Để đổi mật khẩu ta vào trình đơn TRỢ GIÚP\ĐỔI MẬT KHẨU màn hình xuất hiện hộp thoại như hình 18: Ta phải nhập mật khẩu cũ là 123, mật khẩu mới tuỳ thư viện, sau đó nhập mật khẩu mới thêm[r]
(1)PHỊNG GIÁO DỤC HƯỚNG HỐ TRƯỜNG THCS LAO BẢO
=============
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
PHẦN MỀM QUẢN LÝ THƯ VIỆN (Versoin 1.0)
CHO TRƯỜNG PHỔ THÔNG (Tài liệu lưu hành nội bộ)
Biên soạn:
Hoàng Phú Đức – Lê Phước Hồ
Trường THCS Lao Bảo, Hướng Hố, Quảng Trị.
(2)A- GIỚI THIỆU PHẦN MỀM QUẢN LÝ THƯ VIỆN 1.0 I- Yêu cầu quản lý thư viện tình hình mới:
Công tác xây dựng thư viện, thiết bị xác định nhiệm vụ trọng tâm năm học 2005-2006 Giáo dục Hướng Hoá Việc xây dựng Thư viện đạt chuẩn theo Quyết định số 01/2003/QĐ – BGD&ĐT Bộ Giáo dục-Đào tạo công văn số 11185/GDTH ngày 17 tháng 12 năm 2004 Bộ Giáo dục việc hướng dẫn thực tiêu chuẩn thư viện trường phổ thơng việc làm khó địi hỏi phải đầu tư toàn diện: Từ Cơ sở vật chất, tủ giá chun dùng, sách báo, tạp chí; phịng đọc, phương tiện điều kiện làm việc… mà quan trọng yêu cầu việc sử dụng thư
viện cho đạt hiệu quả; tức phải đánh giá công tác thư viện hiệu sử
dụng
Để đáp ứng yêu cầu đó, Lãnh đạo Giáo viên phụ trách thư viện trường học phải nắm thông tin ngày, tuần; khơng có trợ giúp máy tính vất vã, nhiều cơng sức, thiếu xác…
Phần mềm quản lý thư viện giúp cho giải khó khăn II- Giới thiệu phần mềm quản lý thư viện trường THCS Lao Bảo:
Phần mềm quản lý thư viện Versoin 1.0 trường THCS Lao Bảo phần mềm tự xây dựng yêu cầu công tác quản lý thư viện trường THCS Lao Bảo Chính phần mềm giúp cho Lãnh đạo Giáo viên phụ trách thư viện cơng việc cách nhanh chóng; cụ thể sau:
- Thống kê loại sách
- Tìm kiếm thơng tin: Tìm kiếm loại sách; tìm kiếm danh sách bạn đọc chưa trả sách, tìm kiếm mạng…
- Thống kê báo cáo loại theo yêu cầu (trực báohàng tuần, báo cáo hàng tháng, báo cáo cuối kỳ, cuối năm…)
- Tự động làm thẻ đọc cho toàn giáo viên học sinh toàn trường - Quản lý việc sử dụng thư viện CBGV học sinh
- In loại sổ: Sổ đăng ký tổng quát, sổ đăng ký cá biệt, in thẻ bạn đọc…
Đây phần mềm dễ sử dụng, không đòi hỏi Giáo viên phụ trách thư viện phải giỏi tin học, yêu cầu trình sử dụng cần thực hướng dẫn tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm thư viện
Tuy nhiên, phần mềm ứng dụng lần đầu, nhà trường xây dựng mục đích góp phần nâng cao hiệu cơng tác quản lý sử dụng thư viện Là phần mềm biên soạn, chưa có điều kiện để thực nghiệm thực tế nhiều nhu cầu cấp bách phải đưa vào sử dụng để đáp ứng yêu cầu phát triển thư viện tình hình nên vừa sử dụng vừa rút kinh nghiệm
Quá trình sử dụng, chúng tơi mong muốn Ban đạo Sách - Thiết bị, lãnh đạo Giáo viên phụ trách thư viện trường góp ý kiến để thời gian tới chúng tơi tiếp tục hồn thiện, giúp cho việc quản lý thư viện ngày tốt
