Không phải bác "Terry" nhưng cũng muốn chia sẻ một số kinh nghiệm đã từng trải trong quá trình học và giảng dạy môn Excel Để học tốt và trở thành "cao thủ" như bạn mong [r]
(1)Những phím tắt cần biết!
Tơi sưu tầm số thủ thuật tin học văn phòng gửi bạn tham khảo Hi vọng viết giúp ích cho bạn cơng việc hàng ngày
Gán phím tắt cho biểu tượng Microsoft Word để thao tác nhanh
Khi soạn thảo văn với Microsoft Word, nhiều bạn phải cần thêm vào văn biểu tượng (symbol) ký tự đặc biệt (special character) để trang trí thêm cho văn Với ký tự đặc biệt gán sẵn phím tắt bạn dùng phím tắt để chèn ký tự đặc biệt vào văn
Còn với biểu tượng chưa gán sẵn phím tắt Do đó, bạn tạo phím tắt cho biểu tượng mà bạn thường sử dụng để nhanh chóng chèn biểu tượng cần thiết vào văn Cách tạo tổ hợp phím tắt cho biểu tượng sau:
- Trong cửa sổ làm việc Microsoft Word, bạn bấm vào menu “Insert” chọn “Symbol ”
- Hộp thoại “Symbol” mở ra, tab “Symbols”, bạn bấm chọn biểu tượng cần thiết để gán phím tắt
- Bạn bấm vào nút “Shortcut Key ” để mở hộp thoại “Customize Keyboard”
- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn vào “Press new shortcut key” Sau đó, bạn bấm tổ hợp phím mà bạn muốn dùng làm phím tắt cho biểu tượng
- Tiếp theo, bạn bấm nút “Assign” Bấm nút “Close”
- Với cách làm tương tự, bạn gán phím tắt cho biểu tượng khác
Sau này, bạn khơng muốn sử dụng phím tắt cho biểu tượng bạn làm sau:
- Trong cửa sổ làm việc Microsoft Word, bạn bấm chọn vào menu “Insert” > “Symbol ” để mở cửa sổ “Symbol”
- Tiếp theo, bạn bấm chọn biểu tượng mà bạn muốn loại bỏ phím tắt tab “Symbols” - Sau đó, bạn bấm nút “Shortcut Key ” để mở hộp thoại “Customize Keyboard”
- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn tổ hợp phím tắt “Current keys” Sau cùng, bạn bấm nút “Remove” Tổ hợp phím tắt mà bạn chọn cho biểu tượng khơng cịn tác dụng - Bạn làm tương tự để xố phím tắt cho biểu tượng khác
Các phím tắt hữu dụng ứng dụng Office
Trong trình sử dụng máy tính, chức phím tắt hữu ích việc giúp thực thao tác mà khơng cần rời tay khỏi bàn phím Dưới số phím tắt mà người biết:
Microsoft Office:
- Ctrl+Z, Ctrl+Y: tương đương với chức Undo Redo Word hiệu phần mềm khác Photoshop, Exel
- Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U: in đậm, in nghiêng, gạch chân chữ bôi đen
(2)- Ctrl+Enter: chèn trang vào Word
- Chèn biểu tượng: Alt+Ctrl+C để có kớ hiu â, Alt+Ctrl+R cú đ, Alt+Ctrl+T cho ký hiệu ™ Microsoft Outlook
- Ctrl+1: mở cửa sổ Mail - Ctrl+2: mở Calendar - Ctrl+3: mở Contacts - Ctrl+4: mở Tasks - Ctrl+5: mở Notes
- Ctrl+Shift+M: tạo tin nhắn Outlook - Ctrl+Shift+C: tạo liên lạc (Contact) - Ctrl+N: soạn tin nhắn
- Ctrl+R: trả lời tin nhắn
Internet Explorer (IE) Firefox
- Ctrl+D: thêm trang web hiển thị vào Favorites/ Bookmarks - Alt+Home: trở trang chủ
- Phím Tab: chạy trỏ sang phần khác trang web - Ctrl+F: hiển thị mục tìm kiếm (Find) web
- F11: thay đổi hình to nhỏ cửa sổ - F5 Ctrl+R: làm web chạy - ESC: ngừng tải trang web
- Ctrl+T: tạo tab đưa trỏ vào URL Firefox
- Ctrl+L (sử dụng Firefox), Ctrl+Tab (trong IE): đưa trỏ vào URL bôi đen văn hành - Ctrl+W: đóng tab Firefox cửa sổ hiển thị IE
- Ctrl ++ Ctrl +-: tăng giảm kích thước văn Firefox Cơng cụ ẩn Microsoft Office
Nếu máy tính bạn có cài đặt sử dụng Microsoft Office XP 2003, bạn tìm thấy thêm số cơng cụ hữu ích khác mà phần mềm cung cấp cho bạn Những cơng cụ tìm thấy bạn vào: Trình đơn Start Microsoft Office Tools MS Office XP Start Microsoft Office Microsoft Office Tools với MS OFfice 2003
Nếu bạn giữ nguyên thiết lập mặc định cài đặt Microsoft Office, bạn có đến cơng cụ bổ sung Microsoft Office Tools – riêng Microsoft Office Access Snapshot Viewer xuất bạn có cài đặt Microsoft Access Trong số công cụ bổ sung thêm có số cơng cụ phần mềm nhỏ Microsoft Office, số lại cài đặt sử dụng lần (Installed on First Use - tính Microsoft Office) Đối với công cụ kiểu bạn phải sẵn sàng cài đặt Microsoft Office bên
