Menu Data
- Chọn kiểu liệu (Thông thờng Excel) - Chọn vùng liệu nguồn cho Pivotable - Chọn tiêu mục cho Pivotable
- Chọn thuộc tính (Option) cho Pivotable - Bấm Finish để kết thúc
- Có thể thê thêm nhiều truong cho row column trờng có thứ tự u tiên từ trái sang phải, từ xuống dới
- Công thức mặc định vùng liệu SUM, ta thay đổi công thức sau tạo lập cách:
+ Chän vïng Pivotable + BÊm chuét ph¶i + Chän Field
(26)Trong trờng hợp thay đổi liệu vùng nguồn Pivotable khơng tự động cập nhập, để cập nhập liệu ta chọn Refresh Data Menu Data Popup Menu việc bấm chut phi
Ta tạo công thức cho vùng liệu cách: + Chọn vùng Pivotable
+ BÊm chuét ph¶i + Chän Fomulas
+ Chọn Calculated field + Vào tên cho Field + Nhập công thức + Chọn Add
10/ Nhập liệu tõ CSDL kh¸c
Mục đích: Nhập liệu từ CSDL khác nh FOXPRO, ACCESS vào Excel
Thao t¸c thùc hiƯn:
- Chän Get External Data Menu Data - Chän New Query
- Chọn file CSDL: ổ đĩa, th mục, file - Chọn liệu tham gia query - Tạo điều kiện lọc cho Query
11/ Xuất liệu sang CSDL khác
Mục đích: Lu liệu kết sang dạng DL khác Thao tác thực hiện:
- Chän Save As Menu File - Chọn kiểu liệu cần lu
- Chọn tên file, ổ đĩa, th mục nơi lu - Bấm OK
*) Chú ý: Từ chơng trình khác đọc đợc Excel, chẳng hạn từ
ACCESS:
- Më file Database - Chän Table
- Chän GetExternal Data Menu File - Chọn Import
- Chọn loại liệu
- Chän File d÷ liƯu (Excel)
- Bấm Next, chọn thuộc tính phân định: Trờng, tiêu đề - Bấm Finish
12/ Sư dơng Comments
(27)Thao t¸c thùc hiƯn:
- Chän Comments Menu Insert - Vào thông tin comments
*) Chú ý: Ta hiển thị cố định Comments, xố, Hide comment bằng
c¸ch:
+ Chuyển đến vùng comment + Bấm chuột phải
+ Chän lƯnh thÝch hỵp
13/ Text to Column
Mục đích: Tách cột thành nhiều cột theo dấu hiệu Thao tác thực hiện:
- Chän cét cần tách
- Chọn Text to column Menu Data
- Bấm Next chọn dấu hiệu để tách (;, “ “, Tab ) - Bấm Finish
* Chú ý: Có thể sử dụng Replace để chuyển dấu hiệu sạng dạng kí tự
khác để dùng cho việc chuyển đổi
14/ Column to Text
Mục đích: Ghép nhiều cột thành cột Thao tác thc hin:
(28)Bài: Sử dụng hàm liệu:
Trc thc hin cỏc hàm CSDL cần phải thiết lập vùng sau: - Vùng liệu: Là vùng đa liệu cần thiết phải có hai dịng Dịng chứa tiêu đề cột gọi tên vùng hay tên trờng đợc phép đa vào ký tự bình thờng chuỗi khơng đợc trùng lập Các dòng lại chứa liệu Mỗi dòng đợc gọi ghi
- Vùng tiêu chuẩn: Là vùng chứa liệu để tìm kiếm, xố, rút, trích phải có hai dòng Dòng đầu chứa tiêu đề mà tiêu đề phải trùng với tiêu đề vùng liệu
1/ Hµm DSUM()
Mục đích: Tính tổng theo vùng điều kiện
Có ph¸p: = DSUM(<Vïng dù liƯu>, <Cét cần tính tổng>,<Vùng điều kiện>)
Tính tổng cột <Cột cần tính tổng> ghi <Vùng liệu> thoả mÃn điều kiện <Vùng điều kiện>
Các bớc thực hiện: - Tạo vùng điều kiện
- Gõ điều kiện vào vùng điều kiện - Chọn hàm DSUM:
- Chọn Vùng liệu
- Vào số cột cần tính tổng (từ 1) - Chän vïng ®iỊu kiƯn
VÝ dơ:
Name Loai Salary
Nguyen Van A VN 2,000,000 Paul Crowe NN 2,000 Hoang Hoa Anh VN 10,000,000 Do Nang Toan VN 20,000,000 Tony Bailey NN 5,000 Nguyen Thuy Hong VN 8,000,000 Mara Moustafine NN 10,000
Name Loai Salary Nguyen* VN
Paul* NN
= DSUM(A2:C9,3,A13:C15)
