Công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan Tổng cục thuế, Bộ Tài chính

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA CAO THỊ THUẬN CƠNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI CƠ QUAN TỔNG CỤC THUẾ, BỘ TÀI CHÍNH LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CƠNG HÀ NỘI, 2020 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA CAO THỊ THUẬN CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI CƠ QUAN TỔNG CỤC THUẾ, BỘ TÀI CHÍNH LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CƠNG Chun ngành: Quản lý cơng Mã số: 34 04 03 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS VĂN TẤT THU HÀ NỘI, 2020 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tôi, tư liệu sử dụng luận văn trung thực, thực hướng dẫn khoa học PGS.TS Văn Tất Thu Các kết nghiên cứu chưa công bố cơng trình khác Tơi xin chịu trách nhiệm nghiên cứu mình./ Hà Nội, ngày 10 tháng 12 năm 2020 Tác giả Luận văn Cao Thị Thuận LỜI CẢM ƠN Trong q trình thực đề tài: “Cơng tác quản lý hồ sơ quan Tổng cục Thuế, Bộ tài chính”, tơi nhận nhiều giúp đỡ, tạo điều kiện Ban Giám đốc Học viện, thầy, cô giáo giảng lớp Cao học Học viện Hành Quốc gia Tác giả xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành giúp đỡ Đặc biệt, tác giả xin chân thành cảm ơn PGS.TS Văn Tất Thu dành nhiều thời gian tâm huyết, trực tiếp hướng dẫn tận tình, bảo tạo điều kiện thuận lợi để học viên hoàn thành luận văn Tác giả xin cảm ơn lãnh đạo Văn phịng, lãnh đạo phịng Hành Lưu trữ thuộc Văn phòng Tổng cục Thuế cán bộ, công chức Vụ, đơn vị thuộc quan Tổng cục Thuế tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ tác giả thu thập tài liệu cần thiết, cảm ơn bạn bè, đồng nghiệp gia đình động viên, khích lệ, giúp đỡ suốt trình thực hồn thành luận văn Mặc dù cố gắng để thực luận văn, song kiến thức kinh nghiệm làm việc hạn chế nên khơng thể tránh khỏi thiếu sót định Tác giả mong nhận góp ý quý thầy, để luận văn hồn thiện Xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày 10 tháng 12 năm 2020 Tác giả Cao Thị Thuận MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI CƠ QUAN TỔNG CỤC THUẾ 1.1 Các khái niệm liên quan 1.1.1 Khái niệm quan 1.1.2 Khái niệm công tác văn thư 10 1.1.3 Khái niệm hồ sơ 10 1.1.4 Khái niệm công tác quản lý hồ sơ 11 1.2 Vị trí, ý nghĩa đặc điểm cơng tác quản lý hồ sơ quan 12 1.2.1 Vị trí, ý nghĩa cơng tác quản lý hồ sơ 12 1.2.2 Đặc điểm công tác quản lý hồ sơ 15 1.3 Nguyên tắc yêu cầu quản lý hồ sơ, tài liệu quan 16 1.4 Trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu 18 1.4.1 Trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu Chánh Văn phịng (Trưởng phịng Hành chính) người giao trách nhiệm 19 1.4.2 Trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức 19 1.4.3 Trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu cá nhân quan, tổ chức 19 1.5 Nhiệm vụ công tác quản lý hồ sơ quan, cần tập trung nêu nội dung sau: 22 1.5.1 Xây dựng danh mục hồ sơ 22 1.5.2 Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan 26 1.5.3 Quản lý hồ sơ tài liệu thơng kê, hệ thống hóa hồ sơ quan 30 1.5.4 Quản lý, bảo quản hồ sơ quan 32 1.5.5 Tổ chức sử dụng hồ sơ phục vụ mục đích khác quan 34 1.6 Tổ chức máy biên chế làm công tác quản lý hồ sơ quan 35 1.7 Các yếu tố ảnh hưởng công tác quản lý hồ sơ quan 36 1.7.1 Yếu tố ảnh hưởng đến chuyên môn nghiệp vụ 36 1.7.2 Yếu tố ảnh hưởng môi trường điều kiện làm việc đến công tác quản lý hồ sơ tài liệu 37 1.7.3 Yếu tố tuyển dụng sử dụng nhân công tác quản lý hồ sơ quan 38 Tiểu kết Chương 39 Chương THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI CƠ QUAN TỔNG CỤC THUẾ, BỘ TÀI CHÍNH 40 2.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động Tổng cục Thuế thuộc Bộ Tài tác động đến cơng tác quản lý hồ sơ 40 2.1.1 Sơ lược trình hình thành Tổng cục Thuế 40 2.