(3)B- HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ NHẬP CÁC THÔNG TIN CẦN THIẾT CHO PHẦN MỀM QUẢN LÝ THƯ VIỆN 1.0
I -Bước1: Cài đặt phần mềm vào máy tính:
Để cài đặt phần mềm thư viện vào máy tính, bạn cần cho đĩa CD vào máy, chạy Fille “ Stup.exe ” Xuất hộp thoại stup (hình 1); chọn Continue, tiếp tục xuất hộp thoại name… (hình 2); tiếp tục chọn OK, phần mềm cài vào máy
Hình Hình
Cài đặt xong, chương trình nằm ổ đĩa C\THUVIEN Muốn chạy chương trình ta chạy File QL thư viện có hình bên
Lưu ý: Để dùng phần mềm cần phải dùng gỏ ViệtKey - bảng mả TCVN3 phải cài đặt ngày máy tính
II- Bước 2: Khai báo cấu hình cho phần mềm quản lý thư viện 1.0: Sau cài đặt phần mềm vào máy, bước trước sử dụng là phải khai báo cấu hình cho phần mềm Để khai báo cấu hình cho phần mềm
Màn hình phần mềm QL thư viện hình Màn hình chứa trình đơn chức sử dụng sau
(4)quản lý thư viện, từ hình (hình 3) ta vào trình đơn “NHẬP\ NHẬP CẤU HÌNH”
Màn hình xuất hộp thoại đặt cấu hình Từ hộp thoại ta chọn nút “SỬA” để đặt cấu hình (đặt lại tên trường, thôn, xã, huyện, tỉnh, Giáo viên phụ trách thư viện, năm học) Sau đặt cấu hình xong ta chọn nút “ lưu”.
Để thoát khỏi hộp thoại đặt cấu hình ta chọn nút “thốt”.
III- Bước – Nhập sách tài sản vào kho: 1- Nhập sách vào kho:
Nếu phần mềm cài đặt sử dụng lần đầu đòi hỏi bước bắt buộc phải nhập sách vào kho Đây bước thời gian nhiều nhất, phải nhập tồn thơng tin loại sách, băng, đĩa… thư viện có
Để nhập sách vào kho ta thực thao tác sau: Vào trình đơn “NHẬP \ NHẬP SÁCH VÀO KHO”, hình xuất hộp thoại nhập sách vào
kho hình 5:
- Để nhập sách vào kho ta chọn nút lệnh “ thêm” (ở hàng nút lệnh phía dưới) Sau nhập thơng tin sách như: Ký hiệu giá (Số ĐKCB); mả kho, số thứ tự, tác giả, tên sách… (những thơng tin khơng có ta để trống)
Lưu ý quan trọng: Ký hiệu giá phải ghi thống sau:
Loại sách Ký hiệu Loại sách Ký hiệu
Sách tham khảo STK Tranh ảnh, đồ TRA
(Hình 4)
(5)Sách Giáo viên SGV Băng đĩa BĐ
Sách Giáo khoa SGK Báo chí BC
Sách Kim Đồng SKĐ Ấn phẩm khác APK
- Để nhập tiếp sách khác ta lập lại bước
- Để xem sách trước (hoặc sau) thị ta chọn nút “trước” (hoặc “kế”).
- Để trở đầu ( cuối) ta chọn nút “đầu” (hoặc “cuối”). - Để sửa lại thông tin sách ta chọn nút “sửa”.
- Đê xoá sách thị ta chọn nút “xoá”.
- Để giúp thư viện in ln số phích nhập ta chọn nút “ in phích” - Để khỏi phần nhập sách vào kho ta chọn biểu tượng có cửa mở
2- Nhập CSVC vào kho:
Để nhập CSVC tài sản vào kho: Vào trình đơn : “NHẬP\ NHẬP CSVC”. Màn hình xuất hộp thoại nhập CSVC hình sau:
IV- Bước 4- Nhập thông tin người mượn:
Để nhập thơng tin người mượn, chọn trình đơn “ NHẬP \ LÀM THẺ, MƯỢN TRẢ SÁCH” Màn hình xuất hộp thoại hình sau:
(6)- Để nhập thông tin người mượn, ta thực bước theo thứ tự: + Cbọn nút “ thêm”.
