Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật

Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật

Lời nói đầu

Quá trình chuyển sang nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trờng định ớng xã hội chủ nghĩa ở nớc ta đã tác động mạnh mẽ đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong các doanh nghiệp Trong đó, cơ chế mà cấu thành là hệ thống kích thích vật chất thông qua tiền lơng đối với lao động đã có thay đổi lớn Tuy nhiên nhìn về những vấn đề cơ bản trong nền sản xuất hàng hoá thì lao động vẫn là yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh Nhất là trong tình hình hiện nay nền kinh tế thế giới bắt đầu chuyển sang nền kinh tế tri thức thì lao động có trí tuệ có kiến thức, có kỹ thuật cao là nhân tố hàng đầu Muốn quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục thì ngời lao động phải đợc tái sản xuất sức lao động Tiền lơng mà doanh nghiệp trả cho ngời lao động đợc dùng để bù đắp sức lao động mà ngời bỏ ra, xét về mối quan hệ thì lao động và tiền lơng có quan hệ mật thiết lẫn nhau Bởi vậy tiền lơng đã động viên ngời lao động sản xuất kinh doanh tăng thêm sự quan tâm của ngời lao động đến sản phẩm cuối cùng, nâng cao năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm, đảm bảo tính cạnh tranh trong thơng trờng.

h-Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật chuyên lĩnh vực xây dựng công trình và dân dụng Tuy mới thành lập nhng Công ty đã sớm biết vận dụng cơ chế thị trờng vào trong kinh doanh để đa lại hiệu quả kinh tế cao Trong Công ty vấn đề về lao động và sử dụng lao động vấn đề về tiền lơng luôn đợc các nhà lãnh đạo quan tâm Qua thời gian thực tập tại Công ty dựa vào kiến thức đã học và quá trình xem xét kết quả về tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực lao động tiền lơng tại Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật em xin viết chuyên

đề tốt nghiệp với đề tài là: Kế toán tiền l“ ơng và các khoản trích theo lơng ở Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật” Với mục đích của chuyên đề là dựa vào

những nhận thức chung về quản lý lao động tiền lơng trong cơ chế thị trờng để phân tích trình bày những vấn đề cơ bản của công tác tiền lơng và các khoản trích theo lơng ở Công ty đồng thời đánh giá và đa ra một số kiến nghị để hoàn thiện công tác quản lý lao động tiền lơng đối với Công ty.

Nội dung chuyên đề gồm các phần sau:

Phần I: Lý luận chung về công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích

theo lơng.

Phần II: Thực trạng và tổ chức công tác kế toán tiền lơng và các khoản

trích theo lơng tại Công ty TNHH Kiến trúc Việt- Nhật.

Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lơng

nâng cao hiệu quả sử dụng lao động ở Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật.Trong quá trình làm chuyên đề tốt nghiệp em đã đợc sự quan tâm hớng dẫn tận tình của cô giáo Phạm Vân Huyền, và các bác, các cô chú và anh chị trong Công ty đặc biệt trong phòng Tài vụ đã tạo điều kiện cho em hoàn thành bài chuyên đề này Em xin chân thành cảm ơn và mong nhận đợc sự góp ý của các thầy cô giáo để em có thể nâng cao chất lợng đề tài cũng nh hiểu sâu hơn nữa về công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng.

Phần I

Lý luận chung về công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng

I Sự cần thiết khách quan phải hạch toán lao động tiền lơng.

Quá trình phát triển của xã hội loài ngời dới bất cứ chế độ nào, việc tạo ra của cải vật chất đều không tách rời lao động Lao động với t cách là hoạt động chân tay và trí óc sử dụng công cụ tái lao động, biến đổi đối tợng lao động thành các sản phẩm có ích phục vụ cho cuộc sống của mình Nh vậy lao động là điều kiện đầu tiên cho sự tồn tại và phát triển của xã hội loài ngời.

Để đảm bảo liên tục quá trình tái sản xuất, trớc hết phải đảm bảo tái sản xuất sức lao động Điều đó có nghĩa là sức mà con ngời hao phí trong quá trình sản xuất phải đợc bồi hoàn dới dạng thù lao lao động Tiền công hay tiền lơng là phần thù lao lao động đợc biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho ngời lao động căn cứ vào thời gian, khối lợng, chất lợng sản phẩm mà họ làm ra Thực chất tièn lơng là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động của ngời làm công.

Trong nền kinh tế thị trờng định hớng xã hội chủ nghĩa, sức lao động cũng nh các hàng hoá khác Nó có giá cả và phụ thuộc vào quy luật cung cầu và chịu sự tác động của các quy luật kinh tế thị trờng khác.

Tiền lơng là nguồn thu nhập chính của ngời lao động Nó là nguồn đảm bảo cuộc sống của bản thân ngời lao động và gia đình họ Đối với chủ doanh nghiệp khối lợng tiền lơng trả cho ngời lao động đợc coi là khoản chi phí kinh doanh.

Ngoài tiền lơng, công nhân viên chức còn đợc nhận các khoản trợ cấp xã hội nh bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế Nh vậy, tiền lơng cùng với các khoản chi phí theo lơng hợp thành khoản chi phí lao động sống trong giá thành sản phẩm.

Tại các doanh nghiệp, hạch toán tiền lơng là công việc phức tạp trong hạch toán chi phí kinh doanh Bởi vì tính chất lao động và thù lao lao động, không đơn nhất mà thuộc nhiều ngành nghề, kỹ thuật khác nhau Việc hạch

toán chi phí lao động có tầm quan trọng đặc biệt Vì nó là cơ sở để xác định giá thành sản phẩm và giá xuất xởng Mặt khác nó còn là căn cứ xác định các khoản nghĩa vụ và phúc lợi xã hội.

II Tiền lơng và phân loại tiền lơng.

1 Khái niệm tiền lơng

Tại mỗi thời kỳ khác nhau thì có những quan điểm khác nhau về tiền ơng Tuy nhiên, trong tất cả các thời kỳ tiền lơng đều là phần thù lao lao động mà ngời lao động đợc huởng duy chỉ có cách xác định là khác nhau.

l-1.1 Quan niệm về tiền lơng trong thời kỳ bao cấp

Trớc Đại hội Đảng lần thứ VI (1986) nền kinh tế nớc ta vận hành theo cơ chế tập trung quan liêu bao cấp Và trong suốt những năm này quan niệm tiền l-ơng là một phần thu nhập quốc dân, đợc Nhà nớc phân phối một cách có tổ chức, có kế hoạch cho ngời lao động căn cứ vào số luợng và chất lợng lao động Điều đó có nghĩa là tiền lơng chịu sự tác động của quy luật cân đối, có kế hoạch và chịu sự chi phối của Nhà nớc Nhà nớc ban hành các chính sách chế độ và mức lơng cụ thể để áp dụng cho mỗi ngời lao động, bất kỳ họ là lực lợng lao động gián tiếp hay trực tiếp Tiền lơng của ngời lao động phụ thuộc vào kết quả hoạt động sản xuất của toàn đơn vị chứ không phụ thuộc vào năng suất của từng ngời Do đó tiền lơng của ngời làm nhiều cũng chỉ bằng ngời làm ít, ngời làm việc có hiệu quả cũng chỉ bằng ngời làm việc cha hiệu quả thậm chí là kém Chính vì lý do này mà nó đã kông kích thích phát triển đợc khả năng của ngời lao động trong việcphát huy sáng kiến cũng nh đẩy mạnh hiệu quả sản xuất kinh doanh Và hậu quả là đến những năm 80 đất nớc lâm vào khủng hoảng trầm trọng về kinh tế xã hội.