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài 43 2.1.3 Bộ phân chuyên trách quản lý hồ sơ Tổng cục Thuế, Bộ Tài 46 2.2 Thực trạng quy định pháp lý công tác quản lý hồ sơ đạo công tác quản lý hồ sơ Tổng cục Thuế 49 2.2.1 Thực trạng công tác đạo quản lý hồ sơ Tổng cục Thuế 49 2.2.2 Các quy định quản lý sử dụng dấu 58 2.2.3 Quy định quản lý lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ 58 2.2.4 Thực trạng quy định tổ chức đạo công tác quản lý hồ sơ lưu trữ Tổng cục Thuế 61 2.3 Thực trạng thực nhiệm vụ công tác quản lý hồ sơ 63 2.3.1 Thực trạng xây dựng danh mục hồ sơ 63 2.3.2 Thực trạng lập nộp hồ sơ lưu trữ quan 74 2.3.3 Thực trạng quản lý bảo quản hồ sơ 77 2.3.4 Thực trạng tổ chức sử dụng hồ sơ phục vụ mục đích khác 79 2.4 Đánh giá thực trạng công tác quản lý hồ sơ Tổng cục Thuế, Bộ Tài 81 2.4.1 Những kết đạt 81 2.4.2 Những hạn chế bất cập nguyên nhân hạn chế bất cập 83 Tiểu kết Chương 87 Chương PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP HỒN THIỆN VỀ CƠNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI TỔNG CỤC THUẾ BỘ TÀI CHÍNH 88 3.1 Phương hướng hồn thiện công tác quản lý hồ sơ quan Tổng cuc Thuế, Bộ Tài 88 3.1.1 Phát huy vai trị đóng góp cơng tác quản lý hồ sơ liêu thông tin 88 3.1.2 Khắc phục triệt để hạn chế bất cập công tác quản lý hồ sơ Tổng cục Thuế, Bộ Tài 89 3.1.3 Đưa quản lý số vào công tác quản lý hồ sơ 90 3.2 Các giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý hồ sơ 92 3.2.1 Tuyên truyền nâng cao nhận thức công tác quản lý hồ sơ quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài 92 3.2.2 Sửa đổi bổ sung hồn thiện quy định pháp lý cơng tác quản lý hồ sơ quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài 93 3.2.3 Hồn thiện tổ chức biên chế làm cơng tác quản lý hồ sơ 94 3.2.4 Nâng cao chất lượng thực nghiệp vụ công tác quản lý hồ sơ 95 3.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ 96 3.2.6 Tăng cường đầu tư kinh phí, xây dựng sở vật chất, mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác quản lý hồ sơ 98 3.3 Một số kiến nghị 99 3.3.1 Kiến nghị với Bộ Nội vụ 99 3.3.2 Kiến nghị với Bộ Tài 100 Tiểu kết Chương 102 KẾT LUẬN 103 TÀI LIỆU THAM KHẢO 106 DANH MỤC BẢNG BIỂU Sơ đồ tổ chức máy Văn phòng 48 Bảng 2.1 Phân loại mã số văn đến 55 Bảng 2.2 Mẫu danh mục hồ sơ 60 Bảng 2.3 Mẫu sổ đăng ký văn đến Tổng cục Thuế 66 Bảng 2.4 Số lượng văn đến từ năm 2015 đến năm 2019 68 Bảng 2.6: Mẫu sổ đăng ký văn Tổng cục Thuế 70 Bảng 2.7 Sổ gửi văn bưu điện 71 Bảng 2.5 Số lượng văn từ năm 2015 đến năm 2019 73 Bảng 2.6 Số liệu chỉnh lý năm (từ năm 2015-2019) 75 Bảng Số lượng quản lý tài liệu lưu trữ chỉnh lý từ năm (20152019) 76 Bảng 2.8 Số lượt người đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ từ năm (2015 2019) 80 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong kinh tế thị trường thuế công cụ hữu hiệu để nhà nước thực chức quản lý, điều tiết thị trường thúc đẩy tăng cường sức cạnh tranh kinh tế đất nước Thuế đời tồn phát triển nhà nước, thuế nhà nước sử dụng công cụ quan trọng nhằm huy động nguồn thu cho ngân sách nhà nước để thực chức kinh tế xã hội Ngành thuế ngành quản lý có vị trí quan trọng hệ thống quan quản lý, hoạch định sách tài chính, thuế đất nước Một hệ thống sách thuế đắn góp phần thúc đẩy kích thích phát triển sản xuất, kinh doanh, đẩy mạnh xuất hướng dẫn tiêu dùng, đảm bảo bình đẳng, cơng xã hội đồng thời đảm bảo hội nhập phù hợp với thông lệ quốc tế Tổng cục Thuế quan trực thuộc Bộ Tài chính, thực chức tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tài quản lý nhà nước khoản thu nội địa phạm vi nước, bao gồm: thuế, phí, lệ phí khoản thu khác ngân sách nhà nước (sau gọi chung thuế); tổ chức quản lý thuế theo quy định pháp luật Những công việc soạn thảo, duyệt ký ban hành, chuyển giao, tiếp nhận, vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ (được gọi chung công tác văn thư, lưu trữ) trở thành thuật ngữ quen