Microsoft Office Picture Manager
Microsoft Office Picture Manager có phiên Microsoft Office 2003
(3)cụ có tính chỉnh sửa ảnh mức độ Cơng cụ tương thích với định dạng ảnh BMP, EMF, GIF, JPEG, PNG, TIFF, WMF Bạn hồn tồn tiến hành nén hay chuyển đổi định dạng ảnh số Microsoft Office Picture Manager
Giao diện công cụ đơn giản, gần tương tự Windows Explorer thiết lập chế độ View Thumbnails Tuy nhiên, bên khung hiển thị đường dẫn thư mục có ảnh Microsoft Office Picture
Manager cho hiển thị shortcut đến thư mục chứa ảnh Bạn hồn tồn tạo shortcut riêng cho cách vào File Add Picture Shortcut trỏ đến thư mục chứa ảnh bạn Hoặc bạn dùng tính thêm shortcut tự động cách vào File Locate Pictures Để gỡ bỏ shortcut, bạn sử dụng click chuột phải lên shortcut cần xoá vào chọn Remove Shortcut, nhớ đừng chọn Delete không thư mục chứa ảnh bạn vào Recycle Bin Còn để chuyển đổi định dạng tệp tin ảnh bạn vào File Export sau chọn định dạng tệp tin mà bạn muốn chuyển đổi sang Microsoft Office Picture Manager cho phép bạn cắt, xoay, điều chỉnh độ sáng tối tương phản ảnh gỡ bỏ hiệu ứng mắt đỏ (red-eye), định lại kích cỡ hay nén ảnh Nhưng nhớ phải lưu lại ảnh File Save trước khỏi chương trình Cịn khơng lịng với thực bạn chọn Edit Undo
Microsoft Office Document Scanning Microsoft Office Document Imaging
Microsoft Office Document Scanning giúp bạn qt văn thơng qua máy qt cịn Microsoft Office Document Imaging công cụ giúp bạn xử lý văn quét vào máy tính
Để sử dụng MS Document Scanning, bạn cần phải có máy quét Trước tiến hành quét văn bạn hồn tồn thay đổi thiết lập MS Document Scanning cách đánh dấu vào mục Show Scanner Driver Dialog Before Scanning, sau lần quét bạn nhấn vào Preset Options Edit Selected Preset để thay đổi thiết lập quét Bạn tạo thiết lập riêng cho cách chọn Create New Presets
Trong Preset Options > Edit Selected Preset Advanced, bạn đặc biệt ý đến mục quan trọng General > Create Shortcut Mục cho phép tạo shortcut đến thiết lập riêng bạn loại tài liệu cần quét thường xuyên, giúp công việc quét trở nên nhanh tiện lợi Mục thứ cần phải ý Processing Trong mục bạn thấy lựa chọn hay thiết lập OCR phục vụ cho công việc nhận dạng văn MS Document Imaging (chú ý nhận dạng tiếng Anh, chưa hỗ trợ nhận dạng tiếng Việt)
Đã quét tài liệu thành định dạng ảnh, bạn dùng MS Document Imaging để xử lý
Với MS Document Imaging, bạn nhận dạng chuyển tài liệu quét thành dạng ảnh sang định đạng MS Word cách Tools Send Text to Word (chú ý bạn chưa nhận dạng quét văn bạn nhận dạng lại cách Tools Recognize Text Using OCR)
(4)lượng lên tới 1.2MB, tệp tin lưu dạng MDI có 333KB Microsoft Clip
Organizer Đây công cụ giúp bạn quản lí sử dụng clip art ứng dụng Microsoft Office giúp bạn tìm kiếm clip art trực tuyến mạng cách Tools Clips online Bạn nhập clip art tay cách chọn File Add Clips To Organizer, chương trình giúp bạn hồn tất cơng đoạn cịn lại
Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard
Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard có Microsoft Office 2003
Đây công cụ giúp bạn lưu trữ thiết lập riêng bạn ứng dụng MS Office Như bạn hoàn toàn khơi phục lại tồn thiết lập bạn có thay đổi hay mát xảy Hoặc bạn dùng định dạng lưu để ứng dụng với MS Office máy tính khác
Microsoft Office Application Recovery
Đây công cụ giúp bạn đóng ứng dụng MS Office bị treo khôi phục lại công việc trước bạn
Microsoft Office Language Settings
Đây công cụ cho phép bạn thiết lập lựa chọn ngôn ngữ ứng dụng Microsoft Office Bạn thêm vào hay gỡ bỏ ngôn ngữ khác danh sách Enabled thay đổi ngôn ngữ mặc định cho ứng dụng MS Office
Microsoft Office Access Snapshot Viewer
Microsoft Office Access Snapshot Viewer xuất bạn lựa chọn có cài đặt Microsoft Access Đây công cụ giúp bạn xem qua thông tin tệp tin Access thơng qua snapshots Bạn tạo snapshots chia sẻ với người sử dụng khác họ khơng có Microsoft Access cách gửi cho họ copy chương trình snapshots bạn Theo mặc định chương trình lưu thư mục sau C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Snapshot Viewer tải trang web Microsoft