1.2 Quan niệm về tiền lơng trong thời kỳ cơ chế thị trờng.

Để khắc phục những sai lầm trên Đại hội VI của dr đã đề ra đờng lối đổi mới Trên lĩnh vực kinh tế Đảng chủ trơng đẩy mạnh quá trình chuyển nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trờng Khi chuyển sang nền kinh tế thị trờng thì tất yếu thị trờng sức lao động phải đợc hình thành và hoạt động theo quy luật cung cầu về sức lao

động Giá cả của sức lao động là tiêu chuẩn chả công lao động Nh vậy quan niệm về tiền lơng trong thời kỳ này là số lợng tiền tệ mà ngời sử dụng lao động phải trả cho ngời lao động để hoàn thành công việc Với quan niệm này thì bản chất của tiền lơng chính là giá cả sức lao động đợc hình thành trên cơ sở giá trị sức lao động thông qua sự thoả thuận giữa ngời có sức lao động và ngời sử dụng lao động.

1.3 Nh vậy tiền lơng nó là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động, tiền tệ và nền sản xuất hàng hoá.

Nó là biểu hiện bằng tiền của bộ phận sản xuất xã hội mà ngời lao động sử dụng sử dụng để bù đắp hao phí lao động của mình trong quá trình sản xuất nhằm tái sản xuất sức lao động.

1.4 Chức năng của tiền lơng.

Tiền lơng đóng vai trò là đòn bẩy kinh tế trong sản xuất kinh doanh Đảm bảo vai trò kích thích của tiền lơng và thúc ý của tiền lơng khiến ngời lao động phải có trách nhiệm cao với công việc

2 Nhiệm vụ của kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng

- Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp một cách trung thực, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lợng và chất lợng lao động Tình hình sử dụng thời gian lao động, kết quả lao động

- Tính toán, chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ các khoản tiền ơng và các khoản trợ cấp phải trả cho ngời lao động.

l Thực hiện việc kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, tình hình chấp hành các chính sách, quỹ BHXH, BHYT.

- Tính toán và phân bổ chính xác đúng đối tợng các khoản tiền lơng, khoản trích BHXH, BHYT vào chi phí sản xuất kinh doanh Hớng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong đơn vị thực hiện đầy đủ đúng đẵn chế độ ghi chép ban đầu về tiền lơng, BHXH, BHYT đúng chế độ, đúng phơng pháp hạch toán

- Lập báo cáo về lao động tiền lơng, BHXH, BHYT thuộc phận vi trách nhiệm của kế toán, tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lơng, quỹ BHXH, BHYT, đề xuất các biện pháp nhằm khai thác có hiệu quả tiềm

năng lao động, đấu tranh chống những hành vi vô trách nhiệm, vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách chế độ lao động tiền lơng, quỹ lơng

3 Các hình thức tiền lơng

Tiền lơng trả cho ngời lao động phải quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động, trả lơng theo số lợng và chất lợng lao động Việc trả lơng theo số lợng và chất lợng có ý nghĩa rất to lớn trong việc động viên khuyến khích ngời lao động, thúc đẩy họ hăng say lao động, sáng tạo năng suất lao động nhằm tạo ra nhiều của cải vật chất, nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho mỗi công nhân viên

Do ngành nghề, công việc trong doanh nghiệp khác nhau nên việc chi trả lơng cho các đối tợng cùng khác nhau nhng trên cơ sở tiền thuế phù hợp Thực tế có nhiều cách phân loại nh cách trả lơng theo sản phẩm, lơng thời gian, phân theo đối tợng gián tiếp trực tiếp Mỗi cách phân loại đều có tác dụng tích cức…giúp cho quản lý điều hành đợc thuận lợi Tuy nhiên, để công tác quản lý nói chung và hạch toán nói riêng đỡ phức tạp tiền lơng thờng đợc chia làm tiền lơng chính và tiền lơng phụ

Tiền lơng chính là tiền lơng trả cho ngời lao động bao gồm tiền lơng cấp bậc, tiền lơng và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lơng Tiền lơng phụ là bộ phận tiền lơng trả cho ngời lao động mà thực tế không làm việc nh nghỉ phép, hội họp, học tập, lễ tết …

Hai cách phân loại này giúp cho lãnh đạo tính toán phân bổ chi phí tiền ơng đợc hợp lý, chính xác đồng thời cung cấp thông tin cho việc phân tích chi phí tiền lơng một cách khoa học

l-Dựa vào nguyên tắc phân phối tiền lơng và đặc điểm, tính chất trình độ quản lý của doanh nghiệp mà các doanh nghiệp trả lơng theo các hình thức sau:

3.1 Hình thức trả lơng theo thời gian.

Tiền lơng tính theo thời gian là tiền lơng tính trả cho ngời lao động theo thời gian làm việc, cấp bậc công việc và thang lơng của ngời lao động.

Tiền lơng thời gian có thể thực hiện tính theo tháng – tuần – ngày – giờ làm việc của ngời lao động Tuỳ thuộc theo yêu cầu và trình độ quản lý thời giam làm việc của doanh nghiệp.

+ Lơng tháng: Là lơng trả cố định hàng tháng đợc quy định đối với từng bậc lơng trong các doanh nghiệp có tháng lơng Hình thức này có nhợc điểm là không tính đợc số ngày làm việc trong tháng thực tế Thờng nó chỉ áp dụng cho nhân viên hành chính.

+ Lơng ngày: Căn cứ vào mức lơng ngày và số ngày làm việc thực tế trong tháng Lơng ngày thờng đợc áp dụng cho mọi ngời lao động trong những ngày học tập, làm nghĩa vụ khác và làm căn cứ để tính trợ cấp bảo hiểm xã hội

Hình thức này có u điểm là thể hiện đợc trình độ và điều kiện làm việc của ngời lao động Nhợc điểm là cha gắn tiền lơng với sức lao động của từng ngời nên không động viên tận dụng thời gian lao động để nâng cao năng suất lao động

+ Tiền lơng giờ: đợc tính dựa trên cơ sở mức lơng ngày chia cho số giờ tiêu chuẩn (áp dụng cho lao động trực tiếp không hởng theo lơng sản phẩm) Ưu điểm: tận dụng đợc thời gian lao động nhng nhợc điểm là không gắn tiền lơng và kết quả dlj và theo dõi phức tạp

Tiền lơng thời gian có hai loại: tiền lơng thời gian, giản đơn và tiền lơng thời gian có thởng

+ Tiền lơng thời gian giản đơn: là tiền lơng của công nhân đợc xác định căn cứ vào mức lơng cấp bậc và thời gian làm việc thực tế

