n¨ng tÝnh to¸n tuyÖt h¶o, ®ã lµ b¶ng tÝnh ®iÖn tö Excel, mêi c¸c b¹n h·y lµm quen víi phÇn mÒm b¶ng tÝnh Excel trong bé Office cña h·ng Microsoft. Häc xong Word biÕt lµm nhiÒu thø qu¸.[r]
(1)Chơng
4
Làm việc với bảng
4.1 chèn bảng
Bảng (Table) gồm nhiều hàng (row) nhiều cột (column), giao gữa hàng cột gọi ô (cell) Để tạo bảng ta thùc hiƯn b»ng c¸ch:
Đặt trỏ nơi cần tạo bảng Chọn menu Table – Insert Table Xác định số cột mục Number of
columns số hàng mục Number of rows bảng chọn Xác định bề rộng cột
mục Column width, chọn Auto bề rộng cột đợc chia bề rộng trang văn
NhÊn OK
Còng cã thĨ vÏ b¶ng tù nh sau:
Nhắp biểu tợng Tables and Border công cô hay Table – Draw -Table
Con trỏ chuyển sang hình bút, rê chuột để vẽ bảng tùy ý sau nhắp vào biểu tợng viết công cụ Tables and Border để kết thúc
4.2 thao tác bảng
4.2.1 Di chuyển trỏ bảng:
Phím Chức năng
PhÝm mịi tªn:
Di chuyển trỏ đến ô kề cận theo hớng.
Alt – HomeĐến dịng hin ti
Alt End
Đến ô cuối dòng
Alt PgUpĐến ô cột
Alt PgDn
Đến ô cuối cột
Tab
Di chuyn đến ô bên phải Khi gặp ô cuối
nhấn Tab tạo thêm hàng mới
Shift - TabDời trỏ ô trớc (bên trái)
4.2.2 C¸c thao t¸c chän b¶ng:
Chọn ơ: Để trỏ ô gõ Shift - End hay di trỏ chuột đến mép trái đến thấy mũi tên màu trắng xuất nhắp chuột
(2) Chọn cột: Di chuyển trỏ chuột lên mép cột đến thấy mũi tên xuống () nhắp chuột, hay giữ phím Alt nhắp chuột vào bên cột hay để trỏ vào cột chọn menu Table - Select Column Chọn nhóm bảng: Chọn sau di mũi tên chuột đến ô cuối giữ
Shift nhắp chuột (cũng giữ Shift dùng phím mũi tên để chọn) hay rê chuột để chọn
Muốn chọn toàn bảng: Đa trỏ vào bảng (Table - Select Table ) hay Alt bấm số 5 bàn phím số(tắt NUMLOCK)
4.2.3 Các thao tác khác:
a Sao chép bảng:
Khi ta chÐp « råi thùc hiƯn Paste thì: Nếu trỏ ô th× néi dung míi sÏ thay thÕ néi dung cị, trỏ không ô tạo ô Khi chọn ô mà nhấn phím Delete xóa nội dung chứa ô
xóa ô
b Thay i kớch thớc hàng, cột bảng: Dùng chuột: Để điều chỉnh bề rộng cột chiều
cao hàng ta cần đa trỏ chuột vào cạnh cần điều chỉnh (biên phải cột hay biên dới hàng), thấy trỏ chuột biến thành mũi tên hai chiều hình hoa thị giữ phím trái rê để điều chỉnh
Dïng Menu:
- Chọn ô, hàng hay cột cần định lại kích thớc
- Chọn menu Table – Cell Height and Width Lớp Row : Dùng để điều chỉnh lại chiều cao hàng
Height of row: Dùng để xác định cách đặt chiều cao cho hàng chọn cách sau:
Auto: ChiỊu cao phơ thuéc néi dung b¶ng
At Least: Bề cao tối thiểu phải bề cao qui định mục At (nếu nội dung ô vợt giá trị nêu At Word điều chỉnh lại) Exactly: Bề cao phải xác bề cao qui định mục At ( Nếu nội
dung ô lớn bị che phÇn)
Indent from text: Qui định khoảng cách từ lề trái trang đến cạnh trái hàng
Alignment : Chọn cách canh hàng trang giấy theo chiều ngang Lớp Column : Dùng để qui định bề rộng cho cột
Width of column: Xác định bề rộng cột
Space Betwween column: Khoảng trống chừa cột Sau Chọn OK
§èi víi Word 2003, mn thùc nh ta vào Table Table Properties c Cách nhập liệu trình bày liệu bảng