Digital Certificate for VBA Projects
Đây ứng dụng giúp bạn tạo chữ kí điện tử (digital certificate) cho dự án macro viết VBA bạn
(5)Thủ thuật với Microsoft Office
Microsoft cố gắng nhằm hoàn thiện bổ sung thêm nhiều tính tiện dụng cho phần mềm Microsoft Office Nhưng phần lớn “sức mạnh tiềm ẩn” MS Office - lựa chọn ẩn, tính chưa biết đến hay shortcuts - gần đến hay không sử dụng
Thông qua viết mong muốn giới thiệu đến bạn thủ thuật đơn giản hiệu cho Word, Excel, Outlook, PowerPoint Có thể nói thủ thuật giúp bạn sử dụng hiệu phần mềm văn phòng này, khai thác khả tiềm tàng tuỳ biến theo phong cách riêng
Tuy nhiên xin ý bạn hầu hết thủ thuật sau vận hành tốt phiên Microsoft Office XP 2003
Thủ thuật chung Phóng to hay thu nhỏ
Nếu bạn sở hữu mouse (con chuột máy tính) có cuộn (scroll button) bạn hồn tồn phóng to hay thu nhỏ văn cửa sổ MS Office nhanh chóng cách giữ phím Ctrl xoay cuộn – xoay lên phía trước phóng to phía sau thu nhỏ lại
Định dạng nhanh chóng Một “viên ngọc ẩn” MS Office Format Painter – có hình dáng chổi sơn công cụ chuẩn (Standard toolbar) Nếu chưa có bạn vào Tool Commands, tìm đến mục Format kéo biểu tượng công cụ thả vào công cụ chuẩn
Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng chổi sơn, công cụ copy lại định dạng văn nơi trỏ chuột xuất Nếu bạn lựa chọn đoạn (paragraph) hay ô (cell) nhắp chuột vào biểu tượng cơng cụ định dạng đoạn hay ô chép lại Sau bạn cần kéo chuột lựa chọn đoạn văn bạn muốn “dán” định dạng giống đoạn nguồn xong
Bằng cách nhắp đúp chuột lên biểu tượng Format Painter, bạn áp dụng định dạng chép liên tục bạn ấn phím Esc
Thêm nhiều lựa chọn Nếu bạn giữ ngun phím Shift sau chọn File ứng dụng Word cửa sổ soạn e-mail Outlook, bạn thấy thay đổi menu File Với Word Outlook bạn thấy có thêm lựa chọn Save All Close All Excel bạn thấy có Close All
Xuống dịng khơng tạo mục
(6)Các Smart Tags
Smart Tags - bắt đầu xuất phiên Microsoft Office XP – biểu tượng ứng dụng cơng nghệ XML nên xuất liệu phù hợp với tính Smart Tags Để kích hoạt Smart Tags bạn vào Tools AutoCorrect Options chuyển sang mục Smart Tags lựa chọn loại tags mà bạn muốn kích hoạt
Lấy ví dụ Paste Options Smart Tags:
Paste options: Sau bạn dán (paste) liệu ứng dụng Office bạn chọn Smart Tag (xuất bên cạnh đoạn liệu vừa dán có hình giống clipboard) với lựa chọn định dạng phong phú - Match Destination Formatting (chuyển định dạng liệu vừa dán giống với định dạng văn bản) Keep Source Formatting (giữ nguyên định dạng đoạn liệu vừa dán) Microsoft Word
Truy cập nhanh đến văn thường sử dụng
Cách nhanh thông dụng để truy cập đến tệp tin văn thường sử dụng Microsoft Word vào File tìm đến văn cần mở Điểm bất lợi cách số lượng tệp tin lưu danh sách tương đối hạn chế, cho dù người sử dụng vào Tools Options General để chỉnh thông số “Recent used file list” lên số lớn
Nhưng MS Word lại có tính ẩn khác hữu dụng việc nhanh chóng tìm đến văn thường sử dụng Bạn sử dụng cách sau Bạn vào View Toolbars Customize bạn nhắp chuột phải vào đâu công cụ toolbars chọn Customize Khi cửa sổ Customize mở bạn chuyển sang tab Commands
Trong cửa sổ Customize Commands, bên mục Categories bạn kéo xuống chọn Built-in Menus danh sách bên tay phải (commands) chọn Work Nhắp giữ nguyên chuột trái kéo Works thả vào công cụ thuận tiện với bạn Vậy bạn tạo công cụ riêng cho với tên Work Để đổi tên menu bạn mở cửa sổ Customize nhắp chuột phải vào tên menu Work, ô Name bạn gõ tên vào
Bây bạn sử dụng menu để lưu tên đường dẫn đến tệp tin văn bạn thường sử dụng cách sau Bạn mở văn thường sử dụng sau chọn Work Add to work menu Thế tên văn có sẵn sàng cho bạn truy cập đến lúc