+ Tiền lơng thời gian có thởng: có hình thức dựa trên sự kết hợp giữa tiền lơng trả theo thời gian giản đơn, với các chế độ tiền lơng, khoản tiền lơng này đợc tính toán dựa trên các yếu tố nhự sự đảm bảo đủ ngày, giờ công của ngời lao động, chất lợng hiệu quả lao động

Tiền lơng thời gian

có thởng = Tiền lơng thời gian giản đơn + Tiền thởngTiền lơng thời gian có u điểm là dễ tính toán xong có nhiều hạn chế, vì tiền lơng tính trả cho ngời lao động cha đảm bảo đầy đủ nguyên tắc phân phối

phát huy đợc hết chức năng của tiền lơng cho sự phát triển sản xuất và cha phát huy đợc khả năng sẵn có của ngời lao động

3.2 Hình thức trả lơng theo sản phẩm

Tiền lơng tính theo sản phẩm là tiền lơng trả cho ngời lao động theo kết quả lao động khối lợng sản phẩm, công việc lao vụ đã hoàn thành đảm bảo tiêu chuẩn chất lợng kỹ thuật đã quy định và đơn giá tiền lơng tính cho mỗi đơn vị sản phẩm đó Đây là cách phân phối sát hợp với nguyên tắc phân phối theo lao động Điều này đợc thể hiện rõ có sự kết hợp giữa thù lao lao động với kết quả sản xuất, giữa tài năng với việc sử dụng nâng cao năng suất máy móc để nâng cao năng suất lao động

Tuy nhiền hình thức này còn hạn chế nh chỉ coi trọng số lợng sản phẩm mà cha quan tâm đến chất lợng công việc, không theo đúng định mức kinh tế, kỹ thuật để làm cơ sở cho cách tính lơng, đơn giá đối với từng loại sản phẩm, từng loại công việc hợp lý nhất

+ Tiền lơng trả theo sản phẩm trực tiếp: là tiền lơng trả cho ngời lao động đợc tính trực tiếp theo số lợng sản phẩm Sản phẩm này phải đúng quy cách, phẩm chất, định mức kinh tế và đơn giá tiền lơng sản phẩm đã quy định

Tiền lơng tính theo sản phẩm đợc tính nh sau: Tiền lơng đợc lĩnh

trong tháng =

Số lợng( khối lợng )

công việc hoàn thành x

Đơn giá tiền lơng Tiền lơng sản phẩm trực tiếp đợc sử dụng để tính lơng cho từng ngời lao động hay cho một tập thể ngời lao động thuộc bộ phận trực tiếp sản xuất

Đơn giá tiền lơng đợc xây dựng căn cứ vào mức lơng cấp bậc và định mức thời gian hoặc định mức số lợng cho công việc đó Ngoài ra nếu có phụ cấp khu vực thì đơn giá tiền lơng còn đợc cộng thêm phụ cấp khu vực

Hình thức trả lơng theo sản phẩm trực tiếp là hình thức trả lơng đợc sử dụng phố biến trong các doanh nghiệp phải trả lơng cho lao động trực tiếp Vì nó có u điểm đơn giản, dễ tính, quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động, sản phẩm làm ra càng nhiều thì lơng càng cao Do đó khuyến khích đợc ngời lao động quan tâm đến mục tiêu Tuy nhiên hình thức này có nhợc điểm là dễ

nảy sinh tình trạng công nhân chỉ quan tâm đến lợi ích cá nhân, lợi ích cục bộ mà không quan tâm đến lợi ích chung của tập thể của đơn vị

+ Hình thức trả lơng theo sản phẩm gián tiếp

Hình thức trả lơng này đợc tính bằng tiền lơng thực lĩnh của bộ phận trực tiếp nhân với tỷ lệ % lơng gián tiếp

Tiền lơng đợc lĩnh

trong tháng = Tiền lơng đợc lĩnh của bộ phận trực tiếp x gián tiếp Tỷ lệ lơng Hình thức này đợc áp dụng trả lơng gián tiếp cho các bộ phận sản xuất nh công nhân điều chỉnh máy Sửa chữa thiết bị, bảo dỡng máy móc, nhân công vận chuyển vật t … Trả lơng theo sản phẩm gián tiếp khuyến khích ngời lao động gián tiếp gắn bó với ngời lao động trực tiếp để nâng cao năng suất lao động, quan tâm đến sản phẩm chung Tuy nhiên nó không đánh giá đợc chính xác kết quả của ngời lao động gián tiếp

+ Tiền lơng tính theo sản phẩm có thởng

Là tiền lơng tính theo sản phẩm trực tiếp hoặc gián tiếp kết hợp với chế độ khen thởng cho doanh nghiệp quy định Chế độ khen thởng này đợc đặt ra khuyến khích ngời lao động nêu cao ý thức trách nhiệm, doanh nghiệp có chế độ tiền lơng thởng cho công nhân đạt và vợt chỉ tiêu mà doanh nghiệp quy định Ví dụ: nh thởng do tăng năng suất lao động, tiết kiệm vật t

Trong trờng hợp ngời lao động lăng phí vật t, gây thất thoát vật t, không bảo đảm ngày công, chất lợng sản phẩm thì cũng sẽ phải chịu phạt bằng cách trừ vào lơng mag họ đợc hởng

+ Tiền lơng sản phẩm luỹ tiến

Là tiền lơng tính theo sản phẩm trực tiếp kết hợp với xuất tiền thởng luỹ tiến theo mức độ hoàn thành vợt mức sản xuất hoặc định mức sản lợng

Lơng trả theo sản phẩm luỹ tiến có tác dụng động viên ngời lao động tăng năng suất lao động và tăng khoản mục chi phí nhân công trong giá thành của doanh nghiệp

+ Tiền lơng khoán theo khối lợng công việc hay từng công việc

Hình thức này doanh nghiệp quy định mức tiền lơng cho mồi loại công việc hoặc khối lợng sản phẩm cần hoàn thành Căn cứ vào mức lơng này lao động có thể tích tiền lơng quy khối lợng công việc mình đã hoàn thành

Hình thức khoán quỹ lơng: theo hình thức này ngời lao động biết trớc số tiền lơng mà họ sẽ nhện đợc khi hoàn thành công việc với mức thời gian đợc giao Căn cứ vào khối lợng công việc, khối lợng sản phẩm thời gian hoàn thành mà doanh nghiệp tiến hành khoán quỹ lơng

Hình thức này áp dụng cho những công việc không thể định mức cho từng bộ phận công việc, thờng là những việc đúng thời hạn

Trả lơng theo hình thức này tạo cho ngời lao động chủ động sắp xếp công việc của mình Từ đó, bố rí thời gian hoàn thành công việc đợc giao Tuy nhiên nó có nhợc điểm để gây ra hiện tợng làm ấu, chất lợng kém Do đó, khi áp dụng hình thức này thì công tác nghiệm thu phải thực hiện chặt chẽ và nghiêm túc

Nh vậy hình thức trả lơng theo sản phẩm nói chung đã quán triệt đợc nguyên tắc phân phối lao động Để hình thức này phát huy đợc tác dụng của nó, các doanh nghiệp phải có định mức lao động cụ thể của từng công việc, phải sắp xếp bậc thợ chính xác Chỉ có nh vậy việc trả lơng theo sản phẩm mới bảo đảm bảo chính xác, công bằng hợp lý