Muốn nhập liệu vào ô: Đa trỏ vào cần nhập liệu, sau nhập nội dung vào, ta định dạng lại nội dung bảng thao tác nh văn nh: Font, Size, lề, Table, Bullets and Number Một có đặc tính gần giống nh
Textbox, ta đổi hớng hiển thị liệu cách:
Chọn ô cần thay đổi liệu
Chän Menu Format – Text Direction Trong hép héi tho¹i Text Direction
Table Cell nhắp chuột chọn kiểu trình bày liệu môc Orientation
Các nội dung cell cịn canh theo chiều dọc cách nhắp chuột phải vào Table chọn mục Alignment, sau chọn cách sau :
(3)- Center Vertically : Nội dung nằm cạnh dới cell
- Align Bottom : Néi dung dån xng theo c¹nh díi d ChÌn, xãa cét hay hµng
+ ChÌn hµng hay cét : Chän hµng hay cét
Chän menu Table – Inssert Row (chÌn hµng) hay Table – Inssert Column (chèn cột), cột nằm bên trái cột cần chèn, hàng nằm phía hàng cần chèn + Xãa hµng hay cét
Chän hµng hay cét cÇn xãa
Chọn menu Table chọn Delete Row (xóa hàng), Delete Column (xóa cột) hay Delete cells sau chọn điều kiện cần xóa nhn OK
e Nhập tách ô :
+ Nhập nhiều ô thành ô
Chọn ô cần nối chung với nhau, ô hàng, cột hay nhiều hµng, nhiỊu cét
Chän menu Table – Merge Cell + Tách ô thành nhiều ô : Chọn ô cần tách
Vào menu Table Split Cell, hép héi tho¹i Split Cell:
- Xác định số cột cần tách khung Number of Column
- Xác định số hàng cần tách khung Number of Row
- NhÊn nót OK f Chia bảng :
Muốn chia bảng thành b¶ng :
Di chuyển trỏ đến dịng muốn tách thành bảng thứ Chọn Menu Table – Split Table
g Tạo tiêu đề cho bảng:
Có thể bảng chiểm nhiều trang, in sang trang khơng có tiêu đề cột, phải định lại tiêu đề cho bảng :
Chọn hàng muốn tạo tiêu đề
Chän Menu Table - Headings Row Repeat
Muốn bỏ tạo tiêu đề ta chọn hàng tiêu đề vào Menu Table nhắp chuột vào mục Headings để bỏ chọn tiêu đề
4.3 s¾p xÕp néi dung cho b¶ng
Các dịng bảng đợc xếp theo thứ tự dựa vào giá trị hay nhiều cột Muốn xếp liệu bảng ta thực nh sau:
Chän bảng cần xếp
(4)Sort by: Chọn cột xếp (khóa chính), bảng không đặt heading tên cột đợc đặt theo dạng column 1, column , có đặt heading tên cột nội dung dịng tiêu đề (heading)
Then by: Chän cét s¾p xÕp phô (khãa phô )
Type: Xác định kiểu liệu : Ký tự (text), số (number), ngày (date) Ascending: Sắp xếp theo thứ tự tăng dần
Descending: Sắp xếp theo thứ tự giảm dần
Header row: Khi xếp không xếp dòng No header row: Sắp xếp dòng
4.4 tính toán bảng
4.4.1 TÝnh tỉng trªn cét:
Đa trỏ đến ô cần trình bày kết cột tơng ứng
Vào menu Table – Formula : Trong hộp hội thoại Formula xuất hàm SUM(ABOVE) khung Formula Ta định dạng lại kiểu trình bày dạng số khung Format number
NhÊn OK
4.4.2 Tính tổng dòng:
a trỏ đến cuối cần trình bày kết
Vào menu Table – Formula, Word gọi hàm SUM(LEFT), định dạng lại kiểu trình bày dạng số khung Format number
NhÊn OK
- Khi tính tổng cột hay hàng, đến cột hay hàng khác ta không cần phải vào menu để gọi hàm mà cần chép kết hàng hay cột tính xong sang, sau chọn kết vừa dán sang nhấn F9 WORD tự động tính lại công thức cho phù hợp với hàng hay cột
(5)năng tính tốn tuyệt hảo, bảng tính điện tử Excel, mời bạn làm quen với phần mềm bảng tính Excel Office hãng Microsoft