Để gỡ bỏ tên văn danh sách menu Work bạn ấn giữ Ctrl-Alt-Minus (phím Minus phím dấu trừ (-) cạnh phím số 0) Lúc trỏ biến thành dấu trừ, bạn click vào menu Work tìm đến tên văn cần bỏ nhắp chuột trái lần vào
(7)Để yêu cầu MS Word lần khởi động mở tệp tin văn mà bạn sử dụng lần cuối trước tắt Word bạn thử dùng cách sau
Bạn tìm đến tệp tin Winword.exe – thơng thường tệp tin có đường dẫn sau C:\Program Files\Microsoft Office nằm thư mục Office 10 phiên XP Office 11 với phiên 2003 Tìm bạn nhắp chuột phải vào tệp tin chọn Send to Desktop (create shortcut)
Hoặc bạn nhắp chuột phải lên desktop chọn New Shortcut tìm đến tệp tin Winword.exe theo đường dẫn
Sau bạn desktop nhắp chuột phải vào shortcut vừa tạo chọn Properties Trong cửa sổ Properties bạn chuyển đến mục Target gõ vào “/mFile1” vào cuối đường dẫn trường này, click OK
Sử dụng lệnh Paste Special
Khi bạn copy văn web từ tệp tin Word khác dán trực tiếp vào Word ứng dụng giữ nguyên định dạng gốc - từ font chữ, màu sắc, bảng biểu… gây phiền phức nhiều việc chỉnh sửa lại văn Để tránh điều bạn sử dụng lệnh Paste Special Cách sử dụng sau:
Sau copy văn từ nguồn, bạn chuyển vào Word chọn Edit Paste Special Trong cửa sổ Paste Special bạn chọn Unformatted Text Unformatted Unicode Text
Sắp xếp lại đoạn nhanh chóng
Bạn muốn xếp lại vị trí đoạn văn mình? Để tránh thời gian kéo thả hay copy-paste bạn sử dụng cách sau
Lựa chọn đoạn văn mà bạn muốn thay đổi vị trí lên xuống, ấn giữ phím Shift-Alt dùng phím mũi tên lên xuống để điều chỉnh lại vị trí đoạn văn
Xố thơng tin cá nhân
Các tệp tin văn MS Word có chứa thơng tin ẩn tiết lộ thông tin bạn Microsoft cho cơng cụ xố bỏ thơng tin ẩn Remove Hidden Data trang web Tuy nhiên cơng cụ khó sử dụng Vậy để xố bỏ thông tin ẩn bạn làm theo cách sau
(8)Vẽ đường thẳng
Bạn hồn tồn dễ dàng kẻ đường thẳng ngang văn cách đơn giản sau - Bạn gõ liên tiếp dấu gạch ngang (-) ấn Enter bạn có đường kẻ đơn - Bạn gõ liên tiếp dấu gạch (_) ấn Enter bạn có đường kẻ đậm - Bạn gõ liên tiếp dấu (=) ấn Enter bạn có đường kẻ đơi
Máy tính có sẵn Word
Bạn có biết bạn hồn tồn bổ sung thêm máy tính vào Word khơng? Đúng hồn tồn giúp bạn thêm phần thuận lợi công việc nhiều
Trong MS Word vào View Toolbars Customize bạn nhắp chuột phải lên cơng cụ (toolbar) chọn Customize Trong cửa sổ Customize - bạn có hội làm quen với cửa sổ phần trước viết - bạn chọn Tools bên khung Categories bên tay trái chọn biểu tượng Tool Calculate khung Commands bên tay phải Bạn nhắp giữ chuột trái lên biểu tượng Tools Calculate kéo thả lên cơng cụ mà bạn thích
Bây bạn dàng thực phép tính Word cách gõ vào phép tính lựa chọn tồn phép tính, nhắp chuột vào Tools Calculate ấn Ctrl-V để dán kết vào
Tuần hoá Smart Tags Spelling, Track changes
Bạn bị dòng gạch chân loằng ngoằng màu xanh màu đỏ làm phiền chưa? Bạn chưa biết từ đâu xuất hiện? Nó tính kiểm tra lỗi tả kiểm tra lỗi ngữ pháp MS Word Tính có hiệu văn tiếng Anh văn tiếng Việt thật điều vô phiền phức Để loại bỏ phiền phức bạn vào Tools Options chuyển sang mục Spelling & Gammar Trong mục bạn bỏ dấu kiểm trước Check spelling as you type Check grammar as you type, sau Ok xong
Smart Tags nói tính tương đối hiệu phiên Word Tuy nhiên nhiều lúc người sử dụng thấy khó chịu tag ngày, số điện thoại, copy-paste… liên tục Nếu bạn không ưa Smart Tags vào Tools AutoCorrect Options chuyển sang mục Smart Tags cửa sổ AutoCorrect Options bỏ dấu kiểm loại Smart Tag bạn không muốn
Cịn tính Word có dịng kẻ màu đỏ loằng ngoằng gây khó chịu nhiều Track changes Tính thực có hiệu bạn để người khác sửa văn bạn Những thay đổi Track changes ghi nhận liệt kê văn Để bỏ bạn vào View bỏ đánh dấu trước Markup xong
(9)Bạn để ý đến trạng thái (Status bar) Word chưa? Nó có nhiều điều thú vị Nhưng Word bạn chưa có Status bar bạn vào Tools Options chuyển sang mục View Trong mục bạn để ý đến phần Show đánh dấu kiểm vào Status bar xong
Thanh trạng thái tên gọi cho bạn thấy thơng tin văn bạn, thứ tự trang thời bạn, phần, dòng, toạ độ trỏ chuột … Nhắp đúp chuột lên Số thứ tự trang bạn gọi menu Go to
Bên cạnh đó, trạng thấy bạn cịn thấy có REC – TRK – EXT – OVR Nhắp đúp chuột lên mục bạn bật tính lên Nhắp đúp chuột lên REC bạn bật tính ghi macro – hay gọi thao tác tự động, TRK giúp bạn theo dõi ghi nhận thay đổi mà bạn sửa lên văn gốc, EXT cho phép bạn lựa chọn văn mà cần dùng phím mũi tên lên xuống sang phải sang trái OVR bật tính ghi đè – tức kí tự bạn gõ vào thay cho kí tự liền kề thay xuất bên cạnh
Tuỳ biến AutoText
Chắc bạn để ý thấy nhiều Word tự động thay gợi ý giúp bạn cụm từ kiểu "Best Wishes", “Best regards”…Đây tính AutoText Word Bạn hồn tồn tự tuỳ biến danh sách từ MS Word tự động thay giúp bạn Bạn vào Tools AutoCorrect Options chuyển sang mục AutoText Trong cửa sổ AutoText bạn gõ cụm từ mà bạn muốn Word tự động giúp bạn chèn vào mục Enter autotext entries here nhắp chuột vào Add Muốn gỡ bỏ autotext bạn chọn nhắp chuột vào Delete
Microsoft Word
Track changes - So sánh văn
Bạn có văn giống hệt bạn muốn so sánh xem chúng giống khác điểm nào? Thay phải ngồi so sánh dòng một, thủ thuật sau giúp bạn thực cơng việc cách nhanh chóng
Nếu bạn biết sử dụng tính Track changes Word thật tiện dụng Tính giúp bạn theo dõi ghi lại rõ ràng thay đổi văn bạn Để bật tính Track changes bạn vào Tool Track Changes sử dụng phím tắt Ctrl-Shift-E Cịn bạn khơng bật Track changes từ trước làm để tìm thay đổi khác biệt văn Vẫn có cách, Trach changes giúp bạn giải việc
Trong Word 2000, bạn vào Tools Track changes Compare documents Khi hộp thoại bật bạn lựa chọn văn bạn cần đem so sánh với văn thời bạn Word giúp bạn bổ sung thay đổi vào văn bạn
(10)hộp thoại bật bạn đánh dấu vào Legal blackline (ngay cạnh trường File name) để kích hoạt tính so sánh văn bản; khơng Word giúp bạn hợp văn Quá trình lại giống với Word 2000
Split – So sánh nhiều phần văn
Văn bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều phần văn với - chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split giúp bạn giải khó khăn Bạn vào Windows Split Ngay trỏ biến thành đường kẻ ngang cho phép bạn định khoảng cách chia đơi hình Word Hãy đặt cho thật dễ nhìn nhắp chuột trái lần Word bị chia làm cửa sổ riêng biệt bạn duyệt văn dễ dàng Để bỏ tính bạn lại vào Windows chọn Remove Split
Bảo vệ văn bạn
Có nhiều cách để bảo vệ văn bạn – ngăn chặn người khác mở văn bạn ngăn chặn người khác sửa đổi văn bạn
Có cách sau để bảo vệ văn bạn
Bạn vào Tools Options chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật vào mục Password to open để đặt mật ngăn chặn người khác mở văn bạn Nhập mật vào mục Password to modify để ngăn chặn người khác sửa đổi văn bạn
Bạn vào Tools Protect Document để có thêm tính bảo mật văn Trong cửa sổ Protect Document bạn thấy lựa chọn Track changes (chống thay đổi với Track changes, người khác đọc sửa văn bạn thay đổi ghi lại menu Tools Track Changes bị vơ hiệu hố), Comment (chỉ cho phép người khác đọc văn bạn bổ sung thêm nhận xét gọi ý – comment – vào không thay đổi văn bản) Form (ngăn chặn thay đổi văn cho phép thay đổi phần văn không bảo vệ form trường)
Đặt đường dẫn mặc định để lưu mở văn
Thông thường Word chọn thư mục My Documents thư mục mặc định để lưu mở văn người sử dụng Tuy nhiên, Word cho phép người sử dụng thay đổi mặc định
Bạn vào Tools Options chuyển sang mục File locations Trong cửa sổ bạn nhắp chuột vào mục cần thay đổi Ví dụ thay đổi đường dẫn mở lưu văn mặc định bạn nhắp chuột vào mục Documents sau nhắp chuột vào Modify chỏ đến thư mục riêng bạn Nhắp ok xong
Đặt font chữ mặc định
(11)Bạn mở văn được, vào Format Font Trong cửa sổ Font bạn chọn lựa kiểu font chữ bạn quen dùng nhắp chuột vào Default góc cuối bên tay trái cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt font chữ mặc định khơng, chọn Yes xong
Tính tốn bảng
Word ứng dụng bảng tính chun nghiệp Excel Word có khả thực tính tốn bảng
Để tính tốn bảng Word bạn vào Table Formula lựa chọn hàm tính tốn Tuy nhiên, số lượng hàm tính tốn Word hạn chế, nhiều làm bạn thất vọng
Ví dụ để tính tốn hàng =SUM(LEF)
Trong =SUM(LEF) bạn nhập vào mà Word đưa gợi ý cho bạn bạn vào Table Formula (hình minh hoạ)
Ví dụ để tính tốn cột =SUM(ABOVE)
Bạn nhập cơng thức tính tốn đơn giản kiểu Excel, ví dụ =A1*B2 Mặc dù tên hàng cột Word không bạn yên tâm định dạng giống hệt Excel Để cập nhật kết tính tốn có thay đổi bạn lựa chọn ô chứa kết ấn phím F9 Hoặc để cập nhật kết tính tốn phạm vi tồn bảng, bạn lựa chọn bảng ấn phím F9
Tạo bảng nhanh chóng
Khả tự động định dạng Word giúp bạn nhiều động đến chuột hay menu mà cần bàn phím đủ Tạo bảng nhanh chóng thủ thuật Để tạo bảng nhanh chóng bạn cần kí tự dấu cộng (+) kí tự dấu gạch ngang (-) Bạn cần nhập kí tự theo kiểu định dạng sau ấn Enter, Word tự động tạo bảng cho bạn
+ -+ -+ -+
Khoảng cách hai dấu cộng (+) định đến độ rộng cột tạo Tắt tính tự động định dạng số trên-chỉ số
Nhiều bạn gặp rắc rối với tính tự động định dạng số (superscript) số (subscript) Word, bạn thường xuyên sử dụng tiếng nước với kiểu kí tự “1st, 2nd, 3rd,…” Bạn khơng thích tính tắt cách vào Tools AutoCorrect Options chuyển sang mục AutoFormat As You Type bỏ đánh dấu trước mục Ordinals (1st) ok
(12)Word Chức cho phép bạn tạo văn định dạng theo kiểu mẫu định sử dụng lại nhiều lần
Lấy ví dụ bạn tạo kiểu giấy mời riêng bạn lưu lại thành mẫu văn Word Lần sử dụng sau bạn cần mở template điền thơng tin cần thiết
Để tạo mẫu văn riêng mình, trước tiên bạn tạo văn thông thường định dạng theo mẫu văn cần thiết bạn Khi lưu văn File Save, bạn chọn Document Template (*.dot) mục Save as type cửa sổ lưu văn Để mẫu văn bạn có hình ảnh xem trước trước lưu thành định dạng template bạn vào File Properties đánh dấu vào Save Preview Picture
Để sử dụng template bạn vừa tạo ra, vào File New chờ bảng nhiệm vụ (Task pane) bên tay phải bạn chọn General Templates mục New from template nhớ đánh dấu vào mục Document lựa chọn template bạn tạo – hình ảnh xem trước mẫu văn khung Preview
Giấu tên văn Recently Used Files
Thông thường Word lưu lại tên đường dẫn văn sử dụng gần danh sách Recently used file Để truy cập đến danh sách bạn cần vào menu File thấy danh sách tệp tin văn liệt kê theo thứ tự 1,2,3,4 Mặc định số tệp tin văn lưu danh sách Bạn chỉnh số lên giấu không cho tên văn cách sau vào Tools Options chuyển sang mục General Trong mục bạn để ý đến dòng Recently used file list Để tăng số văn danh sách Recently used files bạn cần thay đổi số bên cạnh Cịn để không cho danh sách bạn bỏ đánh dấu chọn mục này, nhắp OK
Microsoft Excel
Phím tắt thơng dụng Excel
Phím tắt ứng dụng MS Office tính hữu ích nhất, giúp cho người sử dụng thao tác nhanh Xin liệt kê số phím tắt thơng dụng Excel F2 Sửa nội dung thông tin ô Ctrl-1 Mở hộp thoại định dạng ô ( Format Cell ) Ctrl-Page Up Tiến lên sheet (Sheet sang Sheet 2) Ctrl-Page Down Lùi sheet (Sheet Sheet 2) Ctrl-Shift-" Sao chép liệu từ phía thời Ctrl-' Sao chép công thức từ ô phía thời Ctrl-$ Chuyển định dạng thời sang định dạng tiền tệ với số sau dấu phẩy
Alt-Enter Xuống dòng ô
Kiểm soát hướng di chuyển trỏ ấn Enter
(13)thủ thuật sau
Bạn vào Tools Options chuyển sang mục Edit Trong mục này, bạn ý đến dòng “Move selection after Enter”, đánh dấu lựa chọn lựa chọn trước dòng danh sách liệt kê bên cạnh bạn chọn hướng di chuyển cho trỏ chuột
Sao chép liệu công thức nhanh chóng
Thơng thường cần chép liệu hay công thức sang loại ô không liền kề nhau, bạn thường phải công copy paste sang ô Nhưng biết thủ thuật sau bạn hồn tồn thực cơng việc cách nhanh chóng hiệu
Trước tiên bạn chép liệu từ ô nguồn – ô chứa thông tin cần chép ra, dùng phím tắt Ctrl-C cho nhanh Sau bạn giữ ngun phím Ctrl nhắp chuột trái vào ô mà bạn muốn chép liệu sang Lựa chọn xong bạn ấn ổ hợp phím Ctrl-V liệu tự động dán vào nơi cần thiết cho bạn
Ứng dụng thủ thuật để copy-paste liệu cho loạt ô liền kề không gần ỗ liệu nguồn Trước tiên bạn dùng Ctrl-C để chép liệu từ nguồn, sau giữ ngun phím Ctrl dùng chuột trái lựa chọn loạt ô mà bạn muốn chép liệu sang sau thả Ctrl ấn Enter xong Microsoft Excel
Một trang - Một biểu đồ
Thông thường biểu đồ kèm với liệu có liên quan đến Nhưng đơi bạn lại muốn in biểu đồ trang riêng biệt hoàn toàn, tách rời khỏi liệu Rất đơn giản, bạn lựa chọn biểu đồ vào File Print, biểu đồ in trang riêng
Biểu đồ có màu đen-trắng
Một tính tiện lợi khác bạn in biểu đồ Excel lệnh xem trước (Preview) Cho dù bạn có máy in màu bạn in biểu đồ với màu đen trắng cách vào File Print sau chọn nút Preview Trong cửa sổ Preview bạn chọn nút Setup chọn sang mục Chart, đánh dấu lựa chọn vào trước Black and white Bây phần xem trước Preview biểu đồ bạn hiển thị màu đen-trắng giúp cho bạn điều chỉnh độ sáng tối tương phản thanh, dòng hay cột biều đồ dễ dàng
Tên tệp tin in Footers
Bắt đầu từ phiên Excel 2002, Microsoft bổ sung thêm khả chèn đường dẫn tệp tin bảng tính vào Header hay Footer Đường dẫn tự động cập nhật bạn di chuyển tệp tin Để chèn đường dẫn tệp tin bảng tính vào Header hay Footer bạn theo cách sau đây:
(14)&[Path]&[File] Như thành công Xác nhận thông tin
Nếu phải đối mặt với bảng tính có nhiều loại liệu khác dễ nhầm lẫn xử lý nhập liệu Để tránh tình trạng nhầm lẫn bạn sử dụng tính Xác nhận thơng tin Excel
Ví dụ bạn có cột mức thuế chắn mức thuế khơng vượt 100% bạn quy định Excel nhận giá trị nhỏ 100 Như có lỡ tay khơng sợ nhầm lẫn, Excel nhắc bạn phải nhớ không vượt 100 Hoặc bạn đặt giá trị nằm khoảng … Bạn đặt Data Validation cho ô, loạt ô, hàng cột…
Để sử dụng tính Excel trước tiên bạn lựa chọn ô – hàng - cột muốn ứng dụng xác nhận thơng tin sau vào Data Validation Bạn đưa quy định nhập liệu nhắp OK
Nếu bạn có gửi bảng tính cho người khác sử dụng bạn nên đặt thêm thích cho – hàng - cột có ứng dụng Data Validation để họ nhập thơng tin cách sau
Trong cửa sổ Data Validation bạn chuyển sang mục Input Message đặt tên thích rõ ràng vào Như trỏ chuột chuyển đến có tính Data Validation hướng dẫn cụ thể cho người sử dụng
Tương tự bạn hồn tồn tuỳ biến cảnh báo nhập sai liệu cách chuyển sang mục Error Alert nhập tên nội dung cảnh báo vào
Tuỳ biến danh sách
Nếu bạn thường xuyên phải nhập loại liệu giống bảng tính khác – ví dụ danh sách tên nhân viên cơng ty – bạn sử dụng tính Tuỳ biến danh sách (Custom Lists) để tăng tốc đơn giản hố cơng việc
Bạn vào Tools Options chuyển sang mục Custom Lists Trong cửa sổ bạn chọn New List bên tay trái, cịn bên tay phải bạn nhập giá trị danh sách vào đó, đối tượng danh sách dòng, cuối bạn chọn nút Add Hoặc bạn có danh sách bạn chọn Import list from cell lựa chọn ô chứa liệu bạn muốn nhập danh sách
Bây bạn cần gõ đối tượng có danh sách bạn di chuyển trỏ đến góc bên tay phải ô đến trỏ chuyển thành dấu cộng kéo đến ô bạn muốn danh sách Excel giúp bạn điền nối giá trị lại
Microsoft Excel
Định nghĩa số bảng tính
Sử dụng cơng cụ Name Excel bạn định nghĩa trước số tệp tin bảng tính bạn Lấy ví dụ, bạn định nghĩa trước mức thuế bạn thường xuyên sử dụng Bạn thử cách sau đây:
Tìm đến Insert Name Define nhập tên TaxRate Trong mục “Refers to” bạn nhập vào giá trị - giả sử chọn 0.07, sau nhắp chuột vào OK Bây bạn nhập cơng thức theo kiểu =A1*TaxRate Excel tự động thay số cho bạn
Bằng cách bạn tiết kiệm thời gian việc xử lý bảng tính nhiều cách định nghĩa số thường sử dụng bảng tính
Giả sử có thay đổi số bạn định nghĩa bạn không nhiều thời gian để chỉnh sửa công thức Bạn việc quay vào thay đổi mục “Refers to” xong Biểu đồ tự cập nhật
(15)Trước tiên bạn biến liệu tham chiếu vẽ biểu đồ thành danh sách cách vào Data List Create List lựa chọn vùng liệu bạn
Giờ sử dụng danh sách để vẽ biểu đồ tiện lợi Mỗi có giá trị bổ sung vào danh sách vùng liệu tham chiếu biểu đồ tự động cập nhật thêm giá trị
Công thức hay sai?
Khi nhập công thức vào bảng tính bạn thường phải xem xét lại tính xác chúng nhằm đạt kết tính tốn mong đợi Excel có cơng cụ giúp bạn đánh giá lại công thức vừa nhập hay sai, xem xét quy trình tính tốn cơng thức mà Excel theo Lấy ví dụ bạn nhập vào công thức =7+5*3 nhận kết 22 thay 36 Để nhận kết 36 bạn phải nhập =(7+5)*3
Nếu bạn thấy chưa chắn vê quy trình tính tốn cơng thức bạn lựa chọn chứa cơng thức vào Tools Formula Auditing Evaluate Formula, Excel cho bạn biết
Dấu cột hay hàng?
Đơi q trình xử lý bảng tính bạn muốn ẩn vài dòng hay vài cột khơng cần thiết để tránh rối mắt Để thực việc trước bạn lựa chọn hàng cột bạn muốn ẩn vào Format Row Hide hay Format Column Hide Để trở lại hàng hay cột bị giấu bạn vào Format Row Undide hay Format Column Unhide
Bằng cách bạn giấu Sheet Bảo vệ bảng tính
Excel cung cấp cho bạn nhiều cách bảo vệ bảng tính khác nhau, bạn bảo vệ bảng tính, bảo vệ sheet hay bảo vệ đó…
Để ngăn chặn người khác mở sửa đổi bảng tính máy bạn, bảo vệ mật “Password to open” Hãy vào Tool Options Security Bạn nhập mật vào trường “Password to open” hay mật vào trường “Password to modify” nhắp chuột vào OK Bảng tính bạn bảo vệ, khơng có mật khơng thể mở hay sửa đổi bảng tính bạn
Bên cạnh tính Tool Protection cịn cung cấp cho bạn nhiều lựa chọn bảo vệ khác Trước tiên tính Bảo vệ Sheet Bạn vào Tool Protection Protect Sheet Bạn nhập mật vào mục “Password to unprotect sheet” – mật để gỡ bỏ hình thức bảo vệ bảng tính bảo vệ Trong vùng “Allow all user of this worksheet to”, bạn lựa chọn cho phép người sử dụng thực thao tác Sheet bảo vệ Nếu bạn khơng lựa chọn khơng thay đổi Sheet trừ người có mật loại bỏ tính Protect Sheet
Tính thứ Allow User to Edit Range Đây tính giúp bạn bảo vệ vùng định bảng tính, bạn cấp quyền hay có mật phép sửa đổi vùng bảo vệ Tính sử dụng quyền user hệ điều hành Windows bạn Nếu nhiều người sử dụng chung máy bạn cho phép người phép sửa đổi mà không cần đặt mật
Tính Tool Protection Protect Workbook giúp bạn bảo vệ tồn tệp tin bảng tính bạn, từ khung cửa sổ đến cấu trúc bảng tính bạn
(16)Ngay mặt cười phải Ctrl-Shift-$ Mình cịn vài nè:
Muốn chuyển cửa sổ sử dụng: Alt-Tab Trong excel:
Muốn trỏ lên đầu cuối loạt có data khơng có data: Ctrl-mũi tên lên (xuống) Muốn nhập loạt ô giống data công thức: Chọn khối tất cả, nhập liệu vào Ctrl-enter (trong terry có nói đến, thêm ứng dụng thơi)
Muốn chèn thêm dịng: alt->I->R (Nhấn alt xong nhấn I, xong nhấn C Có nghĩa alt->insert-row) Muốn chèn thêm cột: alt->I->C (alt->insert->column)
Muốn xoá dịng: alt->E->D->R (alt->edit->delete->Row) Muốn xố cột: alt->E->D->C (alt->edit->delete->column)
Bạn tương tự với tất điều chỉnh khác dựa vào menu sau nhấn alt Muốn đầu dịng: Home
Muốn A1: Ctrl-home
Muốn phóng to, thu nhỏ tính: Ctrl+
Muốn xem tổng, count, min, max: Click chuột phải vào chữ ready góc trái phía cửa sổ excel, chọn cơng thức cần, sau chọn khối tất mà muốn xem nhìn vào phía ngang với chữ ready thấy kết
Nếu không nhớ công thức, nhấp chuột vào chữ "fx" gần formula bar, xuất bảng tính: insert fuction Bạn tuỳ chọn cơng thức ơ: select a category Nếu cần chi tiết hơn, chọn hàm xong, chọn "help on this fuction" Excel chi tiết cách trình bày ví dụ điển hình
Trong Word:
Qua trái, phải chữ: ctrl->hoặc ctrl <- Về đầu dòng: home Về cuối dòng: end Chọn dòng: cho trỏ đầu dòng, shift-end Hoặc cho trỏ cuối dòng: shift-home Lên đầu đoạn: ctrl-mũi tên lên, xuống Không phải bác "Terry" muốn chia sẻ số kinh nghiệm trải trình học giảng dạy mơn Excel Để học tốt trở thành "cao thủ" bạn mong mỏi giải phần nhiều yêu cầu "bài toán" Excel việc bạn phải nắm thật vững :các kiến thức cell, địa cell: tương đối, tuyệt đối, nắm vững cách sử dụng ,cấu trúc,tham số hàm thường dùng q trình tính tốn.lập biểu Excel :SUM,