Tóm lại ta thấy rằng :Các hình thức trả lơng ở mỗi doanh nghiệp kế toán khác nhau Điều quan trọng là việc chi trả đó có phản ảnh đúng kết quả của ng-ời lao động hay không Do vậy ngoài căn cứ vào bảng lơng, thang lơng, các định mức kinh tế – kỹ thuật lãnh đạo các doanh nghiệp còn phải chọn hình thức trả lơng phù hợp với điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp Việc tổ chức lao động tiền lơng là một khâu quan trọng trong hệ thống quản lý toàn diện của doanh nghiệp vì nó có tác động trực tiếp đến nhân tố con ngời, nhân tố quyết định đối với nền sản xuất xã hội Giải quyết tốt lao động tiền lơng có nghĩa doanh nghiệp đã quan tâm đến bồi dỡng nhân tố con ngời, điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp phát triển vững chắc, bảo đảm sức cạnh tranh trong cơ chế thị trờng

4 Quỹ tiền lơng trong doanh nghiệp

* Quỹ tiền lơng là toàn bộ số tiền lơng tính theo số công nhân viên của doanh nghiệp trực tiếp quản lý và chi trả lơng Trên phơng diện hoạch toán tiền lơng thì tiền lơng của công nhân viên gồm 2 loại: tiền lơng chính và tiền lơng phụ

- Tiền lơng chính: là tiền lơng trả cho công nhân viên trong thời gian công nhân viên thực hiện nhiệm vụ chỉnh của họ, bao gồm tiền lơng trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấp kèm theo nh lơng phụ cấp chức vụ

- Tiền lơng phụ là tiền lơng trả cho công nhân viên trong thời gian công nhân viên thực hiện nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính của họ và thời gian công nhân viên nghỉ theo chế độ đợc hởng lơng nh nghỉ phép, đi họp, đi học…

Việc chia tiền lơng chính và phụ có ý nghĩa quan trọng trong công tác kế toán tiền lơng và phân tích các khoản mục chi phí tiền lơng trong giá thành sản phẩm Trong công tác kế toán, tiền lơng chính của công nhân sản xuất thờng hạch toán trực tiếp và chi phí sản xuất cho từng loại sản phẩm và tiền lơng chính của công nhân trực tiếp sản xuất có quan hệ trực tiếp với khối lợng công việc hoàn thành

5 Các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ

5.1 Quỹ bảo hiểm xã hội

Đợc hìnhthành từ việc trích lập và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Quy BHYT đợc xây dựng theo quy định của nhà nớc Hiện nay là 20% tính trên tiền lơng cơ bản phải trả cho ngời lao động trong tháng, trong đó 15% là do đơn vị sử dụng lao động trả, phần này đợc hạch toán vào chi phí của doanh nghiệp: 5% do ngời lao động đóng góp, phần này đợc trừ vào thu nhập hàng tháng của ngời lao động Tiền lơng cơ bản đợc tính theo cấp bậc hệ só, loại công việc của từng công nhân quy định Mức lơng cơ bản tối thiểu là 290.000 đ/tháng Quỹ BHXH – đợc thiết lập để tạo ra nguồn kinh phí trợ cấp cho ngời lao động

- Trợ cấp ốm đau: Mức trợ cấp 75% mức tiền lơng mà ngời đó đóng BHXH trớc khi nghỉ

- Trợ cấp thai sản: hởng 100% mức lơng ngời đó đóng trớc khi nghỉ - Trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp trong thời gian điều trị hởng 1005 mức lơng đang hởng

- Trợ cấp thôi việc hu trí: Khi nghỉ hu tuỳ theo thời gian đóng BHXH thì lơng hu đợc hởng 55% thời gian đóng BHXH bình quân Sau đó cứ thêm một năm đóng BHXH sẽ đợc tính thêm 2% Và tối đa là 75% tiền đóng BHXH

- Trợ cấp chôn cất t tuất Tuỳ theo từng loại đối tợng mà có thể đợc trợ cấp, theo quy định hàng tháng doanh nghiệp phải nộp 20% tiền trích BHXH theo lơng cho cơ quan BHXH

5.2 Quỹ BHYT

Đợc sử dụng để hạch toán các khoản tiền khám chữa bệnh, tiền thuốc, viện phí cho ngời lao động trong thời gian ốm đau Quỹ này đợc hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lơng phải trả và căn cứ vào các khoản phụ cấp khác của công nhân viên thực tế phát sinh trong kỳ Tỷ lệ trích BHXH hiện nay là 3% Trong đó 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và 1% tính vào thu nhập của ngời lao động.

5.3 KPCĐ

Hình thành do việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lơng cơ bản và các khoản phụ cấp của công nhân viên Tỷ lệ trích hiện hành 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

Các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ cùng với tiền lơng phải trả công nhân viên hợp thành chi phí cho công nhân viên

* Tiền lơng nghỉ phép trích trớc.

Đối với công nhân viên nghỉ phép năm, theo chế độ chính quy công nhân trong thời gian nghỉ phép đó vẫn đợc hởng lơng đầu đủ, nh trong thời gian đi làm Tuy nhiên nếu việc nghỉ phép diễn ra không đều đặn sẽ dẫn đễn những khó khăn trong Công ty trong việc bố trí kế hoạch sản xuất, tính toán chi phí tiền l-ơng cũng nh giá thành sản phẩm Do đó, để hạn chế biến động của chi phí tiền lơng khi công nhân sản xuất nghỉ phép đối với công nhân sản xuất sản phẩm Căn cứ vào quỹ lơng cấp bậc và số ngày nghỉ quy định để dự tính số lợng sẽ

phải trả cho công nhân viên trong thời gian nghỉ phép Trên cơ sở xác định mức tiền lơng nghỉ phép của công nhân sản xuất

Số trích trớc theo kế hoạch tiền lơng nghỉ pháp của công nhân sản xuất trong tháng

= chỉnh phải trả Số tiền lơng

trong tháng x

Tỷ lệ trích trớc theo kế hoạch tiền lơng nghỉ pháp của công

nhân sản xuất Tỷ lệ trích trớc theo kế

hoạch tiền lơng nghỉ phép của công nhân sản xuất

6 Tổ chức kế toán tiền lơng trong các doanh nghiệp

Quản lý lao động, tiền lơng, giúp cho doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch sản xuất của mình Công tác hạch toán lao động tiền lơng giúp cho lãnh đạo quản lý tốt quỹ lơng, bảo đảm việc chỉ trả và trợ cấp, bảo hiểm theo đúng nguyên tắc đúng chế độ

6.1 Hạch toán chi tiết tiền lơng

- Hạch toán theo thời gian lao động là đảm bảo ghi chép kịp thời chính xác số giờ công, ngày công làm việc thực tế cũng nh ngày nghỉ của ngời lao động