+ Nhập thông tin: Mã số ( Lưu ý quan trọng: Mả số thông tin
quan trọng bỏ qua, CBGV, học sinh có mả số khác nhau – khơng trùng nhau)
Ví dụ: - CBGV mang số từ 1; 2;3;4… đến 100;
- Khối 6: 6A: mang số 6A1; 6a2;6A3… đến 6A45 (6A Có 45 HS); 6B: Mang 6B1, 6B2; 6B3… đến 6B47 (6B Có 47 HS);
…
- Khối 7: 7A: Mang số 7A1; 7A2;7A3….đến 7A39 (7A Có 39 HS); …
- Khối 8&9: Tương tự Sau nhập thông tin khác hộp thoại
- Khối 5: Lớp 5A: Mang số 5A1; 5A2; 5A3….đến 5A39 (5A Có 39 HS); Lớp 5B: Mang số 5B1; 5B2; 5B3….đến 5B38 (5B Có 38 HS); …
- Khối 4: Lớp 4A: Mang số 4A1; 4A2; 4A3….đến 4A30 (4A Có 30 HS);
- …
+ Để nhập thêm người khác ta nhấn nút “ thêm” + Để sửa chửa ta chọn nút “sủa”
+ Để lưu thông tin vừa nhập ta chọn nút “ Lưu”.
+ Để nhập hình ảnh người mượn ta chọn nút “ nhập hình” Chương trình sẽ cho ta hộp thoại để nhập hình Cách nhập phần mềm khác- Chọn ổ đĩa thư mục có chứa hình cần nhập (Với điều kiện hình bạn đọc phải lưu vào máy thư viện máy thư viện nối mạng với máy có chứa hình bạn đọc )
+ Để in thẻ mượn ta chọn “in thẻ” (Nên để đủ người in lần khỏi lãng phí giấy)
(7)+ Để xố thơng tin người mượn ta chọn biểu tượng có dấu nhân màu đỏ + Để khỏi chương trình đăng ký thẻ ta chọn biểu tượng thư mục có mũi tên
Lưu ý: Bốn bước phải thực cách xác, theo thứ tự chương trình hổ trợ cho bước sử dụng sau
C- HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ THƯ VIỆN 1.0 Khi cài đặt nhập thông tin cần thiết, việc sử dụng đơn giản Sau hướng dẫn sử dụng số chức cần thiết:
I- Hổ trợ cho công tác mượn, trả, tìm kiếm sách:
1-Cho mượn sách: Vào trình đơn: NHẬP\LÀM THẺ MƯỢN TRẢ SÁCH\MƯỢN SÁCH Xuất hộp thoại hình sau :
+ Ta phải nhập thông tin mả thẻ (Không cần nhập tên); mả sách (không cần nhập tên sách), tuần học thứ (Để sau trực báo theo tuần); Kỳ hạn mượn (Ghi số ngày cho mượn theo loại sách theo quy định); cuối cùng chọn nút “chấp nhận” Chương trình tự động “ghi sổ mượn” cho chúng ta Trường hợp mượn đọc chổ (trả ngày) máy tự động ghi mượn đọc chổ
+ Trong trường hợp sách có người mượn, chương trình báo cho biết “ Cuốn sách có người mượn” khơng thực thao tác ghi sổ mượn
2- Trả sách:
Vào trình đơn: NHẬP\LÀM THẺ MƯỢN TRẢ SÁCH\MƯỢN SÁCH Xuất hộp thoại trả sách, buộc phải nhập mật vào khung (Mật chúng tơi tạm sử dụng số: 123) Có thể thay đổi mật chức thay đổi mật phần sau
Khi nhập mật khẩu, chương trình sản sàng cho ta trả sách Việc trả sách đơn giản, ta cần bỏ chèn chuột vào sách chọn chấp nhận máy tự động ghi vào danh sách trả sách (Ghi ngày trả theo ngày cài đặt máy) – Như hình đây:
(8)Lưu ý: Những sách trả, chương trình tơ màu vàng cho dễ phân biệt, không đưa khỏi danh sách để tiện cho việc kiểm tra sử dụng năm học
3- In chứng từ người mượn chưa trả sách:
Vào trình đơn: NHẬP \ LÀM THẺ MƯỢN TRẢ SÁCH \ IN CHỨNG TỪ Chường trình cho ta danh sách người mượn sách chưa trả Danh sách ghi rõ tên sách, ngày mượn…
4- Tìm kiếm sách: Đây chức hổ trợ cho CBGV, học sinh Giáo viên phụ trách thư viện tìm kiếm sách cách nhanh chóng, để tìm kiếm sách ta chọn trình đơn: TÌM KIẾM\ TÌM KIẾM SÁCH Chương trình xuất hộp thoại hình 10 sau đây: (Có thể xem chức thay tủ mục lục, để CBGV tìm kiếm sách dễ dàng)
- Có thể tìm kiếm theo nhóm sau: Tìm kiếm theo ký hiệu giá (Số ĐKCB); Tên sách; Tác giả, Nhà xuất bản, năm xuất bản, nơi xuất bản…Tìm kiếm theo nhóm ta chọn nhóm cách đánh dấu vào trống trước nhóm
- Sau đánh dấu nhập thông tin liên quan xong, ta chọn nút TÌM KIẾM Chương trình đưa danh sách sách mà thư viện có theo yêu cầu
- Nút “XEM TẤT” xem toàn danh mục sách thư viện
(Hình 9)
(9)5- Tìm kiếm mạng: Là chức thư viện kết nối Internet. Từ chức ta liên kết đến trang Web khác để tìm kiếm thơng tin (Với điều kiện mở sẳn Modem)
II- Hổ trợ công tác ghi sổ đăng ký tổng quát: 1- Ghi sổ tổng quát nhập kho:
Là công việc Giáo viên phụ trách thư viện mua nhận sách Cách ghi sau: Vào trình đơn : NHẬP \ TỔNG QUÁT NHẬP KHO Màn hình xuất hộp thoại hình 11 Trước nhập thơng tin sổ đăng ký tổng quát, ta chọn biểu tượng “chỉnh sửa”, sau nhập thơng tin quy định hình 11. Nhập xong nhớ chọn “lưu”.
2- Ghi sổ tổng quát xuất kho:
Cách ghi sau: Vào trình đơn : NHẬP \ TỔNG QUÁT XUẤT KHO Màn hình xuất hộp thoại hình 12 Cách làm ghi sổ tổng quát nhập kho
(10)III- Hổ trợ công tác thống kê, báo cáo:
1- Trực báo hàng tuần: Đây chức thống kê giúp Giáo viên phụ trách thư viện trực báo cho Hiệu trưởng kết công tác thư viện tuần Nội dung báo cáo thể rõ công việc Giáo viên phụ trách thư viện hiệu sử dụng thư viện tuần
Để thực chức này, ta vào trình đơn “ BÁO CÁO \ TRỰC BÁO HÀNG TUẦN” hình xuất hộp thoại trực báo tuần hình 13 Yêu cầu phải nhập thông tin hộp thoại (Tuần, từ ngày, đến ngày, công việc làm, ý kiến đề nghị…
Để in báo cáo ta chọn “ In báo cáo” Ta có báo cáo hồn chỉnh, thống kê thơng tin khác tuần như: Tổng số sách báo nhập, số người mượn, …
2- Báo cáo cuối tháng: Như báo cáo cuối tuần, thống kê tuần tháng Cách sử dụng
(Hình 12)
(11)3- Sơ kết học kỳ I Tổng kết năm học:
Để sử dụng ta thực báo cáo Lưu ý: Nếu sơ kết HKI ta chọn “Học kỳ I”; tổng kết năm học ta chọn “học kỳ I” “học kỳ II”
4- Báo cáo số lượng sách kho: Phần mềm cho ta danh mục toàn sách kho