2/ Hµm DMax():
Mục đích: Tìm giá trị lớn cột n vùng sở liệu thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn
Thao t¸c thùc hiƯn:
= DMax(<Vùng dự liệu>, <Cột cần tính tổng>,<Vùng điều kiƯn>)
Vïng d÷ liƯu
(29)VÝ dụ:
Tìm mức thu nhập lớn ngời nhân viên = DMax(A2:E7;5;H2:H3)
3/ Hàm DMin():
Mục đích: Tìm giá trị nhỏ cột n vùng sở liệu thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn
Thao t¸c thùc hiƯn:
= DMin((<Vùng dự liệu>, <Cột cần tính tổng>,<Vùng điều kiƯn>) VÝ dơ:
T×m møc thu nhËp nhá nhÊt ngời nhân viên = DMax(A2:E7;5;H2:H3)
4/ Hµm DCount():
Mục đích: Đếm số chứa giá trị số cột n vùng sở liệu thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn
Cú pháp:
= DCount(<Vùng dự liệu>, <Cột cần tính tổng>,<Vùng điều kiện>) Ví dụ:
Đếm số ô ngời có mức lơng trởng phòng = DCount(A2:E7;5;H4:H5)
5/ Hµm DCounta():
Mục đích: Đếm số chứa liệu số cột n vùng sở liệu thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn
Có ph¸p:
= DCounta(<Vïng dù liƯu>, <Cét cần tính tổng>,<Vùng điều kiện>) Ví dụ:
Đếm số ô ngời có mức lơng trởng phòng = DCounta(A2:E7;5;H4:H5)
6/ Hµm DAverage():
Mục đích: Tìm giá trị trung bình cột n vùng sở liệu thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn
Có ph¸p:
(30)Bài: Thao tác vẽ biểu đồ 1/ Thao tác vẽ biểu đồ:
Mục đích: Biểu diễn giá trị hình ảnh giúp ta quan sát liệu trực quan Khi thay đổi liệu biểu đồ biểu diễn kiểu liệu đợc thay đổi theo
Thao t¸c:
- Bôi đen phần liệu cần dùng để vẽ biểu đồ
- Vào Menu Insert chọn Chart hình xuất ta chọn kiểu biểu đồ bên trái biểu đồ cụ thể bên phải hình
- BÊm chän Next
- Chọn vẽ biều đồ theo cột hay theo dòng + Rows: Phân tích liệu theo dịng + Columns: Phân tích liệu theo cột - Bấm chọn Next
- Cho tiêu đề biểu đồ vào mục tơng ứng (Có thể bỏ qua) - Bấm chọn Next
- Chọn để liệu Sheet riêng biệt để Sheet có sẵn
+ As a new sheet: để biểu đồ Sheet mới, tên Sheet ta tự gõ vào
+ As object in: để biểu đồ Sheet có sẵn - Chọn Finish
2/ Thao tác sửa biểu đồ:
Sau vẽ biểu đồ hình xuất cơng cụ Chart, theo thứ tự từ trái qua phải, công cụ có chức năng:
- Chọn đối tợng cần thay đổi tính chất theo tên qui định Excel - Chọn tính chất cho đối tợng đợc chọn
* Thay cho nút ta nháy kép chuột vào đối tợng biểu đồ cần sửa tính chất
- Đổi kiểu biểu đồ
- Hiển thị phần ghi biểu đồ
- Hiển thị phần bảng liệu dới chân biểu đồ (chỉ áp dụng đợc với biểu đồ hình trụ)
- Đổi phản ánh liệu theo hàng - Đổi phản ánh liệu theo cột - Xoay tiêu đề
bài: định dạng liệu Style - liên kết liệu
1/ Thao t¸c víi Style 1.1/ Thao tác tạo Style:
(31)- Vào Menu Format - Chän Style
- Sau thao t¸c xuất hộp hội thoại Style - Tại mục Style Name ta ghi tên Style vào - Bấm chọn Add
- KÕt thóc bÊm chän OK
1.2/ Thao t¸c ¸p dơng Style:
- Lùa chän Style cần áp dụng - Vào Menu Format
- Chän Style
- T¹i mơc Style Name ta chọn Style cần áp dụng - Kết thúc bấm chän OK
1.3/ Thao t¸c sưa Style:
- Chọn Style cần sửa - Vào Menu Format - Chọn Style
- Sau thao tác xuất hép tho¹i Style - BÊm chän Modify
- Sau thao tác xuất hộp thoại Format Cells ta định dạng lại kiểu liệu cần thiết
- KÕt thóc bÊm chän OK - BÊm chän OK
2.4/ Thao tác xoá Style.