- Chứng từ để hạch toán thời gian lao động cho công nhân là bảng chấm công Bảng chấm công dung để ghi chép thời gian làm việc hàng tháng, ngày vắng mặt của cán bộ công nhân viên thuộc các phòng ban bảng chấm công do ngời phụ trách bộ phận hoặc ngời đợc uỷ quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chếm công cho từng ngời trong ngày theo các ký hiệu quy định trong các chứng từ Cuối tháng ngời chấm công và ngời phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ có liên quan về bộ phận kế toán kiểm tra đối chiều quy ra công để tính lơng, BHXH

- Các chứng từ khác nh phiếu gian nhện công việc, phiếu báo ca, phiếu làm thêm giờ các chứng từ này đ… ợc lập và do tổ trởng ký, cán bộ kiểm tra kỹ thuật chất lợng xác nhận, và đợc chuyển về phòng kế toán để làm căn cứ tính l-ơng

- Giấy nghỉ ốm hởng bảo hiểm xã hội, chứng nhận của cơ quan y tế là…căn cứ để kế toán xác định trợ cấp BHXH cho ngời lao động

6.2 Tài khoản sử dụng trong hạch toán tiền lơng

Để hạch toán tiền lơng, BHXH và các khoản thu nhập khác của ngời lao động thì ngời ta sử dụng:

* TK 334 – phải trả CNV: tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên trong doanh nghiệp

Kết cấu tài khoản 334:Bên Nợ:

- Phản ánh các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lơng CNV

- Tiền lơng, tiền công và các khoản khác đã trả cho công nhân viên- Kết chuyển tiền lơng công nhân viên cha lĩnh

Bên Có: Tiền lơng, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho CNVBên Có: Tiền lơng, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho CNVD Nợ (nếu có): số thừa đã trả cho công nhân viên

D Có: Tiền lơng tiền công và các khoản khác còn phải trả CNV

* TK 335 – Chi phí phải trả: tài khoản này dùng để phản ảnh các khoản chi phí trích trớc về tiền lơng nghỉ phép của CN SX sửa chữa lớn TSCĐ và các khoản trích trớc khác

Kết cấu TK 335:

Bên Nợ: Phản ánh các khoản ghi giảm chi phí phải trảBên Có: Phản ánh các khoản ghi tăng chi phí phải trảD Có: Phản ánh các khoản còn phải trả CNV.

* TK 338 – phải trả phải nộp khác Tài khoản này dùng để phản ảnh các khoản phải trả phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức đoàn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội các khoản khấu trừ vào l-ơng theo quyết định

Tài khoản này đợc mở chi tiết theo từng loại TK 338.2 KPCĐ

TK 338.3 BHXH

TK 338.4 BHYTKết cấu tài khoản 338:Bên Nợ:

+ Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ+ Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn

+ Xử lý giá trị tài sản thừa

+ Kết chuyển doanh thu nhận trớc vào doanh thu bán hàng tơng ứng từng kỳ

+Các khoản đã trả đã nộp khác.Bên Có:

+ Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định+ Tổng số doanh thu nhận trớc phát sinh trong kỳ+ Các khoản phải nộp, phải trả hay thu hộ

+ Giá trị tài sản thừa chờ xử lý

+ Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả đợc hoàn lại.D nợ (nếu có): số trả thừa, nộp thừa, vợt chi cha đợc thanh toán.D có: số tiền còn phải trả, phải nộp và giá trị tài sản thừa chờ xử lý

6.3 Kế toán tổng hợp tiền lơng và các khoản trích theo lơng

+ Hàng tháng tính tiền lơng phải trả cho công nhân viên và phân bổ các đối tợng sử dụng

Nợ TK 622 – CPNCTT Nợ TK 627 – CPSXCNợ TK 641 – CPBHNợ TK 642 – CPQLDNNợ TK 241 – XDCBDD

Có TK338 – phải trả, phải nộp (Chi tiết TK 338,3, TK 338,4)

+ Khoản trích BHXH, BHYT trừ vào thu nhập của ngời lao động (6%)Nợ TK 334 – phải trả công nhân viên

Có TK 338 – phải nộp, phải trả ( chi tiết TK 338,3, TK 338,4)

+ Trờng hợp chế độ chính quy định toàn bộ số trích BHXH phải nộp lên cấp trên Việc chi tiêu trợ cấp BHXH cho công nhân viên tại doanh nghiệp đợc quyết toán sau khi chi phí thực tế

Có TK 138 – Bồi thờng thiệt hại mất tài sản

+ Khi thanh toán tiền công thởng, BHXH cho công nhân viên Nợ TK 334

Có TK 111 – Nếu thanh toán bằng TM

Nếu thành toán bằng hiện vật thì phải ghi bằng hai bút toán Nợ TK 334

Có TK 512 – doanh thu bán hàng nội bộ Có TK 33 – Thuế GTGT phải nộp

Đồng thời phản ánh giá vốn của số hàng đã xuất ra Nợ TK 632 – GVHB

Có TK 153,155 …

* Khi nộp BHXH, BHYT, KPCĐ

Nợ TK 338 (chi tiết 338.2, 338.3, 338.4) Có TK 111 – nếu bằng TM Có TK 112 – nếu bằng TGNH

+ Cuối cùng kết chuyển tiền lơng cho công nhân viên vắng cha lĩnh Nợ TK 334

Có TK 338 (TK338.8)

+ Trong trờng hợp thanh toán BHXH, KPCĐ nếu số thực chi lớn hơn số để lại doanh nghiệp thì sẽ đợc cơ quan quản lý cấp bù

Nợ TK 111,112 Có TK 338

+ Trích trớc tiền lơng của công nhân viên trực tiếp sản xuất sản phẩm Nợ TK 622 - CPNCTT

Có TK 335 – chi phí phải trả + Tiền lơngthực tế nghỉ phép phát sinh Nợ TK 335

+ Chứng từ ghi sổ: Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc áp dụng máy tính Tuy nhiên việc ghi chép lại bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ nhất là trong điều kiện thủ công Sổ sách sử dụng trong hình thức này gồm có: Sổ Cái, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, bảng cân đối tài khoản.

+ Nhật ký chứng từ: Hình thức này thích hợp với các doanh nghiệp lớn, số lợng nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán Tuy nhiên đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán phải cao Mặt khác không phù hợp với việc kế toán bằng máy Sổ sách trong hình thức này gồm có: Sổ nhật ký chứng từ, sổ Cái, bảng kê, bảng phân bổ, sổ chi tiết.

+ Nhật ký chung: Hình thức nhật ký chung là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là nhật ký chung, sau đó căn cứ vào nhật ký chung, lấy số liệu để ghi vào sổ cái, mỗi bút toán phản ánh trong sổ nhật ký đợc chuyển vào sổ cái ít nhất cho hai tài khoản có liên quan Đối với các tài khoản chủ yếu phát sinh nhiều nghiệp vụ, có thể mở các nhật ký phụ Cuối tháng hoặc định kỳ, cộng các nhật ký phụ, lấy số liệu ghi vào nhật ký chung hoặc thẳng vào sổ cái.

Sơ đồ kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng

TK 335TK 338

TK 111,112, 152

TK 431

TK 338

TK 111,112TK 333, 141,138

Các khoản phải khấu trừvào lương

Tính tiền lương phải trả cho CNV

Phần ii

thực trạng và tổ chức công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại Công ty TNHH

Kiến trúc Việt Nhật

a- Tổng quan về công ty tnhh kiến trúc việt nhật

I Một số đặc điểm cơ bản về Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật.