5- Chi tiết mượn sách tuần: Vào trình đơn “ BÁO CÁO\ CHI TIẾT MƯỢN SÁCH TRONG TUẦN” (Của GV riêng, Học sinh riêng) hình xuất hộp thoại hình 16 Ta phải nhập tuần thứ mấy, sau chọn nút “chấp nhận” Phần mềm đưa danh sách CBGV học sinh mượn sách tuần
(Hình 14)
(12)6- Thống kê sách cuối kỳ: Là chức thống kê sách cuối kỳ, cuối năm (hoặc thời điểm năm học) theo loại khác nhau, giúp cho công tác kiểm tra kiểm kê nhanh chóng Để thực chức ta vào trình đơn” BÁO CÁO \ THỐNG KÊ SÁCH CUỐI KỲ” hình xuất hộp thoại hình 17 Ta phải nhập thời gian cần thống kê, sau chọn nút “ THỐNG KÊ”
Tại thời điểm, phần mềm thống kê cho biết nội dung hộp thoại hình 17
IV- Hổ trợ in ấn: Phần mềm giúp cho in ấn loại biểu mẫu sau:
1- In thẻ mượn:
2- In chứng từ lý (trang & 2) 3- In sổ nhập sách:
4- In thống kê sách cuối kỳ, cuối năm (trang & 2) 5- In sổ đăng ký tổng quát (trang & 2)
6- In Sổ đăng ký cá biệt 7- In phích
8- In Chi tiết lý (nếu có)
(Hình 16)
(13)V- Trình đơn trợ giúp:
1 - Trợ giúp: Chúng chưa hoàn thành kịp, trước mắt bạn sử dụng tài liệu hướng dẫn để sử dụng Có xin bạn liên hệ: Lê Phước Hoà (ĐT: 0906530600) Hoàng Phú Đức (ĐT: 0913422021) để hướng dẫn thêm
2- Đổi mật khẩu: Để đảm bảo an tồn cho q trình sử dụng, thư viện các trường cần có mật để sử dụng riêng Mật sử dụng là: “123” Để đổi mật ta vào trình đơn TRỢ GIÚP\ĐỔI MẬT KHẨU hình xuất hộp thoại hình 18: Ta phải nhập mật cũ 123, mật tuỳ thư viện, sau nhập mật thêm lần chọn “ đồng ý” Chương trình thay đổ mật
3- Xoá dử liệu mượn cũ: Chỉ thực vào đầu năm học Năm học mới, trước cho mượn sách báo, thư viện phải xoá dử liệu năm học cũ Thực theo bước sau: Vào trình đơn “ TRỢ GIÚP \ XỐ DỮ LIỆU CŨ” hình xuất hộp thoại hình 19 Để xố dử liệu cũ ta phải nhập mật khẩu, sau chọn “ Đồng ý”, phần mềm xố tồn dử liệu cũ những người mượn năm trước
4- Chuyển dử liệu năm sau: Là chức giúp cho Giáo viên phụ trách thư viện chuyển dử liệu bạn đọc qua năm sau:
o Giáo viên: Chương trình chuyển sang năm mới, khơng phải nhập lại tồn bộ, sau chuyển phải nhập thêm người đến xoá bỏ người chuyển
o Học sinh: Chương trình tự động chuyển lớp lên lớp 7; lớp lên lớp 8; lớp lên lớp xoá bỏ lớp trường Giáo viên phụ trách thư viện phải nhập thêm số học sinh tuyển ( Lớp HS chuyển đến) đồng thời xoá bỏ học sinh chuyển trường bỏ học
(Hình 18)
(14)Để chuyển dử liệu qua năm sau, ta vào trình đơn TRỢ GIÚP\ CHUYỂN DỬ LIỆU…; hình xuất hộp thoại hình 20 Ta nhập mật vào khung, chương trình tự động chuyển dử liệu cho ta theo yêu càu