- Vào Menu Format - Chọn Style
- Sau thao tác xt hiƯn mét hép héi tho¹i Style - T¹i mơc Style Name ta chọn Style cần xoá - Bấm chän Delete
(32)Thao t¸c víi MACRO - câu lệnh điều khiển 1/ Khái niệm:
Macro đoạn chơng trình cho phép ta thực nhóm lệnh theo chơng trình đặt trớc
2/ T¹o lËp Macro
Có hai cách tạo lập:
2.1 Tạo lập b»ng Macro Record
- Bật ghi Macro thực thao tác mẫu ghi tắt ghi Macro - Chọn Record New Macro Popup Macro Menu Tool
- Vào tên cho Macro - Thực hiƯn c¸c thao t¸c
- Bấm Stop để dừng việc ghi Macro
*) Chó ý: Ta cã thĨ gắn phím tắt cho Macro. 2.2 Tạo lập Macro chơng trình
- Chọn Macros Popup Macro Menu Tool - Chän tªn Macro
- Chän Edit
- Soạn thảo nội dung hoạt động Macro
3/ Sư dơng Macro
- Chän Macros Popup Macro Menu Tool - Chän tªn Macro
- BÊm Run
*) Chó ý: NÕu Macro có gắn phím tắt ta bấm phím sử
(33)4/ Câu lệnh ®iỊu kiƯn IF:
Mục đích: Thực việc rẽ nhánh theo điều kiện Cú pháp :
If <B/t lô gíc> Then //Câu lệnh Else
//Câu lệnh End If
Hoặc
If <B/t lô gíc> Then //C©u lƯnh End If
VÝ dơ :
If ActiveCell.Font.ColorIndex=3 Then S= S+ActiveCell.Value
Else
S= S+1 End If
Chơng trình ví dụ:
Viết chơng tr×nh tÝnh th thu nhËp theo biĨu th:
Ngìng ThuÕ
< 200 0%
>= 200 vµ < 300 10%
>= 300 vµ < 400 20%
>= 400 vµ < 500 30%
>= 500 40%
Thu nhËp sau tÝnh thuÕ > 600 30%
ViÕt hµm tÝnh thuÕ:
Function TaxCalulation(Salary As Double) As Double If Salary < 200 Then
TaxCalulation= Else
If Salary < 300 Then
TaxCalulation= (Salary-200) * 0.1 Else
If Salary < 400 Then
TaxCalulation= 10+ (Salary-300) * 0.2 Else
If Salary < 500 Then
TaxCalulation= 10+20+(Salary-400) * 0.3 Else
TaxCalulation= 10+20+30+(Salary-500) * 0.4 TheRest= Salary- TaxCalculation
If TheRest > 600 Then
TaxCalulation= TaxCalulation+ (TheRest – 600)* 0.3
End If End If
End If End If
EndIf
(34)Chó ý:
1- Mét số kiểu liệu bản: Double : Thập phân
Integer : Kiểu nguyên với giá trị < 65000 Long : Kiểu nguyên với giá trị hàng tỷ String : KiĨu text
Khi khai b¸o:
Dim <BiÕn> As <KiÓu> VD:
Dim Therest As Long
2- Khi xây dựng hàm ta nên đặt modul để có tác dụng workbook, sử dụng mục insert function mục user defined
Cú pháp xây dựng hàm:
Function <Tên hàm>(<Biến 1> As <Kiểu 1>, <Biến 2> As <Kiểu 2>, ) As <KiĨu>
//Néi dung hµm
End Funtion VÝ dô:
Function TaxPayment(Loai As String, Salary As Double) As Double If Loai = "VN" Then
If Salary < 2500000 Then TaxPayment = Else
If Salary < 4000000 Then
TaxPayment = (Salary - 2500000) * 0.1 Else
If Salary < 6000000 Then
TaxPayment = (4000000 - 2500000) * 0.1 + (Salary - 4000000) * 0.2 Else
If Salary < 8000000 Then
TaxPayment = 150000 + 400000 + (Salary - 6000000) * 0.3 Else
If Salary < 12000000 Then
TaxPayment = 150000 + 400000 + 600000 + (Salary - 8000000) * 0.4 Else
If Salary < 15000000 Then
TaxPayment=150000+400000+600000+1600000+(Salary - 12000000) * 0.5
Else TaxPayment=150000+400000+600000+1600000+1500000+(Salary-15000000)* 0.6 End If End If End If End If End If End If Else
If Salary < 2500 Then TaxPayment = Else
If Salary < 4000 Then
(35)If Salary < 6000 Then
TaxPayment = (4000 - 2500) * 0.1 + (Salary - 4000) * 0.2 Else
If Salary < 8000 Then
TaxPayment = 150 + 400 + (Salary - 6000) * 0.3 Else
If Salary < 12000 Then
TaxPayment = 150 + 400 + 600 + (Salary - 8000) * 0.4 Else
If Salary < 15000 Then
TaxPayment = 150 + 400 + 600 + 1600 + (Salary - 12000) * 0.5 Else
TaxPayment = 150 + 400 + 600+1600+ 1500+(Salary - 15000) * 0.6 End If End If End If End If End If End If End If End Function
3- Trong trờng hợp muốn sử dụng hàm viết nhiều lần ta lu file Excel di dng Template
5/ Câu lệnh rẽ nhánh
Mục đích: Thực việc rẽ với nhiều nhánh chơng trình Cú pháp:
Select Case <BiĨu thøc> Case <Giá trị 1>
//Statement Case <Giá trị 2>
//Statement
Case <Giá trị n> //Statement n Case Else
//Statement default End Select
VÝ dô:
Select Case Country Case “USA” TaxLevel= 0.5 Case “Vietnam” TaxLevel= 0.1 Case “China” TaxLevel= 0.15 Case Else TaxLevel= 0.2 End Select
6/ LÖnh DO WHILE LOOP
Mục đích: Thực vịng lặp theo điều kiện Cú pháp:
DO WHILE <B/t l« gÝc> //Statement LOOP
(36)VÝ dô:
I=
DO WHILE I<= 100 S= S+I
LOOP
7/ C©u lƯnh FOR NEXT
Mục đích: Thực vòng lặp biết trớc số lần lặp Cú pháp :
FOR <Counter>= <Start> TO <End> STEP <n> //C©u lệnh
NEXT <Counter> Mô tả:
Ban u <Counter> đợc gán giá trị <Start> //Câu lệnh đợc thực
Sau <Counter> đợc tăng lên <n> //Câu lệnh đợc thực
Việc lặp lại <Counter> nhận giá trị <End>
VÝ dô:
S=
FOR i= To 100 STEP S= S+i
NEXT i
Trong ví dụ tính tổng số lẻ từ đến 99
*) Chú ý: Trong trờng hợp STEP ta không cần thêm vào câu lệnh
VD: Tính tổng 100 số S=
FOR i= TO 100 S= S+i NEXT i
Chơng trình ví dụ:
Vit hm tớnh tng cỏc số vùng
Function h_SUM(m_Area As Range) As Double Dim i As Integer, j As Integer
h_SUM =
For i = To m_Area.Rows.Count - For j = To m_Area.Columns.Count -
If Cells(m_Area.Row + i, m_Area.Column + j).Font.ColorIndex = Then h_SUM = h_SUM + Cells(m_Area.Row + i, m_Area.Column + j).Value End If
Next j Next i
End Function
Function tax_SUM(m_Area As Range) As Double Dim i As Integer, j As Integer
tax_SUM =
For i = To m_Area.Rows.Count - For j = To m_Area.Columns.Count -
Select Case Cells(m_Area.Row + i, m_Area.Column + j).Font.ColorIndex Case
tax_SUM = tax_SUM + Cells(m_Area.Row + i, m_Area.Column + j).Value * 0.1 Case
(37)Next j Next i
End Function
Function Con_SUM(m_Area As Range, n_Area As Range) As Double Dim i As Integer, j As Integer
Con_SUM =
For i = To m_Area.Rows.Count - For j = To m_Area.Columns.Count -
Select Case Cells(m_Area.Row + i, m_Area.Column + j).Font.ColorIndex Case Cells(n_Area.Row, n_Area.Column).Font.ColorIndex
Con_SUM = Con_SUM + Cells(m_Area.Row + i, m_Area.Column + j).Value * Cells(n_Area.Row, n_Area.Column + 1).Value
Case Cells(n_Area.Row + 1, n_Area.Column).Font.ColorIndex
Con_SUM = Con_SUM + Cells(m_Area.Row + i, m_Area.Column + j).Value * Cells(n_Area.Row + 1, n_Area.Column + 1).Value
Case Else
Con_SUM = Con_SUM + Cells(m_Area.Row + i, m_Area.Column + j).Value * End Select
Next j Next i
End Function
Function Text_SUM(m_Area As Range, n_Area As Range) As Double Dim i As Integer, j As Integer
Text_SUM =
For i = To m_Area.Rows.Count - For j = To m_Area.Columns.Count -
If IsNumeric(Cells(m_Area.Row + i, m_Area.Column + j).Value) Then Select Case Cells(m_Area.Row + i, m_Area.Column + j).Font.ColorIndex Case Cells(n_Area.Row, n_Area.Column).Font.ColorIndex
Text_SUM = Text_SUM + Cells(m_Area.Row + i, m_Area.Column + j).Value * Cells(n_Area.Row, n_Area.Column + 1).Value
Case Cells(n_Area.Row + 1, n_Area.Column).Font.ColorIndex
Text_SUM = Text_SUM + Cells(m_Area.Row + i, m_Area.Column + j).Value * Cells(n_Area.Row + 1, n_Area.Column + 1).Value
Case Else
Text_SUM = Text_SUM + Cells(m_Area.Row + i, m_Area.Column + j).Value *
End Select End If Next j Next i
(38)Bài: Hoàn chỉnh MACRO 1/ Gắn MACRO với đối tợng
Mục đích: Thực Macro tơng ứng với thao tác hình Cú pháp:
- Chèn đối tợng
- Bấm chuột phải vào đối tợng chọn Assign Macro
Sub my_PRINT()
Dim mStart As Integer, mEnd As Integer, i As Integer 'Init value
mStart = Cells(6, 3).Value mEnd = Cells(6, 5).Value
Worksheets("FORM").PageSetup.PrintArea = "$B$5:$C$6" 'Printing
For i = mStart To mEnd 'Load Data
Worksheets("FORM").Cells(5, 3).Value = Worksheets("DATA").Cells(i + 1, 1).Value Worksheets("FORM").Cells(6, 3).Value = Worksheets("DATA").Cells(i + 1, 2).Value 'Print Out
Worksheets("FORM").PrintOut Copies:=1, Collate:=True Next i
End Sub
2/ Truy nhập đến đối tợng 2.1 Sheet
Mục đích: Truy nhập đến Sheet có tên cho trớc Cú pháp: Worksheets(<Tên trang tính>)
VÝ dơ : Worksheets(“FORM”)
Chú ý: Trong số sheet ln có sheet Để truy nhập đến
sheet nµy ta dïng: ActiveSheet
Có thể sử dụng số lệnh Sheet nh là: + Active: Kích hoạt Sheet
(39)2.2 Columns
Mục đích: Truy nhập đến Columns có số thứ tự cho trớc
Cú pháp: Worksheets(<Tên trang tính>).Columns(<Chỉ số cột>) Ví dụ: Worksheets(FORM).Columns(2)