1 Quá trình hình thành

Công ty TNHH kiến trúc Việt - Nhật là một công ty không có sở hữu vốn của nhà nớc, bản chất là một công ty t nhân Tiền thân của công ty là một dự án hợp tác giữa Chính phủ Nhật Bản với Chính phủ Việt Nam thông qua trờng đại học Kiến trúc Hà Nội về kiến trúc, quy hoạch khu phố cổ Hà Nội Sau khi dự án kết thúc, cơ sở vật chất sử dụng trong dự án đợc thanh lý cho một số thành viên tham gia dự án trên Trên cơ sở này các thành viên đó đã đóng góp vốn và nhân lực thành lập theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0102004672 của Sở Kế hoạch đầu t Hà Nội cấp ngày 11/3/2002.

Tên gọi của công ty là: Công ty TNHH kiến trúc Việt - NhậtTên giao dịch: Vietnam - Japan Architectual company LimitedTên viết tắt: VJA Co.,Ltd

Trụ sở chính: Nhà A8 phố Tràng Hào, phờng Trung Hoà, quận Cầu Giấy, Hà Nội.

Công ty là một doanh nghiệp t nhân, hạch toán độc lập, có t cách pháp nhân, có con dấu riêng và tài khoản riêng mở tại ngân hàng công thơng Việt Nam Chịu trách nhiệm với các khoản nợ thuộc phạm vi vốn góp của mình.

* Các ngành nghề kinh doanh chính của Công ty gồm có:- T vấn thiết kế kiến trúc, quy hoạch

- T vấn đầu t- T vấn đấu thầu

- Xây dựng dân dụng, công nghiệp, thuỷ lợi và công trình giao thông.- Lắp đặt trang thiết bị cho các công trình xây dựng.

- Dịch vụ san lắp mặt bằng xây dựng.

- Buôn bán t liệu sản xuất, t liệu tiêu dùng (chủ yếu là máy móc thiết bị, vật t ngành xây dựng, nguyên liệu, nhiên liệu, vậtliệu cho ngành nông nghiệp.

- Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá.- T vấn đầu t và chuyển giao công nghệ.

- Dịch vụ t vấn nhà đất kinh doanh bằng bất động sản/

số vốn điều lệ đăng ký là: 4.880.999.000 đ (bốn tỷ tám trăm tám mơi triệu, chín trăm chín mơi chín triệu đồng)

* Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty.

Sản phẩm xây lắp là các công trình , vật kiến trúc có quy mô lớn phức tạp, mang tính đơn chiếc, thời gian xây dựng lâu dài nên việc tổ chức quản lý hạch toán sản phẩm phải đợc dự toán trớc sản phẩm xây lắp đợc tiêu thụ theo giá dự toán, theo thoả thuận giữa các bên, tính chất hàng hoá của sản phẩm không thể thiện rõ.

Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất còn các điều kiện để sản xuất thì thay đổi theo địa điểm đặt sản phẩm Đặc điểm này làm cho công tác quản lý sử dụng hạch toán tài sản, vật t dễ mất mát h hỏng.

Quá trình thi công đợc chia thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại đợc chia nhỏ thành nhiều công việc khác nhau Do vậy việc quản lý phải chặt chẽ sao cho đảm bảo tiến độ thi công công trình đúng thời hạn đúng yêu cầu kỹ thuật.

* Với mục đích đi chuyên về xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, thuỷ lợi, và công trình giao thông mà Công ty đã chuyển sang Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật Thông qua các hoạt động xây lắp của công trình dân dụng, công trình giao thông đầu t liên kết với các thành phần kinh tế để phát triển sản xuất kinh doanh tạo ra nhiều sản phẩm nhằm thu lợi nhuận và đáp ứng nhu cầu của thị trờng góp phần phát triển kinh tế của đất nớc.

* Nhiệm vụ của Công ty thì ngoài các nhiệm vụ bắt buộc phải thực hiện Công ty còn tự đặt ra cho mình các nhiệm vụ Để đảm bảo hoàn thành tốt kế hoạch đặt ra Nh:

- Nghiên cứu nhu cầu khả năng của thị trờng về ngành xây lắp xây dựng công trình giao thông Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh xây lắp theo ngành

- Tổ chức nghiên cứu nâng cao năng suất lao động, áp dụng tiền bộ khoa học kỹ thuật, cải tiến công nghệ, nâng cao chất lợng công trình Phù hợp với thị hiếu của khách hàng Sử dụng các thiết bị máy móc để thi công đúng tiến độ, đảm bảo chất lợng mỹ thuật, đạt hiệu quả kinh tế cao

Chấp hành luật pháp Nhà nớc, thực hiện các chế độ chính sách về quản lý uốn, vật t, tài sản, thực hiện hạch toán kinh tế bảo toàn và phát triển vốn.

- Thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nớc, quản lý toàn diện đào tạo và phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Công ty Nâng cao chất lợng đời sống cho ngời lao động.

Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật đã hoàn thành tốt đợc số công trình đảm bảo chất lợng tốt cả về mỹ thuật và kỹ thuật Nhờ đó Công ty đã tạo đợc uy tín trong thị trờng xây dựng Để tham gia tiếp tục vào đấu thầu các công trình có quy mô và khối lợng lớn hơn Một số công trình mà Công ty đã hoàn thành nh quy hoạch thị trấn Lao Bảo - Quảng Trị, công trình xây dựng Đờng Gom – Th-ờng Tín – Cầu Giẽ Đờng TL 286 + 295 và QL 38 Xây dựng công trình đờng GTNT Nam Định Xây dựng công trình đờng GTNT Tuyên Quan và một số công trình khác Công ty còn đang thực hiện dự án nâng cấp, mở rộng và cải tạo QL2

2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật

Bộ máy quản lý của Công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng Bên cạnh hệ thống chỉ huy là Giám đốc, các Phó giám đốc thờng có các bộ phận tham mu nh các phòng chức năng Tuy nhiên, quyền quyết định vẫn thuộc về Giám đốc của đơn vị.

Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật

Đứng đầu Công ty là Hội đồng các thành viên, Ban Giám đốc, Phó Giám đốc và các phòng chức năng.

Hội đồng các thành viên gồm các thành viên sáng công ty, hội đồng thành viên có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, lợi ích của Công ty

Ban Giám đốc do hội đồng thành viên bầu ra gồm có Giám đốc và các Phó Giám đốc chuyên trách Trong đó Giám đốc đồng thời cũng là chủ tịch hội đồng thành viên và là ngời đại diện trớc pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm về mọi mặt Thay mặt cho Công ty trong các Giao dịch thơng mại là ngời có quyền diều hành cao nhất trong Công ty Giám đốc Công ty có các quyền và nhiệm vụ sau:

- Tiếp nhận vốn, sử dụng hiệu quả và phát triển vốn.

- Điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

- Tổ chức việc xây dựng các định mức kinh tế, tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các định mức này trong Công ty.

- Giám đốc có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty.