thuộc cán bộ, công chức quan, tổ chức Công tác quản lý hồ sơ hoạt động thường xuyên, thiếu quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin, phục vụ kịp thời cho lãnh đạo quản lý, điều hành công việc, thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Công tác quản lý hồ sơ bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều phận Vì vậy, làm tốt cơng tác quản lý hồ sơ đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao suất, chất lượng cơng tác quan, tổ chức phòng chống tệ nạn quan liêu giấy tờ Trong hoạt động quan, tổ chức, từ việc đề chủ trương, sách, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với quan cấp trên, đạo quan cấp triển khai, giải công việc, phải dựa vào nguồn thông tin có liên quan Thơng tin đầy đủ, xác kịp thời hoạt động quan đạt hiệu cao, lẽ thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thông tin từ văn Đặc biệt, thực tốt Công tác quản lý hồ sơ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu lưu trữ hành Khi làm tốt công tác văn thư, việc quan văn hóa; giải xong cơng việc, tài liệu lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào quan quy định tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ như: Phân loại; xác định giá trị; thống kê; bảo quản phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày lâu dài sau Cùng với phát triển hình thành nên khối văn bản, tài liệu phong phú Để hoàn thành nhiệm vụ quản lý nhà nước mình, hoạt động quan trọng đẩy mạnh, tăng cường công tác quản lý hồ sơ nhằm quản lý khai thác hiệu khối tài liệu ngành Thuế Thực quy định pháp luật, thời gian qua công tác quản lý hồ sơ Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương toàn ngành Thuế lãnh đạo quan cấp quan tâm nên việc tổ chức thực dần vào nề nếp đạt số kết định, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho lãnh đạo, đạo điều hành quan Tuy nhiên, qua việc tìm hiểu thực tế cơng tác quản lý hồ sơ Tổng cục Thuế, Bộ Tài cho thấy: Việc quản lý hoạt động quản lý hồ sơ thiết kế tổ chức quản lý hồ sơ phải đặt tổ chức tổng thể cơng tác văn phịng mối quan hệ với tổ chức làm cơng tác hành 3.2.4 Nâng cao chất lượng thực nghiệp vụ công tác quản lý hồ sơ Hiện nay, nhận thức cơng tác quản lý hồ sơ cịn hạn chế nên khơng quan, tổ chức khơng ý đến số lượng chất lượng đội ngũ cán quản lý hồ sơ chun trách Khơng quan, tổ chức chưa bố trí đủ cán để làm cơng tác quản lý hồ sơ bố trí đủ người làm công tác quản lý hồ sơ lại không đào tạo nên hiệu công việc cịn nhiều hạn chế Năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định số 129/2007/QĐTTg ban hành Quy chế văn hóa cơng sở quan hành nhà nước với mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm việc cách chun nghiệp đại, góp phần vào cơng cải cách hành nhà nước, nhằm bảo đảm tính trang nghiêm hiệu hoạt động quan hành nhà nước, xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực cán bộ, công chức, viên chức hoạt động công vụ, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, cơng chức có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ giao Trong điều kiện công tác văn thư, lưu trữ ngành Thuế đã, xây dựng nếp sống văn hóa cơng sở văn minh, tạo mơi trường làm việc thuận lợi, góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc đạt kết định Tác phong cán bộ, công chức, viên chức đặc biệt phận tiếp dân phận cửa ngày chuyên nghiệp, đại; chấn chỉnh tình trạng số cán có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà thực nhiệm vụ Một số biện pháp trọng như: Đẩy mạnh công tác tuyên truyền cán bộ, công chức ý thức, tầm quan trọng hoạt động xây dựng đời sống văn hóa sở gắn với nội dung tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp 95 luật; phổ biến cho cán bộ, công chức, viên chức hiểu rõ nhiệm vụ quyền hạn, trách nhiệm nghĩa vụ người lao động người quản lý sử dụng lao động việc xây dựng đời sống văn hóa, với việc làm cụ thể, thiết thực 3.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ Hiện nay, phát triển nhanh chóng cơng nghệ thơng tin hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu truyền tin khai thác thông tin liệu loại Trong đó, hệ thống thơng tin điện tử Internet người quan tâm sử dụng nhiều nhờ tính thơng dụng giao tiếp, tìm kiếm đọc thơng tin tính ưu việt phần mềm ứng dụng quản lý thuế, số hóa tài liệu Mặt khác, góc độ quản lý Nhà nước, việc bảo quản sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng kinh tế, xã hội, lịch sử quốc gia địa phương Trong thời điểm nay, công tác văn thư dừng việc đánh máy, in văn đăng ký văn đi, văn đến việc quản lý xử lý văn qua mạng máy tính cịn chưa triển khai triệt để Các khâu nghiệp vụ cụ thể công tác văn thư như: Soạn thảo xử lý văn bản, lập hồ sơ hành, theo dõi giải văn coi quy trình cần chấn chỉnh Trong đó, khâu quy trình nghiệp vụ cơng tác văn thư nhờ trợ giúp công nghệ thông tin để tiết kiệm thời gian, công sức đặc biệt hạn chế quan liêu giấy tờ Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ phần mềm quản lý văn đi, văn văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng điểm tiến áp dụng rộng rãi quan, góp phần đáng kể giảm cơng sức, thời gian tra cứu, tìm kiếm văn cần, hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng Trong năm 2016, Tổng cục Thuế thực theo yêu cầu Bộ Tài việc triển khai phần mềm quản lý văn điều hành Bộ Tài 96 với xu hướng sử dụng trục tích hợp trao đổi văn nhiều hệ thống thông qua chuẩn định dạng thống nhất, ngành Tài triển khai phần mềm thống cho ngành Tài chính, cài đặt ứng dụng theo mơ hình bán tập trung bao gồm hệ thống đặt quan Bộ Tổng cục Theo lộ trình, chương trình quản lý văn điều hành ngành Tài (eDocTC) cho Bộ Tài đơn vị hệ thống thuộc Bộ Tài bắt đầu triển khai từ 01/12/2015 thức áp dụng phần mềm từ 1/1/2016 Từ ngày 15/8/2016 Tổng cục Thuế triển khai phần mềm quản lý văn điều hành cho cấp gồm: Cấp Tổng cục (19 Vụ/đơn vị thuộc Tổng cục Thuế), đến năm 2019 22 Vụ/đơn vị; cấp Cục Thuế (3 Cục Thuế tỉnh, thành phố gồm: Hà Nội, Hải Phòng Bắc Ninh); cấp Chi cục Thuế Cục thuế: Hà Nội, Hải Phòng Bắc Ninh Chương trình quản lý văn điều hành bao gồm 11 phân hệ đáp ứng yêu cầu công tác quản lý văn đạo điều hành lãnh đạo cấp ngành Thuế gồm: Phân hệ quản lý văn đến; phân hệ quản lý tờ trình; phân hệ quản lý văn đi; phân hệ quản lý văn nội bộ; phân hệ quản lý giao việc… Sau thời gian triển khai đến nay, hệ thống quản lý văn điều hành giải pháp giúp tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động nội ngành Thuế cách tồn diện gồm: Thống chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ cơng tác Văn phịng phạm vi cấp: Tổng cục, Cục Thuế Chi cục Thuế ngành Thuế Các văn giấy gửi đến Tổng cục, Cục thuế Chi cục thuế không thuộc phạm vi nhạy cảm chuyển thành tệp điện tử gửi đến đơn vị Từ giảm thiểu sử dụng giấy tờ, tiết kiệm chi phí photo giảm đáng kể thời gian luân chuyển văn đến cá nhân, đơn vị xử lý, giúp cán bộ, cơng chức ngành Thuế có nhiều thời gian xử lý công việc 97 Hệ thống quản lý văn điều hành giải pháp giúp tăng cường hiệu cơng tác điều hành Theo đó, thông tin đạo, điều hành không thuộc phạm vi nhạy cảm cấp lãnh đạo từ cấp Tổng cục, Cục thuế, Chi cục thuế đưa lên phần mềm để lãnh đạo cấp lúc xem lại ý kiến đạo, theo dõi cá nhân đơn vị giao có thực theo ý kiến đạo khơng Chương trình công cụ giúp lãnh đạo cấp theo dõi chặt chẽ tình hình xử lý cá nhân, đơn vị giao cách chặt chẽ thông qua việc theo dõi tồn q trình xử lý từ khâu nhập khâu xử lý cuối cùng; thông qua cơng cụ báo cáo thống kê nhanh chóng, xác Bên cạnh đó, hệ thống quản lý văn điều hành giải pháp giúp thực mục tiêu Chính phủ điện tử ngành Thuế, đảm bảo việc liên thông văn điện tử không nội ngành Thuế từ cấp Tổng cục đến Cục thuế đến cấp Chi cục Thuế mà liên thơng với Bộ Tài chính, với hệ thống thuộc Bộ Tài với quan Nhà nước thơng qua trục tích hợp trao đổi điện tử ngành Tài Năm 2020, Tổng cục Thuế triển khai mở rộng chương trình quản lý văn điều hành nhằm tạo môi trường làm việc điện tử cho công chức ngành Thuế, giúp việc phối hợp xử lý cơng việc tìm kiếm văn nhanh chóng, đáp ứng mục tiêu tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động nội ngành Thuế Sẽ có 57 Cục Thuế thuộc Tổng cục Thuế triển khai chương trình (trừ Cục Thuế tỉnh, thành phố gồm: Hà Nội, Hải Phòng, Bắc Ninh, Bà Rịa - Vũng Tàu, Hồ Chí Minh Đồng Nai) 3.2.6 Tăng cường đầu tư kinh phí, xây dựng sở vật chất, mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác quản lý hồ sơ Là quan quản lý cấp nhà nước lĩnh vực Thuế, Tổng cục Thuế trang bị đầu tư kỹ lưỡng trang thiết bị văn phòng đồ dùng, văn phịng phẩm, phục vụ cơng việc cho cán bộ, công chức 98 - Tại Tổng cục Thuế hệ thống máy móc Văn phịng trang bị tương đối đại: Các loại máy tính đại (màn hình tinh thể lỏng, máy có cấu hình cao…) sử dụng phần mềm windows 2007 windows 2010 Tất máy tính thuộc Tổng cục Thuế cài đặt phần mềm chuyên dụng quản lý thuế: Phần mềm quản lý thuế, phần mềm quản lý kê khai thuế, phần mềm quản lý công văn…Các loại máy móc phục vụ cơng tác khác như: Điện thoại cố định, máy photocopy, máy fax, máy scan, máy điều hịa, quạt thơng gió, máy hút bụi, trang bị loại máy đại với nhiều tính tiện dụng 100% toàn quan nối mạng Internet mạng LAN phục vụ cho việc truy cập, thu thập thông tin, tra cứu văn - Kinh phí đầu tư lĩnh vực văn thư, lưu trữ nói chung quản lý hồ hơ nói riêng theo hướng đại hóa, bao gồm nội dung: Giá thông minh để tài liệu sau chỉnh lý; chỉnh lý, thu thập, sưu tầm tài liệu; xây dựng bố trí kho tàng chuyên dụng quy cách, mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, đào tạo bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cán bộquản lý hồ sơ 3.3 Một số kiến nghị 3.3.1 Kiến nghị với Bộ Nội vụ - Ban hành văn quy phạm pháp luật thống hoạt động quản lý hồ sơ Bộ, ngành, quan thuộc Chính phủ, v.v… cách thống tồn quốc, phù hợp với đặc thù hoạt động đơn vị nói chung Bộ Tài (Tổng cục Thuế) nói riêng; - Hướng dẫn kiểm tra, đạo trách nhiệm thực văn quy phạm pháp luật công tác quản lý hồ sơ địa phương; - Tổ chức thống lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ phạm vi nước; - Đề xuất sách, tiền lương, phụ cấp trình Chính phủ cho đội ngũ cán làm công tác quản lý hồ sơ địa phương nói chung Bộ Tài (Tổng cục Thuế) nói riêng; 99 - Hướng dẫn kiểm tra quan Nhà nước thực quy định quản lý công tác quản lý hồ sơ; - Thống quản lý thống kê quản lý hồ sơ phạm vi nước Lưu trữ thông tin số quan Nhà nước Hoàn thiện hệ thống quản lý điều hành văn điện tử triển khai, thống với Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế phạm vi sử dụng chung hệ thống quản lý văn 3.3.2 Kiến nghị với Bộ Tài - Cơng tác văn thư, lưu trữ cần quan tâm nhân (đặc biệt ngạch lưu trữ), sở vật chất, diện tích kho, trang thiết bị, chế độ bồi dưỡng, quan tâm đến đặc điểm riêng đơn vị hệ thống để có hướng dẫn đạo phù hợp, sát thực, giảm bớt phiền hà, chồng chéo phận, đơn vị; - Hàng năm tổ chức lớp tập huấn, hội thảo công tác văn thư, lưu trữ nói chung quản lý hồ sơ nói riêng, ngành, đơn vị thuộc hệ thống Tài có trao đổi, thống để đưa công tác quản lý hồ sơ vào nề nếp thực tốt nhiệm vụ giao, đáp ứng yêu cầu công việc chung - Tăng cường kiểm tra công tác công tác quản lý hồ sơ ngành, đơn vị trực thuộc Bộ Tài kết hợp kiểm tra chéo để ngành, đơn vị thảo luận, trao đổi, học hỏi tìm cách giải phù hợp theo đặc trưng mơ hình đơn vị - Việc cải cách ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ tồn ngành Tài chưa ứng dụng nhiều nên nghiệp vụ công tác quản lý hồ sơ cịn hình thức thủ cơng chủ yếu sử dụng giấy, đề nghị sớm triển khai toàn ngành phần mềm Quản lý điều hành văn EdocTC ngành Tài phần mềm lưu trữ; - Quan tâm tạo điều kiện để cán bộ, công chức làm