Có thể sử dụng số lệnh Sheet nh là: + Auto Fit: Đặt độ rộng vừa khít + Delete: Xố Columns
+ Insert: ChÌn cét
VÝ dô: Worksheets("Nguyen").Columns(i).AutoFit
Tự động điều chỉnh độ rộng cho cột thứ i trang tính “Nguyen”
2.3.Rows
- Mục đích: Truy nhập đến Rows có số thứ tự cho trớc
- Có ph¸p : Worksheets(<Tªn trang tÝnh>).Rows (<ChØ sè cét>) - VÝ dơ :
Worksheets(“FORM”).Rows(2)
Có thể sử dụng số lệnh Sheet nh là: + Auto Fit: Đặt độ cao vừa khít
+ Delete: Xo¸ Rows + Insert: ChÌn dßng
VD: Worksheets("Nguyen").Rows(i).AutoFit
Tự động điều chỉnh độ cao cho cột thứ i trang tính “Nguyen”
VÝ dơ:
Sub ChuyenSoLieu()
Dim i As Integer, j As Integer, mRow As Integer, mLEN As Integer mRow =
For i = To
mLEN = Len(Worksheets("Data").Cells(12, 4).Value)
If Left(Worksheets("Data").Cells(i, 1).Value, mLEN) = Worksheets("Data").Cells(12, 4).Value Then
For j = To
Worksheets("Nguyen").Cells(mRow, j).Value = Worksheets("Data").Cells(i, j).Value
Next j
mRow = mRow + End If
Next i
'Format Columns For i = To
Worksheets("Nguyen").Columns(i).AutoFit Next i
(40)2.4 Cells
Mục đích: Truy nhập đến Cells có số dịng, số cột cho trớc Cú pháp :
Worksheets(<Tªn trang tÝnh>).Cells (<ChØ sè dßng>,<ChØ sè cét>) VÝ dơ :
Worksheets(“FORM”).Cells(2,3)
Có thể sử dụng số lệnh Cells nh là: + Value: Truy nhập giá trị cell
+ Clear: Xo¸ néi dung
(41)Bài 8: Hoàn thiện - in bảng tính 1/ Khai báo trang in:
Vào Menu File chän Page Setup: - Margins: Khai b¸o lỊ cho trang in:
+ Left: Khai lỊ tr¸i + Right: Khai lề phải + Top: Khai lề + Bottom: Khai lỊ díi
+ Center on Page: Canh gi÷a d÷ liệu vào giấy - Page: Khai báo cỡ giấy híng in cđa giÊy:
+ Portrait: In đứng + Landscape: In ngang
- Header/ Footer: Khai báo tiêu đề cho trang in, không lấy tiêu đề trang in chọn None Muốn khai báo tiêu đề tiêu đề dới bấm chọn Custom Header Custom Footer Tiếp bấm chọn vị trí hiển thị tiêu đề (Trái, giữa, bên phải) Trong trờng hợp khai báo tiêu đề ta sử dụng cơng cụ tiêu đề theo thứ tự từ trái sang phải: Lấy Font chữ, đánh số thứ tự trang, lấy tổng số trang, khai báo ngày hệ thống, hệ thống, tên File tên Sheet
- Sheet: ®iỊu khiĨn phần tile trang chọn kiểu in lới
+ Chọn/ không chọn đờng lới in mục Gridlines + Chọn vùng tiêu đề cần nhắc lại đầu trang sau mục Tiles
Bấm chuột vào mục Rows to repeat at top, tiếp bấm chọn hàng cần nhắc lại
Bấm chuột vào mục Columns to repeat at left, tiếp bấm chọn cột cuối bảng
- KÕt thóc chän OK
2/ Xem trang in:
- Vµo menu File chän Print Preview
+ Cã thÓ khai báo lại trang in cách bấm chọn nút Setup + Không xem bấm chọn Close
3/ In b¶ng tÝnh:
Vào Menu File chọn Print - Chọn đối tợng in:
(42)+ All: Tất trang