Như đặt vấn đề trước Đây phần mềm tự biên soạn gấp rút để phục vụ nhu cầu quản lý thư viện tình hình Là phần mềm chưa thực nghiệm nhiều Người viết chương trình lại khơng chun, chưa có kinh nghiệm q trình quản lý thư viện… Triển khai ứng dụng lần bước thử nghiệm để rút kinh nghiệm Quá trình ứng dụng chúng tơi mong góp ý kiến lãnh đạo Phòng Giáo dục, Ban đạo sách thiết bị trường học, lãnh đạo Giáo viên phụ trách thư viện trường để chúng tơi hồn thiện phần mềm phiên sau tốt hơn, góp phần phục vụ đắc lực cho cơng tác quản lý thư viện đáp ứng tình hình
(15)KẾ HOẠCH TỔ CHỨC THỰC NGHIỆM
VIỆC ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ THƯ VIỆN 1.0 ( Riêng cho năm học 2006-2007)
* Tháng 5/2006:
- Tổ chức Hội nghị tập huấn việc ứng dụng phần mềm quản lý thư viện 1.0 cho trường
- Thư viện làm quen với phần mềm quản lý thư viện ( cài đặt vào máy tính trường, đặt cấu hình cho phần mềm, đăng ký thẻ cho Giáo viên…)
- Kiểm kê sách lại toàn thật chi tiết nhập sách vào chương trình (theo số liệu biên kiểm kê cuối năm học 2005-2006)
* Tháng 7/2006:
- Tiếp tục nhập sách vào máy tính theo kiểm kê tháng 5/2006
- Đăng ký thẻ cho học sinh khối 7,8&9 (lớp mới) năm học 2006-2007 * Tháng 8/2006:
- Đăng ký thẻ cho học sinh lớp tuyển
- Bắt đầu sử dụng, vào việc ghi sổ mượn, thống kê báo cáo… * Tháng 9/2006 đến tháng 1/2007:
- Vừa sử dụng vừa rút kinh nghiệm bước
- Báo cáo nộp Phòng Giáo dục chậm ngày 15 tháng 01 năm 2007 (Theo mẫu kèm theo)
- Nâng cấp phần mềm quản lý thư viện 1.0 để đáp ứng nhu cầu trường * Tháng 1/2007 đến tháng 5/2007:
- Vừa sử dụng vừa rút kinh nghiệm bước
- Báo cáo nộp Phòng Giáo dục chậm ngày 15 tháng 04 năm 2007 (Theo mẫu kèm theo)
- Hoàn chỉnh phần mềm quản lý thư viện 2.0 để triển khai áp dụng đại trà - Tổ chức tổng kết công tác xây dựng thư viện - Thiết bị năm học 2006-2007 - Triển khai ứng dụng phần mềm quản lý thư viện Version 2.0; Tập huấn ứng dụng phần mềm quản lý thiết bị
(16)MẨU BÁO CÁO
RÚT KINH NGHIỆM ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ THƯ VIỆN 1.0
( Nộp hai lần năm học 2006-2007- Lần 1: ngày 15 tháng 01 năm 2007; Lần 2: ngày 15 tháng 04 năm 2007)
Quá trình ứng dụng phần mềm quản lý thư viện 1.0; Trường chúng tơi xin góp ý sau:
1- Quá trình thực thường gặp lổi gì? đề nghị cần khắc phục: ……… ……… ……… 2- Nội dung trình đơn: Nhập; Tìm kiếm, Báo cáo, In chứng từ, Trợ giúp… theo anh (chị) đầy đủ chưa? Cần thêm chức việc quản lý thư viện tốt hơn?
……… ……… ……… ……… 3- Các nội dung trình đơn báo cáo: Trực báo hàng tuần; báo cáo cuối tháng; Báo cáo cuối kỳ, cuối năm…cần thêm bớt nội dung để nắm thơng tin kịp thời?
……… ……… ………
4- Quá trình ứng dụng, Anh (chị) gặp khó khăn, trở ngại cần đề nghị giúp đỡ?
……… ……… ………
5- Những ý kiến khác:
……… ………
Giáo viên phụ trách thư viện T/M Lãnh đạo trường