công tác quản lý hồ sơ đào tạo phát huy khả cơng việc, tổ chức 100 cho cán làm công tác quản lý hồ sơ tham quan, học tập kinh nghiệm cơng việc ngồi nước - Đầu tư kinh phí theo quy định Điều 39, Luật Lưu trữ năm 2011 kinh phí cho cơng tác lưu trữ quy định sau: Kinh phí cho công tác lưu trữ quản lý hồ hơ quan Nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội bố trí dự toán ngân sách nhà nước hàng năm sử dụng vào công việc sau đây: - Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ; - Mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ; - Sưu tầm, mua tài liệu lưu trữ quý, hiếm; - Chỉnh lý tài liệu; - Thực biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ; - Tu bổ, lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ; - Công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ; - Nghiên cứu, ứng dụng khoa học chuyển giao công nghệ lưu trữ hồ sơ; - Những hoạt động khác phục vụ đại hóa cơng tác lưu trữ hồ sơ Theo quy định Điều 39, Luật Lưu trữ trên, hàng năm quan bố trí thêm khoản kinh phí phù hợp để đầu tư cho công tác chỉnh lý, xếp tài liệu (đặc biệt đầu tư cho phần mềm lưu trữ); giải đầy đủ chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại, sách cho cán lưu trữ chuyên trách, kiêm nhiệm Bởi quan tâm, động viên tinh thần nâng cao đời sống góp phần tạo điều kiện để cán lưu trữ thêm yêu nghề gắn bó lâu dài với cơng tác lưu trữ 101 Tiểu kết Chương Công tác quản lý hồ sơ quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài nhiệm vụ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu, khai thác, sử dụng quan xã hội Bên cạnh mặt đạt cịn có hạn chế cần phải khắc phục Đồng thời, nhận thức vai trò, ý nghĩa tác dụng công tác quản lý hồ sơ hoạt động máy quản lý nhà nước nói chung, quan, tổ chức nói riêng, lãnh đạo cấp, ngành cần tạo điều kiện để đưa giải pháp nâng cao chất lượng thực cách hiệu Để làm điều này, cần thực đồng nhiều giải pháp Trong đó, cần ý đến giải pháp như: Quán triệt, phổ biến quy định, hướng dẫn Nhà nước, hoàn thiện hệ thống văn pháp luật, nâng cao trình độ cán bộ, công chức, cần đến quan tâm đội ngũ cán lãnh đạo để công tác văn thư, lưu trữ đạt hiệu cao Những giải pháp đòi hỏi tham gia, đồng thuận lãnh đạo Tổng cục Thuế tồn thể cán bộ, cơng chức, viên chức Văn phòng Tổng cục Thuế 102 KẾT LUẬN Tổng cục Thuế quan trực thuộc Bộ Tài chính, có tư cách pháp nhân, dấu có hình Quốc huy, có tài khoản riêng Kho bạc Nhà nước trụ sở làm việc thành phố Hà Nội Tổng cục Thuế thực chức tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tài quản lý nhà nước khoản thu nội địa phạm vi nước, bao gồm: thuế, phí, lệ phí khoản thu khác ngân sách nhà nước (sau gọi chung thuế); tổ chức quản lý thuế theo quy định pháp luật Tài liệu Tổng cục Thuế phận quan trọng, thiếu thành phần tài liệu Nhà nước Có thể thấy cơng tác quản lý hồ sơ có vai trị quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Bởi xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Mỗi quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ để tra cứu, sử dụng cần thiết Việc quản lý hồ sơ, tài liệu quan trọng, việc bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, vai trị cơng tác quản lý hồ sơ quan, tổ chức lĩnh vực công tác có vai trị quan trọng, lĩnh vực hoạt động thiếu quan, tổ chức Qua để thấy rằng, cơng tác quản lý hồ sơ công việc tập thể khơng riêng cá nhân nhằm góp phần nâng cao hiệu hoạt động chung quan Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức khơng người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, tổ chức chung tay, góp sức đánh giá, ghi nhận khách quan tập thể, khơng nên nhận thức chưa mà xem nhẹ công tác phủ nhận đóng góp đội ngũ người làm công tác văn thư, lưu trữ 103 Với ý nghĩa, vai trị to lớn mình, đặc biệt việc cung cấp thơng tin nhanh chóng, kịp thời, làm tốt công tác quản lý hồ sơ lưu trữ góp phần tạo cơng vụ nói chung có hiệu quả, xây dựng hành đại Quan tâm làm tốt cơng tác quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thông suốt Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống, qua kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm nhằm thực tốt mục tiêu quản lý suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành Nhà nước nước ta Trong năm qua cơng tác quản lý hồ sơ tồn ngành Thuế có nỗ lực vượt bậc, góp phần phục vụ tích cực vào việc thực chương trình cải cách thủ tục hành tồn ngành Thuế Có thể thấy vai trò việc quản lý hồ sơ, tài liệu Tổng cục Thuế công việc quan trọng cần thiết Tuy nhiên công tác quản lý hồ sơ quan Tổng cục Thuế cịn có số hạn chế định, dẫn đến hồ sơ tài liệu lưu kho lưu trữ quan không đầy đủ chưa phản ánh chức năng, nhiệm vụ mặt hoạt động quan gây khó khăn cho cho cơng tác khai thác hồ sơ nói chung, cơng tác quản lý hồ sơ nói riêng Cùng với tiến trình thực cải cách hành Thuế, cơng tác quản lý hồ sơ địi hỏi phải thực với chất lượng cao thời gian rút ngắn bảo đảm phục vụ kịp thời cho công tác chuyên môn Bởi vậy, đặt yêu cầu cấp thiết cần phải hồn thiện cơng tác quản lý hồ sơ tồn ngành Thuế nói chung Văn phịng Tổng cục Thuế nói riêng, góp phần cải tiến, đổi mới, nâng cao chất lượng hiệu cho hệ thống thể chế hành nhà nước, bảo đảm cung cấp thông tin cho hoạt động xây dựng hệ thống văn quy phạm pháp luật nói riêng văn quản lý nhà nước nói chung Phải tiến hành giải pháp đồng mà tác giả luận văn có phân tích Trong cần đặc biệt ý đến khâu bồi dưỡng cán chuyên môn nghiệp vụ văn thư, 104 lưu trữ để họ làm tốt nhiệm vụ giao Trong q trình thực đề tài, chúng tơi xin mạnh dạn đưa số ý kiến sau: Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu quan cơng việc khó khăn, phức tạp Cơng việc đòi hỏi người thực phải bám vào sở lý luận, thực tiễn hồ sơ có phối kết hợp đơn vị chức quan Kết nghiên cứu phải đánh giá khách quan áp dụng thực tế công tác quản lý thu thập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Bên cạnh quy định xác định danh mục hồ sơ, tài liệu cần cần thiết quan có thầm quyền đưa quy định cụ thể khen thưởng, chế tài xử lý vi phạm cơng tác lưu trữ nói chung, công tác lựa chọn công tác quản lý hồ sơ nói riêng Điều góp phần nâng cao tinh thần, ý thức tự giác cán bộ, nhân viên đưa công tác quản lý hồ sơ, tài liệu quan vào nề nếp Có thể nói vấn đề cơng tác quản lý hồ sơ quan đề cấp đề tài nghiên cứu bước đầu Nhiều vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu thời gian tới như: Xác dịnh danh mục hồ sơ, tài liệu ngành cần lưu trữ cố định Tuy nhiên, thời gian có hạn kinh nghiệm thân nên luận văn khơng tránh khỏi sai sót Tác giả mong nhận góp ý, bảo thầy cô đồng nghiệp để luận văn hoàn thiện 105 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Công an (2015), Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng năm 2015 Bộ công an việc hướng dẫn thực số điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Bộ Nội vụ (2012), Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27 tháng năm 2012 Bộ nội vụ việc phê duyệt quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 ngày 11 năm 2012 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013của Bộ Nội vụ việc hướng dẫn quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 Bộ Nội vụ việc quy định chế độ, báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31tháng 10 năm 2014 Bộ Nội vụ việc quy định mã số tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ 106 Bộ Tài (2005), Cơng văn số 6815/BTC-VP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Tài việc thống kỹ thuật trình bày văn 10 Bộ Tài (2014), Thơng tư số 161/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 10 năm 2014 Bộ Tài việc quy định cơng tác bảo vệ bí mật nhà nước ngành tài 11 Chính phủ (2009), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ quy định cơng tác văn thư 12 Chính phủ (2009), Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu 13 Chính phủ (2010), Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 cơng tác văn thư 14 Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 15 Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước (2015), công văn số 82/HD- VTLTNN ngày 26 tháng năm 2015 Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng 16 Tổng cục Thuế (2005), Quyết định số 367TCT/QĐ-VP ngày 26 tháng năm 2005của Tổng cục Thuế việc quy chế công tác lưu trữ ngành thuế 17 Tổng cục Thuế (2008), Quyết định số 953/QĐ-TCT ngày 28 tháng năm 2008 Tổng cục Thuế ban hành quy trình, tiếp nhận, xử lý, ban hành văn cấp Tổng cục Thuế 18 Tổng cục Thuế (2010), Quyết định 746/QĐ-TCT ngày 13 tháng năm 2010 Tổng cục Thuế việc ban hành hệ thống tài liệu quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 107 19 Tổng cục Thuế (2011), Quyết định số 1854/QĐ-TCT ngày 20 tháng 12 năm 2011 việc sửa đổi, bổ sung số điểm Quyết định số 367TCT/QĐ-VP ngày 26 tháng năm 2005 quy chế công tác lưu trữ ngành thuế 20 Tổng cục Thuế (2012), Quyết định 374TCT/QĐ – VP ngày 05 tháng năm 2012 Tổng cục Thuế việc ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành Thuế 21 Tổng cục thuế (2014), công văn số 5246/TCT-VP ngày 25 tháng 11 năm 2014của Tổng cục Thuế việc xây dựng kế hoạch 05 năm (2016-2020) công tác văn thư, lưu trữ 22 Tổng cục Thuế (2015), Quyết định số 2205/QĐ-VP ngày 13/11/2015 thay Quyết định số 367TCT/QĐ-VP ngày 26/5/2005 việc ban hành quy chế lưu trữ ngành Thuế 23 Tổng cục Thuế (2015), Quyết định số 2220/QĐ-TCT ngày 16 tháng 11 năm 2015 Tổng cục Thuế việc ban hành quy trình tiếp nhận, quản lý văn đi, đến quan Tổng cục Thuế (Quyết định ngày thay cho Quyết định số 953/QĐ-TCT ngày 28 tháng năm 2008) 24 Tổng cục Thuế (2016), Công văn số 152/TCT-VP ngày 13 tháng 01 năm 2016 Tổng cục Thuế việc thực kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ 25 Tổng cục Thuế (2016), công văn số 4131/TCT-VP ngày 12 tháng năm 2016 Tổng cục Thuế việc đánh giá tình hình thực hướng dẫn công văn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng năm 2015 việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng 26 Bộ Tài (2018), Quyết định số 1824/QĐ-BTC ngày 05/10/2018 Bộ trưởng Bộ Tài phê duyệt kế hoạch thực Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 Thủ tướng Chính phủ việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành Nhà nước 108 27 Bộ Tài (2019), Quyết định số 947/QĐ-BTC ngày 06/6/2019 việc sửa đổi bổ sung Quyết định số 2156/QĐ-BTC ngày 15/11/2018 Bộ trưởng Bộ Tài quy định chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Vụ Văn phòng thuộc Tổng cục Thuế Quyết định số 2158/QĐ-BTC ngày 15/11/2018 Bộ trưởng Bộ Tài quy định chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Công nghệ thông tin thuộc Tổng cục Thuế 28 Bộ Nội Vụ (2019), Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/1/2019 Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ điện tử 29 Bộ Tài (2019), Quyết định số 456/QĐ-BTC ngày 28/3/2019 Bộ trưởng Bộ Tài việc ban hành quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử Bộ Tài 109 ... đề lý luận công tác quản lý hồ sơ quan để có sở khoa học đánh giá thực trạng công tác quản lý hồ sơ tài liệu quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài đề xuất giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý hồ sơ Tổng cục. .. lý hồ sơ quan Chương Thực trạng công tác quản lý hồ sơ quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài Chương Phương hướng, giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý hồ sơ Tổng cục Thuế, Bộ Tài Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG... niệm công tác quản lý hồ sơ Quản lý hồ sơ bao gồm nguyên tắc xây dựng, quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu quan; thành phần hồ sơ cán bộ, công chức biểu mẫu quản lý hồ sơ tài liệu; chế độ quản lý hồ sơ;