- Xây dựng phơng án, tổ chức bộ máy quản lý, điều chỉnh và phát triển bộ máy quản lý của Công ty Trực tiếp phụ trách công tác kế hoạch đầu t và phát triển, công tác kinh doanh, tuyển dụng lao động, công tác tài chính kế toán…

- Xây dựng quy chế lao động, quy chế khen thởng, kỷ luật trong Công ty.- Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và các khoản phải nộp khác theo quy định của Nhà nớc, lập, phản ánh và phân phối lợi nhuận sau thuế.

- Chịu sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền đối với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty.

- Chịu trách nhiệm trớc các cổ đông của Công ty về tình hình hoạt động, sản xuất kinh doanh của Công ty…

Phó Giám đốc Công ty là bộ phận tham mu cho Giám đốc Công ty, trong việc điều hành doanh nghiệp, theo sự phân công và uỷ quyền của Giám đốc Công ty Chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Công ty và pháp luật về nhiệm vụ đợc giao.

Hiện nay Công ty có 02 Phó giám đốc, đó là: Phó Giám đốc sản xuất kinh doanh và Phó Giám đốc hành chính.

Phó Giám đốc sản xuất kinh doanh: là ngời chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty và trực tiếp phụ trách các mặt công tác nh:

- Chỉ đạo thi công xây dựng công trình.- Giám sát việc thi công công trình.

- Công tác tổ chức quản lý thiết bị xe máy thi công…

Phó Giám đốc là ngời đại diện cho Giám đốc và giúp Giám đốc trong việc lập và quản lý các dự án, công trình xây dựng của Công ty Đồng thời trực tiếp phụ trách công tác về mặt tiền lơng của các đơn vị xây lắp (Đội sản xuất) Lập các định mức thi công cho dự án mà Giám đốc giao.

Phó Giám đốc hành chính: Là ngời đợc Giám đốc uỷ quyền chịu trách nhiệm trực tiếp phụ trách tình hình chung của Công ty nh: Công tác hành chính y tế, công tác thi đua khen thởng hay kỷ luật, công tác tuyển dụng nhân sự…

Tại Công ty hiện có 03 phòng chức năng, mỗi phòng có một nhiệm vụ riêng Gồm: Phòng Kế toán, Tài vụ, phòng hành chính và phòng kế hoạch – kỹ thuật.

2.1 Phòng tài vụ:

Là phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty và có trách nhiệm phản ánh, theo dõi tình hình tài sản, sự biến động của tài sản trong quan hệ với nguồn vốn Đồng thời cung cấp chính xác, kịp thời thông tin tài chính phục vụ công tác ra quyết định của nhà quản lý Trên cơ sở các nghiệp vụ kế toán đợc chứng minh bởi các chứng từ gốc, các nhân viên trong phòng tài vụ sẽ phản ánh vào các loại sổ sách theo đúng chế độ kế toán Đứng đầu phòng tài vụ là kế toán trởng (trởng phòng tài vụ) có nhiệm vụ điều hành và tổ chức công việc trong phòng tài vụ, hớng dẫn hạch toán kiểm tra tính toán ghi chép sổ sách kế toán.

2.2 Phòng hành chính quản trị:

Là bộ phận thực hiện công tác quản lý và hành chính Bộ phận này có tác dụng phục vụ và tạo điều kiện cho các phòng ban, các đơn vị, các tổ chức đoàn

có thể bố trí sắp xếp cán bộ quản lý, việc mua sắm các thiết bị văn phòng phẩm, quản lý văn th lu trữ Ngoài ra phòng hành chính còn phụ trách công tác tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực, đào tạo trình độ cho cán bộ công nhân viên của Công ty Phụ trách công tác cán bộ, công tác tiền lơng và một số mặt khác Đứng đầu phòng hành chính là trởng phòng hành chính và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó Giám đốc nội chính.

Phó Giám đốc hành chính có nhiệm vụ tham mu cho Giám đốc Công ty về tổ chức quản lý và thực hiện công tác hành chính quản trị của Công ty.

Trởng phòng hành chính có nhiệm vụ giúp Phó Giám đốc thực hiện các công tác tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh, công tác cán bộ, công tác lao động, công tác chế độ nâng bậc lơng, công tác thi đua khen thởng, kỷ luật của Công ty và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về hoạt động của Phòng.

2.3 Phòng kế hoạch kỹ thuật.–

Chịu sự theo dõi trực tiếp của Phó Giám đốc đại diện lãnh đạo kỹ thuật có chức năng theo dõi quản lý chất lợng công trình, quản lý các loại máy móc thiết bị thi công Phòng kỹ thuật còn là nơi nghiên cứu hồ sơ thiết kế, các gps kỹ thuật và các bps an toàn kỹ thuật Phòng có nhiệm vụ hớng dẫn về công tác an toàn kỹ thuật lao động, bảo vệ lao động, dự án chi phí cho các công trình, kiểm tra xử lý các sai phạm về mặt kỹ thuật Phòng kế hoạch – kỹ thuật có nhiệm vụ tham mu cho Giám đốc trong công tác quản lý kế hoạch dự án, quản lý các hoạt động sản xuất của Công ty.

Trởng phòng là ngời đứng đầu phòng kế hoạch – kỹ thuật chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về tình hình hoạt động của phòng.

2.4 Các đội xây lắp thi công.–

Công ty có 03 đội xây lắp đảm nhận công việc thi công các công trình do Công ty bàn giao Đứng đầu các tổ đội xây lắp là các đội trởng, chịu trách nhiệm trực tiếp về công tác kỹ thuật chất lợng và các vấn đề khác Chịu trách nhiệm trớc chủ yếu và pháp luật về hoạt động sản xuất của đơn vị.

Các đội xây lắp có đủ các bộ phận gồm cán bộ kỹ thuật, bộ phận kế toán, giám sát thi công, bảo vệ công trờng Đội trởng do Giám đốc bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trớc Giám đốcvề mọi hoạt động của đội nh tổ chức quản lý, điều

hành cán bộ công nhân viên trong đội thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ đợc giao Đảm bảo tiến độ, chất lợng kỹ thuật, mỹ thuật xây lắp và an toàn lao động trong quá trình thi công, chịu sự chỉ đạo chuyên môn của các phòng chức năng trong Công ty.

Các chủ nhiệm kỹ thuật công trình có trách nhiệm quản lý kiểm tra giám sát việc thực hiện các quy trình về kỹ thuật trong thi công.

3 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật

Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật là Công ty xây dựng có quy mô nhỏ trực thuộc Công ty có ba đội sản xuất đóng tại các công trình Tại mỗi đơn vị, hàng ngày phải thực hiện các hoạt động thờng xuyên, liên tục các hoạt động thi công các công trình Do có đặc điểm nh vậy nên để đáp ứng các đặc điểm tình hình thực tế của Công ty thì tổ chức bộ máy kế toán đợc tổ chức theo mô hình tập trung để đảm bảo cho công tác kế toán tại Công ty đợc tiến hành nhanh chóng và chính xác.

Đặc điểm của hoạt động xây lắp là các sản phẩm xây lắp thì cố địnhtrong khi các điều kiện xây lắp nh trang thiết bị, nguyên vật liệu thì thờng xuyên thay đổi Do vậy, ở từng đơn vị xây lắp cần tổ chức hạch toán trong quan hệ nội bộ chặt chẽ với phòng tài vụ của Công ty để đảm bảo cho việc kiểm tra phản ánh một cách chính xác kịp thời từng công trình và hạng mục công trình Công tác hạch toán kế toán ở các đội thì do các kế toán viên ở đội thực hiện Hàng ngày kế toán ở các đội sẽ căn cứ vào tình hình thực tế phát sinh để phản ánh vào các loại sổ chi tiết Đồng thời tập hợp chứng từ gốc vào các bảng kê tổng hợp chứng từ gốc Phòng tài vụ sẽ căn cứ vào các bảng kê này và các chứng từ khác có liên quan để thực hiện hạch toán chi tiết và tổng hợp.

3.1 Bộ máy kế toán của Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật.

Bộ máy kế toán của Công ty có vai trò quan trọng trong việc quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Nó thực hiện chức năng thu nhận và xử lý thông tin kinh tế tài chính cho các đối tợng có liên quan Bộ máy kế toán có nhiệm vụ tham mu, hỗ trợ cho Giám đốc trong công tác đầu t liên doanh liên kết Cụ thể bộ máy kế hoạch của Công ty có các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức hạch toán kế toán: phản ánh đầy đủ, chính xác tình hình biến động tài sản trong quan hệ với nguồn vốn.

- Lập và trình bày các báo cáo cần thiết theo quy định.

- Tổ chức công tác phân tích tình hình tài chính của Công ty để đề xuất những biện pháp kịp thời cho việc ra quyết định của nhà quản lý.

- Thực hiện công tác xử lý và bảo quản chứng từ theo quy định.

- Tổ chức công tác, phổ biến kịp thời các chế độ, thể lệ quy định, quy chế tài chính mới ban hành.

- Hớng dẫn, bồi dỡng, nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân viên kế toán.

Bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo mô hình tập trung Đứng đầu bộ máy là kế toán trởng – Trởng phòng tài vụ.

Kế toán trởng là ngời đại diện của Phòng Tài vụ trong quan hệ và Giám đốc, Phó Giám đốc và các phòng ban khác trong đơn vị Kế toán trởng là ngời có trình độ, có thâm niên công tác, có kinh nghiệm đặc biệt là đợc đào tạo chuyên ngành tài chính kế toán và chuowng trình kế toán trởng Kế toán trởng có nhiệm vụ điều hành và tổ chức hoạt động trong phòng kế toán tài vụ, hớng dẫn hạch toán, kiểm tra việc tính toán ghi chép tình hình hoạt động của Công ty trên cơ sở những chế độ chính sách đã đợc Nhà nớc quy định Kế toán trởng có nhiệm vụ cập nhập đợc các thông tin mới về kế toán tài chính cho các cán bộ kế toán trong Công ty, nâng cao trình độ cho cán bộ kế toán trong Công ty.

Kế toán tổng hợp – Phó phòng tài vụ: là ngời chịu trách nhiệm chính về công tác hạch toán kế toán tại Công ty Trực tiếp kiểm tra và giám sát quá trình

Kế toán trởng(Trởng phòng tài vụ)

Kế toán tổng hợp(Phó phòng tài vụ)

Kế toán thanh toánKế toán tập họp chi phí giá thành

Kế toán lương và các khoản phải trích theo lương

- Kế toán thủ quỹ- Kế toán vốn bằng tiền

Kế toán đội

thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho các đối tợng khác nhau Kế toán tổng hợp còn phải thờng xuyên kiểm tra đối chiếu chi tiết và tổng hợp, đồng thời hỗ trợ kế toán trởng trong việc vận dụng hệ thống tài khoản phù hợp và định kỳ lập các báo cáo tài chính tổng hợp theo quy định và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của công tác quản lý.

Kế toán lơng và các khoản trích theo lơng có nhiệm vụ tổng hợp tiền lơng và các khoản trích theo lơng từ các số liẹu về số lợng, thời gian lao động, đồng thời phân bổ chi phí tiền lơng theo đúng đối tợng sử dụng Kế toán đội, thực hiện ghi chép đầy đủ các thông tin ban đầu về lao động tiền lơng và theo dõi tình hình thanh toán tiền lơng, tiền thởng phụ cấp cho cán bộ công nhân viên của Công ty Cuối kỳ kế toán tiền lơng phải lập các báo cáo về lao động và tiền lơng để phục vụ cho công tác quản lý.

Kế toán thanh toán nội bộ kiêm thuế: có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải thu, phải trả đối với những cá nhân trong và ngoài đơn vị Đồng thời kê khai đúng các khoản thuế phải nộp, phản ánh kịp thời số thuế đã nộp tạm thời cho Nhà nớc hoặc số chính thức Đẩy mạnh việc thanh toán với Nhà nớc đảm bảo đúng thời gian quy định.

Kế toán tập hợp chi phí – tính giá thành có nhiệm vụ theo dõi kiểm tra việc phân bổ các chi phí trong kỳ các đối tợng, chi tiết cho từng công trình Cuối kỳ kế toán tổng hợp chi phí phát sinh trong kỳ và lập báo cáo tổng hợp chi phí giá thành.

Kế toán vốn bằng tiền là ngời chịu trách nhiệm về xử lý các nghiệp vụ có liên quan đến vốn bằng tiền nh: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển Hàng ngày kế toán tiền mặt phản ánh tình hình thu chi tiền mặt, giám sát việc chấp hành định mức tồn quỹ tiền mặt, đối chiếu tiền mặt tại quỹ và tiền mặt ghi trong sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm về tiền mặt Ngoài ra, kế toán vốn bằng tiền còn phải kiểm tra tình hình biến động tăng, giảm về tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển.

Kế toán các khoản phải thu, phải trả có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh tình hình các khoản phải thu, phải trả phát sinh trung kỳ và luỹ kế từ các kỳ trớc.

Kế toán các đơn vị xây lắp công trình hàng ngày phải tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ tại đơn vị Định kỳ kế toán phải lập các bảng kê tổng hợp và đa số liệu về phòng tài vụ của Công ty.

Thủ quỹ là ngời trực tiếp quản lý tiền mặt tại quỹ của Công ty, hàng ngày lập các báo cáo quỹ đồng thời phải liên tục kiểm tra và so sánh số tiền mặt thực tế tại quỹ với số tiền mặt đợc phản ánh trên sổ sách để tìm ra và giải quyết những sai phạm trong quản lý tiền mặt.

3.2 Hình thức kế toán tại Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật

3.2.1 Sơ đồ tổng hợp hình thức kế toán tại Công ty.

Trên cơ sở các tài khoản sử dụng, nội dung và quy mô của Công ty Để thuận tiện và phù hợp trong quá trình hạch toán kế toán Công ty đã lựa chọn hình thức kế toán chứng từ ghi sổ làm hình thức kế toán cho Công ty mình.

Sổ cái

Bảng cân đối tài khoản

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo kế toán

Ghi hàng ngày (Định kỳ)Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu